大学生档案整理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇大学生档案整理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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在新的历史时期，我国高校思想政治教育所应具的创新对策和途径主要有：一是要选准思想政治教育的切入点；二是要抓住热点、难点问题；三是要区分不同层次，切合实际进行教育引导；四是要充分运用有效载体档案，营造思想教育的社会氛围。此外，还必须改进方式方法，既要强化整体部署，推进思想政治教育的系统化，也要扩大社会覆盖面、推进思想政治教育的网络化，还要推进思想政治教育手段和方式的现代化，更要增强思想政治教育的折服力。其中，为大学生建立个人信用档案和心理健康状况档案，即是时下非常现实及有效的与大学生思想政治教育相匹配的新兴的高效力载体档案。

信用档案

信用档案在我国是一种新事物，是社会主义市场经济发展的客观需要，也是社会发展到一定阶段，社会主义市场经济的必然产物。在我国长期以来没有受到应有的重视，个人信用信息征集和管理严重滞后，与社会和经济的发展不相适应。随着个人的发展及其消费的增长，个人信用问题也成为一个急需解决的问题。在发达国家，讲究信用蔚然成风，信用就是财富，信用就是生命，信用作为商品渗透到了社会经济等生活的方方面面。现阶段我国处于向市场经济的转轨时期，适用市场经济的信用档案及信用档案网络体系，正在我国开始形成，这一网络的形成将对信用风气的培育起到关键性作用，而且对于构建与大学生思想政治教育相匹配、和谐的个人信用档案（电子档案）起到重要的支撑作用。

所谓个人信用档案是指由公共部门保存的，反映某一特定公民的基本情况、财产情况和信用程度情况的原始记录，是个人信息中最重要的信息之一，是对个人身份加以判断的重要依据。它由三方面构成:个人的身份证明及社会档案（主要在品行方面即反映本人基本情况的材料）、个人的收入及财产情况、个人的信用记载情况（即自身信用行为管理的原始记录）。其中，个人的信用记载是个人信用档案的核心部分，表明了其信用度状况。

据有关资料显示，美国自20世纪40年代就开始建立个人信用系统。依托高度发达的电子网络，美国的个人信用系统十分完备，大学生毕业后，银行均可通过遍布全国的信息网络系统及时掌握他的行踪和收入，从而有效控制风险。所以，尽管美国大学生贷款率达70%，不良还贷率却很低。我国首个助学贷款商业运作模式在重庆工商大学正式展开，在这个模式中有一个关键词，就是大学生个人信用档案，取得了良好的效果。大学生个人信用档案的建立，表面是由助学贷款引发，但实际上是意图在更大的范围内对更多的同学都在信用这个问题上引起足够重视。

个人信用档案涉及面宽泛，只要与信用主体的道德品行、经济活动有关的记录都包括在内。个人信用档案的建立与推广，除了关涉诚信教育，还有另外的警戒作用。大学生个人信用档案的建立是无形的眼睛，能够于更长时间在更大的时空范围内善意地盯视着同学们的诚信轨迹。有一天我们每个大学生都建立起自己的信用档案而不是凭借拍胸脯说自己信用好、说话算数，届时关乎大学生的信用证明就不再艰难繁复了，而是直截了当地任由个人信用档案说话。进一步讲，在我国，应该在厉行诚信教育的同时，通过全社会的努力，加大失信的成本和违约的成本。也就是说，个人信用档案必须和失信行为的制裁机制相联系，如果对失信者不能有效的惩罚，就不能有效地改善社会信用状况，那么个人信用档案就会形同虚设，毫无意义。因为信用问题不仅是道德感召能解决的，还必须有具体管理制度来约束。当然，由于我国市场经济体制还很不完善，因此，个人信用档案的建设与完善必然要经历一个渐进的过程。

心理档案

随着我国社会生活的现代化进程及建立社会主义市场经济体制带来的深刻社会变革，人们的经济生活、价值观念、思维方式、人际关系等都发生了很大变化。特别是关涉大学生切身利益的各项改革的逐步深入，大学生面临的社会环境、家庭环境和学校环境日益复杂多样，来自学习、经济、就业、情感等方面心理压力普遍增大。人才竞争的日趋激烈，使得影响学生心理健康的因素不断增加，由此引发的心理问题也有逐年上升的趋势，给高校思想政治教育带来了挑战。

正确认识和分析大学生的心理状况，加强大学生心理健康教育，指导他们保持身心健康，预防各种心理疾病和精神疾病是时展的必然要求。大学生心理困惑原因既有社会因素、家庭因素、学校因素，也有自身因素。其中，实行心理健康档案制管理是有效地实施大学生心理健康教育的途径之一。

篇（2）

1.1缺少相关法律法规的约束。改革开放以来，　国家针对高校的学生管理颁发了不少文件，如《高等学校学生行为准则》、《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校校园秩序管理若干规定》等等。但到现在为止，没能看到专门针对高校学生档案管理方面的法规。由于没有相关的条文约束，也没有统一的建档标准，致使高校学生档案管理体制不一——有的把学生档案放在校综合档案室实行综合管理；　有的把学生档案放在人事处和干部人事档案一起管理；有的干脆把学生档案放在各个院系，实行分散管理。不管哪种方式，他们都有一个共同的特征——学生档案的管理工作都是归口部门的“附属品”，因为它既没有明确的定员编制，也没有具体的办公经费及工作量考核标准，所以，谁也不愿意投入大量的人力、物力和财力实行专项管理。于是，学生档案管理工作在不规范的环境中运行，其结果必然是杂乱无序。

1.2学生档案管理缺乏标准化、规范化。高校学生档案管理“政”出多门，在缺少“标准与规范”“公权力”的约束下，产生的档案的“权威性”能不遭遇挑战抑或质疑。说的具体一点：（1）归档材料手续不完备——签章不符合要求。比如大学生、硕博士毕业生登记表，没有本人签名。更甚者，没有学校公章——用系所印章取而代之；　学生成绩单没有教务部门的公章，　用复印件替代的也时常看到。（2）档案材料页面没有日期记载。最常见的有：论文评审意见书、学生成绩表、优秀学生干部登记表、奖学金申请表——如果同一类材料（表格）多次出现，便顺序不清、无法排序。（3）页面设置随心所欲。多样的纸张开本和页边距设置，为我们的书法艺术保留了丰富的想象空间，但在档案管理中却要不折不扣地接受“标准化”的约束。大学生档案产生过程中人多手杂，随心所欲的取舍与发挥，其结果必然五花八门。用人单位对其人事档案规范整理时，页面参差不齐，纸张裁剪不能（可能裁掉超出边距的文字）、折叠不得；横装不是、竖装不能。严重影响了档案质量和档案的信息化处理。（4）书写用笔不规范。我们在整理大学生（录用者）人事档案时，经常发现他们填写档案材料时采用圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸，也有的用铅笔。不规范的书写用笔显然有违《干部档案整理工作细节》［1］。

1.3档案管理模式老套、技术陈旧落后。大学生在学期间形成的档案是其人事档案的基础，不容分说，这份档案将记录其人生的起点。知识经济时代，档案电子化、信息化的浪潮汹涌澎湃——君不见，数年之前，高中毕业生的电子档案已经出现。令人不解的是进入大学以后的档案却是沿用了数百年的纸质档案。研究者已经注意到这种“返祖还原”现象，指出：目前还没有推出一套完整适用、统一规范的学生档案管理应用软件，学生档案的管理基本上还处于传统的、原始的、手工操作的实体管理模式中［2］。大学生档案管理体制、管理模式、技术手段滞后于信息时代。

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一、什么是高校学生档案

高校学生档案将一个学生从高中到大学学习期间的德、智、体、美、劳等方面的情况记录在案，是文件材料的一种，基于高校学生在学校的学习、生活以及社会实践活动等而产生的，是高校档案群的组成部分。无论是学生的简历、成绩表、教师鉴定评语，还是学生的奖惩材料、干部登记表、党、团组织材料、健康体检表等，在高校学生档案中全都有迹可循。高校学生档案具有一定的价值，可以说是高校学生管理、指导就业、用人单位选拔人才等的一本参考书，学校对学生的培养过程，学生在校期间的素质状况，学生的社会关系、经济状况、家庭组成等多方面的情况都可以通过高校学生档案来了解。在过去，我国高等教育注重的是培养社会精英，现如今，更加注重国民素质的提升。总而言之，高校学生档案管理工作的深入有助于大学生科学文化知识的学习以及大学生的社会主义荣辱观的教育工作的进行，就大学生将来的就业发展而言也是极有帮助的。

二、高校学生档案的地位

1.高校学生档案使学校素质教育水平的高低得以体现

对于素质教育，我们应有个理性的思考，促进高校素质教育的推广和深入。素质教育不应拘泥于一种教育模式，其所体现的教育思想理应是面向未来、面向现代化。通过科学的教育方式来教育学生，使得全体学生德、智、体、美全面发展，这是我们所期许的，这也正是素质教育所要实现的目标。高校学生档案包括了学生的学习成绩表、实习材料、奖励材料、体检材料，恰好可以反映学生在德、智、体、美这些方面的发展情况。

2.高校学生档案反映大学生各方面情况

大学生在校德、智、体、美等方面的发展情况可以从学生档案中了解。在出现学生入党、评先评优、就业推荐、用人单位考察以及就业后对其选拔提升等情况时，这些档案材料将成为重要的考量因素。如《大学生学年鉴定表》和《素质拓展证书》就是两份重要的档案资料，在学生面临评优鉴定及今后就业、提职问题时，可以作为重要的参考资料，它记录了学生在校期间思想、品德、学习、工作以及参加各项活动的情况。

3.高校学生档案有助于思想政治教育工作的进行

思想政治工作者理应对大学生的思想、学习和社交等详细情况有所了解，根据这些实际情况来展开工作，因为大学生的成长过程往往呈现出多倾向性、动态性、自组织性、不完全性、非同步性和不确定性。对大学生的各方面情况，不仅要了解而且要深入全面地了解，不仅要增进交流还要关注学生档案材料中的记录，定期整理好大学生思想政治工作有关文件材料并归入学生档案，并进行分析总结，得出思想政治工作经验。

4.高校学生档案对学生将来的的就业的意义

用人单位可以通过学生档案的记录来了解学生学业成绩和思想政治表现，进而纳入用人考虑因素。被录用学生在工作过程中的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料整理后会归档，在今后的考核定级、考察业绩和品德时，将会作为参考。总地来说，高校学生档案对于用人单位了解员工、正确用人具有重要意义。

三、高校学生档案管理工作现存状况

高校学生档案管理的不断深入对于高校的管理和发展产生了较为明显的效果，不过在信息化时代特征日益明显以及高等教育改革不断深入的今天，传统的高校学生档案管理的不足也渐渐暴露出来，主要有以下问题：

1.学生档案管理意识不足，工作重心偏移

在现代教育体制下，高校教师和教育工作者的工作重心放在了学生的教育和管理上，主要集中于培养人才。服务育人的教育理念在这种现代教育体制下不被重视，档案管理工作的重要性被忽略：一方面，高校领导和负责人缺乏学生档案管理意识，未意识到学生档案管理工作的重要性，导致学校的学生档案管理工作杂乱无章，也可以说是学校工作重心的偏移。另一方面，高校里的学生档案管理人员工作积极性不高，使得学校的档案管理工作陷于停滞不前的状态，此外，有些学生档案管理人员缺乏专业水平，工作过于保守，还有些工作人员工作热情渐渐冷却，对工作采取放任的态度。

2.学生档案管理策略守旧，信息化技术未尽其用

自高校扩招政策实施以后，高校在校学生人数呈上涨态势，高校学生档案材料也自然随之堆积如山，然而，目前我国高校普遍还在利用传统的、手工操作的实体管理方式管理学生档案，仅以纸质档案作为学生档案的呈现形式，在高等教育迅速发展、高校学生档案管理工作日益复杂的今天，这种传统的管理模式显然已经不能满足现实的需要，因此急待开发一款学生档案管理应用软件来管理学生档案。

3.学生档案的收集整理体制尚未规范

高校学生档案主要有由各院 （ 系） 管理、由学生处管理、由学校档案机构管理这三种管理模式。主要的档案管理模式还是由学生管理部门管理，由学校院系来完成学生档案的整理工作。目前，大多数高校的档案管理制度不规范、不健全，使得档案整理工作效率低、失误率大，各个院系未统一评价标准，导致归档材料的检查工作难以做好，档案移交不顺利，在移交档案过程中一有不慎便丢失材料，造成学生档案管理工作的效率大大降低。

4.学生档案尚未物尽其用

学生档案是较为重要的书面材料，记录了学生在校期间的各方面素质状况，从学生档案中可以了解学生的学习状况、课外素质。教师在教学和选拔学生干部时，可以将其作为重要的查阅资料和参考依据，然而大多数高校教师却并未这样做。用人单位招聘时，会因档案材料内容不全或者是查询方式不正确而影响工作效果或进度，这样一来，学生档案作为“推荐表”的功能就被埋没。

四、关于优化当前高校学生档案管理工作的建议

1.提高领导关注度，强化师生档案管理意识

高校素质教育的推进，人才的输送，都有赖于高校学生档案管理工作的顺利进行。而要想实现档案管理工作高效、顺利进行，则需要领导对该工作的足够重视，进而引起全校师生的重视，增强学生档案管理意识。按照 《高等学校档案管理办法》要求对档案材料形成部门提出具体要求，一一处理好档案管理所需的人员、经费、设备等问题，各司其职，对管理工作进行合理规划、部署和监督。此外，在学生这方面，也应强化宣传效果，使其对学生档案引起重视，做到准确填写档案，细心保护档案。

2.完善学生档案管理机制

要想实现学生档案管理工作的完善，首先对于学生档案管理的归口部门就应明确，安排好学生档案管理工作人员，强化管理人员的工作技能，组成专业化的管理队伍，建立规范的管理机制，使得学生档案管理工作有条不紊地进行。

3.充分利用先进技术，打破传统管理模式

信息化时代的到来使得计算机网络得以普及，传统的实体管理模式已经望尘莫及。高校学生档案管理工作模式也理应跟随时代而更新，开发管理应用软件，建立学生档案数据库，实行网络化管理体系，实现学生档案管理工作与现代信息技术的接轨。另外，学生档案数据库的建立有赖于现代设备的使用，如计算机、扫描仪等把学生的基本信息输入计算机，从而建立档案数据库，如此一来，一方面，管理人员在收集和整理档案时轻松不少，另一方面，也为学生档案的检索查阅提供方便，并且，对于档案转接工作以及用人单位的员工考察工作而言也是大有帮助。

4.充分发挥学生档案使用价值

篇（4）

随着我国实施机构改革，我县在原人事局和原劳动和社会保障局的基础上重新组建了人力资源和社会保障局，组建后人力资源和社会保障局的档案管理工作范围更加广泛，不仅包括公务人员档案管理，还包括大学生档案管理、劳动合同签订、企业职工退休审批等内容，肩负的社会责任逐渐增加。大学生档案管理作为人力资源和社会保障局的重要工作，在新形势下得到了广阔的发展机遇，同时也面对着严峻挑战。大学生档案是大学生就业、择业和用人单位筛选人才的第一手资料，是维护大学生真实面貌的重要文件，也是伴随大学生终身的财富。因此，人力资源和社会保障局必须要努力做好大学生档案管理工作，发扬爱岗敬业的精神，全心全意为人民服务，采用现代化档案管理方式，使大学生档案管理工作成为新时期人力资源和社会保障局的亮点工作。本文根据笔者的实际工作经验，通过分析人力资源和社会保障局在大学生档案管理工作中出现的问题，进而探讨新形势下加强大学生档案管理工作的有效策略，以供同行参考。

一、人社局在大学生档案管理工作中出现的问题

（一）对大学生档案及档案管理工作重视程度不够

在当前的人力资源和社会保障局里，一些档案管理人员由于大学生档案数量巨大和工作环节繁琐等原因对大学生档案及档案管理工作不重视，不能有效的发挥档案管理部门的职能作用，没有真正的为大学生提供档案服务。一些偏远地区的人力资源和社会保障部门由于经费有效和人员不足等原因，对档案管理部门的投入不足，对大学生档案管理工作归档不及时、整理不迅速，甚至出现档案丢失的现象。有的档案管理人员将生活中的情绪带入工作中，对待工作不认真，使得工作效率下降，严重影响了大学生档案管理的质量。在人社局里档案管理人员与大学生接触比较多，工作任务也非常艰巨。

（二）档案管理工作思路不清晰，管理模式落后

有些档案管理人员是由将要退休的人员担任，这些人员往往不是档案管理专业毕业，对档案管理知识也只是一知半解，工作思想守旧，工作方法单一，思路不清晰，不能很好的提出具有创新精神的意见和建议，无法为新形势下的档案管理工作提出新的突破。同时，我国的机关单位在档案管理方面一直遵循的是按“卷”整理，不可否认这种工作模式有其可取的一面，但是也应该认识到它的不足之处，比如档案数量大容易出错，并且经手人较多，在使用档案时不方便，交接时工作量繁重。人社局档案管理工作包含档案收集、整理、鉴定、保管、统计等等，管理模式落后必将会造成档案管理工作的低效或者无效。

（三）档案管理缺乏明确的目标和考核机制

档案管理工作在一些人力资源和社会保障局里被认为是后勤部门，与其他行政部门相比并不重要，因此没有为档案管理工作制定明确的管理目标和考核机制，造成档案管理工作开展不顺利，管理人员工作时没有方向。尤其是对于大学生档案管理，更没有对档案管理人员制定清晰的工作流程和职责，造成在工作中工作人员互相推诿，给大学生办理业务造成不便。另外，由于人力资源和社会保障局的工作范围广，工作强度大，使得档案部门与各职能部门之间沟通不及时、各部门之间沟通困难的现象，这样就为人社局的档案管理工作带来严重的影响。

二、新形势下加强大学生档案管理工作的有效策略

（一）优化档案管理人员的素质，提升对档案工作的重视程度

随着《中华人民共和国档案法》的实施，对档案管理工作做出了明确的规定，使档案管理工作逐步走上正规化和科学化的道路。在新形势下，人社局档案管理人员必须要做好大学生档案管理工作，提高对于档案收集、整理、鉴定、保管、统计等一系列工作的效率，并且认真思考在工作中的不足之处，提高对大学生档案的重视程度。针对档案管理人员不适应现代化档案管理模式的现状，人社局要不断优化档案管理人员的素质，加强对档案管理人员的内训和外训，使他们认识到工作的责任，增强自觉性和责任心。工作兢兢业业、妥善保管每一份档案，为大学生提供全方位的服务。

（二）运用信息技术提高工作效率，实施信息化和现代化的管理

随着社会飞速发展和政治经济的稳步提升，信息技术逐步成为机关单位工作中的有力武器，为提高工作效率奠定了基础。在人力资源和社会保障局里，大学生档案管理工作应该积极采取现代化管理模式，建立完善的档案管理系统，并且由专人进行管理和维护，将数量和种类繁多的档案进行归档，并且及时录入电脑系统中，使借阅和提档的工作效率得到改善。电子档案的建立，不仅减少了纸质档案的磨损和丢失的概率，还减轻了档案管理人员的工作强度，促进了工作标准化和现代化。同时还要加大投入力度，建设职能完善和设备齐全的档案管理办公室，加强对档案室的管理和监督。

（三）建立完善的考核及运行机制，为档案管理工作提供依据

在新形势下，人力资源和社会保障局必须要积极响应国家号召，加大对大学生档案管理各项工作的重视，出台有效的考核和运行机制，确保大学生档案管理工作正常有效的开展。要将大学生档案管理工作公开化和透明化，给大学生参与评价工作人员的机会，实施领导和群众共同监督的管理模式，将档案管理人员的工作情况与其各项考核直接挂钩，提高他们的工作主动性和积极性。同时，还要加强各部门与档案管理工作的协调，各部门要积极配合档案管理工作，为档案管理创设良好的环境，从而有效的保障全体大学生的利益，为社会发展做出积极的贡献。

三、结语

综上所述，人力资源和社会保障局的大学生档案管理工作任重而道远，需要全体档案管理人员的共同努力，坚持“全心全意为人民服务”的工作理念，运用现代化的工作方式，与时俱进，改革创新，使档案管理工作更好的适应社会的发展。大学生档案影响着我国高素质人才的吸纳和流动，是人事管理的重中之重。做好大学生档案管理工作，提高档案管理工作效率，创建大学生档案管理新模式，成为了当前人力资源和社会保障局档案管理人员面临的新挑战。

参考文献：

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2008年，教育部与国家档案局联合制定了《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），与1989年颁布的《高等学校档案管理办法》相比，在文件材料的归档范围内增设了“学生类”档案，这一变化强调了“学生”这一主体，充分体现了“以人为本”的理念和与时俱进的原则。在社会环境十分复杂、就业压力越来越大的今天，做好学生类档案管理和利用工作对促进大学生就业显得尤为重要。然而，目前高校学生类档案的管理和利用存在不少问题，需要我们认真思考并加以解决，以适应社会发展的需要。

一、高校学生类档案的管理和利用存在的问题

1.档案材料不完整、不规范。学生档案材料的形成、收集、归档涉及很多部门的领导和广大师生，覆盖面广，材料多。而大部分高校都没有一个严格的监管制度，致使材料归档不及时、不完整。那么多学生的档案材料最后都集中交给辅导员整理，时间短、任务重，辅导员怎么办呢？只有请学生帮忙。由于学生档案意识薄弱，又缺乏档案专业知识和基本技能，致使错放、漏放、丢失、篡改、抽调处分材料等现象时有发生，严重影响了档案的完整性，从而影响了档案信息资源的开发利用。另外，由于档案意识薄弱，学生没有认识到自己档案的重要性，在填写各种材料时随意性太强，致使档案材料很不规范。

2.信息含量不足，无法满足社会需要。高校学生档案原有的功能是在计划经济体制下设置的，内容包括高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩表、入党入团材料、体检表、毕业登记表等，其中许多内容现在已失去意义，而用人单位需要全面了解的大学生的成长经历、个性特征、实践动手能力、创新能力、诚实守信、心理健康等方面的材料少之又少。加上学生档案形成者包括学生本人、辅导员、班主任及档案管理人员档案意识薄弱、责任心不强，致使学生档案内容单一、空洞，政治术语多，呈公式化、口号化特征，无法满足信息时代用人单位的信息需求。

3.信息可信度不高，失去了档案的参考作用。自1999年高校扩招以来，大学生就业压力越来越大。有些学生为了谋求一份好的职业不惜弄虚作假；有些高校目光短浅，为使自己的毕业生顺利就业，以赢得“生源素质好，就业率高”的口碑，普遍提高学生专业成绩，扩大学生干部的比例及获奖比例，降低考评标准，撤销处分材料；班主任给学生写评语也是报喜不报忧。这样，学生档案的真实性大打折扣，严重干扰了毕业生就业市场的公平竞争，而且不利于用人单位选拔和甄别人才，也不利于学生自身今后的发展。

4.归档滞后，影响了档案信息的利用。学生档案材料生成的管理部门较多，平时各职能部门对学生档案材料实行分散管理，学生毕业前才交由辅导员集中整理，最后交学校学生档案管理部门统一密封并转递。而大多数高校都要在每年春季举办人才招聘会，而此时学生档案仍处于分散状态，无法为用人单位选拔人才提供信息服务，影响了毕业生就业。

5.管理手段落后，不能为学生就业服务。目前许多高校学生档案仍是纸质档案，没将学生档案进行数字化处理，查阅档案仍是手工操作，查阅速度慢，费时费力，不利于用人单位快速准确查阅毕业生信息。

二、加强学生类档案的管理和利用工作建设，为促进学生就业服务

1.增强学校领导的档案管理意识，严格档案管理制度。教育部第27号令的颁布实施，已经将学生档案管理纳入高校档案管理的重要组成部分。因此，每一位教育管理工作者都要认识到学生档案是关系到学校加强学生素质教育以及学生顺利就业的大事，学校应提高学生档案管理工作的地位，将学生档案管理纳入学校的综合管理，制定和完善档案管理工作的相关制度；对档案管理人员提出明确的、具体的工作要求，进一步明确档案管理工作责任，使之按照档案管理规范进行档案的收集和管理，以保证学生档案材料的完整性和规范性；制定相应的监督和激励机制。这样，才能保证学生档案管理工作正常、有序、可持续发展。

2.加强档案意识教育，丰富学生档案内容。第一，培养学生的档案意识，引导学生关注自己的档案。新生入学后，学校就要对学生进行档案宣传，让学生认识到档案的重要性。在学生移交高中档案及填写各类有保存价值的材料时，要求学生按档案整理保管要求认真规范填写。同时告诉学生大学四年的学习生活期间哪些材料需要装进档案袋及其作用。学生了解了档案的重要性，就会在学习和生活中规范自己的行为，约束自己，努力学习，积极表现，为自己留下闪光的档案。第二，强化辅导员的档案意识，增强其责任感和服务意识，认真做好学生评语工作。

3.扩大归档范围，满足用人单位的需求。一方面，随着社会的发展，用人单位对人才素质的要求越来越高，不仅注重知识技能，更关注其思想品德和心理健康。因此，除传统的档案材料外，还应扩大归档范围，增加一些能反映学生综合素质的内容，如人际交往能力、社会实践能力、组织管理能力、诚信和心理健康等，尤其是诚信和心理健康，更受用人单位重视。另一方面，由于社会环境复杂，就业压力越来越大，学生心理疾病日渐凸显。因此，建立学生心理健康档案，关注学生的心理健康，及时给予引导和干预，促进学生健康发展，是广大教育工作者应承担的责任。近年，“富士康职工跳楼”事件对企业界影响很大，企业在招聘人才时更加注重学生的心理健康问题。因此，把能反映学生诚信品质和心理健康的材料纳入学生档案归档范围，不仅有利于促进学生健康成长，为国家培养合格人才，也有利于用人单位选拔、甄别人才，从而促进学生就业。

4.及时收集、整理学生档案材料，提升档案的就业服务功能。有些学校在举办人才招聘会时，毕业生档案仍然分散在各职能部门，没有集中统一整理，无法为用人单位选拔人才和学生就业提供帮助。因此，学校要从大学生进校起就做好建档工作，并根据其专业、班组群体性，随时按照新的归档范围和要求，及时收集、整理有关材料，保证学生各个阶段的各种档案材料及时归档，以避免学生毕业时突击整理造成的错装、漏装、档案转递不准确等人为错误，提升学生档案的就业服务功能，促进学生就业。

5.加快档案信息化建设，为促进学生就业服务。当今社会已进入信息化时代，传统的纸质档案已经不能适应高效管理和为学生就业服务的需要。电子档案管理以其检索速度快、存储量大、寿命长、成本低等优势成为现代档案管理的新趋势。学生档案电子化管理一是减轻了管理人员的劳动强度；二是有利于用人单位快速、准确地查找毕业生信息，为选拔任用人才提供依据，进而增加毕业生就业的机会；三是可以充分利用电子档案管理系统跟踪毕业生就业信息，通过对毕业生就业状况进行分析，了解市场对人才的需求状况，进而改进人才培养模式，及时调整教学计划，更好地为学生就业服务。

总之，高校学生档案管理是高校的一项重要工作，学生档案是学校或用人单位培养人、使用人的可靠凭证，有着不可替代的作用。为使学生档案管理跟上时代的步伐，必须进一步改革学生档案管理制度，使学生档案更有利于学生就业，更有利于学生今后的发展，更好地发挥其服务社会、服务人才的作用。

参考文献：

[1]王玉鹏等.从大学生就业看高校学生档案存在的问题及对策[J].兰台世界,2009,(10).

[2]贺红香.高校学生档案存在的问题及对策[J].山西档案,2007,(2).

[3]于基伯等.高校学生档案的就业服务功能研究[J].兰台世界,2010,(11).

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中图分类号: G647文献标识码:A 文章编号:1003-8809(2010)06-0101-01

教育部作为权威机构在高校学生档案管理这项工作上有非常严格而明确的要求,并结合新时期对人才的需求,对档案材料做出统一、具体的规定,即统一立卷内容、统一建档标准、统一规范管理。高校学生档案内容丰富、形式多样,是学生各项活动的真实记录,从一个侧面反映了学校教育教学管理工作的历史、现状及发展状况。规范学生档案管理,确保学生档案的真实性,是当前学生档案管理的首要任务。目前,高校学生档案的管理体制尚未建立统一的规范,学生档案在收集、整理、建档、归档、借阅、利用、转人和转出等方面均不甚严格,客观上造成了高校学生档案管理的不认真、不严肃。有的高校把学生档案放在综合档案室实行综合管理;有的则把学生档案放在人事部门或学生工作部门一起管理;还有的为了便于利用,把学生档案放在各个系(院),实行分散管理。另外,大多数高校都是在大学生毕业离校时才突击整理档案,而毕业生就业活动则在毕业生离校前一个学期就已经开始了,用人单位上门查阅参考时,影响了毕业生就业。

一、建立大学生就业档案的意义

随着我国高等教育进入大众化阶段,普通高等学校毕业生人数逐年增加,而大学生就业问题日渐突出,高校作为培养和输送人才的前沿阵地,除作好大学生就业指导外,建立已就业大学生档案,不仅可以有效掌握已就业毕业生就业动态,对他们进行有效地跟踪走访,并通过他(她)们的反馈及时掌握用人单位的最新用人信息,而且可以通过建立已就业学生联谊会等就业毕业生团体,让就业学生带动未就业学生就业,并增加就业稳定率。已就业学生档案的建立可以及时准确地掌握在单位表现优秀、成长较快的毕业生情况,并以些建立优秀毕业生报告团,根据学院需要定期邀请他(她)回母校进行现身说法,引导在校大学生正确认识社会和自己的专业前景,合理规划自己的职业生涯。

二、如何建立大学生就业档案

1、以就业区域为单位,根据不同就业单位建立已就业学生档案,具体是以纸质与电子档案相结合的静态与动态管理形式。纸质就业学生档案包括:已就业毕业生照片、姓名、专业、家庭住址、QQ号、联系电话等信息,同时预留足够的空间填写以后学生在单位发展情况。完整的资料还包括本次招聘单位的具体招聘要求、单位介绍、招聘负责人信息、联系方式、招聘人数、最终录取人数、前往用人单位报到时间等信息。

2、电子档案主要是建立已就业毕业生基本信息并利用网络的优势,学校就业主管部门指定专门的网络管理员,按不同就业单位建立就业学生QQ群,并对QQ群进行维护。当毕业生异地就业时,与手机号相比QQ号是相对稳定,更加快捷方便的沟通平台,通过这个平台,可以及时了解和掌握就业毕业生在工作和生活中的最新情况,对于不能适应工作或在工作、生活中遇到困难的学生,可以通过QQ进行引导和帮助。建立以区域为单位的QQ平台,可以增加区域内不同就业单位之间学生的联系,通过QQ网络平台实现对已就业毕业生的动态管理,以增加就业稳定率。

3、根据毕业生就业的不同阶段,及时更新或添加已就业学生发展资料,对于经过一段时间的努力已取得成绩或岗位有所变动的已就业毕业生资料,要在纸质和电子档案的备注栏内进行记录,使已就业毕业生的整个成长过程都能在就业档案中完整体现。

4、定期对已就业学生进行跟踪,了解用人单位对就业学生的评价,及时完善其就业档案资料。

三、就业档案在高校就业工作中的作用

1、大多数高校认为,毕业生离校,完成档案转递任务后,学生档案就应该结束使命了。学生毕业后的跟踪档案(如毕业生质量调查、贷款诚信度调查等)几乎为零。为此,学校在进行学科、专业和课程调整,教学内容和方法改革时,便失去重要的参考依据,导致学校的专业设置与社会需求相脱节,人才供需结构性失衡。通过QQ群每天关注就业学生工作及思想动态,对于学生关心的核心问题和主要困难,给予引导和解决,定期在QQ群共享内一些积极向上的文章,鼓励和引导他(她)们,以增加就业稳定率。

2、对于同一单位的二次招聘,可以充分利用已建立的就业学生档案,将在该单位就业毕业生的工作生活情况客观地向有意向的毕业生进行说明,也可以利用学生之间容易沟通的特点,将已就业毕业生的联系方式或QQ进行公布,让他们进行进一步的沟通。

3、利用在单位取得成绩的已就业毕业生,组成报告团,定期邀请回母校开展讲座,将自己的发展历程,从离开学校进入社会的不适应到现在具有从容驾驭工作的能力及一系列的心理变化等进行介绍,有助于使未走出校门的在校大学生端正学习态度、明确学习和就业目标。

4、毕业生就业档案的建立不但是对学校就业工作的记录,而且对学校根据专业选择用人单位也起到了很好的总结作用。

5、已就业毕业生QQ群的建立,不但可以动态地对已就业学生进行管理,而且还可以利用已就业学生的联系,掌握单位用人情况的最新用人情况,使学校可以第一时间与用人单位取得联系,洽谈下一步的用人情况,为学校节约了跑市场的费用。

6、毕业学生就业档案的建立起到了已就业毕业生带动未就业学生就业的积极作用。

7、已就业毕业生档案的建立使学校对在校生进行就业指导工作方面起到了很好的作用.

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Abstract:Along with the social development and the higher education popularity time arrival, college students archives work to appear many new problems, and connecting with the working practice, we need to analyze research, establishing countermeasure. This paper from the university students' archives management present situation and the existing problems, cause analysis and countermeasures study, etc. The college students' archives management work expounds a series of problems.

Keywords:college;students’ archives management;countermeasures

中图分类号：G270.7 文献标识码：A文章编号：

近年来, 高校在招生规模、教学环节、教学规划、管理机构和功能方面的改革, 带来了学生学籍管理、奖惩办法、就业分配制度等方面的一系列问题。学生档案工作从内容、形式到范围都相应发生了变化, 由此档案管理工作也出现了不少新情况、新问题。因此, 必须探索出适应高校体制改革的学生档案管理办法, 为新型的办学体制、教育教学提供便利而有效的服务。

一、高校学生档案管理现状及原因分析

1. 学生档案材料不齐全完整，档案管理运行机制不健全

随着教育体制的改革, 高校已逐步向自主办学过渡。在社会主义市场经济条件下, 为实现科教兴国目标而培养高素质的复合人才成为高校决策者们的共识。高校在专业课程设置、教师配置、学生素质教育、技能培养、心理素质训练等方面都作了调整, 有的还进行了大胆的尝试。与之相适应, 也就产生了一些新的档案材料。如: 诚信度调查、心理测试成绩、大学生英语四、六级证书、计算机等级证书、大学生能力、技能竞赛证书、社会实践活动材料等等。然而高校学生档案的归档范围仍旧是长年不变的老面孔, 诸如高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩总表、奖惩文件、奖惩材料、入党入团材料、报到证存根、体检表。这些材料既不能涵盖学生素质的全貌, 也不能满足用人单位对毕业生的要求与需要, 也将当代大学生最富有时代精神的精华部分弃之一边, 舍本求末。

2. 学生档案内容失真，学生本身对自身档案缺乏重视

学生档案管理不规范, 管理中存在许多漏洞和缺陷。1999年高校扩大招生规模以来, 大学生就业压力越来越大, 有的毕业生为了在激烈的竞争中取胜, 不惜采取涂改成绩、办假证明、假文凭等。新形式下, 也有个别高校为使自己的毕业生就业顺利, 也为使学校博取生源素质好, 就业率高等社会声誉, 便普遍提高毕业生成绩, 扩大学生干部覆盖面及获奖比例, 降低考评标准, 撤消学生处分材料等等。由于档案材料失真, 造假现象严重, 致使学生档案的实证性受到质疑。

3.学生档案管理队伍建设薄弱，档案管理人员缺乏专业素质与职业素养

目前，很多高校从事学生档案管理工作的人员是兼职的，专职人员很少或几乎没有。他们大多没有经过档案业务培训，缺乏档案管理知识。管理人员档案意识比较淡薄，责任心不强，重视不够，认为学生档案与自己关系不大，不属于自己的职责范围，因此，在归整学生档案材料时不积极主动，有的甚至不予理睬，造成档案材料不完整，不规范，甚至丢失现象时有发生。

4. 学生档案管理方式陈旧落后，档案管理机构不明确

现行的高校学生档案管理方式有两种: 一种是集中管理, 即学生工作部门、人事部门或招生就业部门专人统一管理；一种是分散管理，即学生所在系(院)办公室管理或者是直接由班级辅导员管理。两种方式大多都在大学生毕业离校时才能整理出完整的档案。这种运作方式, 使得学生进校后档案就束之高阁，学生在校期间产生的档案材料也分散于各相关部门, 乃至个人手中, 等毕业离校时才能集中整理归档。这样, 无序、杂乱的管理难免差错百出。再加上高校学生档案材料量大, 特别是其存放时间短、流动快、就业方向广、投递单位和时间集中等特点, 因此现有的管理方式和手段与现代化的高等教育的快速发展相比, 已经极不适应。

5. 高校学生档案意识薄弱，学校管理难度加大

高校学生大多档案意识淡漠，对自己的档案不甚关心。有许多学生不关心自己的档案，工作多年不知自己的档案在何处，直至单位需要时才将关注的视线转向母校档案部门。当今的时代，人们就业观念和就业方式发生了很大的变化，外企、合资、私营企业比比皆是，许多学生毕业后直接进入到这些企业工作。而这些企业从管理角度上说，一不具有档案人事权，二是对它而言只管聘任用人，不需个人档案，因此出现了许多学生毕业后不要档案的现象，形成人档分离、无人问津的局面。久而久之，这些“弃档”有增无减，渐渐地成为“死档”。使学生档案的利用价值大打折扣。

二、高校学生档案管理工作存在问题的对策研究

加强和改进高校学生档案管理工作必须要立足现实, 解决实际问题, 只有树立全新的档案工作理念, 切实改变工作作风, 理清工作思路, 制定切实可行的措施, 才能取得实际进展。

1. 树立正确的档案管理理念

正确的理念是做好档案管理的思想基础。首先要大力宣传和贯彻档案法普通高等学校档案管理办法, 增强档案工作者和广大师生的立档意识。要在现实工作中, 逐步树立高校学生档案资料的收集、整理、建档、归档以及合理开发利用是一个滚动发展、循序渐进的过程的意识, 掌握需要高校各个方面的共同支持和配合才能搞好的基本原则和方法。

2. 加强档案管理队伍建设

搞好高校学生档案工作, 必须建立一支强有力的管理队伍, 并不断提高他们的业务水平, 以适应现代化档案管理的需要。学校为加强档案管理工作, 提高管理人员的业务能力和管理水平, 应采取以下措施: 第一, 设置专职人员对其进行管理, 且管理人员保持相对稳定; 第二, 管理人员无论是专职的还是兼职的, 都不能过多地兼职其他工作; 第三, 加强业务培训, 学校及上级有关部门积极为管理人员的业务培训创造条件。还可以组织校内外学习交流, 相互取长补短, 达到共同提高的目的。第四, 学校综合档案室有责任对学生档案管理工作进行指导和监督, 以促使学生档案管理人员不断提高业务素质。

3. 建立健全档案管理各项规章制度

建立完善的高校学生档案管理规章制度是做好这项工作的前提和基础。高校学生档案从新生建档、归档到转递, 经手的部门多, 工作量大, 如果归档制度不健全, 转递手续不严格, 各部门之间的工作不能很好的衔接, 就必然造成档案管理工作的混乱。而且学生档案材料的建档过程具有连续性和周期性, 要保持学生档案的系统性和完整性, 也必须建立一套完善的学生档案管理制度。统一规范, 有章可循, 才能使学生档案的管理工作逐步走向规范化、制度化的轨道, 保证学生档案真实、准确、全面、系统。鉴于当前的实际情况, 首先应该建立健全档案接收、管理、收集、归档等方面的一系列规章。可以根据《普通高等学校档案管理办法》、《流动人员档案管理暂行规定》、《人才流动管理暂行条例》的有关规定, 结合高校实际, 特制相应的学生档案管理办法, 从材料归档、档案传递等各个环节规范操作行为。

4. 更新学生档案管理工作手段

实现现代化的管理手段是高校学生档案管理的落脚点。随着高校学生档案数量的增多和网上招聘工作的发展, 对学生实行全过程的动态管理已成为学生档案建设工作的客观要求。倘若仍沿用传统的手工操作为主的管理方式, 那不仅浪费大量人力物力, 也不适合大学生、用人单位和网上招聘的新的就业模式。因此, 必须采取有效措施, 加快推进以计算机和网络技术为核心的高校学生档案现代化工程的建设。为此, 高校要加强对大学生档案建设基础性的投入力度, 加快研制和开发适合高校自身特点的学生档案数据录用、查询、修改、增减和打印的管理软件, 使学校管理者能及时了解相关情况, 让用人单位了解毕业生的相关信息及推荐信息。

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1.缺少相关的法律法规。虽然我国针对高校学生管理颁发了不少文件，但到目前为止，却没有颁布专门针对高校学生档案管理方面的法规。对学生档案管理的归属并没有作出明确的规定。另外，在管理过程中也没有形成统一的建档标准，故导致高校学生档案管理体制不一：一些高校为了便于利用，实行分散管理即把学生档案存放在各个院系；一些高校把学生档案放在校综合档案室实行综合管理；还有一部分高校把学生档案存放在校人事处与干部人事档案一起管理。但上述这些管理方式都存在一个共同的问题：学生档案的管理工作都是归属于某个部门，它既没有明确的定员编制，也没有具体的办公经费及工作量考核标准，所以相关部门都不会投入大量的人力、物力和财力进行专项管理。在这种不规范的环境中进行学生档案的管理，势必导致其运行杂乱无序。

2.档案的收集不够全面、整理不够规范。目前高校学生的档案所涉及的材料和内容较为繁多，加之缺少建档标准，导致高校学生档案的收集不够全面、整理不够规范。经常会出现像材料书写不规范、纸张规格不一、材料缺失等诸多问题。许多反映学生综合素质的材料得不到及时的归档，如计算机等级证书复印件、大学生英语四、六级证书复印件、大学生能力、技能竞赛证书复印件及各类社会实践活动材料，等等。现有大多数归档材料只是大学生高考录取时的材料、学习成绩总表、入党入团材料、校毕业生登记表、体检表等，这不利于全面了解每一位学生的实际情况和个性特点。在强化素质教育，提倡培养复合型人才的今天，如果仍然沿用传统的归档范围，那是远远不够的。

3.档案管理模式老套、技术陈旧落后。大学生在学期间形成的档案是其人事档案的基础，不容分说，这份档案将记录其人生的起点。知识经济时代，档案电子化、信息化的浪潮汹涌澎湃——君不见，数年之前，高中毕业生的电子档案已经出现。令人不解的是进入大学以后的档案却是沿用了数百年的纸质档案。研究者已经注意到这种“返祖还原”现象，指出目前还没有推出一套完整适用、统一规范的学生档案管理应用软件，学生档案的管理基本上还处于传统的、原始的、手工操作的实体管理模式中。大学生档案管理体制、管理模式、技术手段滞后于信息时代。

二、解决高校学生档案管理问题的对策

1.引起重视，统一观念。现在的高校普遍对学生的档案管理工作不重视，这使得高校学生档案管理工作的相关的设备和技术的运用都存在着很多的不足，为了能够更好地适应现代化信息化的档案管理方式，就需要对高校档案管理工作进行重新的全面的认识，只有认识到其对于整个高校的人事档案管理工作、学生的学习就业、学校的人才战略等发展的重要性，进行统一认识，加强思想高度，才能抓好相关档案管理工作的落实，不能存在丝毫懈怠。

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( 二) 管理效率低下，手段落后。当前学生档案管理模式上存在的问题必然导致学生档案的管理落后于形势的发展，同时也限制了学生档案工作的标准化、科学化、现代化的进程。大多数高校的学生档案管理还是原始手工操作管理模式，没有一套完整的学生档案计算机管理软件。随着学生数量的增加，流动数量加快，就业方式多元化，档案投递单位复杂化等，导致原来的学生档案管理手段越来越不能适应发展需要。由于没有建立相应的学生档案数据库，导致学生档案的核实、转递、查询等工作的效率十分低下。

( 三) 档案管理不能联系实际。学生档案有两个重要作用。一是学生档案是推荐就业的重要凭证，是用人单位了解学生状况，决定录用与否的重要决策依据。尤其是对一些报考国家公务员、政府机关、事业单位的毕业生来说，档案政审更是笔试、面试之后必不可少的一个重要步骤。现行高校的学生档案管理严重脱离学生学习生活与就业。有很多学生直到毕业都不知道档案在哪里，更不知道如何利用和发挥档案的作用和价值，毕业走上工作岗位多年还不知道档案的去向。同时，学生档案是在校期间进行学生管理工作的重要依据。学生档案记录了学生入学前以及在校期间思想政治、学生生活、知识技能、行为和规范、家庭经济状况等方面的息，是学校领导、教师、辅导员对学生进行针对性考察的重要依据。因此，在新形势下迫切要求对学生档案工作进行创新，做到以人为本，注重实效，使学生档案管理落实到实处，真正做到为学生、为管理学生工作服务。

二、加强高校学生档案管理创新的途径

( 一) 强化学生档案管理的基础性工作，做到学生档案管理的“三化”。即规范化、精细化、动态化。规范化就是以统一的办法和标准对学生档案进行管理; 精细化就是在规范化的前提下精益求精和创新，完善档案管理; 动态化就是对学生档案进行及时更新，随时能够体现学生现实的表现情况。具体措施如下: 设置专门存放学生档案的档案室。建立学生档案柜标签，按年级、专业、班级顺序存放学生档案，便于识别及统一管理。建立学生档案管理台帐。按照档案袋的目录内容，以班级为单位学号为顺序制作每一个班级的档案台帐。台帐最初是在新生入学时同新生档案一起建立。档案袋中含有的所有材料，在台帐中显示备注出来并标注分数。建立学生档案借阅登记表，在校期间若需查阅、复印、摘抄和拍摄学生档案，必须履行登记手续和批准手续。未经系部负责人签字批准不得私自查阅、借阅档案。学生档案一般不外借。如因用人单位政审、应征入伍等情况必须借出使用时，应在 “档案借阅登记表”上说明理由，并经借阅单位负责人批准，严格履行登记手续后借出，并按期归还 ( 借阅期限不超过一周) 。借阅期间不得私自转借他人或由他人归还，不得擅自处理档案材料，如有丢失由借阅单位负责。建立毕业生档案转递交接表，使档案保管责任人明确，确保学生档案的安全。

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中图分类号：G64文献标志码：A文章编号：1673-291X（2011）22-0266-02

一、实施大学生档案管理新模式的必要性

1.高校招生规模扩大的需要。为了适应市场经济建设的需要，国家对高校实施扩招政策。高等教育的大众化，使高校竞相扩大规模，招生人数急剧增加，扩招后一些高校一年的招生人数甚至超过了扩招前历届招生人数的总和，很多大学都成了万人大学。随着在校大学生数量的增加，大学生档案管理任务也随之增多，原有的学生档案管理人员（且多数是兼职）明显不足，越来越难以满足当前工作的需要。

2.大学生就业市场化转变的需要。市场经济条件下高等教育向大众化转变的同时，也带来了大学生就业方式的转变，原来的国家统一分配转变为现在的学生自主择业。统一分配的就业方式是由政府主导的行为，带有组织命令性和强制性，用人单位和毕业生都处于被动服从的地位，没有相互挑选的自由。在此情况下，非特殊原因，毕业生档案内容如何、管理的好坏都不会影响到学生的就业。然而，在由市场主导就业的形势下，档案成为用人单位录用人才的重要依据，档案质量的高低和管理的好坏会直接影响到大学生的就业。

3.高校自身发展的需要。计划经济时代，高校作为教育事业单位，其生存和发展一切都由国家决定，没有自主发展的空间。但市场经济条件下，高校自身的生存和发展，国家不再统管，一定程度上由市场来调控，存在着激烈地市场竞争。由此，大学生档案管理的好坏和水平的高低，不仅直接影响到学生的培养和就业，而且还间接地影响到高校自身的社会声誉和未来的生存发展。

4.信息化时展的必然需要。随着计算机与网络技术的成熟和普及，高校迎来了信息化条件下的网上招生时代。在此技术背景下，出现了学生纸质档案与电子档案并存的管理情形，传统的管理手段和管理模式，已经难以适应当今信息化管理的要求。因此，利用当代信息技术，跟随时展步伐，尽快建立纸质档案与电子档案相结合的学生档案管理新模式势在必行。

5.大学生综合素质化培养在档案内容上的客观需要。当今高校适应社会发展，不断深化教育改革，调整课程设置，注重对大学生实施综合素质的培养。随之而来便出现一些新的学生档案材料，如心理测试成绩、英语四、六级证书、计算机等级证书、技能竞赛证书、社会实践活动材料等。这些材料都应纳入大学生档案之中，否则，仅按照传统的归档范围为学生建档就难以客观地反应学生素质的全貌，也不能满足用人单位对毕业生全面了解的需求。

二、实施大学生档案管理新模式的基本思路

1.要进一步建立健全大学生档案管理制度，实现档案管理的制度化、规范化和标准化。健全档案管理制度是实施大学生档案管理新模式的重要基础保证。大学生档案从新生建档、归档、阅档到转档的整个管理过程，经历时间长、涉及人员多，如果制度不健全、管理上衔接不好，很容易造成档案工作上的脱节，出现管理中的漏洞。

2.要对学生入学时档案的接受、在学期间档案材料的归档和毕业时档案的发送等环节实行动态监管。近年来，高校对大学生档案在学生入学时的接受和毕业后的发送环节上没有规范的要求和规定，档案收发形式不一，有的通过特快专递邮寄，有的通过机要局传递，也有的让学生自带，经常会发生个别档案到达延误、丢失以及档案被私拆、涂改等现象，这不仅影响到档案在传递过程中的安全和时效，同时还影响到档案的完整和真实。

3.要使学生档案归档内容体现学校教育特色，反映学生专长与个性。当前，“随着高校改革的深入，高校办学自的扩大，不少高校根据学校本身的定位和毕业生就业市场的要求，也对教学计划进行了大量的调整，形成了各具特色的教育模式。因而不同的学校有不同的教学内容，不同的时期人才培养方案不同，这样各个高校大学生档案材料是十分丰富和各具特色的。”[1]档案材料如果仍沿袭计划经济时代的老一套格式，只注重记载政治表现和奖惩情况，忽视能力和素质表现，很难反映出学生在校时的整体情况，也不利于用人单位及早发现学生的个性特征、岗位适应情况和未来发展潜能。因此，学生档案材料的遴选，应从人才竞争与人才管理的高度着眼。要在参照原国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的基础上，既要整理好学生的高考报名登记表、入学登记表、考试成绩单、入党材料等传统档案内容，还要增加和补充那些能反映学生个性特长以及素质教育成果的重要材料，如大学生英语等级考试成绩；计算机等级考试成绩；心理测试成绩；职业资格证书；社会实践活动材料以及各种知识竞赛和技能证书等，这些材料在某种程度上反映着学生的素质和能力水平，对用人单位选人具有十分重要的参考价值。

4.要建立起一支大学生档案专职管理人员队伍。目前高校学生档案管理基本上存在两种模式：一是由学校（或在教务处、或在学生处、或在就业指导中心）集中管理；二是由学生所在各院系分散管理。但不论在何处管理，多数是兼职管理。由于没有专业、专职的管理者，学生档案在入校后便被束之高阁，对档案材料缺少日常的及时收集和规范管理，总是到学生将要离校时才仓促进行归档，这样很难确保每一位学生的每一份档案材料的完整、准确和无误。“待到用人单位上门查阅参考时，却到处难觅“芳踪”，甚至时过境迁，回忆不出材料哪里去了。”[2] 加之学生档案材料逐年增量，流动性增大，就业分散，投寄单位多等新情况，如果没有一支专业的人员管理队伍，就难以适应当前形势的需要，甚至会影响到学生的就业。

5.要更新管理手段和服务观念，实施开放管理和主动服务。随着现代网络技术的发展和电脑的普及，大学生档案管理也应在传统管理的基础上与现代技术相结合，实现档案管理的数字化和信息化，以适应市场化应聘就业的新需要。目前，在一些条件好的高校实施大学生档案计算机管理已成趋势。将学生档案按年级和专业等情况逐一录入电脑，建成档案存储数据库，对每一份档案的查阅、调出等使用情况进行详细登记，这样既保证了档案的安全又方便使用和查阅。还可以通过网络将毕业生档案的转递情况在网上，学生可以方便快捷地了解到自己的档案何时转出、转往何地、何人或何单位接收等情况，省却了档案邮寄后的查询麻烦。在过去“统招统分”的年代，档案一贯执行“档随人走”的原则，学生一次性毕业离校，档案一次性向接受单位寄出。然而，当下大学生的就业已转变为通过供需见面、双向选择的方式，在双向选择的过程中，用人单位要通过档案深入了解学生，学生要通过档案来说明和推销自己，档案的利用对学生就业显得非常重要。

三、实施大学生档案管理新模式的意义

1.有利于大学生就业，有利于服务民生。党的十六大以来，民生工作被提到了国家重要的议事日程。十七大更是把民生工作提高到前所未有的高度来认识和推进。十七大报告第八部分即为“加快推进以改善民生为重点的社会建设”。在党的十七大报告中明确具体地指出：“就业是民生之本。”[3] 在此背景下，档案工作被提高到了事关民生的高度。近年来，社会就业压力增大，通过建立就业类民生档案有助于政府及时掌握就业信息，及时采取各种扩大就业的措施，提高公民就业率。大学生档案是就业类民生档案的重要组成部分。

2.有利于提高学校的声誉和生存竞争力。随着中国高等教育由精英教育向大众化教育的转变，高校的生存与发展也逐步走向了市场化。由于各种公立、民办以及联合办学等新的教育形式的出现，高校之间在经费、师资、生源等多个方面都存在着激烈的竞争。“现代大学的竞争不仅仅是硬件设施和科研水平的竞争，更多的是声誉竞争，建立和维护高等院校的良好声誉，是现代大学在竞争中取胜的必要条件。”[4]由于近年大学生就业形势日趋严峻，政府教育主管部门采取了向社会定期公布高校毕业生就业率的政策，使得就业率已成为衡量一个学校教育质量、办学水平、社会效益和综合实力高低的一项重要指标，直接影响到一个学校的竞争力和社会声誉。学校声誉的好坏直接影响到学校的生源，生源又影响到学校的生存和发展。可见，做好学生档案管理工作，不仅有利于学生就业，更有利于学校的生存和发展。

3.有利于国家未来人力资源的开发和管理。人力资源的开发和管理是国家振兴的一项重要的伟大战略性工程，而人事档案管理是与其密切相关的一项基础性工作。要全面了解发现人才和正确使用管理人才，除了通过实际工作来考察以外，还必需借助档案进行更为详尽和深入地了解。这是因为档案是一个人基本情况的最原始记录和其社会成长过程的客观记载，是历史地、全面地了解和正确使用人才的重要依据。人事档案以其具有的真实性、完整性、动态性，决定其在人才资源开发和管理中有着不可替代的作用。利用档案既能动态分析一个人的人生轨迹，从而预测其发展潜力，有助于发现人才；还能全面把握人的素质，对其作出客观的评价，有助于人才的培养；还能了解到其他的相关信息，从而对其进行科学管理，有助于人才的发展。中国人才主要是来自大学生，人力资源管理实际上也是从大学生开始，大学生档案为用人单位提供原始的个人历史记录和各项参数。“大学生档案是个人思想品德、能力、性格和成长情况的反映，是人力资源开发的基础性工作，为人力资源的开发和人尽其才提供重要依据。”[5]

参考文献：

[1]张家英.大学生档案与就业[J].档案时空,2005,(8):36.

[2]金鑫.档案管理在大学生就业中存在的问题及对策[J].前沿,2004,(5):101.