机关档案规范化管理探讨

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1.档案工作规范化管理存在的问题

在知识经济环境下，档案管理工作是机关单位管理工作的一部分，是提高工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史原貌的一项重要工作。档案规范化管理是实现档案管理现代化、标准化、正规化的重要环节。通过近年来开展的档案规范化管理工作来看，各机关单位还存在着诸多问题。主要有以下几个方面。

1.1缺乏领导的重视重度。一些机关单位领导对档案工作的重要性和必要性认识不清，分管档案工作的职责不清。档案工作还停留在简单的档案保管阶段，存在看门守摊思想，对档案规范化管理认识不足，重视不够。

1.2缺乏专职档案人才队伍。由于受机构编制等制约，有的单位档案工作队伍人数不足，大部分由老同志和临时聘用人员担任。既熟悉档案工作，又懂计算机及网络软件运行维护的复合型人才奇缺，档案信息化建设的技术力量薄弱。有的单位专职档案工作人员很少，且更换又频繁，使档案人才队伍不能保持相对稳定。大部分档案工作人员缺乏相应的专业知识培训，对待档案工作存在得过且过的思想，履行职责的能力弱。由于人才缺乏相应的稳定性，使得查档服务工作质量不高，大部分单位文档人员仅限于查档案，而对档案的利用效果认识不清，使得档案在利用过程中难以产生社会和经济价值。

1.3缺乏相应的档案管理规章制度。一些单位档案管理规章制度不健全，不能够认真学习档案法，对档案法的理解和贯彻落实不到位。一是借阅手续不健全。在查阅或借阅档案时问题比较突出，较少履行审批手续，档案随意查阅、借出，造成档案损毁，甚至丢失。二是缺乏应急预案。相当一部分单位缺乏室藏档案的应急预案，对于突发紧急情况难已应对。三是归档分类不清，查阅困难。一些单位档案编目不科学，不规范，不按照档案行政管理部分审批的分类方案进行分类，从而造成日后查阅档案出现很多不良反应。

1.4缺乏相应的档案保管办公室、柜。一是档案室混用严重。有的单位档案库房没有按照档案法要求的标准执行，与办公室混用，有的单位还将杂物放于档案室，档案室钥匙随意分配，一旦出现档案遗失问题，难免职责不清。二是没有必要的防护设备。有的单位档案室“八防”措施落实不到位，没有必备的防火、防光、防尘等防护设备，安全隐患较多；三是有的单位档案管理缺乏相应的档案室，档案柜陈旧破损，部分单位档案柜数量少，不能满足5－30年的存放需求，有的单位甚至档案柜也没有配齐，致使档案乱堆乱放严重。有的单位不按规定使用无酸纸档案盒，更多的单位没有使用防磁柜，使得介质载体档案无法存放。四是重文书档案，轻会计档案。有的单位只重视收集文书档案，对会计档案没有进行归档，多年来，会计档案一直存储与财会室，由于会计人员频繁的更换，而会计档案没有认真履行交接手续，使得后来者查找会计资料较为困难。

1.5缺乏档案信息化建设的认识。有的单位对档案信息化建设认识不足，档案管理仅限于传统的纸质档案方法，对档案信息化所需的计算机、刻录机、扫描仪、档案管理软件没有配备齐全，大多数单位甚至根本不配备专门管理档案的软件，从而不能实现档案管理软件与单位局域网联通；档案信息化建设工作滞后，许多机关单位档案数字化工作进展缓慢。

2.抓好机关单位档案规范化管理的相应对策

2.1强化领导责任，不断提高思想认识。一是提高思想认识，把做好机关单位档案规范化管理工作摆上重要日程。要按照机关单位档案规范化管理工作要求，逐条对照，逐条分析，认真执行档案规范化管理要求。二是加强组织领导。各单位工强化领导责任，主要领导负总责，分管领导具体抓，主要负责同志要将机关单位档案规范化管理工作作为一项重点工作，拿出时间和精力，确保机关单位档案规范化管理工作顺利进行。三是加强宣传力度。在召开档案工作会议时，多请分管领导、主管负责人参加，通过会议提高领导的思想认识。同时随时宣传档案法精神，增强各级领导重视和支持档案工作的责任感，进一步明确职责，强化措施，确保机关单位档案规范化管理工作工作中取得好成绩。

2.2加强对档案人员的管理与培训。一是要做好档案交接工作。对于更换档案工作频繁的单位，在人员更换时一定要做好传帮带工作，防止出现工作脱节，给档案管理工作带来不便；二是强化培训，因材施教。根据岗位职能，年龄结构，采取不同的培训学习方法，对于老同志来说要学习基础知识，对于年轻同志来说要学习档案信息化建设知识，通过学习和培训，提高档案管理人员的整体素质。三是抓理论学习，认真学习档案法等档案专业知识，还要做好思想教育工作，学习党的方针政策，不断提高档案人员的政治理论水平和素养。

2.3强化档案执法监督检查。充分利用档案行政执法检查的工作要求，加大对监督检查力度，对档案管理工作存在问题的单位，对档案管理存在安全隐患的单位，对档案归档不规范的单位，对信息化建设速度慢的单位,要求限期整改。对单位领导思想认识不足的单位要给予批评，对问题严重的单位，要进行行政处罚。

2.4加大经费投入力度。要积极争取资金，加大对档案工作软硬件的投入力度。一是要引进人才，对于专业人才，提高待遇，要实行聘用制，与其签订工作合同，保证专业人才队伍的稳定性。二是要加大硬件设备的投入，如标准化的档案室，标准化的档案柜，使得档案室达到“八防”措施的要求。三是加大档案管理软件的投入力度。配备相应的档案管理软件和档案数字化处理设备配备，加快档案信息化工作进程。总之，通过以上对策的实施，相信机关单位档案规范化管理水平将会上一个新的台阶，机关单位的档案能够人民的生产生活提供有力的帮助，能够发挥其最大的社会与经济效应。

作者:王春丽 单位:黑龙江省齐齐哈尔市讷河市党员干部现代远程教育中心