事业单位档案管理创新探究

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为适应社会发展需求，事业单位需要不断优化档案管理方式与方法。也正因为如此，事业单位在转型期间，需要考虑和应对如何强化事业单位的档案管理工作，如何加大事业单位档案管理的信息化、规范化、科学化发展等。

一、事业单位档案管理现状

（一）单位重视程度低，软硬件配置落后

《档案管理办法》和《档案法》的出台为事业单位的档案管理工作提供了规范及运作标准。但是在实践中，部分事业单位在经济效益最大化的认知下，并没有真正认识到档案管理的重要性，导致档案管理工作并没有被真正列入到事业单位的重要议事日程中。年中和年底考核期间档案管理工作质量与考核也缺乏关联性，进而使档案管理工作人员工作积极性不高，管理措施执行效果不明显。由于资金投入不足及重视力度低，部分事业单位的档案管理办公条件差。比如集接待室、档案室和办公室与一体，缺乏档案现代化保护措施，档案柜及档案管理并不整齐统一，日常档案的摆放与管理的规范性和标准性缺乏。以环境卫生处的档案管理为例，部分单位并没有专门设立环境卫档案管理部门或者负责人，现有档案管理设施及管理保密度达不到“八防”要求，现代化程度与保管需求不匹配。

（二）管理方式方法不完善，档案管理权责难以到位

部分单位尽管建立了档案管理制度，但是组卷和具体保管等方面缺乏规范性及具体限定，部分单位甚至存在不按法定程序及档案鉴定程序管理要求擅自销毁档案的行为。此外，随着信息化技术在事业单位中覆盖范围的不断加大，很多事业单位虽然增加了计算机引入的比率，但是信息系统的不健全，并不能保障事业单位档案信息化管理的有效执行。仍以环境卫生档案管理工作为例，由于人员不稳定、流动大，部分单位仅能从人力资源管理层面着眼分析档案管理工作的归档、整理、收集不及时，应用技术及程序不规范等问题。此类问题的背后，实际是档案管理权责难以到位，相关责任主体缺乏清醒的权责认知所造成的。

二、新时期档案管理工作优化的必要性及价值

（一）保障档案工作的标准性、系统性是档案管理的重要任务

做好事业单位的档案管理工作，保障其管理方式、方法、运作流程的标准性、系统性等是整个档案管理专业的重要任务，也是提升事业单位服务品质及工作能力的必不可少的环节。在事业单位档案管理的工作中融入现代技术着手重构和改造，使之符合档案现代化管理规范与要求，也是促使相关部门及应用者重视事业单位档案管理工作的重大举措。比如在环境卫生档案管理工作中，由于环境卫生档案属于地方环卫变迁的忠实记录者和历程呈现，保障环境卫生档案管理工作的高效，不仅利于广大群众及时了解环境卫生工作的进展和历史变迁过程，还利于机关员工能实时掌控所有环卫设备的当前应用情况，继而促使环卫部门及相关部门做好相关工作的筹划和执行。

（二）不断自我更新，确保与时俱进

事业单位档案管理工作为保障其存在的价值和意义，需要不断的自我更新、转型、优化，以保障与时俱进性。新时期政治、经济、文化等各个方面对事业单位档案管理工作运作所推出的新要求和新挑战，自然会为事业单位档案管理工作带来新的发展机会和方向。因此，强化新时期环境事业单位档案管理工作的完善力度，并构建事业单位档案管理工作体系，利于不断提升事业单位档案管理工作的标准化程度，尤其是在事业单位档案管理工作中不断融入现代技术，更便于创新事业单位档案管理工作的模式及管理体系，利于使用更为客观的手段来展示事业单位档案管理工作的最新业绩和运行状态，也便于事业单位档案管理工作的对外公示和强化民众对事业单位档案管理工作的了解和理解等。

（三）明确档案管理是事业单位目标考核的硬性指标

事业单位档案管理工的目标同样也是相关机构档案管理科的重要任务，以事业单位档案管理工作的优化与完善为支点，在强化档案的归类与整合力度，不断提升事业单位档案管理工作质量和速度，构建事业单位档案管理优化方案，建立并优化事业单位档案管理系统模式等的同时，保障以上工作的工作效率，利于其他与事业单位档案管理工作相关的单位获得优化管理思路、方式、方法等的思路与经验。继而便于整个档案管理系统构建起科学化、现代化、信息化的管理模式。

三、事业单位档案管理质量创新建议

（一）增强档案管理意识，完善软硬件配置

增强档案管理意识可自上而下运作，比如将档案管理工作要求明确的列出，纳入到事业单位日常培训中，并与年中、年末考核挂钩，借此提升相关管理人员和操作人员的重视度及关注度。在环境卫生档案的管理中，由于其涉及的部门较多，仅凭借环境卫生处的档案管理是很难达到规范档案管理要求，全面提升所有相关人员的档案管理意识的。因此建议争取相关部门与事业单位领导配合的方式，借助实例的讲解与演化，提升档案工作人员工作的责任心与积极性，将环境卫生档案管理推向市场化、信息化、规范化的管理程序中，并借此来提升相关涉及人员的管理水平以及创新管理的积极主动性。完善软硬件可从逐步完善档案管理制度、健全体制方面入手。为了保障各科室、各部门按照操作规范做好档案组卷、整理、编目等工作，建议按照档案形成规律，构建清晰的、系统的、成套的档案质量标准，继而结合档案管理需求，按照标准来逐步完善软硬件，比如构建符合档案管理“八防”要求的设备、档案库房等。随着信息化时代的来临，对于档案管理在新时期的应用，不同条件、不同领域的专家与学者给出的要求、标准、建议不同，但是归根结底，利用现代信息技术及互联网的优势，最大限度的完成信息与资源处理，使档案管理更具有便捷性和系统性等，可作为档案管理在完善软硬件过程中的重要切入点。这自然也是档案管理资料从纸质转为数字化，管理从实打实转为虚拟化的必然结果。

（二）调整管控方式，确保管理者权责到位

管控方式可考虑使用纳入过程管理模式。比如环境卫生档案管理工作可融入到环境卫生项目管理中，在环境卫生工作和档案工作进程中，开展环保文件的审查、整理、收集工作，在每年度年尾阶段进行文件的验收和归档，做好卫生档案质量保管工作。构建工作合同制、契约制、监理制等环境卫生档案管理的约束机制，需要移交的环境卫生档案，需要在明确其质量要求、档案时间、套数、案件材料数量等内容的前提下，按照环境卫生档案工作的“四同步”、“三纳入”方式，构建具有统一性的操作方法、管理标准等。确保管理者权责到位可在明确档案管理岗位胜任力要求时，同步操作。可将与档案管理相关的各个岗位关系明确划分出来，以此促进相关部门和机构日常良好、有效沟通。以《档案管理办法》和《档案法》为基础，重新梳理和分析各个岗位职能与要求，并使之成为相关工作者工作考评的辅助及内容。需要注意的是，管理者作为档案管理工作的决策者和专业人士，需要与之职位相匹配的专业管理理念，需要不断汲取最为先进的管理知识来提升自身管理能力，需要充分掌控新时期电子信息技术与档案管理的关联性及融合的方式、方法等，并以自身的经验、知识点为基础为档案管理工作的创新提供辅助。在以上要求下，建议事业单位结合自身的日常培训要求及人资管理的当前现状，定期提供提升相关管理人员服务意识、工作能力的专项培训活动，管理者方面还需要增加档案支配手段和掌控能力的针对性培训。以便从源头上保障事业单位档案管理工作的先进性、科学性和有序性。

（三）丰富档案管理模式，强化信息技术应用成效

新时期的档案管理可按照全面管理的操作要求，丰富数十种登记方式，登记方式的选择以操作便捷性、可实时更新信息、能全面及时掌控工作进程并快速准确找出工作中的问题为目标，在管理模式的选择中，征求相关部门的建议和意见，可尝试在信息技术的辅助下选择不同途径进行信息的分类处理和归档、保存。强化信息技术融入力度实际是为了确保所有档案的整理和汇总均能明了清晰，且与各部门的具体工作均一一对应。因此，在引入信息技术时，可结合事业单位的档案管理要求构建现代化高效的网络链，并运用计算机准确无误的掌控和编排档案，使用计算机语言为档案分类编号、入库。特殊类别的答案可按照年代、从事专业、单位机构名称或者领域差异等编号。

四、结语

综上所述，作为城市综合竞争力的代表，环境卫生直接关系到城市市民生活质量、城市形象、社会和谐等。环境卫生档案是直接反映环境卫生质量的重要组成部分，是城市筹划环保方案的客观依据，因此，为做好城市环保工作就势必需要做好环境卫生档案的管理工作。

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作者:张姝倩 单位:黑河市环境卫生管理处