信息化条件下档案管理探讨

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随着信息化时代的到来，以计算机、互联网、云存储、云计算等为代表的现代化信息技术，广泛应用于人类生活的各个领域，改变着人类传统的信息处理方式，也深刻影响着人类的生活、工作，乃至思想、思维和观念。在这种时代背景下，档案工作的各个方面自然也受到影响。

一、信息化条件下的档案工作

在信息化条件下，档案管理工作从整体到局部、从内容到形式、从软件到硬件等等，各个方面都需要做出相应的变化。例如，信息化改变了信息收集、整理、存储的方式，以前的档案都是纸质形式，档案的收集工作主要是将这些纸质的文件进行梳理、归纳、保存，以供有关部门或人员查阅，在信息化条件下，不仅包括纸质形式的档案，还包括大量数字化形式的档案，并且，为了实现档案工作的信息化，还需要将纸质形式的档案，转变为数字形式，这使得档案从收集到存储的整个过程都发生了变化。不难发现，以往档案工作的思维和方式，已经难以完全适应信息化形式下的档案工作。可以说，信息化时代的到来，对档案工作来说，既是机遇，也是挑战。一方面，信息化手段的应用，给档案工作带来了很多便捷，在很大程度上简化了档案工作的流程；另一方面，信息化的应用，也给档案工作提出了新要求，需要档案工作人员革新观念、创新技术，以更好地做好档案管理与服务工作。

二、信息化条件下档案管理与服务创新的策略

（一）革新档案管理与服务观念

观念是行动的先导。在信息化条件下，无论从事档案管理工作还是档案服务工作，都应该结合信息化这一时代背景，重新审视工作的内容、方式等各个方面，除旧立新，改变传统观念。在档案管理方面，要改变对“档案”的认识，在档案的收集、整理、存储等方面，需要革新工作思路，认识到如今的档案管理工作正在逐渐向无纸化办公转变。以往的档案绝大部分都是纸质形式，现在的档案则越来越多是电子形式，除了文字内容的档案，图片、视频等形式的档案也越来越多。如今，档案从收集到梳理到归类到存储，大多都需要通过计算机、互联网来操作，可以说，档案管理方式已经发生了颠覆性的变化。在档案服务方面，观念也需要改变。为相关工作人员、公众提供档案服务，是档案工作的重要内容。但由于以往档案收集、整理、查阅等方面存在较大难度，档案服务的实效不明显。在信息化时代，档案的收集和查阅更加便捷，公众对档案的认识也发生了很大变化，档案查询需求普遍提高。在这种情况下，档案工作人员应该积极转变观念，改变以往被动甚至惰性化的服务观念，积极主动地做好档案整理、分类、提供等工作，满足人们的相关需求，提高档案服务实效。

（二）创新档案管理与服务技术

在信息化条件下，档案管理与服务方面的技术，受到了最直接的影响和改变。信息和通讯技术的变革，使档案信息的收集、整理和存储都发生了根本性变化。在档案管理方面，以往纸质化的档案收集、存储形式，将逐渐被信息化形式所代替，这就需要档案管理部门积极更新档案管理工作的软、硬件设备，创新档案管理技术，降低人力物力的消耗，提高档案管理工作效率。在档案服务方面，信息技术的应用，将使档案服务工作效率大大提高，加之人们对档案信息在认识和需求方面的改变，必然会对档案服务提出更高的要求，需要创新档案服务手段，满足社会需求。例如，将大数据技术应用于档案服务网络系统中，通过收集和分析用户查询档案的特点和偏好，改善服务系统，在档案归类、存档等方面，依据用户的偏好，做出相应修改，以便于用户查询、提取档案信息，提高服务效果。

（三）健全档案管理与服务队伍

虽然，信息技术的应用深深改变了档案工作的内容和形式，但无论是过去还是现在，以及可预见的未来，“人”始终是档案工作中不可或缺的重要因素。因此，培养适应信息化时代的工作人员，建立健全档案工作队伍，是创新档案管理与服务工作中不可忽视的重要内容。例如，完善原有档案工作人员的职业培训制度，使他们充分认识信息化条件下，档案工作面临的变化，提高他们的信息技术素养，以适应现代化的档案管理和服务工作；健全档案工作队伍，配备具有较高信息技术水平的工作人员，为档案工作中软、硬件设备的更新，以及网络环境下档案信息安全等工作，提供必要的人才支持。

三、信息化条件下档案工作应注意的问题

技术革新迅速且广泛，是现代社会的突出特点之一。在这种形势下，任何行业和工作都不可能再像以往那样几年甚至几十年平静无波、毫无变化，一项小小的技术革新，就可能在极短的时间内改变一种工作的内容和形势。对档案管理和服务工作来说，需要注意以下问题，才能更好地应对这种迅速变化的新形势，积极创新，提高工作实效。首先，应做到与时俱进。如今，技术是档案管理和服务工作中起重要作用的因素之一，因此，关注技术领域的发展和变化，做到与时俱进，积极跟随技术发展潮流，判断技术发展动向，才能保证档案管理和服务工作不断突破、创新。其次，应做到以人为本。无论是从档案收集、管理等工作的角度看，还是从用户的角度看，“人”都是档案工作中的重要主体，因此，档案管理和服务的创新，要始终做到以人为本，任何创新都应该以“人”的基本情况和需求为着眼点，如此，才能保证档案管理和服务切实有效。总之，在新形势下，档案管理和服务创新，应该充分把握信息化时代的特点，了解信息化时代给档案工作带来的机遇和挑战，积极转变工作理念、创新工作方式，如此，才能有效应对时代变化，推动档案管理和服务工作健康、有效进行。

参考文献：

[1]丁春华.信息化条件下如何提高档案管理水平[J].办公室业务,2016(03):50.

【作者简介】李琼，单位：中共文水县纪律检查委员会文水县监察委员会。