高校数字档案馆建设实践研究

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随着现代科学技术的进步，以大数据技术为代表的新一代信息技术在档案管理领域得到广泛推广与应用，有效推进了档案管理水平和质量的显著提升。大数据在高校数字档案馆建设中发挥着重要作用，直接关系着数字档案馆建设质量，更关系到能够为高校师生群体提供优质的档案服务。大数据环境下，高校应给予数字档案馆建设以高度重视，准确认识大数据技术的优势与在数字档案管理领域的应用价值，形成现代化的数字档案馆建设理念，打破传统的档案馆建设模式，依托大数据技术完善数字档案馆的建设方式，全面地提升高校数字档案馆的整体建设水平。

1大数据与数字档案馆建设的内涵

大数据是信息技术领域的研究焦点，选择的视角不同，其定义也有差异。麦肯锡全球研究所指出，大数据就是大规模数据采集、存储、处理、管理技术，其能力范围显著超出传统数据库软件，数量体量大、流转速度快、类型丰富，能创造较高的应用价值，是新一代信息技术服务业态[1]。IBM公司把大数据概括成“3V”，即Volume（数量大）、Velocity（实时性）和Variety（多样化）。数字档案馆有别于传统实体档案馆，是基于网络技术将分布在不同档案机构的数字化档案信息予以整合，并实现基于网络的共享与利用。数字档案馆为用户提供了承载档案信息的空间和实现档案资源共享的环境。数字档案馆可以通过网络化的方式采集档案信息资源，以数据化的方式进行存储，编目与标引具有一体化的特征，在多个方面打破了传统档案馆的局限，拓宽服务范围，为信息检索与查找提供方便。通过数字档案馆可以提供一站式的档案服务，实现高校办事效率的不断提升，更好地顺应现代化发展趋势，助力高校高质量发展。

2大数据环境下加强高校数字档案馆建设的重要意义

数字档案馆离不开前沿信息技术的支撑。通过数字化技术、大数据技术等技术的应用，可以实现对档案信息资源进行综合处理，实现档案信息资源处理能力的不断提升。

2.1实现高校档案信息资源的集成化、数字化存储

传统档案管理中，高校档案管理具有实体化的特征，档案资源表现形式单一，无法全面保障数据信息的安全，不能为师生提供多样化高品质的档案服务。数字档案馆在建设过程中，把大量传统档案资料转化为数字资源，以文字、图片、音频、视频等方式存储信息，尤其是当下数字扫描、压缩、数据库等技术飞速发展，能轻松自如地对海量数据进行合并与集成，完善数字化信息资源库。不仅能增进档案资源的安全性，也能促进服务形式的升级与服务范围的扩大，能更加充分地体现出信息数据的价值，为教学与科研工作的开展带来便利。

2.2提升高校档案管理工作的自动化水平

高校在传统档案管理中，档案管理人员的工作面比较广，需要完成繁重的任务，不仅要全面采集档案信息，也要及时进行收集整理，对档案资源进行鉴定分析，承担数据存储与管理的责任，为此，高校耗费了大量人力、物力资源，但档案馆的运营管理质效依然得不到保证。数字档案馆有着鲜明的时代特色，注重对数字化与信息化技术的引入与规范使用，档案管理中重复与交叉的环节被合并，工作任务量大幅缩减，档案管理能力持续增强。数字档案馆通过自动化的方式完成资源获取与整理、存储与管理等工作，档案管理效率显著提升，成本缩减幅度比较大，档案管理人员能把更多时间用于业务学习中，不断提升职业素养，促进档案管理内涵式发展。

2.3为高校师生群体提供多样化服务

在数字档案馆建设与管理中，所有参与人员都要具备强烈的服务意识，时时处处为用户提供良好的服务。引入信息化技术后，档案管理人员能便捷地与用户进行互动沟通，用户可以把新产生的需求、对档案馆提出的意见反馈给管理人员，有的放矢地对档案服务形式与内容进行调整，突破服务被动的弊端，实现个性化服务。与此同时，档案馆用户可以利用多样化的移动终端进入学校档案网站，按需获取信息资源。如此一来，时间与空间不会对用户造成制约，档案信息获取便捷化程度不断提高，教学与科研均从中受益。

3大数据环境加强高校数字档案馆建设的具体建议

高校数字档案馆建设的最终目标是实现档案资源数字化、档案馆工作自动化、档案信息传输网络化、档案服务个性化以及档案信息资源共享化等目标。在大数据环境下，高校遵循以人为本、循序渐进、资源共享、安全第一等原则的基础上加强高校数字档案馆建设[2]。

3.1加大数字档案馆建设宣传力度

新形势下，高校应加强数字档案馆建设、大数据等相关内容的宣传，引导档案管理者形成对大数据技术、数字档案馆、档案信息化建设等的正确认识。通过宣传大数据时代档案收集范围、先进的管理思路与方法，让档案管理者与使用者都能形成大档案的意识。例如：围绕大数据、数字档案馆建设等相关主题，组织开展线上线下各种形式的讲座，增强档案管理队伍对大数据、数字档案馆建设的必要性和建设路径的认识；也可以组织档案管理人员前往数字档案馆建设比较成功的院校进行参观学习。总之，通过各种方式引导档案管理人员树立先进的档案管理理念，立足市场发展要求，摸清新时代下高校档案管理工作的实际需要和档案使用者的真实诉求，正确把握大数据技术等新一代信息技术与高校数字档案馆建设深度结合的必要性[3]。

3.2加强数字档案馆基础设施建设

大数据环境下，为充分地发挥出大数据在数字档案馆建设中的重要作用，高校必须加大在数字档案馆基础设施建设层面的投入，有效地解决现阶段在基础设施建设、系统软件开发、综合平台运营管理等方面存在的不足，为档案信息资源整合利用提供支撑。加强高校数字档案馆基础设施建设，是为了适应大数据环境中数字档案馆的实际需要。大数据的快速发展，数字档案馆建设要适时选择合理模式，增强数字档案馆的规范性与统一性。首先，国家层面要及时制定管理标准，提高档案馆建设标准，适时引入各种硬件设备，包括存储设备、刻录机、扫描仪等，增强档案信息管理系统的统一性，为资源整合、分类管理、快速传递做好准备。其次，对高校馆藏档案进行数字化处理，为数字档案馆的搭建做好前期准备工作。再次，建设数字档案馆服务平台和数据库建设，能够为高校数字档案馆建设和服务用户提供平台支持。其中，通过建设档案数据库，能够借助多个子数据库对信息资源进行统一管理，包括全文数据库、目录数据库等。最后，通过建设在线服务网站，在先进技术的辅助下能够对用户上网轨迹进行记录，分析用户行为，了解档案使用者的查询习惯与规律，对其档案信息需求情况进行预测。

3.3加强档案馆人才队伍建设

大数据环境下高校数字档案馆建设对人才，特别是大数据人才的需求日益迫切。为提升高校数字档案馆的建设水平，必须要拥有一支技术水平、专业素质过硬的工作队伍。高校应针对数字档案馆工作队伍常态化开展培训工作，提升工作队伍整体素质，满足数字档案馆建设的实际需要。高校应当定期组织开展各种主题的专业培训活动，提升数字档案馆工作人员的技术水平，特别是大数据分析能力，确保数字档案馆建设工作的有序推进。例如：组织开展大数据时代数字档案馆建设培训班。在培训内容中围绕大数据对高校建设和发展，对高校数字档案馆建设影响因素，大数据环境下档案管理的方向、高校数字档案馆建设内容及要求等内容开展，引导数字档案馆工作人员了解大数据技术及其在高校数字档案馆建设中的关键作用，为档案管理人员开展数字档案馆建设工作提供指导。总之，通过培训工作的有序开展，结合大数据时代的特征，对档案管理的内容与形式、数字档案馆建设的意义与价值、优秀与失败案例进行分析，使全校上下都能对档案工作的转型与创新产生必要了解。

3.4加强对档案资源的整合利用

高校在长期教学与科研工作开展中积累了大量资源，内部所有部门之间均保持联系，与外部兄弟学校、政府部门、科研机构也有密切往来，动态化生成数字信息，涵盖财务、科研、行政等内容[3]。这些价值通常均被列入到高校档案之中，为高校调整发展战略、优化人才培养方案、推进专业建设、课程改革以及教学改革等提供可供参考的信息服务。但是，这些数据量庞大，无法依靠传统方式对这些资源进行整合和利用，且数据内部的价值无法得到充分的挖掘[4]。在大数据环境下，充分利用大数据技术在数据收集、数据整理、数据分析、数据挖掘等方面的优势，可以实现对海量档案信息资源的深度整合和利用，具体叙述如下。

3.4.1加强数字档案数据库建设高校在创建数字档案馆过程中，资源建设处于基础位置，是档案管理升级的逻辑起点。高校在档案资源建设过程中，当前把档案归档当成重点内容，按统一的方式对数字与非数字档案资料进行归档处理。档案馆存储大量实体档案资料，包括照片、纸质文件、缩微胶片等，需要将其转换为数字化档案资源，为后续管理、检索、利用提供有利条件。档案收集者要利用光盘、磁盘等现代化媒介存储电子文件，增强档案资源的完整性。在大数据分析技术的辅助下，数据资源库的优化与提炼成为可能，能形成清晰而直观的数据资源目录，为高效检索做好准备。高校依托大数据技术搭建档案协同平台，方便各部门及时将所有与教学、科研、人事管理等有关的档案资源进行及时汇总和上传，从而进一步丰富档案资源内容。例如：学生辅导活动记录、各个部门会议资料、实验设备使用记录、学生体质健康测试、校内交通运行等均应纳入档案资源采集范围中。

3.4.2深度分析档案信息数据高校档案馆掌控着学校每个部门在发展中生成的数据资料，是数据信息的汇聚地，承担着数据分析与应用的责任。档案管理任务繁重、工作量大，在学校规模持续扩张、学生数量不断增加的当下，学校需要把更多人力与物力资源运用于档案管理中。建设数字档案馆，能简化档案管理流程，用先进的技术替代繁杂的人工操作，解放档案管理人员的双手，可以集中精力进行数据挖掘与分析，从显性数据中提取有意义的信息，把数据转化为竞争力。面对海量档案数据，管理者需要采用大数据技术分析不同类型数据信息之间的联系，提取有价值的部分，反复多次对档案资源进行开发。大数据挖掘就是根据前期与当前生成的数据对日后的发展趋势进行展望与预测，做出合理决策。例如:档案管理过程中应该对区域经济发展数据、行业产值、毕业生去向等数据进行分析，动态了解学生就业情况，有针对性地对人才培养方案进行调整。同时，也可以实现对高校档案资源的有效分析和归类，使档案在“存史、育人”的功能得以充分体现。通过大数据挖掘技术的应用，不断地挖掘档案的价值，为高校校史研究、教学管理、对外宣传等提供支持。

3.4.3数字档案的安全性建设高校建设数字档案馆过程中应加强对档案信息的安全性建设，确保档案信息安全传递和存储，确保档案当事人的合法权益得到切实有效的维护，杜绝高校数字档案资源出现损坏或被窃取等问题的发生。高校数字档案馆安全性建设应从3个方面入手：第一，制定数字档案馆建设和运行的标准规范，要求数字档案馆建设严格按照标准要求推进，确保各环节符合安全性要求，能够为后续的运行奠定重要基础；第二，定期邀请档案数字化建设领域的专家学者座谈交流和指导工作，及时发现高校数字档案馆建设过程中存在的实际问题，将数字档案馆最新研究动态、安防技术等引入高校数字档案馆建设实践，促进高校数字档案馆安全建设水平的不断提升，切实保障档案信息资源安全；第三，及时引进和应用先进的安防技术和漏洞修补技术，外防不法分子的网络攻击，内补安全漏洞，为数字档案馆运行提供安全保障。

3.5加强数字档案馆服务中心建设

建设数字档案馆服务中心，应建立在对用户档案检索与档案平台使用情况进行大数据分析的基础上，准确地感知用户的需求，继而为用户提供线上线下等多种服务渠道，为用户提供准确、个性、多样的档案馆服务。

3.5.1通过大数据分析准确地把握用户的需求和使用习惯高校在档案信息服务过程中，可以对知名网站在信息服务中采取的推荐策略、服务模式等进行学习，从中汲取有益经验。高校档案馆在建设与发展中要发挥出云存储技术的作用，对用户浏览痕迹与查询记录进行汇总，通过对非结构与半结构化数据进行分析，为用户建立需求感知引擎，在协同过滤技术的辅助下把握住用户喜好与需求[5]，以定向的方式向用户提供档案信息服务。

3.5.2依托互联网平台的优势为用户提供优质的线上服务高校档案馆要创建智能服务中心，依托互联网技术对档案业务流程进行调整，即使不见面、不接触，也能让用户享受到良好服务。在人事档案管理方面，利用物联网技术确定人事档案流向，把档案转递信息提供给毕业生。同时，高校数字档案馆应充分利用微信公众号等渠道，加强与用户的沟通和联系。同时，也可以丰富为用户提供信息的方式，宣传相关政策与制度。此外，也可以推出高校数字档案专用的App程序，提高在线档案服务的灵活性。

3.6完善数字档案馆安全防护体系

3.6.1完善数字档案安全保障制度体系建设档案馆在信息化建设中，要根据具体情况在档案搜集、服务、使用等方面形成相应的制度，全面推行岗位责任制，为档案管理人员指定责任，不允许任何违法违纪行为的存在。在应用大数据技术的过程中，网络环境发生了明显改变，档案馆要动态化对相关制度进行调整，发挥出制度有效性。

3.6.2提升数字档案馆安全防护水平档案数据信息的收集、存储、传递、检索等环节都有相应的模块，在系统管理的整个流程中，科学技术都是不可缺少的，要对所有文件进行加密处理，也要对每一位用户进行身份认证，还要设定访问权限，确保文件传输、系统访问能在安全的环境中进行，维护系统运行稳定性。促进审计、溯源、日志服务等技术的升级，避免出现盗取数据、恶意篡改数据等情况，维护数据与系统安全，把系统备份当成常态工作，不仅能增强数据安全，也能抵御灾害。要想有效保障数据存储与传输过程中的安全性，可以采取异地容灾、分布式存储的方式，以实时化的方式进行备份，引入细粒度恢复技术提高工作效率[6-7]。

3.6.3构建完善的高校数字档案管理风险预警机制网络环境扫描要定期进行，把多样化的技术整合到一起，包括物理隔离网闸技术、虚拟专用技术、防火墙技术等，扎实有效地开展基础防御工作。在大数据时代运用云服务技术，要长鸣安全警钟，避免数据遭到木马病毒的侵袭。

4结语

大数据技术作为新一代信息技术的代表，为新时代下高校数字档案馆建设提供新的思路和方案。因此，高校应在准确地把握大数据技术与数字档案馆建设之间内在联系的基础上，从加强高校数字档案馆建设与大数据等相关内容的宣传、加强数字档案馆基础设施建设、加强档案馆人才队伍建设、加强档案信息资源的整合利用、加强数字档案馆服务中心建设以及完善数字档案馆安全防护体系等多个方面着力，充分地发挥出大数据技术的优势，推进高校数字档案馆建设进程。

参考文献

[1]朱丽梅.大数据时代高校数字档案馆的建设[J].兰台世界,2018(8):34-37.

[2]王光娟.高校数字档案馆建设探究[J].兰台内外,2018(2):37-38.

[3]钱艳.大数据背景下高校数字档案馆的建设路径[J].黄河·黄土·黄种人,2022(13):47-49.

[4]刘俊兰.大数据环境下高校数字档案馆建设研究[J].兰台世界,2017(19):43-46.

[5]余子丹.大数据时代高校数字档案馆建设思路[J].兰台世界,2018(12):50-53.

[6]杜娟.高校数字档案馆信息化的建设与应用[J].信息记录材料,2022,23(2):71-73.

[7]李燕.全面质量管理视角下高校数字档案馆的建设研究[J].兰台内外,2022,378(33):9-11.

作者:钟之华 单位:广西大学档案馆