融资租赁企业业务档案管理与利用

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１融资租赁企业业务档案的特点

随着我国经济的发展和改革开放的深入，融资租赁企业的业务档案数量急剧增长。融资租赁企业业务档案是融资租赁企业在办理各项业务过程中形成的用以记录、反映租赁业务办理和管理过程的重要文件（纸质文件和电子文件）和原始凭据以及图表、声像等资料，是公司综合档案体系的一部分。融资租赁企业的业务档案有其区别于一般档案的特点，主要是：一是档案期限较长。融资租赁业务从开始到交易结束，时间可以长达几年，有的甚至长达几十年，在这一过程中很多相关文件都可能发生改变，所以融资租赁业务档案应实现动态化管理，随时对归档材料进行更新，从而确保档案材料的时效性。二是档案文件种类多样。融资租赁业务过程中会产生各种各样的资料，如企业内部审批材料、交易相关文件和权属证书等，如何对这些文件材料进行科学合理的分类是一个复杂的过程。三是档案信息内容涉及广泛。融资租赁业务涉及许多专业知识，如金融学知识、法律知识等，因此，单一的知识结构已经不能满足融资租赁企业业务档案管理的要求，档案管理员不仅要充分掌握档案专业基础知识，还要了解融资租赁相关知识，以及国家关于融资租赁行业的方针政策等，只有这样，才能制定出符合融资租赁企业实际的业务档案管理的各项规章制度和工作流程。四是档案利用需求量较大。由于融资租赁业务档案能够准确地反映出企业的经营状况，可以为业务决策提供参考依据，从而为企业未来的战略发展规划的制定指明方向。因此，企业管理者和业务人员对于业务档案的利用需求量较大，利用频繁、利用目的多样化。

２当前我国融资租赁企业业务档案管理中存在的普遍问题

第一，档案管理工作不够规范严格。近年来，各行各业对档案的重视都有所加强，融资租赁企业也逐渐开始重视档案的管理，然而不少融资租赁企业只注重行政类档案的管理，业务档案则散落在各业务部门，没有对业务档案进行及时归档，也没有明确的分类方案进行档案整理，致使业务档案管理不够规范，档案丢失现象时有发生。第二，档案管理制度“宽容忍”。虽然较多的融资租赁企业已陆续制定了本单位业务档案管理办法，但在现实实施过程，经常会需要出于便于业务办理等因素，放宽制度要求，特别是对于电子档案的利用管理，要求松散、杂乱无章，安全问题尤为突出。第三，归档范围不够齐全。大部分融资租赁企业的业务档案管理员只需要在每笔业务结束后对相关资料进行收集归档，不需参与企业各项业务活动，无法完全的掌握企业各项业务活动的全部信息，这就很有可能造成业务档案在收集和利用上产生一些问题。此外，很多融资租赁企业也没有将声像等特殊载体的业务档案纳入收集范围，造成声像业务档案归档不够及时。第四，专业档案管理人员缺乏。由于融资租赁企业大部分属于新兴企业，很多都没有聘请专业人员来进行业务档案管理工作，很多都是其他岗位人员兼职档案管理，档案管理的业务水平较低，这导致了融资租赁企业档案管理的效率普遍不高。第五，档案保管环境有待改善。很多融资租赁企业的业务档案是由经办部门或经办人员分散保存，基本采用档案柜或文件柜进行存放，配置专门档案库房的融资租赁企业较少，也缺乏专业设备存放电子档案和声像档案。第六，档案信息化建设有待加强。当前，我国融资租赁企业业务档案管理的信息化水平普遍不高，大多没有开发或购买功能齐全、成熟配套的业务档案管理系统软件；有的企业对档案目录进行了电子化处理，或对重要业务档案进行数字化扫描……需要耗费较多的人力和精力，档案管理的效率不高，信息化水平仍然较低。第七，企业总体的档案意识有待提高。一些融资租赁企业只重视业务的完成，认为档案管理无足轻重；有些企业甚至没有主管部门和领导对业务档案管理工作进行监督。这也造成了档案管理工作在协调上容易出现各种问题。

３改进策略

３．１完善业务档案规章制度

业务档案类型较多，包括文书档案、电子档案和声像档案等，无规矩不成方圆，融资租赁企业应制定完善的业务档案管理制度，包括归档制度、库房管理制度、档案鉴定销毁制度、档案查（借）阅制度等。业务档案管理员要严格遵守相关制度，做好业务档案的收集、分类整理、归档保管及开发利用等工作，只有这样，才能为企业生产经营的有序进行打下良好的基础。

３．２加强与企业各业务部门之间的联系

为了不断优化归档范围，业务档案管理员一方面要积极与其他部门保持联系，要深入前台业务部门，自觉自动的收集各部门的资料，及时催收重要档案，并对其进行及时的归档；另一方面还要具备主动意识，积极参与企业的各项业务会议，及时了解企业的各项业务状况，了解与业务相关各文件的价值，对重要文件进行收集，确保归档文件材料的完整与真实。

３．３优化档案管理人员结构

融资租赁企业应当设立专职的业务档案管理员，对企业业务档案管理工作实现专业化；可以建立档案工作的考核奖惩制度，奖励工作表现良好的员工，从而提高业务档案管理员的积极性。

３．４推进档案电子化建设

过度的使用纸质档案不仅不利于档案的保存，同时还影响档案工作效率。因此，部分企业可在规范档案门类、案卷目录和卷内文件目录格式基础上，建立机读目录索引，通过扫描数字化实现纸质档案的电子化管理，并建立目录与原文的对应关系；有条件的企业还可以根据自身的实际情况积极开发或购买成熟的档案管理系统，让企业所有部门都能够通过这一系统来利用相关档案信息，从而提升档案资源的利用效率。

３．５创新档案利用服务方式

除了开展查阅、摘抄、复印、外借等传统的利用方式，业务档案管理员还可根据企业的实际需求对利用需求量较大的信息建立电子台账，积极进行档案编研工作，以便企业相关人员使用，这就要求业务档案管理员必须对收集来的档案信息材料进行整体把控。

３．６重视对档案工作的宣传教育

融资租赁企业要积极在企业内开展对有关业务档案提供利用工作的宣传培训，使全体员工加深对业务档案价值和业务档案管理工作的认识，提高全体员工的档案意识。

４总结

业务档案是融资租赁企业生存和发展的基础，融资租赁行业作为新兴行业在未来很长一段时间内必将得到较大的发展，但现阶段融资租赁企业之间的竞争也日趋激烈，因此企业必须要努力做好业务档案的管理与利用工作，推动业务档案的信息化建设，不断提升档案管理整体水平。只有这样，才能使企业在竞争中立于不败之地。

参考文献

［１］融资租赁行业空间巨大市场渗透率有待提升［ＥＢ／ＯＬ］

［２］苏金华，吴潇，陈珊，支佳，林爽．国有企业境外机构档案管理实务探究［Ｊ］．中国档案，２０１７，（３）：６１．

作者:裴鑫 单位:天合国际融资租赁有限公司