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序论:好文章的创作是一个不断探索和完善的过程,我们为您推荐十篇船舶党支部工作计划范例,希望它们能助您一臂之力,提升您的阅读品质,带来更深刻的阅读感受。
行政管理部是企业的枢纽机关,对于企业管理有着重要的意义,具有鲜明的特点以及不可替代的职能。时代在不断地进步,伴随着我国经济改革,企业在进行行政管理时也遇见了很多新的问题,现在人们越来越多的重视该怎样在新时期企业行政管理中提高工作效率。行政管理工作属于服务质量管理范畴。服务质量,是顾客感知的整体质量,感知的服务质量和期望的服务质量的综合[1]。根据相关资料的调查,我们发现某些企业办公室现在的情况是:“事多人杂”,服务对象多元化、工作内容不固定、总是需要有更高的目标,办公室工作人员一般是有什么工作就得做什么工作,而且多数是打杂跑腿的工作,并没有发挥一个办公室人员应有的作用,更别说加大工作效能或者是提高服务质量[2]。
在20世纪中后期新兴了一门新的学科,即项目管理,这一学科将计划管理理论与管理方法有机的结合起来了[3]。与传统项目管理相比,现代项目管理又多了新的内容,具体包括质量管理、沟通管理、风险管理、采购管理和综合管理五个方面,项目管理逐渐在更多的领域中有所应用,包括制造、电信等不少行业,国外有不少的大公司都很重视项目管理,通过开展各种培训来提高企业项目管理能力[4]。企业流程管理主要是理顺企业中现有流程,将那些不增值环节梳理出来,对其进行精简和优化,进而加大流程整体效率。
下面我们就从日常工作中的实际例子出发来分析如何提高企业办公室工作效率。具体来讲要分析日常行动计划模块、日常电话管理模块和会议管理模块三个方面。
1 日常行动计划模块
办公室的日常工作都不太具体和固定。如果我们在办公室的工作中一味的按照领导的吩咐去做,而不是自己做好相关的计划性,通常会使得自己的闲暇时间以及忙碌时间不能合理的分配,工作效率就会很低。从项目管理学中我们可以学到:先将自己的待办事项进行分类,并把它们分成三个不同的等级,可以用A、B、C来表示,然后每天将这个表格填好(例如表1)。其中,A级是需要最先实现的计划,同时也是最重要的,最急切要解决的;B级的重要程度要比A级低一些,也没有A级紧急;C级主要是那些暂时可以不完成的任务。
当我们将这个表格填好之后,就可以按顺序一个一个的实施了。但是在工作中我们会遇到这样一种状况,我们往往会先去完成那些容易完成的工作,而且也不会花费很多的时间,这样我们就能够在较短的时间内钩掉工作计划表中的许多项。但是事实上这种方式并不能有效地提高工作效率,最有效的工作方式是按照工作的优先顺序来处理,当我们完成了“A”级工作之后再前去做“B”级工作。我们在处理每天的工作时,要尽量留出一段不扰的时间,用这段时间来完成一些很重要的工作,而且最好是将那些类似的工作在同一时间段内完成,要注意不要浪费了一些零散的时间,从而提高效率。
2 日常电话管理模块
办公室工作中做的最多的就是处理电话事务。他们会经常说:“总是跟您电话联系,有机会一定过去拜访。”因为电话工作的特殊性,常常会出现忘记某些事情的情况,通过对办公室的工作人员的仔细观察我们发现,在这些办公室人员的办公桌上会有不少的小纸条,在这些小纸条上会有他们电话的内容。设想一下,如果我们再将这些小纸片整理出来,做成一个表格(见表2),这样就能够尽量避免信息残缺的现象,而且当自己外出时,还能把这些告诉领导。当然速记的话是能保障速度的,但信息可能会出现遗漏,再加上办公室的工作都比较繁琐,就更有可能遗忘信息,而且领导也不会总待在办公室。
此电话记录表的优点有:当领导不在办公室的时候,办公室工作人员恰巧需要外出办事,这事就可以把这个表格留给领导,领导审阅后签署处理意见,等办公室人员回来之后再根据领导签署的相关意见再展开工作,这样还能够提前查阅电话记录信息,提醒对方。而且还要按时对电话记录的内容进行整理和分析,从中找出领导在处理各种工作时的规律,让领导能够在最短的时间内完成工作,使办公室工作的效率变得更高。
3 会议管理模块
办公室工作人员肯定会对各种会议和活动进行组织和安排。其中包括大型的会议,也包括一些小会议,有比较大型的活动,也有很小的活动,但是综合来讲,他们在模式都有相似点,不同的只是某些具体的细节。以中海油服青年员工节启动仪式安排为例,来看构建会议管理模块的优势。具体方案如下:
3.1 整体方案
①时间:3月8日下午14:00~17:30。
②内容
a人力资源管理沟通会,14:00~15:30,燕郊基地中院俱乐部四楼礼堂。b摄影展及摄影讲座,14:00~15:30,燕郊基地中院船舶事业部办公楼一楼阶梯教室。c中海油服“青年员工节”启动仪式并员工风采展示,16:00~17:30,燕郊基地中院篮球馆。
3.2 启动仪式议程安排
①中海油服“青年员工节”开幕仪式
a16:20~16:35,播放《辉煌三十》;b16:00~16:10,公司副总裁兼党委副书记xxx致辞;c16:10~16:20,上级领导致辞;d16:10~16:20,x总宣布中海油服“青年员工节”正式启动;e16:35~17:00,青年才艺展示环节。主持人:xxx、xxx。
②“青年员工节”启动仪式人员分工(见表3)
因为会议涉及较多的模块内容,这里只是通过图片简单的列出了活动安排和会务分工部分。从这个图片中我们可以看到,会务工作根据质量管理、项目管理、时间管理的要求,分成会前、会间、会后三个部分。然后通过分析会务的具体工作再进行分类,实行个人负责制,要将会议的具体工作落实到个人,并保证每个人都能够按时完成工作任务,大会总负责可以直接调配各个模块项目的负责人。
4 结语
综上所述,我们若想大大提高行政管理的效率,就需要努力地学习,掌握更先进的科学知识,自觉学习和提高项目管理的能力,在行政管理中的各项具体工作改进日常工作流程,保证高质量的工作,更高效的为企业服务。
参考文献:
[1]朱士俊.医院管理学质量管理分册[M].北京:人民卫生出版社.2005.
[2]杨铭.推行项目管理提高高校行政管理水平.西北工业大学学报(社会科学版),2003,23(1).
苏 洁(以下简称“苏”):2011年是我国“十二五”规划的开局之年,也是安全生产综合监管工作任务繁重的一年,重点行业(领域)安全生产形势继续保持了持续稳定好转的发展态势,在推动综合监管制度建设、动态监管、专项整治、平安创建、事故查处等方面取得了新的进展和成效。2011年,我们主要抓了以下6个方面的工作,体现在“六个突出、六个推动”。
突出统筹规划,推动重点行业(领域)安全生产长效机制建设取得新成果。以编制“十二五”规划为有利契机,协调推动相关部门把安全生产纳入行业发展规划重点内容;以贯彻落实国务院23号、40号文件为重点,指导协调相关部门进一步健全完善安全监管制度;以有效落实部门监管责任为核心,进一步建立了安全生产形势分析等各项制度。
突出顶层设计,推动道路交通动态监管等工作取得新进展。基本实现了“两客一危” (营运客车、旅游客车、危化品运输车)车辆全部安装动态监管系统的目标,全国“两客一危”车辆动态监管终端安装率从试点前的51%提高到97.6%;基本形成了全国监管平台,各省级平台实现了与全国统一动态监管平台的对接;统一了动态监控系统安装应用标准,各地区先后出台了46个实施办法和标准;国家安全监管总局2011年共投入540万元对试点地区给予经费支持,带动全国投入资金4.2亿多元;进一步遏制了因超速导致的客运事故;进一步强化了动态监管在推动综合监管工作中的作用。
突出协调联动,推动重点行业(领域)隐患排查整治工作取得了新成绩。联合部署开展了道路客运隐患整治专项行动,有效遏制了道路交通重大事故;联合部署开展了京沪高铁沿线打击非法违法行为专项行动,为京沪高铁开通运营创造了良好安全环境;部署开展了建筑施工防坍塌专项行动,有效遏制了坍塌事故多发的势头。
突出巩固提高,推动平安创建工作迈出新步伐。启动了新一轮“平安畅通县市”创建5年计划;通过典型引路推进建筑施工“平安工地”创建工作;加强了“平安渔业示范县”创建活动的监督检查;部署开展了年度百名“平安农机示范县”创建活动。此外,按照国务院安委会关于开展企业安全生产标准化建设的工作部署,国家安全生产监管总局积极推动交通运输部、住房城乡建设部启动了交通运输、建筑施工企业安全生产标准化创建工作,并全面推进电力安全生产标准化创建工作。
突出科学严谨,推动特别重大事故调查工作积累了新经验。2011年下半年以来,重点行业(领域)连续发生了京珠高速河南信阳“7·22”特别重大卧铺客车燃烧事故、“7·23”甬温特别重大铁路交通事故和滨保高速天津“10·7”特别重大道路交通事故,这也是近年来发生的非常典型的3起特别重大事故。国家安全生产监管总局会同相关部门组成国务院调查组,调查组领导超前部署,建立健全调查工作制度,为事故调查工作的有序高效开展提供了组织保障。目前,“7·23”事故已经调查结案,并向社会全文公布了调查报告。
突出形成合力,推动事故查处挂牌督办工作取得新实效。各级安全监管部门认真贯彻落实国务院23号文件关于事故查处分级挂牌督办的要求,把事故现场督导和挂牌督办作为提高综合监管效能、强化事故教训吸取的一项重要手段来抓,进一步凝聚共识,形成了事故查处工作合力。
记:国家安全生产监管总局在“7·23” 甬温线特别重大铁路交通事故调查中,总结和积累了哪些好的经验和做法?
苏:各级安全监管部门齐心协力,确保事故现场前期协调处置工作紧张有序开展。“7·23”事故现场协调处置任务重、难度大,调查组紧紧依靠和充分发挥属地安全监管部门作用,齐心协力做好事故现场的应急处置和协调保障工作。在“7·23”事故调查中,面对调查时间紧、任务重、参加部门人员多等前所未有的新问题,浙江省及温州市安全生产监管局负责同志全力以赴,协调当地政府做了大量工作,为国务院调查组顺利开展工作创造了条件。
调查组领导超前部署,确保调查工作有条不紊开展。调查组领导骆琳、王德学等同志,把握大局、超前部署,带领调查组及时制定了事故调查整体工作方案和各小组工作方案,明确了调查内容、责任分工、时间安排、调查纪律,为系统开展调查工作提供了依据。调查中,根据调查总体任务要求,及时制定了分阶段、分地区、分单位的调查工作计划,细化调查内容、调查方式、调查进度,始终使调查工作有条不紊地推进。
建立健全调查工作制度,确保调查工作优质高效推进。调查工作之初,根据新情况、新问题,调查组及时制定了一系列调查制度,有序高效推进各项工作。调查组建立了会议推进制度,每天晚上召开各小组负责人碰头会,通报调查进展情况,研究部署次日调查工作;建立了情况通报制度,每天编印简报将调查进展情况发送调查组领导和有关部门;建立了学习培训制度,针对行业部门首次不参加调查组、熟悉相关专业的人员不足的情况,调查组及时开展了专家培训答疑等活动,使调查组人员在较短时间内了解了相关知识;建立了舆情分析制度,收集了当地相关媒体报道40多万字,加强研判分析,拓展调查思路;建立了工作沟通制度,对事故调查中有关事实认定和法规适用等问题反复与铁道部工作组沟通、辩论,使事实认定和法规适用更加科学严谨;加强与监察部的密切配合,协调监察部审理室到现场审理,有效缩短了调查时间;成立了临时党支部,把事故调查与创先争优有机结合,为事故调查工作提供了思想保证。
首次对调查报告组织了评估论证,确保调查结论经得起各方面检验。为了保证调查报告的科学严谨,调查组通过逆向思维、注重细节、倒查问题,反复讨论、反复论证,先后对调查报告进行了百余次修改完善;在调查报告形成后,又2次组织召开了由法制、新闻、宣传等部门负责同志参加的专题评估会,对调查报告进行评估和进一步完善;组织有关专家对有关法律法规适用问题进行了专门论证,确保调查报告经得起各方面的检验。
在事故调查后首次全文公布了调查报告,全面回应了社会关切。国家安全监管总局在政府网站全文公布了事故调查报告,接受社会监督和检验,维护了政府公信力。
记:新情况、新问题对综合监管工作提出了新要求,安全生产监管总局综合监管工作的下一步重点放在哪些方面?
苏:2012年,我们重点围绕“六个加强、六个着力”做好各方面工作。
加强制度建设,着力推进综合监管职责落实。加强调查研究,及时总结各地在实践中创造的行之有效的工作做法;完善法规标准,会同有关部门研究制定标本兼治的制度措施;加强政策宣传,切实把行业安全发展规划落到实处。
加强重点行业领域安全生产综合治理,着力深化隐患排查治理和打击非法违法行为。以道路客运安全为重点抓好道路运输安全综合治理;以预防施工坍塌事故为重点深化建筑施工安全专项整治;以重点场所为重点抓好消防安全专项整治;以吸取事故教训为重点抓好高铁安全专项整治;以客船渔船为重点抓好水上交通安全专项整治。
加强安全生产标准化建设,着力提高企业安全管理水平。大力推进道路运输客运企业标准化、水上运输企业体系审核标准化、铁路运输企业标准化、建筑施工安全标准化、电力企业安全生产标准化和船舶修造企业安全生产标准化创建工作。