高校档案机构职能拓展探讨

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1高校档案机构职能的演变

高校档案机构是高等学校内部独立的档案事务管理机构，一般有办公室内设档案室、独立设置的综合档案室或者综合档案馆等三种设置形式。高校档案机构的职能从1983年到2009年经历了四次发展演变，源于“政府信息公开”“现代信息技术迅猛发展与广泛应用以及‘档案记忆观’逐渐得到认同”[1]。高校档案机构作为内设机构理应承担起文化传承创新的重任，不断推动社会发展。正如1956年档案学家、时任澳大利亚联邦政府图书馆馆长的H.L.怀特所说，“档案机构绝不是古老的被人遗忘的文件的坟墓，档案的实质在于它不仅记录了成就，而且记录了获得成就的过程”[2]。高校档案机构的职能拓展首先是时展的必然结果。档案机构的职能最初是“一个基地一个中心”，充分说明当时的时代要求是保管档案，并为科研和其他方面工作提供服务。当前档案机构的职能不断增加，体现了新时代对高校档案工作有了更高要求和更多期望。其次是由档案本质属性决定的。高校档案是在开展各项活动过程中形成的原始记录，具有严密的系统性，且种类繁多、数量较大，能为高校开展各项教育活动、文化传承创新活动提供重要的参考信息，这就要求高校档案机构要尽可能地拓展服务范围和服务对象。再次是高校档案管理法规的具体要求。新修订的《高等学校档案管理办法》规定“利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能……有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地”，明确要求高校档案机构拓展职能。

2高校档案机构职能拓展面临的困境

首先是主体方面的因素。高校档案机构目前多为高校内设机构，档案工作特别是档案服务内容较为单一，“集中在个人事务和单位查证方面……科研成果咨询的利用量不到总量的1%”[3]。究其原因，是因为高校档案机构长期处于较为边缘化的地位，档案工作人员人手不足，且因为种种原因业务能力较低，特别是缺乏主动服务高校中心工作和主动服务高校相关部门及其他社会公众的意识。其次是客体方面的因素。其一，高校档案机构保管的档案资源种类较为单一，主要是文书档案、会计档案、人事档案，档案相对没有特色。其二，高校保管的档案受自身密级和保管期限限制，利用需要经过繁琐的证明和申请程序，“不同的密级和保管期限又会影响到它们的提供利用……高校档案管理处于传统管理模式之下，档案的形成单位对其形成和移交的档案实际上拥有优先使用权和监督权”[4]。其三，囿于场馆局限、经费不足、建校时间较短等原因，部分高职院校没有实现档案管理现代化，档案资源共享程度较低，档案机构职能得不到最大程度发挥。

3高校档案机构职能拓展路径

3.1建立学生培训与实习基地

高校档案机构能够为高校“相关专业学生教学实践和毕业实习提供良好的实践平台”[5]，因此高校档案机构可与高校学生处、思想政治教育部、团委等部门合作，建立在校学生爱国主义教育、思想政治教育、校史校情教育培训基地，不断提升学生的道德情操，并推动校园文化建设。高校档案机构还可与高校教学系部联合构建人才实习基地，如在高校档案机构内设置勤工助学岗位，聘请学生特别是图情档专业的学生协助进行档案管理，提升学生的实践能力、使他们获得一定的经济收益，并解决高校档案机构人手不足、工作人员业务水平不高的问题。高校档案机构通过建立学生培训与实习基地的形式，能够使其职能得以拓展延伸。

3.2合作建立大数据中心

大数据时代要求高校档案机构充分运用大数据思维，不断更新档案服务理念[6]。随着数字化校园建设情况逐渐成为衡量高校现代化程度的重要依据和评判高校教育教学质量的重要指标，对档案数据价值进行深度分析、挖掘以提供更具价值的服务是大数据时代下高校档案工作的新方向。高校档案机构应顺势而为，充分利用自身专业优势，积极与高校网络技术服务机构合作（甚至主导）建立高校大数据中心，如建立在校学生档案数据库、毕业学生档案数据库、科研档案数据库等，成为数字资源的加工、分享和服务机构。

3.3参与高校信息公开工作

高校信息公开工作始于2010年9月1日《高等学校信息公开办法》的颁布实施，《办法》规定了高校应主动公开的十二类信息和不予公开的四类信息；之后教育部印发《高等学校信息公开事项清单》，明确了高校信息公开的领域和内容；今年7月，安徽省教育厅下发《安徽省教育厅关于推进教育领域政府信息公开工作的通知》，要求严格按照《安徽省教育领域政府信息主动公开事项目录标准规范（试行）》列出的29项信息主动公开事项目录标准规范，积极主动开展信息公开工作，并要求高校办公室具体承担高校信息公开报告起草上报工作。事实上高校档案机构参与甚至承担高校信息公开工作具有诸多优势。首先，高校档案机构每年都要收集《高等学校管理办法》规定的十一大类档案，基本能把高校所有的档案资源“一网打尽”，因此掌握了丰富的档案资源，其资源优势是高校任何一个二级机构所不具备的，因此高校档案机构可以积极介入高校信息公开工作中去。其次，高校档案机构设有专门的档案保管场所，拥有专门的档案管理设施设备，还建立了专门的档案管理制度，完全可以凭借其在信息管理方面的优势参与信息公开工作，确保高校信息公开工作规范开展和有序运行。最后，高校档案工作人员常年从事档案管理和服务工作，对信息的价值大小、涉密性和敏感性比较熟悉，同时负责高校统计年鉴、大事记、机构沿革等材料的汇编工作，具备承担高校信息公开工作的能力。因此高校档案机构要加强与高校办公室的沟通协调，积极参与并承担高校信息公开职责，主动提供多元化的信息服务。

3.4推动跨界合作

当今世界的交融性越来越强，开展合作、谋求共赢才是明智之举。“档案机构过去大多独立工作，因此在档案工作中往往存在受众面窄、功能单一、服务被动等问题，而跨界合作正是解决这些问题的重要途径”[7]。“互联网+”时代档案利用客体呈现出数字化且可共享、数据量增大且载体形式发生变化两大特点。对高校档案机构来说，开展跨界合作可以更好地整合档案资源，促进档案资源共享；有利于提高档案工作服务质量，满足用户需求，提高档案的利用效果。高校档案部门可与其他公共文化机构联合举办展览，目前多个地方已经开展相关实践，能够为高校档案机构提供借鉴。如首都博物馆就和北京市档案馆合作举办过“北京的胡同四合院展览”“享誉京城的老字号展览”；与媒体合作开展档案宣传，如2014年安徽省档案馆与《合肥晚报》合作，在晚报开设《安徽档案揭秘》栏目，共发稿42期、10万多字，后将刊文汇编成册为《昔档今读（第一辑）》，很好地宣传了档案的作用。另外还可以利用微博、微信、博客、论坛等网络社交平台宣传档案，并加强与信息技术企业的合作，将档案信息安全业务外包给这些企业，借助其不断更新的防火墙技术、加密技术，不断提升高校档案数据信息的安全保护力度，确保档案信息数据库的安全。此外，要实现高校档案机构的职能拓展，还要加强高校档案资源建设，特别要大力收集档案资源，如面向全体师生和其他社会人士征集与本校相关的档案资源，如征集反映学校精神风貌、办学理念、文化传统、学术精神、辉煌历史的实物资料、名人档案、校史档案并精心整理和妥善保管，完善高校记忆；鼓励师生申报校史研究项目课题，推动教育史、专业建设发展史、高校大师名师教育思想等方面的研究；加大高校档案信息化建设力度，并利用信息技术手段确保档案信息资源客体安全和档案利用主体隐私安全；高度重视用户档案利用体验，简化档案利用程序、提高档案利用效率，不断提升师生和其他社会公众的档案意识。

注释与参考文献：

[1]薛匡勇.论档案馆的职能拓展及其实现[J].档案学研究.2010(1):19.

[2]T.R.谢伦伯格.现代档案——原则与技术[M].黄坤坊译.北京:档案出版社.1983:2.

[3]朱庆华.高校档案馆社会化服务存在的问题及对策分析[J].山西档案.2014(5):45.

[4]王玉玲.高校档案机构职能延伸的困境与出路[J].档案学通讯.2013(2):82.

[5]马仁杰,谢诗艺,吴琼.论高校档案馆在创新型人才培养实习基地建设中的地位与作用[J].档案学通讯.2013(1):92.

[6]段先娥,赵跃.我国档案服务发展趋势探析—基于《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的研究[J].档案与建设.2016(8):21.

[7]蔡非凡,肖强.档案信息资源开发利用跨界合作策略研究[J].兰台世界.2018(8):26.

作者:王军 单位:安徽大学 淮北职业技术学院