企事业单位档案管理探究

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目前我国处于现代化的信息社会，我国的事业单位为了不落后发展，自然需要将大数据和网络技术引进档案管理中，努力把事业单位中，档案管理传递信息缓慢，问题描述不够详细确切的情况，将工作效率和工作质量提高和保障起来。当前的社会发展中，信息化已经和我们的生活不可分割，所以事业单位从事档案管理的工作人员和管理部门想要将档案管理的质量和效率保障起来，就必然要运用到现代化的技术。

一、现代技术在公共机构的档案管理中应用

（一）现代技术在档案检索和目录中的应用

在当前信息化的现代社会中，许多从事档案管理工作的人员在处理档案和文件的方法已经有了相当大的改变，从传统的手写方式转变成通过计算机将信息输入和打印成册。这说明我国对于事业单位档案管理的操作模式和方法一直都在不断探索，同时，许多专业的软件开发人员也开始重视到这个方面，目前已经有许多关于档案管理的相关软件在市场上慢慢被普及和推广了，这类软件主要是通过档案的目录和档案类别做出系统地科学的分类，通过这种方法，可以让我们只输入关键词就能检索到需要的档案内容，这样也能大大提高档案管理的规范性。

（二）将现代技术辅助应用于档案管理

当前我国事业单位的档案都具有基数较大，分类复杂的特点，所以实现规范的档案管理变得相当困难。工作人员在档案管理要进行文件归类和整理的时候，必须要有辅助工作的参与。在处理某些公共机构的档案时，需要将庞大的数据库和资料信息进一步处理，包括将档案资料再次筛选，方便后续的工作处理。整个档案管理的工作中，如果采用了现代化的技术处理数量庞大的档案，那么这些数据和资料信息通过科学系统的整理之后，就能提高工作人员辅助业务的工作效率，减轻工作人员的工作负担，而且对于一些档案资料的借用和查阅需要有细致和确切的管理统计，这些都能对公共机构的档案管理工作带来非常多的便利条件。

（三）现代化技术在档案管理中的实际应用

当代的科学技术发展迅猛，经济发展日益增进，所以，在工作人员进行事业单位档案库房管理时，可以通过计算机信息技术的运用，将该单位的实际情况结合公共机构的档案管理，把管理过程中必须用到的设备和计算机信息技术发挥最高效用，最终将档案管理的安全性进一步提高。

二、存在的问题

当前的技术虽然得到迅速发展，但是现代化方式的信息档案管理在实际运用中还存在不少问题。首先，在档案管理工作中，我国事业单位并没有出具相关的制度规范，我国有各种事业单位，处理的数据量也十分庞大，在这个时代背景下。不同的事业单位对档案管理都提出了不同的要求，从具体操作的分类标准、档案分类所用的格式、存放年限的存储等都有不同。这样导致我国事业单位的档案管理不能通过某一种制度规范进行操作。其次，处理档案管理的工作人员专业性不强。在很多事业单位中，负责档案管理的工作人员对于以往的归类和管理方式都已经固化了，短时间内也不能拥有相应的技术处理水平，这些对于开展事业单位现代化方式管理都造成了阻碍。最后，在开展现代化技术档案管理时，事业单位没有投入相应的资金。许多事业单位为了能节约档案管理的成本，所以不会配备太多管理档案管理当中需要的设备，而中国的技术发展又不断提高了事业单位对于档案管理的效率，两者之间的矛盾导致了现代化管理的发展受到限制。

三、合理应用事业单位档案管理的现代化方式

要将事业单位的档案管理水平有效提高，必须要将监督管控措施实现科学系统化，将事业单位档案管理的现代化方式落到实处，以达到信息化发展的建设目标。

（一）转变档案管理理念。在当前事业单位档案管理的现代化方式中，还普遍存在着对于网络化技术管理体系不够重视的情况，这种现象需要有关部门采取更加有效的措施和机制去加速有关人员的思想转变。在改变管理理念的时候，还要保障现代化的档案管理方式在实际运用中能够落实，特别是在事业单位档案管理当中，将这种现代化的管理理念和当今时代的发展结合起来，完善和增添新的管理模式和标准，把事业单位的档案管理及分析问题做到标准化管理，保障现代化档案管理能实行自动化操作，全面提高事业单位档案管理的效率。

（二）档案管理统一化。将事业单位的档案管理借助现代化的模式构建出一套可实行的规范化标准，还有需要将整个档案管理流程通过现代化的方式做出技术方面的管理和分析，从而确定一套完备可规范操作的统一事业单位档案管理标准流程，让档案管理的工作能得到相关约束，保证档案信息的安全。进行现代化事业单位档案管理的过程中，对于发生的问题和异常情况需要做出记录和分析，并进行集中处理，要规避在档案管理的过程中发生泄漏信息或者档案管理事故。现代化的档案管理工作中，必须要维护好相关的管理流程和标准，也要注重在档案管理中实际的运用成效，从实质上将现代化的发展水平提高。结语事业单位在不停发展的过程中，将档案管理机构发展得更加完善和高效是必然的。在社会经济和科技水平日新月异的情况下，事业单位档案管理工作也必须共同发展，为了能够跟上时代的步伐，就一定要将在事业单位的档案管理工作中运用这些现代化的技术，提高事业单位档案管理的发展水平，推动我国未来的现代化建设。

参考文献：

[1]于春琳.事业单位档案管理中现代化方式与合理利用分析[J].才智,2018(19):201.

[2]吴淑娟.事业单位档案管理中现代化方式的利用探讨[J].办公室业务,2018(13):86.

[3]庞洪波.分析事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].办公室业务,2018(09):78.

作者:郑太敏 单位:河北省福利彩票发行管理中心