大数据时代下档案管理研究

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大数据时代下档案管理研究:大数据时代下档案管理探讨

摘要：档案管理工作对于各项工作的高效开展有着较为重要的作用。特别是随着当前对档案管理精细化、准确化要求标准的越来越高，全面增强档案管理效果非常关键。文中从大数据时代背景下的档案管理面临机遇与挑战分析入手，针对性提出了大数据时代背景下增强档案管理效果的相关对策。

关键词：大数据时代;档案管理;探讨

1前言

大数据是数据管理的一种全新方式，是物联网技术与云计算不断发展的必然结果。在进行档案管理的过程中，其需要处理的数据就非常多，且给整个档案管理效果有着较大的影响。因此，对大数据时代背景下的档案管理进行分析有着较为重要的意义。

2大数据时代背景下的档案管理面临机遇与挑战

2.1大数据时代背景下的档案管理面临的机遇

首先，对档案管理工作“胀库”问题可有效解决。主要是在电子文件的广泛普及之下，档案管理更加便捷，成本更低。特别是可使用大数据技术中云计算技术，能够在很大程度上增强对档案的调配能力，特别是可根据档案具体的处理需求，对于档案管理所需要的计算资源等实现快速匹配，确保档案管理工作开展的效率。其次，可在很大程度上增强档案管理工作的质量。在传统的档案管理模式下，由于受到外界环境等方面因素的影响，档案管理面临的风险较大，特别是火灾、等外界因素严重影响到档案管理质量，还有随着档案存储时间的变长，会带来字迹模糊等情况。而在大数据背景下，档案管理工作中的这些问题均可得到较好的解决，多数情况下仅需要占用少量的存储空间就可以实现对档案的高质量管理。

2.2大数据时代背景下的档案管理面临的挑战

首先，档案的安全问题。确保档案安全是档案管理工作的重点。在大数据的支持下，人们对档案的调用、存储等方面非常便捷，但是这也可能给不法分析带来了较大的违法可能性，尤其是一些机密性的档案，非常容易受到黑客等攻击，其后果往往非常严峻，国家可能因此受到较大的财产损失。其次，档案管理的技术挑战。在大数据中，对于容错计算较为困难，所包含的算法非常多，特别是当前仍旧没有一款软件是可做到百分百可靠，所以，大数据系统主要是将系统出错概率控制在一个可接受的范围内。第三，档案管理人才挑战。当前大数据技术对于人才综合素质提供了更高要求，但是由于传统档案管理体质等方面的影响，很多档案管理人员往往年龄也较大，对于大数据这个“新事物”总体的接受较慢，这在一定程度上降低了档案管理工作开展的综合效率。

3大数据时代背景下增强档案管理效果的相关对策

3.1对所有档案资源进行统一备份

在大数据的支持下，可实现对所有资源的高质量处理，因此，可实现对档案资源的统一备份。这对于提升档案安全性及更为高效的掌控档案资源。同时，通过统一备份的方式，可以在全国所有的档案管理所内实现对档案的统一共享。这个工作的高质量实施，需要科学规划与全面的验证，根据不同的档案类型选择出不同的管理模式，特别是将档案管理的效能得到最大的开发与利用。

3.2增强档案管理人员的综合素质

当前制约大数据背景下，档案管理效能有效提升的关键因素就是人才素质问题。因此，在新时期应当培育出符合新时期需求的管理人员。在具体实施中，首先需要对档案管理人员的管理理念进行扭正，特别是一些年龄相对较大的人员，让其全面认识到当前档案管理工作中使用大数据技术的重要性，这对于这些人员更为积极主动的参与到大数据背景下档案管理的工作是非常重要的。同时，根据档案管理工作的具体安排情况，针对性设置档案管理技术培训工作，从而让档案管理人员能够及时有效的掌控好档案管理效率。此外。在具体培训的过程中，应当注意培训工作开展的形式，防止过多的理论培训方式，针对性加入实践培训内容，这对于保证培训工作开展效果是非常关键的。同时，对于档案管理技术培训工作，可制定出考核制度，这对全面保证档案管理培训工作质量是非常关键的。

3.3主动与大数据机构或者公司进行深入合作

在档案管理工作中为了更为高效使用大数据技术，可从大数据机构或者公司中将大数据技术引入，这里主要考虑到，由于大数据技术所包含的内容非常宽泛，因此，在档案管理工作中使用大数据技术时，对于其中的开发环境等应当适应。在技术已经较为成熟的大数据公司中，档案管理单位可将自身的需求对这些公司进行全面对接，在充分沟通基础上，了解出自身需要达到的目的，从而借助这些公司较为成熟的技术，为档案管理工作使用大数据开发出针对性的工具，这对于档案管理工作使用大数据的效能可得到有效提升。此外，档案管理工作中使用大数据技术时，还应当增强对大数据的监管工作，特别是对于其中可能出现的风险信息，应当制定出一定的准入制度，保证技术使用有较为明晰的制度要求，从而更为高质量的使用大数据技术。

4结语

综上分析，在大数据的背景下，档案管理工作所面临的挑战与机遇是并存的，因此，档案管理技术人员在具体的工作中，应当认识到当前大数据给自身工作所带来的影响，并从自身工作实际情况出发，采取针对性措施使大数据为自身服务，增强自身管理效果。

作者:王焕杰 单位:东营市人民医院

大数据时代下档案管理研究:大数据时代下档案管理应对策略

一、大数据时代下档案管理的意义

首先，为智力劳动成果提供有力保障。档案管理是一种对最新智力劳动成果进行保护的重要方式，越来越受到智力劳动者的重视。在大数据时代下，档案管理能够在一定程度上对人们的智力劳动成功进行有效保护，使得人们在智力劳动中更具有积极性，更能够发挥其在社会生产与服务中的作用。其次，推动档案管理工作信息化。随着我国信息技术与互联网的不断发展，人们的生活与工作节奏大幅度提升，使得档案管理面临着巨大的挑战。在大数据时代下，档案管理能够有效推动档案管理工作的信息化，提升档案管理工作的效率，使得档案管理工作能够与时俱进。再次，促进档案管理工作适应新时代的需求。目前，计算机在档案管理单位的普及度已经有了很大的提升，相关的软硬件配置也在逐步提升。然而，由于档案管理单位对档案管理工作的重视程度不够，使得相关投入不足，进而导致信息化深入程度不足。而在大数据时代下，档案管理工作须要进一步提升其紧迫性，进一步提高其信息化管理水平，进而适应新时代的需求。

二、大数据时代下档案管理的应对策略

在大数据时代下，档案管理应具备智慧化，其目标是通过运用新兴信息技术，最大限度提升档案资源的整合建设能力与开发服务能力。档案管理部门应当摆脱传统思维的限制，建设“大档案”，尤其是随着大数据时代的逐步来临，更应该积极改革，促进我国档案事业的科学发展。

（一）以数字档案馆为载体构建档案大数据

在大数据时代下，档案数据资源庞大、结构复杂、种类众多，档案管理部门要坚持成本和效益原则，以数字档案馆为载体，加强档案大数据资源的建设，是未来大数据时代档案馆的重要发展方向。其一，要严格按照“存量数字化”原则，积极推动传统载体档案数字化。当前，绝大多数的档案还处于传统载体状态，其数量巨大，将其数字化是一项非常艰巨的任务。这就要我们档案管理者充分认识到这一工作的重要性，要注重整体规划，循序渐进地推动传统载体档案数字化。其二，要严格按照“增量电子化”的原则，全面开展原生电子文件的归档与接收工作。目前，在很多企业与政府单位办公中，自动化的普及程度正在逐步提升，各级档案馆的新增档案大多有数字副本，面对这一现状，须要从源头上抓起，将新形成的电子文档及时归档，并将其及时地接收进档案馆。

（二）以社会需求为准则利用新兴技术扩展档案服务

要严格按照“社会需求”的准则，积极运用新兴技术，拓展档案服务。每个机构每天都在产生大量的数据，这些数据各不相同，这就需要我们的档案管理人员与技术人员，善于运用新兴技术，对这些海量数据进行深入分析，快速而准确地确定那些最能够反映该机构专业的业务资源及社会需求的信息资源。要积极改变传统的“收、藏、借用”的一般性服务，而是对档案数据进行深入挖掘、编辑及研究，开展丰富的、高质量的服务活动，进而满足社会日新月异的需求。

（三）以云计算为手段重新评估档案基础设施

在大数据时代下，传统的数据仓库架构已经难以适应时代的发展要求，仅仅从存储层面来看，仓储构建者需要面对两个方面的压力：其一，大数据规模急剧增长，现有的共享磁盘难以适应其海量数据的存储。其二，海量的大数据结构非常复杂，现行的以结构化数据为主的存储方案难以兼容无模式的非结构化数据。云计算作为大数据时代非常重要的技术，能够有效解决这类问题。而由于不同档案业务之间的硬件需求是不平衡的，不同服务的应用高峰期也较为分散，这就使得存储期与服务器常常会出现空闲时段，如果这种问题长期存在，便是对硬件设施投资的一种浪费。而将云计算融入其中，对整个档案行业的服务器及存储器进行整合，为各级档案部门提供基础设施服务，能够有效地节约重复性的设施建设成本，同时，还能够有效免除那些技术能力较弱的档案部门在应对日常运行与维修方面的困难。

（四）注重大数据技术在档案智能检索的运用

不同的档案数据具有不同的价值，而在海量的档案数字资源中获取有用的信息对于用户而言是非常具有难度的，因此，如何从这些海量资源中提炼并挖掘有价值的档案信息，并且将其以人们很容易接受的方式来传递给用户，是具有非常重要的现实意义。将大数据技术应用在档案智能检索中，能够有效提升传统档案利用服务的流程，让用户能够更加便捷、快速地查询档案资源，对于提升整个档案公共服务能力也具有莫大的积极作用。

三、结束语

在新世纪，随着信息技术与互联网技术的不断发展，社会组织的海量信息衍生了巨量的数据，大数据时代的到来，给档案管理工作中档案资源的收集、存储、挖掘、编辑、检索等环节带来了巨大的发展机遇和挑战。在此背景下，加深对大数据的认识和分析，加强对大数据技术的应用，是提升当下乃至未来档案管理的重要应对策略。

作者：周姝莉 单位：深圳国家高技术产业创新中心

大数据时代下档案管理研究:大数据时代下档案管理论文

1当前大数据时代背景下档案管理中的常见问题

1.1档案管理信息化管理水平不够，重视度不高目前，由于大多档案管理部门中，档案管理人员知识结构更新较慢，年龄老化严重，对于档案管理的信息化手段运用水平不高，同时，由于档案管理人员培训力度不大，对于大数据时代背景下档案管理的重要性认识不够，技术要求掌握不牢。对于信息化在档案整理、归档以及查档等业务中运用不够，信息化的运用仅仅限于一些日常的简单档案管理操作之中。

1.2智力劳动成果创造者安全权遭到破坏当前，由于档案管理市场不甚完善，加之网络交易的虚拟性，导致档案管理的不安全性。在传统的档案管理中，安全权的保障是由档案管理者与档案提交者双方共同实现的，在普通的档案管理中，只有当档案管理者确认档案提交者可以查阅时才能进行；当其过程出现问题时，档案管理者完全可以取消操作，从而保证档案拥有者的合法权益。然而在现在的档案管理中，由于互联网虚拟性，安全的档案管理环境就可能会遭遇到一些黑客和不良份子的破坏。

1.3缺乏必要的档案管理行业自律档案管理缺乏相应的担保机制。在一般的商品交易中，都会引入第三方进行监管，从现金流上控制不良商家的行为。但在档案管理中，当档案管理出现问题时，由于我国智力劳动成果创造者的维权意识普遍比较低，加之其在享受档案管理服务时付出的较低的成本，一般都会自己承担这种损失。

2健全和完善大数据时代档案管理的策略和措施

2.1利用网络打造平台，提升档案管理信息安全大数据时代下的档案管理，必须充分利用现有的网络信息平台，搭建一个利于档案管理者和档案提交者的操作平台。首先，要改进档案管理单位的信息化的条件，使之拥有相关的大数据平台。其次，积极利用大数据平台，将档案管理的相关业务与之融合，不断改进工作流程。再次，要积极提升大数据背景下，档案管理信息平台的安全性，利用严格的内部控制制度，保障档案管理的安全性。

2.2严格大数据背景下档案管理的准入制度及管理机制由于档案管理针对的是特定的智力劳动成果创造者群体，所以其准入标准不仅不应该降低，反而应该提高。当然，各个地方档案管理部门也要针对本辖区制定适宜的档案管理准入机制。同时，除了加强档案管理部门自身的管理之外，还需要进行法律责任的划分。另外，对于档案管理信息化条件，应当定期进行技术更新，防止黑客或不法分子的入侵，对档案的相关文本要进行加密保护等措施。

2.3建立有效的大数据背景下档案管理监管体系随着信息技术发展的日新月异，政府主管部门应该加大对档案管理单位的经费投入，不断提升档案管理部门档案管理的软件和硬件条件。同时档案管理部门要积极提升档案管理的信息化水平，要加强档案管理人员对信息技术的掌握，加强档案管理人员大数据相关知识的培训和辅导，要不断扩充新的技术力量，做好大数据背景下档案管理的人才储备。

作者：邢蕾蕾单位：长春广播电视台

大数据时代下档案管理研究:大数据时代下档案管理的价值提升研究

摘 要：大数据时代对当前的档案管理模式提出了新的要求。如何在大数据时代提升档案管理的价值，是我们必须慎重考虑的重要问题。本文重点研究在大数据时代背景下提升档案管理价值的对策，意在起到抛砖引玉之用。

关键词：大数据；档案管理；价值提升

目前，随着科学技术的迅猛发展，我们已进入了大数据时代，各种数据信息呈几何级增长，给人们的生活带来了巨大变化，同时给档案管理工作也带来了新的发展机遇。2013年，杨冬权局长在“全国数字档案馆（室）建设推进会”上明确提到：“目前，信息技术快速发展，互联网络不断普及，网络化、信息化和数字化已经成了社会常态，对人们的学习、工作和生活带来了巨大变化。数字不再仅仅和计算有关，更是影响到人们的生存方式，我们已经踏入了大数据时代。从整体角度俯瞰整个档案发展史，从简犊到电子，档案工作一直随着时代的发展而发展，一直在适应科学技术的进步。大数据时代不断优化升级传统产业，对传统的档案管理模式也提出了新的要求。”从杨局长的讲话中可以看出，大数据时代对当前的档案管理模式提出了新的要求。如何在大数据时代提升档案管理的价值，是我们必须慎重考虑的重要问题。本文重点研究在大数据时代背景下提升档案管理价值的对策，意在起到抛砖引玉之用。

1 在大数据时代，档案收集必须做到“全面”

首先，观念要做到“全面”，就是要将所有具备保存价值的文字、图片、视频等资料都看作档案，利用信息系统将文件予以电子化，然后形成电子档案。

其次，载体要做到“全面”，毋庸置疑，纸质文件管理已经被时代所淘汰，而且随着文件数量的不断增加，库房资源也会影响档案管理的质量。所以只有保存电子文件，才有可能准确无误地将档案资料全部保存下来。

其次，档案管理技术要做到“全面”，目前，传统的档案管理系统已经难以适应大数据时代的发展，档案管理部门要主动运用云计算技术和大数据挖掘技术，对档案资料进行分布式存储，实现最大程度的查准率和查全率。

第四，档案信息服务要做到“全面”，在大数据时代背景下，档案服务将沿着开放式、多元化的轨道发展，档案服务要满足多元主体的需求，为群众提供智慧型和网络化的服务，在大数据时代背景下，档案资料将会泛滥，群众需要从海量的档案资料中找到自己所需要的信息，这就要求档案管理部门要为群众提供优质服务，满足其快速查找档案信息的需求。

2 在大数据时代，档案管理必须实现“共享”

如今，我国的档案管理还存在“条块分割”的问题，一些档案馆由于担心资料外泄、社会责任等问题，不太愿意共享自己的资源。这就导致档案资料难以发挥应有的作用。从数据的价值体现来看，档案信息应该聚合在一起，才能发挥更大的作用，如果各行其是、各自为政、分散管理，不仅难以实现社会共享，也会导致档案信息面临安全风险，造成档案管理部门提升管理成本。目前，国家档案局正在全力建设“全国开放档案共享平台”，统一集中地将各个档案馆公布的资源放在国家档案局建立的一个公共平台上，以网络技术为依托，使档案资源在更大的范围内予以开放，逐渐实现全国档案社会共享的良好格局。

同时，我国各级档案管理部门要按照自己的具体职责，以整合各类公共数据资源为切入点，在保证商业机密、国家安全、知识产权和个人隐私的基础上，综合利用各种数字信息资源，最大程度地满足社会利用档案信息资源的需求。

另外，我国档案馆还要肩负起国家数据中心的职责，主动集中管理国家企事业单位和党政机关的各种数据信息，及时收集其他单位形成的，具有一定保存价值的数据，为各个相关体提供优质的服务。

3 在大数据时代，档案利用必须善于“预测”

预测是大数据的核心，这种预测建立在相关关系分析法的基础上。在平时的生活、学习和工作中，我们以为只要知道“是什么”就行了，没有必要知道“为什么”。而相关关系分析能够帮助我们对这个世界形成更加全面的认识，为我们看待事情提供一个新的视角。从这个角度来说，我认为大数据时代背景下的档案利用要从记录历史、传承文化逐渐延伸到预测未来。一直以来，档案管理满足于日常查阅，档案利用几乎处于被动状态，甚少有人专门去研究沉淀的档案资料，这不利于发挥档案的价值。在大数据时代，档案系统中不仅有海量文档，还有数不胜数的数据，利用档案的效果应该大于利用文档的效果，方能体现档案管理的效果。在这种形势下，档案管理部门要顺应业务部门的实际需求，构建各种科学有效的数据模型，对海量的数据资源进行聚类、筛选、处理，并进行相关性分析，找到非结构性数据之间的联系，将其转变为结构型数据，挖掘数据中潜藏的知识力量，并通过网络平台，将这些知识主动推送给广大群众，真正发挥档案管理工作的价值与功能。

根据上文分析，我们可以看出，大数据时代背景下的档案数据呈现出形式多样、规模庞大等一系列特点，利用传统的简单查询服务已经难以发挥档案管理的价值。大数据时代的来临，对档案管理工作既提供了机遇，也提出了挑战，我们档案管理人员必须在工作中做到与时俱进，求实创新，正视大数据时代的内涵，树立开放式的互联网思维，对档案管理工作予以全新的认识，积极应用新技术改进工作方式，使档案数据在社会建设中发挥真正的价值！

作者简介

杨曦，女，土家族，硕士研究生，贵州省城建档案管理办公室（贵州省建设信息中心），助理馆员，研究方向：档案管理。

大数据时代下档案管理研究:解读大数据时代下档案管理的价值提升

青海盐湖工业股份有限公司

摘 要 使用大数据进行有效的档案管理具有时效性和信息性，但日前各行业在复杂的数据存储管理等工作面临着巨大的挑战。基于此，本文对大数据时代下的青海盐湖工业股份有限公司档案管理价值提升进行简单探讨和分析。

关键词 大数据时代 档案管理 价值提升

随着社会的日趋进步和发展，社会数据信息存储量大，意味着人们正在迈入全新的大数据时代。随着数据信息量的逐渐增加，各个领域的档案管理工作者在工作期间已经面临着巨大的挑战，并造成了一定的困扰。要想从根本上解决这一问题就应该将大数据与档案管理相结合，充分利用、发动社会中的资源与力量建设出全新的大数据档案，扩展档案管理服务业务，提升档案管理工作质量与效率，将大数据中的真正价值体现出来。

一、大数据概述

（一）大数据定义

在这个大数据的时代背景下，大数据的出现可以有效的通过计算机技术对一些大规模的数据信息进行的处理、分析、存储、搜索。而大数据有着规模较大、数量较多、结构多样化等特点，可以有效的对一些视频、文字等相关数据进行处理，将现有物联网技术创新、完善，满足现代人们的使用需求，提升信息处理工作质量与效率，保证大数据的处理方式逐渐以一个多样化的形式发展下去。

（二）大数据特点

大数据是指用一般软件无法完成的数据，其数据规模非常庞大，种类繁多，需要用非传统软件进行数据的分析。大数据的主要特点有以下两种：

（1）数据信息量：随着社会不断的发展，大数据时代已经到来，一些非结构化数据正在大规模的快速增长，同时也使全球的数据信息得到了快速增长，传统计算机信息处理技术已经不能满足社会发展的需求，而大数据的出现可以有效的解决这一问题，提高信息处理工作质量与效率；（2）数据多样变化：随着互联网、多媒体、信息技术的快速发展，在人们的生活中得到了广泛的应用，同时一些图片、文字、音频、邮件、GPS和传感器等产生了巨大的非结构化数据，并以一个多样化的形式呈现出来。

二、大数据时代下档案管理信息化的重要性

（一）提升档案管理工作质量与效率

随着社会不断的发展，我国科学技术水平逐渐提升，社会经济正朝着全球化的形式发展下去。社会对于各个领域的档案信息管理工作也提出了全新的要求。原有的档案管理方法已经不能满足现代社会发展的需求。只有将其创新、完善才能解决这一问题[2]。在这个大数据的时代背景下，大数据与档案管理的结合可以有效的将档案信息资源共享，实现开放性管理性，从而提高管理工作质量与效率。

（二）为档案管理决策提供可靠信息

档案信息记录着企业、事业单位的经营发展现状，并对企业的经营现状进行分析，为档案管理提供有效的依据。加强档案管理的建设可以提升信息管理工作质量与效率，减少工作人员对档案的查阅时间，为企业的档案管理提供有效的依据。

三、加强大数据时代下档案管理的价值提升

（一）加快档案管理信息化建设

在这个现代化信息社会，在开展档案信息管理工作时，应该加强对档案管信息化的建设，加强企业领导部门的协调管理，并根据企业的发展现状规划处全新的档案管理方案，积极组织各部门工作人员参加整个档案管理工作建设中去，只有@样才能将档案管理的真正价值体现出来[3]。做好档案管理的信息化建设工作还可以提高本企业的经济效益，增强企业的核心竞争力。在建立信息化档案管理制度时，还应该建立对应的管理资金，加强对企业设备信息化管理的选型，提升档案管理的实际价值。

（二）提高档案管理工作人员综合素质

档案管理工作人员的综合素质水平与专业知识技能会直接影响档案管理工作的质量与效率。因此，企业在开展档案管理工作时应该加强对档案管理工作人员的培训、管理，提升工作人员的工作素质水平与专业知识技能。另外，企业还应该建立一支高素质、高技能信息专业人才，为企业所开展的档案管理工作打下良好的基础[4]。企业还应该加强对信息化档案管理的建设，提高对人力资源成本的重视，转变原有的管理思路，增强各部门之间的沟通、交流，帮助档案管理工作人员了解各部门之间的档案信息，从而保证档案管理工作可以顺利进行下去。

（三）加强档案基础业务建设

企业在开展档案管理工作时常常因为多种原因导致档案管理工作不能顺利进行下去，主要体现在档案管理工作水平不一致、工作人员综合素质水平较低等。要想从根本上解决这一问题，就应该加强对档案管理基础业务的建设，完善现有的档案管理制度，提升档案管理的规范化、科学化、实效性的特点，从而提升档案管理的真正价值。

四、结语

随着社会不断的发展，互联网信息技术水平越来越高，并在各个领域中得到了广泛的应用，不仅促进各个领域的发展，同时给我们的生活也带来巨大变化，使我们迈入了全新的大数据时代，人们日常生活所应用的数字信息都可以运用到大时代的数据中来。档案管理与大数据的结合可以将原有的档案管理模式创新、完善，提高管理工作质量与效率，从而提升企业综合竞争力，促进企业快速发展。