事业单位档案管理信息化建设研讨

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在事业单位中，档案管理是一项较为烦琐的工作，以往需要投入大量人力和物力才能完成档案信息的搜集、整理等，不仅耗费时间，还会影响工作效率。现在依靠信息技术的支持，档案管理信息化建设工作正逐步在事业单位中开展，有效改善事业单位档案管理工作中的不足之处。

一、事业单位档案管理信息化建设的重要性

事业单位指的是国家为了社会公益目的，由国家机关或者其他组织举办的，负责教育、文化、科技等活动的一种社会服务组织。由此看来，事业单位的工作范围比较广泛，因此档案管理工作相对繁重。在信息技术飞速发展的背景下，作为服务于社会的公益组织，推动档案管理信息化建设已然成为一种趋势。而且信息技术具有传播消息速度快、传播量大等优势，将其与事业单位档案管理工作相结合，可以带来很多益处。

1.有利于提高档案管理人员综合素养

在过去的事业单位中，开展档案管理工作时，通常是凭借老员工的工作经验，不仅缺乏科学、规范的管理依据，还容易出现很多失误，不利于保质保量完成档案管理工作任务。随着信息技术的飞速发展，为事业单位档案管理信息化建设工作提供了方便，同时也对档案管理人员的综合素养提出更高要求。如果档案管理人员继续运用传统的管理方式开展工作，必然会影响整体工作进度，所以，在事业单位档案管理信息化建设视角下，能有效提高员工的综合素养水平。首先，档案管理人员应该熟练掌握档案资料的收集、整理、分类、归档等工作流程，过去需要花费很多时间进行人工整理，完成档案管理信息化建设之后，档案管理人员可以在电脑上完成对档案信息的筛选、整合等任务，整体缩短档案管理工作时间。随着时间推移，档案管理人员对信息技术的应用会更加熟练，这样信息技术就能成为其工作的辅助工具，对提高工作效率和质量也有积极意义。其次，在事业单位引进信息技术之后，无形中会给档案管理人员的思想和心理带来一定挑战，有助于激发员工的自我提升意识，从而主动学习关于信息技术的各种技能，改进工作中的不足之处，一旦员工的自我提升意识有所增强，还会带动创新能力、理解能力等提高，使员工的综合素养水平不断进步。

2.有利于提高服务工作质量

在事业单位传统的档案管理工作中，纸质材料比较多，随着时间流逝，纸质材料容易出现损坏、丢失等问题，需要档案管理人员定期进行维护等工作，工作量庞大，维护成本也比较高。重要的是会在不同程度上影响工作进展，事业单位作为一种社会公益性组织，应该为群众做好服务工作，如果档案管理工作流程存在问题，很有可能会影响服务工作地的正常开展。实践表明，在事业单位档案管理工作中引入信息技术，可以让档案管理工作变得不再复杂，也不需要投入大量成本对档案资料进行保护，这样，事业单位就能有更多精力为人民群众做好服务工作。因为借助信息技术，可以将纸质档案资料转变为电子文档，管理人员只需在电脑上建立电子网络平台，把档案内容录入即可，既方便存储，还便于查找、管理，不用担忧资料损坏的问题。如果群众有需要，档案管理人员只要在网页上输入关键词进行检索，就能及时找到想要的资料内容，大大提升了办公效率。比如，当某个书法爱好组织想要举办书法比赛活动时，有时会向当地的文化事业单位寻求帮助，以获得合理、完善的活动组织方法，档案管理人员就可以借助信息技术及时调取当地往年的文化活动资料，给他们提供一些可行性建议，有效增强民众对事业单位服务工作的满意度。

3.有利于构建完善的档案资料共享体系

为更好地服务人民群众，促进和谐社会建设，承担不同工作职责的事业单位之间应该积极构建信息共享体系，保障各种社会性工作稳步开展。但是，如果是纸质档案资料，资料共享体系是很难建立起来的，因为来回传递纸质材料比较麻烦，会在很大程度上影响工作进度，不利于各个单位之间进行及时沟通交流。信息化时代背景下，为事业单位推动档案管理信息化建设提供了方便，依靠信息技术可以将档案资料转为电子文档，假如需要和其他单位之间进行合作交流，只需要管理人员在电脑上完成资料输送即可，不仅减去很多不必要的步骤，还方便不同单位之间构建牢固的资料共享桥梁，进而让群众的日常问题可以快速得到处理。

二、事业单位档案管理信息化建设现状

随着信息技术飞速发展，其应用优势逐渐得到广泛认可，现在信息技术已经逐步渗透社会的方方面面。就事业单位而言，在服务群众和构建和谐社会的层面上发挥重要作用，当前几乎所有的事业单位已经完成档案管理信息化建设，但是取得的工作成效却参差不齐。有的事业单位能够利用信息技术为群众做好服务工作，也有不少事业单位无法充分激发信息技术的应用价值。造成这一现状的原因有很多，经过总结发现其问题主要体现在以下几个方面。

1.档案管理信息化建设没有得到足够重视

虽然很多事业单位已经紧跟时代发展步伐，将信息技术引用到单位的日常工作中，但是并没有对档案管理信息化建设活动给予高度重视。一方面，是受思想观念的影响，部分领导和管理人员的目光短浅，认为档案管理信息化建设需要耗费大量资金，会给单位带来不利影响，因此对档案管理信息化建设工作持有一定偏见，进而影响事业单位档案管理信息化建设进度，导致档案管理工作仍然需要耗费大量人力和物力，如在对档案资料进行整理时，需要很多工作人员对每个信息进行查阅、比对，不仅花费时间长，还容易出现失误，从长远角度来看，不利于档案资料发挥更大实效；另一方面，有的领导没有主动针对档案管理信息化体系制定对应的管理机制，还是继续沿用传统的档案管理机制，但是信息技术视角下，档案资料信息划分会更加细致，如果管理机制没有及时更新，可能会影响不同部门之间的交接工作，最终影响档案管理工作质量。

2.档案管理信息化建设的法律法规体系不够完善

档案管理工作不仅对事业单位来说十分重要，也对整个社会发展具有关键作用，有很多档案资料都需要加强管理和保护，对推动社会发展和进步有着良好的参考作用。据此，应该针对档案管理信息化建设出台相应的法律法规，以保证档案管理工作的实效性和安全性。但调查结果显示，许多事业单位并没有围绕档案管理信息化体系制定合理的规章制度，对档案管理人员缺少约束，部分档案管理人员有时会不按照单位的管理制度开展档案管理工作，影响档案资料发挥实质作用。如果没有提高对规章制度制定工作的重视，今后还容易出现档案资料泄露、损坏等一系列问题，所以构建完善的法律法规体系迫在眉睫。

3.档案管理人员综合素养有待提升

档案管理是事业单位重要的工作内容之一，而档案管理人员在档案管理工作中发挥着重要作用，因此提高其工作素养就能有效提高档案管理工作实效。但现阶段，很多事业单位的档案管理人员的综合素养水平参差不齐，特别是在事业单位完成档案管理信息化建设的过程中，综合素养较低的管理人员就容易出现能力不足、无法胜任工作的情况。首先，在应聘环节上没有将信息技术应用能力作为筛选标准。虽然信息技术对应聘者来说并不陌生，但是不少人运用信息技术处理档案管理工作的技能却没有完全掌握，所以在面对具体的工作任务时难免会出现失误。其次，部分事业单位容易忽略对档案管理人员定期开展培训活动，导致档案管理人员的工作理念、工作方法等相对陈旧，不能正确看待自己在档案管理工作中应该发挥的作用，习惯凭借工作经验来处理问题的情况时有发生，在很大程度上影响档案管理信息化建设进度。最后，许多事业单位针对档案管理人员制定的绩效考核标准不够合理，如对工作内容较多和工作相对轻闲的工作人员实施统一的考核标准，容易导致工作繁忙的工作人员心中有怨言，不利于在单位构建和谐的工作氛围。

三、事业单位档案管理信息化建设策略探究

研究表明，事业单位档案管理信息化建设具有重要意义，但是在具体的工作中，还存在多方面现实问题，影响信息技术发挥应用价值。事业单位应该正视这一现状，具体问题具体分析，积极寻找有效的档案管理信息化建设策略，不断提高工作效率，帮助人民群众解决更多实际问题，对建立和谐社会、促进社会实现可持续性稳定发展目标有着良好效用。

1.加强对档案管理信息化建设的关注

在事业单位中，领导对档案管理信息化建设工作的认识会在很大程度上影响其建设成效。因此，作为事业单位领导，不能对其持有偏见，应该从全面发展的角度来看待档案管理信息化建设工作，有利于有序不紊地推进档案管理信息化建设工作，并发挥其真正效用。首先，事业单位领导应该加强对档案管理信息化建设的资金投入力度，配备先进的信息设备，有助于更好更快地完善档案管理信息化建设体系。比如，计算机、打印机、扫描仪等基础设备应该及时备齐，方便档案管理人员对档案资料开展搜集、整理、打印、归类等工作。其次，领导者应该主动创新档案管理机制建设，以应对传统档案管理和信息化档案管理之间的差异，比如：重新明确管理职责、管理要求、管理范围等，让每个档案管理人员能够清楚知道地自己的工作职责，当发生工作失误时，也方便及时找到责任人，使档案管理信息化模式的应用价值充分体现出来，促进档案管理工作效率大幅提升。

2.积极推动规章制度的制定

信息化环境下，公众接收各类信息的渠道趋于多元化，特别是在信息技术的帮助下，公众可以实现随时随地接收信息的自由。但是如果没有对个人信息加强保护，则容易出现信息泄露的问题，甚至对个人财产安全造成威胁。对事业单位来说亦是如此，档案管理人员承担着保护档案资料的重任，除了要提高档案管理人员的信息技术应用能力之外，事业单位还应该制定规章制度来约束其个人行为，避免有些管理人员利用工作便利窃取重要信息。据此，领导者可以根据单位实际情况以及档案管理工作内容，制定管理制度，旨在提高管理人员的自我约束和互相监督意识，确保档案信息能够安全传递，将档案资料泄露的可能性降到最低。

3.提高档案管理人员的工作素养

由于档案管理是事业单位重要的工作内容之一，所以，从单位领导到基层档案管理人员都不能抱有懈怠之心，必须全力推进档案管理信息化建设，以加强对档案资料的保护，充分激发档案资料的应用价值。一方面，事业单位在制定档案管理人员招聘计划时，应该把信息技术应用技能作为考核标准之一，从源头上筛选一些优秀的档案管理人才，既要有良好的专业素养，也要对新兴信息技术有一定了解，让应聘者能够更好更快地适应工作岗位，为提高档案管理工作效率发挥自身专业价值。另一方面，对档案管理人员进行后续的培训工作是必不可少的，因为时代在不断向前发展，事业单位所处的工作环境也在发生改变，作为档案管理人员应该保持与时俱进的工作理念，在工作岗位上发光发热，特别是在档案管理信息化建设已成为发展趋势的情况下，事业单位应该就档案管理人员的信息技术应用能力开展相应的培训，及时更新档案管理人员的信息技术知识体系，提高其应用信息技术的熟练度，使其在具体的档案管理工作中能从容应对各种突发状况。此外，建立科学、公正的绩效考核制度也十分重要，不能运用形式单一的考核手段，应该根据档案管理人员的工作任务、专业水平、信息技术应用能力等实施奖惩制度，减少不公平现象，把员工的工作积极性充分调动起来，促使档案管理信息化建设取得新进展。

四、结语

综上所述，在事业单位推进档案管理信息化建设，有利于提高档案管理人员的工作素养，提高他们的自主学习意识，还可以提高为民服务的工作实效。鉴于档案管理信息化建设能够发挥很多积极的效用，事业单位应该就当前存在的员工工作素养有待提高、对信息化建设缺乏重视、相关制度体系欠缺等问题作出应对，为更好更快地落实档案管理信息化建设保驾护航。实践表明，事业单位可以通过实施加强对档案管理信息化建设的关注、完善规章制度建设体系、提高档案管理人员综合素养等举措，为档案管理信息化建设扫除障碍，切实提高档案管理工作效率，推动社会经济健康发展。

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作者:于波云 单位:烟台市残疾人事务综合服务中心