煤炭企业档案管理探讨3篇

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煤炭企业档案管理探讨篇1

一、煤炭企业落实数字化档案管理意义

煤炭企业作为我国经济发展的重要组成，其档案管理工作数字化模式的实行与计算机技术具有重要关系，通过开展数字化管理工作能够迅速整合信息资源，打破以往的档案存储方式，逐渐构成新的档案信息形态，不仅更加规范，还有利于相关人员的查看和使用，实现档案资源共享，推动煤炭企业更好发展。其具体意义如下：第一，以数字化方式开展企业档案管理工作，能够提升此项管理工作的自动化水平，以此促进企业经济效益的提高。目前，我国煤炭企业中纸质档案所发挥的功能作用有限，且极易受到外界环境以及不可抗力的影响，随着时间的推移可能出现丢失、残破等现象。随着市场经济体制改革深化，市场竞争日益激烈，通过建设数字化档案管理体系，在较高信息化水平的基础上开展工作，能够促进企业实现档案管理工作目标，甚至实现企业战略发展目标。此外，数字化管理工作的展开也能够降低管理成本，节省档案资料占地空间，从而提升企业经济效益。第二，提升煤炭企业档案管理工作效率。煤炭企业涉及较为复杂、繁多的档案资料，所以需要管理的对象以及内容也较多，若是仍使用以往传统的纸质记载方式，以及人工管理的方式进行档案信息资料的统计、分类和归档，不仅容易出现纰漏，整体效率也较低，人力、物力的投入也无法得到控制。但是，通过落实数字化档案管理工作，相关工作人员使用计算机技术就可以完成较为复杂的分类工作，甚至将重复性工作交由专业的信息软件完成，使其集中精力开展管理工作，使资料能够在短时间内准确入档。不仅如此，原始存档方式存在调卷率低、错误率较高的问题，通过提升档案管理的信息化程度，能够有效改善调卷率，满足企业日常工作所需。当企业内部工作人员需要一些档案资料时，使用信息平台进行身份认证即可浏览、下载使用，不仅优化了档案管理模式，提高其管理水平，也为煤炭企业内部人员工作效率的提高提供了科学有效的支持，增强了企业核心竞争力。

二、数字化背景下煤炭企业档案管理实践不足

1.基础设施建设不完善，无法提供管理支持目前，信息化建设早已成为各领域发展的主要手段，但是在煤炭企业中，部分企业没有意识到数字化、信息化建设对档案管理的重要性，导致在档案管理工作中数字化的利用率较低，这给提高档案管理水平带来制约。在这种情况下，煤炭企业数字化档案管理所需的基础设施不够完善，尤其是硬件设备无法支持高水平的数字化建设和后续运营。不仅如此，除了观念意识方面的不足，还因为部分煤炭企业经济能力不足，无法进行硬件设备的充分建设，因此在多重因素的共同影响下，煤炭企业数字化档案管理水平相对较低。在部分煤炭企业中，由于其主要经营发展目标是在保护资源、保护环境中进行开发与生产，从而获得最大化的经济效益和社会效益，导致部分煤炭企业在档案管理中仍使用较为老旧的计算机，不仅运行速度慢，甚至可能在工作过程中出现死机等情况，不利于档案资源的归纳整理，给企业档案管理工作带来较多不便。即便一些煤炭企业具有一定的经济实力，能够置办较为健全的基础设施，但也缺乏有关网络信息安全的管理意识，这些都是数字化背景下煤炭企业档案管理的不足之处。

2.企业对档案管理重视程度不够，人员技术素质不高目前，虽然信息化技术已广泛应用于多个领域，发挥着不可取代的作用，但是一些煤炭企业仍对数字化档案管理的意识不够，甚至少数企业没有意识到数字化档案管理对企业发展的重要性，使得数字化建设力度不足，导致企业内部数字化档案管理工作利用率较低。此外，一些传统的煤炭企业，对新鲜事物的接受程度有限，不仅没有了解的兴趣和意识，也较难掌握数字技术，进而使企业数字化档案管理水平发展滞缓。另外，在企业领导人员不够重视数字化技术以及档案管理工作的情况下，企业内部档案管理环境也不甚良好，工作人员在没有受到重视的情况下，缺乏提升自己、积极掌握数字化技术的主动性。同时，企业也缺乏对档案管理人员的定期教育培训，工作人员学习最新管理技术、管理理念的途径有限，在多重因素的共同影响下，档案管理人员素质难免发展滞缓，极易在工作中出现失误，从而给企业带来不小的危害，甚至造成煤炭企业经济效益的降低和流失，极不利于企业的长远发展。

3.企业缺乏完善的档案管理标准在当前部分煤炭企业中，并没有成立相应的档案管理小组，导致几个档案管理人员需要同时兼顾多个部门的档案管理工作，一方面模糊了档案管理工作人员的职责，另一方面也给档案管理人员带来较大的工作压力，影响企业档案管理整体质量水平。此外，在工作、管理职责不明确的情况下，也无法按照规范的考评制度对人员进行职业考核，无法给其管理提出较高要求。在档案管理标准不够规范的情况下，煤炭企业档案资料收集效率、整理质量都大打折扣，整体工作推进较慢，影响企业健康发展。

三、煤炭企业开展数字化档案管理工作的有效路径

1.加大硬件设施建设力度，完善基础设施煤炭企业落实数字化档案管理以及提高管理水平最关键的是为其提供完善的硬件设施基础，并让管理人员有学习数字化技术的机会，切实扩大企业档案管理数字化发展空间。因此，煤炭企业应在注重日常经营、生产效果的同时，正确认识到档案管理工作、档案数字化建设对自身发展的重要性，根据企业实际经济水平、发展需求进行基础设施的完善，合理加大资金等成本投入，努力完善档案管理硬件设备。如果无法优化现有的硬件设备资源，应尽量更换老旧设备，避免因其故障打断正在开展的管理工作。若是在经济条件允许的情况下，应不断更新、置换先进的机械设备，从而满足工作人员提高数字化档案管理工作水平的需求。除了数字化档案管理所需的硬件设备，煤炭企业还应进一步完善自身的基础建设，提升其建设水平，从而使基础设施充分发挥作用，供数字化平台以及数据库使用。具体而言，煤炭企业在制订自身经营发展战略的同时，也应注重有关信息化、数字化的基础设施建设，尤其是常见设备，应保证其质量和先进程度，如扫描仪、计算机以及打印机等。根据企业内部各部门实际需要增加设备数量，提高设备品质，从而逐渐为数字化档案管理工作的展开提供完善的基础设施，实现档案信息资源的高质量、高速率共享。随着煤炭企业经济实力的增加，还应注重相关软件的开发与推广，在数字化档案管理工作中使用较高安全性、更为先进的软件，以此优化档案管理公共信息平台，供企业相关人员工作使用，让档案数据以更加高效的状态运作。

2.打破传统思维，创新管理观念在信息化环境下采用数字化技术手段实践企业档案管理工作时，企业上下都应打破传统思维，尤其是领导人员，应具备前端控制思想，提高对档案工作人员的重视程度，以此营造良好的数字化档案管理工作环境，从思想意识方面提高企业数字化档案管理实践效果。以往传统的档案管理工作主要采用的管理模式为后端式，即企业无法提前针对各项问题和风险做出预警和控制措施，在时代不断发展进步的情况下，这种管理模式已经不再适用于当前的煤炭企业。因此，在开展数字化档案管理实践工作时，应做到意识先行，贯彻前端控制思想，尤其是各种系统平台和电子文件的形成初期，相关领导和档案工作人员应了解文件形成背景、内容和格式，并严格按照国家相关标准和规范监督、指导文件资料采集、归档等工作，从而保证档案资料的真实性和可用性，实现新的管理理念的有效落实。在具体推进过程中，应逐渐将后端式管理模式转变为前端式管理模式，保证其过渡时的档案管理质量，从而提高数字化档案管理效果，实现归档的规范化管理。

3.基于数字化档案管理落实规范标准，掌握管理要点为使企业内部数字化档案管理转型工作的开展更加顺利、高效，企业还应以档案管理的数字化建设实际为基础落实相关工作标准，并对此标准进行明确规范，最好根据不同部门的需求设立相应的档案管理人员，以此构建档案管理部门，从而实现档案资源的及时采集，同时便于工作人员绩效考评工作的推进。具体而言，煤炭企业应在档案管理水平不断提高的同时，完善数字化档案管理标准，该标准应涵盖企业档案具体类型、计算机操作流程及标准、数字化档案存储方式以及使用、检索、下载途径等，使其各个环节、各项工作都具有明确规定，同时保证其可行性，从而将这套标准落到实处，促进企业档案管理数字化水平的提高。除此之外，开展数字化档案管理工作时，领导和相关工作人员应掌握管理要点，这是因为相较于以往传统的纸质、光盘等存储和归档方式，档案管理数字化建设带来极大便利性的同时也出现了一些新难题，如果在收集、归档时没有按照标准工作、落实，极有可能导致电子文件出现问题。因此，煤炭企业在落实工作规范标准的同时，也应加强企业自动化办公系统与档案管理系统的相匹配性，尽量采用同一套标准操作，实现两种系统的无缝对接。此外，紧抓数字化档案管理的重点环节，尤其是同步化、书面化、财务化、全面化和专业化等环节，即企业内部各部门及相关人员应摆正心态，正确认识到档案管理工作对自身工作开展以及企业发展的重要意义，从而主动与档案管理人员进行配合，提高文件资料采集、整理、审核、归档等环节的质量和效率，提升企业档案书面工作水平。值得注意的是，档案管理工作的关键之处就是其具有的丰富内涵，这不仅体现在资料内容上，更体现在项目报告等资料上，即档案资料的健全性，所以在具体工作过程中，相关工作人员应该严格按照优化后的标准和规范对文件资料进行数字化扫描、处理，并按照具体分类及时保存电子档案，同时保存纸质档案，落实“双套制”，做好备份工作，以此保证企业档案资料的完备性。由于企业档案资料记载着企业所开展的各项经济活动以及某段时期的发展情况等内容，所以在企业后续发展过程中可能需要用到相关资料，这涉及档案资料的分送，为进一步提高档案管理的专业化水平，应将分送的“同步性”落实到工作完成后的资料收集和归档方面，保证其“同步化”，并依托于专职档案人员通过专业分工提高其专业知识的掌握，从标准规范、要点掌握方面提升企业数字化档案管理的工作效率。

4.培养复合型人才，提高网络信息安全水平在实践数字化档案管理工作时，煤炭企业应注意人才培养以及队伍建设，加大力度培养复合型人才，以此推进管理职业化，为企业档案管理水平的提高奠定良好人才基础。第一，定期开展档案实务培训工作。开展此项工作时，应以政治定力为引领，找准煤炭企业档案管理工作方向，基于档案务实开展相关知识的教育培训，包括收文管理、电子档案管理、归档技术以及声像资料等实务技术，并在培训后组织档案管理检查评比活动，一方面提高档案工作人员专业化水平，另一方面通过检查评比企业可发现员工不同的职业优势，实现岗位的合理分配，充分发挥人力资源作用。第二，开展信息化培训，尤其是信息安全方面，以此应对计算机技术带来的网络信息安全风险。就目前社会发展形势来看，企业档案管理发展趋势是数字化，所以相关工作人员也应掌握信息化、数字化技术以及使用方式。煤炭企业应深刻认识到开展电子档案管理和服务等技能培训，可以推动企业数字化档案管理的发展和完善。比如，定期开展研讨活动和安全技术培训，使其认识到电子档案的管理特点、使用要点以及重要性，并针对性开展电子档案培训以及转换、保存等工作，提高企业电子档案水平和相关工作人员的专业化素质，从而夯实人才基础，降低档案数据泄露等信息风险。第三，除了专业知识技能的教育培训，煤炭企业还需注重档案管理人员职业道德培训，这是因为在利益的驱使下，工作人员可能会导致数字化档案资料泄露，对企业发展会造成极大威胁。为此，站在数字化档案管理安全性和保密性的角度来看，企业还应以档案法、网络安全法和保密法等为核心开展职业道德培训工作，同时借用案例增强其法律意识，使其在日常工作中自觉约束行为。在条件允许的情况下，落实严谨的责任管理制度，将档案管理工作细化，将其落实到个人身上，进一步激励员工主动识别风险、把控档案管理安全性意识，从多个方面降低企业档案资料篡改、失密等不良现象的发生概率。

四、结论

综上所述，数字化档案管理工作作为煤炭企业内部管理体系的重要组成部分，在企业发展、相关战略制订等方面发挥着不可替代的作用。因此，煤炭企业应与时俱进，创新管理理念，落实前端控制思想，并加强硬件设备等基础设施的建设与完善，满足企业发展需求。同时，开展全面的人才培养工作，大力培养复合型、综合型人才，从而保证数字化方案管理实践的有序推进。

作者:依虹峰 单位:陕西彬长文家坡矿业有限公司

煤炭企业档案管理探讨篇2

一、煤炭企业档案管理数字化带来的意义

（一）是现代企业发展的基本要求煤炭企业数字化档案管理工作主要指的是相关工作人员应用互联网信息技术，配合使用现代化计算机设备，合理统计不同类型的档案资料，统一整合成具体的电子档案信息，此类方式有利于其人员进行快速查阅和浏览，首次画家的管理能够实现资源共享，可以在同一时间便于更多人查看，促进工作效率提升，煤炭企业需要及时转变传统纸质档案管理模式，使用数字化管理方法，快速调整企业档案管理工作整体流程以及相应管理方式，这不仅是适应时代潮流，更能降低管理成本[1]。

（二）有利于提高企业经济效益在煤炭企业开展档案管理工作过程中，合理应用信息化技术以及数字化档案处理技术，不仅仅可以进一步减轻工作人员的工作压力以及工作负担，也可以逐步提升煤炭企业的经济效益，减少档案管理工作成本，避免在档案管理工作之中频繁出现比较复杂的工作问题以及原则性管理问题，并在此基础之上，帮助每一位工作人员及时规避复杂管理问题以及相应的体系化管理问题，缓解促进经济效益的提升[2]。

（三）有利于提高工作人员效率传统纸质档案管理工作具体流程比较复杂，实际的管理模式多种多样，有可能会由于工作人员不正当操作或者是失误操作同时出现比较复杂的数据错误问题，修改起来也比较困难，特别是面临大量管理人员工作调动的问题，由于交接的不完整性，很有可能出现数据整理失误的情况，另外，运用数字化档案信息管理技术以及相应的互联网信息技术，也可以及时帮助工作人员收集不同类型的工作信息以及档案资源，避免档案信息以及重要资源在传输过程中出现数据泄露问题以及数据被篡改的问题，进一步提升炭企业重要档案管理工作的科学化、信息化、智能化、现代化水平。

（四）有利于延伸档案资料的信息内容传统类型的煤炭企业档案信息管理工作之中存在许多细节工作问题以及管理问题。管理人员无法及时获取更加全面的档案信息以及相关资料，工作人员也无法在第一时间快速查阅相关资料，无法准确定位资料的主体内容，也无法快速把控资料的核心信息。但是应用数字化管理技术便可以合理解决此类问题，相关工作人员也可以快速查找特定信息，逐步提升煤炭企业档案管理部的整体质量与水平，是信息的准确性明显增加，能够使查阅人员在看待好好解决问题时，更加客观公正[3]。

二、煤炭企业档案管理工作数字化面临的问题

（一）数化档案管理利用率低目前煤炭企业对于数字化管理的重要性缺乏深刻认知，于是这就导致数字化档案管理的利用率比较低，受到传统思想观念的影响，过去的档案管理方式仍然在很多煤炭企业沿用，显然这是数字化档案管理的作用受到了限制。

（二）电子档案信息安全性不能保证在煤炭企业的数字化档案管理过程中，主要是利用计算机技术对电子文件，虽然从操作上相对简便，而且文件查找起来也比较便捷，存储空间所占较小，但是想要100%保证电子文件的安全性是存在困难的，电子文件在进行随意编辑和修改后，基本不会留下任何修改痕迹，这目前是数字化档案管理中面临的一个严峻问题.

（三）极易受到载体影响伴随着互联网信息技术不断发展，相关现代化数据处理技术以及数据分析技术的更新换代速度极快，在先进计算机系统之中，数据集成链条可能会存在较大差异，早期电子文件档案以及相关数据可能无法完全读取，进而造成数据流失，可能会遭受病毒侵袭，从而损坏电子信息档案，由于电子文件非常依赖计算机的软硬件设备，所以想要长期保存，还需付出更多的努力[4]。

（四）档案管理工作人员缺乏专业技术素养对于数字化档案管理工作没有引起高度重视，所以员工在工作过程中缺乏专业的技术素养，这很容易导致在管理期间出现问题，甚至损害企业的经济利益，威胁企业的自身发展，使企业数字化档案管理工作的有序展开受到阻碍。（五）煤炭企业领导对数字化管理重视程度不够一部分煤炭企业领导对于档案信息管理工作的数字化建设缺乏有效重视，极个别煤炭企业高层管理人员依然沿用过去的档案管理方法，也有一些领导为了能够敷衍了事，所采用的计算机设备过于老化，不仅常常死机，而且会出现数据丢失、硬件损坏等问题，这些都不适合数字档案的长期管理，由于领导对数字化档案管理重视程度不够，过于关注企业的经济效益，所以企业档案管理工作迟迟得不到发展[5]。

三、煤炭企业档案管理工作数字化建设的几点建议

（一）提高煤炭企业档案管理者的素质与意识如果企业管理者对于大管理的认知不够充分，那么想要顺利地开展数字化档案管理工作非常困难，甚至还会出现明显的滞后性。因为管理层面往往对于企业的相关活动起到一定的决策作用，甚至就会导致工作力度跟不上时代，发展需求是企业在激烈的市场竞争中难以脱颖而出，所以企业的管理者必须在经营企业期间发挥与时俱进的精神，受到新时代发展的影响，关注科技创新，发挥信息技术的作用，促进企业软实力的不断提升。管理者首先需要对档案管理的数字化理念与内容有基本的认知，通过仔细的学习，确定好企业今后的发展状态和相关制度，确保企业的数字化建设能够有条可依。其次，从另一个角度分析，煤炭企业需要及时购买新型数字化管理设备，引导每一位工作人员正确使用互联网信息技术以及其他类型的现代化管理技术，将硬件设施的价值发挥出来，保证大工作的数字化升级得到落实，最后时代与企业的发展有共同进步，档案管理人员的综合水平应维持高标准。

（二）提升经费投入力度，创造良好的档案管理环境从煤炭企业管理者角度出发，档案工作的质量直接影响企业的长远发展，固然档案管理工作无法直接产生可观的经济效益，但管理人员应透过现象观察本质，发现档案工作所形成的延伸效益，例如会计档案可以提高企业预算的精准度与合理性，也可为各项经济查证提供有效的书面证明；图纸、勘测图等记录档案可以成为企业后续项目的勘察业务中极具参考价值的重要资料，有效降低其难度与资金投入，成为其重要的基础条件，降低企业的损耗。由此可见，数字化档案工作对企业的发展与效益具有关键作用，煤炭企业应不吝啬于在档案管理数字化建设工作中投入经费与成本，不断学习科学的管理模式，让档案管理能够为企业的战略决定提供更有效、科学的参考与指导。企业管理者应该对数字化档案管理建设给予充分的支持，确保投入的人力与物力可以发挥最大的效用，为档案管理营造优质的发展环境。而企业对档案管理提供的资金支持主要落实于两个方面：（1）硬件设施建设。档案管理的数字化建设需要硬件设备与基础设施作为支撑，因此煤炭企业应在合理规划后投入资金购买相应的设备，为档案工作数字化发展奠定基础。（2）人员建设。数字化档案管理需要更为专业的技术管理人员，煤炭企业必须具备先进技术人才及专业人士，为了提高人才质量与降低人才流动性，企业必须根据人才价值提供相匹配的薪资待遇。

（三）大力培养档案数字化专业技术人才在煤炭企业大力开展档案管理数字化建设过程中会发现人才缺失是直接影响管理与建设水平的关键因素，大部分企业当下的档案管理人才结构与队伍并不符合数字化建设的需求，因此煤炭企业必须进行档案管理人才团队的结构调整，大力引进高素质的复合型人才，强化档案管理人员的先进技术培训，让管理人员能够掌握数字化档案管理所需的信息技术，适应档案管理数字化趋势，提高档案管理人员的技术与综合能力，组建技能与素质过硬的专业档案管理团队。数字档案管理人员不仅需要具备现代化管理理念，掌握先进的档案管理技术，还需要具备一定的信息素养，可以利用信息技术完成档案管理工作。同时管理人员应具备不断突破与进取的积极精神，在工作中践行务实精神，提高档案管理的精准性与安全性。煤炭企业一方面可由外部引进专业的数字化人才，不断为档案管理部门注入新鲜血液，另一方面应积极组织开展档案管理人员的培训活动，设计科学系统的培训计划，借鉴先进的档案管理人才培养经验，不断提高管理人员的综合素养。

（四）加大档案数字化过程中的信息安全保护数字化档案管理可以有效提高档案保存的全面性与检索的便捷性，但同时随着信息技术的应用会产生相映的信息安全风险，因此在档案管理数字化建设过程中用重视信息安全保护。为保障网络安全应积极应用防毒软件，并定期更新与升级防毒软件，降低信息泄露与黑客攻击的风险。企业内部软件应优先选用国产软件，在使用软件前应与相关部门完成安全检测，并与软件提供单位进行信息保密合同的签署，从而提高软件应用的安全性。企业应做好档案管理人员及数字化管理过程中会涉及的其他人员的保密教育，提高所有人员的保密自觉性，对数字化档案管理各环节进行全面的审查，明确信息录入员、程序操作员的作业流程及范围，提高信息安全保护工作的全面性。

（五）规范对数字化档案管理工作的标准标准是事物运行与推进的根本依据与基础，科学有效的标准能够保障工作的有序运行。对于数字化档案管理而言，制定规范的标准更加有利于其顺利推进，使数字化建设脚步更加扎实。因此，煤炭企业应针对数字化档案管理工作建立科学有效的统一标准，虽然目前我国煤炭企业尚没有形成完善的标准体系，但随着档案管理数字化建设脚步的不断加快，相应的标准与规范必然会早日出台。在数字化档案管理标准中应该包括对计算机操作过程与操作标准的规范、档案类型/存储方式/检索途径的规范、数字化档案管理的标准与规定等，从而确保煤炭企业的档案管理数字化建设目标能够得到有效落实。

（六）建立并完善煤炭企业档案数字化制度煤炭企业在落实数字化档案管理建设过程中为了保障其稳定性，必须治掉系统的数字化建设保障制度，针对因档案资料复杂、归档任务量大而容易产生的信息未及时归档问题应通过健全的归档制度进行预防与处理。通过制定完善的档案数字化制度可以使数字化建设与档案管理工作都有制度可依循，有效避免档案管理工作发生混乱与错误。而档案管理数字化制度应主要包含统一的归档日期与归档范围、文档一体化工作制度、数字档案鉴定制度与网络文件保密制度等。企业还应定期评测档案管理数字化制度的合理性，由专家、管理人员及员工等不同人员对制度提出改进建议，及时有效筛除不合理制度。在档案管理数字化制度中应对相关工作进行明确划分，将工作对应到部门与专人，并设立移交人员与监督人员，将档案工作进行层层划分，确保档案管理工作有效落实。各部门也应将档案管理工作的完成度纳入考核标准中，督促各部门档案管理人员积极落实相关工作。

（七）加速煤炭企业档案网络化归档工作落实进程伴随着越来越多煤炭企业实现了网络化办公，网络化与自动化办公平台具有极为广泛的覆盖面积，这位档案网络化归档提供了平台与技术提供了有效的技术支持，档案管理与专业技术人员应抓住这一时机与优势提高煤炭企业档案网络化归档工作的落实速度。所谓网络化档案信息归档是指在专业人员指导下，档案管理人员可在全职范围内对企业各部门所生成的档案信息进行归档处置意见签署，然后由自动化办公系统将档案信息自动传输至档案数据库中。如此在进行年终档案收集整理时档案部门仅需收取移交清单即可，年底工作量降低，出错率自然下降。同时网络化归档工作也为煤炭企业档案管理节约了人力物力，缩减了企业档案管理的成本。

（八）配合设立煤炭企业的档案网站自动化办公系统的建设与使用是档案部门实现数字化建设的重要契机，煤炭企业在开发办公系统时应在系统中设立数据归档平台，同时收藏各种数据库的查询入口，如基本目录数据库、基层报表数据库、单位动态数据库等，从而实现各部门数据与信息的有效收集与传输，在企业日常办公的同时完成部分档案归档工作。在建立的煤炭企业档案网站中还可适当开放访问权限，设置用户访问端口，在信息服务平台中发布非保密范围的、可被用户获取的信息，让用户可线上查看与参考此类信息，保护用户的知情权，提高档案管理的透明化与公开化，同时还可优化煤炭企业运行与生产的效率。

四、结语

对于煤炭企业而言，档案管理不仅是对过往经营成果的记录，也是企业未来发展与决策的重要参考文件，整合分析企业的发展历程是为研究自身的经营状况与发展水平核心的参考与依据，而在互联网环境下数字化建设是煤炭企业档案管理发展的必然途径。建立数字化档案管理体系不仅是企业进步的必要需求，更是企业为提升管理与业绩水平所做出的必然选择。计算机技术的突破与研发为数字化档案管理提供了技术支撑，是煤炭企业档案管理工作可以有效地实现信息交换与传输功能，为档案管理数字化建设奠定良好的外部环境，是煤炭企业自动化办公的需求可以被充分满足。在进行煤炭企业档案管理数字化建设过程中应重视对档案资源的有效开发，重点建设多媒体数据库，通过数字化管理水平的提高，可以使档案工作为煤炭企业的发展提供更优质的服务，更好地助力于煤炭企业的持续发展与不断进步。

作者:常娜 单位:陕西中能煤田有限公司

煤炭企业档案管理探讨篇3

企业档案工作具体来说就是企业在生产经营和日常管理中根据具体的事件需求进行的一些资料记录和管理工作。例如，企业在经营的过程当中会对企业的盈利情况进行相应的记录，所有的企业经营记录和业绩信息会保存在企业的档案当中。为了方便后期企业能够快速地进行查阅，相关的工作人员务必要做好档案的管理工作。这样不仅能够有助于企业管理决策人员及时了解企业的整体发展状况，还能够帮助企业高层管理人员做出正确决策。在社会主义市场经济的背景之下，行业竞争越发激烈，档案管理工作的有效落实能够帮助企业在实践的过程当中积累一定的经验，有助于企业转变管理理念和经营方式。档案管理工作水平的提升，能够保障企业档案的完整性和真实性。随着2020年6月20日档案法的修订，档案管理这一问题再次引起企业的重视。在新时代背景下，企业的档案管理不仅关系到企业的生存和发展，也是推进国家现代化建设进程中的一部分。煤炭企业务必要重视档案管理工作，相关的工作人员要全面了解当下煤炭企业档案管理工作的发展趋势，深刻认识到档案管理的重要性，对现存的企业档案管理问题进行深入的分析，通过不断的改革和调整，并依据企业发展的实际需要制定更加科学合理的档案管理制度，采用切实有效的管理措施。要严格按照新《档案法》第五章“档案信息化建设”的要求，跟随社会发展的步伐，响应国家档案建设信息化的号召，不断对档案管理的方式方法进行创新，不断对档案管理的硬件设备进行优化升级，进一步推动企业档案管理工作效率的全面提升，促进企业朝着长期稳定的方向发展。

1煤炭企业档案管理的重要意义

企业结构具有一定的复杂性和逻辑性，企业是一个系统的组织，部门之间都有着自己的责任和义务，分别负责不同的生产经营活动，也履行着不同的管理运营责任。想要对这些部门的工作进度和工作质量进行充分的了解和掌握，档案管理工作就显得尤为重要。简单来说，档案管理工作是将企业的所有信息进行总结和归纳整理，以便于企业管理人员进行有效的管理和科学的决策。因此，档案管理工作的重要性不言而喻，这一工作不仅影响企业的发展，还关系到企业的生死存亡。所以，企业务必要认识到档案管理工作的重要性，在日常的生产和经营过程中，档案管理人员也要认识到自身的重大责任，要认真完成对于各种信息的记录和分类管理工作，要努力保证工作信息的完整性和准确性。在进行档案记录和补充的过程中，要遵循实事求是的原则，结合企业发展的具体情况和企业发展方向，务必保障档案数据的真实性。随着我国经济发展水平的不断提高，科学技术水平发展的速度逐渐加快，国内外新能源企业如雨后春笋般出现在市场中，给传统煤炭企业带来了巨大的挑战。但是煤炭企业要认识到自身的重要性，积极寻求企业改革创新的方式。不仅仅要在技术上进行研发和创新，在管理上也要加大创新力度，尤其是对关系到企业命脉的档案管理工作更要引起重视。我国的煤炭企业可以借鉴国内外优秀企业的档案管理工作经验，不断对自身企业内部的档案管理工作进行完善和升级，全面提升企业自身的核心竞争力。

2现阶段煤炭企业档案管理中存在的问题

2.1思想观念落后，对档案管理的认识程度不足煤炭企业属于传统型企业，很多管理人员年龄较大，虽然实际工作经验比较丰富，但思想观念和工作方式相对落后。一些从事档案管理工作的人员还沿用传统的管理方法，企业的管理者对与档案管理工作也不够重视。没有真正认识到档案管理对与企业发展的重要性，在日常的管理和经营过程当中，更加注重提升企业的经济效益，对于档案管理工作采用形式化的工作态度。

2.2档案管理制度不健全，管理层级不明确《档案法》第五条指出，档案工作应该实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整性和安全性。煤炭企业在进行档案管理之前要遵照档案法的相关规定，对企业档案实行统一的领导，也就是要确定好档案管理的规范流程，让企业档案管理的工作人员和档案的使用人员都能够有所参考。煤炭企业档案管理制度不完善，档案管理工作人员在进行档案的建立和管理过程中就没有统一的执行标准，很容易出现工作上的失误和漏洞。由于档案的类别和内容都有所差异，机密程度也不相同，所以煤炭企业要遵照《中华人民共和国档案法》中提到的分级管理，对档案的具体类别、详细内容、机密程度进行有效的划分，便于企业的管理和使用。除此之外，企业的档案管理硬件设施没有进行及时的升级和更新，难以符合现代化信息管理的要求，造成档案管理工作效率相对较低。

2.3管理人员素质和工作能力水平参差不齐由于一些企业对于档案管理工作的重视程度不够，造成档案管理工作没有规范的流程，工作人员的素质和能力水平参差不齐。个别从事档案管理工作的工作人员不具备良好的档案管理技能，甚至在理论知识和工作经验上都严重的不足，综合素质较差的工作人员难以承担其档案管理工作的责任，极大程度地影响了档案管理工作效率的提升。此外，一些工作人员虽然具备档案管理工作经验，但是受传统工作方式的影响较深，难以适应档案管理方式的转变，甚至对于信息化的档案管理方式有抵触情绪，在一定程度阻碍了企业档案管理的信息化进程。

2.4档案管理信息化建设力度不够现阶段社会发展不断朝着信息化的方向迈进，各行各业的持续都离不开信息化技术的支持。新《档案法》也对档案信息化建设做出了相应的倡导，并提出了档案工作的规范制度。煤炭企业要积极响应新《档案法》的要求，将档案管理工作信息化建设提上日程。虽然一些煤炭企业已经开始采用的信息化管理方式，但是在这一方面建设的力度明显不足，煤炭企业的信息化多流于形式，没有深入到整个档案管理工作的各个方面，人工化的管理还占据着主要的位置，这样的管理方式难以适应企业时代发展的需求。

2.5档案管理及信息化建设资金投入不足企业档案管理部门对信息化建设投入资金的力度不够，难以保障信息化设备的优化和升级，严重阻碍了煤炭企业档案管理的信息化进程，难以实现信息化设备的普及和有效使用。档案管理信息化建设需要技术的支持，无论是向其他企业购买技术还是进行技术的研发，都离不开资金的支持。当下，多数煤炭企业更加注重对其他方面的投入，导致档案管理的信息化建设投入严重不足。

3提升煤炭企业档案管理水平的有效措施

3.1煤炭企业要转变档案管理工作的观念煤炭想要在档案管理工作上有所突破，务必要对工作的理念和形式有所创新。煤炭企业要认识到企业档案管理的重要性，明确档案管理是记录企业发展和员工劳动的重要途径，不仅能够真实记录企业过去的发展情况，还能够为企业未来的发展方向提供有力的参考。档案作为企业的重要信息资源，务必要进行科学的管理才能发挥出最大的效用。只有对档案管理工作重视起来，才能够进一步推动煤炭企业的整体工作效率。此外，作为档案管理工作的工作人员，也要及时转变自身的工作理念，努力提高自身的专业水平，认识到岗位工作的重要价值，认真做好自己的本职工作，为企业的发展贡献出自己的一份力量。

3.2健全煤炭企业档案管理规章制度煤炭企业要根据时代发展的需求不断调整企业档案管理的工作方式，根据《中华人民共和国档案法》相关规定和企业发展的实际情况健全企业内部的档案管理规章制度，确定档案的工作原则、档案的范围、档案管理人员权责和具体的管理措施。在具体的管理措施中要对档案的收集、分类、管理、借阅、归档和销毁等进行详细的规定，让档案管理工作人员有统一的工作标准和规范的工作流程。企业要善于发现实际工作当中的问题，并及时采取措施进行修正和改善，对原有的档案管理制度进行优化和升级。一般情况下，在制定档案管理制度的过程中要采取以下措施：首先，要对档案的收集过程有明确的规定，让企业各部门之间积极的配合，方便档案管理工作人员对各部门的信息数据进行收集和整理，不断增强各部门之间的交流与合作。这样的做法能够保证各部门之间工作的有效性和档案信息采集的时效性。要进一步完善企业的奖惩制度和员工激励政策，不断增强员工工作的积极性和主动性。其次，要对各部门之间的关系进行明确的规定，让各部门都清楚认识到自己岗位的责任和义务，要对员工的详细信息进行档案留存，推动煤炭企业人力资源档案管理的工作进程。最后，要将企业的所有文件进行归档，在任务下达和归档的过程中要保障任务信息的准确性和一致性，为日后的工作提供重要的数据参考。

3.3对硬件设施进行优化升级，加强档案管理信息化建设档案管理的硬件设施对于企业档案信息化建设具有至关重要的作用，是保障信息化进程的前提条件。因此，保障硬件设施的优越性是企业进行档案管理信息化建设中重要的一环。要对企业档案管理硬件设施的质量进行严格把关，一旦出现问题要及时更换和修整。在日常的工作中，档案管理的工作人员也要对其进行保养和维护，及时对设备进行检测和升级。要加强对档案信息化管理的安全防护措施，避免发生意外造成企业档案的缺失，进而影响整个企业的发展。企业要设立紧急管理预案，一旦发生危险事故，要及时处理，避免给企业造成损失。要加强对企业档案信息的机密性管理，在档案借阅和归档的过程中都要严格遵守档案管理的流程，避免企业重要信息泄露和缺失。对档案管理信息化系统进行日常的维护也是档案管理工作人员的重要责任，一定要谨慎对待。

3.4重视档案管理人才聘用和培训工作社会竞争的加剧和企业的不断发展对人才提出了更高的要求，随着教育水平的不断提升，现阶段高素质人才不断涌现。在信息化进程不断加速的趋势之下，煤炭企业也要重视对人才的聘用和培训工作。尤其是关系到企业命脉的档案管理部门，企业在进行人才选择时一定要慎之又慎。为了保障档案管理水平的稳步提升，煤炭企业要加强对企业档案管理方面人才的引进和聘用，选择具有丰富管理经验和知识储备的高素质人才。对现有的管理人员进行档案管理信息化培训，不断充实信息化管理相关的理论知识，锻炼工作人员的实践操作能力。对于员工培训来说，企业可以根据员工的实际工作情况和工作能力水平进行有针对性的培训，也可以和其他企业之间进行交流合作，引进专家学者对工作人员进行职业能力培训和实践操作指导。根据工作人员的岗位选择不同的培训方式。除此之外，要不断完善档案管理工作人员的绩效考评和薪酬制度，从根本上满足员工的需要，让档案管理工作人员提升工作的积极性和主动性。

3.5保障档案管理工作经费充足煤炭企业想要提高档案管理工作的水平，不仅要明确企业档案管理发展的目标，也要制订科学的计划，保障档案管理工作的经费投入。不断加强对档案管理工作方面的基础设施建设，对企业内部档案管理信息化设备进行及时的检修和更新。同时，煤炭企业要不断进行档案管理技术方面的研发，保障研发资金能够为技术创新提供有力的支持。除此之外，企业也要根据自身的发展需求，进行整体上的规划。要考虑企业发展的现实因素，并在此基础之上进行档案信息化管理系统的建设，借鉴其他企业的优秀经验，结合企业发展的特点和企业发展的标准建立现代化的档案信息管理平台。

4结束语

综上所述，当今社会经济形式相对复杂，企业竞争愈加激烈。煤炭企业想要在市场经济竞争的过程当中提升自身的核心竞争力，不仅要在生产技术上有所突破，还要加强企业内部的管理，尤其是对于企业档案工作的管理。在进行档案管理工作的过程当中要根据时代发展的特点和企业的需求进行适当的调整，煤炭企业在档案管理的过程中要认识到档案管理工作的重要性。通过不断完善企业档案管理制度，加强对企业硬件设施的优化升级，增强对档案管理专业人才的聘用和培训，促进企业档案管理的信息化进程，提高煤炭企业档案管理的综合水平。

作者:袁龙梅