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三、被审计单位要认真执行审计机关依法作出的审计决定。审计决定书是具有法律效力的行政执法文书,被审计单位如有异议,可以依法申请行政复议;没有异议的,必须在规定期限内执行。包括将应缴款项缴入指定帐户,全面纠正违纪违规问题,健全管理制度,规范财政、财务收支行为,处理有关责任人员,并将执行审计决定和整改情况书面报告审计机关等。被审计单位无正当理由未按规定期限和要求执行审计决定的,审计机关应当责令执行;仍不执行的,审计机关可依法申请人民法院强制执行和采取财产保全措施,并及时向本级政府报告,追究有关责任人的责任。
一、要充分发挥审计部门的监督作用,抓好审计决定的落实。各级政府要从推进依法行政、建设法治政府的高度,充分认识落实审计决定的重要性。要加强对审计工作的领导,支持审计部门依法监督,积极运用审计手段,加强对部门和单位的监管。对审计机关查出的违纪违规问题,特别是涉及面广、处理难度较大的问题,要及时督促相关部门单位认真研究,采取相应措施,确保审计处理事项的落实。对延迟执行或拒不执行审计决定的单位及个人给予通报批评,并追究当事人的责任,单位主要负责人要向监察部门说明情况。政府组织的各项考核评比活动,将注意征求审计部门的意见。
二、要加强培训与宣传,提高全社会特别是各级领导干部接受审计监督的自觉性。各有关部门和单位要继续加大中央两个“条例”和《中华人民共和国审计法》、国务院《财政违法行为处罚处分条例》等法律法规的培训、宣传力度,将有关财经、审计法律法规作为对各级领导干部教育培训的重要内容,进一步提高全社会特别是各级领导干部落实审计决定、切实整改问题的自觉性。
三、要认真执行审计机关依法作出的审计决定。审计决定书是具有法律效力的行政执法文书,被审计单位如有异议,可以依法申请行政复议;没有异议的,必须在规定期限内执行。包括将应缴款项缴入指定账户,全面纠正违纪违规问题,健全管理制度,规范财政、财务收支行为,处理有关责任人员,并将执行审计决定和整改情况书面报告审计机关等。被审计单位无正当理由未按规定期限和要求执行审计决定的,审计机关应当责令执行;仍不执行的,审计机关可依法申请人民法院强制执行和采取财产保全措施,并及时向本级政府报告,追究有关责任人的责任。
四、要积极配合,共同促进审计决定及时全面落实。审计决定得到及时全面的落实,需要各有关部门的大力支持和密切配合。监督部门要将审计决定执行情况检查纳入正常监察工作,使监察、审计联合检查审计决定落实情况正常化、制度化,形成长效机制,并依法对有关部门配合执行审计决定的情况进行监督检查。财政部门对审计机关依法提请暂停拨付与被审计单位违纪违规行为有关的款项、代扣罚没款等事项,要及时扣缴和清收应当上缴财政的款项。税务机关对审计机关作出被审计单位补缴税款的决定或移送处理的意见,应当依法足额征收。金融机构对审计机关建议保障贷款资金安全的措施等,应予以支持和配合。有关主管部门要督促下属单位全面落实审计决定。
(二)监督不到位、信息来源不准确,反映不及时的漏洞和缺陷。特邀审计监督员制度是审计机关把在社会上具有较高声誉的人大代表、政协委员等知名人士聘请为特邀审计监督员,对审计工作进行监督。这个制度其优点在于能够用社会力量来监督审计机关执行审计纪律情况,具有一定积极性,但也有以下不足:一是就其信息来源看:信息主要来源于社会各界人士对审计工作总体的评价,这种信息是一种间接的反映审计组执行廉政情况,没有更具体、更直接、更客观地反映审计组执行廉政纪律情况。二是其本身知识水平、监督意识、责任心也有不适应现代审计工作反腐倡廉形势和需求的地方。因为没有经过系统的学习和培训,对《廉政准则》和审计廉政纪律规定,只知道大概的概念,具体规定不太清楚,即使在社会上听到审计组在执行廉政纪律中有不良情况反映,也是半路盗听,情况拿不准,出现了不好向审计部门反映的现象。有的特邀监督员还认为监督审计组执行廉政纪律是审计和纪检监察部门管的事,自己是民主人士,对执法部门的事,也不好多说,存在监督意识不强的问题。
(三)监督主体不明确、责任未落实,监督流于形式的缺陷。审前公告制度就是审计机关在印发审计通知书时,将“审计纪律八项规定及四项补充规定”一并发送被审计单位。审计进行时,由分管领导携审计组向被审计单位宣讲审计工作廉政纪律,公布审计监督举报电话,并在被审计单位醒目位置张贴审计公示。这种制度其优点是让被审计单位知道审计工作纪律、审计人员廉洁自律规定并对审计人员执行廉政纪律进行监督,但没有明确由谁来监督,没有监督好由谁来承担责任的问题,出现了“职责与任务不对等,权力与责任不对应”的现状,进而表现出说是大家都来监督,实际上都没人管的状况。在调研中我们了解到多数单位《审计组执行廉政纪律情况反馈单》是被审计单位财务人员负责填写的,被审计单位财政、财务收支中违规违纪违法行为多与财务人员有一定的关系,由财务人员填写廉政情况反馈单,存在着更大的弊端。
二、完善审计机关廉政制度的建议
众所周知,经济管理的核心问题是资源配置,审计管理也同样离不开资源的合理配置。审计资源是指一切直接或间接地为审计监督活动所需要的资源,包括审计的人力资源、信息资源、技术资源、社会资源等。科学整合审计资源就是为实现审计目标,运用系统论、信息论、控制论的方法,通过制度、机制创新,将审计的人力资源、信息资源、技术资源和社会资源进行合理配置,形成最优化组合,提高审计效率,提升审计成果质量和水平,最大限度地发挥审计部门的整体功效。
一、高校内部审计资源现状
(一)审计机构设置不合理
目前,高校内部审计机构的设置有独立设置、与纪委监察合署办公、与财务合署办公、在监察处下设审计科等几种不同的形式。以天津市属17所高校为例,独立设置审计部门的只有7所高校,不到50%。合署办公等形式影响了审计的独立性,影响了审计职能作用的发挥,难以保证审计工作的质量。
(二)审计人员编制少,审计力量不足
高校内部审计机构的设置不仅独立性不强,而且人员编制不足。同样以天津市属高校为例,天津市属17所高校的专职审计人员只有43人。审计人员编制的不足影响了审计工作的开展,制约了审计作用的发挥。
(三)审计人员专业结构不甚合理
随着高校改革的不断深入,审计工作范围越来越广,审计任务越来越重。新形势对审计人员的要求也越来越高,要求审计人员不仅精通财务会计,还要熟练掌握基建工程造价、管理科学、信息科学及各种相关法律法规,成为能胜任多种业务的多面手。而高校内审人员的专业多为会计、审计,只有少量的工程造价专业,与审计领域的发展要求不相适应。
(四)审计经费不足
审计部门的经费主要来自于学校预算,以天津市属高校为例,审计部门的经费一般只有1-2万元,甚至有的高校一年的经费只有几千元。部门经费的紧张造成一些审计项目、审计调查和审计程序不能开展,无法购买有关的审计软件,审计工作信息化程度不高,不能有效开展计算机审计,影响了审计质量与效率的提高,增加了审计风险。同时,由于经费的缺乏,审计人员的后续教育培训受到局限,视野无法开拓,业务水平亦得不到有效的提高。
二、高校内审任务现状
目前,高校内审部门不仅普遍开展了经济责任审计,建设修缮项目审计、财务收支审计等方面的工作,还在逐步推进预算执行情况审计和内部控制审计,同时介入学校设备物资采购、工程项目招标等工作。随着教育事业的发展,许多高校还投入大量资金用于新校区的建设,虽然学校一般都引进社会造价咨询公司对新校区建设进行全过程的跟踪审计,但内审部门沟通协调的任务也是非常重的。
三、有效整合高校内审资源的几点建议
(一)独立设置审计部门
为保证内部审计的独立性与客观性,保证审计质量,提高审计效率,充分发挥审计部门的作用,应设置独立的审计部门。
(二)有效整合人力资源
解决审计部门的编制问题,构建复合型的专业队伍,使审计队伍具有合理的专业结构、知识结构、学历结构、职称结构、年龄结构和能力结构。当编制问题无法解决时,对现有审计人员实行不同专业领域轮岗,增强学习新业务知识的压力,提高业务素质。在实际工作中打破科室界限,统筹安排审计力量,对审计人员进行优化和整合,发挥审计人员的专业特长,分工协作,优势互补,充分发挥审计人员的主观能动性,集中力量,对审计任务逐个攻破。
(三)给予审计部门适当的经费保障
为充分保证审计部门的独立性,进行审计部门的信息化水平建设,提高审计工作效率,有效地规避审计风险,保证审计人员继续教育与培训,提高审计人员的业务水平,确保审计质量,应为审计部门提供必要的经费保障,并建立相对固定的经费预算和拨付制度,使审计经费制度化、规范化、刚性化,以保障审计工作的有效开展。
(四)合理安排审计计划
1.结合部门人力资源情况,对重点审计工作,将长远规划和年度计划相结合,确定一个审计周期(3-5年),从项目实施的全局统筹安排年度审计计划。同时,年度审计计划又可对长期规划进行适当的调整和补充。2.坚持“突出重点”的方针,围绕学校的中心工作、领导关注的重点、教职工关注的热点问题确定审计项目。3.科学确定审计计划项目基数,使计划留有余地。4.在审计项目计划上将经济责任审计、财务收支审计和其他专项审计和调查相结合,充分利用交叉审计方式,节省有效的工作时间,避免重复审计造成的资源浪费。
(五)疏通信息交流渠道
建立审计信息化的平台,通过计算机网络实现信息共享,在审计项目和审计组之间建立畅通的审计信息交流渠道,充分利用以前年度的审计结果。比如,对某二级学院或校办企业负责人开展离任经济责任审计,可充分利用以前年度该学院的任中经济责任审计结果及该校办企业的财务收支审计结果等有用信息,加以借鉴和启发,对其进行必要的补充审计和取证,减化审计程序,减少审计资源的消耗,提高审计效率和科学化水平。另外,还要注重对审计档案的学习与回顾,利用审计档案所揭示的问题或感知到的审计线索对来年的审计提供帮助支持,使同一类型的项目审计更具有监督力。
(六)整合经济责任审计联席会议资源
各高校在开展处级党政领导干部任期经济责任审计工作的同时,也都建立了经济责任审计联席会议制度,审计部门应进一步与纪检监察部门、组织人事部门沟通,发挥联席会议在经济责任审计全过程中的作用,及时将重点资金、重点工程、重点项目的审计信息反馈给他们,以便加强监督,及时整改。
【主要参考文献】
一、审计成果运用存在的问题
A公司系成本中心,没有业务收入来源,公司实行扁平化管理,管理职能集中在公司本部,会计集中核算,下级单位不单独设置财务部门,公司本部审计部门不独立,与纪检监察部门合署办公,规章制度统一应用省级主管部门通用制度,审计成果运用存在以下问题:
(一)审计成果运用未有相应的企业内部资源支撑
内部审计部门与被监督部门同级。内部审计机构直属领导的层次越高,其独立性越强,权威性越高,工作也就容易开展。A公司内部审计部门处于同级监督状态,审计的独立性和权威性较低。
内部审计部门与纪检监察部门合署办公,人力资源配置受限,两种不同的监督业务混杂,不利用审计成果运用的专项开展。
内部审计部门统一运用上级主管部门的规章制度,与自身实际情况脱节。
(二)审计成果运用流于形式
A公司高层很重视审计报告发现的问题,每次审计报告特别是上级审计报告出炉后,都会及时指示整改,业务部门也兢兢业业开展整改工作,但整改后,类似问题不久就会卷土重来,一再重复发生。经营风险未达到有效控制。
(三)审计成果运用未持续深入
A公司对审计成果的运用停留在问题整改的层面上,未进一步深挖审计成果,除了问题整改,未进一步采取防控措施,使风险点仍然是出血点。
(四)审计成果运用未与员工奖惩挂钩
A公司审计报告发现问题的整改未与员工奖惩机制挂钩,什么人对问题负责不确定,什么时间整改完毕不确定,整改效果如何不确定。
二、利用审计成果开展企业经营风险立体防控
针对前文所述问题,A公司高层管理人员指示审计部人员采取切实有效的措施改变现状,A公司审计人员采取以下方式,充分利用审计成果,构建全方位的经营风险防控系统。
(一)制度审计成果运用规章制度,为风险防控提供立足之本
在A公司本部各部门及下属单位中充分开展调研工作,听取多方意见,结合公司实际情况,对上级部门制定的《审计成果运用实施细则》进行了修订,从运用原则、程序及内容上明确相关部门的权限和职责,对下属单位负责人的绩效考核办法中,明确了被内外部审计发现的问题,如果未按有关规定做好问题整改、检查、督促和落实工作的要进行考核的规定。特别强调了已发现问题的再次发生,将考核相关责任人,从制度上保障审计工作的权威性。
由于A公司无法对内审机构进行增设,职能采取增加审计人员,审计人员与纪检监察人员的工作职责相对独立,以增强审计工作的独立性。
(二)建立督办程序,为风险防控搭建防范大堤
(1)审计人员整理审计报告相关内容,形成审计决定,报公司总经理审批,再将审计决定以整改通知书的形式下发相关整改单位,整改通知书明确整改时限。
(2)整改单位整改完毕后,将整改情况及今后的防控措施形成整改报告报送审计部门。对未整改事项,要专题说明遇到的问题和困难,并明确最终整改期限。
(3)审计部门对整改情况不定期抽查,确定整改事项的真实性和合理性,对不按期整改及弄虚作假行为进行通报,并扣减当期绩效工资。
(三)建立审计分析会制度,为风险防控提供正反馈
在每次审计结束后,审计部门及时召开审计分析会,联合公司各部门、各单位讨论审计报告发现的问题,一方面对审计成果予以通报,另一方面让相关部门参与审计成果运用的讨论,提高了审计整改工作的可行性。
(四)宣贯风险防控手册,将风险防控关口前移
审计部门主动将风险防控的职责前移,加强事前监督的力度,汇总分析公司历次内外部审计发现的共性问题,以业务流程为主线,逐个分析风险点,提出防控措施。将以上成果以手册形式,通过教育培训的方式开展宣贯工作,使业务工作人员对工作中存在的经营风险了然于心。
三、利用审计成果开展经营风险防控的原则
综合A公司案例,我们发现在利用审计成果开展风险防控时,我们应该把握以下原则:
(一)注意防控工作的职责界面
审计部门在风险防控中只是监督和提示部门,不是执行单位,要注意“到位不越位”,不能跳过业务部门开展经营风险防控,更不能替代业务部门开展风险防控工作。
(二)注意防控工作的实效性
防控工作应该与企业的业务工作密切相关,不建空中楼阁,脚踏实地,以内部审计的基础数据为准,有的放矢的开展风险防控工作。
1 内部审计对民营企业的促进作用以及意义
1.1 内部审计提高民营管理者的内部控制意识
任何一个企业内部审计功能的完善,都需要管理者对企业内部的设计和运转进行充分的了解,管理者才会对企业的运行系统做出正确的评价;尤其是中小民营企业抵抗市场波动能力相对较弱,其队伍建设、资金配备、技术实力与国有企业有很大的差距。进入21 世纪以来, 民营企业兴起和倒闭的速度非常快,许多民营企业刚兴起就面临倒闭的危险,这是由于企业内部控制系统的缺陷而导致的;由于审计功能的缺失,企业管理者对企业的根本情况没有充分的了解,在进行评价时便出现了错误,导致企业在生产经营中出现了严重性的问题时不能够采取相应的对策,最终才导致了企业的破产;所以,民营企业越早完善内部审计功能,就会越早了解企业自身管理的漏洞和需要完善的地方,从而发现内部控制系统的薄弱环节,并且及时确定应对措施,保证民营企业更好更快的发展。
1.2 内部审计保证民营企业合理化经营
目前民营企业内部审计工作的重中之重是经济效益的审计;在民营企业各项工程的开展前,完善的内部审计可以帮助企业进行合理的决算统计, 这不仅有利于控制工程的成本,增加运营的收益, 而且还可以维护民营企业本身的合法权益,保证其不受侵犯。完善的内部审计可以强化内部的监督机制,而且有利于民营企业内部的领导班子廉政建设, 避免腐败行为,为政府的奖励裁撤提供可靠的依据;而且可以通过对历任领导的审计来准确评价不同时期企业的生产经营情况和遵守法律法规的情况,有利于提高目前企业的管理水平,并为现任领导提供充足的经验;此外,健全的内部审计制度还可以更好的协调各种经济利益之间的关系, 全面调动工作人员的工作积极性,审计部门还可以规范下属的各种行为,保证其遵规守纪,正当经营;最后,内部审计还可以降低民营企业运营的成本,创造更高的收益,保证各种权益的合法维护。
2 民营企业制度下的内部审计存在的问题
随着我国民营企业的快速发展,内部审计也加速发展到现在为止,已有几十年的历史。目前在各民营公司的大力发展下,国内民营企业的内部审计已经取得了很大的成绩,但是与西方国家相比,毕竟我国发展内部审计的时间较为短暂,在许多方面还仍有欠缺,满足不了我国经济飞速发展的要求,在现实生活中,国内民营企业的内部审计仍然存在一些问题有待解决。
2.1 内部管理体系不完善
一是,缺乏内部审计人员系统培训和管理,民营企业审计人员的职业道德不高,在困难面前缩头缩脑,消极情绪十分严重,而且更有少数审计人员受社会不良风气的感染,利用自己的职务之便与他人做不正当的交易;另外许多内部审计部门的审计人员工作质量不高,审计行为不规范,这不仅在一定程度上降低了内部审计人员的威信和形象,而且也阻碍了公司的健康发展;其次,民营企业制度下,仍有许多内部审计人员保持着传统的思维,难以适应新事物的发展,导致了一定的弊端;而且许多中小型民营公司由于刚刚起步,缺乏专业的审计人员。二是审计管理体系的不健全和用人制度的不健全,让一些从事财务会计工作的人员转入到内部审计部门, 而会计工作具有单一、缜密、细致等专业特点,所以审计人员在审计工作中也慢慢形成了注重微观的思维方式;更有一些小型民营企业为了节约资金,节省人力资源,致使许多工作人员身兼数职,从事审计工作的审计人员往往还从事着其他的工作,所以他们没有过多的时间来做好审计工作前的筹备工作,更没有足够的精力来细化决策前的分析,工作效率十分低下。
2.2 内部审计部门员工队伍建设落后
民营企业内部审计人员的知识结构普遍比较单一,缺乏财政、金融、基建等现代经济所需要的宽领域的专业知识,他们并非审计专业人员,有的是学会计或相关专业经济的,他们在财务方面的知识比较丰富, 但是缺乏审计工作中的专业知识;目前随着信息技术的不断革新,计算机应用能力已经成为评价审计人员综合素养的重要指标,而现在的许多审计人员没有接受计算机专业培训,所以计算机应用能力往往较差,他们仅仅能够完成普通的财务收支审计工作,但是对于一些诸如计算机审计、收支审计等较高层次审计工作往往难以全面开展,严重影响审计工作进度和质量,而且也阻碍计部门监督和服务职能的实现。
2.3 内部审计组织结构不协调
在市场经济体制下,确保民营企业的内部审计部门能够客观公正的前提就是保证内部审计的独立性。我国民营企业在管理上存在一权独大的现象,部分民营企业内部审计机构负责人未能参加由董事会或最高管理层举行的与财务报告、内部控制、治理程序等有关的会议,难以了解重要经济活动的决策与运行及管理情况,造成审计工作被动。多数民营企业内部审计部门的工作受民营企业负责人的干扰,而且许多部门的领导越职越权,去影响内部审计人员的职责;此外,内部审计组织结构存在很大的不合理性,许多民营企业的内部审计部门看似独立运行,但是实际上内部的审计工作受董事会、经理层等领导的干扰和制约;最后,内部审计部门的体系不够完善,责任分工不够明确,当工作运转出现问题时,难以发现哪个环节出现了问题。
3 民营企业内部审计问题的应对措施
3.1 强化民营审计队伍建设,加大审计人员培训力度
民营企业加强内部会计控制制度的建设,首先要落实审计人才的培养政策, 认识到审计人才对民营企业发展的重要性,注重吸取同类型企业内部审计的发展经验,并能够结合当前企业经济现状,保证民营企业制度和指导方针能够适应我国的市场国情。在管理理念上能与世界接轨是保证我国民营企业取得长足发展的保证,民营企业制度内容要基于企业自身的经营状况,完善企业内部审计人才培训制度,增强内部审计工作人员的监督意识,优化企业制度与国家政策的融合程度。其次,落实企业业绩考核政策,将审计人员在工作中监督能力和监督意识纳入考核标准,强化现代民营企业内部审计人员的定位,促进民营企业的审计人员在工作中培养监督意识。将监督纳入日常的审计工作范围,按审计人员履行的职责对日常工作进行鉴定和评定,将企业管理与内部审计控制体系相结合,有效加强管理中的内部审计控制的能力。有很多民营企业因为工作人员丧失了职业道德而导致企业面临倒闭或破产的危机,为了适应民营企业制度的不断完善,激烈的社会竞争给内部审计人员的品德提出了更高要求; 因为只有审计人员具有较高的道德修养,才会保证民营企业良好风气的建立,这也是保证民营企业内部审计质量的必要条件;客观、公正、廉洁的工作作风已经保证民营企业朝着正确方向发展,只有打造一个具有高超职业道德水平的内部审计人员队伍,才能保证民营企业在激烈的社会竞争中占据一定的优势。
3.2 优化民营企业内部审计监督体系
首先,民营企业制度下的内部审计制度对被审计单位有一定的监督作用,能够细化民营企业管理,维护财经纪律,保证民营企业严格遵守国家的财经纪律, 严格打击各种违规行为,从而避免了违法违纪行为的产生,为民营企业的健康发展打下坚实而有力的基础;其次,在民营企业内部的审计信息披露中及时对一些错误和弊端进行清除,保证公司对外公布信息的真实性和可靠性,进而保证信息使用者更加清晰明了的认识到公司的真实情况,才会更加有利于投资者、债权人等信息使用者在资本投资中做出正确的选择,减少信息舞弊行为的发生,保证公司又好又快发展,并在市场竞争中占据有利的位置;对于任何一个民营企业而言,其内部审计部门的主要职责就是保证信息披露时的信息资料的真实性和准确性,及时反映出生产经济的事实;然而当前许多单位的信息资料存在错误,虚假性十分严重, 完善的内部审计部门便可以及时消除这种不良现象,进而保障企业的良性运作;最后,许多纪检监察部门职能的发挥也离不开内部审计部门的配合,在一些财务收支审计、领导干部经济责任审计过程中,纪检监察部门只有结合内部审计部门提供的证据和信息,才能及时的发现公司内部的错误,并对一些损失浪费、贪污腐化现象进行严格的打击,进而保证监察部门的特殊作用。
3.3 构建民营企业内部独立审计机构
供电企业可以通过制定审计整改流程和管理办法,固化审计整改工作标准,明确审计结果应用的程序、内容、范围、分工和考核,对已下达审计决定和审计意见的项目,按照“四不放过”的原则要求被审计单位在规定时间内落实整改措施,并将整改情况及有关书面材料报公司审计部,审计部建立各单位整改情况档案。同时将督导责任落实到个人,尤其是屡查屡犯问题的责任人,严格考核,绝不姑息,从制度上保证和提升了审计的成效和成果的转化与运用。
(二)提高审计经济成果的利用价值
一是对审计发现问题,结合业务部门职责分工,梳理分析,将整改任务进行分解,下发整改要求,明确责任部门的整改措施、完成时间,并将整改责任落实到分管领导,部门主任及成员。二是对复杂且难以整改的问题组织相关部门讨论,制定整改措施,督促整改实施进度,形成专项整改报告。三是对审计发现问题持续跟踪,避免同类问题再次发生。对于整改不到位或屡查屡犯的问题,严格按照相关规定进行责任追究。通过上述方法加强审计经济成果的落实,提高审计经济成果的利用。
(三)建立跟踪机制,加强后续审计,开展审计“回头看”工作
按照“四不放过”原则,认真督促审计意见及建议的落实,有选择地开展后续审计,确保审计发现问题得到全面纠正和整改,形成闭环管理,解决“审而不改,审用脱节”的问题。可以针对全年的审计项目整改事项进行排查和梳理,着力跟踪历史遗留问题和整改难度较大的问题,形成书面报告提交总经理办公会议进行集体决策,根据决议结果开展监督整改落实工作。
(四)提升审计经济成果转化率,建立沟通与协调机制
发现问题、披露风险、提出审计意见和建议、进行审计评价是审计部门的职责,但对问题的处理或进一步落实整改,涉及许多人和事,则是各业务部门的职责,审计部门仅起监督和报告的作用,不能直接去处理,因此必须加强沟通与协调,强化业务部门在审计整改中的作用,明确责任追究主体,建立审前、审中、审后的全过程沟通机制。及时向其他管理部门、监督部门通报审计经济成果,如通过开展其他费用专项调查和线损管理审计调查,及时将结果反馈给营销部、财务部、基建部等,促进监督管理主体之间的信息共享,有效避免重复监督,业务部门能更好地利用审计成果,夯实基础管理,完善内部控制,优化管理流程,从源头进行治理,提高审计质量和审计经济成果转化率。
(五)扩大审计经济成果的影响和透明度,建立披露机制,落实责任追究制度
供电企业可以在完成经济责任审计工作后,组织被审计单位召开审计结果见面会,在一定范围内对审计情况进行通报,通过审计结果的公开制度,通报企业经济活动中的薄弱环节和管理漏洞,使错误观念和违规违纪行为得到纠正,切实提高各级管理人员依法办事、依法管理、依法决策的意识和能力。同时通过增加审计结果透明度,引导职工参与企业管理,提高企业管理水平。
(六)实行定期报告制度
编制《审计综合分析报告》,就审计结果向公司领导进行专题汇报,形成有数据证明、情况分析和对策建议的综合分析报告。提出切实可行的解决办法,从提高审计工作的建设性,推进制度机制着眼,针对审计发现的问题和隐患,从企业经营管理和主要业务流程中深入分析,查找根源,揭示管理过程中的薄弱环节,总结成功的管理经验,更多的是发现存在问题,提出针对性、操作性强的审计意见和建议,帮助提高企业管理水平,规范企业经营行为,规避经营风险,使审计工作效益最大化。
(七)提升审计人员业务素质
长期的业务积累和经验判断会影响到工作深度和广度,近年来加大内审人员专业培训力不断加强度。通过组织开展多渠道多形式的培训。如可以让参加培训的审计人员写出培训心得,有助于培训效果的应用。理论与实践相结合,提高现有审计人员业务水平和综合素质,扩展其知识结构,优化审计队伍结构,适应不断拓展的审计业务需要。通过培训使审计人员熟练掌握审计方法和技巧,熟悉企业生产流程,并保持应有的职业谨慎,做到依据充分,取证适当,才能进一步提高确认程度,提高审计质量,做到客观公正,最终提高审计经济成果利用率。(八)审计与纪检相结合,提高工作实效性经济责任审计中发现违规违纪行为时,可将线索提供给纪检监察部门,经进一步查实后追究相关人员责任,同时纪检监察部门将较具体的举报线索交由审计部查证落实,从这个意义上讲,审计与纪检密不可分,相辅相成,也实现了资源共享,节约了人力、财力。审计与纪检同作为供电企业监督部门,可发挥协同监督的作用,以实现管理效益。
二、供电企业审计经济成果运用目标和方向的探讨
与被审计单位建立沟通机制,沟通方式主要有:在实施常规审计项目期间,对前期审计整改事项进行“回头看”,持续跟踪,加强后续审计,督促审计经济成果有效落实,确保发现问题得到全面纠正和整改。同时通过审计人员实现与被审计单位的沟通,起到了“审、帮、促”的作用。
二、审计机制建设的具体措施
1.审计监督和财务监管之间的联系
审计监督和财务监管是对同一经济业务过程进行控制的不同阶段,两者都对企业的经营管理活动进行监督,衡量企业经济行为和活动的合法性。审计监督和财务监管都是以企业的会计资料为基础,会计信息是监督的重要依据,其监督的最终目的就是为了促进企业能够不断提高经济效益,保证企业根本目的的顺利实现,提高企业的经营管理水平。审计监督和财务监管都会涉及到企业的内部控制制度,两者开展的重要前提就是需要预先制定相关的内部控制制度,要有可靠真实的财务信息,以便对企业的资金营运情况和财务状况进行跟踪调查,保证资金运动的合法性和规范性,通过财务过程的监督和控制,进而保证企业资产的安全性和完整性。
2.审计监督和财务监督之间的区别
审计监督是对企业内部控制制度执行情况进行测试和监督,了解内控制度在执行过程中存在的问题,以便为企业改进内控工作和保证资金合理使用提供基础。财务监管则是企业的财务部门根据会计准则对生产经营活动和财务状况的合法性进行监管,合理编制企业的预算,合理配置资金,保证财务管理制度的健全和完整,做好资产管理工作。其次,审计监督是为了确保经营者或者企业所有者的利益而产生的,审计监督主要是对财务收支和经济活动的合法性进行监督,审计监督具有外部性和独立性。财务监管是企业为了适应企业内部核算工作的需要产生的,财务监管主要是对企业的资金运用过程进行监督,财务监管具有内部性和依赖性。再者,审计监督体系主要由规划、实施和管理等三个主要部分组成,实施方法主要有资料检查法、实物检查法、审计抽样法和审计调查法等等;而财务监管体系主要由财务核算、财务分析和财务检查等主要部分组成,其审查办法主要由账户设置、账簿登记、财产清查和会计报表等审查办法。
二、审计监督和财务监察工作实施的原则
1.合法性原则
审计监督和财务监察工作都需要以相关的法律法规的要求为审查基础和依据,国家的法律法规和财务管理制度是企业财务活动的行为规范,也是监督人员的行动准则。在开展审计监督和财务监察工作时,要以国家有关法律和财务制度为准绳,实行依法监督,提高监督活动的合法性。
2.客观性原则
在开展审计监督和财务监督工作时要基于客观和公正的财务信息,要科学地排除种种不良因素的干扰,应该依据事实并按照会计准则的要求实事求是,对存在的问题进行深入调查和研究,认真分析,可以采取科学的计量分析方法对信息进行定量分析,为定性分析提供基础,进而对企业财务活动做出客观的评价。
3.持续性原则
审计监督和财务监管工作是一个持续性的过程,应该从不同的侧面和角度对财务活动进行全面系统和长期的监察,将审计监督和财务监督贯穿于财务活动的始终,保证资金运作的合法性,解决财务管理工作中的制度漏洞问题。持续性原则要求审计监督和财务监管工作要对财务信息进行跟踪记录,保证信息的真实性和完整性。
三、开展审计监督和财务监管工作的措施
1.要根据企业实际情况做好机构设置工作
审计监督和财务监督工作的开展基础之一就是完善的内部控制制度,组织结构对监督工作的质量有着重要的影响。企业可以设立独立的审计机构,将审计机构作为企业的常设机构,并根据审计工作的需要来做好定员编制工作,要保证审计工作的独立性。企业要合理划分财务部门和审计部门的职责和权利,可以通过组织结构的分工解决审计环节的设置问题,可以让各个职能部门相互制约,保证财务监督和审计监督之间的结合,提高监督工作的体系化和系统化。
2.要不断完善监督制度,提高监督工作的规范性
按照集团提出强总部项目管理的总体部署和要求,结合公司发展现状与特点,以“三支持、四集中、两控制”为核心内容;以推进项目规范化、信息化管理为目标:强化总部服务功能、集约经营和管控责任;把项目部打造成为成本中心、项目执行中心和实施主体:将总部构建成为利润中心、项目决策中心和管控主体:使总部真正成为培育和引领企业核心竞争力的龙头。
二、存在的障碍及基本对策
(一)存在的障碍
1、管理中的惯性思维,对强总部项目管理新模式有一定的排斥性。
2、对强总部认识不到位、观念转变慢、受既得利益牵制的问题。
3、实施强总部项目管理新模式的心理准备不足,缺乏“两级管控,一级核算”的管控经验。
4、总部人才结构不太合理,主要是缺乏熟悉项目经营管理的行家里手,短期内难以得到解决。
5、少数员工有畏难心理,对强总部信心不足,抱怀疑、观望态度。
(二)基本对策
1、加强对集团强总部项目管理制度体系的学习宣贯,在员工中开展培训,营造强总部项目管理的氛围。
2、理解消化集团强总部项目管理制度体系,结合实际,创新与完善公司相关管理细则。
3、学习与借鉴先进施工企业的项目管理经验,培育新管控,改进旧模式,稳步推进新老项目管控模式的交替。
4、在公司总经理的领导下,分别明确项目管理新老模式的负责人,确保新模式的循序渐进、老模式的平稳终结。
5、明晰新旧体制运行与交替路径,推进“两级管控,一级核算”及“法人管项目”新体制的落地,逐步改进旧的“多级管控,多级核算”模式;
逐步规范组织结构管理,到2013年,公司项目管理组织结构规范程度达到零中间层标准,实现总部与市场的零距离对接。
6、完善项目管理责权利对等机制,优化人才配置,培育强总部项目管理团队;加强硬件设施等方面的建设,涵养人才成长与发展的环境,为培养可持续发展的创新人才奠定基础。
三、组织领导
1、成立公司强总部项目管理领导小组
组长:胡建军
副组长:谢帮银
成员:肖云亮、路惠明、胡建伟、宁伟志、付燕、黎胜良、薛沧洋、龙铁桥。
2、领导小组下设制度机构组、人力资源组、综合宣传组。胡建军分管制度机构组,谢帮银分管人力资源组,胡建伟分管综合宣传组。其职责分工是:
⑴制度机构组由办公室、管理审计部负责人及相关人员组成,主要负责公司管理制度的编制、组织架构、人员总编制、有关职级职数、部室职责职能的设计。
⑵人力资源组由人力资源部负责人及相关人员组成,主要负责公司各部室、各子分公司及项目部定编、定员、定岗以及各岗位职责的设计;负责人员的竞聘上岗以及培训、转岗、分流配置等工作。
⑶综合宣传组由党群工作部负责人及相关人员组成,主要负责公司强总部项目管理实施过程中的宣传、发动及思想政治工作。
3、关于项目管理新老模式交替的工作分工。考虑到目前新老模式的运行处在相辅相成、不可偏废阶段,为保证两不误,对新模式推行与老模式交替的工作分工如下:
⑴董事长兼总经理胡建军:为新模式推行与老模式交替的总负责人,在新旧体系交替过程中,工作重心放在老项目的运营与平稳过渡上,确保旧模式向新模式的顺利交替。
⑵党委书记谢帮银:协助总经理做好新模式的推行工作,公司各部室按照强总部运行的分项方案及项目管理职能路径予以推进。
四.推行实施的分项方案
1、公司强总部组织机构建议。设“十一部一室”:办公室、党群工作部、人力资源部、纪检监察部、管理审计部、市场经营部、成本预结算部、财务部、工程管理部、技术信息部、安全环保部、采购管理部。其中工程管理部、技术信息部合署办公,实行两块牌子一套人马。
2、总部部室定编定员建议。除10名公司领导外,总部部室人员总编制暂时控制在现有的113人以内。下一步将依据集团对各部室职能职责的划分进行人员的调整,各部室现有人数情况如下:
⑴办公室15人;
⑵党群工作部10人;
⑶人力资源部9人;
⑷纪检监察部7人;
⑸管理审计部7人;
⑹市场经营部12人;
⑺成本预结算部22人;
⑻财务部11人;
⑼工程(技术信息)管理部9人;
⑽安全环保部6人;
⑾采购管理部5人。
3、部室负责人岗位编制基本原则。公司总部各部室负责人的岗位编制,分别按照各部室总编制控制;部室10人(含10人)以下设1正1副;部室11人(含11人)以上设1正2副。
4、硬件设施建设。
⑴总部办公楼设株洲市红旗中路嘉盛华府456号;
⑵单身公寓设株洲市荷塘区红旗北路新城一号,建筑面积约1500平方米,可容纳单身员工60名。
5、强总部建安项目的选择。根据强总部项目管理模式要求,拟将以下项目首批纳入强总部项目管理体系:
⑴四川威远360O烧结项目,签约量约1个亿;
⑵重庆钢厂1350m³;高炉项目,签约量约1.5~2个亿;
⑶北京辽宁大厦项目,签约量约1.6个亿;
⑷友谊房地产康馨家园项目,签约量约1.5~2个亿。
6、强总部项目管理体系的启动与考核。
⑴项目启动。①公司总部及时与业主及内部相关人员沟通明确,阐述有关要求,并获得相关支持;②明确项目目标和定位;③召开开工会或项目管理策划交底会,统一思想,明确强总部项目管理工作标准及运作制度。
⑵项目考核。依据强总部项目管理工作标准运行考核规定,公司将细化考核办法,并按照强总部项目管理考核模块,从以下11个方面拟对总部各部室及项目部予以考核。
①组织管理:项目部部门设置;项目部部门负责人配置;项目部组建;分公司组织管理。
②项目策划:市场经营策划编制与执行;项目实施策划编制与执行;项目交竣工策划编制与执行。
③市场经营支持:承接的项目质量;市场经营计划编制与执行;业务信息立项及跟踪管理;项目投(议)标管理;主合同签订与交底;客户关系管理执行;市场开拓奖励方案制定与执行。
④人力资源支持:人力资源整体规划;项目部人力资源配置;定岗定编;人力资源的激励;项目解散后人员分流管理。
⑤技术支持:技术投入的年度预算编制;施工技术资料支持与管理;技术进步与成果推广;总部技术信息支持。
⑥采购集中管理:物资采购权限规定的执行;采购计划的编制与执行;《合格供应商名录》建立、更新与应用;采购招标;采购合同的签订与管理;物资配送、验收、结算;供应商的评价。
⑦租赁集中管理:租赁权限规定的执行;租赁计划的编制与执行;《合格供应商名录》建立、更新与应用;租赁招标;租赁合同的签订与管理;配送、验收、结算;供应商的评价;自有设备资产的保值增值。
⑧分包集中管理:分包权限规定的执行;分包计划的编制与执行;《合格分包商名录》建立、更新与应用;分包招标;分包合同的签订与管理;分包队伍的现场管理、考核;分包结算;分包商的评价。
⑨资金集中管理:项目财务人员管理;项目成本核算;资金账户管理;资金预算管理;资金收入管理;资金支付管理。
⑩预结算控制:项目预结算人员管理;项目各项预算的编制与执行;项目各项结算工作安排与执行;预结算资料管理。
⑪;责任成本控制:项目成本管理策划;项目成本控制;项目成本分析与考核;项目成本总结报告。
6.强总部项目管理制度建设。公司拟制组织与行政、党群工作、纪检监察、人力资源、市场营销、商务合约、工程、技术、财务、项目等10个管理手册,共计100余个管理办法。为对接集团强总部项目管理体系,以上公司管理手册将按集团强总部项目“两级管控,一级核算”模式予以修编,修编后的管理手册计划在四季度初颁发。
五、公司强总部项目管理运行的路径
1、法人管项目体制运行路径。
一是逐步推进公司法人管项目体制。即从2011年9月份开始,凡公司新开工项目,一律纳入强总部项目管理体系。并实施“两级管控、一级核算”模式,公司总部为利润中心、经营成本控制中心,主要实施项目经营与效益的管控;项目部为施工生产成本中心,主要实施项目施工组织与责任成本的管控。
二是逐步改进公司原有项目管理体制。即2011年8月份以前,凡公司在建项目,不纳入强总部项目管理体系,依然按原有的项目管控模式运行;但老项目终结后,其原有的项目管理体制不再延续,若再接续新的项目,则新项目一律纳入公司法人管项目体系。
三是先行撤销部分分公司。即从2012年开始,撤销项目管理分公司,并视情组建项目部;撤销物资设备租赁分公司,建议并入集团租赁公司。
四是保留下来的安装分公司、钢结构分公司和各区域分公司,其定位与运营按集团的要求进行。
2、强总部项目管理各阶段职能运行路径
⑴项目经营开拓阶段。
①市场经营部:编制市场开拓计划,制定业务承接范围与标准;负责所有业务信息的汇总;进行业务信息的评审立项;组织市场策划的编制。
②管理审计部:负责项目经营开拓全过程的风险管理。
③办公室:组织市场策划的审议。
⑵项目投标阶段。
①市场经营部:负责投标资料的准备;组织投标预审与投标评审;负责投标的实施。
②成本预结算部:进行成本预测,负责商务标的编制。
③工程管理部:负责技术标的编制。
④管理审计部:负责投标工作中的法律事务。
⑤纪检监察部:负责对投标过程进行监管。
⑶项目合同签订阶段。
①市场经营部:进行合同的起草、洽谈;组织合同的评审与签订。
⑷项目部组建阶段。
①办公室:归口管理项目部的组建。
②人力资源部:组织项目经理的竞聘;协助项目经理完成项目部的人员配备工作。
⑸项目实施策划阶段。
①公司总经理:为项目实施策划总负责人。
②办公室:为项目实施策划的组织部门;组织项目策划书的审批。
③工程管理部:协同技术信息部、项目部编制施工方案、专项方案、交竣工方案等。
④市场经营部:负责合同交底等相关事项。
⑤成本预结算部:编制施工预算,总成本计划。
⑥采购管理部:编制物资采购、租赁、分包总计划,及相应的成本控制计划。
⑹施工生产阶段。
①管理审计部:组织《项目管理目标责任书》的签订。
②采购管理部:负责采购、租赁、分包工作。
③财务部:负责项目资金的收支管理。
④技术信息部:负责项目施工与技术管理的支持与服务。
⑤安全环保部:负责项目安全管理、文明施工和环境保护等工作。
⑥管理审计部:负责招标工作中的法律事务。
⑦纪检监察部:负责对招标过程进行监管。
⑧党群工作部:监管施工现场的企业宣传与思想政治动员。
⑨总部各部室:对项目部上报的信息或提出的需求进行处理,及时反馈意见;工程管理部、技术信息部、安全环保部、管理审计部、纪检监察部等部室对项目施工及时进行过程检查和监督。
⑺项目竣工验收阶段。
①办公室:组织交竣工策划。
②工程管理部:组织工程的竣工验收工作。
③成本预结算部:完成工程的结算工作。
④财务部:完成工程的回款工作。
⑻项目审计兑现阶段。
①管理审计部:进行项目最终审计和兑现审计。
②纪检监察部:负责效能监察。
⑼项目结束阶段。
①工程管理部:与项目部进行项目资料及工程的移交,以及归档总结。
②人力资源部:负责项目部解散后的人员分流工作。
③党群工作部负责项目部解散后人员分流的维稳工作。
⑽工程回访与维修阶段。
①市场经营部:负责工程回访工作。
②工程管理部:负责工程的维修和保修。
六、强总部项目管理体系实施步骤、措施及时间安排
1、由办公室牵头,人力资源部配合,在全司管理人员中开展集团强总部项目管理体系21个相关制度的学习培训,并于2011年9月30日前完成。
2、由办公室牵头,管理审计部配合,依据集团强总部项目管理21个相关制度,修编完善公司有关实施细则,并于2011年10月30日前完成,11月颁布。
3、由人力资源部牵头,实施强总部定编、定岗、定员工作,并于2011年11月30日前完成总部“三定”方案的编写。
4、由党群工作部牵头,做好公司单身公寓的改造,并于2011年11月30日前完成。
5、公司各部室依照强总部项目管理“两级管控,一级核算”要求,做好相关分公司的撤并工作,并按规定的时间完成。