事业单位人力资源档案管理工作

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作为人力资源管理领域的重要内容，人力资源档案是国家行政部门、事业单位及社会组织开展人力资源管理阶段，记载个体人员思想品德、政治背景、成长经历以及晋升情况的重要材料，是以个体人员作为单位，由事业单位等组织机构集中保存的重要历史记录。组织对人员进行考聘、调配等，需要以人力资源档案作为考察、了解人员的重要依据。人力资源档案的管理工作，是对人力资源档案进行合理收集、整合、保管、统计等一系列活动的统称。随着国家人事制度的变革，我国事业单位人才流动性对比过去已经显著提升，人力资源档案的管理难度随之增加，事业单位为提升人力资源管理效率，必须全面强化人力资源档案管理水平，以满足社会对事业单位提出的高标准服务要求，促进事业单位良性运转，并实现人才的有效管理。

一、我国事业单位人力资源档案管理现状

随着国家人事制度变革的进一步深化，事业单位开始愈发重视人力资源档案管理工作，但一部分事业单位仍旧在人力资源档案管理工作中存在较强滞后性，如重视程度不高、档案管理人员素质低下、缺少创新意识等，极大制约着我国事业单位的良性发展。

（一）重视程度不够尽管我国大多数事业单位领导提升了对人力资源档案管理的重视程度，但部分中、小型事业单位对人力资源档案管理仍然缺乏足够的重视。在大型事业单位积极开展人力资源档案管理工作，不断实现档案管理水平优化同时，部分小型事业单位人力资源档案管理工作始终“浮于表面”，长期处于被动与应付的工作状态。部分工作人员或相关领导，对于人力资源档案管理工作的认知存在严重的误区，认为其仅仅是对人事材料的保管，是一种事务性工作，只要确保档案不丢失、不泄密，且能够应付档案调查、人力调配便是完成人力资源档案管理工作。同时，做好人力资源档案管理并不能为单位直接创造经济效益或是提高政绩。因此，一些小型事业单位未真正意识到人力资源档案管理的重要性。

（二）档案管理人员素质低下正是由于部分事业单位未对人力资源档案管理的重要性具有充分认知，因此单位人力资源档案管理人员岗位同样未受到合理配置，档案管理人员文化水平低下、专业水平不足现象较为普遍。部分事业单位人力资源档案管理人员，仍旧采取传统、老旧方式开展工作，在管理思维无法迎合当下事业单位发展的需求。此外，事业单位人力资源档案管理岗位普遍现状为人员整体年龄偏高，年轻成员无法或不要融入，因此管理工作缺少积极性与创新性，导致部分事业单位人力资源同时代发展、单位发展严重脱节。而且，早期我国事业单位工作分配机制下，部分单位人力资源档案管理工作者并非人力资源专业出身，缺乏专业化管理手段与知识，导致一些单位人力资源档案管理工作多年来均处于落后、粗劣状态，经常性出现重要档案缺失、难以查阅等问题。

（三）缺少创新意识人力资源档案管理工作人员素质较低，直接导致人力资源档案管理工作缺少创新意识。近年来，科学技术、知识经济不断发展，在每一个行业大发展进程中，科学技术均发挥出重要的推进作用。事业单位人力资源档案管理工作，也需要不断创新迎合时代发展、单位发展的需求。而人员素质问题，导致事业单位人力资源档案管理工作思想守旧，在工作中缺乏主动服务的意识，积极性不高，多年来始终“重保管、轻服务”，在低调、被动的管理意识下，难以适应事业单位提出的快速发展、专业化人事管理的要求。

（四）难以落实科学化档案管理缺少创新意识，必然导致事业单位人力资源档案管理工作科学化进程严重不足。尽管我国多数事业单位已引入人力资源档案信息化系统，信息化管理水平得到显著提升。但站在整体角度分析，大量中、小型事业单位仍旧存在未充分运用科学化、先进化人力资源档案管理手段，部分人员始终采取多年来惯用的手工操作模式，甚至未真正实现无纸化阅读，这些问题十分不利于人力资源档案的管理，不仅工作效率无法提升，且极易导致重要档案遗失。

二、事业单位人力资源档案管理必要性

事业单位强化人力资源档案管理优势有三，其一在于可优化现有事业单位人力资源结构。其二在于可为人力资源的调配、评估提供优秀基础资源。其三在于可切实提升档案管理效率。首先，强化事业单位人力资源档案管理，可实现事业单位人力资源结构的优化，提升单位个体能效，深度挖掘个人潜力，从而提升整个单位工作效率。其次，通过有效的手段强化事业单位人力资源档案管理，能够确保为单位日常开展的个体工作调配、人员评估提供优秀的资料基础，使事业单位管理者可以精准判断人才能力，为其公平、公正地提供晋升机会，同时也可让人力资源管理者面向不同员工打造合理的职业生涯发展规划。因此，强化人力资源档案管理，提升档案管理效率，有效促进人力资源档案管理规范化、科学化，对管理手段加以创新，减少档案管理期间各类遗失风险的发生概率，让人力资源档案以更好的状态服务于事业单位的可持续发展。

三、事业单位人力资源档案管理强化措施制定

面对部分事业单位人力资源档案管理重视程度不足、人员素质低下、缺少创新意识以及科学化管理不足等现象，强化事业单位人力资源档案管理工作，首要任务是提升领导班子重视程度，其次是加强人力资源档案管理者职能培养，再次是鼓励人力资源档案管理创新，最后是加强人力资源档案科学化管理体系的建设。

（一）提升领导班子重视程度单位内任何全新事物的开展与推行离不开领导班子的高度重视与大力支持。事业单位若想强化人力资源档案管理工作，首要任务为提升领导班子重视程度。首先，上级单位应定期组织不同规模、不同地区事业单位领导班子开展人力资源档案管理会议，以会议和任务形式使事业单位领导班子充分认识到人力资源档案管理重要性，同时明确事业单位发展对于人力资源档案管理提出的要求，在确保领导班子充分掌握当下社会发展特点，事业单位服务需求、事业单位发展目标与战略基础上，全面提升对人力资源档案管理工作的重视程度。其次，上级单位应加强事业单位领导班子对于时政热点的培训、学习，强化事业单位领导班子工作意识、工作观念，通过有效的培训、教学让事业单位领导班子了解档案管理价值、人力资源对于社会发展的重要性，使其在提升思想意识同时，整体上掌握人力资源档案管理的方向，以身作则成为人力资源档案管理领头羊，引领事业单位员工积极投入人力资源档案管理建设工作当中。

（二）加强管理者职能培养

人力资源档案管理人员的个人素养，直接关乎档案管理的有效性以及档案管理强化效果。首先，事业单位应抬高人力资源工作门槛，积极引入人力资源专业人才开展档案管理工作，人员选拔阶段重点考核政治背景、作风、责任心、专业技术水平以及档案管理实践操作能力，确保其能力符合现代社会主义事业单位对人力资源档案管理提出的需求。其次，上级单位可主动派遣专业化档案管理人员入职事业单位开展人力资源档案管理工作，抑或是自党组织内部、大型事业单位内部或社会组织招纳具备丰富管理经验、良好管理意识的人员下沉至中、小型事业单位，对单位人力资源档案管理工作重新梳理、鉴别，促进中、小型事业单位人力资源档案管理得到有效强化。再次，上级单位应定期以地区为单位，开展面向不同规模事业单位的人力资源档案管理培训工作，在充分整合地区内不同事业单位工作特点、人力资源管理需求背景下，因地制宜制定培训内容、培训计划，并定期开展人力资源档案管理技术培训、技术考核，使事业单位人力资源档案管理者在掌握材料归档、整理、装订、系统上传等基础操作技能同时，管理思维、管理积极性得到显著提升，在职能得到进一步完善基础上促进事业单位人力资源档案管理水平的攀升。

（三）加强创新鼓励

创新思维是促进一项工作乃至一个行业良性发展的重要手段。对于事业单位人力资源档案管理缺少创新问题，首先，事业单位、上级单位应以制度的形式促进人力资源档案管理者培养自身的工作创新思维，在大力宣传档案管理相关法律法规基础上，完善人力资源档案管理相关制度，明确工作创新要求以及面向工作创新人员所可给予的奖励，基于制度的优化鼓励人力资源档案管理人员提升创新思想意识、创新精神，鼓励人力资源档案管理人员在工作中秉持更多敏捷和睿智，面对管理难题多一些果断与胆魄，整体转变工作观念。其次，事业单位与上级单位应鼓励档案管理人员在业务技能上不断自我优化，只有具备过硬的业务技能，才能够有效支撑创新思维的落地。目前，市场上已经出现大量新的档案管理手段、管理方式，这些技术为人力资源档案管理者提出了技术上更高的要求。应鼓励人力资源档案管理者尝试接触全新技术，面对档案管理工作提出新方法，解决新问题，力求在人力资源档案管理业务上有所突破、有所创新。再次，事业单位应定期开展同其他兄弟单位的人力资源管理交流，以交流活动、技术大会的形式为人力资源档案管理者提供技术、经验与思想交流的平台，鼓励其在交流中积极采纳其他单位新颖管理模式、管理思想以及相关技术，秉持“取长补短”的精神实现自我工作优化，在促进事业单位管理资源共享基础上，提供良好创新氛围、创新资源。

（四）加强科学化管理体系建设

科学化管理体系建设是强化事业单位人力资源档案管理的必需措施。市场上已经存在海量信息化档案管理技术，中、小型事业单位在积极引入信息化技术、形成信息化人力资源档案管理体系基础上，应充分挖掘信息化软件功能，并将其合理应用至人力资源档案管理之中。信息化已经渗透到各个行业，大数据时代已经来临，大数据可实现在海量数据中挖掘关键数据，同时全面提升数据处理效率，可为企业文档管理、数据管理带来极大便利。站在事业单位角度，在开展人力资源档案管理期间，同样应充分迎合时代发展脚步，将大数据技术应用于人力资源档案管理工作中，具体可围绕如下思路尝试全新管理模式的创建：

1.构建地区事业单位基于大数据Hadpop平台的档案管理分布式部署结构，基于HDFS分布式文件存储功能下的强大索引能力，实现人力资源档案快速定位。

2.利用数字签名技术实现人力资源文档存储保障，在提升安全性同时，确保文件内容正确性、精准性。

3.将物理实体文档存储到基于Hadoop平台分布式存储中，在遵循传统档案整理模式对档案进行立卷、归档操作同时，遵循流水方式，基于大数据技术按照文档原始顺序进行存储与排列，在大数据系统中仅以特定标号作为文档编号，仅需确保每一份人力资源档案具备唯一标识即可，如此可基于标识实现人力资源档案快速排列、分类，确保应用阶段快速定位、查找档案，真正落实“索引”思想。

4.将大数据中严格的算法融合至人力资源档案管理之中，同时发挥大数据技术优势开展档案碎片化管理，如将陈旧、字迹难以辨识的档案进行切片，将切片成果发送至单位工作人员或是其他单位进行字迹辨识，最后将碎片重新整合形成清晰档案内容等，真正将人力资源档案管理推进至“档案管理2.0”时期。

结语

在社会发展脚步不断加快同时，对人力资源档案管理工作提出了全新的挑战，事业单位应在日常工作中进一步探索提升人力资源档案管理效率、水平的方法，开创事业单位人力资源档案管理的全新局面。

作者:徐婷 单位:江西省地质调查勘查院