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由于上述几种方法各有优缺点,国内外很多学者研究了对几种方法的改进模式,例如Johnny等[1]对JIT和MRPⅡ两者相结合,提出改进的生产作业计划与控制模式框架。在实际应用中,有学者提出了JIT和MRP[2][3]以及TOC与MRPⅡ的具体集成方案[4]。张凡[5]对三种生产管理系统进行了比较分析,陈建华等[6]将三者结合起来,形成集成化生产管理模式。
上述三种生产计划管理模型主要应用在生产物流中,而电力物资管理既有电力行业的特殊性,又具备物流管理的一般性,本文通过借鉴生产物流的计划管理模式,通过对比三者的优缺点及各自的适应性,同时对三者基本思想加以整合,构建TOC、 MRP以及JIT相结合的集成化物资采购计划与控制模型,与电力物资采购模式相结合,对现有的电力物资采购管理模式进行优化。
2集成背景和基本思路
21集成背景
电力物资需求管理的主要模式分年度物资需求计划、批次物资需求计划两种实施模式。省公司计划发展部制订电网规划,按照时序将项目的前期工作计划、建设周期细化到各年度,已完成前期工作的项目可进入项目储备,具备列入年度投资计划的条件,形成里程碑计划,作为计划编制基础。公司项目主管部门根据年度里程碑计划中的项目投资、建设安排,将相应的项目物资采购需求形成下一年度物资需求计划,批次物资需求计划的提出需严格基于年度物资需求计划。
年度物资需求计划制订后由物资部结合公司采购战略、经济发展趋势、产能情况、历史数据、价格走势等,对年度物资需求计划进行分析预测,提出公司年度物资采购方案建议。物资需求单位根据年度物资需求计划和年度物资采购批次安排,在每批次内提报的物资需求计划形成月度物资需求计划,其为正式实施招标采购的物资需求计划。月度物资采购计划管理,由地、市公司编制,省公司汇总并审核,审核通过后报总部物资供应公司审核物资采购计划,审核通过后提交到总部物资部审核。经总部计划、招标审查会专家审核通过后实施采购。
22集成思路及集成化的计划与控制模型
对MRPⅡ、TOC与JIT各自优缺点的分析我们不难发现,三者的侧重点和适用环境不同,并在追求目标、计划展开方式、物料需求以及能力控制存在诸多不同点,但并非完全对立,在某些方面是相通的,通过取其长处,实现三者优势互补,与电力物资采购管理模式相结合,定能更好地实行物资计划与控制的职能。
基于电网物资的采购流程和特点,建立如下集成电力物资管理模型,如图2所示。
首先,物资需求计划的制订采用的是MRP思想,通过物资需求预测,经分类汇总、综合平衡审批后形成公司年度物资需求计划,并作为电力物资管理的主要依据,用于制订公司年度采购策略,并进一步确定采购模式及采购方式等具体信息,为月度物资需求计划的制订做好准备工作。
其次,月度物资需求计划制订后,除将物资采购方案进行分配,还要考虑到采购方案的可执行性,作为采购计划的执行方,制订瓶颈平衡计划,对瓶颈资源进行调整,并考虑库存情况,对物资需求计划进行修正。
瓶颈资源平衡结束后,进行电力物资需求计划的制订。由于电力物资供应具有不确定性,除要考虑采购计划的执行外,为避免因物资采购延迟而对项目生产计划执行造成的影响,还要考虑项目部门的物资需求,根据项目实施进度、物资变动情况做出基本调整。物资供应公司应实时对项目物资需求信息进行了解,对已到货物资实施优先生产,对计划期内无法到货的物资向上层的月度物资采购计划及时反馈,对月度物资采购计划进行调整。
最后,将JIT采购管理模式应用到电力物资现场管理中,结合对关键资源的调度,实现对电力物资管理的实时供应,满足电力物资实时供应的要求。
3结论
电力物资采购管理是保证电网建设的基础和重要环节,通过三者集成思想,将MRPⅡ计划的优势应用到电力物资计划管理的制订这一层次,TOC及时调整瓶颈资源,并运用JIT保证项目类物资的及时供货,将三者有效融合,对电力物资采购模式的短板进行改造,才能从整体上优化整个采购管理模型。
参考文献:
[1]Johnny CHo,Yih-Long ChangAn integrated MRP and JIT framework[J].Computers & Industrial Engineering,2001,41(2):173-185.
[2]Zhang Qinghua,Cheng Guoquan,Wang Zhuan,et alResearch on MRP/JIT integration and application in medical equipment production management concerned with spare part manufacturing[J].Industrial Engineering and Engineering Management,2009(12):1106,1110.
[3]Li Bo,Wang Jun,Zhuang Wanyu et alResearch on integration logistics system of MRPⅡ and JIT based on BOM[J].Mechatronics and Automation,2005 IEEE International Conference,2005(1):557,561.
采办工作是企业经营过程中不可或缺的重要环节,采办成本占海外石油企业作业成本比重非常之高。以2014年为例,在中国石化哥伦比亚公司(以下简称哥伦比亚公司),通过采办活动获得的物资、服务等成本占到了公司当年操作费用的60%。在保证质量的前提下,控制采办成本、节约资金占用、提升采办效率对提升海外石油企业利润空间影响巨大。为了压缩成本、提升利润空间,企业改变采办理念,提升采办管理,最终压缩采办成本势在必行。
一、中国石化哥伦比亚公司采办管理的现状
1.公司采办的职能与地位
哥伦比亚公司采办部门的主要职责是:按照公司工作计划编制采办计划,依照采办计划对所需物资设备、工程服务进行招标采购,采办合同签约,采购来生产物资存放管理,采购过程中的物流管理,采办团队建设、制度制定及其他相关职能。
哥伦比亚公司采办工作的全部活动就是取得公司在勘探开发、生产作业和油田设施建设等所必需的物资材料和服务,动用资金量大,对公司成本影响突出。采办部门在公司内部决策和发展战略中具有极其重要的作用,成为除公司生产、运营以外的第三大主要经营管理活动。它对于降低生产成本、增加公司效益、提升公司价值有着极其重要的战略地位和作用。
2.公司采办管理理念
哥伦比亚公司的采办管理理念是:物资及服务质量优先,压缩采办成本,提升经济效益,学习先进经验,应用先进技术,不断提升采办管理水平,逐步完善公司采办团队、采办制度,形成公司自身采办资源,加强采办内部控制建设,坚决杜绝违规违纪。
哥伦比亚公司的前身是一家私人风险勘探公司,中国石化从该公司收购了其部分资产后形成了中国石化哥伦比亚公司。原所有者的经营理念为资本运作,故原公司基本没有管理积淀,包括采办队伍、管理积淀。公司收购后,经过几年的不断学习与尝试,哥伦比亚公司的采购理念实时更新,采办成本持续降低,采办工作取得了很好的成绩。
二、采办管理中的难点分析
1.公司年度计划调整给采办工作带来的困难
公司经营计划是采办计划的基础,公司的生产经营计划有时会根据公司外部环境变化、实际执行情况等进行调整,公司经营计划的调整必然带来采办计划的调整。因为采办工作有采办周期,采办计划的调整势必会导致已进入采办程序的资源无法被充分利用,同时因留给安排新采办工作的时间较短,会使采办部门为完成采办工作需要充足的时间和生产运营需要物资尽快开始工作之间发生冲突。哥伦比亚公司的年度投资计划在每年5月份左右进行年中调整,如何既能迅速适应公司经营计划调整需求,又能控制采购成本上升,给采办工作带来了很多挑战。
2.当地物资匮乏、商业和物流业不发达给采办工作带来的困难
哥伦比亚公司是一家下属于中国石化的海外石油企业,其具体经营地点在哥伦比亚。哥伦比亚是一个以畜牧业和矿产开发为主的资源型国家,基础工业落后,商业及运输业欠发达,石油生产所需的原材料和设备全部依赖进口。在这种大环境下,处在哥伦比亚的石油作业公司常常面临着采办资源匮乏,采办周期长,供货难以及时的难题,直接增加了企业的经营成本,哥伦比亚公司也面临同样的问题。
3.需求规模较小,无法形成规模给采办工作带来的困难
哥伦比亚公司在哥伦比亚是一家小型石油公司,年度需求计划较小(需求总量上的原因),同时因为无法做到合理规划等原因(需求时间安排上的原因),会使采购无法形成规模、批量,一方面导致了采办工作无法及时完成;另一方面导致了采办成本的上升。以钻井为例,哥伦比亚公司的年度钻井计划为4口左右,且常常这些工作不是由同一家公司完成。这样有限的工作量在寻求服务商的招标中,只会有当地有限的队伍参加,因为考虑国际动迁费用的问题,其他国家的服务队伍是不会参加这么有限的工作量的招标的。这样就造成了招标方对服务商的选择面窄、议价能力弱的局面,这种对招标方不利的局面导致采购工作无法顺利完成、采购成本难以控制等诸多问题。
三、降低采办成本费用的途径分析
1.将公司长短期规划与采办计划有效结合
公司长远规划和年度计划是整个公司运营的方向,在编制公司长期规划和年度计划时,邀请采办部门人员参加,让采办人员了解公司规划和年度计划的细节,并就公司规划及年度计划中的物资储备和采办问题提出相关意见。这样可以让采办部门综合了解公司长远规划,在公司长远规划下制定相应的长期采办计划,提前开始信息收集,市场调查,详细规划等工作。公司规划和年度计划调整时,也要邀请采办人员参加,对计划调整和采办工作及采办计划影响作出分析和评估,综合对比已完成、已进入采办程序的采办工作调整形成的成本及因公司计划调整产生的仓促采购形成的额外成本和计划调整后新项目尽快上产形成的效益,从公司整体效益最大化的立足点出发,寻找成本和效益的最佳结合点。哥伦比亚公司充分认识到了公司计划和采办工作的紧密性,采办部门经理参与公司计划的制定及调整,从采办角度出发,仔细评估物资及服务需求是否可及时到位、是否经济,有效保证公司计划的有效实施,成本经济。公司计划和采办计划结合好了,可以在从源头上避免资源浪费,节约成本。
2.有效利用采办策略压缩采办成本
采购物资的价格是由市场供需决定的,物资采购价格是采购成本的主要部分,充分分析市场动态,了解物资供应和需求情况,针对不同的供需情况采取不同的采购策略,可以在很大程度上压缩采办成本。综合分析市场供求关系,一共有三种情况,供大于求、供不应求和供求相对平衡。对于供大于求的物资,因为企业处于买方市场,价格、货源充足情况等都对公司采办工作有利,要充分利用供应商之间的激烈竞争,多争取对公司有利的采购条件,在保证质量的情况下尽可能多地压缩采购成本。对于供不应求的物资,企业处于卖方市场,卖方占主导地位,要培养和供应商之间的良好关系,选择几家供货商作为长期合作伙伴,一方面可以保证货源,同时也可以保证采购相同的物资成本不至于太高。对于供求相对平衡的物资,在对物资价格做充分的调查后,在市场中公开招标获取相应物资。
另外,采办人员可以利用物资和服务价格的走势预期控制采购成本。市场价格的走势可分为上涨、相对无变动或下跌,针对不同价格预期采取不同策略。在可以提前筹备的情况下,预期物价上涨时,公司应提前安排采购,锁定价格,签署采购合同,防止物价上涨的额外支出。反之,在预期价格下跌时,可以考虑在不影响生产的情况下,向后顺延采购时间,从价格下降中获利,同时可以减少资金占用成本。在价格相对平稳时,尽量滞后采购,节约资金占用成本。
3.优化供应商管理,建立与供应商的长期合作关系,互惠共赢
供应商的管理可以划分为供应商选择和供应商关系管理两个部分。对供应商的选择要建立准入评审制度,组织采购、法律、财务等部门,从经济、履约能力、信誉等方面评估供应商的资质,建立供应商档案,实时更新供应商档案,定期进行后续评估,保证供应商信息实时性。对供应商关系的管理,应使用激励与淘汰手段,形成互惠互利、合作共赢的关系。采购企业和供应商既相互斗争,又相互依存,在没有沟通一致的情况下,任何一方对价格等条件的改变都会破坏双方的长期合作关系。双方应相互信任,有效沟通,形成长期合作关系,并积极维护这种关系。如果采购企业给予供应商适当激励,采购企业就会得到供货效率、质量等方面的回报,同时双方的合作关系会更加牢固。在建立良好关系的同时,也要保证供应商之间的竞争性,任何物资都要保证有多个供应商可选择,以避免仓促另寻合作伙伴产生的成本。
4.改善采办流程、提升工作效率
在采办部门内部,完善的采购制度及流程,是采购工作顺利运行的保障,同时也能避免工作无法有效衔接产生的一些额外成本。公司采办制度中应明确规定:采购计划的编制程序、审批程序,计划执行过程监督和计划执行结果评估;采购申请及审批程序,明确相关部门或人员的职责和权限;选择采购方式的条件,解决采取何种采购方式的问题;采购定价机制,确定合理的采购价格;采购合同签订程序,明确双方权利、义务及违约责任;验收入库程序,明确验收方式及验收责任,出具验收证明;货款及预付款支付程序,明确付款审核责任及权力,严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等无误后,按照合同约定及时支付。同时,定期或不定期检查采办制度规定是否有效执行,对执行中发现的问题及时调整,保证采办流程高效运行。
在整个公司范围内,各项采购任务需要各部门相互分工协作,彼此配合,才能顺利完成。公司各部门应有明确的部门职责分工,明确界定用户部门与采办部门在采购过程中的职责及责任,尤其应明确在一些业务交叉点上的职责划分,提高企业整体的管理工作效率,杜绝部门之间相互推诿扯皮。公司内部各部门顺利分工协作,各部门工作顺利开展,公司整体的运行效率就会提升,各部门内耗的成本就会减少。
5.完善采办、库存等信息管理、避免重复采购
公司应建立良好的信息管理系统,保证各项采购信息能方便友好地被相关人员获得、采用,充分利用现有资源,综合统筹计划,可以避免重复采购、库存积压,降低资金占用成本。同时,通过信息管理系统,可以把整改采办业务涉及的各部门集合起来,整体权衡, 从公司利用最大化角度出发,压缩成本,提升公司整体效益。首先,在制定采购计划时,了解物资的库存情况,根据物资库存和新需求制定合理的采购计划。其次,将采购计划和实时更新的物资库存情况上载到信息系统,编制物资申购单的人员和审批申购单的人员在提交采购申请和审批时应核对采购计划、需求情况及库存情况,库存可以满足需求的情况下不予进入采办程序。最后,通过信息系统及时监督各种物资的库存、采购、使用情况,定期分析,根据分析结果修正采办计划和采办工作,形成管理的闭环。
参考文献:
[1]周显文、谭汉荣∶《降低油田化学品采购成本浅谈》,财会通讯,2009(06).
1.前期手续办理阶段
前期手续办理阶段影响进度的因素,主要是建设单位、政府主管部门之间的协调,物流基地所在地块配套工程是否完善。物流基地建设,前期手续涉及的环节及部门很多,如土地管理、环保、安全、能源、消防等相关部门。在前期手续办理过程中,建设主管部门的流程不完善,向有关部门提出各种申请审批手续的延误,都可能导致进度的滞后。同时,物流基地的选址一般都远离城市中心,地块交付时,周边配套的完善程度对物流基地建设的进度也有很大影响,如道路、电力、水是否通畅,否则可能会影响后续施工。
2.招标及勘察设计阶段
招标阶段影响进度的因素主要是招标时间的安排。物流基地建设招标的单位较多,勘察、设计、监理、施工等,其中施工阶段可能要划分不同的标段进行招标,所以招标进度的安排也会影响物流基地建设的进度。此外,物流基地建设一般会在城市规划的物流园区内,远离城区,没有成熟的自然地质资料,所以建设前会遇到复杂的工程地质条件,不明的水文地质条件等,甚至有地下埋藏的文物。这些不明的自然和人文条件为勘察工作带来一定难度,从而可能导致提供的勘察资料不准确,如地质资料错误或者遗漏,这些对物流基地建设进度会产生一定影响。设计阶段一般分为初步设计和施工图设计,设计单位设计有缺陷或者错误,施工图纸供应不及时或出现差错等,都会影响设计进度,从而影响物流基地建设的总体进度。
3.施工阶段
物流基地施工阶段影响进度的因素主要是建设单位和施工单位。如建设单位在实施过程中由于使用要求变化采取的设计变更,合同签订时条款遗漏;施工单位的工艺错误,或者方案不合理,施工时计划安排不周密,组织协调不力;领导不力指挥失当,使参加工程建设的各方交接配合上发生矛盾等。以上问题在物流基地建设中,主要表现为物流基地建设现场管理人员力量薄弱,使得参建各方协调不力,相关作业脱节,如办公楼施工时尤其是装修时对设计进行变更,货场基层处理不当导致返工,道路及给排水方案不合理等,这些都可导致物流基地进度的滞后。此外,物资供应进度、资金的合理安排对进度也产生一定的影响。如施工单位采购的材料、甲方供料等相关材料的供应不及时,施工所需的设备进场时间拖后,资金不能及时支付导致施工单位停工等,都会影响物流基地建设的进度。与此同时,施工时的社会环境对物流基地建设进度也有影响。主要表现在外单位对工程施工干扰,节假日或重大社会活动对施工的限制。如由于政府原因未对当地居民进行合理安置或补偿,居民对所征地块施工进行干扰等。
4.竣工验收投产阶段
物流基地施工完成后,竣工验收、房地产权证等相关手续办理,也需要一定的时间。尤其是验收手续的办理,需要提供资料较多,资料准备不充分,也会影响最终投产的时间。
二、加强进度管理的措施
由于影响物流基地进度计划的因素众多,而在保证质量的前提下加快进度是建设物流基地追求的控制目标之一,所以必须对影响进度的有利因素和不利因素进行全面细致地分析和预测,事先制定预防措施,事中采取有效控制,事后进行妥善补救,实现对建设工程进度的主动控制和动态控制,使建设进度按照预期目标完成。在不同阶段,加强进度管理可采取以下措施:
1.前期手续办理阶段
物流基地建设前期,从立项到审批环节众多,应制定有效的前期工作计划,做好衔接,有效减少环节中的时间浪费。如确定地块位置后,同时着手做好项目建议书或者初步可研的编制;同时关注周边配套的完善程度,如果不完善,应及时与相关政府部门协调,为后续工作打下基础;审批时,根据政府的审批流程及相关部门要求,可以同时进行的工作同时办理,使前期的时间得到控制。
2.招标及勘察设计阶段
为加强此阶段的进度管理,招标和设计时应制定进度计划,明确每项工作的持续时间。设计时建设单位和设计单位应充分协调,对库房、货场、办公楼及相关附属设施的位置,以及各个单项工程细部的建筑构造、特殊要求等充分沟通,避免设计缺陷和错误,减少设计失误。勘察单位对地块的自然地质条件大概勘察后,在详勘时要弄清每个地层岩土情况,确定地基承载力,增强勘察阶段的准确性,进而采取合适的基础形式和施工方法,避免因地质条件变化对建设形成拖延。
3.施工阶段
施工阶段加强进度管理的主要措施是掌握动态控制原理,在施工计划执行过程中不断检查实际进展情况,从中得出偏离计划的信息。在分析偏差的基础上维持原进度计划使之能正常实施,如采取措施后仍不能维持原计划,则对原计划进行修正。这样在进度计划执行过程中不断地检查调整,保证物流基地建设进度得到有效控制。施工开始前要审查施工单位提交的进度计划,确保其合理性。应采用网络计划技术及其它科学的计划方法,并结合计算机的应用,对建设工程实行动态控制。同时对合同进行管理,协调合同工期与计划进度之间的关系,严格控制合同变更。对各方提出的工程变更和设计变更,应严格审查。也可采取经济措施加强进度管理,如及时办理工程进度款支付,工期提前予以奖励,工期延误予以惩罚等。
1.引言
在电网企业的经营管理中,无论是电网的基础性建设还是运行维护,物资及相关的成本占到了很大的比重,尤其是电网基建项目物资成本占比达到70%~80%,物资管理领域存在非常巨大的成本降压的潜力。而目前我国大多数网省级电力都是自办物流,直接控制物流资产,这种粗放松散的经营管理模式已不适应公司集团化运作的体制,不利于增强公司可持续发展能力和提升核心竞争力。
电力公司物资的管理是一个相对复杂的工程,与一般商业企业进、销、存系统相比,本质上存在较大的差异。在电力公司物资管理中,虽然中心的数据是物流,但它体现的更多的是一种管理的过程,从物资需求的产生、平衡利库,到整个物资数量、资金数据的分析,都体现了物资管理在这方面的复杂性及特殊性。在物资流通朝着市场化方向发展的新形势下,电力公司的物资管理仍然是构成企业生产资料合理配置的重要物质基础和保障。
2.电力公司物资管理存在的问题
电力公司物资管理目前存在的主要问题是仓储管理、配送体系、员工素质、需求计划和信息化标准化5个方面,分别简要归纳如下:
(1)仓储管理基础薄弱,问题突出
物资仓储的库房简陋以及必要的基础设施不全,已经严重影响了仓库管理效益和储存物资的质量,不利于物资集约化管理。目前部分供电公司没有中心库房,只能租赁社会仓库作为企业临时库房,大大增加了公司营运的成本。仓库物资管理问题主要表现为:库房小而简陋,物资堆放杂乱无序;库存信息无法共享,库存物资难以及时调入和调出;仓储物资周转率低,陈年物资积累较多;剩余物资无法再利用或利用率低下。
(2)配送体系不完善,物流速度慢
目前大多配送体系存在分环节不合理现象,而且在配送过程中信息交换量大,常出现信息传递不及时现象。严重影响了配送网络信息的快速传递和准确性,大大降低了配送的速度与效率。
(3)员工的素质和思想观念参差不齐
部分物资人员的业务素质难以满足现代物资管理方式,工作上存在畏难、不满等不良情绪。产生这类现象的原因在于部分省电力公司垄断了电力市场,由于市场内无与之竞争的企业,导致部分员工的服务意识薄弱,服务态度差。目前电力公司的主要任务就是提高工作人员的素质,树立“以客户为中心”的专业服务意识。
(4)没有科学的需求计划,管理粗放
主要表现在前期工作计划不全,大多临时紧急添加计划,管理过程中变动较大,临时计划准确性不高,常与生产建设项目发生脱节现象;技术规范书质量不高,上级部门审查不严;交货时间仓促,竞争不足,工程成本增加,使得企业和社会都无法获得最大效益。这些都使物资集约化管理的效率和效能大大的降低。
(5)物资标准化、信息化基础薄弱
物资信息化涉及的部门大多存在基础薄弱现象,难以适应企业物资的集约化管理。目前公司电网的项目建设存在设计、设备杂乱不统一的问题,这给国家集中招标的效率和效果带来很大的影响。由此可见,当务之急是大力提升物资标准化、信息化的基础,提升其效益和功能。
3.电力公司物资管理体系建设内容
电力公司通过加强物资集约化管理中的体制机制、人才队伍、信息化和标准化“四项”基础建设,对需求计划、采购、合同、供应商、仓储、配送、质量监督、废旧物资处置、运维物资和应急物资“十项”关键业务实施全面管理。统一组织体系,转变管理模式,优化业务流程,可以初步实现公司物资资源的统一配置,并开创物资集约化管理新局面。
3.1“四项基础”建设
(1)物资体制机制建设
健全及优化目前管理体制,遵从国家电网公司“两级物资管理,三级物流管理”的管理架构,确保企业运行高效顺畅。促使企业向着物资集约化管理更加完善、公司内各部门分工明确、资源共享、有序经营、服务优良等方向发展。体制机制建设的重点是掌控业务的关键环节和提高绩效考核标准。
(2)标准化建设
大力提升物资信息化、标准化、数据化、结构化的管理,扩大标准化的应用,使得物资进出、采购更方便、更快捷,数据也更准确。将标准化应用到规划、设计和生产等过程和与其对应的部门,实现全程标准化监管。在规划、招标、验收和生产等重点环节强行推进标准化协同机制。
(3)信息化建设
推进信息化建设,目标是要使必要的物资信息在各部门之间能够被及时共享。信息化建设分为内部物资信息和外部物资信息建设。内部物资信息主要是对物资的计划、存储和配送的集约化管理;外部物资信息主要是借助电子商务平台和供应商以及客户之间业务信息的互动。此外,还可建立一个方便信息查询、咨询、投诉、业务受理等服务的信息平台,使得物资管理信息统计服务的功能更加完善。信息化建设有助于提升采购效果和采购效率,同时能有效降低采购的管理成本,建议各电力公司围绕ERP项目进行信息化的建设和完善。
(4)人才队伍建设
积极吸纳社会上高学历、高素质的优秀人才,按人员的自身需要和岗位需求配置到岗,优化公司内部人才结构。定期开展岗位展业培训,交流学习经验,营造良好的学习氛围,调动全员工作学习的热情。聘请专家进行技术指导,发挥专家的专业优势和业务经验,同时提高人才考核和选拔制度,制定公平公正科学合理的技术考核指标,提高业务人员的专业业务能力,打造技术型、创造型支持平台。
3.2“十项关键业务”提升
十项关键业务的提升围绕着物资管理的实际内容展开,本研究总结为一套工作手册,分别规定了重点工作和具体内容,如表1所示。
4.结论
通过科学合理的规划和管理,论文提出的“四项基础+十项关键业务”的管理体系能够有效的提升大型电网公司物资管理的效率,满足工程建设、电网运行、事故抢修、应急抢险物资供应的需要,实现物流、信息流、资金流的高度集成和高效运营,并能有效降低电网物资的运营成本,获得最大的经济效益,从而提高大型电网公司的竞争力。
参考文献:
[1][加]米歇尔R利恩德斯,等.采购与供应管理[M].张杰,张群.译.北京:机械工业出版社,2001:178.
中图分类号:F407.22 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2012)05-252-03
在国际石油项目建设中,采办成本占到了建设总投资的40%~70%左右。由于油气行业对安全的特殊要求,业主往往要求选用世界一流的专业制造商。国际性采办涉及诸多因素,采办方、工程地点和制造商距离遥远,运输距离长,法律、语言、文化差异等因素使采办的质量、成本和交货期风险加大,进而影响到项目管理的三大要素:质量、成本和工期。在信息技术飞速发展的今天,项目采办面临更多的挑战。
一、关于国际石油项目采办管理
1.国际石油项目的概念。国际石油项目是指石油工程项目的咨询、融资、采办、承包、管理以及培训等各阶段,与不是同一个国家的参与者遵照国际通用工程项目管理模式所运行管理的工程。
国际石油项目属于国际经济合作的范畴,它包含国内和国外两个市场,既包括国内公司去海外参与投资和实施的各项工程,又包括国际组织和国外的公司到本国来投资和实施的工程。此外,国际工程包括咨询和承包两大行业,既包括对工程项目前期的投资机会研究、可行性研究、项目评估、勘测设计、招标评标、工程监理、工程管理、后评价等,又包括对工程项目进行投标、施工、设备采办及安装调试、分包、提供劳务等。
2.国际石油项目采办管理的内涵。国际石油项目采办管理是国际石油项目管理的一个分支,主要是指购货方为获得货物(通常指石油设备和材料)通过招标或非招标形式选择合格的供货商,它包含了货物的获得及其整个获取方式和过程。
国际石油项目采办管理和项目管理的目标一样,有三个最主要的方面:专业目标(功能、质量、生产能力等)、工期目标和费用目标(成本、投资),共同构成国际石油项目管理的目标体系。
二、国际石油项目采办管理的业务支持
1.建立采办流程――“为订单采办”。在传统的采办模式中,采办的目的是为了补充库存,即为库存采办。而在供应链管理的环境下,国际石油项目的临时性和突发性决定了它的采办活动是以订单驱动方式进行的。这种订单驱动的方式使得采办能及时满足需求,同时降低了库存成本。
采办流程的设计采用闭环方法,实施、监督、反馈、优化。具体流程如图1所示。
2.成立采办组织。在建立流程的基础上按照“多权分立,集中管理”的原则成立采办组织,形成采办与其它职能区域及外部供应商的采办界面。
3.选择采办方式――“以招标为主”。在采办具体操作中,国际上流行的以下两种采办方式:(1)招标采办。当采购的物资、设备金额较大,技术要求高,在提供设备的同时,还要负责安装、检测,或者所要求的是勘探、开发、生产所需的各种专业时,多采用招标方式进行采办。在石油合同中,对是否采用这种方式也都有具体的规定。(2)询价采办。市场询价是石油国际合作中的另一种有效采办方式,它具有迅速和交易成本低等特点。这种方式经常用于金额小,内容较少,由于不可预见因素进行紧急采办,或者在过去一年内曾经以竞争性招标方式采办,而本次价格未变或下浮重新采办的,或者招标费用占采办合同金额一定百分比以上的采办项目。通过市场询价购买货物一般可分为4个环节:询盘,发盘,还盘以及接受,一旦上述过程完成,采办工作就进入到发定单或者签合同等后续执行过程。
国际石油项目部可以通过对不同的物资、设备,酌情采取多种采办方式,合理组合使用来提高采办效率和质量,还有利于控制采办成本。
三、国际石油项目采办管理的具体实施
采办成本在项目总成本中的比重决定了国际石油项目组要想提高经济效益,具有竞争优势就必须加强采办管理,以采办计划、物资设备采办为切入点,通过规范采办行动,实施科学决策和有效控制,以质量、价格、技术、服务为依据,在需要的时候,按需要的数量采办需要的石油物资设备,从而实现适时(Right Time)、适质(Right Quality)、适量(Right Quantity)、适价(Right Price)、适地(Right Place)的“5R”采办目标。
1.建立健全石油物资设备采办的组织计划及各项采办管理制度。一般要求国际石油项目中标后开工前必须编制项目管理规划,其中的项目管理实施规划必须由项目层组织编制。项目管理实施规划包括施工部署、资源需求计划,施工准备工作计划等多项内容,项目层对工程分包策划和劳动力、货物、石油机械设备等资源采办规划是重要的基础内容之一。(1)国际石油项目的采办分析。项目管理层对需要采办的产品进行细化分析,确定货物类采办、工程类采办、服务类采办各自所占的比重。(2)国际石油项目的采办规划。国际石油项目以石油建设工程为主,采办货物的品种多、数量大、技术要求高,是一项复杂的工作,要求项目组织在实施采办前必须清楚地知道所需采办产品的各种类目、性能规格、质量要求、数量等,必须了解并熟悉市场的价格和供求情况、所需产品的供求来源及商务方面相关的情报和知识。在制定采办规划时,项目部最好聘请专家咨询指导采办规划编制。(3)国际石油项目的采办计划和采办进度计划。采办计划是以技术文件获得业主批准的时间为基础的,技术文件批准时间滞后,必然造成采办计划实施滞后。对于长周期关键项物资,在设计文件未获得业主批准前,有必要根据未批准的技术文件进行预询价工作,提前进行技术和商务澄清工作,待技术文件批准后,立即对外发标,缩短供货商的投标时间和我方评标时间。例如在某项目中,在技术规格书和数据单滞后的情况下,采办分部根据多年的管道工程采办经验,明确关键性物资,在技术文件批准以前,按照项目的时间里程碑计划,编制了科学的采办计划,加强了采办进度的控制。
2.充分运用科学的管理经验,加强石油物资设备采办过程的管理。(1)在确保采办质量的同时,努力降低采办成本。进行全过程采办成本分析,统计采办实际发生的成本,并与采办计划成本比较,查找分析出现差异的原因,并及时采取对策纠正偏差。采取竞价的方式获得较低的采办价格,以最低成本取得符合要求的工程或货物;应用多种采办方式的组合,提高采办效率和质量,从而有利于控制采办成本。制定严密的合同条款,认真履行合同,保证所采办的工程、货物和服务满足工程项目需要,避免对工程项目进度、质量和安全的不利影响,从而减少合同执行成本。改进货物的采办、运输、收发、保管等方面的工作,合理堆置现场货物,避免和减少二次搬运,减少各个环节的损耗,节约采办费用。(2)加强对采办人员的监督。许多国际石油合作的《标准合同》都对采办的工作程序作出了明确规定。目的就是为采办人员和涉及到的此类事宜提供一个准则,同时在适当的地方,提供一种特殊的行动次序,用来确保所有与政策有关的活动的统一、服从及得到控制。根据采办工作程序,对作业者进行采办监督是执行石油合同、保护资源国利益的一个重要的方面。明确采办人员的权限范围,即给予采办人员一定的自,以提高其积极性,提高工作效率。但是,对权限范围也要予以限制,反之采办人员滥用权力,假公济私,贪污受贿,给项目组带来经济损失。建立请示汇报制度,如果出现超越权限范围的情况,要及时请示采办主管,特别是对采办的一些关键性的环节,如签订合同、改变作业程序、指标等,一定要请示汇报。建立对采办人员的评价制度,评定其业绩,总结经验,纠正缺点,改进采办工作,以实现有效的监督和控制。(3)精心做好供应商管理、订单跟踪和检验工作。供应商的技术评审。在实行国际石油项目的招标采办时,石油工程项目采办招标文件一般都明确规定招标委员会由技术和商务两个委员会组成,分别对技术标和商务标组织评审和答辩,并根据投标书的技术和价格水平打出相应的分数,然后计算出最终当量分值,最终当量分值最小者为中标商。这样既可通过长期的合作来获得可靠的资源供应和质量保证,又可在时间长短和购买批量上获得采购价格的优势,对降低项目采购成本有很大的益处。
3.加强国际石油项目的采办风险管理。(1)采办风险识别。在国际石油项目的采办中,除了面临采办需求和进度计划不合理,采办人力物力资源不足、工作时间不够充裕,招投标过程耗时过长,供应商不能够按时交货,供应商供货质量不合格等风险外,还面临汇率波动风险、政治经济风险、政策法规风险等,必须根据政治、经济、法律以及其他因素慎重对待。另外,签订《避免双重征税协议》是跨国建设项目不可忽视的环节,是项目方制定合理避税政策、正确评估项目可行性以及项目经济效益的非常重要的依据,同时,还可以指导项目所有者以适当的名义签订合同,以避免双重关税。当地自然环境和风俗习惯等条件。在采办工作中,要重点考虑的问题还有当地的自然环境、风土人情因素。(2)采办风险控制。按风险价值分析方法,根据风险大小和价值高低,把所采购的工程、货物和服务划分为四类。第一类为战略采购,即采购的工程、货物和服务是风险大价值高的;第二类为风险采购,即采购的工程、货物和服务是风险大价值低的;第三类价值采购,即采购的工程、货物和服务是风险小价值高的;第四类是普通采购,即采购的工程、货物和服务是风险小价值低的。
项目部通过风险管理程序,认真辨析工程、货物和服务的采购风险,确定其风险类型和大小,从而进行采购。
四、我国国际石油项目采办管理任重而道远
1.采办管理认识不到位,管理不严。一些领导对国际石油项目采办管理的难度认识不够,没有做好应有的思想和物质准备,对可能遇到的各种困难估计不足,应对措施不得力,导致项目目标难以得到全面落实。
2.采办管理方法落后,以分散采办为主。目前,我国海外石油项目所需物资设备大多以分散采办为主。分散采办的最主要特点是以项目为主,根据项目合同的规定和资源国政策来制定采办策略。分散采办的优点是反应相对灵活,针对性比较强;但是,其缺点同样也很明显:比如采办能力、经济规模、对供应商的态度、市场调查都处于分散状态,属于单打独斗型,在采办和物料方面形成专业技能的可能性有限,同时沉淀了相当惊人的“采办成本”。
3.采办专业人才缺乏,效率低下。目前,我国海外石油项目在不同程度上存在采办效率低下的问题,这与采办人才的缺乏有一定关系。我国石油行业专业采办人才本已非常短缺,随着区块的增加就越发捉襟见肘,常常不得不临时指派非专业人员办理采办;石油物资采办对采办管理人员的素质要求一般比较苛刻,需要同时具备丰富的商务经验和技术知识,临时指派的非专业采办人员由于文化背景、知识结构、从业经验的欠缺,难以胜任,以致出现很多管理上的漏洞甚至混乱,从而影响到采办和供应的全局。
五、我国国际石油项目采办管理面临的挑战
作为施工承包商在有限的利润空间中要获取最大的利益,在国际石油项目采办管理上应加强以下几方面的工作。
1.加强项目领导,健全组织机构。要成立自上而下、自下而上的项目采办管理领导小组,负责研究、制订项目采办的目标及措施,督导项目采办管理。要按照项目规模,成立项目采办组,专门负责项目采办需求的调研、订单跟踪、合同执行等各项工作。
2.创新采办管理的方法和手段。要积极引进世界先进的项目采办管理方法,对项目规划、费用、质量、组织、风险管理进行全方位的规划、实施、控制。要按照目标管理方法要求,对投资(成本)、进度和质量三大目标,实行“目标控制”。要加强计算机硬件和软件的建设,结合ERP系统的应用,大力开发工程项目管理系统软件,实现项目采办管理的全过程信息化、现代化。比如,可以建立网上招标采购系统,减少物流环节,加快采办节奏,缩短采办周期,提高效率,节约差旅费,降低采购管理成本。
3.加强复合型采办人员的培养。培养选拔既懂法律法规、采办程序,又擅长合同管理与谈判;既有相关专业技术、施工管理知识,又有一定外语和计算机应用能力的复合型人才承担采办任务,形成一支高素质的采办队伍,以适用和满足不同工程不同设备材料采办的要求,避免因人员素质不高而造成费用增加或损失。
4.充分发挥联管会的作用。按照《石油合同》和股份公司国内勘探开发对外合作项目管理暂行办法的有关规定,进一步落实联管会在年度计划和预算编制、物资采办、人员管理等方面的职责和权限。同时,对联管会确定的事项,国内对外合作经理部和股份公司总部有关部门,要进一步增强服务意识,提高办事效率,加快审批速度,以免贻误生产和运营的有利时机。
六、结论和展望
随着国际石油市场的不断开放,我国石油企业将遇到越来越多的国际石油工程项目问题。因此,对我国的石油企业来说,一方面,尽快建立石油行业国际合作项目的文件资料库和人才设备资料库,便于在石油石化系统内统一调配资源,降低项目的运行成本。另一方面,应坚持理论与实践相结合,不断学习新知识,解决新问题,积累经验,总结教训,全面提高我国国际石油项目采办管理水平,从而提高石油企业的经济效益和国际石油合作水平。
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中图分类号: C29 文献标识码: A 文章编号:
引言
采购成本通常会要占到工程建设总成本的50% 左右,而且种类繁多、技术性强、工作量大,物资采购工作略有失误,就有可能会影响到石化建设企业工程的质量、进度与费用。可以说采购管理工作的好坏与否直接关系到石化建设企业的利润与信誉
一、强化石化建设企业物资采购管理的必要性
1、强化物资采购管理,规范采购行为,是石化建设企业应对建筑市场激烈竞争的必然选择。
随着我国加入WTO和建筑市场改革的不断深化,石化建设市场优胜劣汰的竞争日趋激烈,低价中标使建筑企业临着巨大的经营压力。石化企业必须不断降低工程成本,提高核心竞争力才能立于不败之地。而物资采购与工程成本密切相关, 既是确保工程质量的前提,更是降低工程成本的关键。材料成本占工程成本的比例普遍高达60%-70%,是工程成本支出的大项,是成本控制的重点。这就要求施工企业必须重视和加强物资采购管理,抓住控制材料费支出的关键环节,通过“ 降价节支”向流通领域要效益,才能增加企业积累,提高企业核心竞争力。
2、社会主义市场经济的不断发展和现代企业制度的建立,为企业强化物资采购管理提供了必要的外部环境和内在动力
传统的计划经济时代,属于短缺经济,物资采购活动局限于固定的指令性计划模式,主要生产资料通过指标进行分配。料源渠道单一,物资价格执行国家统一目录价,物资部门根据每年的施工任务申请指标是物资采购活动一项主要内容。随着社会主义市场经济的建立,物资需求和供给都发生了重要的变化,生产资料得到了极大丰富,买方市场逐步形成;施工企业所需原材料品种更加繁多,数量也迅速增加。同时伴随着现代企业制度的建立和资产经营责任制的实行,建筑企业物资部门担负的职能不仅仅是保证供应,还必须紧紧围绕降低材料采购成本,强化成本意识开展工作。物资部门只有强化责任意识,制定科学的采购方案,规范采购行为,才能从纷繁复杂的市场信息中为企业筛选出质优价廉的合格产品。
3、强化物资采购管理,推行阳光采购工程,也是加强物资队伍廉政建设的一项重要举措
物资采购作为选择供货商的一种决策权,容易滋生暗箱操作、人情采购、吃回扣等个别消极腐败现象,这也在一定程度上扭曲了物资队伍的形象。因此,强化物资采购管理,增加采购过程的透明度,内强素质、外树形象就成为物资部门加强自身干部队伍建设的一项重要内容。
二、石化建设企业物资采购中存在的问题
1、一是对市场经济规律的特点和市场风险缺乏深刻认识, 忽视了当前市场法规尚不够完善、市场运行尚不规范、监督管理尚不到位的客观实际,在物资采购过程中上当受骗。二是签订物资采购合同不符合《购销合同法》的规定,使企业遭受损失。三是计划管理不周密,物资采购量超出合理的物资消耗量,形成库存积压,造成浪费。四是物资采购归口管理不严,采购权分散,采购环节多,造成采购成本加大。五是物资采购运作不透明、暗箱操作,物资采购人员暗吃回扣。六是物资采购人员以次充好、抬高进价,或伪造进货发票和进货原始凭证、虚列进货,或涂改发票和进货原始凭证、以少报多,或虚报冒领采购费用、谋取私利。七是在采购中没有进行整体的量、本、利分析,只考虑所采购物资的价格因素,而忽略了其他因素,没有采用最佳采购方式,造成采购整体费用高。八是缺少可持续发展的战略决策,企业缺少中长期物资采购计划。
2、缺乏一套切实有效的、责权利相结合的物资材料管理体制。企业在为每个责任部门下达物资材料成本目标的同时,要赋予该部门相应的权利,做到权责的有机结合;同时,还必须定期对工作实绩进行考评和考核,并同经济利益紧密挂钩,以调动各部门在物资材料控制方面的主动性。而现行的施工项目管理体制,没有很好地将责、权、利三者结合起来没有形成完善的物资材料管理系统。
3、缺乏细致的物资成本预算和控制分析。周密细致的物资材料成本预算,辅之以科学的材料成本费用分析,是企业控制物资材料成本的依据和促进企业挖掘潜力、节约消耗的重要手段。形成物资材料成本分析和控制紧密结合的反馈制度, 一方面可以做好奖惩工作,使物资材料指标完成好坏与经济效益相联系;另一方面可以将分析结果应用于今后的材料管理中,吸取经验教训。而目前施工企业普遍缺乏工程科学的计划组织,前期准备工作严重不足,导致物资材料成本预算脱离实际。
三、加强物资采购管理的措施
1、提升物资采购管理质量首先必须对采购管理工作加深认识
虽然说几乎所有的石化工程施工企业的管理者大都不否认采购管理对企业成本的重要性,但依然有部分企业的管理者把市场营销、施工管理等做为主要的方法和措施,以期提高企业的收益。还有的企业或项目管理者在重视工程的质量、进度与结算工作的同时,却忽视了采购成本的控制工作,甚至将采购管理片面地理解为只要花的钱越少就是越好,根本谈不上对采购模式与策略改善的重视,对于采购监控工作的实际运行效果也不甚了解。当然了,对于其它方面的管理工作也很重要,但施工企业的管理者应当在重视其它方面的工作的同时,对于物资的采购管理有一个清醒而明确的认识。要认识到,想要从根本上改变采购管理,通过节省企业采购成本,提升利润率,不能仅从形式上改变采购管理模式,企业或项目管理者必须要从公司战略上重视采购管理,对采购成本控制与管理要有长期、整体的规划与控制措施,再将其分解成详细工作计划分解给相关部门去执行,同时切实加强控制与监督措施,也只有这样才能使企业的物资采购发挥出其应有
的作用,为企业利润的提升做出供献。
2、坚持归口管理、批量采购,是强化物资采购管理的重要前提
市场经济的发展,买方市场的形成,为物资采购提供了广阔的选择机会,为企业降低采购成本创造了有利的外部环境, 但同时也出现了“ 多头采购”、“ 分散采购”等现象。从石化建设企业整体利益出发,坚持归口管理、批量采购,是企业实现降价节支的重要前提。分散的小批量的单项采购,不仅耗费大量的人力和资金,而且难以争取到生产企业给予的优惠政策,导致企业的采购成本增加;集中批量后,企业的采购活动只需一次即可完成,在市场采购中处于十分有利的地位,不仅能够获得生产企业的批量差价,而且为开展招标采购等竞价活动奠定了基础。此外,坚持归口管理、批量采购,也是符合管理系统工程理论的思想和方法的。分散采购和多头采购,企业内部与流通市场多层次和多环节的接触,使企业的管理跨度增大,难以形成全局观念,造成顾此失彼;同时由于企业内部多环节对资源的竞争,也易造成原材料价格的上涨。
3、加强培训,提高采购人员业务能力。
采购不仅是购买东西的简单行为,它更是一门专业技术。采购人员应熟悉业务,具有能满足工作要求的业务素质。具体包括:掌握业务合同的谈判、签约的程序和方法;掌握企业采购政策和与采购、采购质量控制有关的书面程序并能在工作中认真贯彻执行;了解供应商的情况,能熟练使用计算机及其它信息技术;具有考虑综合成本的头脑,能充分领悟整体供应链的要求;具有扎实的专业技术知识,具有与采购货品有关的技术、质量等专业知识,包括理化特征、检验和判定质量好坏的标准和方法等。
4、建立良好的沟通体制是物资采购管理降低成本的前提
建立良好的沟通体制是创造和提升企业精神和企业文化,完成企业管理根本目标的主要方式和工具。管理的最高境界就是在企业经营管理中创造出一种企业独有的企业精神和企业文化,使企业管理的外在需求转化为企业员工自在的观念和自觉的行为模式,认同企业核心的价值观念和目标及使命。而企业精神与企业文化的培育与塑造,其实质是一种思想、观点、情感和灵魂的沟通。没有沟通,就没有对企业精神和企业文化的理解与共识,更不可能认同企业共同使命。在采购中需要用到外部沟通, 外部沟通是通过公共关系手段,利用大众传媒、内部刊物等途径,与采购直属、政府职能部门、周边社区、金融机构等,建立良好关系,争取社会各界支持,创造好的发展氛围;把理念系统、行为系统、视觉系统进行有效整合,进行科学合理的传播,树立良好企业形象,提高企业的知名度、美誉度、资信度,为企业腾飞和持续发展提供好的环境。
5、实行归口管理, 集中批量订货采购
集中批量采购是实现降价节支的前提, 符合市场经济发展的需要, 它具备分散采购无法比拟的优势。由于采购批量大, 供应厂家便于合理安排生产,降低单位生产成本, 供需双方互惠互利。尽管施工企业有点多面广、分散管理的特点, 但物资采购归口物资部门进行, 才能为实现集中批量打下基础。物资部门对工程物资统一采购、供应管理, 使采购批量加大, 采购成本降低, 实现规模效益。物资部门归口负责采购产品的控制和管理, 并进行检查指导、监督和考核。
6、规范物资招标采购程序
物资招标采购是规范采购行为、保证采购产品质量、降低采购产品成本的重要方式。招标采购是通过投标者之间的充分竞争, 使招标人能以较低的价格和较高的质量、较好的服务获得设备或材料, 可以防止的产生, 有利于采购的公平和公正。企业在招标采购中, 应按国家的招标投标管理办法执行, 履行国电公司、省级电力公司制定的招标管理制度。并根据相应的管理制度, 结合实际情况, 制定了切实可行的物资招标采购管理办法及招标采购流程。对限定金额以上的物资必须通过招标方式进行采购, 确实不便招标的, 则采取议标方式。电力施工企业的物资采购招标主要以邀请招标方式为主, 邀请的厂家在每年的合格供方名录中选定。设立招标领导小组及评标专家库, 纪检审计部门参与并监督, 评标专家根据投标厂家的报价、技术水平、业绩、售后服务等情况评定出合同谈判单位的先后顺序。在招标过程中, 各评标专家负责评审, 招标领导小组负责定标, 纪检部门全程监督, 中标结果进行厂( 司) 务公开, 做到评定分离, 且招标中投标商的入围、评审、定标全过程均有人监督, 真正做到公开、公平、公正, 避免暗箱操作, 尽最大可能地降低采购产品的价格。
7、对采购权力进行监督约束,实施网络化管理,是控制采购成本的重要监控措施。
监督约束包括两方面:管理者对采购人员的监督和采购人员之间的互相监督。采购环节要形成预防为本、制约到位的监督保障机制。首先,建立廉洁采购奖惩责任制。明确责任,严格考核,增强采购者的管理意识和廉政意识,对采购中严格遵守采购管理制度、节约多、采购质量最高的采购人员给予一定的物质及精神鼓励;对采购决策失职或有不廉洁行为者则予以责任追究,鼓励节约采购成本,提高采购质量,推动廉洁采购。其次,坚持监督部门监督与群众监督相结合,使监督公开化、经常化、制度化、通过建立制度,开展企业采购效能监察,让监督部门全程参与到采购活动中,加大事前监督力度,做到防患于未然;发现违纪违法问题及时查处,并将查处结果公诸于众。
8、将先进的科技手段应用到采购部门
电子商务将成为21 世纪的新的商业模式, 信息技术已经成为采购专业的基本工具, 企业应加强采购管理软件系统的开发, 利用软件系统进行信息的存储、执行、交换; 利用计算机软件系统的联网操作, 实现采购部门各个环节如仓库、项目部材料站之间及相关部门如财务部门、技经部门信息共享; 利用数据库查询并且借助计算机与供应商保持联系; 利用网络资源, 在互联网上寻找更符合条件的采购机会。采购部门应熟练运用先进的科技手段, 提高工作效率, 提升企业的竞争优势。
结束语
物资采购管理工作是一项涉及经济、法律和政策的系统工程,只有从思想上给予足够的重视,从体制上改革物流管理方式,从制度上建立完善的约束,从硬件上投入相应的建设,才能建立起一套适合铁建施工企业特点的物资采购管理体系,实现“管理形式制度化、项目采购集团化、采购工作标准化”,实现物资采购的最佳经济效益和社会效益。
参考文献
1.1PDM的内容
PDM编制的对象涵盖了电站项目合同范围内所有的设备、材料(主材),针对主要是3个方面:厂家设备图纸、设计院提供的图纸/材料清册和土建材料清册。PDM编制的内容包含各项目参与方需要的信息,包括设备材料的基本信息,设备材料的订货状态、计划发运时间、设备厂家信息、计划安装时间、现场仓管要求,开箱情况、施工状态及安装情况等。从以上所述的情况来说,PDM实际上就是以表格的形式,来表达设备/材料管理、监控的内容。从横向上来说,包含所有关方对于设备材料相关信息的需求。如设备(或材料)名称、编号、规格、数量、单位、重量、图号、合同号及分包厂家、安装计划开始时间、目标发运时间、实际发运时间、箱单号、发票号、船号、实际到港时间、开箱时间、开箱报告情况、出入库情况、现场安装情况、质量记录等各方面相关的信息。从PDM的编制内容的纵坐标上,它包含项目所有系统的设备和材料的条目。大到一个单个设备、小到一个螺母都将根据发货数量统计进PDM中,它的条目将根据发运设备的整体性拆分的最小单位为基础。从以上的PDM编制的内容来看,它所包含的内容,是项目参建各方对于设备、材料需求信息的一个汇总。它所包含的信息不仅是合同范围内设备材料的罗列,更是合同执行过程中对于设备、材料管理的全过程管理的一种形貌。它不仅包含一些基本的设备材料信息,同时,也体现了参建各方对于信息了解的实际需求。
1.2PDM的步骤
PDM编制需要项目团队成员共同完成。PDM的编制步骤一般分为以下5个阶段:
(1)成立PDM编制小组:成员应该包括工程技术部、物流部、商务部、招标采购部、计划部、现场经理部等各部门。确定PDM编制的目的和要求,制定各部门职责,确定编制人员及各部门联系人名单。
(2)了解相关方的信息需求:信息需求决定了PDM横向的内容,需要确定各参建方合理的信息需求,特别是业主对于PDM编制的要求,以达到信息对于各方增加沟通效率、提高管理水平具有良好的促进作用。
(3)收集相关的信息:根据以上PDM编制的信息需求,收集相关的图纸、主合同与分包合同、安装计划、现场进度、物流信息等相关资料。
(4)PDM的编制:PDM的在编制初期应根据工作需要根据项目部的职能部门设置情况,完成PDM内相关部分内容的编制,并专人汇总整理。PDM的编制是一个比较复杂的过程,特别是对于采购、发运的时间,需要各专业人员根据现场需求时间,考虑到从下订单到生产完成、装箱发运、运输等综合制定,并具要有一定的余量。
(5)PDM计划的更新与盘点:PDM的更新与盘点是PDM计划实施过程中非常重要的一环。由于PDM的编制是一个持续的过程,随着时间的进展,项目的执行情况、项目进度计划的调整以及其它各种因素,需要PDM计划在实施过程中需要及时的更新和盘点,以实时反映项目物资采购、发运情况的信息。PDM计划的编制是一个二维的静态过程,将时间坐标放入PDM坐标中,它将反映了项目在各时间段内,项目整体采购、发运情况的动态管理过程的三维模型。通过不断滚动升版PDM,为项目的设备、材料的采购管理提供了实时的管理过程记录和监控,可以实现对于项目物资管理执行情况的分析、整理、汇总,并及时解决项目采购、发运管理过程中存在的问题。
1.3PDM的应用实践
PDM在菲律宾某电力EP项目经业主方要求和建议下进行编制并完善,以专业为基础,共计完成10个excel表格,共计物资条目约18000条左右,从编制开始到完成计划的初版约2个月的时间,更新版本约20版。它的使用对于项目整体的管理起到了良好的作用。
2PDM在项目应用中所发挥的作用
PDM是一种全新的物资采购、发运监控的工具,在项目的管理上,PDM的良好应用和成功实践可以实现项目物资管理的如下功能:
(1)实时监控物资采购进度情况,及时了解项目物资管理动态。通过将订单、生产、发运、运输、清关等各个环节的时间串联在一起,可以实时、有效地监控物资供应链各环节的执行情况,保证物资供应满足实际需求。
(2)有效节约项目采购成本通过PDM的执行,可以有效减少设备供应上的短缺,保证物资及时供应到位,是保证项目工期的重要因素。
(3)增进项目相关的沟通,提高工作效率在项目执行过程中,项目的业主方、施工单位和项目管理人员可以及时了解相关动态资料,相关采购和发运人员可以据此制定合理的下一步的采购、发运工作计划制定和完善,现场施工单位可以根据发运的计划进行现场施工的人员配置和安装时间的安排和调整。
(4)其它作用业主方可以据此计算发运货值,项目部可以据此计算设备完成情况并完成项目的收款计划,现场物资管理人员延伸表格用于现场开箱情况的盘点、设备材料领用记录的盘点和更新等。
物资供应与管理,是整个工程项目管理的重要组成部分。俗话说“兵马未动,粮草先行”,讲的就是物资保障的重要性。目前,随着资源环境、供应渠道、运作方式等相继不断的发生变化,优质、及时、齐备、经济地进行物资供应和有效管理,直接关系到工程项目目标的顺利实施和工程项目的经济效益。
1 物资保障在工程项目管理中的价值
1.1 物资供应部门是其它各个工程项目相关负责部门的基础保障部门。物资供应部门承担着工程项目生产、建设所需的各种物资,是工程项目中不可或缺的后勤保障部门。物资供应部门并不是一个简单由几个人员和几辆运输工具组成的机械化部门,而是一个具有很强技术、经济特征,连接生产与消费的专业化部门。其数百吨、数千万元的物资灵活地通过专业的物流网络及时、高效、源源不断地供应到生产建设一线,对工程项目的生产建设起着重要的保证和促进作用。
1.2 物资采购工作是工程项目质量的重要保障。1987年,我国实施改革开放,由计划经济转向市场经济。在自由和多样化的市场中,假冒伪劣产品无孔不入。如何保证工程项目的质量问题成为了项目经理人最为关注的问题。大量的事实说明,工程项目质量问题发生的源头往往是采购的物资中存在质量问题。因此,在物资的采购过程中,必须以保证质量为前提,竭尽全力把好物资质量的关口,加强监督,尽最大可能把一切低质伪劣物资拒之于工程项目之外,降低质量问题发生的隐患。
2 工程项目物资供应的特点
2.1 物资设备费用占整个工程造价的比例较大。在工程项目中,物资采购成本约占整个工程成本的60% 至75%。能否控制好物资采购成本,将关系到整个工程项目的盈亏。
2.2 物资设备、材料消耗的不平衡,使得物资设备、材料的供应在整个建设过程中呈现不均衡性。有时物资设备的供应会出现较大的高峰,有时将出现低谷现象。
2.3 工程项目物资的供应与工程项目的设计、施工进程及设计的变更密切相关,任何一个环节的变化,都会引起物资供应计划的重新安排。
2.4 工程项目物资需要的多样性和市场变化的复杂性。随着物资设备采购全都转向市场,而且工程建设物资品种多样,质量参差不齐,规格大小不一等原因,增加了工程项目物资供应的难度。
3 工程项目物资保障体系实现的目标
工程项目物资保障体系实现的目标是既做到及时的供应,保证工程项目按进度开展,又必须做到经济合理,使利润实现最大化。其具体应该做到:一方面,在正常情况下,保证工程项目物资材料的及时、优质的供给;同时,也要考虑市场的各种其他因素。工程项目物资保障的一体化模式构建的变化,确保工程项目在物资需求不稳定的情况下不影响工程项目的施工进度。另一方面,在生产、运输和采购过程中应充分发挥规模经济效益,用批量方式来降低物资采购的成本,解决重复单件物流作业可能导致的不经济问题。
4 工程项目物资保障一体化模式的构建
工程保障体系是一个复杂的系统过程.其在实施运行过程中存在着各种问题,必须对其从计划--采购--供应--施工现场物资管理等整个物资保障一体化模式进行深入研究和不断在实践中完善,才能减少因物资供应不足或物资质量问题等对工程项目造成的损失。
4.1 搞好工程项目物资保障的计划、组织、协调和控制工作计划、组织、协调和控制是管理的四大基本职能。同样,在工程项目物资保障中也要搞好工程项目物资保障的计划、组织、协调和控制工作。工程项目物资保障计划工作指的是是把工程项目建设所需物资材料供应纳入计划的轨道,并进行合理的预测、预控,使整个供给有序地进行。工程项目物资保障组织工作指的是明确供给过程中甲、乙双方的责任、权利和义务,通过一定的形式和制度,建立高效率的组织保障体系,确保物资材料供应计划的顺利实施。工程项目物资协调工作主要指的是针对供应的不同阶段和涉及到的不同单位和部门,沟通和协调他们之间存在的问题,使物资材料在供应的整个过程里均衡有节奏地进行。工程项目物资保障控制工作指的是对物资设备供应过程的动态管理,使物资设备供应计划的实施始终处在动态的良性的循环控制过程中,并根据实际情况,适时的调整计划,使之与实际更加的符合。
4.2 完善工程项目物资保障的采购工作在工程项目物资保障体系中,物资采购是一项重要的决策过程。当前,工程项目施工市场竞争日益激烈,工程项目的利润空间越来越小,加强项目成本控制,有效降低成本,提高企业的经济效益,已成为工程项目物资采购过程的重中之重。首先,实施工程项目采购预算制。采购预算约束能提高工程项目资金的使用效率,优化工程项目采购方式,合理调配采购中的资源,进而达到控制工程项目采购成本的目的。其次,加强工程项目物质保障体系中供应商的优化选择和管理。通过最大化使用本地资源, 降低工程项目采购成本,保证工程项目质量、控制工程项目成本等指标,引进民主的招标制方式,优化对供应商的选择和管理。此外,在工程项目物资保障体系的采购工作中,要充分发挥工程项目内外部环境的优势。外部环境主要指市场季节性的变化,国家宏观的财政政策、国家宏观的货币政策及通货膨胀等各方面因素的综合作用。内部环境主要指工程项目组织在采购中采取的组织政策、采购方式和采购程序等因素的综合作用。因此,工程项目组织在采购时,一个重要的内容就是要明确内外部环境,熟悉市场,掌握行情,发挥自身优势,才可顺利实现有效、低成本的采购。
4.3 理顺工程项目物资保障的物流供应链管理工程项目物资保障的高效运作最终依赖于物流供应链的总体运行情况,只有建立一套完整、合理、快捷的物流供应链才能为工程项目提供结实的物资保障。
第一,加强工程项目物资供给的合同管理。工程物资需求方与供应商应将各自的需求与约定以合同的形式签订,合同双方各自按章办事。同时,合同为合同双方权利与义务提供了法律保障。
第二,严格控制工程物资材料的进货时间。工程物资的供给必须能够按时的投入使用,切实保障工程进度的顺利进行。
第三,建立工程项目物资保障的信息服务平台。信息服务平台的建立,不仅能够及时动态的掌握工程项目物资的库存情况,还能够及时动态的了解各地市场价格及供求状况,为物流供应情况提供决策依据。
4.4 加强工程项目物资保障的物资管理工作工程项目物资保障的物资管理工作主要分为物资的库存管理工作和物资的现场管理工作。首先,工程项目物资保障的物资管理工作既要保证项目施工、生产的需要,又要防止形成大批材料积压,努力做到不待料、不断料、不囤料。其次,工程项目物资保障的物资管理工作要保证物资的合理存放,科学管理。根据材料的自然属性,在安全可靠的原则下,合理分类存放,科学管理,保证施工方便和道路畅通,尽量减少二次搬运。再次,要加强对物资的维护与保养。应根据不同物资的自然属性和管理要求,采取有效措施对库存物资进行维护与保养,保证其不降低使用价值。
总之一句话,工程项目的物资保障是每个工程项目能够顺利进行直至完工的重要保证,是每个项目经理人都应该重点关注的一环。
参考文献
[1]礼建军.强化物资管理,理顺管理体系[J].新疆有色金属, 2005.
[2]甄继忠,闫爱君.谈物资工作在价值保障中的作用[J].工会论坛, 2003, 9, (5).
二、与各供应商及客户建立并保持良好关系,确保药品供应顺畅。面对今年来势汹汹的甲流的挑战(部份药品一周用量已经超过平时六周的用量),也没有出现大的断货现象,深表欣慰。
三、按照GSP质量标准,及时听取与反馈质管部的意见,与各供应商沟通协调,尽最大努力保证药品质量。
四、贯彻领导的思想,做好市场部的招投标工作。
五、做好新品种的物价备案工作,及时做好调价工作。
六、做好销售内勤工作,为销售员做好后勤保障工作,解决销售员的后顾之忧。
不足:
一、对于流行性疾病预测力不足,导致对此次的甲流事件手忙脚乱一阵。
二、因为消息上的不灵通,对于药品招标及后续工作跟进不够及时。
2012年度工作计划
采购部是公司业务的龙头老大,是关系到公司整个销售利益的最重要环节,所以我很感谢公司和领导对我一如既往的信任,将我调到如此重要的岗位上,我亦将不懈努力以不辜负领导的厚爱。怀着感恩的心,将明年的工作做了以下部署:
一、在以质量为前提的情况下,货比三家,直接降低药品价格。坚持“同等质量比价格,同等价格比质量,最大限度为公司节约成本”的工作原则。
二、对于非现款供货单位发货遵循少量多次的原则,充分利用供方信贷期。
三、发货方式尽量以送货上门为主,尽量减少物流费用。
四、降低现款供货,寻找新的供货来源。
五、稳定现有供应商,开发培养有潜力的供应商,为公司做大做强做好积极准备。
六、以遵循GSP为标准,力争更好的做好质管部和供应商之间的桥梁。
七、做好物价工作,多方采集消息,提高市场嗅觉能力。
八、贯彻公司宗旨,做好招投标工作,为占领更多的市场份额而积极努力。
一、印尼廖省2×110MW燃煤电厂项目工程总结
2017年10月中旬,1#、2#两台机组分包顺利完成720考核性运行和机组性能试验。经公司研究决定成立,印尼廖省电厂工程撤销项目部,成立工程结算小组,主要职责包括:对内、对外工程资料移交、合同结算和应收账款回收工作,还包括与公司相关部门办理移交手续等。
自公司承接该项目的工程管理及汽机施工合同,到中途承接A标段两台机组主体安装工程,急、难、险、重、苦,是这个工程的最大特点。项目建设期间,面临当地资源匮乏、常年高温、雨季持续时间长、雾霾严重、蚊虫叮咬等恶劣的自然条件,再加上工期紧、任务重,项目部积极响应业主和甲方的各项指令,通过提供优质后勤保障、强化施工技术管理、优化施工组织设计,加大施工资源的投入、合理统筹安排施工顺序等措施,确保工程的顺利推进。为了认真总结经验,吸取教训,现将廖省本工作总结,具体汇报如下:
1、各项指标完成情况
印尼廖省项目固定总价为人民币:叁仟玖佰万元整。该项目合同工期自合同签订、场地移交(2011年4月12日)起算,为30+3个月。2015年印尼廖省项目承接,A标段尾工施工及缺陷处理施工合同,该合同签订后,预计总收入金额达到9520.68万元。2018年初,新增结算2662万元,总收入金额达到12182.68万元,超额完成原合同总额,截止2018年底实现净利润近3000万元。
2、对内、外工程结算情况
由于印尼廖省工程延期,在公司领导大力支持下,经过结算小组努力,在2018年初,收到湖北公司支付的工期延期的增补费用2662万元的工程款。
项目部劳务分包合同结算全部完成;调试分包和防腐保温分包结算完成。
3、项目工程资料的移交
工程资料、PUNCH LIST、FIELD NOTE、尾工等顺利移交给EPC总承包单位。
4、质量、安全方面
严格执行公司质量管理体系文件,严格遵照公司质量目标要求,两台机组的安装质量,考核性运行一次性通过,且均达到优良标准。安全方面没有发生人员死亡的生产安全事故,没有发生较大及以上分包商负主要责任的生产安全事故,实现安全 “双零”目标;另外未发生重大风险事件,工程风险也都在有效的控制范围内。
二、孟加拉米尔萨莱150MW双燃料电站工程总结
孟加拉Mirsharai 150MW(±10%)双燃料电站项目,计划工期15个月;项目资金业主自筹,现汇;招标模式为国际公开招标;该EPC合同由湖北公司以中水国际名义受托执行,使用品牌“SINOHYDRO”,湖北公司直管项目,也是湖北工程公司第一海外EPC总承包项目。此项目已于2018年2月5日签订EPC总承包合同,2018年6月6日合同工期生效,现正在开展土建桩基工程,具体总结如下:
海外EPC总承包工程的商务部分:
1、预付款保函,工程所处孟加拉国,针对国内商业银行开具的预付款保函,现场需选定本地商业银行作为反担保方。我部自2018年5月4日开启此项工作,闭环于2018年6月6日,并于当日从业主处获取本地塔卡币预付款支票,以及批复的美元和欧元预付款的信用证交单资料。此工作准备资料繁多、手续也交繁杂、审批流程较长、涉及部门较多等原因,建议在签字合同生效时开始进行。
2、本地币账户开户,结合孟加拉国本地情况,孟加拉汇丰银行满足风险管控要求,且汇丰银行与中水国际公司已建立长期良好的合作关系,便于沟通协商。我部于2018年5月21日开启与孟加拉汇丰银行接触,账户于2018年6月26日生效。
3、预付款收款,我部EPC合同支付货币为美元、欧元和本国塔卡币,美元和欧元部分随EPC合同信用证要求由开证行Sonali Bank审核交单资料后支付到信用证收证行中国银行,我部于2018年7月4日和2018年7月6日分别获取美元和欧元,中国银行收款回单,当地塔卡币于2018年6月27日进账成功。
4、主机L/C信用证,孟加拉MIRSHARAI 150MW项目的主机设备由MAN公司设计、生产和供货,合同与2018年3月8日签订,合同总额10%预付款已支付,90%部分的信用证L/C已于2018年4月30日在开证行开出,由于双方条款理解、L/C格式以及MAN更名等原因,直到2018年8月1日将L/C最后格式确定下来,现正在进行银行审批阶段。9月7日完成信用证的审批和修改,中国工商银行正式将此信用证报文送抵MAN受理行德意志银行。
L/C信用证修改报文正式发出,历时127天,近100封邮件,10多次电话会议,30多项条款修改,参与单位有业主、SINOHYDRO国际公司、湖北公司、海外公司、项目部等5家之多,以及多名高层领导特别关注和协调支持。
信用证不能完成,MAN不能成立项目执行团队,设备采购项目启动会KICK-OFF MEETING不能如期召开,MAN设备技术资料和图纸不能提交我部设计院,BASIC DESIGN图审则无法进行,最终导致设备采购和建安施工无法开展。建议主机采购合同L/C信用证,必须在合同商谈之时,重点全面考虑,所有信用证条款必须在开证行、受理行均审核认可的情况下,才能完成合同签字。
设计部分
1、工程踏勘:2018年以来,项目部组织两次抵孟分别在二月份和四月份,主要包括:与业主就EPC合同的技术及商务部分的谈判和澄清;进行现场踏勘, 主要是建立全场控制网,地勘工作开展,试验桩大纲及工程桩比选;与业主设计总工洽谈关于工程接口如:卸油码头、变电站出线及对侧变电站设备、天然气调压站、工业废水排水口等。还有关于初步设计、图纸提交份数,图审事宜等方面的技术沟通。
2、初步设计:在9月19日设计人员通过MAN公司授权,在该MAN公司内部服务器,下载了部分我们需要的米尔萨莱项目的设计图纸,这是我部设计人员正式收到MAN的提供的相关技术资料和图纸,这标志着初步设计工作的正式开始。
11月15日设计一行抵孟,进行为期三天的初版设计提交前专题沟通会,此次会上明确了图纸提交的进度计划和安排,11月19日项目总平图提交给业主,11月23日油罐区工程桩及永临结合道路、围墙等图纸共三个卷册提交,11月28日初步设计全部共7个卷册完成,并提交业主。
12月初收到业主初步设计的反馈意见共103条,12月17日项目部商务及设计人员一行9人团队抵孟,开始为期7天的初步设计图纸评审会。经过历时7天的夜以继日艰难谈判,终于在12月22日晚取得了突破性进展,原初设审图意见仅有103项,在谈判过程中,根据谈判的局势反复变化,意见逐步增加,最终增加到140项,初设提交版调增总费用预估为6700万人民币(金额均为初步预估,等审图最终确定后将重新核算),其中重大项目约有天然气调压站、风速、土建设计标准、消防设计标准、桩的安全系数、卸油码头、余热锅炉、增压单元、控制系统10项,其他项为130项。经过协商、技术沟通、相互碰撞、争锋相对、相互理解与尊重的多轮谈判后,最终取得业主同意的为55项,我方同意业主的为85项,所有重大艰难的10多项设计难题都顺利解决。此次初步设计图审后还剩13项开口,将于孟加拉大选后2019年1月初,同业主在汉进行最后商谈、审核并最终签字。现阶段,我们油罐区的工程桩施工已顺利实施,设备采购招标工作也能逐步开展。
物资采购
1、主机采购合同于2018-03-08签订,信用证L/C于4月30日开立,于9月7日信用证完成修改报文,KICK-OFF MEETING于10月17日在汉召开,12月4日与业主共同见证主机设备出厂前试验检测FAT,12月29日主机设备第一批四台发运,2019年元月初第二批主机设备5台再从法国圣纳泽尔港发运。
2、设备物流招标定标工作于9月19日完成,海运险已经开始办理,重大设备卸货码头及运输道路正在修建。
3、0928收到设计提交的第一批技术规范书初稿,标志着辅机采购招标的正式开始
4、编制设备物流计划、设备免表的编制、资金计划、设备动态信息表的编制等
建安施工部分
1、测量、地勘于6月初完成,报告已提交(委托设计院实施)
2、试验桩于10月完成所有试验工作,11月初提交试验桩报告。
3、现场冲沙回填方量约为11万立方左右,与11月底完成,另外三通一平基本完成。
4、油罐区工程桩于12月29日正式开始,第一条桩从成孔到成桩历时9小时。
5、当地聘用的安保队伍进场(EPC项目部负责)
三、2019年工作计划及奋斗目标
1、做好项目经理,实现完美履约
态度决定一切,这就是为人处世和接人待物的黄金法则,一个懂得谦卑、热情用心工作的人,必将会受到人们的尊敬和同事们的认可。如果你想要得到别人的认可和尊重,其原动力在你自身。
严格遵照执行中电国际委托方“保廉合同”的要求和规定,做到勤政廉洁地履行合同,并严格遵守党和国家有关法律法规及党风廉政建设有关规定。
2、谦虚低调做人,热情用心做事
工欲善其事必先利其器,兵马未动粮草先行,因此做好工程前期策划是关键,也是为完成项目完美履约。我们项目将按照中电建集团颁发的《中电建境外在建工程项目履约管理办法》中的要求和规定,做好孟加拉米尔萨莱项目的技术策划、资源策划、商务策划、合同策划等工作。项目前期准备、实施阶段,也要力争做到:
管理好团队、组织好资源、制定好目标、控制好成本
齐家治国平天下,是一个道理;EPC项目、施工总承包项目、工程管理项目等,其目的任务也都是一样,主要是工程的安全控制、质量、环保、进度工期、成本盈亏、企业形象、与业主、监理的协调与沟通等方面管理和控制工作。在项目执行期间,要做到有能力值得信赖;在本工程执行的整个过程中,严格按照《中电建境外工程承包项目内部委托实施协议》中的风险承诺函、质量承诺书、SHE管理协议中的有关规定执行,同时在施工现场要做到:人人有事做、事事有人管、天天有变化、月月有节点