重组企业档案管理探讨

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随着社会的发展，产业升级、市场经营环境发生变化，导致企业对多种内部资源重新组合与分配，有利于提升企业经济效益，增强企业的管理效能，使社会资源得到利用。企业改制重组，给档案管理工作带来了相应的问题和难度，档案工作者们，应顺应时代要求，构建重组企业档案管理机制，确保重组企业档案管理工作顺利开展。

一、企业重组过程中档案工作面临的问题

（一）企业重组期间不重视档案管理工作，出现文件材料归档资料不全、档案接收滞后的问题。重组使个别企业职工思想状态、工作状态都存在不稳定因素，部分职能部门的管理权责未确定，正常工作未能得到落实和办理。要收集企业合并前及重组期间形成的文件材料，并进行归档整理，存在较大困难。主要表现在：重组期间部门办公场所及人员流动的调整，对暂未归档的文件材料包括某些珍贵文件并未加以有效保存，导致损毁或丢失，造成档案的不完整及不安全。

（二）企业重组后档案集中统一管理存在较大的难度。重组企业之间，多数不在同一地点办公，又受到资金、办公设备、档案库房配置等外部条件影响，及原有企业的档案管理水平、管理人员专业素质的差异，领导的重视程度不同等人为因素，直接造成对档案工作监管力度过弱，使档案归口管理产生滞后，严重影响重组企业档案实行集中管理。

（三）企业重组后档案管理网络需要重建。企业的重组，都要重新设置职能机构，对人员和工作职责进行重新划分，原来负责档案管理工作的领导和专职人员岗位，也会发生变化，重组后企业规模的扩大，原有单个企业档案管理网络的局限性，不能适应增容后的多家企业档案管理需求。

（四）企业重组的档案分类、档号设置及管理制度不统一。企业重组通常由两个或多个规模和经营范围相近的企业整合成一个新的集团总部。被重组企业由于成立时间和地属关系的不同，合并前已各自有档案全宗。重组后的集团总部档案全宗有的成为被重组企业全宗的综合体，有的则以全新的企业名称申请新全宗，而被重组企业成为其二级企业。由于被重组企业的档案类目的设置、排列、档号的编制及管理制度、管理手段不尽相同，严重制约着重组企业档案管理工作的开展。

二、重组企业档案管理有效措施分析

（一）树立大局意识，开展创新性工作。随着经济改革的不断深化，企业合并、重组的情况不断增多，档案管理工作也因为企业重组而发生改变，传统的档案管理模式和工作思维、方法、经验等，已很难适应新形势的要求。档案工作者要以大局为重，转变观念，紧跟企业发展的需要，进行开创性工作，解决企业重组后档案管理面临的各种问题。

（二）制定集团总部档案工作方案，不断完善和扩充企业档案信息资源。集团总部作为被重组企业的主管部门，其经营生产、技术科研的规模相应增大，对各类档案资源的需求和利用也不断增加。1.档案部门要密切与各部门联系，制定收集标准及时指导各部门对移交资料进行立卷、收集、整理和归档。使得本企业的各类档案源源不断，为企业发展服务打好基础。2.档案的最终目的是实现资源开发和利用，档案部门按档案工作的实际进度制定具体的工作计划，配套出台相应的档案管理规范，逐步实现档案信息资源全面、系统、科学的管理。3.集团总部的档案统一管理必须借助现代化管理手段，配备先进的软、硬件设施，使档案工作最大限度地发挥社会经济效益，让档案信息资源更好地为企业服务。

（三）加强被重组企业的档案资源再整合，实行分级管理。集团总部有责任对重组后成为二级企业的档案工作进行监督和指导，设立层级档案管理网络，形成上下联动的档案管理平台，对被重组企业采取统一领导、综合利用的管理模式，被重组企业原有的档案载体和门类应当归被重组企业的档案部门集中管理，避免各自为政。依法依规，加强执行力度，对违反规定的要严肃查处，防止档案流失，才能有效推进被重组企业档案资源优化整合，实现资源共享，促进被重组企业档案管理水平整体提升，使档案资源共同为企业生产、科研、经营管理活动提供服务。

（四）建立和完善档案管理制度，实现档案管理规范化。直属企业应参照集团总部的《档案管理制度》，结合各自实际，制定相应的《文件材料归档制度和归档范围》等系列档案管理办法，做到有章可循、有据可依，明确各部门的档案管理权责和范围，实现档案管理各环节的标准化、规范化。对收集、整理、分类、归档、借阅等工作流程实行细化，使所有应移交的材料从形成到整理归档、开发利用都符合统一标准。

（五）规范档案材料收集及移交，手续必须完备。档案材料的完整要从各类材料的收集、整理抓起，档案部门对移交的档案要认真核对，确保移交档案资料齐全，表述准确。对于存在问题的档案，及时退回业务部门，限期纠正再移交。对于已经缺失无法补齐的文件材料，要在移交清单上详细说明。档案移交必须保证实体与移交目录对应，移交部门负责人确认，移交人和档案部门互签，各自保管一份，以备查找。

（六）加快档案信息化建设，实现档案数字化管理。档案管理数字化作为集团总部与直属企业统一管理档案的信息平台，应当建立在信息安全稳定的基础上，实现使用、查阅便捷、开放灵活的档案服务窗口。利用网络信息平台，实现档案管理流程的全部电子化，利用计算机扫描技术对各类档案实行数字化处理，使档案原件得到更好的保存，有效地延长档案的寿命，防止长期翻阅造成字迹模糊或破损。实现多全宗模式（多级组织结构）、分布式管理，实现档案的异地调阅，不仅可以提高经济效益，还大大提高办公效率。

（七）加强档案管理队伍建设，提高专业素质。档案工作人员的业务素质和专业水平，对档案工作的管理和发展有着决定性作用。企业重组后的管理工作，任务繁重，工作琐碎，构建一支专业技术过硬、业务素质强的人才队伍，是有效化解各种工作难题的重要保障。要合理配置企业重组后的档案管理队伍，应当根据政治素养、年龄结构、业务水平、专业结构上进行考虑，保障档案工作正常开展。还要根据企业发展需要，建立兼职档案队伍，并对他们进行档案业务培训，提高他们档案业务水平，更好地为档案管理工作服务。

三、结束语

重组企业档案管理，一定要适应新形势的变化，通过建立完善的档案管理制度、构建信息化档案平台，提高档案管理队伍的素质和业务水平，通过采用一系列有效的措施，妥善解决重组企业档案管理的各种问题，更好地为重组企业的发展经营提供全面高效的档案信息服务。

【参考文献】

[1]彭丹林.浅析医药企业重组档案处置问题及建议[J].沿海企业与科技,2014(3).

[2]余光蓉.国有企业重组过程中如何强化档案管理工作[J].现代国企研究,2016(12).

作者:何凤玲 单位:广东省广弘资产经营有限公司