会务工作安排汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇会务工作安排范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

(一)加强学习，进一步提高会员素质。工会将利用每周五的政治、业务学习时间，督促大家认真学习、作好笔记，写好心得，通过自学和集中学习，建设一支诚信敬业、业务能力过硬、服务意识强、工作作风严谨、乐于奉献的采购人队伍。

(二)密切与县财政局工会的工作，全面完成2011年度工作目标，工会将努力使全体会员团结一心，求真务实，为全面完成全年目标任务而努力工作。

(三)完善维权机制、构建稳定和谐集体。工会要树立和落实以人为本的科学发展观，进一步建立健全职代会、政务公开、财务公开等制度，搞好涉及职工切身利益法规、政策的宣传和落实。及时反映职工的呼声、化解职工积怨，既要保护职工合法权益不受侵犯，也要为单位发展创建和谐稳定环境。

(四)搞好节日活动安排，丰富职工文体生活。充分利用“三八”、“五一”等传统节日，发挥工会组织群众优势，开展一些领导重视、职工欢迎、社会好评，能激发职工活力的文体活动。

二、女工委工作目标

(一)抓好女职工政治业务学习，提高女职工的政治业务素质。充分利用中心固定学习时间及“三八”、“五一”等节日学习政治、业务知识，注重推荐评选在学习、工作中涌现出的女职工典型，逐步在中心形成女职工学习政治、学习业务知识，提高工作能力的良好氛围。超级

篇（2）

我局对行动高度重视，切实加强领导，采取有力措施，强力推进工作。

1、在接到市政府下发的文件后，我局及时的召开局务会议专题研究专项行动方案，并将文件转发至各县区地税局和机关各部门并且贯彻落实。

2、强化领导，为全面贯彻落实好此次治大隐患防大事故安全隐患排查治理专项行动工作，地税系统成立专门工作领导小组，具体负责对应各县区局“专项行动”的工作开展情况。

二、加大隐患排查治理专项行动的宣传工作，营造良好的舆论氛围：

在开展专项行动前期及开展行动期间，各个部门充分利信息网对这次治大隐患防大事故安全隐患排查治理专项行动进行专题宣传，通过开展这些宣传工作，在市各单位营造了良好的舆论氛围。

三、加强督查，确保隐患排查治理专项行动取得实效：

市局在全面排查的基础上，由办公室对存在的问题进行了总结，汇报。并对存在的问题进行分析研究，找出问题，并提出整改方案。为了确保各项安全隐患整改落实到位，市局投入了43488元经费专项用于安全隐患的整改落实。此外，针对电源不稳定和干部交通的安全意识不强等问题，市局还举办了交通安全知识讲座，邀请交警对道路交通安全知识进行了培训，使道路安全出行、文明出行的意识深入人心。

四、认真组织开展隐患排查治理行动工作的情况：

全市各级地税部门加强对办税大厅、办公楼、中心机房、财务室、档案室、资料室、票房、值班室、食堂、宿舍区等部位的重点监控，排查在服务窗口、办公区、宿舍区、机房、网站、车辆、交通、水电、饮食、保密等方面存在的安全隐患，切实的做好防火防盗，并且严防安全事故发生。特别是针对税收征管工作中可能引发的矛盾及矛盾纠纷排查调处，妥善的处理各种矛盾纠纷，切实解决存在问题，预防了发生；切实的做到了不漏一个细节、不少一个环节、不放过一个隐患。比如省机房工作的排查。省局机房网络作为广域网省级节点，它是全系统各州、市网络核心的总汇，不仅提供基础网络传输而且监管网络安全边界的平台。现机房分为监控区，配电区，消防区。监控区为机房整体安全管理核心区，专门进行机房动力环境监控等，总配备终端监控设备有7台；配电区是为各设备提供后备电源保障，以保证现有机房供配电的使用；消防区所用的七佛丙烷气体消防系统，可以覆盖主机房所有区域。主机房中的温度也主要由7台精密空调所控制。现机房机房所需电源均从省局办公楼总配电室供电，办公楼目前为双回路市电，断电自动切换，而且机房配有300KVA的UPS，在两路市电均出故障时，可在数小时内保障机房核心计算机设备运转。为保证省局网络和信息的安全，我局办公楼从网络、线路、路由器和交换机设备到PC机均采取两套系统，内、外网完全物理隔离方式，在一定程度上有效保证了省局机房和计算机系统的应用安全。

五、存在的问题和下一步的打算：

我局治大隐患防大事故安全隐患排查治理专项行动虽然取得一定成效，但还存在一些不容忽视的问题。

（一）、少数职工对隐患排查治理认识不到位，把专项行动当成阶段性任务来完成，后期有松劲情绪。

（二）、重大安全隐患排查治理和监控制度尚不完善，有些制度制定了但还没有完全落实到位。

（三）、机房摆放杂物，极易引起火灾。

（四）、目前我局机房UPS系统备电设备只有一套，当两路市电均出现故障时，UPS供电保障和可靠性降低。

（五）、由于机房设备大量增加，原有空调系统无备用余量，当其中某台设备出现故障时，其他空调无法有效支撑机房温湿度控制需要。

（六）、机房消防系统老化，控制模块损坏，在出现火灾时，不能自动启动，需要手动操作。

（七）、机房空调排水管网老化，排水不够顺畅，排水管与大楼主排水管相连，当雨量较大时，主排水管存水易倒灌。

（八）、在网络运行中主要存在单设备、单链路的单点隐患。

针对上述隐患，我处经研究后，首先按重要程度和紧急性对问题进行分级处理；

（一）、及时更换排水管，扩大排水管径，改变排水位置，同时增设两个排水口，确保空调排水需要。并计划增加部分普通空调，补充空调余量不足问题。

（二）、加强机房管理制度的落实，禁止摆放一切杂物,并严格出入登记，规范制度。

（三）、加强了供电系统的巡查，结合改造项目，计划增加UPS设备，尽早实现双机、双线路热备。目前，机房改造方案已制定完成，并已报财务处申请建设资金。

篇（3）

我局作为省级档案管理先进单位，一直以来都高度重视档案安全管理工作，成立了局长任组长，分管领导任副组长，各责任股室负责人为成员的档案安全管理领导小组，并及时组织全局干部职工认真学习关于加强档案工作的有文件精神，使每一位同志从思想上增强安全防患意识。

二、认真开展自查自纠，排除安全隐患

我局严格按照“十防”要求进行自查自纠，从排查情况来看，我局档案安全管理工作大势稳定：一是建立完善并严格执行档案保管、保密、检查、立卷归档、管理人员岗位责任制等各项档案管理制度；二是在档案基础设施上，我局现有档案室1间、机要保密室1间，标准档案柜6个，机要保密档案柜1个，档案室和机要保密室内有温湿度计、除湿机、消防设施、防潮杀虫药等基本的设备设施，防火灭火装置无安全隐患；三是通过经常性对档案材料进行检查，按期放置驱虫药物，档案材料没有生虫霉变；四是已按照档案安全管理要求，及时做好档案信息化的备份工作，并对涉密计算机、移动存储介质进行全面的清查。

三、存在的问题和不足

一是机要保密档案没有安装防盗门，存在防盗安全隐患；二是对档案管理的消防安全培训开展的少，在安全意识方面还要进一步提高。

四、下步工作打算

篇（4）

【正文】

一、近五年总体工作情况

一是推进相对集中行政许可权改革。市县两级组建行政审批服务局，市级划转25个部门195项行政许可及关联事项，实现“一枚印章管审批”。

二是健全市县乡村四级政务服务体系。市县乡三级全面推行“一窗受理”和政务服务“好差评”，所有社区和1638个有条件的村达到“六有一能”标准，“一站办”“就近办”能力显著提升。

三是深化“放管服”改革。我局分别向各县、三区下放市级行政许可事项144项、65项；建设、应用市县一体化审管联动平台，实现审批、监管有效衔接，累计推送各类信息13.6万余条；深入推进标准化、信息化建设，承接了政务服务标准化、“一链办理”、告知承诺制等15项国家及省级改革试点，实现“一窗受理”“一链办理”“一网通办”“一次办好”。

四是优化营商环境。开办企业更便利，实现照、章、税、保、金等8个事项1个环节0.5个工作日办结，平均提速3倍。今年1—10月，全市新登记市场主体27.47万户（同比增长32.1%），市场主体总量128.49万户（同比增长33.4%），增速均居全省第一。建筑许可办理更高效，深化工程建设项目审批制度改革，推动“无纸化”审批，推行“拿地即开工”、区域评估、“多评合一”等改革措施，政府投资类、社会投资类工程建设项目全流程审批65个工作日内办结，简易低风险项目全过程审批时间控制在6个工作日以内。招投标服务更优质，公共资源交易更加便捷高效，主要类别交易项目实现全流程电子化，电子保函累计为投标人节约资金流10亿余元。

五是助力企业复工复产。为积极应对疫情影响，在全省首创上线“政企直通车”平台，实现惠企政策“一网通办、一键兑现”，目前，已上线惠企政策1100余条，为1.22万家企业发放补贴4.42亿元，为13.26万家企业减免费26.56亿元，为2.1万家企业批准缓缴费用45.76亿元。

二、2021年工作情况

聚焦“政务服务、开办企业、建筑许可、招标投标”四大领域，深化“一网通办”、工程建设项目审批、商事登记及“一业一证”、“一链办理”、“双全双百”、“全域跨域通办”、惠企政策兑现等七大改革，服务质量和服务效能显著提升，群众满意率99.99%。

一是丰富服务模式，打造政务服务新生态。推动集成服务，围绕企业和个人全生命周期服务事项，深入实施“双全双百”工程，打造林地集成审批、“物流一件事”等230余个服务场景并全程网办。推动跨域服务，确定132项“跨省通办”、298项“全省通办”、626项“全市通办”事项，开发上线跨域通办证照制作辅助系统，与苏浙沪等26个省市343个地区建立跨省合作关系，累计办理跨域通办业务1.1万余件。推动“无证明”服务，印发《临沂市政务服务免证办事项清单（第一批）》，实现19个部门单位、468项政务服务事项无需提交相关证明材料即可办理。推动网上服务，市县两级依申请事项全部纳入政务服务平台管理，市级网上可办率达99.96%、全程网办率达98%。推动掌上服务，“爱山东”APP临沂分厅注册用户突破700万、上线事项3000余项，数量均居全省第一。

二是聚焦企业需求，打造商事服务新高地。深化“一业一证”改革，行业综合许可证发放范围扩展至建筑、检验检测等50个行业，累计发放6.83万张，数量全省第一。实施企业证照“三联办”改革，首批53项事项开展企业营业执照与许可证件开办、变更、注销“三联办”服务。推进市场主体退出制度改革，简易注销公告时间由45天压缩至20天；在全省率先实行企业“休眠”制和“代位注销”，解决困难企业“复苏难”和特殊企业“退出难”问题。

三是再造审批流程，打造工程建设项目审批新模式。创新推出“我要立项”等11类工程建设项目“一件事”情景式主题审批，办理各类“一件事”审批710件，项目开工时间平均提前20余天。实施“拿地即开工”项目350个，开工时间平均提前3个月；区域评估总面积969平方公里，受益企业791家；实施“多评合一”项目90余个，每个项目评审费用节省2万元以上、时限压缩50%以上。

四是提升交易平台，打造公共资源交易新格局。完善公共资源交易平台功能，实现交易环节全程网上办理。开通运行“标证通”系统，交易主体通过手机等移动终端即可办理业务。，电子印章领取率达50%以上全市各县分中心全面启用公共资源交易系统建设用地使用权公开出让公告，实现土地交易市县一体化。积极开展省远程异地评标省市一体化试点，与省内外13个地市建立合作机制，实现多CA全省共享并率先开展交通领域远程异地评标试点。

三、未来五年和2022年重点工作安排

（一）未来五年工作思路：紧扣“政务服务更精准”要求，聚焦市场主体和社会公众需求，坚持线上线下双向发力，全面深化商事登记、工程建设、政务服务、招标投标四大领域改革，不断强化标准化、集成化、数字化、智能化建设，更加注重党建引领、改革驱动和法治保障，持续降低审批门槛、提升服务效能，着力打造精简高效、惠企便民的政务服务环境，确保营商环境牵头指标评价成绩和政务服务专项考核排名逐年提升，力争进入全省第一方阵。

（二）明年工作安排

一是持续深化“放管服”改革。深入推进“市县同权”，试点开展“县乡同权”，推动更多事项就近办理；完善审管联动平台，落实联合踏勘评审、告知承诺制衔接办理、业务函询机制，推动审管无缝衔接；推进政务服务信息化建设，丰富一体化政务服务平台功能，推广应用电子证照、电子印章，承接开展同源改造省级试点，完善市县乡村四级服务体系，持续提升“一窗受理”“一链办理”“一网通办”“跨域通办”服务水平。力争2022年底前“一窗受理”通办率达90%以上，新推出不少于10项“一链办”主题式场景服务，100项高频事项由“全程网办”向“好办易办”转变。

篇（5）

1. 整个景区灭火器数量不足。

2. 景区未按要求设置消防通道。

3. 景区内居民房屋电器线路的架设不符合规定。

4. 未制定消防安全制度、未制定灭火和应急疏散预案、未开展消防演练、培训、及定期开展消防巡查。

5. 上甘棠村农村大屋场存在火灾安全隐患。

对此做出如下整改方案：

1. 加大消防安全培训、宣传和演练的力度，从而提高所有人员的消防安全意识。

2. 购置一批新的灭火器后在古村进行合理安放。

3. 景区属于古村落，古村小巷也是文物的一部分，因而未设置消防车通道，现正在施工的消防工程将取代消防车的作用。

4. 联系电力部门规范居民房屋线路的架设并积极协助电力部门对线路架设的整改。

篇（6）

要求高。参加大型会议的人员多，出席的领导和嘉宾规格高，会议议题重要，影响大、作用大。因此，各级领导对做好大型会务工作都非常重视，对会议的材料水平、服务水平等诸多方面都会有较高的要求。

内容多。一是环节多。会务工作涉及到会前准备、会中服务和会后整理等不同阶段;涉及到准备材料、会议通知、会场布置、新闻报道、交通安保、餐饮食宿等多个方面。而每个阶段、每个方面的工作又包含众多环节，大到会议主报告的准备和重要参会人员的邀请，小到物品摆放位置和空调温度的设定，千头万绪，非常繁杂。二是人员多。一方面，参会人员众多，相应的会议通知、接待、纪律、协调等方面的工作量就比较大;另一方面，参与会务的工作人员较多，搞材料的、发通知的、跑接待的、布置会场的、抓组织协调的，缺一不可。有的大型会议还专设秘书组、会务组、宣传组和综合组。三是变化多。大型会务工作不一定完全按照主办者预定的方案来运行，有时会临时出现各种各样的变化。例如：领导临时调整会议内容或时间，会议材料需要紧急修改，参会人员提出一些新的要求，会议设备出现故障等等。这些都会相应增加会务工作任务量。

时间紧。经常搞会务的同志都知道，大型会务工作的时间要求总是很紧张。造成这种情况主要有三方面的原因：一是大型会务本身工作量大，可能出现的变化多，因此在会务工作安排上很难做到从容不迫;二是会务工作有其自身的规律性和时序要求，许多工作不能提前开展，必须在会议召开前不久和会议召开时进行;三是会议中可能出现临时动议，预留的准备时间较短。

二、做好大型会务工作的基本原则

严谨细致，考虑周密。一是考虑问题力求细致。要考虑到整体工作的方方面面，考虑到各项工作彼此间的关联与影响，要知道一项会务工作有哪些具体环节，每个环节怎样去做，一些细枝末节该怎样处理。二是方案制订尽量细化。不仅要制订一个包括会议主要内容和安排的会议框架方案，还应制订一个更为细致周密的会务工作实施方案，包括各项会务工作的内容和环节、会务人员分工、时间节点要求等操作细节。三是会务实施注重细节。会务工作中，一个通知发放不到位，一个座位安排不合理，一个话筒的声音不正常，等等，这些细节上的问题，都会影响到整个会议的效果。实施会务工作绝不能有半点侥幸心理，一定要关注细节，认真对待细小的工作，杜绝隐患。

准备充分，谋划在前。会前准备是整个会务的重点，也是工作量最大的一个阶段，任何一次成功的会议都建立在充分准备的基础上。所以，必须在会前做好各项准备工作，应当考虑在早，行动在早，落实在早，能早点做的绝不拖延，能多准备的绝不偷懒。一是认真做好方案制订、会前动员、材料准备、会议通知、会场布置、食宿安排等会前准备工作，并反复检查，确保开会时不发生差错与故障。二是对于一些必须在会中和会后完成的工作，可以提前准备，打好基础，做好方案。比如：拟订会议通报、纪要的初稿，安排会后整理人员，帮助参会人员预订返程票等。三是预先考虑会议中可能出现的变化或意外情况，多想想可能会发生什么问题，可能出现什么紧急突发事项。制订应对紧急突况的预案，对可能存在的问题和隐患提前解决或加强防范。

明确分工，加强协同。一是把每项任务、每个环节、每个时间节点要求分解量化到具体责任人头上，做到各个具体经办人员工作任务具体、要求明确，防止出现任何工作盲点和相互推诿扯皮。二是分工时应注意掌握每个工作人员的特点，安排任务尽量与其能力和经验相匹配，对经验不足的工作人员尽量交代仔细、加强指导;有的会议需要多个单位参与会务，应立足各部门的工作职能、范围和自身掌握的资源进行任务分解，需要相互配合完成的任务，也要明确一个主要责任部门。三是相互协调配合，注意拾遗补缺，增强工作合力。参与会务工作的人员或部门应积极与其同事或协作部门沟通、配合，互相通报工作进展。同时，会务工作负责人或牵头部门要掌握和协调好工作进度，可定期召开工作碰头会，各自通报工作进展和重要信息，减少工作的盲目性和差错，便于分析和查找问题。

勤勉高效，节约成本。会务工作人员要增强时间观念，对规定时间内完成的工作，只能按期或提前完成，决不允许拖沓迟延。有时会务工作人员较少，需要一人身兼数职，同时抓好几项工作，这更要求会务人员勤奋工作、善于工作，做到多思考、多观察、多交流、多检查、快行动，确保优质高效地完成肩负的任务。此外，无论是用会场、印材料还是定食宿、跑接待，各项会务工作都需要花费，特别是大型会务工作，总会有一笔不小的费用支出。会务人员应当在保证会议效果和质量的前提下，用心做好会务预算工作，精打细算，勤俭节约，力争少花钱、多办事、办好事。

三、做好大型会务工作的几点策略

掌控好大局。所谓会务工作的大局就是会议的目的、主题、基本要求、参会范围等宏观策略上的安排，把握住了大局，才能保证会议的效果，着手具体会务工作才能不偏离方向，才会有条不紊，减少重复劳动与差错。首先，确定召开会议的必要性，即召开此次会议是否符合上级的要求和当前工作的实际需要，召开的时机是否恰当，是否有比较充实的内容安排和重要的工作部署等。其次，科学确定好会议的基本框架，例如：选择会议时间应多考虑出席领导和贵宾的因素，选择会议地点应多考虑会议内容需要、参会人员规模、车辆停放以及食宿便利等因素，确定参会人员的范围则主要考虑会议的目的和要达到的效果。再次，做好会议方案的征求意见和报批工作。方案确定前应当充分征求各方意见，严格履行报批程序，尽量减少会议事项的中途变更和增减。最后，通过对会议宏观上的把握来调控具体事项。例如，有些会议想安排的内容很多，但为了确保整个会议活动的紧凑有序、不出差错，就需要压缩会议议程;有些会议经费比较紧张，就需要相应简化议程、活动、场景布置等来减少支出。

把握好重点。一是落实参会人员。该到的不到，人来的不齐，这个会议的效果自然可想而知。会务人员必须认真做好会议通知工作，注意反馈统计具体参会人员名单和联系方式，需要时执行请假制度。对于出席领导和贵宾的邀请工作要积极主动，必要时会议主办单位负责人应亲自出面，并落实专人跟踪。二是保证会议材料的质量。会议的材料主要有会议主报告、领导讲话、交流发言材料等，它是会议各项内容的具体载体，是会议顺利召开的基础。会议材料质量不高，会议肯定不会成功。准备会议材料是重点工作，需要会议主办单位领导亲自关心，直接把关，做到精益求精。三是落实会务工作负责人和现场总调度。确定总揽各项会务工作的负责人，一般是部门办公厅(室)主任，特别重要的会议可由主办单位领导直接上阵指挥协调。此外，在会议现场也应明确一个总调度人员，所有会议现场事项统一向其汇报，由其决断和安排，避免遇到一些意外情况出现混乱。

篇（7）

二、以区委或区委办公室名义召开全区性某一方面的工作会议、现场会的会务工作由办公室牵头，相关部门负责承办，联系该项工作的办公室副主任为第一责任人。

三、区委办公室承办的会务工作和接待上级领导视察，由主任、分管主任统筹安排。具体工作由有关科（室）分别承担。其中：会议通知、文件、报告、领导讲话稿的起草工作以综合科承担为主；信息、新闻报道、会后督查由信息督查科负责；会议日程安排、会议指南等文件材料印制、分发由秘书科统一扎口落实；会场布置由秘书科牵头会同机关事务处承担。安全保卫工作由秘书科与事务处联系安排。

四、不是区委办公室承办的会议，若有区委书记或副书记参加，会前跟班主任及秘书科必须检查会务工作（包括主席台席位排列），保证会议效果。

五、区委办公室大、小会议室根据区委领导活动安排情况统筹使用，必须始终保持整洁有序，会后及时清理打扫，原则上不外借，特殊情况外借须经办公室主任或分管主任同意后由秘书科扎口安排。

全区重要会议各环节流程图

．党代会流程：拟定会议筹备方案——会议预备通知——会议筹备（分工作组、党代表组等）——会议正式通知——召开预备会——会议材料准备（日程安排、会议议程、座次图、文件、讲话稿、决议等）——文件材料印刷——会议材料装袋分发——会场布置（会标、宣传标牌等制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置、票箱准备等）——讨论室安排（讨论室门上贴讨论组名单、落实各讨论室服务和记录人员、茶水供应）——正式会前检查会场安排——会务（签到、会议材料分发、领导进场乐、开幕式和闭幕式音乐、主席台倒水、台下茶水供应等）——后勤服务安排（车辆、就餐等）——信息及宣传报道——会务总结、后续工作（会议决议、向市委报告等）——会后督查

．区委全体（扩大）会议流程：拟定会议筹备方案——会议预备通知——会议正式通知——会议材料准备（日程安排、会议议程、座次表、文件、讲话稿、决议等）——表态发言材料的把关——文件材料印刷——会议材料装袋——会场布置（会标制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置等）——参观点安排（提前踩点、落实车辆、通知相应参观点、准备扩音器、落实讲解员等）——正式会前检查会场安排——会务（签到、会议材料分发、领导进场乐、开幕式和闭幕式音乐、主席台倒水、台下茶水供应等）——后勤服务安排（车辆、就餐等）——信息及宣传报道——会务总结、后续工作（会议决议等）——会后督查

．区委书记会流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）

——会议记录——会议纪要（除研究人事任免以外的事项）——重点工作督办

．区委常委会议流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）——会务——会议记录——会议纪要（除研究人事任免以外的事项）——重点工作督办

．党政联席会流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）——会议议程安排——材料准备——会务（每隔—分钟由专人负责倒水、通知发言人员）——会议记录——会议纪要——信息——重点工作督办版权所有

．现场会流程：拟定活动方案——会议通知——现场会场地布置——落实车辆、踩点——会务——信息及宣传报道——会后督办

．接待上级领导流程：拟定接待方案——会议通知——会议室准备（多媒体幻灯片准备、冬夏季开空调、茶水供应、水果、烟、纸巾等）——环境布置（鲜花、制作欢迎牌等）、电梯准备——与上级机关衔接，提前通知领导迎候——会务（每隔—分钟由专人负责倒水、由专人操作多媒体幻灯片）——会议记录——后勤服务安排（落实参观点、就餐等）——信息及宣传报道——结束前电梯准备

．承办全区性大会流程：会议准备方案（确定会议规格、落实到会领导、确定参会人员等）——会议通知——召开预备会——会场布置（会标制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置、人员就座示意图制作等）——表态发言材料的把关——文件材料印刷——领奖、签定责任状等会前彩排、走台——会务（签到、会议材料分发、主席台倒水、视到会情况由专人负责安排与会人员尽量靠前坐等）——信息及宣传报道——会后督办

日常会议各环节流程图

．分管书记召集的会议：跟班副主任交办（填写电话通知单、确定会议地点、明确会务要求）——电话通知——会议室准备（秘书科供应茶水、冬夏季开空调）——会务

．重要会议（重大活动）预备会：办公室主任或副主任交办（填写会议通知单、确定会议地点、明确会务要求）——电话通知——会议室准备（秘书科供应茶水、冬夏季开空调）——会务

《会议纪要》分送范围

篇（8）

为了满足经济社会发展对高素质、高技能人才的要求,适应当前职业教育教学发展的需要,职业院校的各个专业都进行了工作过程导向的项目课程开发,期望开发出工作过程导向的项目课程、建立工作过程系统化的课程体系,培养学生的岗位技能,逐步符合企业对技能人才的需求。经管类文秘专业主要是为各类企事业单位培养秘书,办会、办事、办文能力是该专业三大基本业务技能,而与办会能力训练相对应的《会务组织》课程是文秘专业的一门主干课程。本文在分析《会务组织》课程传统设计模式在教学问题的基础上,探索了循环递进式的项目课程设计,以期在今后教学实践中取得良好的效果。

一、《会务组织》课程传统设计模式教学中存在的问题

1.传统设计模式是以会务工作流程为主线的单一纵向设计模式,没有形成一个完整的会务组织工作项目。《会务组织》是文秘专业的一门比较传统的专业课程,是学生学习会议管理基础知识、培养会务组织能力的核心主干课程,安排72学时、4个学分。目前在深圳各大书店里关于会务管理的书并不多,相关教材的设计思路也都是沿袭传统的以会务工作流程为主线的单一纵向设计。会务课程传统的教学设计是将会务工作流程分为“会前筹备”、“会中服务”和“善后工作”三个阶段,学生通过学习获知在会务工作的每个环节需要做什么工作。但会议无论从规模、内容、性质还是地域、形式等不同角度可以划分出许多不同的类型,如按照规模会议可分为小型、中型、大型和特大型会议,按照内容可分为专题性和综合性会议,不同类型的会议,所做的会务组织工作具体内容和要求是有差异的。

2.在传统设计模式的教学组织过程中,出现了学生“学而不会做”的现象。在目前的会务组织课程教学中,“会议”被概念化、虚化和泛化了,许多会务管理教材都将会前工作全面地归纳为拟订会议计划、拟订议程日程、拟发会议通知、准备会议材料用品、制发会议证件与指示标识、会场布置等,其实,在公司里一个部门工作例会会前需要秘书做的可能仅仅只是发送会议通知、预订并落实会议室、检查投影仪和麦克风而已。尽管学生了解会务组织的一般性工作内容,但如果要学生去完成具体某个会议组织工作时,可能还是不清楚到底需要做哪些具体的工作。即便是同一项工作但在不同类型的会议中其要求也可能是不同的,从而造成学生“学而不会做”的现象,学生在传统设计模式下的会务课程学习中得到的不是基于工作过程导向的完整系统的训练,因而无法完成一个完整的会务工作过程。

二、工作过程导向的项目课程

所谓“工作过程导向的项目课程”是基于典型产品(工科专业)或服务(管理类文科专业)项目为课程设计逻辑主线,一个教学项目就是一件完整真实的工作,而工作任务是工作过程中的某环节,通过完成若干任务获得结果,即产品或服务。项目课程的特征是:(1)用职业能力表述课程目标。重点关注学生能做什么,而不是知道什么。(2)以工作任务为教学内容。重点是教会学生如何完成工作任务,知识、技能学习结合任务完成过程来进行。(3)围绕工作任务学习的需要,以典型产品或服务为载体设计“学习项目”组织教学。笔者认为项目课程改革的主导思想是在课程设计中将未来工作岗位中一件完整真实的工作提炼成由若干任务组成的工作项目,学生完成了一项工作就有比较明确的成果和收获,尽可能地实现了在校学习和未来工作的“无缝对接”,解决了学生盲目学习而缺乏主动性的问题,这是项目课程的价值所在。

三、循环递进式项目课程设计在《会务组织》课程中的应用

传统的教材结构主要是“章”与“节”,而近两年出版的部分教材也呈现出一些变化,将原先的“章、节”结构描述为“项目”和“模块”,每个项目都由几个模块构成,有案例也有实训项目,但这仅是工作任务在课堂上的简单重现,在教学过程中安排的实训项目还是散状的,工作任务缺乏典型性和系统性,无法体现工作过程中的完整性,只能视其为课程项目教学法的尝试,并不符合项目课程的本质要求,没有从根本上解决“知道”与“会做”脱节的问题。

把握项目设计思路的正确方向是项目课程设计的关键环节,经过几番研讨与思考,根据项目课程的目标,我们决定按照难易程度选取系列典型产品或服务作为项目,课程内容从以简单到复杂的系列典型产品或服务为主线递进式地展开,尝试选取几个典型的会务活动作为工作项目。然后每个项目再按照会务工作的流程分解为若干工作任务,几个项目都会重复这个工作流程,尽管流程是重复的,但具体内容是从简单到复杂,因此随着项目的推进,学生的职业能力不断提升,这样就形成了循环递进式的项目课程设计模式,从而打破传统的按流程设计的单一纵向结构思路,改为横向加纵向结构思路。

考虑到课程目标、教学课程等因素,将《会务组织》课程设计由“安排部门员工例会”、“组织公司研讨会”、“筹备公司年会”、“召开新闻会”、“策划公司周年庆典”这五个典型工作项目组成,每个工作项目又按照会务工作流程分解为会前、会中、会后三个大的工作任务,然后再细化为若干小的工作任务。下面以“安排例会”项目设计方案为例进行说明:

1.项目名称:安排部门员工例会

2.教学目标:(1)能根据工作任务要求,收集资料、讨论分析解决方案,汇报(展示)例会安排工作。(2)熟悉小型、内部、常规会议的工作流程、内容和要求。(3)能够根据具体任务列出部门例会工作表,做好会前、会中和会后组织、服务工作。

3.技能要求:能够在部门文员岗位单独组织完成部门例会工作。能以个人书面形式或小组为单位进行工作情景模拟的方式汇报工作,无明显工作失误。

4.教学资源:(1)容纳40人的配有常用会议设备、功能齐全的专业会议室。(2)40人使用的资料袋、会议记录本、文件夹等会议用品。(3)多媒体教学设备,自编教材,丰富的案例、影音资料等。(4)与课外实践活动相结合,通过丰富多彩的课外学生活动满足学生的实践需求。

5.教学任务分解及课时分配(下表)

四、《会务组织》项目课程循环递进模式设计的创新

1.在课程教学方面有效解决了“什么都学但做起来不会”的问题。在这个项目课程设计思路中,学生要完成这门课程的学习,就必须认认真真、周而复始地完成五个不同类型的、典型具体的会议组织工作,每个工作项目的工作流程相同,但同一阶段不同的会议要完成的具体工作任务是不尽相同的,这样就有效地解决了上述提到的问题,项目工作成果也是非常明晰的。

2.在具体项目设计方面遵循了循序渐进的自然规律。五个典型工作项目的选取考虑到由简单到复杂,由小会到大会,由内部到外部,由狭义的概念到广义的概念,会务工作侧重点从组织与服务到策划与实施,遵循了学生学习循序渐进的规律。在将来的实际工作中,学生从最初的前台接待岗位到部门文员到公司秘书工作岗位,对其办会能力的要求也是逐渐提高的。

3.在课程实训过程中强化共性,兼顾差异,使学生能够举一反三、融会贯通。有些会务工作是一般会议都需要做的共性工作,如会议通知、议程日程、会议记录等,而有些工作只是在个别会议中需要做的个性工作,如部门例会会议是不需要考虑食宿问题,也不需在会前拟订策划方案,而公司研讨会要安排食宿,周年庆典要做策划方案,新闻会一定要和媒体进行良好的沟通。同一个工作任务,在不同的会议中要求也是有差异的,如公司研讨会的食宿安排问题要比公司年会的宴请简单许多。学生依序完成这五个会务工作项目,既能熟练掌握办会的通用技能,又能胜任某一具体会务组织工作,在实训过程中,还能够训练学生举一反三,对其他类型会议的会务组织工作融会贯通。

参考文献:

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会前准备工作是否充分，是决定会议能否成功的关键环节。

一是方案要细。会前准备工作要根据会议任务制定详细的工作方案。一般要在大会秘书处成立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组，将工作方案中的任务分解，逐一明确相关事项和环节的具体责任人，并列表印发，使各项任务职责分明、一目了然。

二是落实要细。会前准备工作具有很强的时限性，各工作小组要紧紧围绕职责分工抓好落实。起草会议文件和落实与会人员，是会前准备的两个关键要素。会议文件从起草到定稿要经过多次修改和讨论，甚至定稿后还会受到各种变化因素的影响，应适当推迟印制时间。会议文件装袋前，要对所有应发材料进行全面核实，确保资料齐全、次序不乱。落实与会人员要根据所在单位的不同，采用文字、短信、电报、传真、电话等多种方式通知，确保及时准确、无遗漏；需要被通知单位反馈名单和提供有关材料的，要及时催办、收集齐全。

三是检查要细。这是落实方案、保证开好会议的重要一步。会前检查可采用听取汇报和现场检查两种方式。大会秘书处要根据计划进度定期听取各工作小组情况汇报，协调解决相关问题。会场布置是现场检查的重点，从主席台布置到座位安排，从话筒到碟片都要一一检查，对落实不到位或衔接不够的地方，要及时发现、及时督促、及时整改。

会中场内和场外运转要有序

会中是从会议签到至会议结束时的这一段时间，可分为场内服务和场外服务，涉及环节较多。如何做好场内场外各个环节的有机衔接，各项议程的有序运行，应注重把握三个细节。

一是关键细节，指会务某项工作的核心环节。关键细节至关重要，来不得半点马虎和疏忽。对待这些细节，要做到思想高度重视、时间重点安排、精力重点倾斜，确保万无一失。比如大会选举，清点人数是核心环节；大会伙食，食品安全是核心环节。由核心环节分解出来的细节就是关键细节，要投入足够的精力和时间去关注它、做好它。

二是衔接细节，指会务各个环节之间的对应联系。衔接工作涉及面广，往往很难考虑周全，有的环节容易被忽略，如果衔接不好，也会影响全局。比如，上级领导机关临时通知召开重要会议或部署紧急任务，需要相应调整某场会议的开会时间，这就要求相关的用餐时间以及工作人员到位时间等作相应的调整。又如，原定在主席台就座的某位领导临时不能参加会议，除了对主席台座位进行调整外，还要对该领导承担的任务（如颁奖、交接提案等）进行调整，不能顾此失彼。

三是延伸细节，指会务工作中相对而言不怎么显现或不容易想到的细节。它对整个会务没有决定性的作用，但把握不好也可能影响局部，进而影响整个会议的效果。比如，会议分组讨论地点，虽然场内设施布置完整，但遇周围临时施工非常嘈杂，影响与会者讨论发言，也会让大家不满意。又如，有一年，我们在报到当晚的预备会前，把第二天的日程安排用短信群发给与会人员，由于字节较多，有的人分两条收到，先打开的一条是“晚上自由活动”（实际上是第二天晚上的活动安排），让个别与会同志误认为当晚的预备会不开了。本来是对会议通知细节的一种改进，但由于群发的时间段没把握好，结果带来了不必要的误会。考虑延伸细节不能囿于会务和细节本身，要拓宽思路，放开去想，提前预测可能影响会议正常进行的各种因素。

会后收尾和总结工作要规范

会后工作是保证会议达到预期目的的重要一环。需重点抓好三件事。

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目前我国对于会务管理工作信息化建设的研究仍处于初级阶段，而这方面的市场需求却是巨大的，而且具有广泛的推广价值。

校园会务事务管理平台是一种网络办公自动化系统，网络会议系统是基于计算机网络的一种支持人们远距离进行实时信息交流，开展协同工作的应用系统。利用本系统，数据获取突破传统模式，从根本上解决了纸质信息字迹难识别，字段漏填，工作周期长，效率低，易冲突，易出错等问题。

本系统能实现校园会务管理过程的自动化，达到提高资源使用效率、节省会议组织者时间、降低使用成本的目的。同时结合快速发展的移动通信技术，本系统还具有会务管理短信通知功能。本系统具体研究远程会务管理系统（视频会议、考勤、行政事务管理）、网上信息交流系统（网上联络、信息共享、数据交流）。具体如下:

1、实现整个会务管理系统过程的网络化。并结合通信技术的快速发展，实现快捷办公，并形成全校范围内的信息交流。

2、可以起草、审核、签发、签收、归档功能。

3、具有完善的身份认证功能。支持基于数字证书的身份认证和信息加密传输，能提供硬件加密的方式识别用户身份，不同级别的身份登录系统及处理业务等。

4、为实现网络会议综合合管理，能方便用户对校园的会议申请、查询和信息进行管理。被批准的申请具有短信提醒功能。可以新建、修改和删除会议室的信息及会议室的预定管理。可以进行会议签到及考勤管理。可以进行文本会议、视频会议及互动会议的系统设计。

校园会务管理系统主要包括：会议申请与安排模块，会议室管理模块，会议签到和考勤模块，网络会议模块，是对学院各种会议进行管理的平台。“会议申请与安排”共分为“会议申请”、“会议查询”、“会议管理”和“会议室设置”、“管理员设置”和“会议纪要”六个部分。会议申请模块可以申请会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己的申请。在用户申请会议后，会议管理员未审批通过时，该会议处于“待批会议”中。如果会议审批人已经批准会议申请，该会议进入“已准会议”，不批准则是“未批准会议” 。会议查询模块主要实现用户对于各种状态中的会议进行详细的查询，查询的结果以列表列出。会议管理模块是会议管理员用来管理所有用户已提交的申请，按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出。管理人员可以修改申请的会议信息，并且可以批准或者不批准申请的会议，对于已经申请的或者进行中的各个会议都有修改和批准的权限。会议室设置用来新建和管理会议室的基本信息，用户可以新建、修改和删除会议室的基本信息，也可查看每个会议室的预定情况。

本系统是基于J2EE平台的B／S模式的分层设计的会务管理系统。B／S模式采用了不断成熟的WWW浏览器技术，结合浏览器的多种Script语言和ActiveX技术，通过浏览器实现以前需要专用软件才能实现的强大功能，节约了开发成本，是一种全新的软件系统构造技术。本系统利用开源社区中设计优秀的Struts、Spring和Hibernate框架搭建一个SSH的J2EE的开发平台，构造一个松耦合、高可靠性、周期短、低成本的设计模式，让办公自动化也能在会议的管理中大放异彩。基于J2EE和.AJAX技术体系，跨平台运行，支持各流行操作系统。选用了成熟关系性数据库如Oracle作为实现功能强大的公文流转的存储应用基础，在数据统计分析和与其它系统的衔接方面更加突出，可以加强系统的查询和综合数据处理能力，为提高办公效率和辅助决策提供有力的支持。在较低的成本和工作量上，基于Web Service多层分类的设计，更加容易实现与其它系统的无缝联接。