事业单位档案管理信息化探究

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随着社会信息化的发展，事业单位的档案管理工作也逐渐信息化，信息化成为事业单位保存文件的重要手段。所以，将档案资源进行信息化整合，可以为档案管理工作提供便利。另外，在运用信息化进行档案管理时，也要结合传统管理方法，取其精华，去其糟粕，共同促进档案管理工作的发展。

一、事业单位档案管理信息化建设的重要性

在我国，事业单位是社会发展的重要支撑，是为大众提供公共服务的载体，所以，做好档案管理工作，可以推进社会事业的发展，也可以满足人们的物质文化需求。事业单位档案管理对社会的进步起到重要作用，它不仅记录了社会发展的历史，还成为维护社会健康的有效工具。在新时期，实现事业单位档案管理的信息化建设，可以促进社会的发展与繁荣。在社会经济不断发展的今天，传统的档案管理已经不能满足事业单位发展的需求，只有采取信息化管理，才能适应社会发展的潮流，更好的将数据资料保存下来，使档案管理工作更加规范化、标准化。总而言之，在社会发展的新时期，事业单位必须要利用计算机技术，充分整合档案资源，以此推动档案管理的信息化建设的发展。

二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案信息资源的开发不够合理

目前，我国很多事业单位都没有充分开发档案资源，导致档案信息资源的内容不够丰富，很多信息重复加工利用，造成档案资源的质量不高。截至目前，我国档案资源的开发水平还较低。信息化档案管理的发展，取得了很好的效果，但数据资源却没有被完全利用，开发率低。

（二）档案信息内容安全措施不够

在事业单位中，有些资源会涉及到国家机密，在管理此类资源时，要注意文件信息的安全。事业单位在档案管理信息化建设时，设立审查程序不够严格，在涉密的计算机上，没有使用外网浏览器，导致黑客盗窃机密，为社会带来损失。

（三）事业单位档案管理人员的素质较低

在当前社会背景下，事业单位档案管理工作的特点是平淡，在此岗位上的工作人员没有太大的工作积极性，缺乏专业的专业素养。档案管理工作人员的更换，也会对档案管理工作造成影响，交接时混乱，导致重要文件丢失的现象屡屡发生。所以，在人员配备方面，事业单位要给予一定的重视，建立优秀的人才队伍，保证档案管理工作的效率与质量。

（四）档案资源的检索效率较低

档案检索的方法主要有两种：手工检索、计算机检索，检索的效率与检索方式有一定的关系。目前，计算机检索的效率是最高的，但是仍然有些事业单位采用手工检索的方式，这就影响了档案管理工作的效率。也有很多事业单位认为，只要增加检索工具的数量，就可以提高检索的效率，所以花费大量人力物力购买检索工具，既浪费了企业成本，又没有达到目标要求。

三、事业单位档案管理信息化建设的对策

（一）制定规范的管理制度

事业单位的性质比较特殊，而其档案管理工作也属于一个边缘化的机构。事业单位的档案管理工作受到法律法规的制约，所以档案管理信息化建设时，是有法可依的。对于不同的事业单位，在档案管理工作信息化发展的同时，也要立足于实际情况，制定本单位的相应管理制度，从内部对工作人员进行约束，保证档案管理信息化建设的顺利进行。

（二）合理规划档案管理的信息化建设

在社会主义经济发展的时代，事业单位的档案管理工作要符合经济发展的要求，虽然信息化档案管理已经成为必然趋势，但盲目的跟风也会使信息化管理失去意义。在信息化建设之前，事业单位要结合档案管理的实际情况，制定科学合理的工作目标，稳步推进信息化建设的发展。

（三）提高档案管理人员的整体素质

在信息时代，要想实现档案管理的信息化建设，需要工作人员掌握管理的技能及方法。因此，提高档案管理人员的业务水平非常重要，只有提高管理人员的综合水平，才能保证档案管理的综合能力。在实际管理工作中，可以通过改变档案管理的方式，提高工作人员的专业素养；也可以定期对档案管理人员进行培训，开展思想政治教育等，以此提高其综合素质。

（四）建立信息化管理网站

信息化管理网站是通过网页的形式建立的，让相关人员在网上就可以检索到需要的信息资源。这种模式会成为信息化发展的主流，所以，信息化网站要具备开发与升级的能力，适应社会的发展趋势，以此体现信息化管理的优势。

四、结束语

综上所述，在社会快速发展的背景下，事业单位信息化建设在发展的过程中仍然存在很多问题，只有不断对问题进行分析，才能找出相应的解决对策，推动事业单位档案管理的信息化发展，促进社会事业的稳步发展。各事业单位在规划档案管理工作时，要抓住机遇，迎接挑战，与传统的档案管理方式相结合，以此促进事业单位的发展与进步。

作者简介：孙绍新，海阳市市场监督管理局消费者投诉服务中心。