城市基础设施建设档案整理探讨

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随着城市建设的发展进程越来越快，市政道路、桥梁、排水等城市基础设施的接连建成与投入使用，管理、保护、维修城市基础设施工作内容已提到城市管理工作的重中之重。近年来各级党政机关、档案管理部门与相关产权单位对竣工档案的要求也日益严格，整理标准也在不断的改进，是为确保能及时对城市基础设施管理、维护等工作提有效参考，这使档案整理在城市基础设施维护与管理中具有不可替代的重要作用。城市基础设施移交单位如何做好工档案的移交工作，如何把控质量关，是提高竣工档案利用的价值、更好的为日后城市建设与管理的有效依据。

一、建立城市基础设施档案整理制度的重要性

首先，建立有效的档案整理制度是提高档案质量的基础。众所周知，城市基础设施工程具有投资金额大、周期长、参建单位多、人员变动大、形成档案多样化等特点，由于档案员业务水平参差不齐，又无强制专职档案员要求，对档案的质量和归档的范围把握不准，很多有保存价值的档案材料都散存在相关部门和各专业工程师手中，归档的档案材料质量也不符合标准要求，归档档案材料的合格及完整率只有60%左右。其次，建立有效的档案整理制度也是为保证日后竣工档案的再利用提供保障。各类城市基础设施是城市建设发展的重要组成，城市基础设施显著特点为隐蔽工程繁杂，如：道路工程的基础和各类的地下专业管线，桥梁工程的基础和主体结构体也现在混凝土当中，等等。想要准确快速了解城市基础设施的内在状况，并对其进行有效的管理和维护，最简单、便捷、经济的方法就是依据完整、准确的竣工档案资料。如果整理储存的档案内容虚假、内容不完整、不清晰，查阅和利用档案时，就不能做出准确的判断，以至于导致相关负责人员决策失误，如施工过程中挖到不明管线与物品或者无法及时找到需要维护的设施等现象的发生。总之，建立有效的档整理制度，是在档案工作实践中逐步总结出的，必须存在的并且效果显著的一种档案管理的切实可行的手段。工程建设的重要环节就是“质量”，同时也是工程档案工作的重要环节。只有在保证质量的前提下，日后的项目利用考察和维护运营管理才会有着实有力的依据。“建百年工程，做一流档案”，城市基础设施要求的“百年大计，质量第一”，这句话同样可以利用到城市基础设施档案这项看似简单而又乏味的工作之中。

二、城市基础设施档案整理制度的内容和构成

城市基础设施档案整理制度是指在施工过程中制定的一系列的档案整理要求，使各类施工档案可以及时、准确无误的进行存档，同时按照档案整理范围的要求及时将有价值的内容形成正规有效的施工档案，为避免档案的质量参差不齐，大型基础设施建设需设立专职档案员进行整理归档工作。施工完成将根据各行政主管部门的要求在工程竣工验收前，按照《建设工程文件归档整理规范》、《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》等相关规定与标准，对各类工程档案进行收集、分类与整理，并根据相关部门的要求在所要求的时限内高质量的完成组卷、装订、扫码、扫描以及影像声像档案的合成等相关工作。

三、建立档案整理制度的必要条件

档案整理制度的范围与责任、档案管理人员的素质高低、领导和相关部门的支持与配合，是档案整理效果的重要因素。

1.建立实用的制度是制度实施的重要保障。城市基础设施工程档案除了具有一般工程项目档案特点以外，还具有施工档案材料形成周期长、类别多、来源广、情况复杂等特点，其中档案的种类多样化和施工队伍与施工现场环境的复杂性是城市基础设施建设的一个显著特点。如立交桥工程，除桥梁本身的结构工程和桥下的隐蔽工程，还可能涉及通讯电缆、铁路线路、石油管道、电力、交通设施、照明等各种种类专业工程，参建单位也因此变得十分复杂。如果没有一个健全的档案管理制度，没有统一的质量要求，归档标准，就无法进行统一现场管理，并且日后在移交竣工档案时也无法提供真实有效的竣工档案。所管理的资料将出现“百花齐放”的现象，缺件、漏件或资料虚假情况将层出不穷，使日后在移交、审计、结算以及以后的投标工作都会出现不必要的麻烦。因此，整理制度的建立和实施，既为城市基础设施日后的维护提供了有效的保障，也为各建设单位提供了维护各自权益的重要依据，同时也确保了各建设单位能够按时保质报送档案材料将所建设的项目顺利移交。

2.档案员业务能力，是“档案整理制度”实施的关键。城市基础设施档案整理工作繁琐枯燥并且信息量大，所以就需要档案管理人员既要有对工作的责任心，又要有扎实的业务功底，档案员既需要掌握档案管理的相关知识，还应当熟悉城市基础设施建设程序和环节，另外还应当了解与该工程的有关工程的实施情况，做到既了解工程前期需要形成哪些文件材料，又要详细了解施工阶段各个工序中会产生哪些有价值的技术材料，也要掌握竣工验收中的各种环节与流程，等等。只有了解了最初立项到竣工备案以及设施移交、审计结算后的整个工作流程，才能确保将完整、系统、真实有利用价值的档案材料及时收集整理。

3.领导重视是实施“档案整理制度”的保障。任何工作要是得不到领导的支持，工作都将寸步难行。因此，要在做好本职工作的同时，需要争取领导更多的理解和支持。首先要将档案工作各项法律法规、规章制度等有关规定利与弊详细向领导宣传解释，还要提出解决办法和如何建立和实施“整理制度”的具体方案，同时，通过举例在档案管理中在实际工作中因管理不当造成的失败的事例，使领导层提高对档案重要性的认识；其次，还需要与档案接收单位或有关部门形成良好的合作关系。目前，城市基础设施类别越来越多，各种工艺、材料以及施工方法的不断更新改进，形成的施工档案文件就存在着多样性和不确定性，这就要求档案人员要主动与有关技术人员和相关主管部门沟通，以便取得各相关人员和主管部门的支持与配合，才能保证信息的准确通畅，及时的新材料、新设施、新技术、新工艺所形成的档案文件整理成合格的竣工档案，为日后的使用提供保证。

作者简介：蒲恩博，青岛城投工程建设发展（集团）有限责任公司。