高校档案管理工作探讨

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐一篇高校档案管理工作探讨范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

高校档案管理工作探讨篇1

近年来，网络信息技术发展迅速，信息网络共享技术与智能化运行模块技术的研发，为高校档案管理工作带来机遇和挑战。在高校传统的档案管理工作中，遇到最多的就是信息储存问题，此时，可充分利用信息技术提升档案管理工作效率和信息存储量。通过构建属于院校自己的数据库，利用网络技术对储存信息进行分类，提高存储空间的利用率。基于高校档案管理实际，信息技术的应用对高校管理工作改革发展具有积极影响。结合高校档案管理的特点，加强落实信息技术，不仅切实维护档案资料的安全性和真实性，同时也促使管理人员的专业素质得以提升。因此，加强对信息技术的使用，是高校档案管理的重要选择。基于这一特点，在高校档案管理中，应探讨信息技术对管理工作的影响和具体应用，为开展高校的管理工作提供支持。

1信息技术对高校档案管理的影响

1.1提升工作人员的信息技术管理水平

随着信息时代的到来，许多新兴智能化技术手段层出不穷，传统的高校档案管理工作已“改头换面”。基于对各大高校档案管理工作开展的了解，对信息技术的使用比较普遍，充分认识到信息技术在档案管理工作中的价值。通过对信息技术的使用，极大地节省档案管理工作对人力和物力的消耗，同时管理效率和管理质量得到切实的保障[1]。第一，高校通过良好使用信息技术于档案管理工作，使得传统形式下的纸质档案被替代，更多地体现为电子档案。当管理人员有查阅资料的需求时，不必花费过多的精力去一一调取，只需登录电子档案平台，就可随时、随地地查阅相关资料，工作人员的管理效率得到极大的提升，档案的安全性和完整性得以良好维护；第二，档案编辑的时间也极大地缩短。通过对信息技术的良好运用，档案管理工作流程得到相应的简化，在计算机系统基础上，相关人员就可对档案信息进行修改、增加或删减的操作，工作效率得到极大的提高，管理成本也得以相应降低；第三，检索的效率和有效性得到相应地提升。将信息技术良好地落实在高校档案管理工作中，管理人员只需在信息库的搜索栏上输入关键词，与之相关的信息都会跳出来，管理人员能快速且精准地找到自己想要查找的内容，检索时间被极大地缩短，同时没有归还这一步骤，工作效率和质量得到切实的提升。

1.2推动档案资源的公开共享

在传统档案管理工作情况下，学生对自己档案信息内容一无所知，不具备查阅和修改档案信息的能力。这种情况下，即便档案信息出现错误，学生也无法及时得知并作出修改，从而档案信息的有效性无法得到保障。而通过将信息技术良好落实到档案管理工作中，促使档案管理工作的公开、共享得到进一步强化。高校普遍都具有自己的档案数据库，管理人员在上面完善电子档案的建立，从而为学生查询自己档案信息提供一个很好的平台，学生对自己的档案信息进行相应的检查，能及时地发现其中存在的错误，与管理人员进行沟通，促使问题得到良好的解决。由此，管理人员能对管理平台实现更为有效的管理，确保档案管理的有效性和真实性[2]。

2信息技术在高校档案管理中的应用策略

2.1提高信息化档案管理的重视

首先，高校对档案管理应具备正确的发展意识，明确其改革发展的方向，同教育、科研同步推进。在有效运用信息技术优化建设档案管理过程中，要求相应的资源和资金作为基础保障，这就需高校给予档案管理改革更多的支持，通过投入更多的资金，并科学规划资金的使用，同时与政府和社会进行联系，为高校档案管理改革提供更为夯实的支持；其次，以往高校档案管理工作完全由人工主导，而这种管理模式下限制管理人员的管理思维，使其管理工作固步自封、停滞不前。很多高校档案管理员并不具有相对较高的学历，这在一定程度上限制他们的思维模式和工作能力，难以快速地掌握信息技术。针对这个问题，高校管理者应强化档案管理工作人员对信息技术的了解，并清楚地认识到未来高校档案管理工作的改革趋势，树立正确的工作发展意识，积极落实信息技术。档案管理人员自身也应形成积极提升的意识，在日常闲暇时间，学习一些自己不太清楚的知识，同时对工作过程中遇到的问题，寻求其他同事的帮助，加强对相关信息技术的了解，从而确保信息技术得以良好的体现在档案管理工作中，不仅切实提升自身专业能力，同时也促使管理工作不规范的现象得到有效的缓解；最后，高校可通过人才流通，为档案管理工作带来更多新鲜的气息，定期与相关高校进行联系，在档案管理人员间建立起一座良好沟通的桥梁，推动其针对管理模式、信息化建设等相关内容开展有效的交互，促使高校档案管理信息化建设得到有序推进[3]；

2.2加强完善档案管理相关机制

首先，在优化档案管理模式时，应明确以下几个方面（详情参见图2）：第一，加强基础设施建设，这要求高校应为档案管理工作人员配置先进的信息设备。现阶段众多的高校都在致力于拓展院校规模，增加招生数量，这使档案管理工作难度和复杂度被极大地提升。为确保档案管理工作良好开展，高校吸收更多的专业管理人员，并完善相应的信息化设备，定期更新信息化系统，促使档案管理工作具有更为夯实的基础条件；第二，基于目前档案管理工作开展情况，应对管理流程进行相应的调整，从而在保障管理质量的基础上，切实提升管理效率。传统形式下的档案管理模式，其中收集文件资料的环节，会耗费管理人员很多时间，并且其中还会存在重复收集、收集错漏等问题，在信息技术支持下进行档案管理工作的改良，这一环节的无效性问题得到极大地避免；第三，加强安全权限的管理。在档案管理中良好运用信息技术时，通过将档案信息进行细化分类，将其放置在相应的归属类别中，从而保障档案信息管理的有序性；同时按相应的职位权限设置密码，当使用人想要查找相关信息时，需掌握相对应的密码，从而提升档案信息的安全性。使用者通过输入密码进行档案查看，也有效提升档案调取的效率[4]；其次，加强完善档案管理的保障体系。优化档案管理模式是基础，同样重要的是建立并完善相应的保障体系，从而推动高校档案管理信息化建设得到全面维护。具体落实方式如下：第一，进一步优化相关档案管理制度，在管理制度中对管理内容、管理工作以及管理要求进行清晰的说明；第二，档案管理在运用信息技术时，难以避免地遇到相应的问题，管理人员要加强对档案管理信息化建设的分析，对其中可能存在的问题进行深入思考，从而有针对性地完善相应的危机处理方案，促使档案管理问题得到良好的解决，推动档案管理信息化改革得以良好推进[5]；第三，建立健全相应的激励机制和考核机制，通过明确的奖惩，能极大程度上调动管理人员参与档案管理信息化建设的积极性，在考核中，对档案管理工作开展的量和质进行科学的衡量，从而客观地为管理人员评分，通过评测的结果衡量是惩处还是奖励；最后，加强安全管理制度的完善。针对档案管理工作完善的安全管理制度，主要从两个方面入手：室内档案管理和电子档案管理。对室内纸质档案管理来说，应设置全面的监控报警系统以及安全消防系统，确保管理人员能实时监控档案室的情况，同时一旦发生意外灾害，通过及时报警能促使问题得到更为快速地解决。如果在条件允许的情况下，还可建设相应的电子门禁，从而确保档案室资料的安全。经常性地进行通风和空调，确保档案室的温度和湿度维持在一个合理的范围，避免纸质档案和电子设备受潮，良好使用不受影响。针对档案室落实定期的全面性管理工作，对其线路、设备等要作出深入的分析、检查，从而避免出现安全性问题，促使纸质档案得到更为良好地保管[6]；此外，基层管理人员应积极践行自身的岗位责任，对日常巡查工作要严格完成，有效避免一些安全风险，解除档案管理危机。而对电子档案开展的安全管理，更多要依靠计算机等信息化设备。高校应加强完善校园局域网，对一些需保密的档案安放在局域网内，并为其建设相应的专项管理系统，确保得到更为安全的保护，并结合使用相应的防火墙、安全密钥等，促使档案信息的安全性和保密性得到切实地维护。而可以公开共享的档案信息将其放在广域网中，满足使用者的需求。但对需要查阅的资料内容，还要根据使用者的身份设置相应的权限，确保档案的安全性；

2.3加强信息技术的使用强度

通过将信息技术良好地落实在档案管理工作当中，使得电子档案极大程度地弥补纸质档案所具的不足。电子档案的优势主要体现在能够节省大量的空间成本，从而提升数字化管理水平，管理人员能在更短的时间查到相关信息，并且也得到切实地避免资料破损的问题、满足档案管理工作的有效性。从管理人员的角度看，无论在收集、整理还是管理环节，传统形式下的纸质档案都需耗费大量的时间在重复性和无效性的工作中，并且还难以保障工作开展的有效性。而通过加强信息技术的使用强度，优化电子档案建设工作，档案管理的质量和效率都得以实现切实地提升[7]。由此可见，高校应着力自身情况，加强对信息技术的落实，积极推动电子档案的建设工作。首先，管理人员需对档案管理工作进行充分的了解，对档案资料的服务对象以及其所有的服务需求具有清晰的认识，在此基础上，形成档案信息源的端口，信息采集工作的针对性更强。管理人员通过积极了解使用者的需求，科学地调整延伸信息化档案管理的功能，从而确保数字化档案信息库得以更为全面的覆盖；其次，高校基于健康、可持续的发展目标，应不断挖掘信息技术的使用价值，积极尝试各种先进的信息技术手段。例如，新生办理入学时，档案管理人员面临很大的工作量，需将其相关信息详细地记录，这时通过有效使用信息技术，建设相应的电子档案库，并开放电子档案库权限，让学生进入该网络平台登录并确认自己的信息，管理人员再对学生填写的信息资料作出进一步完善，从而档案记录工作得以快速地完成，极大地减轻管理人员的工作量和负担，同时也避免很多错误。完成信息档案录入后，将学生信息资料以二维码或条形码的形式呈现出来，当院校或实习单位有查询学生信息的需求时，就可对其进行扫描，管理人员无需一一调取，节省了双方的时间[8]；

2.4建立健全高校档案安全系统

大多数档案属于机密文件，网络信息技术的应用为档案管理工作人员带来一定的便捷性，同时，也存在一些安全问题，充分体现网络信息技术的双面性[9]。高校档案安全系统的构建，不仅提升管理人员的工作效率，还使电子档案信息更加完整、分类更加明确。高校为保证这些机密文件的安全，可用档案安全系统对工作人员进行管理，为其开通工作权限，并设置身份验证或脸部识别的方式提高机密档案的安全性，充分利用信息技术对文件进行保密。为防止档案丢失，管理人员可对机密档案进行备份保存，还可对计算机软件进行定期管理与更新，当有漏洞发生时，及时找技术人员修复；此外，档案管理人员还要严格遵守规章制度，对特别的机密文件需加密处理或进行24小时全天候监管以保证档案的安全性。

3结语

通过对高校档案管理的了解，在管理过程中，应用数字信息技术，对提升管理效果具有重要意义。结合当前高校档案管理实际，在管理过程中，积极推进信息技术的落实，对提升管理工作的规范性具有直接影响。因此，应立足于高校档案管理实际，深入分析信息技术的应用影响，加强信息技术的创新应用，为管理工作提供充分支持，推动现代化管理工作顺利进行，为高校稳步发展奠定基础[10]。

作者:王君 单位:湖北第二师范学院

高校档案管理工作探讨篇2

随着高校在档案管理工作中对大数据技术的引用，其档案管理工作日益呈现出信息化、现代化特征，以信息化为核心的档案管理水平得到了明显的提升，数据成为档案管理工作中一个不可或缺的生产要素。高校档案管理工作应用大数据技术，能够促进档案管理工作更加符合现代化发展特征，符合智能校园环境下高校整体发展的需求。如何让大数据技术更好地服务于高校档案管理工作的同时降低大数据技术所带来的新的风险，优化档案管理工作方式，更好地服务于高校师生，是高校现阶段需要解决的重点问题。

一、大数据与档案管理工作的联系

大数据具有数据海量、高增长率和多样化特征，其基本属性意味着大数据的引入能够帮助优化高校档案管理工作，极大地提高档案管理的效率以及提升档案工作服务能力。从档案管理的宏观上来看，这是传统档案管理工作中无法实现的，从侧面反映出，大数据技术引入高校档案管理取代传统档案管理工作是必然趋势。

二、大数据技术在高校档案管理工作中的应用

（一）利用大数据充分挖掘档案资源

高校的档案管理资料主要包括高校运行中积累的科研、管理、后勤保障以及教学等各个层面的信息，其所涵盖的信息量相当庞大。沿用传统的档案管理工作模式无法全面提取有价值的信息，甚至会导致信息遗漏。此外，高校档案信息一般还是以纸质的形式存在，在查阅时需要人为对档案进行查找，耗费的时间和精力比较多，效率低下，不利于高校档案管理工作的开展。当前，利用大数据技术可以将以往的档案资源按照其各自的特征进行分类，利用大数据的检索功能，档案管理工作者能够快速准确地获取所需要的档案资源。基于检索到的档案资源，可以通过大数据技术对其内容进行进一步的比较分析和深度挖掘，为高校提供相对准确的决策支持。大数据技术能够对档案的价值进行充分的挖掘，最大限度发挥档案资源的效用，对高校的档案管理工作有巨大的推动作用。

（二）大数据为档案管理工作提供个性化服务

在传统形式的档案查询工作体系中，档案管理工作者通常只能依据客户的信息需求提供单一的、有限的信息资源，难以为客户提供全面的档案信息查询，其工作方式较为被动。将大数据技术与档案资料查询工作相结合，档案管理工作者能够获得更多地主动性，转变以往的工作方式，利用大数据技术对复杂的信息进行识别，在极短的响应时间下为用户提供对应的信息服务，满足用户对档案信息的需求，充分发挥大数据的功能优势。大数据还可以通过对多种类型的大规模数据进行分析，在数据之间建立相应的联系，使用户所获得的相关档案信息更加迅速、准确。可以根据不同用户个体的身份资料、使用时段、下载行为等信息进行分析，以此对用户未来信息需求进行科学预测，从大量的档案数据信息中筛选出用户需要的内容，进行主动的推送和介绍，为用户提供个性化的信息服务。

（三）大数据推进高校档案信息化管理

档案信息化管理工作是高校实现档案信息一体化的核心技术手段，这一进程的实现将有利于高校档案信息的深度开发，是衡量高校档案信息化管理工作进入现代化信息发展阶段的重要标志。传统的人工档案管理弊端比较明显，不仅效率低下且造成大量的人力、物力的浪费。如今档案管理工作可以借助大数据技术对各类档案资源进行数字化建设，对大量的数据实施规范化、专业化加工、明确信息与信息之间的关联性。通过档案数字化建设，使得高校档案不再仅仅局限于某一方面的单一管理，能够实现单一信息向综合性信息的方向延伸。这有利于提高档案管理工作的效率，减少不必要的投入。因此，通过对大数据的运用，可以实现档案资源的信息化管理，在一定程度上能够克服传统作业方式的弊端。

三、大数据时代高校档案管理工作面临的挑战

（一）安全与隐私存在风险

传统的档案管理工作，档案数据主要是纸质档案，在管理中主要考虑的是自然灾害、病虫害等。在大数据背景下档案管理工作所面临的安全隐患也发生改变。利用大数据技术能够促进不同主体之间的资源进行共享，使得资源的获取变得极为便利，但同时也存在相应的技术风险，如技术漏洞引起的病毒入侵及搜索引擎的漏洞导致隐私泄露等问题。此外，随着信息技术的飞速发展，高校档案管理已经逐渐由纸质档案向电子档案方向发展。在这种信息管理的背景下，如果档案管理工作人员的安全管理意识并没有得到提高，就会导致高校档案管理工作信息泄露问题进一步恶化。结合以上分析，当前高校档案管理工作面临的安全问题主要涉及档案数据资料本身和储存数据档案信息数据载体两个部分。

（二）档案管理人才缺乏

大数据时代，高校管理呈现出信息化、网络化、专业化的特点。大力培养和引进各类专业型的人才、建设一支具备档案专业技术、互联网等新兴科技技术的档案管理队伍是高校实现档案管理信息化的前提。然而在实际工作中，部分档案管理工作者并没有随着时代的发展来弥补自身欠缺的大数据思维，造成其思想观念与大数据时代档案管理工作专业要求脱节，工作人员更多地是沿用传统的工作方式对纸质档案进行收集、整理、保管等一系列简单的工作流程。对资源数据库、网页制作、数据分析等新兴技术工作操作并不熟练。高校档案管理工作队伍的专业素养不高问题，最终会导致整个档案管理工作虽有先进设备的支撑，但仍然不能满足现代化档案服务需求。因此，大数据时代高校档案人才的缺乏是阻碍档案管理工作发展的重点问题。

（三）档案管理环节处理面临挑战

高校档案管理工作也已经稳步发展，但结合现实状况研究，大量的信息资源的存储以及分类、归档等程序之间并没有一个较好的衔接方式。首先，现代电子化档案信息数量激增，电子文件快速高效传输的方式逐渐盛行，但当前阶段对于大量电子文件的有效识别和归档并没有完全成熟，大量的数字化文档给高校档案管理的存储能力和数据分析能力带来挑战；其次，信息种类繁多且信息来源呈现多样化特点，信息的相互交互为档案管理的分类带来了一定的困难。如果对于收集到的档案资料进行合理的分类，无法确保档案信息种类的准确性，可能会引发档案信息数据的混乱，增加档案数据的复杂性。面对庞杂的信息，如果缺乏有效的信息分析工具，则会导致有的数据失去原有的价值，在档案信息输出的时候就会产生大量的无用的信息，进一步增大了高校档案管理工作难度。

（四）高校档案管理机制不完善

2020年6月，新《档案法》颁布，对新形势下高校档案管理工作规范提出了更高的要求。高校依据规定，强化对档案管理工作的认识和领导，建设规范的档案管理机构、基础设施等。但由于资金投入不足、人才匮乏、档案资源获取能力有限等原因，导致高校档案管理依旧存在着档案管理机制不健全、规章制度不够完善的问题。部分高校在档案管理治理体系中，承担档案管理主要职责的为档案管理部门，其他责任部门和二级学院对档案资料的管理相对粗放，未能履行应有的职责，导致各类档案资料的分割和管理，无法形成集群效应，降低了高校档案管理的整体效率。降低了高校整体档案管理效能。此外，高校档案管理没有竞争机制和交流机制，不利于档案管理工作质量的提升，难以推动高校档案管理工作现代化建设快速发展。

四、大数据时代高校档案管理工作优化

（一）加强技术防御，保障档案信息安全

关于高校对于档案资料隐私的保护，首先，高校要注重加强对档案管理系统的维护，通过网络安全防护技术及时地发现并修补档案管理系统存在的漏洞，利用计算机技术对非相关信息进行阻挡，建立一个完善有效的安全系统，从源头解决档案信息泄露问题。其次，高校应进一步加强数据平台的研发，扩大档案的存储容量，以保证平台的顺利运行和数据信息不丢失，从而达到数据保护的目的。最后要明确档案工作安全的责任划分，建立相关的档案管理制度以及从业人员的标准，明确要求要具备充分的安全防范意识，面对档案信息安全问题，能够及时有效的做出反应。

（二）扩大档案大数据专业人才队伍建设

大数据专业人才队伍的建设对高校档案管理工作有着重要的作用。高校要注重对档案工作人员专业素质的培养，系统地提升档案管理岗位专业技能和综合素质，使得工作人员能够掌握基本的专业知识和操作技术，切合高校档案管理工作开展需求。同时应积极引进大数据应用型人才，注重与社会各界的广泛合作，加强技术交流。此外，应当注重对档案工作基层人员意识的培养，大部分人员的思想观念仍处于传统档案管理工作模式中，缺乏现代化数据思维，在自身的工作中不利用信息化手段进行必要的实践和探索，这本质上是由于档案管理队伍对大数据背景下档案管理工作的新发展认识不足造成的。可以通过自主学习、专题培训等多种形式，引导相关人员认识到大数据时代，高校档案管理工作方式优化改革的必要性和紧迫性。

（三）实现档案资料的精细化管理

实现高校档案精细化管理，是提升其档案管理水平的重要措施。高校在开展档案管理工作中，要注重对精细化管理意义和作用的宣传。根据自身的实际情况进一步完善现有的档案管理制度，确保档案资料内容的完整、真实，并且严格落实各项规定。一是，应当按照档案资料相关性对档案进行分类，安排档案管理人员依据分类标准进行收集、整理。二是，建立档案管理工作机制，监督机制能够促进高校档案管理工作有序发展，避免档案精细化管理工作流于形式。通过精细化管理，能够使高校档案信息由以往的以存为主向存用并举的方向转化，为档案管理的可持续发展起到推动作用。

（四）建立完善的管理制度

建立完善的管理制度、健全档案管理机制，促进高校档案管理工作规范化，是当前在新《档案法》实施背景下，高校档案管理工作优化的重要工作。高校将《档案法》以及相关档案管理制度作为基础，与高校的实际情况相结合，制定完善的档案收集、归档、利用和保密等各项规章制度，使高校档案管理工作有据可依。例如，高校可以制定集中化管理制度，要求档案管理工作人员在工作中，要确保纸质档案的数字化、信息化，保证高校档案管理信息化进程。通过构建集中化管理机制，根据档案管理系统明确档案管理范畴、内容及目标，推行问责机制，对不同部门的管理职责进行划分。高校档案管理制度的制定，应明确要求加强高校档案管理意识的培养。从高校全局出发，不仅要对档案管理基层人员的数据意识进行培养，还要让高校领导层和各级部门都意识到档案管理工作优化的重要性，从制度上对高校涉及档案管理工作全体部门以及个人进行数据意识的培养，形成大数据思维，掌握大数据时代对档案工作管理的新方法。

五、结语

大数据的应用是高校档案管理工作顺应信息时代发展要求的必然趋势。无论是档案收集、档案信息处理，还是用户服务等，都与大数据高度融合，而这些也都需要高校整体的参与融入。在这一过程中，大数据对高校档案管理工作方式的改变日渐明显。但在提高档案管理工作效率、提升高校档案管理能力、促进档案管理信息化的同时也给档案管理工作带来了一些风险挑战，例如档案隐私泄露、庞大的数据导致信息决策失误等。但总体来看，大数据所带来的革命性变革对高校档案管理工作的发展是利大于弊的。高校档案管理部门不能简单地把大数据当作是数据与数据之间的交换与传递，让数据回归人本身，充分发挥档案管理工作参与者的主观能动性，不断强化大数据在高校档案管理工作中的积极影响，积极构建符合档案管理工作优化发展的、健康理性的大数据应用环境。

作者:刘伟男

高校档案管理工作探讨篇3

一、高校人事档案信息资料开发利用的价值意蕴

（一）深挖人事档案信息资源价值

高校人事档案信息资源开发利用以满足各类组织机构的人才资源需求为核心，旨在为经济社会的进步和发展提供必要的人事信息。社会价值与经济价值是高校人事档案信息资源开发利用的必要所在，也是为各类社会组织机构输送人才信息的主要供给源。具体表现在，一方面能够为社会各界迅速、有效地掌握高校人才信息数据提供巨大帮助，为高校人事档案信息资源优势贡献于社会提供合理的渠道；另一方面可以降低人力资源的交易成本，有助于激发高校人事档案信息资料的经济效益与社会价值，赋予其更多、更广、更高的存在价值与应用价值。

（二）实现人力资源的科学配置

现代企事业单位管理系统中，人事档案管理属于人力资源管理工作的重要构成部分。由于人力资源管理的核心内容是选贤任能，运用人事管理活动做到人尽其才、发挥人才效能，因此高校人事档案信息资源开发与利用的重要目标就在于进行人力资源的科学合理配置。经过对人事档案信息资源的开发利用，高校人才可以获得更多的施展才华的机遇与平台，尤其能推动高校领域人力资源的合理流动与规范流转。[2]同时，深入推动高校人事档案信息资源开发利用工作，是新形势下高等教育坚持以人为本人事管理基本原则的具体表现，客观反映了高校尊崇人才培养、关注人才培养、保护人才培养等。[3]开发与利用高校人事档案信息资源也是注重人才个性化与多元化培养，充分发挥高等教育领域人才培养资源优势的重中之重。

（三）提升人才储备规划的前瞻性

高等教育实施活动中，个人因素也是不可或缺的。不论是在教学与管理还是科学研究等工作均需要高校充足的人力资本保障。人事梯队、新老交替属于高等教育常态化的实际需求，不论是提升人才质量或增强人才队伍实力，高等教育机构都需要不断加强对未来人才、高质量团队的筛选与储备工作。[4]在此过程中，人事档案信息资源研发与运用则充分发挥出了提升人才资源管理前瞻性的突出功能，即通过全面有效利用人事档案信息资源，持续促进中国高等教育机构及时进行人事储备计划，不断提升对未来人才队伍的职业适应性、岗位匹配率。这不仅是高校全面提高教学、科学研究、运作管理等工作质量的重要保证，而且有利于高校进一步控制人力成本、提升人才队伍性价比。

二、高校人事档案等数据信息开发利用的重要因素

（一）完整性

一切信息资源开发利用的前提条件都是原始信息资料全面、详尽和完整，以保证后续利用活动的客观、真实、可信。而所有信息资料的不足或遗失，都会不同程度影响资源开发利用的效益，这也是信息时代提高资料利用质量的重要前提。[5]从宏观视域看，高校人事档案信息资料开发利用最关键的因素便是整体性，即对高校人事的档案原件信息采集务必保证不缺漏、无漏洞，并做到内容完整、全面、客观，才能最大程度保证人事档案信息资源的开发利用质量和效果。

（二）实效性

作为国家培育高水平专业人才的重要基础，高校师资队伍往往具有明显的专业化、技能型、知识性特征，包括了许多专业带头人、学术领头人、教学专家等，特别是在各类人事晋升、职称评定、职业资格更新、工资标准调整之后，人事档案信息必然要求同步改变，又为人事档案信息资源开发利用提供了全新挑战。[6]由此可见，影响高校人事档案信息资源开发利用的又一要素就是实效性。只有保证人事档案信息资料及时更新，才能为人事档案信息资料的开发利用提供支撑，有效预防信息资料利用差错、疏漏等问题的出现。

三、高校人事档案信息资料利用的重大突破路径

（一）建立人事档案收集网络

丰富、全方位的人才档案信息，是高校人事档案信息资源开发与使用的重要基石。为此，高校人事档案管理部门应根据高校实际研究制定、完善适合于本院校的人事档案信息采集、鉴定、存档、传递、检查、核对等机制，以及有关归档材料的提交、索要、记录、备案等的制度。持续完善人才档案信息采集网络，以保证各个机关都有专门负责人事档案信息的采集人员，并确保获取途径通畅。[7]在人事档案采集工作中，针对具体情况的实际情形与工作环境，灵活采用经常性搜集与专题性采集相结合、集中全部获取与要点搜集相结合、跟踪采集与突破搜集相结合等方法，以有效搜集纸质、数字、音频、视频、多媒体等各种归档材料，以保证高校人事档案信息系统的整体性。

（二）创新人事档案管理体制

革新高校人事档案条块分割、各行其职、多头管理的运行管理机制，利用人力资源进行人事档案统一集中管理。把高校内分头建立的人事档案，包括教育、技术、个人的经历、年龄、社会关系、思想品德、专业技能、事业情况等方面的重要资料，进入高校档案室统一集中管理，减少多头管理、职能划分不清的问题，提升档案管理的统一性、规范性和科学性。同时，在“大人事档案”理念指导下，应逐步形成大系统的硬件体系和网络系统，实现资源共享，使高校的人事档案信息数据更为全面化、系统化，助推人事档案信息数据的有效利用。

（三）实现人事档案管理信息化

由于知识市场经济的蓬勃发展，文档数量也在迅速增加，信息资源的有效管理单靠纸张与笔已无法实现，需要进一步改革人事档案工作管理的思想观念，更好更快实现人事档案管理的信息化发展。高校人事档案信息化发展管理并非简单的信息记录，而是对信息资料的集成和信息资料的开发与使用。目前，高校在组织、人事、档案、财政等内部管理方面往往各自为政、缺乏有效信息沟通，而各自又通过所属部门的各类基础软件系统形成了内部规模大同小异的基础信息系统数据库。[8]在这一情形下，各自为政的基础信息系统开发势必会造成对个人基础信息的反复填写或反复记录，从而无法真正做到基础信息系统资料的数据共享。针对上述的各种问题，高校人事档案管理部门应全面变革传统的管理方式，利用现代化管理的理论、技术和管理手段，积极探索、创新人事档案信息资源管理与利用的新方法，同时，还必须强化与纪委、监察部门、财政、审计等已形成人事档案体系的政府机关的协作配合，以最大限度发挥信息资源共享的功能。

（四）实施人事档案个性化服务

由于人事档案的部分内容涉及个人隐私权和国家保密制度，因而人事档案信息也常常是普通机构望而却步的一个重要信息资源。为了提升全国高校人事档案信息系统的利用率，应秉持以人为本的基本原则，根据不同用户特点和不同人事档案信息内容，实施个性化的服务战略：一是对于按照密级实行集中管理的人事档案系统，要适时调整人事档案的秘密范围，并及时做好解密鉴定和密级调整等工作，使有需求的用户及时使用到所需求的内容。二是对于要求查询密件信息的用户，要按照有关规定及时做好用户身份、意愿等相关方面的核查、记录，以保证使用者更好更快使用到所需求内容。三是对密件的提供利用实行动态化管理，与人事档案的管理方和查询单位之间形成常态的联络制度，不断熟悉、掌握和反映人事密件的利用状况，以确保人事档案信息通畅地流动。四是设立密件借阅室制度，对保密性较强的人事档案应限定使用者到密件馆查询，与普通阅读室相互分离，既保证使用者及时检索所需的人事档案，又最大限度地避免了泄密。

（五）构建人事档案共享实体平台

整合各类档案信息资源，设立社会共享实体平台。具体可从三方面着手：首先，借助行政性管理方式，制定全国统一的技术规范与标准，指导国内高校创设人事档案信息，使其具备收集与分析、整理与编研人事信息的重要功能，并依托现代化网络信息技术强化国内各高校之间人事档案信息的共享与衔接。其次，按照互利互惠、互通互联的基本原则，按照我国综合档案局规定的统一标准与要求，深度整合各种各样的档案信息资源，搭建全社会共享平台，并与高校人事档案信息网站进行对接，形成有机统一的综合性信息管理系统，推进高校人事档案信息和其他类型档案信息资源的共享及整合。再次，在上述两个阶段完成之后，借助网络实现国内高校人事档案信息网和国外高校人事档案信息网的相互对接，同时也可以积极尝试在非涉密领域与国外各级政府部门综合性档案网相对接，力争创建高校和社会、国内和国际之间相对接、互共享的人事档案信息平台。

（六）创设集成式虚拟档案馆

建立“集成式”管理系统构筑虚拟档案馆，即建立集高校人事档案、政府人事档案、社会组织人事档案、企事业单位等信息于一体的虚拟档案馆。其中，虚拟档案馆指的是依托计算机网络技术，遵循国内外标准，通过搭建互联网平台，以数字化档案信息为载体的现代化网络式档案馆。与传统的实体档案馆相比，虚拟档案馆不仅可以有效节约成本，而且不拘泥特定时空，服务覆盖面比较广泛。虚拟档案馆可按照三级设置法予以建设：第一，由国家教育部与档案局牵头，根据统一标准设置中央虚拟档案馆，专门负责管理国内高校人事档案信息。第二，由省档案局牵头，创设以省级综合馆为核心，所辖行政区内各组织团体共同参与的地区性虚拟档案馆，并借助互联网与其他区域的虚拟档案馆形成横向连接。第三，由市行政中心牵头搭建次级地区性虚拟档案馆，促进高校人事档案信息资源的高度共享。

四、结语

人事档案包含了海量个人信息资料，记录了人事的考评、专业文凭、专技、政审、嘉奖、处分、特殊待遇和任免等各方面的重要材料。高校人事档案信息资料可以为人才资源的优化选择、考评录用人事等提供重要依据，在高校、组人行政等各种管理工作中占据重要地位，对高校各项管理工作的顺利开展有着巨大的促进意义。高校人事档案信息资料的开发与使用，是评价高校人事档案工作质量的主要标志。但是，近几年高校人事档案信息资料并未紧跟时代潮流，进行合理的开发利用，而且在院校实际管理工作中也未能起到其相应的效果。这就需要对当前高校人事档案信息资源的开发利用工作进行深入探析，并提供合理的处理方式与解决渠道，通过科学合理开发人事档案信息资源，真正实现高校人事档案的价值增值。

作者:汤佳 单位:江苏食品药品职业技术学院

高校档案管理工作探讨篇4

高校基建档案有着重要的利用价值和储存价值，其是一种记载着高校基建历史情况的文件资料。这种文件资料记录了高校基建工程项目各个阶段的建设历程，包括立项和筹备、施工和竣工等，以照片、文字、图纸和音频等形式存储，其涉及到了项目的施工和设计、项目的规划及检修，项目的使用及维护等各个阶段，能够反映出高校基建的各个过程。当前不少的高校基建档案管理都面临着一些问题，为了提升档案管理的质量，本文对此进行分析，并提出了几条改进措施[1]。

一、高校基建档案管理的特征

（一）专业性较强。基建工程是一种综合性的专业工程，其拥有固定的流程和程序，其包含了工程的勘查，工程的设计，工程的施工和竣工，工程的维护，工程的验收及使用等各个阶段，这些工程的各个阶段都是按照先后顺序开展的，上一个阶段的工作往往会对下一个阶段产生重要的影响。因此，基建工程对应的档案管理的专业性也较强，每一个阶段的施工都会形成对应的施工资料。因此，基建档案管理需要按照相关规定做好档案的收集与整理、统计与编目、检索和利用等工作，并根据相关规定不断改进和优化，保障基建档案能够满足实际的需要。

（二）复杂性较强。除了专业性较强外，复杂性较强也是高校基建档案管理的一大特点，复杂性主要体现在以下的几个方面；一是参与的部门比较众多，基建工程本身就是一项系统性和复杂性较强的工程，在建设时需要规划部门、招标部门、高校内部的党政部门、审计和财务部门等多个部门的齐力配合。因此，基建工程档案管理资料也会比较复杂，在档案管理时需要考虑多个部门的具体情况，针对不同的档案类别进行分类管理，并结合它们的用途进行专业化的质量管控，最大限度提升档案管理的质量。从高校外部来看，基建工程同时也涉及各个企业以及政府部门，且工程建设周期长，因此外部规划设计时产生的档案资料就更为复杂。

二、EPC模式下高校基建档案管理的不足之处

（一）管理的理念不足。高校的工作比较复杂，其档案管理大都集中在财务、招生及就业、科研与管理等方面，针对基建工程的档案管理工作内容往往比较少。首先是宣传意识不足，有的高校成立的时间较长，高校的基建工作是几十年前的事情。在此背景下，对现在的影响比较小，不能为学校的人力和财力带来较大的改变，也和当前高校的重大管理事务没有多少联系，就不能引起足够的重视；其次是高校的上级领导部门不能将基建档案工作放到和其他档案管理工作同等重要的位置中来，不能制定一个明确的基建档案管理规划，导致整体的档案管理能力较差[2]。

（二）基建档案管理制度有待加强。高校基建工程涉及到的施工流程较多，不用的流程和不同的环节中又有复杂的施工内容，因此形成的档案资料也多种多样，有的内容比较详细，有的内容比较简单，但是在实际档案整理时会发现这些档案资料不够完善，有的关键环节中的需要记录的重要内容甚至还会缺失。因此基于上述情况，基建档案的整理收集、组卷和立卷等都需要一个标准的制度来做好规范，需要制度来解决问题，但是在实际中缺少制度做依据；此外，有的高校基建档案部门在工作中没有建立先进的登记及追责制度，当基建档案管理出现问题时，有时不能找到明确的责任人；最后有的高校基建档案管理制度不够完善，仅仅能够对部分基建施工阶段的档案管理做出规定，不能为整体的工作带来借鉴，因此就会出现各种问题。基建档案管理是一项比较复杂的管理工作，因此完备的管理制度至关重要，能够带来引领和指导的作用，但当前基建档案管理制度还不够完备，相关工作也不能完善展开[3]。

（三）管理体系不完备，管理模式混乱。如今我国已经进入了信息化时代，基建档案管理的模式也面临着新的选择，传统的档案管理模式已经不能适应时代的需要。传统的档案管理以纸质档案为主，纸质档案不容易储存，会面临被腐蚀、丢失的风险。当前不少的高校信息化档案管理的设施不健全，缺失信息化设备，有的学校虽然实行了信息化档案管理的模式，但是其建设力度有限，仅仅停留在目录的录入和检索层面，没有根据档案管理的实际，开发出一套先进的管理体系，后续的档案管理和利用、档案的共享和储存等工作没有做好。且档案管理资料的安全性能不高，容易遭到攻击；基建档案管理过程中，工程的参与主体更重视工程质量是否达标，忽略了在工程开展中在每一个流程内整理和收集基建资料，无法做到边施工边统计，大都是临时突击，这样就会造成资料的真实性不高，使基建工程档案管理质量降低。档案管理要求具有完善的标准，但是当前有的高校档案管理还会面临一些问题，如图纸收集不完全，有的图纸在丢失后被重新打印，还有的资料在实际施工进程中都会发生改变，改变的资料数据没有及时记录在档案内，综上，就会出现管理混乱的问题。

三、EPC模式下提升高校基建档案管理的策略

（一）转变思想观念，加大对档案管理的重视力度。首先，学校的领导应当转变思想观念，加大对档案管理的重视力度，可以从以下几个方面开展：一是学校应当加大宣传力度，使全体教职工意识到基建档案管理的重要性，和档案管理部门应当做好配合，共同完成基建档案管理工作。档案管理部门应当履行好职责，意识到自身肩负的重担，将基建档案管理工作放到同其他档案管理工作同等重要的位置中来，并不断提升工作质量，根据基建档案管理的实际，对每一个工作流程进行优化，做好整体工作和局部工作的设计，提升管理能力。二是校领导应当做好顶层设计，设置一个完善的档案管理规划，规划应当切实可行，能对整体的工作作出指导，促使档案管理质量循序渐进地提升[4]。

（二）不断完善基建档案管理制度。应不断完善基建档案管理制度，为档案管理工作提供必要的遵循和保障，使档案管理能够高质完成。应当加强对基建档案的认识，加强制度创新，应当将制度设计覆盖在施档案管理的每一个流程。由于在EPC模式下，档案管理的流程和施工的流程是同步相关的，因此施工单位在做制度设计时，应当与其相对应。首先应当能够规范地移交和记录相关资料，将每一个流程的档案管理视为工程结算考核与工程验收的一项指标，并形成责任机制。责成相关工作人员按时完成，加强档案管理的质量意识，使其能够将精准的档案管理材料送交给学校并为高校基建档案工作的开展打下一个坚实的基础。此外，还应当对奖惩机制进行完善，当基建档案管理人员工作出现失误时，应当及时根据这个奖惩机制做出惩罚，当工作人员的档案管理工作业绩突出时，应当及时给予奖励，形成一套奖罚分明的体系，为档案工作的高质量、高标准完成奠定良好的根基。此外档案管理制度也不是固定不变的，其应当随着档案管理工作的变化而逐渐调整，让制度适应现实工作的需要，提升档案管理人员的积极性，使其能够更加有责任、高效地参与到工作之中[5]。

（三）提升信息化建水平，加强档案管理质量。如今我国已经进入信息化时代，信息技术在很多的领域都得到了广泛的应用，在档案管理中，信息技术必将还会发挥更加重要的作用。因此，高校应当积极主动作为，根据自身的实际加强信息化建设力度，因此高校应当首先加强档案管理资金的投入，针对基建档案管理的特点，适当地购进一些先进的信息化设备，全面改善内部基建档案管理的条件和环境。摒弃传统的纸质档案文件，将其转化为图纸、文件、影像和音频等信息化的档案资料加以储存，还应当根据档案资料的不同种类，按照相应的规范和格式转变为信息化档案，并建立索引机制，当需要查找档案资料时，只需根据对应的编号和分录即可查询；此外还应当在内部建立信息化管理平台，运用大数据技术等先进的信息技术，将档案管理的每一个流程连接起来，使档案管理的整理和开发、储存、利用及共享等流程能够正常运行；除了加强信息化建设外，还应加强档案管理的质量，对内部的管理进行合理的优化。高校基建档案具有类型多样的特点，因此会带来管理难度加大、监管困难等问题，应当根据管理的特点，结合多元责任主体和多元化管理手段的现状，形成一套责任分工明确的管理主体，以解决一些管理上的困境[6]。尤其是学校的工程项目涉及付款和审计等环节时，都应当整理汇编好档案资料，保障档案资料完善的条件下促进工作能够高质量完成，还应当在内部形成一套完善的责任机制，对档案管理部门的每一个岗位进行明确的职责和权限分工，使其既能够独自完成自身的工作，又能够和其他岗位的人员加强合作，打破过去“各扫门前雪”的现象，使高校内部基建档案管理实现一体化，同时还应当运用标准化、制度化等方法来弥补一些管理上的缺陷，提升档案资源开发和共享的便利性，并打通学校内部的档案共享平台。

（四）加强监管，提升精准化管理的质量。此外，为了加强对高校基建档案的管理，还应当加强监管，提升精准化管理的质量。可以从以下几个方面来开展：一是应当设立监督部门和监督岗位，我国档案方面的相关法规指出档案主管部门及其工作人员应当依据法定程序和权责来开展检查监督，应做到严格高效、公正严明、科学完善，不能使用职权来获取利益，不能在工作进程中泄露已经知道的国家机密等。二是应当及时引入第三方监管机制，在甲方授权下，监理单位应当检查和指导好各参建方的工程档案工作，及时发现其档案管理进程中出现的问题，尤其当施工资料和施工数据内容入档时，应当加强审查，防止错误数据及资料进入档案，为后续工作带来不良影响，通过事前预测、事中管理及事后控制保障档案的监管工作能够和工程工作齐头并进，实现精准化管理，不断提升高校的权益[7]。

（五）提升基建档案管理人员的专业素质加强基建档案管理，还应当提升基建档案管理人员的专业素质和职业修养。了可以从以下几个方面开展：一是档案管理人员应当不断完善自身的知识体系，优化自身的知识结构，既要主动学习好专业知识，掌握专业技能，还应当加强掌握一定的信息化技术，提升自身的知识储备能力；二是高校应定期对档案管理人员进行培训，能够使档案人员学习先进的档案技术，学习更科学先进的档案管理经验和实践技能，掌握基建工程档案管理各个流程的工作方法，并能够在实际的工程中从施工准备到监理，从正式施工到竣工完成，都能够搜集并整理好档案资料，并正确开发、利用及储存入档。最后，档案人员还应拥有协调和沟通能力，能够和他人配合好工作的完成；基建管理团队是一个整体，高校应当为其成员提供实践进修的机会。例如，可将基建人员组织起来，集体学习或分批学习建筑学、档案学等课程；还应当加强其实践能力，使得基建档案人员能够走进施工现场，与施工技术人员加强交流，为档案管理带来借鉴。最后，学校应当定期组织一些活动，例如，档案日活动、档案知识竞赛等。同时，还应当印发和基建档案有关的业务手册，业务手册可以记录基建档案管理的工作要点及工作注意事项，使得基建档案人员能够将其牢记在心[8]。如今我国的高等教育发展迅速，高校的基建档案管理也面临着新的机遇，其在高校规划和建设中发挥着越来越重要的作用。为了与自身的业务能力相匹配，高校应当加强基建档案管理的质量，运用合理的策略来对工作做出改进与完善。本文首先阐述了高校基建档案管理的特征，然后指出了EPC模式下高校基建档案管理的不足之处，最后从五个不同的角度列举了EPC模式下提升高校基建档案管理的策略。

作者:邓哲