数字档案馆建设对信息服务的影响

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在这种背景下，数字档案馆建设在全国范围内得以推广，不断推动档案馆信息化管理方式的变革，真正打破了传统落后管理体制的局限。实现档案管理向数字目录和原文信息目录数字化管理发展，提倡利用现代信息技术衍生的服务方式来推动数字档案馆的建设，[1]最终构建健全的现代信息网络框架。数字档案馆对档案信息服务方式产生了很大的影响，那么摒除阻碍数字档案馆建设的消极因素是保证数字档案馆建设质量的前提。

一、数字档案馆建设对信息服务方式的影响

(一)使档案管理者的管理理念发生变化

传统观念中的档案馆主要是为了保存重要的档案资料，作为档案查询利用的机构而存在。进入新世纪以后，以互联网为代表的现代信息技术崛起，社会逐步进入了信息时代，数字档案馆的诞生明显改变了人们的观念，开始重新对档案馆的存在做出评价。首先，数字档案馆包含大量的档案信息资源，已经成为知识信息时代可利用的基础资源，在自动化、信息化网络环境中，数字档案馆带有知识经济因素含义，成为知识经济信息时代的可利用资源。其次，数字档案馆在一定程度上具备传播中华文化、扩大中国影响力的功能。利用数字档案馆固有的信息优势，将馆藏档案信息资源翻译成多种语言文字，传播中国悠久的文明史，作为宣传中国历史文化的物质载体，数字档案馆发挥了不可替代的作用。再次，数字档案馆支持决策、管理和政务公开等多种功能模式，为制定国家战略提供优势服务。从信息的完整性、可靠性和快速性综合分析其优势功能，逐渐成为领导机构决策和信息公开的利用工具之一。最后，数字档案馆作为科学研究和知识宣传的有力工具，可以从信息化的角度提高档案利用效率。数字档案馆因其具有的信息传播的便捷性、精准性和系统性等优点，被认为是科研和知识普及的工具。从整个社会大环境来看，数字档案馆的建设极大地丰富了档案管理和信息服务的方式。

(二)对档案馆基础设施建设及档案管理体系建设提出新要求

数字档案馆集合了网络运行环境和信息元数据等多种优势，直接决定了经济实力是数字档案馆建设必不可少的强大动力，要以健全的硬件设施提供根本保障。数字档案馆需要对以往以保存纸质档案为主的档案馆进行系统升级和设备更新；同时改变传统的档案服务体系，要求在档案接收、保管和利用等各环节中实现服务方式的变革。所有环节的业务工作都应该体现在数字档案馆信息体系建设中，成为档案数字化建设的核心内容。[2]数字档案馆要根据自身业务开展中的各种需求来研发有效的应用系统，同时适应在不同的网络架构中运行，使其发挥最大的效用。档案信息管理系统的设计开发服务，最大的效用就是优化改进传统档案工作中的程序化的管理项目。在日常工作中，数字档案馆利用现代信息技术，根据自身现有信息资源对外呈现出3D视觉效果体验，丰富信息服务的方式和类型，利用网络对不同地区的档案信息资源实行有效管理。

(三)对数字档案馆的信息服务方式和信息资源保护提出了更高的要求

首先，数字档案馆的主要功能是面向全社会提供优质服务，对服务领导决策和服务社会信息查询等方面都提出了更加明确的要求。一方面，档案馆主体发生了变化。以往管理者是档案馆的中心，并且仅仅重视对档案的存储和保管，长期忽视了利用环节，然而数字档案馆建设的目的是围绕利用者展开服务。另一方面，服务的内容和形式变得多样化和具体化。数字档案馆是在信息网络的发展中延伸出来的，处于相对开放的环境，呈现的信息服务内容和形式都富有新颖性，数字档案馆的信息和载体类型都得到极大的丰富。此外，数字档案馆更多的是借助信息技术来实现整个馆内工作的高效运行，档案存储模式发生了变化，[3]信息服务是首要考虑的因素，提供智能化的信息检索方式和现代化的服务内容才是数字档案馆所需要的。

二、利用数字档案馆健全档案信息服务方式的策略

(一)创新服务观念，适应新时期数字档案馆的转变

首先是思想观念的创新。数字档案馆是档案工作的发展趋势和方向。在信息时代背景下，我们要顺应潮流，创新服务观念，树立新的管理理念。一是数字档案馆建设是电子政务开展的客观要求。电子政务已经逐渐成为行政办公不可或缺的平台，发挥着越来越重要的作用。数字档案馆建设作为电子政务的重要组成部分，在管理中需要将馆藏档案转变成网络平台信息资源，为社会公众查询档案信息资源提供服务。二是数字档案馆建设是国家在信息化建设中提出的重要举措，从规划的目标来看要为档案事业的发展做出贡献。三是数字档案馆建设占据政务信息资源的重要地位，成为必不可少的手段。数字档案馆建设可以有效提高档案服务质量和效率，对电子政务平台建设发挥积极的作用；借助服务方式加强对电子政务系统中各类档案资源的整合，利用信息化技术手段实行统一利用和管理。四是节约行政工作管理成本。数字化档案服务方式成为主流，无纸化办公和管理模式已成为未来行政办公的方向，可以为降低国家不可再生资源成本提供良好的前景。

(二)不断完善数字档案馆信息资源应用管理系统

数字档案馆借助应用管理系统对内在的档案信息资源进行提取和利用，应从标准化、规范化的原则和理念出发构建数字档案馆信息资源管理系统。首先是统一标准体系。要充分结合数字档案馆建设实际，建立各领域的标准体系，充分调动各方面的资源。结合国家及本地区有关的数字档案馆建设标准体系的要求，最终形成符合实际需求的标准体系。[4]其次是硬件装备和软件应用系统都要结合现有的计算机设备，利用各类必要的系统服务设备，完成国家标准规定下的机房改造工作。软件应用系统应占据数字档案馆建设的中心地位，数字档案馆建设的重点环节涉及档案信息的采集系统、档案资源管理系统和档案资源利用系统。要针对社会各领域分散流失的档案资源，组织档案文献征集活动，以充实数字档案馆的馆藏资源，不断增加非数字化档案信息资源的形式；在档案利用系统中依靠身份认证等技术手段，提高档案信息资源的利用效率。最后是档案安全体系的建设。安全体系建设是数字档案馆建设的重要内容，要防止馆藏档案中的涉密档案信息发生安全隐患问题，应通过物理隔离的方法，避免各种设备和数据遭受破坏和窃取。

(三)不断提高数字档案馆管理人员的综合素养

由于传统档案馆管理人员的主要职责就是收集和保存档案，防止档案的丢失，因此档案管理人员面对数字档案馆建设中新增加的各类服务职能往往感到不适应，无法有效地发挥自身的作用。因此应重视档案管理人员业务能力的培养，全面提升数字档案馆档案管理人员的综合素养。由于数字档案馆新增加的许多职能都没有经验可以借鉴，因此档案管理人员不仅要具备档案管理专业知识，同时还要努力掌握计算机技术和网络信息技术相关知识。[5]此外，档案管理人员还要不断适应新形势，探索利用新理论、新技术、新方法和新手段，不断提高数字档案馆的信息化管理水平和服务水平，最大程度实现从档案管理到经验管理再到高科技管理的转变，真正实现档案信息资源服方式的转变。

三、数字档案馆信息服务模式的创新

基于大数据时代数字档案馆信息服务模式的不断创新，能够为用户提供更加先进的知识服务和创造性成果，推动全新信息服务模式的出现。数字档案馆功能的实现需要依靠网络环境，存在于相对开放的空间内。当前主要的信息服务模式为集成服务模式、个性化服务、小众化服务和知识服务模式。例如：在实际应用中，用户占据数字化信息利用的主体地位，强调个性化的独特需求。要保障公众对社会事务的知情权，利用数字档案馆推动政府工作的公开透明，让档案馆内部数据信息流动起来，建成新时代环境下的智慧城市。综上所述，现代社会数据信息的更新速度不断加快，数字档案馆建设也在不断推进。要最大程度地实现数字档案馆对于信息服务的积极推动作用，首先要转变观念，提高全社会的重视程度。数字档案馆建设目前仍然处于探索阶段，没有积累成熟的经验可以借鉴，需要不断完善人才培养、技术和政策支持等多方面条件，以适应新时代的新要求，促进国家数字档案管理体系的健康稳定发展。

参考文献：

[1]张云，张翠翠.建设数字档案馆对档案管理体制的影响及策略[J].黑龙江档案，2016(2)

[2]孙鹏.浅谈数字档案馆建设对档案管理体制的影响及对策[J].卷宗，2017(21)

[3]路江丽.数字档案馆建设对档案管理体制的影响分析[J].卷宗，2017，7(1)

[4]刘熙桥.高校数字化档案馆建设中存在的问题及改进策略探析[J].中国管理信息化，2017(18)：163-164

[5]刘玲玲.数字档案馆建设对档案信息服务的影响及对策[J].卷宗，2016(4)

作者:郝慧赟