档案信息汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案信息范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

一、档案信息化的概念

档案信息的形成、积累、加工与贮存、传递、利用的整个过程，就是档案信息的运动过程。这个运动过程起关键作用的是传递过程。档案信息管理人员通过形成、加工与贮存积累起来的档案信息，主要目的是为了满足利用者需要。这就需要在利用者与档案信息管理者之间找到一种媒介，以沟通供需之间亦即信息与用户之间的信息。档案信息的传递就是沟通供需之间或信息与用户之间信息的媒介。

二、信息档案化的概念与内容

（一）信息档案化的概念

随着信息时代的到来，社会生活的各个领域产生的信息与日俱增，特别是互联网技术的广泛运用，各类信息里几何形式迅速增长，用信息爆炸来形容毫不夸张。面对浩如烟海的信息，如何进行真伪区分、价值鉴定、密级审定、采用识别，使无序的自然信息变为有序的人工信息，提高信息的利用率，则是摆在信息管理部门的一个新问题。从广义来看，信息管理部门包括文献情报图书档案电信通讯等机构，文献情报图书部门管理的信息主要是文献图书情报资料，受特定的管理对象限制，其对管理对象的加工整理方法不适宜用于产生在社会生活各领域的信息。而档案部门管理的档案产生于社会各领域，涵盖了信息产生的各个层面，因此对大量产生的信息进行识别处理，就历史性地落在档案部门的肩上。

信息档案化是指档案部门运用现代管理理念，采用现代管理方法及技术手段，按照档案部门对信息进行有序整合、加工整理、分类检索、开发利用信息资源的方法，对各类信息进行有序化、规范化处理，将系统、全面、有序的信息方便快捷地提供给利用者，以全方位的信息开发服务，满足社会各方面的需求。

（二）信息档案化的具体内容

信息档案化是档案部门面临的新课题，笔者认为，信息档案化包括以下几方面的内容：

1.档案部门要树立大档案观，将信息资源扩展为档案管理范畴。过去档案部门将具有凭证、参考作用的原始信息确定为档案，档案管理只是信息的很小一部分。随着信息时代的发展，社会要求档案部门提供广泛的信息服务的呼声越来越高。国内相关单位数字档案馆工程项目在确定建立其数字资源信息库时，大大扩展信息资源采集范围。信息资源采集不仅包括馆藏档案数字化、立档单位数字档案的在（离）线接收、专门专业档案信息收集，还包括各类相关信息（如电子政府的政务信息、社会公众服务信息、数字图书馆信息、网上信息等）的搜索，是社会综合信息资源库，这些信息库必须在严格的标准化和规范化的基础上由多个部门联合建立，以满足社会各方面对档案信息资源的需求。

2.各类信息采用档案管理的理念与方法。档案信息化处理是建立在标准化、规范化的基础上的。信息档案化则是采用档案的管理理念，对浩如烟海且杂乱无章的信息进行有序整合、标准化处理。包括对接收的电子文件建立元数据库，对各种数据库的数字信息进行储存格式与载体标准转换。传统的数据库是一类结构化的数据集合，其属性描述和检索处理依赖于精确的人工语言，而这种方法对于管理综合性的超大规模数据库（知识库）很不适应，例如国际互联网上成千上万的大型数据库，由于检索语言不统一和管理方式各异已经造成了极大的混乱。因此必须依赖更为先进的智能化信息管理技术、以求用自然语言进行概念性全网络搜索，才能为用户提供方便、高效的服务。

3.建立信息档案化的实施机制。信息档案化是一个全新的概念，还不为人们所了解，笔者认为，其实施需要从以下几方面入手：第一，首先应当在档案部门进行广泛宣传，使档案工作者明确信息时代档案人角色的转变及肩负的历史责任。第二，要向有关领导及信息主管部门宣传呼吁，积极主动地做好有关情况汇报及业务技术咨询工作。第三，要积极与各行业信息管理部门沟通联系，在标准规范及智能信息技术方面给予指导监督。第四，建立信息档案化的实施实体。

三、档案部门在信息社会中的地位与作用

（一）档案信息管理与保存中心

档案机构保存有大量历史真实记录，是各类档案信息的集藏地，是社会各界了解政策形成及效益、工作查考、学术研究的主要资料来源。档案信息涉及社会各个领域，对各行各业均有相当的利用价值，与公民权益息息相关。档案机构在国家信息化建设中要充实自身的信息基础建设，建立档案信息系统及专题资源数据库，通过信息化、数字化档案管理与运用，更好地发挥档案机构建档与扩散功能，发挥各类档案信息中心的重要作用。

（二）数字化档案信息资源保存和传递中心

档案机构保存的各类档案信息，其内容涉及政治、经济、教育、文化、科技、财政、工交等各种专业，档案机构可运用科技手段将馆藏的档案进行数字化处理予以保存管理，从而成为各机构的数字化档案信息资源中心。其中，适宜于向社会开放的档案，可将其置于公共领域，通过网络传送，提供给远距离的信息需求者利用，成为各机构档案信息的传递中心。

（三）档案信息的数字模拟整合技术处理中心

档案机构具有长久保存档案及充分发挥档案利用价值的双重职责。因此，一方面要运用各种技术手段使档案长久保存，如将各种纸质、电子档案运用缩微模拟技术处理，以缩微胶片代替原件长久保存、提供利用。另一方面为了使档案信息资源更方便、快捷、广泛地提供利用，又要采用计算机技术对档案进行数字化处理，将大量档案信息在光盘上“海量存储”，在网络上实现远程传送，跨越时空限制。在国家信息化建设中，档案机构比任何其他机构更加关注在文件生命周期的不同时期应采用的相应技术、规范标准及保护措施。

参考文献：

篇（2）

随着高校数字化校园建设的不断发展，学校内各业务部门的电子文件通过校园网广为传递，电子文件已成为高校新产生文件的主体，也是高校校务系统的主体。这些新形成的电子文件本身就是数字化的文件，可直接用于全文检索利用，如不及时采集归档，任其“自生自灭”，会给档案信息化工作带来无法挽回的损失。

1.对高校办公自动化系统及各学院、部处中心网页上形成的正式的电子公文及工作信息电子文件，要及时将其打印出来，完成纸质文件的完整收集。在目前电子文件法律凭证作用尚未得到认可的状况下，严格执行纸质文件与电子文件同时归档的“双轨制”原则，以确保档案实体与信息的安全。

2.对高校OA系统上形成流转的大量公务电子文件以及部处中心、各学院网页上形成的电子文件，有两种方式完成归档。对于0A系统编制完备、实现了文件与档案一体化管理的高校，可以直接采用在线归档的方式，将办理完毕的电子文件直接归入档案馆服务器完成电子文件的全文采集。对于未实现文件与档案一体化管理的高校，可以采用物理归档的方式，由学校网络中心负责将OA系统上形成的全部电子文件信息拷贝到光盘进行归档，完成电子文件信息(包括文件的记录信息、背景信息和元数据信息)的完整采集。

3.对未在校园网上的有保存价值的公务电子文件，由公文拟稿单位专门打印一份纸质版文件，并加盖单位公章，连同相应的电子版信息拷贝归档保存。

对电子文件全文信息采集的优点是；第一，可以直接进行电子文件全文检索，既方便利用又提高了档案的检全率、检准率。第二，省时省力准确率高，电子文件进馆后无须进行人工扫描，就可以完整准确地再现电子文件的原文信息，可以方便快捷地为利用者提供服务。第三，安全高效，使档案“双轨制”得到有效的执行，为档案的安全管理提供了保障，同时电子文件全文信息的采集加快了档案馆数字化建设的步伐。

文件级著录信息的自动采集

目前我国档案界正以极大的热情致力于电子文件收集归档和纸质档案数字化工作。然而我们不能忽略，数字化环境下高校尚有不少的工作信息仍然以纸质文件的方式大量产生，这些文件不仅数量大，而且价值高，及时做好这部分文件的归档与著录数据的自动采集，是确保一个全宗单位档案齐全完整的关键，同时也是推进本单位档案数字化进程的一项得力措施。

在计算机档案管理系统中进行文件数据的著录一直是阻碍广大高校档案数字化进程的瓶颈，而如何实现网络环境下纸质文件著录数据的自动采集，成为推进各高校档案数字化进程的关键。针对传统档案著录过程中著录数据主要靠人工录入、出现数字化进展缓慢、数据质量差等问题，笔者以为高校可以结合目前计算机档案管理系统的特点，以及高校各业务部门归档的习惯，编制一套文件著录数据自动采集软件，有效地解决纸质档案著录滞后的瓶颈问题。

1.参照国家档案著录规范，对学校办公自动化系统之外形成的大量教学、科研、基建、招标采购管理等方面的纯纸质文件的归档要求，做进一步的细化与规范统一，使部门的归档清单附合档案部门著录数据采集的要求。

2.针对目前各文件形成部门通常采用在Word或Excel上登记收发文件的特点，编制一套将扩展名为doc或xls格式的文件转换为txt格式的通用文件著录数据自动采集软件，直接将归档清单的数据批量导入DARMs档案管理系统。在这个方面中山大学档案馆进行了有益的尝试并取得了很好的效果。

纸质文件目录著录数据自动采集的优点是：第一，充分利用业务部门预立卷的成果，通过采集转换软件，快速实现归档文件级目录的自动著录。第二，省时高效，档案部门不用重复录入业务部门已经做好的文件著录项目，避免了手工录入不仅费时费力而且数据准确性不高等弊端，有效突破了档案馆进行计算机档案管理的瓶颈问题。第三，提高了档案的利用时效，文件归档后在较短的时间内就可以完成文件级目录的计算机检索查询，方便了利用者的查询与利用。第四，增加了业务部门继续归档的信心与动力，因为交到档案馆后不用担心找不出来或不方便利用，使档案馆收集难的问题成为一去不复返的过去式。

照片、录音，录像等声像文件信息的采集

1.照片及其信息的采集。照片及其信息的采集主要通过各单位负责拍摄的人员完成。在日常工作中，高校通常由宣传部门负责对学校各项重大活动进行跟踪拍摄和宣传报导。随着数码相机的普及，摄影人员应从每一项活动中的众多数码照片中精选一组有代表意义的照片进行归档，并对归档照片进行文字说明，即填写好照片信息(包括题名、时间、地点、人物和拍摄者)。按照档案馆统一规定的上传方式、单张数码照片分辨率、照片格式等要求，将归档数码照片上传到档案管理信息系统中，还要用一次性刻写光盘刻录两份送档案馆归档保存。

2.多媒体课件文本类、音频、视频类电子文件的采集。各单位电子文件管理员将档案馆印发的《归档电子文件登记表》发给电子文件形成者，由电子文件承办人将表格填好后，将电子文件刻录到光盘上，连同表格一并交给各单位电子文件管理员，于次年6月底前交档案馆归档。在这个领域南京大学档案馆的做法值得大家借鉴。

高校声像文件信息采集的优势体现在：第一，声像档案可以通过静止、动态的画面和真实的声音再现过去发生的活动，具有强烈的空间感和时间感，在宣传、展示高校形象方面具有不可替代的作用。第二，使档案馆藏结构丰富多样，在传统纸质档案的基础上，集图、文、声、貌于一体，增强了档案服务于民生及休闲服务的能力。第三，声像档案的及时收集，加快了档案馆数字化的进程，强化了档案馆进行爱国主义宣传教育基地的功能。

数据库信息的采集

随着数字化校园建设的推进，近年来许多高校已建成并在网上运行了业务信息管理系统，例如：本(专)科生教务系统、图书馆信息系统、科研管理信息系统、仪器设备和实验室管理信息系统等。这些管理信息系统里的数据一般都比较标准与规范，是档案管理系统中相应业务档案信息的理想来源和数据保障。近年来通过实践，笔者认为应用批量导人式著录方法是快捷高效采集此类专门业务信息的好方法。

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在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆（室）中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的，在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识，现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。

一、档案信息化的含义

档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

二、档案信息化和档案信息化建设应遵循的原则

（一）档案信息化应遵循的原则

1. 规范性原则。制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

2. 安全性原则。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。

3. 效益性原则。由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益， 要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。

（二）档案信息化建设遵循的原则

1. 文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求

2. 归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。 档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。作为企业内部的档案馆（室）要想在信息化建设中有所建树，使档案工作适应社会和时展的需要。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。 信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。

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档案敏感信息安全面临的主要威胁及保护需求

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1）节约成本。进行档案信息化的建设有助于为单位节省不必要的成本浪费。在计算机信息化档案管理没有成为主要的工作模式之前，档案人员需要花费许多的时间和纸张去进行档案资料的编写，在这过程中可能会发生；漏写或是漏记的部分，而最后查找需要从头到尾的查询，浪费大量的人力和物力。运用计算机进行信息资料的管理可以快速查询到所需的资料，在保存上相对简单，不易丢失和缺损。2）提高工作效率。运用现代已经发展得非常成熟的电脑技术进行现代化档案的管理工作，以此作为从原有的纸质信息档案管理到信息化档案管理的一个过渡。运用成熟的电脑技术为档案管理部门节约人力成本。比如说起初档案管理整理纸质文件需要二至四个人来完成这份工作，运用电脑技术就只需要一个人很好的完成这份工作。这就为整个管理节约了人力成本，在此基础之上也提高了相关工作人员的工作效率。

二、信息化档案管理的现状

1）缺乏重视。对档案信息化管理缺乏重视，不仅仅体现在管理部门当中，还包括信息管理人员自身。主要体现在管理部门的管理者遵循陈旧的管理模式，不与时俱进，在快速发展的电脑信息技术面前，管理者还没有跟上信息管理的步伐。另一方面档案管理工作人员，长期以往的工作环境中，已经养成了一种工作习惯，要在让他们重新接受另一种工作方法，一时之间心理上难以接受，甚至是抵触不愿意做出改变。2）管理标准化不足。在进行档案管理上，没有完整齐全的管理制度和部门管理系统。比如，房产信息档案的管理，它应该是拥有专门收集房产资料的人员，分化各级职责，如资料的收集整理人员，其次是立卷检查人员以及档案保管人员。而如今大多数还保持着两三个人员管理信息档案的工作模式，管理人员之间的职责分工不明确，到位。也没有设置专门监督的责任机构和人员，造成档案信息管理总体的不足。3）管理人员素质较低。档案信息人员的素质较低表现在工作责任感不强，具体表现在有的档案信息管理者道德素养不够高，将档案资料据为己有，甚至是私自存放或是拒绝归档保管。档案信息人员素质低下还表现在服务水平不够高。以房产档案信息管理为例，房产所有者需要调动存档的资料进行复印或是作为他用时，管理人员不给予调档，甚至态度恶劣，给他人造成事务办理上的诸多不便。

三、加强信息化档案管理的措施

1）完善基础设施。加强信息化档案管理的先决条件是完善应有的基础设施，没有这些必要的设备就只是纸上谈兵，没有实际的意义。建立现代信息化档案管理首先所需要的设备，计算机是最主要的，其次是复印机，专业的软件设备，打印机、扫描仪等等。而建立档案信息系统是最关键和最主要的部分，拥有一项完整的系统可以更加快速的进行档案的录入，以及档案的分类和档案的查询以及保管。2）重视档案信息化的建设与传统保管。档案信息化的建设固然很重要，是往现代化信息档案保管的一个重要过渡，它使得档案信息形成一项完整的保管系统，也是现代电脑技术运用在档案管理上的一次飞越。它在很大程度上为我们的工作节省了时间，提高了工作效率以及工作的效益。但是传统的档案保管也不能完全的放弃，比如说房产资料文件的原件是作为房产拥有者所有权的一个证明文件，这些文件都是要作为纸质文件资料长期保存的。3）加强信息安全的管理。在建设现代信息化档案管理的步伐之上，还必须得加强信息档案的安全性管理。在电脑科技发展的同时，一些人利用网络的便利性以及网络的漏洞，使用病毒或是黑客软件对信息管理系统进行攻击，造成信息档案管理资料的流失与损坏。在没有备份的情况下，这些流失与损坏的文件资料不能够还原，给拥有者以及档案资料管理部门增加损失。因此，亡羊补牢，为时已晚，档案管理部门应当加强对信息安全管理的预防与应对。4）提高档案管理人员的素质水平。这里所说的提高档案管理人员的素质水平不仅仅包括管理人员的知识水平，更加重要的是道德责任水平。首先是档案管理人员的知识水平，需要他们明确的知道档案信息管理的具体内容以及保管措施以及自身职责的具体要求。其次是管理业务水平，我们知道一些档案管理需要我们妥善的保管一些纸质资料，随着时间的延长，纸质资料容易损坏或是陈旧，看不清楚具体内容，这就需要管理人员具备一定的修复能力。道德素养具体体现在自身的责任意识，强烈的职责使命感以及对自身的约束力。

四、结语

在迅速发展的科学技术时代，印证了科学技术是第一生产力。把这种发达的电脑信息技术运用到档案信息管理当中，完成从传统的纸质管理信息系统到现代信息化档案管理的一个重要过渡。在本文中研究了运用现代的信息化档案管理模式，突出了它的作用，以及它在档案管理当中无法比拟的优越性。在此同时提出在建立现代信息化档案管理中所需要注意的问题，为怎样建立新型的现代化档案管理模式提供了可供大家参考的建议。

作者:刘洋 单位:天津市市区不动产登记事务中心

参考文献：

[1]陆贝贝.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].环球市场,2016,(20).

[2]戴永成.推进财务档案管理信息化建设的探索与实践[J].卷宗,2014,(7).

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信息只有通过传播才能得到有效利用，档案信息也不例外，在档案信息的传播过程中，档案工作者充当着传播者的角色。把信息素养(Information Literacy)的概念引入到档案信息传播中，研究在信息技术条件下如何培养档案工作者的信息素养，具有极大的现实意义。本文结合传播学、档案学、信息素养等三方面的知识，对档案信息传播中档案工作者的信息素养的内涵及如何培养其信息素养给出了的建议。

一、在档案信息传播中引入信息素养的原因

1947年，美国信息产业协会主席保罗·泽考斯基(Paul Zurkowski)率先提出了信息素养的概念。随着时代的发展，人们对信息素养的研究逐步深入。目前，对信息素养的认识主要包括：对信息真伪进行准确鉴别、区别对待的能力；对信息的有效检索、评价和使用的能力；独立自主学习的态度、方法和批判精神；强烈的社会责任感和参与意识等。

信息技术的发展使信息传播方式、传播效果、受众选择等都发生着改变，而信息传播者的信息素养更直接地影响着信息传播的效果。表现在档案信息传播方面，档案工作者的信息素养成为影响档案信息传播效果的重要一环，原因如下：

首先，档案信息开放性增强。随着社会的发展，公民的知情权在很大程度上得到提高。档案信息的开发更多地关注现实和大众需求，以此来增强对利用者的吸引力。在开发和选题的过程中，档案工作者要有信息意识，应具备对信息真伪进行准确鉴别、区别对待的能力。

其次，档案信息传播形式的改变。现代传媒技术的发展使档案信息的传播形式呈现出多样性的特征。原有档案信息的编辑速度不能适应高速的信息传播和应用速度，这就需要档案工作者具备在新的传媒技术条件下对信息的有效检索、评价、使用和传播的能力。

第三，档案信息传播手段的变化。现代传播手段给档案信息传播带来了很大的便利，但网络黑客技术、病毒、木马等安全隐患一直困扰着现代人。档案工作者必须树立信息安全意识，在传播过程中，不仅要注意自身的保密工作，更要注意避免不经意地丢失信息造成信息遗漏。

第四，档案信息传播客体需求的增加。随着受众的档案意识和信息意识的增强，利用档案信息的用户不再局限于专业人员和政务系统工作人员，因此信息传播内容要具备广泛性与实用性。同时，由于各方面专业人员对信息质量的要求不断提高，信息传播的针对性要求档案工作人员提高信息传播内容的专业性与研究性，满足用户需要。

二、档案工作者在档案信息传播中应具备的信息素养

档案工作者的信息素养，是档案工作者根据自身和外部信息环境发展的要求，自觉接受教育和培训而形成的一种对待信息及信息活动的修养和能力。从传播学的角度来讲，档案工作者充当传播者的角色。传播者的素质会对其他各方面因素产生巨大影响。下面从文化素养、信息技能和信息意识三个方面来阐述档案工作人员在档案信息传播中应具备的信息素养。

1．文化素养

这里的文化素养，是指文化知识、计算机知识和外语知识。档案工作者不仅应具有较高的档案专业知识水平，还要熟悉与档案工作相关的文化与科学技术知识，特别是从事信息开发和编研工作的人员必须以“博才”或“通才”取胜。

首先，在档案信息传播前，档案工作者必须对将要传播的信息有充分认识，确保信息传播符合相关原则和规定，对信息内容进行选择、处理和加工。档案传播人员必须具备足够的专业知识和其他文化知识。其次，科技的发展决定了网络传播必将成为今后信息传播的主要途径，作为传播者的档案工作者必须掌握一定的计算机知识。再次，经济全球化发展环境下产生了不同种语种档案。国际间交流产生大量的外文档案，基于识别利用外文档案信息和增进国际档案工作交流来发展档案工作的目的，档案工作者应提高外语水平。

2.1言息技能

信息技能指档案工作者在从事档案工作实践活动中应具备的对信息搜集、理解、分析、处理的能力。这里的信息技能主要指信息处理能力、用户分析能力和新技术的应用能力。

首先，信息处理能力。由于工作内容的特殊性，档案工作者需要对档案进行一系列处理才能使其形成档案信息资源，为公众提供利用。档案工作者需要具备的信息处理能力主要包括：信息收集、信息选择、信息加工的能力。其次，用户分析能力。不同的受众对档案信息有不同的要求，对不同类型受众的需求进行分析，增强信息传播的专指度，将有效提高档案信息的传播效率。再次，对新技术的应用能力。计算机在档案工作中的普及，要求档案工作者熟悉运用计算机软硬件；在网络传播必将成为信息传播的主要途径的环境下，掌握网络应用技术是档案工作者必须具备的能力。

3．信息意识

信息意识就是档案工作者对档案工作信息的敏感程度。

首先，保持对经济建设和档案工作信息的高度关注。作为信息资源的开发者、公众获取信息的重要源头，档案工作者必须时刻关注外界信息，并与当时当地的实际工作相联系，提高对未来信息的预测能力。

其次，敏锐地感受社会信息的变化对档案工作的影响。档案工作者及其服务对象都是生活在信息社会中，面对海量信息，档案工作者只有具备强烈的信息意识，才能积极主动地挖掘、搜集、利用各种有用的信息，不断完善档案工作，使档案工作在各方面建设中发挥最大作用。

第三，保持高度的信息安全意识。在网络环境下，信息传递存在很大的风险，这就要求档案传播人员需具备一定的网络常识，把风险降到最低。另外，数字化信息的窃取和篡改不易被识别，使信息真伪难辨，一旦信息被人拷贝或篡改，就可能造成巨大损失，所以档案工作者还要注意物理存储系统的安全。

三、如何培养档案工作者在档案信息传播中的信息素养

对于在档案信息传播过程中的档案工作者来讲，信息素养的培养主要从档案工作者的时代意识，良好的社会培养环境，档案工作者信息技能培训，高校文化素养教育培训等四个方面进行阐述。

1．档案工作者的时代意识

信息时代的档案工作者除了要增强信息意识外，还要增强现代化意识、市场意识和法律意识。首先，档案信息传播需要档案工作者增强其对信息性的认识程度，提高鉴别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。其次，档案工作者要开发档案信息并主动与市场经济接轨，参与市场经济活动，为市场服务。再次，档案信息传播要求档案工作者努力学习现代化设备的应用技术，促进档案工作的发展跟上时代节拍。第四，档案信息传播要求档案工作者在履行服务职能时要有强烈的依法办事意识，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用，正当参与市场竞争。

2．良好的社会培养环境

档案信息传播离不开社会环境，这里的环境因素主要指国家的财政支持、法律建设、设备的配置情况(硬件和软件环境)。

档案工作者信息素养的培养是一项创新性很强的工作，需要单位领导下定决心，实施强有力的领导。一要营造先进的思想认识环境。领导者应充分认识做好信息工作和提高档案工作者信息素养的重大意义，大力倡导档案工作者使用电脑和计算机网络，营造浓厚的提高信息素养的氛围。二要创造良好的软硬件环境。各级领导应统筹规划，为培养档案工作者信息素养提供必需的物资、器材、场地和技术支持，逐步提高档案部门办公自动化水平。三要完善和落实规章制度。从当前我国档案队伍培训的实践来看，除了继续搞好在职培训、坚持自学制度以外，国家还应建立健全网络使用和管理制度、信息设备更新制度，使档案工作者在不断学习和使用新设备时增强信息素养。

3．档案工作者的信息技能培训

网络媒体改写了传统的平面媒体一统天下的局面，占据越来越多的传播市场，档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的档案信息传播。

首先，作为传播者的档案工作者在工作中必须掌握必要的软件操作和维护技能，提高办公速度，更好地促进档案信息的传播。其次，网络知识的学习和培训，可以使档案工作人员及时捕捉社会信息，针对受众需求进行组织，提高传播效率。此外，档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训，都有利于档案工作者正确应用现代技术，在安全与保密的条件下，进行更有效的档案信息传播。

篇（7）

伴随着档案数字化进程中，档案信息的安全威胁是各种各级全方位的。档案安全不仅影响人民的切身利益，同时直接关系到国家安全。在档案数字化过程中应该确保档案信息的准确性和真实性，在档案信息保存过程中需要对储存介质进行保护。黑客非法窃取档案信息严重影响着档案的安全。档案信息安全保护就是确保在档案从形成起始的所有过程的安全。档案数字化给档案管理工作便捷，同时数字档案面临着与传统有别的新型的威胁。本文阐述了影响数字档案信息安全的因素，探究加强档案信息安全的对策。

 

一、影响数字档案信息安全的因素

 

(一)储存档案信息的介质本身不安全

 

储存档案信息的介质一般包括光盘、磁盘等电子载体。储存档案信息的介质寿命远远比不上纸质档案，普通光盘的寿命也就几年。针对储存介质脆弱性，档案工作者不仅要定期对储存介质进行维护还需对档案信息进行备份。

 

(二)无纸化办公带来的不安全

 

无纸化办公趋势造成档案信息对计算机系统过度依赖。数字档案的使用离不开电子操作设备。无纸化办公造成档案信息存储形式的单一性是影响档案信息的安全的重要因素之一[1]。

 

(三)信息共享、网络互联带来的不安全

 

信息共享、网络互联使任何个人、机构都能在互联网上抓取信息。档案信息信息化之后储存的载体连接在互联网上，因此黑客攻击、网络爬虫等威胁互联网安全的因素严重威胁档案信息的安全。

 

二、应用技术手段确保档案信息安全

 

(一)建设安全操作系统

 

操作系统是网络能够正常工作的重要支撑。操作系统负责文件管理、进程管理、设备分配等基础工作。操作系统的扫描工具时刻检测系统漏洞，能够及时发现问题、防火墙给档案信息增加了一层保护、软件限制策略软件限制策略来限制系统上运行的未授权的可执行程序对档案信息的更改，以防止黑客等不安全人员对机密档案的套取。

 

(二)设置防火墙

 

防火墙给档案信息增加了一层保护。在系统的内、外网之间，设置防火墙是保护数字信息安全最主要的措施之一。防火墙的设置可以实现内、外网之间的隔离、控制访问手段和对档案信息的读写方式。防火墙应该可以控制对档案信息的读写方式、过滤流过网络的数据、禁止非法请求、记录信息内容和进程动态、检测网络攻击。

 

(三)防病毒技术

 

反病毒技术不仅可以检测网络非法行为还可以主动防御网络病毒的攻击。防毒技术具有查毒功能，可以对客户文件进行扫描，检查潜伏的病毒。同时防毒技术的在线功能可以及时监控网络病毒入侵并报警，网络管理人员将根据报警信息及时作出相应的措施。

 

(四)加密技术

 

档案记载着一个人在社会活动中具有一定价值的历史记录，为了保证档案的完整性和真实性，档案在形成之后就是非公开的，除了档案管理机构其他人都没有权利查看档案。采用加密技术可以确保档案信息在数字化储存中不被解密以保证档案信息的非公开性。加密使用的密钥基本决定了加密强度。密钥分为对称密钥与非对称密钥。非对称密钥加密技术具有两个密钥，一个是公钥一个是私钥，公钥是公开的，私钥是非公开的。公共密钥用来进行加密，私钥可以用来解密。发送档案信息时，发送者使用公钥对档案信息进行加密。接收者接受到档案信息时，只有使用密钥才能解密档案信息。秘钥只有接受方才有，因此互联网非法分子很难从截获的加密了的报文中解出完整档案信息，这在档案信息的传输过程中可以有效防止网络爬虫、黑客对档案信息的窃取。

 

(五)数据备份与恢复技术

 

储存档案信息的介质具有脆弱性。进行数据备份，备份的数据在数据丢失情况下就可以被恢复。除此之外，还应该增加的数据存储介质的多样性，如使用磁盘、光盘之后可以使用纸质对主要信息再备份。

 

三、加强档案信息安全保护对策

 

(一)建立健全档案管理制度

 

提高档案管理安全认识能有效确保档案信息的安全。档案信息安全的诸多问题根本上是由于档案管理规章制度的不建全。除了建设安全操作统、设置防火墙、防病毒技术、数据备份与恢复技术等应用技术手段之外，建立健全档案信息安全的管理制度也是加强档案信息安全保护有效对策之一。因此，需要完善现行管理制度、监督制度、赏罚制度、权责界定制度和信息网络病毒防范管理制度等相关制度。

 

(二)完善法规建设，形成规范体系

 

中国互联网分发展起步比较晚，相关互联网立法不健全，致使非法分子得不到惩治作案成本低造成作案更加猖獗。因此制定有效的档案信息安全法规显得尤为重要。立法部门应该联合档案部门制定出符合中国国情的网络安全法，保障网络信息流通的安全，维护数字档案信息安全[3]。

 

(三)提高档案管理人员的综合素质

 

互联网属于新兴行业，中国互联网分发展起步比较晚，因此档案管理人员缺乏信互联网知识、信息安全意识和操作现代化设备的水平。另外，档案工作人员的思想懈怠致使档案管理人员在档案管理过程中粗心大意、缺乏责任意识，因此需要加强档案人员互联网知识培训和思想教育，增强档案人员安全责任意识，提升档案人员的专业技能。

 

四、结束语

 

篇（8）

【关键词】

数字档案馆；档案信息；服务模式；创新

随着数字档案馆的建成，档案馆馆藏的多少和馆舍的大小已不再是形成竞争的优势，只有出色的服务才是档案馆生存发展的关键所在。

一、数字档案馆档案信息服务模式及特点

1、以档案馆为中心转变为以利用者为中心

在手工时代，档案信息利用者基本处于被动地位，利用者提交利用需求后只有被动等待，能否得到信息有很大的不确定性。数字档案馆的建成构建了一种档案信息资源环境，以利用者的需求和方便作为创建档案信息环境的根本出发点，其宗旨是为利用者快捷、准确、全面地提供所需信息，利用者通过自主行为实现与档案信息资源的互动。

2、信息内容和形式大大丰富

传统档案馆一般只能提供文字类信息。在数字档案馆中，利用者得到的档案信息是多种多样的，包括文字、声音、图形、图像及数字视频。利用者不仅能查阅档案信息，还可获取知识、接受教育。

3、信息服务智能化

在传统档案馆中档案信息被按照全宗、目录、案卷、文件四个层次组织成树状结构，存储档案信息的文件之间虽然存在着内容上的逻辑关系，也只能以一种或几种角度来显示档案信息的有序化。而在数字档案馆中，可对信息资源进行智能检索、分析、处理，根据文件的内容特征在文件之间建立起多种链接，各信息节点间形成多维网状结构，可以任意一种角度来显示档案信息的有序化。利用者查阅档案，可以通过一个检索要求将所有相关文件检索出来，大大提高了查全率。

4、信息利用超时空化

在纸质时代，用户查阅档案信息需要到档案馆，需要由档案人员在场提供。而在数字档案馆中，利用者可以超越时间、空间的限制，在任何时间、任何地点通过网络得到各种档案信息。

5、档案服务超前，文档实现一体化管理

传统的档案工作始于归档收集，而在数字档案馆中，文件全生命周期理论将贯穿文件档案的全过程管理。从文件的形成开始介入，对文件的形成、发放、归档进行一体化管理。如PDM系统、OA系统档案部门均参与其中，使之与档案管理系统集成，完成归档发放功能。对各资料点的现行技术资料通过档案管理系统进行统一规范管理。

二、搞好数字档案馆档案信息服务创新的途径

数字档案馆档案信息服务创新涉及多方面，观念创新是前提，服务内容创新是基础、核心，服务方式创新是关键，人才和组织管理的创新是保障。

1、服务观念创新

用知识管理思想指导档案信息服务创新。知识管理对信息服务创新的指导表现在深化信息服务内容，即提供知识服务。它不是简单的信息积累和传递，而是知识的再开发和利用。在服务内容的深度上，对档案信息资源进行深层次的开发利用。数字档案馆较之传统的档案馆，应具备档案编研、统计分析、建立强大知识库的功能。在服务内容的广度上，应有尽可能宽的知识涵盖面，真正起到知识传播和共享的作用，主动为用户提供帮助与指导，以快捷有效的方法满足用户的知识需求。很多软件系统，如OA、PDM、CAPP、ERP系统中保管的信息都是珍贵的知识资源，也是档案信息的组成部分，可以开发知识库管理平台，将其中的知识共享、提炼，实时有效地进行各项知识收集、交换与传递，对于不同系统中提取的知识信息进行整合与收集，将档案信息资源转变为显性知识为利用者所用，从而不断提升自主创新能力。

2、服务内容创新

资源库是数字档案馆基本特征的重要体现，也是数字档案馆建设的重点，只有不断丰富档案资源库的内容，才能在加强收集积累的基础上，创新档案利用服务方式。资源库建设包括以下内容：

存量档案全文数据库建设。根据馆藏情况建立产品档案、文书档案、设备档案、基建档案、标准、图书、光盘目录数据库。采用扫描方式将纸质档案全文数字化处理，扫描成PDF文件格式，在数据库中挂接扫描文件，形成档案全文资源库。对于光盘类的电子文件，需要将其中数据转换为规范格式，按一定的组织方式存入档案全文库。

增量档案全文数据库建设。对于新产生的纸质档案和归档的光盘，建立资源库的方法同存量档案。对于OA、PDM等系统中产生的电子文件，通过开发与有关系统的接口，在线实时或离线定时接收产生的档案信息。

多媒体档案数据库建设。多渠道收集多媒体档案；在科研、生产、基建、培训等活动中采用自主拍摄录制形成多媒体档案；编研多媒体档案材料产生多媒体档案。丰富多媒体档案馆藏，为员工提供图文并茂、形象生动的多媒体档案信息服务，不仅有利于改善档案信息服务手段，提升档案部门的地位，也是档案工作不断应对高新技术挑战的有益尝试。

专题数据库建设。档案专题数据库是档案数据库的一个重要形式，它以各类档案基础库为主要数据来源，通过档案信息管理系统，按照某一专门题材内容编制而成的各类档案数据集合。开发各类利用价值高、有针对性的专题库，满足利用者不同的档案信息需求，是充分发挥档案作用的最佳突破口，是一种全新的服务方式。

3、服务方式创新

数字档案馆网站是数字档案馆检索利用，信息的重要平台。通过档案网站不受权限限制的档案信息和工作动态。如某企业数字档案馆网站开设了以下栏目：[档案动态]栏目（包括行业档案资料工作情况和公司内档案资料管理工作情况）；[规章制度]栏目（包括国家、行业档案工作标准、规范、规定和公司制度）；[历史瞬间]栏目（展现历史照片）；[档案利用效果实例]栏目（精选利用案例反映档案的利用价值，提高全员的档案意识）；[公司荣誉]栏目（展现公司在科技及管理方面取得的成绩，提高公司职工荣誉感）；[学习园地]栏目（将开会、交流、培训中的档案管理ppt课件收集整理供员工学习）；[问与答]栏目（用于数字档案馆用户和档案馆进行业务交流）。利用档案资源库中的信息则有权限限制，需要提出赋权申请，经档案部门审查后，方可查询或浏览权限范围之内的档案目录及全文信息。

4、人才和组织管理创新

（1）精心组织。数字档案馆建设是一项庞大工程，其中网站建设、资源库建设、数据录入、纸质文件扫描、制度编制等工作的难度和工作量都很大。首先要制定“实施方案”和“实施计划”，并组织参与人员学习，统一思想。并将计划中的所有内容分解落实到人。其次要建立绩效考核制度。

（2）加强建库和利用培训。对专兼职档案人员进行数字档案馆建库的规范、要求、流程的培训，对利用者进行数字档案馆利用培训，使他们熟悉掌握数字档案馆各模块功能。

（3）注重标准体系建设。制定数字档案馆系列标准以满足数字档案馆建设和运行的需要，使数字档案馆利用服务有章可循，更加规范化、标准化。

（4）信息安全保密体系建设。包括数据库安全建设，应用系统安全建设，安全保密管理，数据的备份。

通过数字档案馆档案信息服务模式的创新，能使档案部门的工作水平和工作效率大大提高。在数字档案馆建设过程中，要依托现代信息技术，推动档案服务模式创新，逐步建成门类齐全、载体丰富、具有相当规模的档案信息资源库和集收集、管理、利用于一体的网络平台，从而实现档案工作管理规范化、资源数字化、服务网络化。

【参考文献】

篇（9）

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （2013）11-0026-02

随着社会的发展，信息时代的来临，一些国家开始进行档案信息化建设，从而有效提高档案的作用。我国对于这方面有着高瞻远瞩的眼光，早在2000年，我国国家档案局以及中央档案馆已经开始落实档案信息化建设，并颁发了一系列的通告。然而，该工作并没有得到相关重视，我国很多地方的档案馆依然没有完全实现信息化管理，一些地方沿用传统的档案管理中，同时还存在一些漏洞，更不用说档案管理工作的创新了。

档案记录是对历史事件进行详细的记录，同时也可以给未来发展提供借鉴和依据。因此，对档案进行有效、快速的管理工作，能够有效保证档案的完整性，对现代社会来讲有着非常重要的借鉴作用。从档案中的历史事件进行学习，吸收相应的经验教训，才能更有效的避免发展过程中出现相类似的问题。在档案管理的过程中，利用率较高的档案被称为活档案，利用率较少的档案则称之为死档案。活档案和死档案的分类和管理非常重要，这就需要利用信息化对档案进行管理，本文主要对档案信息化实践与创新方面进行研究，并提出合理的建议。

一、充分认识到档案信息化建设的重要性分析

1.充分认识到档案信息化的重要性，改善档案管理工作

对档案进行信息化管理，可以对档案进行及时的管理和查询，利用计算机设备，对要查询的档案进行关键字输入，即可进行档案的查询。这便是档案信息化的便捷性。与传统的档案管理相比，该方法具有高速、方便等优点，且可以广泛应用在各个地方的管理当中，从而实现档案信息化管理。

2.符合形势发展的需求

迈入21世纪信息全球化的时代，档案信息化与数字化变得越来越重要，利用档案信息化和数字化，能够对档案进行及时有效的管理，并为档案工作的创新奠定基础。档案是对一个时期的工作、历史进行记录和管理，可以说是一个时代的缩影，利用档案，可以引导着下一代人继续前行。在众多档案当中，如果未能对档案进行及时有效的管理，就会造成档案混乱，查询困难，导致档案难以进行运用。使用传统的档案管理方式，倘若出现查询人员较多的情况，则容易导致查询混乱的现象。档案管理人员要不停地搬动档案文件，从而容易造成档案文件的损坏或缺失，并严重拖慢了档案查询的速度。

3.企业现代管理的需求

档案信息化管理是现代企业管理的需求之一。随着社会的不断发展，企业的竞争变得越来越激烈。在一些决策当中，需要对档案进行回顾性分析。这就需要对档案进行及时的查找，将找出的相关文档进行回顾性分析，从而做出决定。这样一来就非常注重时效性，实现档案的信息化建设，决策人员就可以足不出户进行档案查找。举个例子，当决策人员需要查找关于2003年会计部的档案文件时，可以让秘书在档案资料库中输入“2003”，“会计部”，“X X”内容的关键词，就能够在0. 2秒之内查找完毕，并根据电脑上的提示，将查找得到的文件按照相关编号到档案室当中领取，从而提高档案翻阅的便捷性。

二、档案信息化实践内容分析

1.建立档案数据库

以某地方为例，关于档案数据库的建立，早在2001年国家便开始着手建立，将档案文件的目录和相关内容信息输入到数据库当中，从而实现对档案文件的数据化管理。截止到2010年为止，该地方已经顺利输入相关文件达到13万条，卷级的目录已经达到1万5千多条。这些数据库的建立，一方面能够体现当地信息化发展，另一方面也体现相关部门和领导管理者对档案信息化建设的重视。

2.加强对档案的整理和防护工作

档案的整理和防护工作主要包括以下几点：第一，纸质档案的电子化，利用现代先进技术，将纸质档案进行电子化，具体的方法为扫描。第二，将电子档案进行整理。将电子档案利用磁盘、网络、磁带、硬盘等方式进行保存，从而保证电子档案的完整无缺。第三，档案管理人员对档案进行及时的清点，以保证档案的完整性。

3.加强对电子文档的收集工作

电子文档的收集工作非常重要，它是未来档案资源的重要组成部分。目前，档案文件主要包括纸质文件和电子文件。要实现文档的保存工作，就必须要将纸质文件电子化，并对两种类型的档案进行共同管理，纸质档案要利用档案资料室进行收集和存放，电子文档则要通过网络系统、硬盘系统等工具进行收集和存储，并存放到档案资料室当中。

三、档案工作的创新建议

1.档案信息建设要提高系统水平

档案信息化建设，要不断提高档案系统水平。即档案系统的每一个节点都必须要达到合乎标准的水平，这些水平通过互相联系，从而发挥出优势，并提高信息建设系统的能力。一些系统节点在运行的过程中会出现不同程度的障碍，这些障碍会导致系统运行的水平较低，不利于档案工作的进行。

2.要做好数据库建设

数据库建设主要是企业或政府相关部门对电子档案信息系统进行有效的管理，目前我国电子档案信息系统主要处于文件处理和管理系统之间的发展阶段，数据库的建立和完善都是影响电子档案工作创新的重要部分，因此必须要对数据库进行积极的开发和建设，以满足档案工作创新发展。

3.提高档案信息工作的水平

档案信息工作的现状主要体现在以下几点：档案信息工作较为落后、规范化程度不高、档案之间的资源未能及时进行共享、档案管理人员的专业素质并不高，这些因素都严重地影响着档案信息的发展。因此，管理人员必须要不断提高档案信息工作的创新，设立相关的规定对档案信息工作进行规范，提高档案管理人员的素质，对档案管理人员进行定期考核工作，对不符合标准的管理人员辞退处理，要广泛吸引专业性人才参与到档案管理当中去，从而更好地实现档案的管理。

结束语

档案的信息化管理是一项长期的、复杂的管理事项，要提高档案的管理水平，必须要在管理的过程中，不断发现问题、解决问题，实事求是，从而促进信息化建设，保证档案管理工作不断完善和发展。

篇（10）

档案信息化的核心是转变保存方式，将以实体保存的档案管理模式转化为以数字化信息保存的档案管理模式，从而达到长期保存档案信息，实现档案资源共享，方便档案寻找查阅的目的，提高档案的管理能力。当前，大多数档案管理部门已经实施档案信息化管理，但由于档案信息化建设还处于发展探索阶段，在实施过程中易受到其他因素的影响，降低档案管理能力。因此，本文研究的目的就是通过对档案信息化建设与档案管理的思考，提高档案管理质量，实现档案资源的合理利用。

一、影响档案信息化建设与档案管理效率的因素分析

（一）对档案信息化建设缺乏正确认识

档案信息化建设改变了传统档案管理方式，是对档案管理服务理念的变革，但部分管理人员对此缺乏正确的认识，未认识到信息技术对档案管理的影响，信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面：一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率；二是实现档案信息化的建设能够方便档案的管理与查阅，有效提高个人的工作效率，并为民众提供方便；三是有利于实现档案资源的共享，提升组织效率。但部分人员由于未认识到档案信息化建设的优势，阻碍了档案管理的变革，降低了档案管理能力，影响了档案管理的效率。因此，对档案信息化建设缺乏正确认识是影响档案管理效率的因素之一。

（二）对运用信息资源存在错误观念

对运用信息资源存在错误观念是影响档案信息化建设与档案管理效率的因素之一，阻碍了档案管理水平的提高。传统档案管理理念认为，档案管理的目的就是将档案入馆，较好的长期的保存下来，以便以后的查阅。而现代信息化档案管理的核心是实现资源的共享，将注意力由如何存放档案转移到如何充分利用档案资源上面，以更好地利用档案资源、服务大众为主要目的，以提高档案资源的利用率，发挥档案资源更大的作用与价值。但部分管理人员的观念还是较为传统，只注重档案资料的管理保存，不注重档案资源的合理利用，致使档案管理的效率低下，档案管理水平较低。

（三）档案部门信息化水平存在差异

由于各地的经济水平不同，档案部门的信息化施设以及管理人员的专业能力都会存在一定的差距，导致了档案部门信息化水平也存在较大的差距，这已经严重影响了档案管理的效率。有些部门较早使用计算机辅助管理档案，档案管理的信息化水平较高，但有些部门却仍旧使用单机操作，无法实现资源共享，档案管理的信息化水平较低，由此导致网络技术的优势未被发挥，档案信息化管理水平参差不齐等问题，从而影响了档案信息化建设与档案管理效率，致使档案管理能力较低，无法合理利用档案资源。

二、加强档案信息化建设与档案管理的几点思考

（一）加强电子文件的管理

随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。

（二）建立网络档案

建立网络档案能够有效提高档案管理的效率，具有较好的效果，建立网络档案需要做到以下两点：一是建立档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高档案管理的服务功能，使网络档案成为档案信息服务的平台，大力宣传网络档案信息，实现档案信息的合理利用；二是采购必要的硬件设备，硬件设备是提高档案管理能力的基础，信息化的档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。

（三）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高档案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有两点：一是建立健全的管理制度，依照档案管理的规章制度实施档案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是转变管理方式，从传统的管理方式转化为现代化的管理方式，依照工作重点提供信息，组织信息，从而达到提高信息化管理手段的目的。

（四）提高档案管理人员的业务素质

档案管理人员的业务素质决定了档案管理的效率，因此提高档案管理人员的业务素质至关重要，提高档案管理人员的业务素质主要需要做到以下几点：一是选择具备专业能力的档案管理人员，档案管理人员的工作不仅仅是存放档案，还需要完成在网络上对档案进行储存、接收，并对档案格式进行修改等工作，需要管理人员具备计算机知识与能力，因此需要选择具备专业能力，业务素质较强的管理人员。二是定期进行培训，技术在不断地发展，档案管理人员也需要不断地学习，以满足社会对档案管理人员日益增长的要求，通过定期组织培训可以增加管理人员的知识储备，使管理人员与时俱进，提高管理人员的业务素质。三是建立竞争机制，合理设置岗位，做到人尽其才，充分发挥管理人员的主动性，并激发管理人员工作的积极性。探析档案信息化建设与档案管理具有重要的意义，有助于转变传统的档案管理方式，使档案资源得到充分的利用，提高档案的管理能力。因此，本文主要研究了档案信息化建设与档案管理存在的问题以及提高档案管理效率的策略，通过研究档案管理的相关内容，加深对档案信息化建设与档案管理的了解，提高信息化建设与档案管理的能力。总之，对档案信息化建设与档案管理的几点思考是具有重要价值的。

参考文献：

[1]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016,14(5)：115-116.