档案资源接收征集工作思考

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一、前言

档案资源接收、征集是档案资源建设的基础环节。近年来，随着档案部门工作模式、工作要求的不断变化，传统档案资源接收征集模式暴露出的问题越来越多。而面对日益变化的档案资源接收及征集任务，各档案馆均将工作重点放在工作改革方面。因此，分析做好档案资源接收征集工作的途径具有一定的现实意义。

二、提高档案资源接收征集工作质量的必要性

结合档案部门工作现状来看，提高档案资源接收征集工作质量的必要性主要体现为：第一，档案资源的应用价值。档案资源是实践事件资料的一种总结，它可为后续相关工作的开展提供良好的参照。档案资源的重要性对档案资源接收征集工作的开展提出了较高的要求。对于各档案部门而言，提高档案资源接收征集工作质量已经成为保障档案遗产、促进其价值发挥的重要任务[1]。第二，档案资源数量及种类变化。近年来，档案资源数量、种类显著增多，而由于档案部门工作人员数量变动不大，导致上述变化对档案资源接收收集工作提出了较高的要求。因此，探索提高档案资源接收征集工作质量的途径势在必行。

三、做好档案资源接收征集工作的途径

为了提高档案资源接收征集工作质量，可从以下几种途径入手，加强档案资源接收征集工作的优化：

（一）资金投入及基础设施建设

档案资源接收征集工作质量的提升及档案资源数量的变化均对档案馆基础设施建设水平提出了较高的要求，而基础设施水平的提升也需要通过增加资金投入这一措施来实现。因此，基于上述要求，可将加强资金投入及基础设施建设作为一项重要途径，为档案资源接收征集工作提供必要的支持。例如，A档案馆主动向上级部门申请财政拨款，共获得近10万元资金。A档案馆分别采取档案资料奖金奖励、物质奖励（发放奖状）2种方式，面向大众及其他单位有偿征集档案资料。而M档案馆则利用所获财政拨款开展档案馆基础设施改造工作，花费5万元将原木厨（储存档案资料）更换为铁厨，并将原档案馆位置迁移至专用楼房中（占地面积增加400%左右）。实践经验证实，经过增加资金投入、基础设施改造后，档案馆的档案资源接收、征集工作均可顺利展开，M档案馆的档案损坏率降低31%左右。提示上述途径有助于提高其接收、征集质量。

（二）专业人才队伍组建

档案工作人员是档案资源接收、征集工作质量的主要影响因素。伴随着档案接收征集任务量及工作要求的变化，如何组建一支高效率、专业性的人才队伍成为各档案部门面临的首要问题[2]。面对上述要求，可参照档案资源接收、征集工作的实际需求，不断提高档案工作人员的专业水平。例如，某县档案馆为了提高档案资源接收征集工作质量，自2017年中旬起开展专业人才队伍的组建工作。根据档案资源接收、征集工作量激增的要求，面向社会公开招聘3名专业档案资源接收、征集工作人员。同时，采用在职培训形式，以如何高效开展档案资源接收工作、如何提高档案征集质量等为主题，展开多次培训。最后，该县档案馆按照每季度一次的频率，面向档案工作人员展开考核，根据考核结果应用奖惩制度提高其参与专业培训的积极性。实践结果表明：经过为期近半年的人才队伍组建，该县档案馆的人才队伍已经基本实现了高效开展档案资源收集、接收工作的要求，且工作质量较改革前发生显著提升。

（三）转变工作模式

由于受到传统观念的影响，各档案部门的档案征集工作模式多以被动形式为主，即于面向大众档案征集信息后，不再过多干预，仅负责等待档案到达档案部门。而在当前新时期背景中，这种被动式的档案征集工作模式难以获得良好的征集效果。对此，档案部门可将工作模式转变为主动模式，提高自身竞争力，进而促进档案资源征集及接收质量的提升。具体而言，档案部门可将传统单一被动式档案征集模式调整为由上门征集、网络在线征集、电话一对一征集等联合征集模式。某档案馆自2017年10月正式推行多重联合征集模式以来，档案资源征集有效率上升约22%左右。上述结果充分验证了转变工作模式这一途径的实用价值。此外，转变工作模式对档案资源接收工作也十分有效。结合现状可知，由于受到各档案部门工作模式、职能等的限制，传统档案资源接收工作流于形式，对此，可将其模式转变为主动式接收模式。由档案馆专业人员引导，面向相关单位开展档案资源的接收，高效完成档案立卷、分类等相关工作。

（四）建立联动机制

档案资源征集工作范围较广，潜在档案资源储备较大，为征集工作的开展带来了一定困难。如单凭档案部门的力量，可能难以于短期时间内提高档案资源征集质量。对此，可通过建立联动机制这一途径，将档案部门与其他相关部门、机构整合起来，形成合力，进一步加快档案资源的征集，并促进档案资源价值的发挥。例如，某市级档案馆在档案资源接收征集工作改革中，积极与当地高新企业、财政部门、民间组织等机构展开合作，经过协商及沟通，多方建立了良好的合作关系：由财政部门为档案馆档案资源征集工作的开展提供支持，当地企业及民间组织则负责为其提供信息，或为档案所有者与档案馆之间提供沟通媒介，促成档案资源征集目的的实现。与传统档案资源征集工作模式相比，联动征集机制的建立，大大降低了档案馆工作人员的工作难度及压力，且实践效果证实，引入联动征集机制后，该市级档案馆的档案资源征集工作质量发生显著提升。

四、结论

综上所述，改善档案资源接收征集工作质量具有一定的现实意义。为了实现上述目的，各档案馆应充分做好前期准备工作，为档案资源接收征集质量的提高提供支持，并借助适宜的途径，多层次、多方位改革工作质量，促进档案资源价值的发挥。此外，档案馆还需做好进馆档案质量的把控，加强馆藏档案资源建设，使其为公众提供更加优质的服务。

【作者简介】郑存祥（1973-），男，专科，助理馆员，研究方向为做好档案资源接收征集工作的途径分析与研究。

【参考文献】

[1]浙江省档案馆积极接收优质新闻媒体档案资源进馆[J].浙江档案,2015,11(12):5-7.

[2]吴海琰.做好档案接收前保管期限检查,优化馆藏档案资源[J].北京档案,2016,10(09):38-39.