档案管理工作思考

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单位的发展需要档案管理做基础，档案对于一个单位的发展至关重要。但是，目前还有很多单位没有认识到其中的重要性，对于档案管理一直是忽视的，所以导致我国很多部门的档案管理工作出现滞后等现象。不仅表现在相关工作人员知识的匮乏上，还体现在归档效率低，管理缺乏规范化、科学化等问题上。档案主要记录的是一个单位的发展历程，包括它所获得的一切先进成果。档案为本单位的现状分析以及未来的发展趋势提供了有力的凭证和依据。我国正处于高速发展时期，做好档案管理工作尤为重要，因为它不仅记录了一个单位的发展历程，同时也体现了一个单位的先进理念。所以，关于档案管理工作我们应该勇于创新、敢于探索，这对于单位的发展具有重要意义。做好档案管理的相关工作不仅会影响一个单位工作的发展，对于促进经济的全面发展以及提升竞争力都具有重要意义。档案管理的科学化、规范化已经势在必行，唯独坚持与时俱进的原则，广泛接纳和吸收先进的档案管理的研究成果，才能够提升自身的档案管理水平。做好档案管理工作，不仅是适应新形势的必要选择，也是实现档案管理部门的自身价值的重要体现，同时也是档案管理人员实现历史责任及人生价值的重要途径。为做好档案管理工作，提出以下策略：

一、高度重视，加强领导

目前，我国的档案管理工作已受到高度重视，各部门将档案管理工作纳入了日程，无论是从认识上、组织上还是措施上都得到了较高的认可。档案工作应该列入全局的长远规划、年度规划。各种制度都为档案工作提供了很好的保障。《档案工作保密制度》《档案材料归档制度》等相关档案管理制度能够明确档案工作者的职责和任务，同时也规定了归档的范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依。《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，能够有效、充分地发挥和调动档案管理者的积极性。实现档案管理的规范化不仅能够使档案工作更加井然有序，还能够使档案工作变得更加高效，同时在质量上也会有所提高。如果能够以计算机辅助档案管理工作，那么档案管理工作会更加高效。体现在档案的检索及档案的质量上。在进行档案的分类和归档时，将档案中所有纸质文件的相关材料及目录全部录入电脑，形成电子文档，这样更有利于文档的保存。纸质材料容易出现破损，并且在保管上也存在很多不便和困难。相对而言，电子文档更加利于保存，而且节省空间。

二、采取有力措施，做好归档和利用工作

根据相关部门的要求，档案部门要全力配合其他部门做好档案的整理、归档和档案移交等工作。管理人员开展档案工作的时候，要把各种档案按组卷的要求，由立卷人整理，按有关档案管理的规定装订并移送档案室统一保管，步骤方面必须是一步一步进行，不能简化手续。新到岗的档案管理人员要了解自己的工作基本情况，对于各种档案的文字书写，要严格按照规定实行。在做档案工作的时候要了解到档案一般是不允许外借的，确因工作需要借阅档案的情况下，必须按照相关的档案程序进行办理，特别机密的一些档案的外借，需要领导和相关部门的批准。档案工作要做到安全保管，必须进行定期检查，档案保管条件必须严格遵守，另外，档案工作人员要做到防盗和防火以及防潮的准备，随时打扫防尘，保持经常通风，而且要防失密。工作人员在档案室工作的时候要注意档案室的一些工作行为的要求，例如档案室内严禁吸烟、严禁存放易燃和易爆物品，另外还要注意的是严禁使用电器。必须严格按要求借出档案，大部分档案的借出都有一定的时限，档案的案卷一般借出的时间不能超过七天，如果出现延期的使用，那么需要补办延期手续。档案工作必须严格按照制度开展，特别是档案归类，一定要根据具体的工作操作流程进行，必须保证档案保存设施的绝对安全。档案管理人员必须要进行季度性的整理，同时要重新把一些档案进行归类以及整理，对于有问题的档案要及时和当事人联系，尽快整理完毕。

三、积极参加档案培训，完成上级交办的任务

为进一步提升档案管理工作者的知识水平，提升他们的实践能力，增强他们的知识储备，实现档案管理的科学化和规范化，档案管理人员必须定期参加档案管理的相关知识和技能培训。要充分利用《档案工作法规文件与业务知识汇编》以及《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，它们在丰富档案管理人员知识的同时,也为工作者提供开展工作的依据。对档案管理者的培训不仅有相关理论知识的培训，还包括档案管理技能的培训。为工作者更好地完成档案管理工作做充分的准备。对档案管理者进行有针对性的职业培训，能够使档案管理人员更好地掌握档案管理相关的理论知识和较为实用的技巧。如此有利于档案管理者充分适应本单位的工作需求。不仅如此，接受档案管理工作的相关培训能够使档案管理者对档案管理工作有一个整体的认识和把握，在档案管理的理论知识上也会有一个全新的认识。档案管理者不仅能够对档案的归档和分类有充分的了解和认识，还能够结合时代的特点了解现代信息背景下的电子档案管理知识。让单位了解档案管理的重要性，让档案管理人员掌握档案管理的范围，掌握规范管理流程，这些是档案管理培训的重点。培训者通过分析档案管理人员在实际的工作当中所存在的疑难问题，进行有针对性的指导。规范的操作技巧的掌握对档案管理者来说是非常重要的，这是理论指导实践的重要环节。对档案管理者的培训是紧迫的，也是必不可少的。因为接受培训的工作者能够在多次的学习中提升自己的档案管理的相关知识储备，还可以提高自己的实际操作能力，是促进自身发展的重要契机。四、结语档案管理工作经常被忽视，但是却是一件非常重要的工作。目前，档案管理部门需要大量吸纳专业性强以及具有先进理念的工作者。以往由于对该工作的忽视，导致相关工作的松懈。认识不足、缺乏责任感和使命感以及相关知识的欠缺导致了我国档案管理工作的相对滞后。档案管理工作专业性强，对相关部门的工作人员要求很高。比如档案管理的信息化就需要我们调整以往的观念及知识结构，适应时代的需要，实现档案管理的现代化、系统化、信息化。档案管理工作繁杂琐碎，包括平时工作的收文管理，整理归档，电子档案的管理，其他档案的管理，人事档案的管理及声像档案整理等。所以提高档案管理的工作效率和管理水平尤为重要。各部门各单位对档案管理工作的重视程度存在差异。档案管理工作不仅包括档案的统一管理，还包括档案的标准化管理。只有将这两部分的工作都做好，才有可能将管理工作做得更好。各单位必须认识到档案管理的重要性，只有在重视的情况下才有可能以严谨认真的态度去对待相关的档案管理工作，才能使档案管理工作体现更现实更实际的意义。

参考文献：

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[2]林丽.浅谈事业单位档案管理现状与优化对策[J].行政管理,2013(6).

[3]刘蓓,刘江霞.浅谈档案管理的发展趋势——档案管理的信息化[J].价值工程,2012(4).

作者:朱丽丽 单位:白城职业技术学院