档案管理实践汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案管理实践范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

一、职业教育档案管理的重要意义

职业教育学校与普通的高等学校不同，每个专业课程需要准备的教学资料比较多，如果整理不及时，会造成教学资料丢失，从而在实际教学过程中，无法找到相关的教学依据，严重制约职业教育学校的发展。在职业教育中实行档案管理，将相关的教学资料进行收集，按照类别进行归纳整理，以便于后面工作的使用。在职业教育中加强档案管理，有利于了解学生对专业知识的了解程度，还可以通过提升档案管理水平，提高职业教育的教学能力，有利于职业教育的快速发展。职业教育档案管理主要包括：文书档案、教学档案、学籍档案以及基建档案等四大内容，由于各个档案内容较多、较复杂，一旦档案管理不当，使档案处于混乱的状况，不利于职业教育的发展。

二、职业教育档案管理主要内容

（一）文书档案管理

文书档案主要是指学校在日常管理中产生的各种文件、资料等，这些文件记录了职业教育学校的发展过程，还包括学校在发展过程中取得的成绩，将文书档案分类别进行归纳管理。通过文书档案，可以了解到学校是如何发展的，对学校发展有利的项目，学校应该积极推进，摒弃学校发展中的不足之处，促进学校快速发展。另外，学生可以通过文书档案，了解到学校的辉煌历史，并使学生感到骄傲，从而产生爱校的情怀。

（二）教学档案管理

教学档案主要包括：教学内容、教学笔记、教学成果等，学校可以通过教学档案，了解教师的教学水平和教学方法，教师可以通过教学档案，了解到学生对专业知识的掌握程度。通过教学档案管理，可以了解教学中的不足，并加以改进，不断提高学校的职业教育水平。教学档案是学校教学改革与教学研究的重要依据，教师可以通过教学档案选择学生最容易接受的教学方式，学生也可以通过教学档案了解自身的不足，改变学习方法，提高学习效率。

（三）学籍档案管理

学籍档案主要包括：学生在入学时的基本情况、学生在校期间的成绩以及各方面的综合素质等内容。学校通过学籍资料管理，可以全面地了解学生，有利于教师更好的管理学生。社会用工单位可以通过学生的学籍档案，判断学生是否满足本企业的要求，更好地甄别人才，学籍档案是学生最直接的名片，是判断学生能力的一个重要依据。

（四）设备、基建档案管理

设备档案是指在教学过程中使用的各种仪器设备详情以及维护的相关信息等，一旦教学仪器设备出现故障，可以通过设备档案，了解仪器设备的基本性能，并以此为依据，制定科学合理的解决办法。基建档案是指学校基础建设的档案，主要包括：施工的图纸、水电安装示意图以及消防安全通道示意图等，学校的基建档案十分重要，可以清晰明了地掌握学校建设的基本情况，有利于维护校园建设的安全，学校建筑如果需要改建、新建或扩建，基建档案是必不可少的依据。

三、加强职业教育中档案管理的实践性

（一）增强档案管理的意识

职业教育的档案管理工作在学校管理工作中起着关键性作用，档案管理工作是一项专业性较强的工作，需要档案管理人员具有相关的专业知识，而且管理人员需要具有档案管理的意识。现阶段职业教育中的档案管理工作人员，缺乏档案管理意识，对管理工作缺乏责任感，有时会导致部分档案资料丢失，就会失去档案管理的作用，给职业教育学校的发展带来了巨大困难。加强职业教育的档案管理，首先，需要树立管理人员档案管理的观念，了解档案管理的重要性。其次，在日常的教学生活中，增强职业教育学校全体教职工的收集整理意识。由于职业教育中的档案资料种类繁多，单单凭借管理人员的力量远远不够，需要学校的全体教职人员共同努力，将重要的档案资料及时进行整理，并上交到档案管理部门。另外，学生在档案管理中同样发挥着积极的作用，努力提高学生的档案意识，积极配合学校提供相关的资料信息，以便学校为学生建立完善的个人档案，为学生以及用工单位提供便利。

（二）加大档案管理的力度

职业教育的档案管理需要学校的大力支持，学校应该成立专门的档案管理工作小组，在小组中推选最具责任心的负责人，领导档案管理小组人员努力做好管理工作，从而促进职业教育快速发展。在学校建设规划过程中，应将档案管理的场地列入规划建设内，建立独立的档案馆或档案室，并与普通的办公室进行区分，在档案室内配备齐全的办公设备，配备必要的电子产品，以及档案管理相关的软硬件设备。在档案馆或档案室内建立纸质档案资料存放处，该存放处不仅需要比较大的空间，还应该注意室内通风，防止潮湿，以免资料被损坏，造成不必要的损失。

（三）建立完善的规章制度

在职业教育档案管理过程中需要依据《档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关的法律法规，制定健全的档案管理制度。在日常的职业教育档案管理中，管理人员需要依据相关的规章制度进行档案资料收集、移交、查阅、审核、归纳、总结等，再根据档案内容进行分类，并按照时间顺序进行收纳保存。档案保存也需要按照一定的规范，进行分门别类，文书档案归纳管理，教学档案归纳管理，学籍档案归纳管理，基建档案归纳管理，并由档案管理部门的专人负责，确保档案的安全性。

（四）实现信息化档案管理

随着电子信息技术的不断发展，档案管理也步入了信息化时代，职业教育学校的档案必须紧跟时代的步伐，实行电子信息化管理。信息化档案管理与传统的管理方式相比，档案资料整理更加仔细，查找档案更加方便快捷。利用电子信息技术进行职业教育档案管理，首先，制定一个整体的档案管理方案，按照计划进行收集、录入、整理、存档。其次，利用互联网络实现档案资源共享，建立一个实用性的档案信息网站，方便使用人员查找，大大提高工作效率。

（五）提高档案开发利用水平

职业教育档案管理的主要目的是为了通过档案资料，促进职业教育快速发展，档案的开发利用才能体现出档案管理的价值。在档案资料的收集过程中，不仅可以保留文字档案，还可以保留相关的图片、音频和视频等多媒体信息材料，丰富的档案内容可以提高档案的利用率。另外，还可以利用计算机，对档案资料进行鉴别，删除重复或者无价值的档案内容，提高档案的水准和质量。实现部分档案的公开性，方便教师和学生进行查找，提高档案的利用率。

四、结语

通过职业教育中的档案管理，可以帮助职业教育学校了解自身的不足，为学校的发展提供重要的依据。在职业教育中加强档案管理，增强管理人员的档案管理意识，制定相关的规章制度，实现信息化档案管理，发挥档案管理的价值，不断促进职业教育快速发展。

【参考文献】

[1]朱红.加强职业教育学校档案管理的思考[J].黑龙江档案.2012.

[2]吴桂云.改制后职业教育系统档案管理的几个新区域[J].办公室业务.2011.

[3]尹英范.加强职业教育档案管理工作的创新[J].黑龙江史志.2014.

[4]林凤.关于职业教育院校档案管理工作的思考[J].黑龙江档案.2012.

篇（2）

一、医院实行电子档案管理的重要意义

首先，医院电子档案能促进档案信息的整合共享，提高档案的利用效率。档案管理作为医院内部管理的一项重要工作，能够有效促进医院事业发展。医院电子档案管理工作比以往查阅档案原件更加简单、易操控，节省了大量的时间与精力，大大增强了原始档案的应用程度。医院各部门可以更加自如地提取档案，从而大大提高了档案信息的利用率。其次，医院电子档案能够为珍贵的档案原件提供保护，为医院的改革发展提供帮助。随着医改进程的不断加快，医院的改革与发展迫在眉睫。一个医院的档案记载了该医院的发展历程、各个阶段的医疗水平以及医院的运营情况，可以说是承载了该医院文化资源。将医院的档案进行电子信息化处理，不仅能够为档案原件提供有效保护，还能够避免因为过多借阅档案原件而导致档案遗失的风险。再次，医院电子档案为医院进行内部数据分析提供可靠的资源。医院在进行内部数据分析时，很难从纸质文件中获取到有效、有准备的数据资源，但是通过电子档案数据库的建立与使用，数据库中包含了全员的资料与档案，有效缩短了查阅档案的时间，从而能够在很短的时间内生成临床所需的数据分析结果，并制定出相应的诊疗方案，为医院工作效率与服务质量的提高提供了便利，并有效降低了医院运营的成本。最后，医院电子档案能够为医院提供个性化的诊疗服务。随着医改的不断深入，个性化医疗已然成为了一个十分热点的问题。电子档案管理也是个性化服务中的一种，相关部门可以从医院上报的相关数据进行筛选统计，以最快的速度做好可能发生的新疫情的预防工作。从而有助于国家医疗成本的降低，进一步提高国民的身体素质。

二、以科学合理的措施完善医院电子档案管理实践

（一）完善档案软硬件设备，以提高电子档案的安全性。医院电子档案管理工作离开了计算机设备，那电子档案的优势就无从发挥。对此，医院应该不断加强电子档案的软硬件设备，将落后的计算机设备淘汰掉，配备完善的电子档案管理的软硬件设备。比如，以电子刻录设施与光盘等等来为工作人员处理电子档案信息提供便利，从而增强医院电子档案的时效性，确保电子档案能得到安全储存与有效利用。同时，医院档案管理部门应该建立起完备的档案管理信息系统，从而以现代化的网络安全及时来避免电子档案信息被不法分子修改与泄露。针对电子档案文件的可复读性强、修改编辑不留痕迹、载体无法统一、一些能够鉴别文件原始佐证的关键信息十分容易被更改等等问题，可以通过建立身份加密验证的保护措施确保电子档案信息在传输、处理以及利用的过程中出现变更，此外还需要做好电子档案信息的异地备份处理。以此来提供电子档案信息的安全性，为医院电子档案的科学管理提供切实有效的技术帮助。（二）建立健全的档案制度，切实提高档案管理人员的素质水平。为了促进医院电子档案管理工作的进一步发展，医院领导应该要提高对电子档案管理工作的重视程度。从电子档案管理工作的特点出发，根据目前社会对医院电子档案信息的需求来制定相关的档案制度来约束、管理电子档案，从而确保医院电子档案管理工作更加规范。此外，作为医院档案管理人员，应该不断提高自身的综合素质，努力学习有关电子档案方面的知识以不断提高自己的工作水平。电子档案管理人员一定要做好下面四点的安全：1.严禁使用电子档案管理的计算机设备访问互联网。2.严禁随意在电子档案管理的计算机设备上运行任何软件。3.严禁使用U盘等移动设备移交档案。4.严禁打开、运行一些不清楚的文件，以确保电子信息档案的安全。（三）有针对性地采取纸质与电子档案双套归档。医院在进行电子文件归档时，其归档的范围可以参照纸质文件的归档范围来开展，确定电子文件的类型，归档的电子档案要及时做备份处理，避免电子档案被删除的风险。医院还应该结合自身的工作实际，凡是在医院一切活动中产生的具有价值的档案都应该收集并及时做好归档处理。但是由于大多数医院仍然在电子档案的管理制度、技术与方法、管理与通信设备等等方面存在着各种各样的问题，因此，要有针对性地采取纸质与电子档案双套归档的措施，实行纸质与电子档案的归档、鉴定、整理、著录、使用等同步进行。

三、结语

医院的档案管理随着科学信息技术的不断进步与发展也随之产生了很多新的变化。电子档案是社会进步的产物，也是档案管理一个崭新的课题。医院档案管理工作人员应该不断改进档案管理的思想、方法、手段等等，不断创新医院电子档案管理，为医院档案管理水平的不断提高奠定基础。

【参考文献】

篇（3）

1实践分析

1.1加强对乡土文化档案的收集一般来说，一个地区虽然蕴含丰富的乡土文化档案资源，但这些档案往往没有实现集中统一管理，档案的安全和完整得不到有效保障，档案作用也难以得到充分发挥。加强乡土文化档案的收集力度，可以采取很多方法。可以用开展课题研究的方式进行，例如，学校于2000年提出《走进沙地——萧山某中校本课程的开发与实施研究》课题，并明确了相应的子课题，集中全校力量投入到乡土文化的研究之中，收集并积累了大量反映乡土文化的档案资料，再把这些档案资料按照一定规范和要求进行归类整理，使这些档案成为开展乡土文化传承的重要资料。还可以通过丰富多样的活动组织学生收集档案，学校以校学生会为主体，通过参观访谈、田野调查、考证研究等手段，组织学生深入田间地头、厂矿企业、民居民宅，收集大量的乡土文化档案，不断丰富本校的乡土文化档案资源。

1.2加强对乡土文化档案的研究学校主动邀请教育科研机构和高校专家对研究工作进行指导，并邀请本地区的乡土文化专家参与进来，以他们的专业视角推动研究工作的开展。具体方式是邀请专家利用档案资料举办乡土文化讲座与座谈、撰写乡土文化方面的文章、为学生授课并组织学生参加乡土文化读书会，通过多种渠道教会学生研究乡土文化的方式方法，激发他们传承乡土文化的兴趣。专家还与本校教师编撰了《乡土文化研究》一书，通过档案资料对乡土文化作深入挖掘、探究和诠释，多角度展示萧山区的地理、物产、人文和风俗，推动乡土文化传承工作进程。

1.3加强对乡土文化档案的宣传展示第一，建设校内乡土文化展示场馆。在区教育局和当地街道的支持下，学校在校内辟出专门场地，建立了一座建筑面积达650平方米的乡土文化馆，在馆内举办乡土文化展览。展览通过大量实物、书籍、图片、视频等档案，全面展示萧山区的乡土文化。此外，学校还在文化馆展示学生自主学习研究的成果、举办乡土文化节等，都取得了良好效果。如今，文化馆已成为萧山区开展乡土文化教育与研究的重要平台。第二，编纂校本教材。学校利用乡土档案资料编纂《乡土文化》一书作为校本课程的教材，并以教材为蓝本组织常态化的乡土文化综合实践活动，引导学生走进本土、融入本地，不断接受乡土文化的熏陶和浸润。

2若干建议

篇（4）

（一）图书馆档案管理人员素质参差不齐

图书馆档案能够真实再现各项工作的历史面貌，有效保障单位的持续发展，为图书馆从事各项活动提供各种文字、图表及声像等有价值的参考资料。随着信息化时代的到来，图书馆的档案管理工作也由过去的纸质档案变为电子档案和纸质档案综合保存的状态。而目前从事档案管理工作的人员在专业素质、理论水平以及专业技术方面表现参差不齐。有些档案管理人员不熟悉电子档案管理操作流程，有些档案管理人员存在知识老化、学历偏低以及档案管理水平跟不上时展等问题，这就使得这些档案管理人员很难适应新形势下的档案事业发展。

（二）为档案入库而程序化作业

长期以来的工作中，人们习惯将文件与档案相分离，文件生成与流通都没有完全被纳入到档案管理中，仅仅是将已退出流通的文档，依照传统工作习惯，按多个步骤进行收集整理后入库保存，最终档案在长年累月的保管中它的查阅功能慢慢的被灰尘所掩盖。还有些图书馆的档案管理不是为了将来方便查阅，而是为了应付上级检查，将美观整齐作为归档要求。虽然我们图书馆在初期信息化和数字化的影响下，已经形成了纸质和电子双档案模式，电子档案发展迅速，但纸质档案还存在着利用率低的不良情况，有的档案甚至在归档后就没有在被查阅过，其作用和意义也将会随时间的推移而丧失。

（三）图书馆档案“重藏轻用”日益边缘化

档案工作长期存在的问题是重收集轻利用，以及消极的接收档案，档案服务的主动性严重不足。在图书馆档案纸质管理上，我们应该知道，档案的收集和保存需要耗费巨大的人力、物力和财力，结果是，它们巨大的存量却无法为图书馆带来相应的帮助，尤其是大海捞针式的检索方式根本无法在急需时解决燃眉之急。电子档案在系统构建上，存在的问题是技术不完善、人员管理体系不健全。整合档案资源，同时提供最符合需求的档案资源服务才是档案管理的责任，也才能实现为图书馆管理和发展规划谏言献策的愿望，所以在今后的工作中要解决档案的日益边缘化问题。

二、图书馆档案实施知识管理的必要性

科技的进步推动了知识经济的快速发展和信息化的迅速普及，各行各业都在努力融入到知识经济大潮中。因此，新时期的图书馆档案管理必将成为知识管理，并且全部的工作环节都将成为知识管理的必要程序。面对新的机遇和挑战，档案工作只有积极去迎合知识经济的发展主动为知识经济发展服务，才可以推动图书馆档案工作地快速发展，才能发挥档案工作在知识经济时代所应有的作用。首先图书馆档案实施知识管理是自身的要求。档案知识作为经过规范化处理的显性知识，同时也是一种知识资源。因此它的管理就应该从知识资源管理的方向去认识、去推动。其次图书馆档案实施知识管理是现实的要求，因为作为一种知识资源，档案不能单纯地被看做是一种信息，也就不能按信息管理的规律去管理，具体来说就是通过全体参与，改变传统的收集方式，通过支持实际工作，解决档案分类不切实际和不能实时应用的问题。最后图书馆档案实施知识管理是提升图书馆竞争力的要求。档案管理的本意是要促进图书馆工作更有效益，因此到了知识经济时代，思想得到了解放，档案管理走向知识管理，从而提升了档案管理水平和效率，为图书馆提高竞争力夯实基础。

三、图书馆实施档案知识资源管理的条件

只有在充足的基本条件支持和保证下，才可以保证档案知识管理的顺利进行。所以，图书馆在实施档案知识管理建设中要考虑以下几个方面因素：

（一）网络基础设施条件

一定程度的网络基础设施是实现信息化的基础。比如通过网站，可以向群众提供各种数字信息服务，这些服务可以打破时空限制，实现真正意义上的信息资源共享。而一个网站的建设需要考虑城名申请、网站规划和设计、网站推广、服务器、数据库开发等多个方面。所以网络基础设施条件关系着档案知识管理在网络上能否有效传播。

（二）资金条件

图书馆档案部门进行档案知识资源管理的经济实力，是档案知识资源管理过程中的物质决定要素。所以，档案知识资源管理作为一项复杂的系统工程，从实现信息知识资源管理到实现网络化管理和运用，每一个环节都要投入大量的资金。总之，资金的充足与否是档案知识管理能否顺利开展的关键因素。

（三）人才条件

图书馆档案知识资源管理本质上就是一个新知识和新技术开发利用的过程，所以人才问题在档案知识资源管理中至关重要。原因是在建设过程中，需要多领域的高层次专业人才，比如系统分析与设计专家、系统管理与维护专家等，所以，人才问题同样关系着档案知识管理的效率。

四、图书馆档案知识资源管理方案实施

（一）档案知识资源管理组织建设图书馆档案知识管理首先需要一个完整、系统的组织结构，以此来推进与保障知识资源管理的顺利进行。一方面就是设置知识资源管理部，主要负责档案知识资源库管理系统的日常运行和维护，还要设置知识应用规划部，负责跟踪图书馆的业务工作、事务工作的变化，以及知识资源内容建设。另一方面就是构建知识资源管理团队，专业人员团队负责网上对知识资源做收集、整理，聘请业内专家对专业团队的工作进行审查和判断。

（二）档案知识资源管理制度建设

为了图书馆档案知识管理的系统、组织和过程在法理上固化，同时也为了有效激发图书馆员工的积极性和诱导档案管理人员高效的服务，就必须要在图书馆原有的档案管理制度基础上建立档案知识资源管理制度体系。该体系应包括以下几个方面：档案知识资源安全访问权限制度、档案知识资源收集整理制度以及档案知识资源管理组织制度等。

（三）构建档案知识资源管理应用系统

该系统包括以下几个部分：（1）应用功能系统，它主要包括档案知识资源库，以及电子档案库到档案知识资源库转换处理系统，它们的主要功能是知识订阅、信息搜索、知识提供、在线考试、知识积累等。（2）资源库委托收集、整理系统。该系统主要包括非定形知识资源库，资源库的历史知识到电子档案库的转换系统以及领导决策工作经验和成果积累的系统等，主要功能是收集档案资源、审查档案信息、规范档案文件和业务考核等。（3）知识资源库管理系统。这个系统设计包括了业务事务协作流程管理系统和它的子系统等，主要功能是将关联的知识进行分类，制定档案模板，对关联知识提供链接等。

篇（5）

为适应社会发展的需要，建立健全信息化电子档案管理体系十分必要。就档案管理工作者而言，一方面需要更新电子档案的管理策略，以现代化、电子化的管理方法保证其信息化、网络化的实现；另一方面需要保证电子档案在不同领域应用效益的提升，以顺应时展的全新趋势。

一、新时期电子档案管理的重要意义

首先，传统的档案管理需要投入大量的人力、物力以及财力去完成，且极易造成档案文件的损坏，电子档案则在极大程度上避免了这种现象的出现。利用网络以及计算机技术进行档案管理，不仅能够提高资料归档的质量，还能大大提高档案检索速度，从而既降低了管理人员的工作强度，又从根本上提升了档案管理的效率，并有效地节省了财力、物力以及人力等方面的投资。

其次，电子档案实现了资料由实物向信息转化的过程，为读者及用户能够更加快捷方便地使用资料提供了可能性。资源使用率及用户满意度的提高，意味着档案管理工作服务质量的全面提升。

最后，有别于传统档案管理只能保存纸质文字资料，电子档案突破了载体的限制，在原始文字资料的基础上，还能收集管理视频图像等影音文件，满足了新时期人们对于多媒体资源的需求，更加符合当今社会对于档案利用多元化的特征。

二、新时期电子档案管理的问题分析

首先，对电子档案的认知与利用存在着三种误区――习惯性地将纸质材料视作档案的载体要求，而对电子文件仅仅将其视作副本或者一般资料来进行保管；过度依赖计算机，忽视对电子文件的备份与保存工作，导致常因设备故障而丢失重要的电子文档；打印所有的电子文档，浪费资源的同时又使文档管理回归低效原点。

其次，电子档案的信息可读性受到科技发展因素的制约。这是电子档案管理工作所遇到的较为突出的问题之一，一些电子资源的储存载体（磁盘、光盘等）外秒看起来保存完好，但是其内由于加密、软件升级、硬件设施进化和编码方式变化等原因，常出现信息不可读取的问题。而且随着信息技术的不断推陈出新，新编码技术对旧编码技术的不断替代，电子计算机外部运行环境与内部电子文件编码方式间的矛盾越来越突出，电子档案信息可读性的制约也越来越强劲。

最后，电子档案的“原始性”难以界定和保持。档案的原始性是保证其在法律上具有凭证作用的关键，然而电子文件具有的“载体与信息相互分离”的特点，导致一些信息极容易被更改而且难以被发现。鉴于此，电子档案的“原始性”就无法采取和纸质文件一样的判断标准来执行。

三、新时期电子档案管理的实践应用

（一）强化信息化管理意识

在电子档案出现和真正普及大众之前，人们所使用的一直都是最为传统的纸质档案，电子档案作为信息化发展进程中顺势而生的产物，人们对其仍存在认知上的不足。鉴于此，在电子档案已经成为档案管理新形式的潮流趋势下，社会各界必须改变原有的档案管理意识和方法，以适应新时期信息化的发展需求。

首先，领导层面要致力于管理模式的创新，让数字化、现代化的档案管理理念深入人心，通过构建相关管理模式以及信息化管理系统，在潜移默化中促进人们信息化管理意识的加强。

其次，档案管理部门在思想意识层面要加大重视力度，不断强化与电子档案管理工作相关人员的思想观念，使他们在意识到工作重要性的同时，能够在对外层面上争取到对档案信息化管理工作方面更多的投人，以促进相关管理内容的高效进行。

最后，新时期所有行业的工作人员都应当注意不断更新自身对于电子档案管理事业的观念，加大对电子档案的开发利用的宣传力度，提高不同领域人们对于电子档案的认识和使用程度。

（二）完善信息化管理体系

新时期电子档案的管理实践与应用，需要各行业结合自身的业务特点，制定出适于自身发展与要求的信息化管理体系，并在实现合理、科学、高效与实际的目标的过程中不断丰富与完善。同时该体系在制定的过程中，应当对有关对电子档案管理的部分进行合理的细化，并采取必要手段提高相关业务流程中工作人员的熟悉度以及规范性。另外，安全性也是电子档案信息化管理体系的重要核心，尤其是需要注重来自网络安全的防范，以保障各类电子档案的完整性和安全性。

（三）加强信息化人才建设

加强信息化人才建设，需要注重对电子档案管理人员素质（档案管理水平等）的培养，以及对相关的工作人员进行业务（计算机业务水平等）的培训。电子档案管理工作者不仅需要掌握图文排版处理、多媒体文件信息处理以及各类文件、邮件收发等较为基本的计算机操作技术，还需要掌握必要的电子文件归档方法以便在进行电子档案归档过程中顺利完成身份识别、权限控制等技术要求的设定。

综上所述，新时期电子档案管理工作具有非常强的复杂性。在保管方面，应当注意避免对计算机过度依赖，从而使电子档案在进行计算机硬件更新或者出现储存媒介损坏时，避免发生文件丢失的情况；在利用方面，档案管理人员要切实做好安全管理工作，保证电子档案在使用过程中的安全性（避免发生数据外泄这种情况）；在鉴定与审核方面，档案管理人员务必要小心谨慎，通过对电子档案保管期限进行严密审核，来维护其真实和有效性。只有这样，电子档案管理工作才有可能适应新时期科技以及社会发展的需求，为我国各企事业单位档案管理工作提供便捷、高效的服务。

参考文献

[1]邢军岐.浅谈新时期电子档案管理问题[J].电子技术与软件工程，2014（09）.

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（一）水库设计规划科技档案。水库设计规划档案主要是水库前期工作的规划设计方案、周围土地质量、勘测报告、施工规范要求、设计图纸、地理图片等。（二）水库水情科技档案。水库水情科技档案主要是针对水库周围水深程度、降水和蒸发量，水库里的水进出量等有关方面的资料，还有就是水流速度、水流量、水库横面剖面的测量等资料。（三）水库工作科技档案。水库工作科技档案主要是对水库在进行工作的时候，对它进行全面的观察记录资料，例如工作日志、安全检查记录、工作的数据、统计报表、工作分析归纳总结等资料。（四）水库后期工作的科技档案。水库后期工作的科技档案主要是对水库进行维修维护工作的记录资料。例如除险加固工作、日常基本的维修维护的工作计划、管理承包市场化的合同书、施工技术的设计资料等有关水库后期工作的资料。（五）水库设施设备的科技档案。水库设施设备的科技档案主要是有关于水库设施设备的记录资料。例如，设施设备的安装使用说明、安装调试的记录资料、鉴定报告、日常对设施设备的保养记录、操作技术流程等资料。

二、水库科技档案管理存在的问题及相应措施

（一）科技档案设备不完善，投资少

虽然我国在水库工作方面投入了一定的资金，但是在科技档案设备这一方面的投入量却有一定的有限程度，导致了科技档案设备不完善，管理工作效率效益不高的现象。其实水库科技档案的管理工作和管理设备都需要资金做强力的后盾，这样才能提高科技档案的管理水平，使管理更加的合理标准化和科学化。

（二）科技档案管理人员专业知识匮乏，自身素质有待加强

很多水库的科技档案管理人员一般都是用非档案专业管理人员代替，这些工作人员没有丰富的专业知识，也没有经过专业的培训，因此缺乏管理的专业知识技术，对科技档案知识进行一般的收集整理、归纳存放等，电子科技档案也是如此，致使科技档案管理问题成为一个难题，无法充分发挥科技档案的作用。

（三）有关部门管理意识薄弱，科技档案管理人员责任不强

管理人员对科技档案的管理工作不给予高度的重视，思想观念还停留在传统上面，只觉得科技档案的管理工作没有任何意义，就是对资料进行收集整理，归纳存放而已，而且又没有任何经济价值。除此之外有关部门的管理意识不强，没有对有关项目的各种资料进行管理，同时也没有加强对资料的收集整理、归纳存放，等到项目工作完成后，才把大量且凌乱的资料拿给科技档案管理人员。国家针对这些现象，应该加强对管理工作人员的培训和对有关部门进行责任制，落实责任人，明确管理人员及有关人员的工作职责，严格要求按照“同步管理”的有关要求开展工作。

三、科技档案在实践中的利用

对科技档案进行管理保存，其根本目的在于水库对它的利用。由于科技档案的利用价值非常高，运用范围非常宽广，我们就只选取几个方面进行说明。

（一）在水库大坝安全鉴定工作的利用价值

第一点就是要查阅科技档案的资料，对水库的历史和工作运行有个全方面的了解熟知，提供了安全鉴定工作的可靠依据。第二就是很节约时间和资金，因为有了水库大坝的各方面齐全的资料，就不需要有关工作人员再去勘测计量等，这样既节约了时间，有节约了资金。

（二）在生活生产的利用价值

相关的技术人员可以调出科技档案中的水情档案各方面的资料进行认真的分类归纳总结，从而设计出灌溉用水使用的科学方案，从而满足人们在生活生产对水的需求。并针对现有的科技档案资料进行讨论，可以对用水的调度设计方案不断的修改，从而把它的利用价值全部发挥出来。

（三）在水库规范管理的利用价值

众所周知，水库建立以后，对水库管理必须要连续进行，而科技档案也必须随之连续，因此科技档案管理工作是水库管理工作的重要组成部分。科技档案的管理工作顺利开展，有助于水库管理工作的标准化、科学化、合理化，从而提高水库工作的管理水平。

四、水库科技档案管理与利用问题的解决措施

（一）加强管理工作人员的自身素质，提高他们的综合能力

第一，有关部门领导应该加强对科技档案管理工作人员的培训，提高他们专业知识的水平，例如，让他们熟悉熟知《水利科学技术文件材料归档范围和保管期限表》等。第二，科技档案管理人员必须加强自身素质，不进要求具备丰富的专业知识，还要自觉的学习有关方面的专业技术。第三，由于科技档案管理需要用到计算机做管理工具，因此这就要求科技档案管理工作人员必须加强对计算机操作的学习。第四，有关部门的领导还应该要求工作人员对有关水库工程的水利方面基本知识的学习，这样有助于准确无误的找出档案使用者需要的资料。第五，还应该加强系统内部管理人员的交流培训，借鉴优秀的管理方法，摒弃不科学的管理方法，从而满足实现水库对科技档案的工作需要。

（二）完善管理制度，落实责任人

有关部门的领导应该加强管理意识，投入相应的资金在阶级档案管理的工作上，定期的对设施设备进行维修维护；同时还要树立管理人员的管理意识，完管理制度，配置专门的管理人员对科技档案进行管理，落实责任人，明确工作人员的职责范围，除此之外，还要严格要求相关工作人员必须确保科技档案与工程项目的“同步管理”。

（三）利用现代化技术，提高科技档案的管理水平

篇（7）

引言

实验室认可是国家权威机构对检验或校准实验室能力进行评估和认可，规范质量管理的一种认证方式，其显著特征之一就是质量体系的文件化、档案化。质量体系档案是实验室质量体系管理和运行的基础，是实验室质量体系有效性、符合性、真实性的反映和记录，是实验室认可的重要凭据。因此，质量体系档案的管理在整个实验室认可和实验室改进过程中均占有十分重要的地位。

为了保证实验室质量方针和质量目标的实现，确保实验室质量体系的持续、有效运转，对实验室各类档案资料的收集和管理，成为实验室日常活动中及认可过程中极其重要的一个环节。

1、质量管理档案的分类

遵循GJB2725A-2001《检测和校准实验室通用要求》中相关条款要求，结合本实验室具体的工作特点，按如下方法对实验室质量管理体系分类立卷进行管理：

1.1综合管理类档案

内容涵盖实验室所有管理工作，归档内容包括：（1）实验室的组织证明、组织构成、日常管理规定与目标规划　（条款4.1）；（2）文件控制记录（条款4.3）；（3）　纠正措施、预防措施及改进（条款4.9、4.10、4.11）；（4）实验室需要长期保存主要档案的存档（含电子版）、记录以及编号（条款4.12）；（5）内部审核记录及相关（条款4.13）；（6）管理评审记录及相关（条款4.14）；（7）设施与环境记录（条款5.3）；（8）　测量溯源性记录（条款5.6）。

1.2检验记录类档案

记录了检验样品的采样、送检、检测、报告的全过程，是对检验过程原始性的描述，具有明显的专业性和成套性，同时还包括对委托方的相关记录。主要有：（1）要求、委托书以及合同的评审（条款4.4）；（2）对委托方的服务记录（条款4.7、5.8）；（3）申诉和投诉记录（条款4.8）；（4）测试、检定和校准方法及其确认（条款5.4）；（5）测试、校准或检定结果的质量保证（条款5.9）；（6）测试、校准或检定结果的报告（条款5.10）。

1.3质量管理体系文件类档案

体现了检验结果的科学准确和检验程序的规范标准（条款4.2），主要包括：　（1）实验室各版本的质量手册、程序文件和作业指导书；（2）实验室认证有关受控法律、法规和技术标准有效版本；　（3）质量方针、质量计划目录及相关的评审考核方法记录。

1.4仪器设备类档案

是实验室用于检测和保证结果准确、可靠的设施。内容包括：（1）合格服务方名录及其资质证明文件，供应品的采购与发放记录（条款4.6）；（2）设备和标准物质相关记录（5.5节），主要有设备审购书、审批文件、合同、验收记录，设备使用说明书、设备历年检定书，期间核查计划和记录，设备启用、损坏、故障、改装、修理、使用记录等。

1.5个人技术档案类

反映技术人员的业务素质和学习经历（条款5.3），包括：（1）专业技术人员记录，包括实验室对在职技术人员的培训计划、培训记录，以及实验室各类专业技术人员相关的个人资料。（2）质量体系关键人员记录，包括技术负责人、质量负责人、授权签字人、部门负责人、监督员、内审员、仪器收发员、检测人员等的培训记录、任命证书、资格证书等。

根据上述档案分类方法对实验室的各类档案进行分类、收集，并进行登记造册，制定分类目录，使档案分类和档案内容一目了然，便于对实验室质量管理体系资料实行集中管理。

2、质量管理档案的实践认知

为了科学地管理和完整地保存实验室的质量管理档案，需要做到以下几个方面：

第一，档案的收集整理要全面。实验室应依据质量管理体系条款的相关要求，按照一定分类标准全面详实的收集相关信息并进行登记整理，最好在纸质记录的基础上结合计算机进行信息化管理，以电子文本形式存档，便于查阅。

第二，档案的更新应及时。在实验室情况质量体系运转情况发生变化时，应及时更新档案记录；同时，实验室应认真执行技术档案的保管检查制度，档案管理人员每隔一段时间应全面检查、清理一次，做到档案与实际情况保持一致。

第三，档案的受控保管应到位。所有受控文件需加盖受控文件章，编写受控文件号后发放。受控文件需补发时，要说明原因，经批准后方可补发。文件修改、更新应执行实验室相关程序文件规定。同时，档案的存放场所应通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗，防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。此外还应做好档案借阅的批准和记录手续。

第四，档案更改应规范。实验室质量管理档案中的内容如有更改，应按程序文件的要求实行更改，注明更改人的签名，切勿涂改。重要的文件更改还需有文件更改通知单。

第五，档案的作废应有记录。凡要作废的质量管理档案，经主管领导审批后，必须及时清理出档案，有关鉴定报告和作废档案备份必须及时归档。

结论

随着社会经济的发展，计量需求增长加快，以及实验室认可资质评审的要求，实验室档案管理工作的规范化、制度化必将越来越受到重视，做好档案资料的全面收集和规范化管理，保证质量体系在符合认证认可准则的情况下，持续有效运转，具有非常重要的意义。

参考文献

[1]GJB2725A-2001《测试实验室和校准实验室通用要求》[S].中国人民总装备部，2001.

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1科技档案管理工作在实践中遇到的问题

1．1归档记录不详细，档案管理系统不成熟

虽然归档方和相关负责人有完整的档案接收信息，但却没有对归档后的操作流程进行详细记录，相关问题的解决进度也无法详细记载。当新旧员工交接工作时，这些历史遗留问题会因各种特殊原因而得不到及时处理，拖延时间较久，会对后来接续工作的人员在处理相关问题时产生较大阻力。档案归档会涉及很多细致庞杂的工作内容，需要档案管理者花费大量精力对相关资料的信息进行处理。随着时间的不断累计，档案数量会变得非常庞大，需要记录的信息会越来越多，工作量也随之增大。当前的档案管理系统在功能设计方面还不够全面，设计理念也不够成熟，会对归档工作造成很大困扰，费时费力，使管理效率大幅降低。档案管理在处理特殊情况时，往往面对的都是庞大的信息量，在查找与核对不确定的信息时无异于大海捞针。因此，要根据实际情况，不断对档案管理系统进行完善和升级，使操作能够更人性化，信息收集和录入能够更加准确，帮助档案管理员能够快速完成档案管理工作。

1．2档案管理成本较高，工作环境较差

档案的归档、调取和管理等工作都需要消耗大量的人力、财力，还会占用大量的存储空间，落后的档案管理技术无法降低管理成本。实体档案数量多、体积大、质量重，在整理、搬运和入库的过程中会耗费大量人力，而且大量的档案堆积还会挤占档案管理人员原有的工作空间，会对管理人员的身心健康造成不利影响。落后的管理手段对物质资源的消耗是非常大的，既增加管理支出，又不绿色环保。

1．3归档方式杂乱，管控处罚机制不完善

在归档工作强制力度不够的情况下，经常出现归档不完整和顺序杂乱等现象，会在归档时耗费大量时间对资料进行整理和修改，要反复核对档案信息，致使归档效率低下，拖慢归档速度。文件与信息归档的意义在于提高对档案的利用率，减少不规范档案占用的空间。但在归档工作的高峰时间，容易积压过量档案，若不能及时进行归档，档案遗失和内容混淆等问题就会频繁出现。对于违反信息资料归档规定和要求的单位，档案管理部门没有对其进行处罚，这对档案信息的完整保留和有效利用都埋下了隐患。

1．4无法修正档案中的错误信息，管理方式较为落后

在档案管理工作中，没有将先进的科学工具与理念应用到人才培养过程当中，管理方式较为落后。如果电子信息和实体档案中出现错误，无法及时对其进行校正。发生错误是在所难免的，要用严谨的态度和先进的技术手段将归档记录中的错误率降到最低。记录是老员工最常采用的管理方法，老员工仅通过自己多年的工作经验来进行档案管理工作，不及时更新管理理念，安于现状，无法起到传帮带的作用，这会对新人造成巨大压力，对科技档案的建立和发展毫无帮助。

2提高科技档案管理效率的有效方法

2．1建立完善的档案管理体系，接受先进的管理理念

档案管理部门要建立先进的档案管理体系，制定完善的规章制度和详细明确的政策条例，要对档案管理中存在的问题提出有针对性的解决方法。领导层要全面了解对档案管理工作的实际情况，要和管理人员工共同努力，迎难而上。档案管理人员要保持对新事物的敏感，及时接受先进的管理技术和理念，时刻保持与时代共同前行的意识，要正确认识科技档案管理工作的价值和意义。科技档案管理工作离不开好的政策引导和系统化的动态建设规划，要从强化归档制度入手，对违反规定的部门和相关负责人进行严厉处罚，责任要落实到个人，提高档案管理人员的重视程度。

2．2完善归档信息，做好流程记录

要保证归档信息、数据分类和流程记录的完整性，明确各环节和相关部门的负责人。良好的流程记录不仅可以为档案查询和利用提供便利条件，还能提高归档效率和工作质量。

2．3引进人工智能化辅助技术，减轻人力劳动负担

第一，结合档案管理工作的实际发展需求，积极吸纳前沿领域的新技术，构建全新的档案管理理念，开拓创新思维，可以引进人工智能化辅助技术，建立数据信息库，提高档案工作的自动化程度，在完善工作机制的同时，减轻人力劳动负担，节约劳动成本。第二，提高归档流程的电子化比例，实名制登录，利用互联网技术进行传输归档，人工智能的档案管理流程会对各环节进行详细记录，并自动提示相关管理人员，使工作内容更加清晰明了。第三，人工智能不仅能避免因集中归档造成的人力负担和材料积压等问题，还能减轻档案管理部门的工作压力，使归档工作变得更加科学化、便利化。第四，归档地点将不再受办公地点的限制，通过互联网登录平台即可上传资料进行归档，提高了归档速度，使归档流程变得井然有序，减少对人力的依赖程度。

2．4加强对档案人才的培养力度，重视学科发展趋势

在档案管理工作中不断总结经验和教训，将理论与实践相结合，关注档案管理专业的发展趋势，及时更新学科内容，调整学科架构，建立更科学的教育体系，提升档案管理人才的业务能力和创新意识。

3结语

目前，科技档案的应用在各企事业单位的档案管理部门已经十分普便，为档案信息的系统化、科学化运行提供了巨大帮助，是当下主要的档案管理手段。智能化是未来档案管理主要的发展方向，提高科技档案管理的智能化水平是保证档案管理工作质量的重要前提，对今后档案学的发展具有重要意义。

参考文献:

［1］王冬梅．浅谈事业单位档案管理的现状及对策研究［J］．科技视界，2014，(03):103－104．

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在档案有效利用率较低的情况众所周知，档案工作对医院的有效开展其它各项工作有不可替代的促进作用，如果使医院的档案信息资源得到充分开发，并且发挥最大的价值，必然为医院的发展带来一定的社会和经济效益。近年来各地医院的档案管理工作仍然停留在传统管理方式上，长期以来只注重保存而忽视档案的使用，对档案的有效开发利用及其重要意义缺乏应有的宣传，大多数同志对档案利用产生的效益知道的更少。有部分领导干部，对档案管理意识还较淡薄，认为档案工作是从属于其它一线部门的服务性组织，还没有充分认识到档案工作在医院管理中的重要价值。

2．缺乏有专业技术的档案管理人员

目前我国大多数医院的档案管理缺乏专业人才，工作人员在专业素质方面缺乏实践锻炼，缺乏系统的理论知识，由于种种原因导致档案管理工作人员的文化程度参差不齐，赶不上飞速发展的科技时代步伐。医院对在职工作人员的培训往往只关注医疗技术人员，对档案管理人员的继续教育工作不够重视。

3．档案管理制度不健全

在现代医院管理中，尽管各级医院都程度不同地制定了一些档案管理方面的规章制度，但不够完善。在考核过程中，基本没有把档案管理纳入应该考核的范围，各级医院大都是根据自己的意识和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理，造成档案管理细节方面存在漏缺的现象。

二、提高医院档案管理工作的策略

1.强化档案意识加强宣传组织工作

领导重视是做好档案管理工作的前提，是医院档案实现数字化管理的重要保障。只要医院的领导重视起档案管理工作，有了强化档案管理的意识，加大宣传力度，完善组织系统，形成协调一致的规划，把档案管理与医院的发展连接在一起，与医院业务技术方面的工作一块抓，使各个岗位工作人员都来配合医院统一的档案管理工作，使全体员工都能充分认识档案管理的重要价值和存在意义。

2.注重法制意识加强《档案法》的学习与贯彻

在平时工作中养成依法归档的习惯，大力宣传档案工作的重要性，促进全体工作人员对档案管理法制意识的认识，医院档案管理工作也应该实行统一领导、分级管理的原则，必须完整保护档案，便于今后的查找和利用。

3.形成档案管理的网络化建设

建立医院档案三级网络管理模式，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、整体协调，统一操作、专业保管，有专人负责监督各职能部门的档案工作，强化医院档案收集和利用工作。

4.改善档案室硬件设施的配置

各地要根据医院和工作中的实际情况，适当逐步配备专业的计算机、摄像机、照相机、打印机和扫描仪等数字化设备，并采用最先进的专用软件进行档案管理系统的构建，更好地辅助医院档案管理过程中立卷、编目、检索、统计等各项工作的有效开展。

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关键词：

基建档案；管理要点；实践

随着我国社会经济的快速发展，基本建设工程项目的建设也越来越多。在基建项目建设过程中，基建档案是单位事业基本建设的真实记录，是单位档案的组成部分之一，其管理工作也是单位管理工作的重要组成部分。加强基建档案管理工作对提高基建工程的质量，促进单位事业的发展具有十分重要的意义。

一、基建档案的管理内容

基建档案主要指的是进行基建项目时所涉及的各种信息资料，例如立项文件、审批文件、招投标、设计稿、勘察、施工、监理以及竣工验收过程中所形成的档案，包括文字、图纸以及声像等各种形式。它对于工程维护、管理、改建、重建以及扩建提供重要依据。

二、基建档案的管理模式

（一）施工前对档案的管理方式

基建工程在施工之前，档案管理者需要把归档套数、验收标准等要求写入合同中，从而可以为业主的档案文件进入归档而提供依据。如在此过程中，有特殊的需求，需要提前在合同中注明或者约定。例如参与科学院基建项目的合同中需作出如下要求：施工单位需要整理符合科学院建设项目的档案，然后移交给相关的建设单位。此外，还需要另编一套和规划管理以及城建建设相关的档案归入当地的档案馆保存。

（二）施工初期对档案的管理方式

基建项目开始在施工的初期，需要对设计进行交底以及图纸会审，同时要求对参建单位相关的工作者参与档案交底的培训，主要的培训内容有：档案归档的标准、范围、渠道以及业务流程，然后把最终的档案标准分发给各单位。通过组织业主参与培训的方式，有利于参建单位更好地了解与掌握业主对档案的需求，从而能够对档案的验收工作做好准备。此外，在工程进行预付拨款之前，需要监理单位一起做好审核工程中的分部、分项划分表，这对于基建档案管理工作能够有效了解具体工作内容，从而便于管理人员开展工作。

（三）建设中至竣工验收对档案的管理策略

对于项目施工而言，其中所涉及的各个单位情况需要做好检查和管理的工作，例如监理单位以及项目管理等单位，可以根据工作的实际情况进行按月、按季开展检查工作。通过月度检查可以督促相关的施工单位高效整理各种资料，从而保障项目中的资料能够形成准确的档案资料。工程项目进入中后期，此时需要项目建设中的相关单位进行讨论，如施工单位、项目管理以及监理单位等做好档案归档准备工作；需要得到城建管理单位所出具相关认可文件之后，再组织竣工验收工作，并通过会签形式明确项目档案的范围，进而完成档案初步管理的工作。

（四）档案备案与验收前的档案管理

这是工程竣工与验收工作之后，需要进一步加强对档案进行汇总，然后再移交到城建档案管理单位。当档案完成备案之后，可以根据建设单位所提供的档案信息与要求完善档案的验收，并在工程结算之前做好整改与移交的工作。

（五）建设项目保修期的档案管理

一般情况下，建设工程进入保修期的日期是从竣工、验收合格时计算。因此，在保修款支付之前，需要全面对建设项目进行复核，并把参建单位所提交的档案做好整理，最终能够形成完备的基建档案材料。因此，这就需要根据工程建设过程中的不同阶段进行资料的整理工作，如合同管理、月度检查、交底、总结、分部分项划分以及归档范围等进行讨论和管理，保证基建档案管理工作能够取得良好的效果。

三、基建档案在管理工作中的要点

（一）各项归档材料保证是原件

根据原件定义需要做到两点：一个是非复制件，而另一个是最初形成。如在施工中，见证取样相关的记录、试验以及测量资料等都需要进行现场填写，从原则上必须保证这些档案能够有较高的标准并存档。然而，受到施工单位以及工地条件的限制，资料如果出现过脏的情况，则不能进入存档。此外，还需要做好单位公章加盖和复印的准备，用复印件代替原件。除此之外，有的是一些电子签名的资料，这些都是误解了原件的含义。因此，除了一些特定的物资以及试验资料之外，其他的归档材料要求必须是原件，同时不能通过名章、电子签名等形式代替原件。

（二）重视图纸签章

在项目建设工作中，施工图需要具有执业人员、勘察设计相关的企业等进行图章与签字，同时还需要做好加盖公章；而在竣工图中，则需要严格地根据国家标准中的要求而进行设计竣工图（50mm×80mm）。需要注意的是，竣工图章必须保持在八个字框中完成全部填写，主要的内容有：编制人、日期、施工单位、审核人、技术负责人、监理单位以及总监等。在这些资料收集方面，除监理单位以及施工单位可以直接用名称刻印之外，剩下的人都必须是手签。

（三）收集项目中的照片档案

参与基建项目过程中所涉及的资料较多，此时需要做好各种档案资料的收集、整理以及保存的工作，其中一项就是对照片档案进行收集和整理。如在工程项目进入开工之前，需要对工程的地貌、地形进行拍照保存，而在进行工程拆迁、建设时，需要根据实际的工序进行照片验收。这些照片是反映相关工程建设的重要资料，同时也对项目在维修、管理以及改扩建中可以发挥重要的作用。

（四）对电子文件资料的收集

目前，电子化档案管理能够便于用户进行查询、利用相关资料。因此，需要根据建设工程中相关电子版资料进行收集。如项目的设计、施工以及竣工资料中所涉及的各项电子版资料都需要做好保存、移交。在此过程中，需要注意的是电子档案的文件名必须要和纸质文件中的名称保持一致，并且在内容方面也需要和纸质文件做到高度的对应。而对于一些特殊的手写资料则需要进行扫描，转化为PDF的文件再进行归档。如竣工与验收的记录、质量报告、图纸会审、工程洽商以及竣工图等，卷内的目录需要刻成相关的光盘，同时和卷内资料的电子版保存于同一光盘中。

四、关于基建档案的具体管理工作

（一）监理需要发挥自身的管理职能

在档案管理工作中，监理首先要在合同中明确对档案管理的责任、对项目建设中的各种内容加强管理，如在勘察、设计以及施工过程中，必须保持档案文件能够进入科学的整理与归档的程序中。此外，在审查、勘察、设计以及施工中，必须要向相关的单位做好档案移交的工作，尤其是项目的竣工图，必须保证项目文件具有真实、准确以及完整的意见签署。此外，监理还需要在监理大纲当中加入一些档案使用以及管理工作中的各种细则进行约束工作。这就要求项目中的监理单位必须要配备一定数量的专职收集以及管理的工作人员，专门负责监理中各项资料收集、整理以及移交工作。

（二）总包单位在档案资料的收集中需要提升积极性

在基建档案管理的工作中，其中的资料形成必须是保持高度真实、完整以及准确性，也就是做到“谁形成、谁负责”的原则。在这一过程中，要求总承包单位做好资料审查以及汇总，同时保证档案资料的完整、齐全。此外，有的业主对承包单位所负责的建设内容不熟悉，从而难以在档案形成中充分地保证其质量。因此，这就需要调动相关的总包单位在档案资料的收集过程中逐步提升积极性，做好不定期地检查各个分包单位中对资料的收集以及整理工作开展的情况，进而保证档案资料的完整性以及真实性。

（三）项目建设单位需要做好全面负责的准备

1.提前整理项目建设中的档案。在基建开工之后，建设单位中的资料档案管理人员需要根据项目在资料准备阶段中所提供的资料进行归类。此阶段设计的内容主要有：立项的文件、项目建设用地以及征地文件、拆迁文件等，这些资料必须要加强整理和管理，此外，还有建设勘察、测绘、图纸设计以及招投标等相关文件，通过提前完成这些工作，能够减轻档案资料在验收时进行整理的工作量。2.各个单位需要编制档案管理的指导书。由于参与基建项目的单位非常多，而各个单位对于档案资料管理以及处理的水平都参差不齐。因此，在档案资料整理以及管理过程中难免会出现各种问题，对此要求各个单位进行编制指导书，便于档案资料在管理中能够有一定的参照，如档案封面样板、目录、备考表以及组卷方法，以保证各方档案在形式上保持统一。3.把握施工的过程。档案人员需要根据工程的实际情况而走访工地，充分地了解项目施工的工序以及流程，便于能够对各个分部、分项中所涉及的资料进行梳理、组卷，从而形成案卷。

五、关于基建档案在管理中的注意事项

（一）接口档案

由于项目建设有来自不同专业、单位等进行交叉作业情况，这对档案管理而言较为困难。因此，在接口工作方面需要注意保持统一性。如在安装设备中，对基础工程具有较高的依赖性，而施工单位则需要在交叉作业中做好档案信息的接口处理，保证项目建设中档案的完整性。

（二）承包单位对档案管理

有的业主会和承包单位签订合同。如建设中的桩基工作以及各种安全防范，较为常见的有：消防、人防、防雷以及电梯，这些要求具有较高的专业水准。在这一过程中所形成各种档案，由于业主对其中是否准确、完整没有充分的把握，就需要依靠相关的监理单位以及承包单位的帮助，提升业主对项目的认识能力以及信任度。综上所述，在基建档案收集以及管理的工作中，需要加强对工程中的各项资料进行规划、施工以及维修做好记录，这是单位在进行档案管理工作中最为重要的组成部分。因此，档案管理人员需要提升各个基建单位的归档意识，同时遵循档案原则，不断完善管理制度，从而保证档案管理的工作能达到标准化和规范化。

参考文献：

[1]王平，潘帼湘，俞雯.医院重点工程基建档案管理中存在的问题与对策[J].现代医院管理，2003（2）：41-42.

[2]侯惠荣，马玉林，孙红兵.医院基建档案管理要点[J].中国肿瘤，2007（4）：230-231.