办公室档案管理探讨3篇

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办公室档案管理探讨篇1

随着社会的发展，档案管理工作被提上日程，档案管理内容和形式比较复杂，对管理工作人员是一个较大的挑战及考验。单位需要着眼于档案管理工作的现实条件，在全面调整、改进过程中真正彰显档案管理工作的指导作用及优势，了解不同单位办公室档案管理工作现实条件，分析提升档案管理工作质量和效率的相关策略及要求，为推进档案管理改革和调整提供相应参考。新时期对办公室档案管理工作提出新要求，需要关注文化建设和制度改革，需要分析新时代背景下档案管理工作的思路及方向，需要不断促进档案管理工作的创新与改革。在办公室档案管理工作比较复杂的局面下，需要以管理体系的构建为基础，深入分析档案管理工作的具体要求，全面调整工作思想及方向，保障档案管理资源的合理配置及利用。

一、办公室档案管理工作要求

1.档案管理文化与制度建设要求对于企事业单位来说，档案管理工作的重要性和必要性不言而喻。档案管理工作的质量和效率直接影响着企事业单位的稳定建设及发展，要想树立良好的社会形象，单位必须要注重对档案管理工作的有效创新，关注工作质量和效率提升要求。一方面需要关注文化建设和制度改革，另一方面需要着重分析新时代背景下档案管理工作的思路及方向，积极摆脱传统管理模式的束缚，深化对档案管理工作认知及理解，积极设置专门的管理部门来落实这一工作，确保档案管理工作能够大放异彩、重焕生机。目前，部分单位已经意识到了档案管理工作的必要性和重要性，以办公室为着眼点，确保办公室管理工作人员能够全身心投入其中，为档案管理工作质量和效率的提升建言献策，做出自身相应的贡献。2.档案管理工作手段创新档案管理工作主要以档案实体和档案信息的有效管理、归纳、总结、分析为基础，涉及的服务内容和管理策略比较多元，与各项业务工作开展密切相关。单位需要着眼于档案管理工作的现实条件，结合时代发展要求主动与国际接轨，不断促进档案管理工作的创新及改革。调整传统管理模式，将现代化、高效化的档案管理策略落到实处，保障档案管理工作能够发挥相应的作用。办公室工作人员需要意识到自身的社会责任，掌握档案管理工作的重点、难点，在全面调整及改进过程中主动实现个人工作能力的稳定提升，这对管理工作的改革创新和管理资源的合理配置及利用都有非常关键的影响。管理工作人员需要站在时代发展角度，抓住新时代背景下办公室档案管理工作的核心要求。3.档案管理服务功能创新从宏观角度来看，办公室档案管理工作比较复杂。首先，办公室档案管理工作的服务性、管理性和政治性比较显著，虽然可能无法直接产生物质财富，但是与整个单位的稳定建设及发展密切相关，具有全局性的影响，能够为单位的稳定运作打下扎实基础，真正实现单位综合实力的稳定提升。其次，不同档案管理工作之间的联系和互动比较频繁，逐步形成了一个全新的管理系统。办公室档案管理工作需要以管理体系的构建为基础，针对不同内部管理工作分析及研究，尽量避免互相隔绝和孤立静止，只有积极践行与时俱进的管理理念，深入分析档案管理工作具体要求才能够实现对症下药。最后，办公室档案管理有助于为各项管理工作的有效运转提供针对性的依据以及支持，促进各类管理活动和业务活动的顺利开展。办公室档案管理要真正适应时代发展需求、全面调整工作思想及方向、保障档案管理资源的合理配置及利用，这对单位的稳定建设及发展有着重要影响。

二、办公室档案管理工作现状

办公室档案管理工作的难度系数偏高，因此对工作人员是一个较大的挑战和考验。有的工作人员对该工作的认知和理解不够充分，工作经验较少，没有着眼于时代发展进程，没有深入剖析办公室档案管理工作重点及难点。仍然按照传统管理模式，最终导致整体管理质量大打折扣，与预期目标差距较为显著。1.思想理念传统单一思想理念对实践行为的影响非常直接及深远，正确的思想理念能够为后期的实践活动打下扎实的基础，真正促进各类活动的开展。目前，办公室档案管理工作质量不够理想，有的工作人员没有意识到档案管理工作的必要性，思想认知出现了偏差，思想理念比较单一和传统。他们的工作往往以档案的简单摆放陈列为主，整个管理模式比较机械和单一，管理混乱、资料丢失等问题时有发生，单位管理层很少能着眼档案管理工作的现实条件，没有加强对管理岗位的有效分析。整体运作模式比较单一，同时运转效率停滞不前，工作人员无法结合档案管理工作要求，对具体数据以及所需要材料进行整理、归纳、总结，无法实现不同材料妥善保管和有效调取。因此，出现了许多管理矛盾和冲突，不利于整个单位的稳定建设及发展。2.工作效率偏低内部管理模式的改革及创新是一个长期过程，很难在短期内取得明显成效。办公室管理人员需要拉长战线，意识到这一工作的艰巨性，进而重新调整工作思路及策略。但是，有的工作人员没有意识到这一工作的重要性，忽略了对档案管理工作的实践分析及研究，没有对整个工作改革的现实条件进行相应调整，整体工作质量和工作效率偏低，无法更好地利用自己的专业技能促进各项工作稳定落实，最终导致一部分管理资源被浪费；有的工作人员行政效率偏低，心浮气躁，出现了许多消极应对情绪，因此整体的档案管理质量不断走下坡路。当前办公室档案管理工作局面复杂，但只要抓住思想理念传统单一、工作效率偏低的主要矛盾，以管理体系构建为基础，深入分析档案管理工作的具体要求，全面调整工作思想及方向，保障档案管理资源的合理配置及利用，以期系统提升办公室档案管理工作利率。

三、办公室档案管理工作效率提升途径

1.全面创新思想理念首先，管理思想的有效创新是办公室档案管理工作改革的前提及基础。为了有效促进办公室档案管理工作的改革及创新，管理层需要加强专业人员工作创新素养提升。有的档案管理工作人员对档案管理技术、会计技术以及信息技术了解不够充分，出现了许多偏差行为，因此在实践运作过程中非常消极、被动。为了避免这一不足，管理层需要以思想理念的创新为基础，深化管理工作人员对档案管理的认知和理解，加强开展专业讲座、培训以及技术交流合作。通过信息资源有效共享来深化档案管理人员对该工作的理解及认知，保障档案管理人员主动学习优秀的做法以及经验，在掌握专业技巧基础上为档案管理实践工作的稳定落实建言献策。互联网+思维的融入非常关键，有助于全面提升工作人员的专业素养及能力，为档案管理工作的改革及创新做好前期铺垫工作。管理层需要注重工作思路和方向的有效调整，了解档案管理工作的重点及难点，在全面调整、改进的基础上确保后期培训工作的有效改进以及创新提供支持。只有保持档案管理工作的持续性和一致性才能够实现与时俱进，真正为档案管理人员的职业生涯规划保驾护航。管理层需要更新管理理念，确保档案管理意识的有效增强。现阶段的单位档案管理工作难度系数偏高，工作人员还没有树立良好的管理意识，管理理念比较单一和机械，因此严重影响了档案管理工作的有效改革。必须增强单位所有员工档案管理意识，只有在正确档案管理意识的指导下进行工作，才能够更好实现档案管理理念的全面创新及优化。单位需要留出更多时间关注对档案管理规范化关系的分析和识别，了解目前办公室档案管理工作所存在的各种不足，始终坚持以人为本的管理理念，积极构建现代化的管理体系。对单位自身发展与社会的实质需求进行相应的调整以及改进，单位服务意识的树立最为关键，这有助于进一步体现单位档案管理工作的针对性和有效性，真正促进岗位责任制有效落实。规避不科学、不合理的规章制度，保障每个工作人员都能够做到兢兢业业、爱岗敬业，有效建设和强化单位档案管理体系，实现不同管理资源合理配置与利用。2.全面提升工作效率为了有效避免上文中存在的各种不足，办公室管理人员需要加强工作质量和效率的提升，关注对不同应用管理元素的分析研究，了解目前的管理现状，真正实现不同管理资源的合理配置及利用。保障每一个位工作人员都能够意识到自身的社会责任，主动为档案管理工作创新及改革建言献策，做出相应的贡献。另外，工作人员自身还需要抓住学习和提升的机会，关注专业能力的发展及经验的有效积累，积极参与各种学术交流与技术提升活动。管理技能和管理水平的提升是一个长期过程，有助于档案管理工作的全面改革及落实，管理层需要站在宏观角度注重对员工的培训教育，保障其能够拥有较强的管理技能。目前，我国办公室档案管理工作存在许多不足，档案管理人员多是兼职，他们大多对档案管理技能认知不够全面，缺乏专业的管理素养。管理层需要意识到这一问题的严峻性，应加强与档案管理人员之间的联系沟通，抓住问题的核心所在，以提升其管理技能和水平为基础，明确档案管理专业人才的核心要求，以专业技能培训为重点，确保档案管理人员能够拥有较强的管理技能。3.构建完善的档案管理体系办公室档案管理工作的实践性比较明显，包含不同工作环节，因此有的工作人员因为工作能力不足而出现工作偏差或失误。办公室档案管理工作环节的联系互动比较少，有的工作步骤直接被无视，使整体的档案管理质量和效率停滞不前。为了避免这一问题，单位需要构建完善的管理体系，加强不同管理部门之间的联系，确保管理人员工作有章可循。其中，工作流程的有效简化最为关键，管理层需要与时俱进，关注办公室档案管理工作中所存在的各类问题并进行有效整理及归纳，真正实现对症下药和举一反三。日常档案管理工作中所出现的问题比较普遍，工作需求的优化升级与合理设计是基础，这有助于全面提升档案管理工作的稳定性与针对性。办公室档案管理人员需要掌握现代化网络技术，加强与其他部门之间合作，构建完善的管理体系，积极实现档案管理信息的有效共享。只有这样才能够突破传统档案管理模式的束缚，将更多的新鲜血液融入办公室档案管理活动环节，真正实现管理资源的合理配置，保障管理质量稳定提升。4.规范档案收集档案搜集工作的难度相对偏高，是整个档案管理工作中的重点。办公室档案管理人员需要构建完善的办公室档案管理体系，将工作重心放在档案搜集，做好前期的铺垫工作，确保档案文件管理工作的有效利用。单位管理层需要注重管理思路的优化升级，针对目前档案管理工作的现实条件，对管理瓶颈进行分析研究，在强化档案收集工作基础上进一步优化操作程序和档案管理制度，明确各项管理工作的核心及重点，确保档案管理工作能够严格按照相关程序一一落实。另外，档案管理体系的构建也非常关键，管理层需要深入分析各个部门档案管理系统建设的实质要求，了解目前管理现状，确保不同档案管理流程能够按照相应的程序一一落实，只有这样才能够实现办公室档案管理工作的有效改革及创新。5.推进档案管理信息化信息化建设符合时代发展的要求，能够更好体现现代化管理工作优势，推进办公室档案管理工作的改革及创新，真正践行与时俱进的管理理念。单位管理层需要针对办公室档案管理工作的现实条件，了解其工作重点及核心要求，积极完善现有的办公室档案管理体系。办公室档案管理工作与各项业务工作的开展存在紧密联系，如果无法确保其有效落实，就会导致整体的管理质量大打折扣。关注文化建设和制度改革，需要分析新时代背景下档案管理工作的思路及方向，需要不断促进档案管理工作的创新以及改革。在办公室档案管理工作比较复杂的局面下，需要以管理体系的构建为基础，深入分析档案管理工作的具体要求，全面调整工作思想及方向，保障档案管理资源的合理配置及利用。全面创新思想理念，全面提升工作效率，构建完善的档案管理体系，规范档案收集，推进档案管理信息化。管理层需要以信息化建设为基础，将更多的现代化管理技术融入其中，以计算机、大数据、云计算为基础，对现代化档案管理工作的实践要求以及所存在的各种不足进行多方面考量。针对档案资料搜集和保存的现实条件，加强对档案种类的有效归纳、整理，确保各种精细化管理策略的有效利用，全面提升档案管理信息化水平。

四、结语

提升办公室档案管理质量非常有必要，单位需要意识到其重要价值，全面创新思想理念，积极提升工作质量和效率。办公室档案管理工作比较复杂，需要运用全局观为单位的稳定运作打下扎实基础，真正实现单位综合实力的稳定提升。运用系统观构建全新管理系统，针对不同内部管理工作的分析及研究，尽量避免互相隔绝和孤立静止，积极践行与时俱进的管理理念，深入分析档案管理工作的具体要求，才能适应时代发展需求。全面调整工作思想及方向，保障办公室档案管理资源的合理配置及利用，对单位的稳定建设及发展有重要影响。加强不同管理环境之间的联系互动，着眼于时代发展进程，在全面调整以及优化升级的过程中实现稳步推进。

作者:王冰 韩宝海

办公室档案管理探讨篇2

办公室是社会组织中具有中枢作用的工作场所，档案管理是办公室工作的重要组成部分，也是单位工作的基础。实现高质量的档案管理，不但能够充分保证档案的完整性，提高档案资料查询与利用效率，同时能够充分发挥档案在办公室及整个单位管理工作中的价值，有效促进单位工作的顺利实施。随着经济的不断发展与社会的进步，信息技术逐渐被应用到各个领域，传统的纸质档案管理已经不能满足需求，在办公室档案管理工作中应加强对网络信息技术的应用，创新档案管理办法，解决工作中影响工作效率的问题，进一步提升档案管理效率———这成为当前各单位办公室管理工作的重要内容之一。

1当前办公室档案管理效率方面存在的主要问题

1.1工作人员的档案管理意识较为薄弱在办公室档案管理工作中，相关工作人员的管理意识较为薄弱，成了对档案管理工作质量与效率产生影响的重要因素。现阶段，大部分档案管理工作人员并不是专业管理人员，有些甚至是临时工。加上部分单位对办公室档案管理工作的重要性缺乏认识，未能将其放到应有的工作位置。一些单位的办公室档案资料未得到妥善保存，长期随意堆放，造成了比较严重的不利影响。

1.2传统的办公室档案管理方式落后办公室档案管理工作中仍存在档案管理制度不完善，岗位职责划分不清，对管理人员约束力度不足等情况，当出现档案管理问题时，不能明确责任人，互相推诿，从而大大影响了档案管理效率。并且传统方式的办公室档案管理落后，通常采用人工抄写，然后再将抄好的档案进行保存，没有推进档案管理信息化，效率低下，出错率高且易丢失，也影响档案的原始性。随着经济社会的不断发展进步，传统的办公室档案管理方式存在着很大的局限性已经很难满足各单位的发展需要。

1.3办公室档案管理标准缺乏规范性一些单位整体档案管理标准不统一，在对档案信息进行处理时，采用不同方式记录信息，造成不同办公室信息互相使用时的一定困扰。档案管理标准不同，各个办公室都会形成不同档案模式，在进行档案存储、管理、利用、检查时，会面临大量问题，直接影响档案信息的管理和利用效率。

2提高办公室档案管理工作效率的有效途径

2.1增强档案管理工作意识和能力办公室档案管理工作人员应该转变自身思想观念，充分认识到档案管理工作的重要性。必要的，可设置专职档案管理岗位，安排专业的档案管理工作人员管理档案。应定期开展档案工作人员业务培训，根据档案管理的具体工作内容邀请相应的专家进行讲座教学，不但讲述与档案管理相关的理论知识与技能，也要对档案管理工作的实际发展动态以及未来的发展趋势进行讲述，不断拓宽办公室档案工作人员的视野，转变其观念，让他们能够主动学习新的方法、技术或理论，有效提升专业水平和工作效率。档案办公室工作人员应积极主动地了解单位现阶段的发展情况，并在平时的工作中把档案的收集、整理、保管、保护、利用等项工作做好。应该加强档案管理相关法律法规的宣传与推广教育工作，有效提升档案工作人员的保密意识与法律意识，不断提升档案管理工作的合理化与规范化，坚持依法管档用档，保证档案安全。还应对每个时期办公室档案管理工作中存在的问题进行研究与分析，找出其未来应该努力的方向，促进办公室档案管理工作的稳定可持续发展。

2.2建立完善的档案信息管理系统档案信息能够在某些方面比较充分地反映单位的工作状况。随着社会进步，很多单位业务工作发展速度十分迅猛，档案管理的工作量直线上升，需要记录管理的档案信息日益增加。计算机管理软件系统为实现办公室档案管理信息化提供了有利条件。建设比较完善的办公室档案信息管理系统，推进档案管理信息化建设，将会直接推动办公室档案管理现代化，提高工作效率。在办公室电子档案数量不断增多的情况下，通过科学合理选择计算机档案管理软件，可以促进办公室档案管理工作效率和质量的提高。因此，各单位应完善档案信息管理系统，完善信息存储，建立适用规范的数据库系统，将档案信息数字化，实现档案收集、存储、管理、检索、利用等项工作的数字化，提高档案管理及各部门工作效率，促进各单位工作的持续、快速发展。

2.3建立统一的档案管理制度办公室的档案资料和文件之间息息相关，统一的技术操作标准与档案信息管理规范，是推进办公室档案工作的重要制度基础。要想有效提升办公室档案管理工作的质量与效率，就应该依照办公室档案管理工作的特征及实际情况，对相关的管理制度进行完善，并且在办公室文件管理过程中对档案收集与整理工作进行规范，做好相应的文件形成及保管工作，不断提升办公室档案管理工作的质量。同时，完成档案整理后，需按照档案内容、性质与重要程度的不同，标注标签，在档案室有序存放。储存地点应符合安全保存档案的要求，且做好警示标识，提醒非相关人员不准入内，避免不相干人员随便进入档案室，造成重要档案资料损坏或被窃取。不仅如此，针对机密性高的档案，应单独放置，且一段时间后对档案的保密期限进行跟进记录，同时相关人员应随时间变化与机密程度变化，对档案材料进行解密、升密、降密，对部分无须保密的文件做适时处理，有的可在相应档案信息平台共享。各单位应不断加强相关制度的宣传力度，促进制度的落实，实现对档案管理工作的有效约束。

2.4改善工作理念，强化思维创新常言道“资源有限，创意无限”，创新思维是创意的重要前提。在新时代背景下，办公室职员应与时俱进，不断学习新的工作方式方法，在实际工作中不断更新自身理念，运用和强化创新思维。这样的职员不会过早做出定论或者仓促行动，而是会先发散思维，再结合理论、实际进行工作。应强化职员思维上的创新，从根本上促进办公室档案管理工作的创新，促使办公室从传统的执行型转变为科学的开拓型，进一步推进办公室档案管理工作模式与具体方式方法的创新发展。各单位应不断提高办公室档案管理人员的基本素质和工作能力，完善档案信息管理系统，积极推进档案管理信息化，提高档案管理工作的效率，更好地为整个单位业务工作的发展服务。

作者:阮丽

办公室档案管理探讨篇3

时代的进步和社会经济的发展，推动了文书档案收集与归档管理工作的进步，同样这方面工作在企业以及机关事业单位中的作用和影响越来越大。只有不断地提高办公室文书档案收集与归档管理工作的水平与能力，才能够将文书档案各方面的价值最大限度地体现出来，这对企业以及机关事业单位还有社会经济的进一步发展而言，都有非常重大的积极作用。文章主要通过阐述办公室文书档案收集与归档工作，以及在实际工作中存在的主要问题，提出有针对性的管理工作的优化对策，提高办公室文书档案管理的质量与效率，促进档案管理工作的持续发展。

一、办公室文书档案收集与归档工作概述

如何才能提升办公室文书档案管理工作的质量与效率，是企业办公室档案管理工作人员需要首先思考的问题。文书档案收集与归档工作，主要指的就是记录企业各种事项以及能够精确地反映出企业在发展过程中存在的问题，还有提出解决方式的参考依据的一种结果。对企业的发展来说，文书档案收集与归档工作具有非常重要的意义。办公室文书档案收集与归档工作是企业办公室档案管理最基本的一种事项，而这项工作的管理质量与效率，同样也直接体现了办公室管理工作的能力水平。实际上，企业的办公室在日常办公的过程中，很多经营事项和环节都会产生比较多的书面材料，而这些都是文书档案管理的主要范畴。办公室文书档案在实际管理的过程中，所有的信息和数据与企业的持续发展以及长久规划、高层领导者的决策有着非常紧密的联系；除此之外，还具备相应的指导作用。企业只有高度的重视办公室文书档案的收集与归档管理工作，才能够将此项工作的重要性发挥出来，也能够为企业创造更高的经济效益和社会价值。同时，办公室文书档案的收集与归档管理工作，也是企业日常行政经营管理的核心与基础，更是提高企业管理工作质量与效率的重中之重。首先，因为文书档案收集与归档在企业行政管理工作中占据了核心的地位，所以在这个基础上，强化这项工作的落实，能够提高企业管理工作的质量与效率。其次，文书档案收集与归档管理工作的展开，能够帮助企业记录每一个阶段的发展状况。比如可能很多企业在具体时间进行生产的过程中，会产生很多的文件资料，而管理文书档案这项工作就能够将这些大量的书面资料进行整合，方便企业在最终考核评价工作展开的过程中，能够第一时间查询到相关的资料信息，以此促进考核评定的科学化。最后，办公室文书档案收集与归档工作的实施，能够帮助企业的高层领导者及时了解到企业内部的生产经营状况，以及存在的主要诸多问题，也能够帮助领导在展开各项决策的过程中，提供一些基础性的支持［１］。从企业办公室主要的职能方面进行分析，办公室是企业内部行政管理信息处理与交流的核心场所，更是企业稳定运转的重中之重。办公室确实要承担在文书档案管理工作中的各种职责，特别是要做好其收集与归档工作。只有对文书档案的收集与归档引起重视，认真完成各项日常管理工作，才能为之后的在行政管理工作展开奠定坚实的基础。实际上，任何一个企业在经营发展的过程中，都会在每一个阶段设置目标规划，甚至也会设置比较长远的规划，只有在规划和战略下，推动各项工作任务才能够确保工作科学合理地完成，也能够满足企业的实际需求。文书档案的收集与归档管理工作，就是企业对长远规划和短期规划战略发展计划的前提与基础，企业有理由高度重视这项工作。

二、办公室文书档案收集与归档工作中存在的问题

（一）档案管理人员对档案管理认识不够到位在办公室文书档案收集与归档管理工作展开的过程中，因为一部分档案工作人员对这项工作的认识不够充足，而且整体的管理意识比较薄弱。他们仅仅侧重于一些比较重要的文件的收集与归档管理，忽略了一般的文件资料的收集管理。这也从一定程度上直接影响到了企业办公室文书档案收集与归档工作的质量与效率，导致整个文档材料的管理力度不够质量不高。还有一部分档案管理人员责任心不够强，并没有认真、仔细地记录和整理文档资料，导致档案资料的真实性不是很准确，而且文件分散的位置都并不利于这项工作的展开。比如，由于档案工作人员不重视这项工作，或者对这项工作的重要性认识不够充分，导致其在具体工作的过程中没有仔细地鉴别档案资料的真实性，也没有对档案资料的原件与复印件进行区分，未在第一时间将原件保存下来，因而导致档案资料的完整性和正确性大打折扣，甚至导致部分资料不符合后期使用规范，档案价值受到破坏，不再具备完整的法律效力。

（二）文书档案收集与归档方式较为落后，无法适应现代化办公需求企业办公室文书档案工作人员在实际工作的过程中，采用的方式比较落后，无法满足现代化企业办公室行政管理工作的展开。从文书档案的收集这方面来说，一般情况下，档案管理员采用传统的手工收集档案方式相对来说会耗费大量的时间，而且也需要档案管理人员具备非常大的耐心。即使如此，这样落后的方式也没有办法从根本上确保文书档案资料的真实性和科学性。其次，由于文书档案归档方式比较落后，绝大多数档案管理人员在归档资料文件的时候，都没有对这部分资料文件进行科学合理的分类，对一些比较重要的资料，也没有利用特殊化的手段进行处理。与此同时，企业办公室文书档案资料可能还会存在忽略、遗漏的状况，这两方面就直接反映出来了企业办公室文书档案收集与归档工作的质量和效率无法达到预期的理想效果。之所以出现这些问题，就是因为整个工作的方式非常落后，无法满足现代化办公的需求。

（三）档案管理体系不够完善目前大部分企业的办公室文书档案管理工作，缺乏针对性的管理体系和管理制度，同时部分档案管理工作人员缺乏有效的工作经验和专业的工作技能，未能理解这项工作的重要性，所以在展开管理工作的过程中经常会出现很多失误，比如档案资料文件破损、丢失的状况也频繁发生。实际上，办公室文书档案管理的真实性和有效性，才是整个工作的重中之重，如果一旦出现这种情况，那么档案资料的真实性和有效性就无法得到保障［２］。由于绝大多数的办公室内部档案管理程序不够规范，所有重要的资料和一般性资料都保管在一起，这就导致整个档案管理工作的质量和效果大打折扣。除此之外，因为档案保存不够完整，很多文件资料都存在着部分丢失的状况，所以在使用这些资料的时候也无法找到相关的部门，对剩下的资料进行补充，这就导致整个档案管理工作的实效性无法实现。

三、办公室文书档案收集与归档工作管理优化策略

（一）提高档案管理人员对档案管理工作的重视，并加强监督首先，部分办公室档案工作人员未能提起对档案管理工作的重视，对这项工作的认识存在一定的不足之处，而且缺乏相应的管理理念，导致自身的工作能力和专业知识的储备很难得到有效提升。所以说，需要通过各种方式提升办公室文书档案工作人员的意识，了解在新的时代背景下，企业对办公室文书档案收集与归档工作的要求，严格把控收集工作阶段所手机信息的准确性，将所有内容标注清楚，并且确保内容的真实可靠，保证所有的信息数据能够第一时间查阅，且真实有效。所有资源的提供者在提供相关资料的过程中，需要对事项的内容和数据做到真实可靠，而且需要积极地配合档案工作人员的具体工作要求提供必要的资源。文书档案的管理人员也需要了解到文书档案在具体工作中的重要性，明确工作的内容和要点以及工作的程序，确保档案管理工作的质量和效率。除此之外，还需要了解文书档案资料中的内容是否真实可靠，如果存在虚假的状况或者是残缺不全的状况，那么管理人员就可以对其进行相应的责任追究。其次，办公室文书档案收集与归档的管理人员，需要了解工作的具体内容明确自身的工作责任，意识到工作的意义，强化对这方面工作的管理。由于企业一些高层领导者，对这方面工作的意识都不够，认为这份工作并不重要，所以导致整个部门的工作人员的态度也无法满足具体工作的需求。从这个角度来说，文书档案收集与归档在具体开展的过程中，需要不断地明确所有工作内容以及职责，每一个人都需要了解自身所承担的责任与义务，做好岗位职责的划分，不断地提高工作质量和效率。除此之外，在工作人员上岗之前，需要进行一些基础性的培训以及考核，只有考核通过才能够让其上岗工作。最后，文书档案管理人员在收集归档的过程中，对一些不合格的档案需要直接将其返工，如果说档案工作人员出现失误，或者说有非常明显的错误，那么就需要上级领导对其进行相应处罚。

（二）加强对文书档案收集与归档工作方式进行优化提升企业行政管理部门需要监督办公室文书档案收集与归档工作方式的优化改进，不断地调整收集与归档的工作模式。实际上，传统的企业办公室文书档案收集与归档工作中，确实缺乏一定的主动性和针对性，而且档案资料保管不够完整。这些诸多的问题也就从一定程度上限制了企业办公室档案管理工作的顺利展开。所以从这个角度来说，行政管理部门需要督促办公室档案管理工作人员，根据实际状况对文书档案数据归档模式进行优化调整，以此来提高文书档案管理工作的质量与效率［３］。首先，需要对出现的问题第一时间进行反馈。一般来说，企业办公室文书档案在收集与归档的过程中，会经常性地出现一些相关的问题。如果管理人员没有针对这些问题进行及时有效地处理，那么就会导致整个管理成本的大大提升，而且降低了企业文书档案管理的质量与效率。所以说在发现问题之后，一定要第一时间进行及时的反馈与处理，确保整个文书档案管理体系的推进以及工作质量和效率的保障。除此之外，在管理工作展开的这方面，为了能够提高文书档案收集与归档的效果，档案管理人员一定要强化各个部门的联系，对所有工作的程序进行一个提前的预判；定期地做好档案收集与归档的检查工作，确保所有档案资料的真实性和可靠性。除此之外，企业行政管理部门还需要根据工作的具体方式，匹配相应的设施设备，不断地提高档案管理人员的工作能力与专业知识素养，加强档案管理方式的创新力度，降低由于人为因素对企业办公室文书档案管理工作造成的负面影响。

（三）对档案管理体系进行逐步完善企业行政管理部门要求从事文书档案工作的人员能够及时地对文书档案收集与归档工作做充分了解，熟悉相关工作流程与制度。然后，根据各个职能部门的具体状况，在这个前提与基础上不断地完善档案管理体系，结合相关的制度对各种类型的档案管理程序进行界定。除此之外，行政管理部门还需要监督档案管理工作人员，针对档案实际的状况采用集中保管的模式，并且不能任由工作人员随意地处理文件资料，在实际管理的过程中，结合具体的需求，不断地优化调整相关的规章制度，进一步地满足企业办公室文书档案管理的各项需求。首先，归档期限需要进行明确的设定。对不同期限、不同类别的文件资料进行分类保管，以免出现档案发生分散，模糊的状况［４］。除此之外，设定文书档案的期限还能够尽可能地为档案工作人员的工作提供足够多的便捷性，从而提升档案管理工作人员的主动性和积极性［５－１１］。其次，归档的范围也需要明确。在具体明确的过程中，一定要保持相应的针对性，结合企业长远发展交流规划以及社会市场环境的状况；在这个基础上，对企业办公室文书档案归档范围进行明确，以此来提高档案管理的质量效果。四、结语总的来说，文书档案是企业行政管理及生产经营记录的主要载体，对企业经济效益和社会价值的提升，以及社会经济的持续发展而言，有非常重要的影响。所以从这个角度来说，企业一定要不断地建立健全办公室文书档案管理体系制度、完善工作方式、优化管理流程，提高企业管理人员及档案工作人员对文书档案收集与归档工作的重视度，令企业的高层管理者和基础的档案工作人员，能够高度重视档案资料的收集与归档工作，全方位地分析在实际管理工作中出现的问题以及原因，采取有针对性地优化改进方案。只有这样才能够确保企业办公室文书档案信息资料的真实性与完整性，才能够推动文书档案管理工作的进一步展开，也能够提高企业办公室文书档案收集与归档管理工作的水平，提高企业行政管理工作的质量与效率，促进企业在激烈的市场竞争中持续，健康，稳定以及高质量的发展。

参考文献：

［１］冯晓玲．办公室文书档案收集与归档工作管理现状研究［Ｊ］．办公室业务，２０２１（１７）：１０－１１．

［２］钟卫国．办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析［Ｊ］．兰台内外，２０２１（１４）：２２－２４．

［３］刘欣卉．办公室文书档案收集与归档工作管理现状及整改［Ｊ］．办公室业务，２０２０（２２）：１１７－１１８．

［４］潘海燕．办公室文书档案收集与归档工作管理的优化措施研究［Ｊ］．办公室业务，２０１８（２３）：１５５－１５６．

［５］刘子晗．探索办公室文书档案收集与归档工作管理［Ｊ］．黑龙江科技信息，２０１６（２５）：１９６．

［６］瞿荣荣．浅析办公室文书档案收集与归档工作管理［Ｊ］．办公室业务，２０１５（２２）：７０．

［７］黄黎明．谈文书档案在办公室工作中的收集与归档管理［Ｊ］．才智，２０１４（１１）：３１３．

［８］李爱英．办公室文书档案收集与归档工作分析［Ｊ］．办公室业务，２０１７（３）：１５１，１６２．

作者:高文江 单位:北京住总实业投资控股有限公司