协同创新视域下企业数字档案管理研究

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一、引言

协同论是德国学者Haken于1971年提出的，是指系统中各子系统的相互协调、合作或同步的联合作用及集体行为，产生1+1＞2的协同效应。[2]协同创新理论是在协同理论基础上的进一步发展，是协同理论向创新领域应用的结果。浙江大学的陈劲、杨银娟等学者认为协同创新是科技创新的新范式，其关键是形成以大学、企业、研究机构为核心要素，以政府、金融机构、中介组织、创新平台、非营利性组织等为辅助要素的多元主体协同互动的网络创新模式，通过知识创造主体和技术创新主体间的深入合作和资源整合，产生系统叠加的非线性效用。[3]在信息技术不断发展的背景下，档案管理工作也加快了信息化建设步伐。以协同创新理念为指导，有利于整合互补性资源、融合多元建设主体，搭建协同创新平台，促进企业数字档案室建设。按照研究主题，档案协同发展创新的研究成果分为两类，一类是针对档案协同发展创新主体的研究；另一类是针对档案协同发展创新内容的研究，主要包括档案信息资源开发、档案利用服务等方面的协同合作研究。第一是针对档案协同主体的研究。档案信息资源共建的主体是指档案信息资源共建中的利益主体，包括档案机构、档案专家、社会公众和其他相关部门。[4]电子档案“单套制”管理的管理主体应由多元化的政府主体、业务主体、管理主体、技术主体构成，并构建出了协同主体、功能、动力和目标的四维协同关系网络。[5]第二是针对档案协同发展创新内容的研究。在档案信息资源开发方面，档案联合开发有一定的理论和政策依据，国内外已有档案联合开发的成功案例，故档案联合开发具有一定的可行性。[6]档案信息资源开发合作过程中应遵循共建共享、信任互助、平等互利、成本优先的原则。[7]建立管理协同、资源协同、技术协同、利益协同和主体协同的区域档案信息资源共建共享的协同机制。[8]在档案利用服务方面，构建民生档案协同服务机制的路径，将政策体系建设、多元资源体系建设、技术、资金以及人才支撑作为构建民生档案协同服务机制的保障条件。[9]通过构建档案协同利用服务平台，有利于服务于科技创新工作，促进科技事业发展。[10]总体来说，已有的档案协同发展研究内容覆盖面较广，学者们在档案发展协同创新主体、内容、意义等方面均有一定的共识，但档案协同发展创新的研究主题多较为宏大，虽然面面俱到却不够深入，缺少对具体行业、数字档案室建设协同创新的研究。

二、构建多元化建设主体

企业数字档案室建设主体要素分为核心要素和辅助要素。具体而言包括两方面：一是参与建设的主体要素是多元而非单一；二是各个主体要素的地位和作用各不相同。

(一)企业数字档案室建设的核心部门

1.档案管理部门的核心地位

协同创新视域下企业数字档案室建设研究与其他部门相比，企业档案管理部门长期以来在幕后默默奉献，但在企业各项管理经营活动中却通常处于边缘化地位。随着国家信息化战略的逐步深入推进，传统企业档案管理工作面临数字化转型升级的时代任务，档案管理部门只有加快信息化进程，才能为企业发展提供有力的支撑。在数字档案室建设过程中，企业档案管理部门应秉持舍我其谁的精神，解放思想、与时俱进，从幕后走到台前，承担起数字档案室建设的核心任务。

2.档案管理部门的主导作用

在企业数字档案室建设过程中，档案管理部门应做企业数字档案室建设的主导者。档案管理工作是档案管理部门的主责主业，其核心工作围绕档案管理工作展开。档案管理部门是数字档案室的管理者、建设者、使用者和维护者，数字档案室建设为档案管理部门开展档案管理工作提供了便利的手段和工具。档案管理部门应牵头组织数字档案室建设项目各环节的工作，负责协调多方、总览全局。领导层在数字档案室建设顶层设计中应充分考虑档案管理部门的主导作用，赋予其管理职能，保证数字档案室建设、运行、管理、维护的顺利实施。

(二)企业数字档案室建设的辅助部门

1.信息化部门

企业信息化部门在数字档案室建设过程中的主要任务分为两个方面：一是提供信息化环境保障；二是提供信息技术支持。在信息化环境保障方面，应为企业数字档案室建设配备基本的软硬件基础设施。在软件方面，需构建网络、服务器等基本设施及安全防护策略等；在硬件方面，需要有符合数字档案室建设需求的机房、计算机、存储等硬件设备。在提供信息技术支持方面，信息化部门应发挥其信息化人才、技术的优势，弥补档案管理部门信息化人才、技术缺乏的困境，通过协同配合，让技术在企业内部流动，最大程度发挥人才的作用。

2.业务部门

第一，业务部门的前端控制。在企业数字档案室电子档案归档过程中，需要企业各业务部门做好预归档的准备工作，如对待归档的电子文件进行规范的著录，归档审核部门对归档文件材料的完整性、真实性、可用性和安全性进行严格把关等，由此实现电子档案前端流程的规范化管理。第二，企业业务部门的需求调研。企业数字档案室建设应立足于用户需求，对各类用户群体进行需求调研。企业业务部门直接面向基层用户开展工作，与用户联系紧密，最能把握用户的档案利用需求，应配合档案管理部门做好需求调研，最大限度地提高用户参与度。此外，业务部门参与数字档案室管理流程、规章制度的制定，可以有效地避免由于信息差导致的管理流程冲突、规章制度不合理性等问题发生，为提高数字档案室建设科学决策提供帮助。

3.外包机构

企业数字档案室建设的一个重要方面就是对传统纸质档案的数字化加工工作。纸质档案的数字化加工不仅工作量大、耗费时间也较长；且受企业档案管理部门人员有限、数字化加工需要采购的扫描仪等设备价格较高等因素的影响，一般企业往往对开展数字档案室建设心有余而力不足。与外包机构进行合作，将这些简单性、重复性、耗时较长的工作承包给档案数字化外包公司，可以节省数字档案室建设的开支，加快建设进度。

三、构建企业数字档案室建设协同创新机制

构建企业数字档案室建设协同创新机制应遵循统筹规划、共建共赢、协同一致的原则。在多元化协同创新主体内部之间实现资源优化配置，信息和技术的共享。

(一)搭建协同创新平台

1.做好顶层设计

数字档案室建设各个创新主体的需求和角度各不相同，如果每个主体都最大化追求个体利益，就可能导致群体利益的最小化，造成零和博弈。因此企业领导层应从全局出发，兼顾各方利益，从整体视角做好顶层设计，加强宏观引导和制度建设、统筹安排，实现帕累托改善与最优。此外，企业领导层在顶层设计中还应综合考虑各种条件、各方面的影响因素，如建设需求度和价值，是否具备资金支持与人才条件、技术条件、保障资源，建设计划是否具备可实施性、可操作性等。

2.做好宣传引导

根据协同创新主体的多元性特征，对于核心业务非档案管理的部门而言，数字档案室建设与其核心业务的直接关联性不强，不能认识到数字档案室建设的重要性、紧迫性。因此要充分调动并发挥其积极性、主动性和创造性，除了自上而下的硬性要求这种被动因素之外，更应侧重于唤醒其主动意识，使他们意识到数字档案室建设对于满足各部门档案利用需求、促进企业整体发展的重要性。如对于信息化部门而言，数字档案室建成后将提高企业信息化整体水平；对于业务部门而言，数字档案室建成后将极大地方便用户查询利用档案信息，更好地为企业业务发展提供支撑。

(二)构建管控机制

1.风险管控

一方面档案网络化管理可能会增加档案信息泄露的风险。另一方面企业纸质档案数字化加工外包也存在潜在的安全风险。针对建设过程中存在的潜在风险，可以通过以下几种方式进行预防和管控。第一是完善数字档案室建设制度、标准，确定风险防范要点与风险防范措施，编制安全风险控制手册，禁止可能造成档案信息泄露的行为发生。第二是选择有保密资质的档案数字化外包公司合作，与其签订保密协议。第三是通过保密、安全等培训，提高数字档案室各建设主体的风险防范意识。第四是加强技术管控和硬件设施配备，涉密单位可在数字化加工场所安装摄像头实时监控。

2.组织管控

第一，组织架构管控。一方面要加强制度、标准体系建设，规范档案数字化加工流程、数字档案室运行、维护管理规定，制定合理的电子档案借阅流程；另一方面企业应成立数字档案室建设领导小组和实施小组，人员职责明确，分工细化。第二，组织功能管控。一方面要明确企业数字档案室建设实施主体、责任主体、协同配合主体；另一方面要明确建设人员岗位职责、定期进行节点考核。

(三)建立资源共享机制

1.信息资源共享

信息资源共享可以帮助企业实现信息资源配置最优化、最大化挖掘信息资源价值。企业数字档案室建设实现信息资源共享，主要表现为档案管理部门与企业业务部门之间的信息资源共享。一方面档案管理部门在数字档案室建成后，与业务部门共享档案信息资源，为业务部门打破时空限制利用档案创造条件，从而提高档案利用效率、提升档案供给侧服务水平；另一方面企业业务部门为档案管理部门提供需求侧调研信息，为档案管理部门科学决策提供参考。

2.人才、技术共享

在企业数字档案室建设的多元化主体中，信息化部门具备信息化人才、技术优势。信息化部门应成立技术顾问小组，在数字档案室建设立项申请、方案评审、建设规划及实施、运维、使用过程中给予技术支持。应适当放宽相关技术人员的工作权限，增加各部门之间的流动性。同时，建立健全奖励机制，增强其协同创新积极性。

3.基础设施共享

数字档案室建设需要的软硬件基础设施耗资较大，如符合国家规定的机房、服务器、数据存储设备、网络传输设备、档案数字化加工设备等。借助企业已有的信息化基础设施，共享网络、系统软件安全体系，既能节约数字档案室建设成本，又可以加快建设进度。档案外包公司通常自带高拍仪、扫描仪等数字化加工设备，可以借助档案外包公司进行档案数字化加工，节省设备采购成本。

(四)建立评价反馈机制

1.评价机制

建立科学、有效的考核评价机制是推动数字档案室建设的外部动力之一。同时，也有利于将建设目标落到实处，避免形式主义。构建数字档案室建设评价指标体系，将是否满足利用者需求作为评价标准，通过对建设成果进行评价，可以反映数字档案室的建设是否能满足业务部门需求，是否达成预期效果。

2.反馈机制

反馈机制是一种纠错补偿机制，也是数字档案室建设持续性改进的动力来源，可以帮助档案管理部门、系统运维部门及时发现问题。通过建设畅通的反馈渠道，对反馈的问题及时整改，可以不断优化和完善系统功能，增强数字档案室的实用性，提高用户满意度。

四、结语

在企业数字档案室建设的浪潮中，构建多元化建设主体、搭建协同创新平台有利于促进创新资源和要素的汇聚、释放创新要素活力,为企业数字档案室建设提供信息资源、技术、人才、设备等支持，有利于企业档案工作转型升级、提质增效与创新发展，为企业各项事业的高质量发展提供有力支撑。

参考文献：

[1]AnsoffH.CorporateStrategy,RevisedEdition［M].NewYork：McGraw－HillBookCompany，1987：35－83

[2]何郁冰.产学研协同创新的理论模式[J].科学学研究，2012，30(2)：165-174

[3]陈劲，阳银娟.协同创新的理论基础与内涵[J].科学学研究，2012，30(2)：161-164

作者:各玉杰