大数据时代档案管理信息化探讨

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一、大数据时代档案管理信息化的新特征

大数据改变了档案的管理和服务方式，管理信息化是实现这些方式改变的有效手段。大数据时代档案管理信息化呈现出新特征，主要体现在以下几个方面：

（一）档案信息管理高效化。传统的“信袋式”管理，需要人员对相关资料进行梳理，整体上处于零散和无序状态；档案信息化初级阶段，也只是将计算机作为存储工具，档案信息处于离散、孤立状态，很难发现更深层次的档案信息。大数据推动了档案信息管理高效化，数据资源深度整合，信息快速流转。

（二）档案信息服务精准化。大数据技术推动了档案信息资源互联互通，“网上远程查询、跨馆异地出证、远程利用”将成为新模式，把“死档案”变成“活信息”，打破了被动单一的服务模式。基于用户画像分析，研究方向由用户的共性特征转变为个性特征，变被动为主动，以精准推荐为基础提供个性化服务[1]。

（三）档案信息资源共享化。大数据技术将海量零散的信息资源有效整合，推动了信息资源共享，为用户提供高质量的信息数据空间，提高了信息资源的价值。档案信息资源共享能够形成庞大的信息资源，扩大信息开放，实现最高形式的档案信息资源效用，在社会范围内有效流通，共同构筑信息共享空间。

（四）档案信息类型复杂化。大数据是结构化数据、半结构化数据和非结构化数据等多种数据类型的集合，形式多样的数据类型赋予了大数据强大的威力。大数据时代的档案信息，包括文本、图片、数据、音频和视频等种类繁多的信息类型，有时又是各种类型交织在一起，提高了档案信息的可靠性和保真性。

（五）档案价值模式数智化。数智赋能是驱动档案治理现代化的新引擎，从数字化到数智化是档案管理的发展趋势。通过智能化的流程再造和智慧化的场景升级，坚持为用户创造价值，推动治理范式不断演化，治理逻辑从事后走向事前，提供民众参加档案事务的机会和渠道，深化服务手段、发挥更大作用[2]。

（六）档案管理技术高新化。大数据时代档案管理信息化正从传统的网络信息技术向“大区云物智”等高新技术发展。其中，大数据技术提供数据分析和数据挖掘功能；区块链技术确保档案数字化过程和电子档案的安全性；云存储提供档案信息资源云端的存储与服务；物联网的电子标签为档案赋予唯一标志码；射频技术可以方便地实现信息采集和自动入库；人工智能技术实现档案影像修复着色和智能安防等功能[3]。

二、档案管理信息化建设存在的问题分析

我国在21世纪之初的“十五”计划，就将档案管理信息化列入重要议题[4]，历经多年发展，档案管理信息化建设虽然取得了一定成绩，为广大档案利用者提供了快捷方便的服务，但是建设内容始终停留在电子文件归档、数据库系统建设、网上查询档案信息和档案资源存量数字化等方面，还不能满足大数据时代对档案利用服务的新需求，仍然存在很多问题，突出表现在以下几个方面：

（一）档案信息服务能力不足。信息技术的广泛应用，为档案信息服务能力提升创造了空间。但是，从目前档案管理的实际情况看，实物保管部分地转向计算机存储，操作方法部分地取代了手工模式，“重藏轻用”的理念并未根本转变，服务方式被动粗放，难以满足精确查找和全文检索的需要，没有对档案信息资源进行有效开发，不适应大数据时代的多样化需求。

（二）档案资源优化能力缺乏。数据挖掘技术解决了数据和知识之间的鸿沟，档案信息服务的底层基础是数据挖掘，发现更具价值的信息，从而实现资源优化。目前集中式存储方式，设备价格和维护成本较高，无法支持多用户文件共享，难以满足高效存储和快捷访问的要求，档案管理部门各自为政、信息资源分散，诸多原因致使数据挖掘受限，影响档案资源优化[5]。

（三）档案信息化软件投入不足。开展档案管理信息化建设，很多档案管理部门将大量资金投入到网络建设和硬件设施方面，对软件投入相对不足。一方面，管理人员存在认识上的偏差，认为信息化建设主要是购买先进设备，对软件的价值和功能缺乏了解；另一方面，自行开发软件存在技术难题，购买第三方软件不仅价格昂贵，还存在系统适应性和维护性等问题。

（四）档案信息化建设意识淡薄。大数据时代到来已经毋庸置疑，常规技术难以满足档案服务信息的需要。但是，很多档案管理者却不能清醒地认识，缺乏对信息的敏感性，不具备信息化管理能力，不能适应大数据时代的新变化和新需求；很多档案服务人员认为档案信息化与自己无关，那是领导者或技术人员应该考虑的事情，工作中仍然倾向传统的档案信息服务方式。

（五）档案服务人员综合素质不高。档案信息化建设需要服务人员较高的综合素质，既包括信息技术应用，也包括知识结构以及信息内容的传播与分析。目前大部分档案管理人员年龄偏大，具有丰富的实践经验，但对信息技术比较陌生[6]；新上岗的年轻人员对新技术和新方法比较熟悉，但缺乏档案管理的理论与实践，形成了传统型和技术型两极分化的人员结构。

（六）档案信息化建设标准不规范。档案信息化建设只有严格遵循标准，才能确保信息安全以及真实性和完整性。国家标准分为强调性标准和推荐性标准，我国目前未有针对档案信息化建设的专门标准，档案信息化建设主要依据通用信息技术标准，而且大多是推荐性国家标准，这些标准是几年前甚至十几年前制定的，对大数据时代的档案信息化建设指导意义不大。

三、大数据时代档案管理信息化建设路径

大数据技术能够将海量数据中有价值的信息提取出来发挥更大价值，大数据赋能使档案管理工作更科学。只有树立大数据思维，才能抓住机遇；惟有运用大数据技术，方能应对挑战。针对档案管理信息化建设存在的问题，参照相关文献并结合作者实际工作经验，提出大数据时代档案管理信息化建设路径：

（一）超越小数据管理定势，探索与大数据行动相融合。身处大数据时代，收集小数据往往更为实用，小数据也成为热门是与大数据碰撞后的重新选择，因为用大数据去解决一些常规性问题并不科学。小数据是以个人为中心的数据，档案领域的小数据是指存储在关系数据库中结构化的传统数据。大数据时代档案管理信息化建设需要超越小数据的思维定势，探索与大数据行动相融合，使二者在各自领域协同发挥作用。

（二）突破档案信息公开藩篱，走向档案数据开放共享。档案信息公开是依法将保管的档案信息向社会开放，保障公民知情权，发挥档案信息的多重价值。目前的档案信息公开仍然存在着保密审查机制不健全、公开手段不方便用户使用和官本位下的被动服务模式限制利用需求等问题。构建档案数据开放共享平台，促进档案信息由公开走向共享，用户可以随时随地使用，通过权限访问机制有效应对密级和泄密问题。

（三）运用数据挖掘分析技术，开启精细化管理思维模式。精细化思维重视微若沙砾的所有细部，将一个已知的问题精细化拆分，直至主要问题的所有分支都罗列出来，数据挖掘分析技术为精细化思维模式创造了条件。通过对用户信息的深度挖掘，跟踪用户行为，推测用户兴趣，为个性化的档案信息服务提供参考[7]。通过相关关系分析，将孤立的数据点进行整合，开展更为准确的趋势预测，实现档案信息增值服务。

（四）运用虚拟现实技术，提升档案信息服务应用价值。虚拟现实技术是多媒体技术的终极应用形式，通过设备模拟产生三维虚拟世界，实现视觉、听觉和触觉感应，拥有真实世界的感知能力。档案管理信息化建设使用虚拟现实技术，摆脱单纯依靠图像、视频和文字的分散式方法，能够再现档案真实的历史原貌。虚拟现实技术接近现实世界，电子查阅或网上浏览产生身临其境之感，减少实物档案调用，有效避免毁坏、磨损和丢失等现象发生[8]。

（五）对接用户实际需求，构建数字化档案知识服务系统。大数据的终极是变数据为知识，以用户需求为目标驱动，协同大数据价值链，由信息服务向知识服务转变。以大规模、碎片化和智能化的知识库为基础，构建数字化档案知识服务系统，实现知识源管理、知识库管理和应用管理等功能[9]，由信息管理转向知识管理，解决用户有限认知和处理能力之间的矛盾，促进档案知识的生产、加工、应用和创新，挖掘信息价值、释放资源活力、精准服务重点、优化服务方式[10]，使档案知识效用最大化，走向信息服务的高级阶段。

（六）树立档案安全意识，构建更加完善的安全防护体系。大数据时代海量信息冲击下，出现了档案信息的泄密、丢失和篡改等问题，必须采取有效措施防范这些风险发生。一方面，做好网络安全防护，定时更新防火墙阻断陌生访问、部署隔离网关防止非法站点访问、采用物理隔离抵御外部网络攻击[11]；另一方面，做好网络环境安全防护，查找系统漏洞防止木马病毒侵入系统、采用可信计算机技术建立白名单确保内生安全、采用外围加固方式保障Web应用的安全性和可靠性。

参考文献：

[1]李财富,余林夕.基于档案用户小数据的精准化档案信息服务探析[J].档案与建设,2018(8):4-7.

[2]金波,杨鹏.“数智”赋能档案治理现代化：话语转向、范式变革与路径构筑[J].档案学研究,2022(2):4-11.

[3]祝成.加快人工智能技术在档案管理工作中的应用[N].中国档案报,2021-01-04(003).

[4]于英香.大数据视阈下档案信息化建设新路向:基于《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的思考[J].北京档案,2017(2):9-12.

[5]于利梅.大数据背景下档案信息化发展的困境与出路[J].兰台世界,2022(2):45-48.

[6]杨阳.大数据时代档案信息化建设的挑战与探索[J].黑龙江档案,2021(2):193-194.

[7]刘岚萍,旷文俊.档案数据深度挖掘与精细化管理:大数据时代档案信息化建设策略[J].知识经济,2020(3):68-69.

[8]陶水龙.大数据视野下档案信息化建设的新思考[J].档案学研究,2017(3):93-99.

[9]袁芳,孙雨生.基于本体的数字档案知识服务系统架构研究[J].中国科技资源导刊,2021,53(1):26-32.

[10]李甜.推荐系统在档案知识服务中的应用研究[J].档案管理,2021(2):40-41.

作者:崔洪利 单位:阜新市就业服务中心