基建档案科学化管理与监控

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做好基建工程项目档案资料管理工作，可以为工程的各环节提供真实可靠数据，使工程项目顺利完成。在开展基建工程项目中，对档案资料进行科学化管理和监控，做好基建档案管理是一项必不可少的工作。

1基建工程项目档案资料科学化管理的重要性

1.1使工程项目顺利完成

随着国民经济的快速发展，国家对基础设施的建设高度重视。做好基建工程项目档案资料管理工作，可以为工程各环节提供真实可靠的数据，使工程项目顺利完成。

1.2有效提高工程质量

基建档案资料的归档和管理贯穿于整个项目的始终，可以真实地反映工程的质量，一个标准、规范的基建档案可以为整个工程项目在施工过程中提供真实可靠的依据和凭证。

1.3促进企业可持续发展

基建工程是一项庞大而繁杂的工程，它不仅历时较长，耗资巨大，而且在施工过程中，所涉及的单位、人员也比较多，所需专业面也非常广。基建档案作为工程项目建设的第一手资料，可以为企业各环节的工作提供重要依据，减少资源浪费现象，有效维护企业权益，促进企业健康持续的发展。

2传统基建工程档案资料管理中存在的问题

2.1基建工程档案管理意识不高

基建工程档案管理部门普遍存在安全管理意识不高的现象，在档案资料的安全管理工作方面有很多不足之处，延迟了整个基建工程的发展。档案管理人员不仅要对基建工程项目进度有充分的了解，还要具有较强的责任心和丰富的管理经验。

2.2落后的档案管理方式造成资源浪费

在信息时代的大环境下，仍有许多施工单位的建设项目在管理项目档案时，采用传统的管理办法，在档案资料的收集和整理过程中，单纯依靠人工操作来进行管理，不仅加大了管理人员的工作量，工作效率也受到很大的影响。

2.3资料缺乏及时性

基建工程项目从合同签订之初，档案资料管理工作就已经开始了。审核图纸、开工报告等都是项目资料。施工时要依照具体的规定记录开展工作，使工程项目做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有依据。如果项目资料收集不及时，就会使项目在开展过程中缺乏真实数据和资料的支撑，验收时就会出现项目初始档案资料不全的现象，对档案资料管理工作造成不良的影响。

2.4基建档案资料缺乏真实性

通过对大量基建项目所记载的内容进行分析对比，发现了一个严重的问题，很多档案资料管理具有非常明显的随意性。工程项目中，对于相同的工序操作，所记载的数据与类似的同类别工序有很大的相似之处。其实，相关人员并没有检查这种工序操作。在施工进程中必须的现场修改也没有及时归档，使档案失去了应有的作用，为以后的事故裁定和责任裁定留下隐患。

3加强基建工程档案资料科学管理与监控的策略

3.1强化基建档案管理意识，明确工作责任

基建档案资料管理工作应该做到有计划、有目标、有落实、有责任。承建单位管理层应该强化员工档案资料管理意识，做好职责分配工作。建立完善的基建档案管理制度。具体的管理工作可以通过以下方法进行:由副经理或总工程师作为领导者，工程档案部门作为专管人员，下级主管负责相应片区，具体事项由项目经理和档案管理人员负责，具体工作的落实由施工管理者来进行，明确划分各级人员的职责权利，达到互相监督的作用。对于大型的工程项目，要安排现场档案管理人员，对于中小型项目部门，要有兼职人员对资料及时收集整理。

3.2加强档案管理人员的培训

近年来，国家对基础设施建设工作非常重视。对于基建项目的档案移交工作都有明文规定，施工单位档案管理工作必须符合相关的规定和要求，树立员工档案管理意识，加强对档案资料的管理和监督。

3.3搭建科学管理体系

基建单位要制定科学合理的档案管理方案，要从全局出发，对管理目标、管理流程、管理模式等进行综合考虑，搭建档案管理组织结构框架，建立以规章制度、组织管理、人员管理、教育培训及技术防控为一体的安全档案管理体系，建立健全“三位一体”(即人防、物防、技防)的档案安全防范体系，为建立数字化档案管理做好安全防护。基建工程项目从合同签订之初，建立数字化档案管理方案，从开工到结束要有专人对数据资料进行跟踪整理，及时对档案资料进行建档、归档。

3.4加强对档案数据的监管，确保数据的真实性和完整性

基建单位要将档案管理工作的每个工作环节全部贯穿到基建工程规章制度中，要认识到项目档案管理工作与项目建设同等重要。通过将档案管理工作纳入岗位责任制的方式，使基建档案管理工作得到严格执行。档案资料管理人员要尽早收集、整理和审查基建文件，确保在基建工程项目筹划之初就导入相关档案资料和整个施工过程实时跟进数据资料，使基建档案资料能够完整记录整个项目过程，实现对工程项目的全程控制。基建单位应该设立专职监管员，监管项目档案资料管理的各环节，对于项目档案的提调、归还、送修、数据移交、设备使用情况、暂存库等工作进行严格的管控，对档案资料进行实时监控，确保项目数据的完整性和真实性。

4结语

做好基建工程项目档案资料管理工作，可以为工程各环节工作提供真实可靠的数据资料，使工程项目顺利完成。基建档案作为工程项目建设的第一手资料，可以为企业的各环节工作提供重要依据。基建单位要做好档案资料管理工作，就要制定出一套符合公司实际的档案管理方案，在建立科学管理体系的同时，不断加强相关管理人员的培训，强化员工档案管理安全意识，确保档案资料能及时为企业提供真实的数据，确保工程项目顺利完成。

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作者:李月华 单位:中国机械工程学会