电子档案管理系统汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇电子档案管理系统范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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2我国电子档案管理的现状

目前在我国，档案管理工作已经开始广泛应用电子信息技术，再加上电子档案与文件越来越多，更的促使了电子档案管理工作的快速发展。从整体来看，我国的电子档案管理着三个特点。即过于依赖计算机，存储系统存在分离性以及电子档案管理的不稳定性等。首先，过于依赖计算机在指目前我国的电子档案信息资源大都是以计算机为主要的存储介质与管理手段，也就是说电子档案是要借助于计算机才能实现有效管理的，而并非用传统的纸质介质进行管理使用。若没有计算机，电子信息就无法保存、管理以及应用。为此，当前我国的电子档案管理工作是必须要依靠计算机才能进行的。其次，电子档案在保存的过程中是以某些有规律的数字编码来实现的，当要使用电子档案时，还必须要借助计算机来进行档案信息的还原与显示。这样以来，就使电子档案管理系统与结构是存在分离现象的。第三，电子档案是借助于计算机才实现有效管理的，并通过网络来传递信息，实现资源共享。而由于计算机与网络系统自身的不稳定性，使得电子档案在生成、存储、共享的过程中，容易受到网络病毒侵害，或者因为计算机自身硬件问题导致信息丢失。这些都给电子档案管理系统带来了很大的不稳定性。除此之外，目前我国的电子档案管理系统在运行中还存在着一定的问题，例如对传统纸质档案管理工作的摒弃，只是大力发展电子档案，而忽视了传统纸质档案的重要性与必要性。再者，电子档案管理的安全性问题没有得到很好的解决，在拷贝或存储电子档案时不能做到有效安全防范，对于一些重要的资料文件来讲，这是非常不安全的。因此我们要不断的改进，促使其更好的实现现代化发展。

3实现电子档案管理系统

现代化发展的措施我国对电子档案管理系统的研究时间并不长，由于起步较晚，所以管理制度还不够完善，而且管理工作中存在着较多的问题，为了实现电子档案管理系统的现代化发展，必须采取有效的措施，对工作中的问题进行改善以及妥善的解决。下面笔者结合自身经验，提出了一些改进的措施，具体内容如下：

3.1加强电子档案的分类管理

随着社会发展进程的加快，电子档案信息的数量越来越多，内容也越来越广泛，为了使档案资料发挥出最大的价值，必须做好档案分类工作，分类必须按照一定的要求，还要制定出统一规章制度，要以提高使用者方便性为原则，还要保证电子档案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加强管理与约束，防止信息泄露问题的发生。另外，管理人员还要对特别重要的档案文件进行备份处理，以免其丢失而造成较大损失。

3.2提高电子档案网络系统的安全性

电子档案管理系统不但借助了多项电子设备，还利用了网络传播技术，网络传播的速度比较快，实现了电子档案的共享，但是网络系统的安全性并不高，档案管理部门一定要做好权限管理工作，还要健全监督机制，避免不法分子窃取保密档案现象的发生。档案管理部门的领导者要加强网络安全建设，极大资金的投入，还要引进安全防盗技术，定期对计算机杀毒软件进行更新与维护，防止病毒的侵入。另外，管理人员还要建立完善的制度，加大内部监管力度，加强对员工的管理，做好内部控制工作。

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一. 电子文件档案的概念及特点

根据2002年国家质量监督检验检疫总局的《电子文件归档与管理规范》，可以得知电子文件是指“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”[1]。通过此定义可以看出，电子文件与其他形态的文件档案相较而言具有其自身的特殊性。

电子文件档案信息与载体的可分割性。电子文件档案的储存位置可以随着互联网等发生变化，但是本身的内容不会随着复制和粘贴而发生变化，这种特性可以使得一份信息在不同的地方备份，而不会占用太多的空间和时间，同时还能保证信息的原始性和永恒性。

电子文件档案信息的非人工识别性。电子文件档案是以阿斯科码的形式存储于计算机或者硬盘中，是数字化的信息，只有通过计算机的智能解码才能够被转换成人类可以识别的文字，而电子文件档案信息不管在计算机内部还是其他载体之间进行传递，都是以阿斯科码的形式进行。

电子文件档案信息依赖于设备及环境。电子文件档案信息的存储、阅读、传递等都需要借助于一定的设备才能实现，没有这些计算机系统的存在，电子文件档案信息只能是不能被解读的且没有利用价值的文件。同时，由于电子文件档案信息的存储严重依赖与计算机系统，所以计算机系统所处的环境，包括湿度、温度等都将对电子文件档案信息的完整性、可读性造成影响。

电子文件档案信息的可共享性和相对不安全性。因为电子文件档案信息需要借助于计算机系统，所以互联网的存在使得电子文件档案信息可以实现世界范围内的共享和利用，且共享文件的使用不受时间和空间的限制。另外，依赖于计算机系统的电子文件档案信息也会受到计算机系统漏洞的影响，所储存的信息有可能会被骇客窃取，这也使得电子文件档案信息具有相对不安全性。

二. 我国目前电子档案文件管理系统存在的问题

随着电子文件档案管理系统在企事业单位的普遍应用以及各机构对文件档案信息化管理认识的不断加深，电子文件档案信息管理工作愈来愈受到人们的关注。虽然电子文件档案管理系统随着科学技术的发展而得到了一定的发展，但是在实际生活工作的应用中，依然存在许多问题。

电子文件档案信息的原始性难以保证。电子文件档案不同于纸质的文件档案，它是依托于计算机技术和办公自动化的一种数字化信息，纸质版文件的复制稿与原稿，正本与副本之间存在一定的差异，具有可区别性。但是电子文件档案的可共享性使得，电子文件档案信息的管理者难以区别信息的原始性，每个电子文件档案的享有者都可以根据自身的需求和存储的习惯，依靠自动化的办公实现对信息的整合、分类以及修改，因此，电子文档的管理者很难追溯文件的原始性。

电子文件档案的安全易受威胁。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第547期2014年第15期-----转载须注名来源电子文件档案信息的安全性受到多方面的影响，主要包含：网络环境的安全性，网络环境中病毒等的存在会造成文档信息被窃取或丢失；电子文件档案数据更改的不可逆性；电子文件档案信息的载体容易受到环境等影响，载体理化性质的改变会造成数据的丢失等；第四，电子文件档案中包含的某些重要信息，会诱使利益相关者的破坏或篡改，优势甚至吸引网络骇客的关注。

电子文件档案的管理缺乏高素质的管理人员。电子文件档案管理系统的应用，不仅需要档案管理硬件上的配备，也需要高素质的电子文档管理人员的存在。而目前，许多机构中电子文档的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。虽然，组织或机构中引进了先进的管理设备，但是没有高技术人才的操作和监管，仍然不能很好的发挥电子文件档案管理系统的最大效用。

三. 电子文件档案管理系统的优势

电子文件档案存储量大， 形式丰富。电子档案载体的体积虽然小，但是存储量却异常大。一个2G的闪存盘大致可以储存40960张A4纸资料上的全部文字信息，相比之下，电子文件档案的储存节省了相当大的空间。另外，依托于计算机的电子文件档案不仅仅可以保存文字信息，也能实现对声音、图像、影像的存储和处理。

电子文件档案便于归档和查阅。电子文件档案可以在任意的时间进行规整，并且根据文件内容、文件保密度、文件储存时间进行特别的归档，以供不同的人员和不同的部门进行检索和查阅。同时，电子文档管理者可以对电子文档添加主题词、著录、档案分类号等信息，以供使用者方便快捷的查阅所需信息。另外，随时对电子文档进行规整，可以避免文件的缺漏。

有利于信息整合和开发利用。与纸质文件档案相比， 电子文件档案信息能够实现更为快捷的传递，建立科学的电子文件档案管理系统，有利于实现信息资源的流通和信息价值的共享，能使档案信息潜在的价值得到充分发挥，并为将来档案管理工作全面深入的信息化打下基础。

四. 意见及建议

加快电子文档工作的现代化进程。电子文件档案的管理部门要转变思维，从纸质档案工作的思路中走出来，加大对档案管理工作的投入和重视，优化配置现代化的电子文件档案管理系统，配备优良的硬软件工作环境，最大程度上确保电子文档现代化的可实施性

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在社会各个领域中，档案管理是一项非常重要的系统工作。在传统档案管理中，一般都是采用纸质档案与人工管理这两种方式。随着现代网络技术和信息技术的应用，电子档案大量使用与其复杂性也同时增加，以往的档案管理模式已经无法满足现实的需求。由于电子信息技术的快速发展和大量的电子文件的产生使用、流转、归档、保管、移交等等，于是，在电子档案管理系统设计中，流程管理得到了普遍重视与应用，并且取得了很好的效果。

一、电子档案管理系统中存在的问题及解决措施

（一）问题。在电子档案管理系统中，主要存在以下问题：一是安全性问题。档案信息安全性指得就是信息载体安全性与传输安全性。电子档案载体主要为光盘、磁盘、磁带等，其种类多且较为复杂，由于电子文件的生成、流转与利用都会受到硬软件和网络等构成的技术系统及数字环境的制约，这使得电子文件数字信息难以维持永久存取，导致电子文件性能不稳定，容易出现失真的情况。同时对环境湿度、温度、防磁等条件的要求也非常高，容易被破坏，导致载体不安全。而传输安全性主要为网络安全性，网络黑客与计算机病毒是影响传输安全的主要因素。此外，电子文件非常容易被篡改，并且毫无痕迹，导致数字信息失真。二是电子文件的可识读性问题。与传统纸质档案不同，电子档案载体是依赖系统，借助计算机来完成操作利用，因此不能从载体外表去判定正常与否，极易受整个系统环境等因素的影响，导致储存信息无法识读，因此影响了档案的有效利用。

（二）措施。针对电子档案管理系统问题而言，主要可以采取以下措施：一是加强网络安全建设。在查阅利用档案的过程中，设置通过验证用户信息、输入调阅口令等权限限制访问与阅读，按照国家相关网络安全定级规定对档案馆（室）的数字档案信息利用平台进行安全保护，并对局域网、政务网、互联网进行物理隔离，以此提高档案数据库的安全性。同时，安装较为先进的防火墙、防毒杀毒软件等，以此避免计算机黑客、病毒的恶意攻击入侵，确保档案信息安全。二是强调档案备份。档案部门应对重要档案及电子文件实行异地和异质备份，确保电子文件的长期可读和档案信息资源的绝对安全，异地备份应选择地理距离相距300公里以上，不属于同一江河流域、同一电网、同一地震带地方为宜；异质备份应做好静电复印、翻拍、数字化、缩微、仿真复制等工作，以确保档案信息资源安全。在登记备份的要求上应实行三套式，以满足保存、备份和日常使用。

二、流程管理在电子档案管理系统中的应用

（一）流程管理概念。美国管理学家MichaelHammer指出：流程就是将一个或者多个输入转变成对用户有价值的输出活动；而达文波特教授认为：流程就是一系列结构化的可测量活动的集合，并且为特定市场或者与用户提供特定输出。由此可以看出，两人均认为：流程是以用户（人）为导向（本），并且在输出过程中重视体现用户（人）价值。在某种程度上而言，流程主要包括六个要素：输入资源、活动、结构、输出结果、用户、价值。

（二）流程管理应用。在电子档案管理系统的设计规划与建设实施引入流程管理，具有十分重要的现实意义，即工程庞大、环节众多、复杂、涉及面广。所以，在设计与实施电子档案管理系统的时候，一定要重视流程管理的运用。首先，在电子档案管理系统建设中，应以改善传统档案馆业务流程为新导向。在建设数字档案馆的时候，主要包括三个方面，即收集电子文件与档案资源的数字信息、传统档案的数字化处理、整合与开发利用档案数字资源。一般而言，电子档案管理系统担负着管理任务，需要在建设过程中强化以档案需求者的利用为核心理念，以此保证电子档案管理系统的有序建设。不管是数字信息收集，数字化处理，还是资源整合利用，都是围绕档案利用者的实际需求进行，贯彻落实以人为本的原则，强化档案利用者需求的导向作用。新的需求导向必然会冲击传统档案管理的业务流程，对原有工作职责与形式提出更全面、更高的要求。所以，需要合理调整原有业务流程，对工作流程中的业务关系加以梳理，以此实现和改进档案管理业务流程的目标，规范档案信息资源建设。其次，流程管理可以显著降低建设风险，减少建设成本。

在建设电子档案管理系统的同时，应严格遵照有关国家规范标准进行档案资源数字化与信息资源安全储存，以此实现流程管理控制与电子档案价值鉴定的有效性，否则就会出现电子档案失真、系统安全等风险，影响电子档案管理系统作用的发挥。除此之外，在建设电子档案管理系统的时候，实行前端控制，通过流程管理的引入，使每个业务环节的管理成为不可或缺的统一程序，并且尽量减少管理流程环节，提高管理效能，最大限度地降低建设成本。基于流程管理理论，对电子档案管理系统模型予以设计。在设计模型中，首先收集与选择要纳入管理序列的档案种类、范围、内容、归档时间等信息，并录入系统，自动根据归档日期予以分析，对信息是否需要归档、保管多长时间等予以初步确定；之后由档案管理科室牵头，组建专家鉴定小组，鉴定信息来源，确定不可公布或有限制的文件、档案，列出清单予以报备审批。在审核通过之后，编制数字化档案；然后对档案予以检索设置，并且充分考虑其访问权限设置；最后，重视档案的存储与更新，并且进行合理的备份，确保档案的安全、准确，提高档案利用率。

三、结束语

综上所述，随着电子档案的产生与日益增加，为档案管理带来了新的挑战与机遇。并且随着电子档案的应用与推广，有效提高了档案管理的效率与利用率。为此，在建设电子档案管理系统的时候，为了确保系统的安全、有效，一定要重视流程管理的应用，从而充分发挥电子档案管理系统的作用。

参考文献

[1]潘志立.流程管理在电子档案管理系统中的应用研究[D].中南大学,2013.

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一、引言

伴随着信息化技术的快速发展，人们对于电子公文档案管理提出了更高的要求，不仅需努力提升电子公文档案的网络化与智能化，更需注重其安全性。为此电子公文档案管理部门必须加强对其的安全管理，制定科学合理的管理机制，为管理系统的安全运行提供保障。

二、强化安全管理理念的运行

众所周知，理念具有先导性作用。随着网络的不断发展，网络安全隐患问题层出不穷，因此使得电子公文档案管理也出现较多的安全隐患，进而使得电子公文档案无法发挥其应有的作用。因此对于电子公文档案管理部门的领导而言必须从战略的高度重视对电子公文档案的管理，制定科学合理的安全管理机制，安排专业的人员进行管理。同时加强对部门人员的培训工作，增强其管理专业知识，始终在脑海中形成安全管理的理念，只有如此才能确保电子公文档案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的为电子公文档案的管理提供制度保障，只有确保电子公文档案在规范的环境下运行，才能有效的加强对电子公文档案的管理。为进行上述的工作，电子公文档案管理部门人员必须按照相关的安全要求制定科学合理的安全管理制度，同时确保管理人员严格按照管理制度开展工作，使工作流程完全处于安全管理制度的监督之下。例如，对于管理人员而言，必须对管理人员的使用权限加以确定，切勿随意登记电子公文档案管理系统，避免出现人为因素。除此之外，还需加强对物理隔离模式的应用，严格执行身份认证制度，禁止管理人员以外的人员进入电子公文档案管理系统，同时还必须加强对制度执行力的监督，避免是安全管理制度有名无实。

四、加强安全管理系统的建设

对于电子公文档案的管理而言，只有加强各部门之间的协调配合，才能真正实现对其的安全管理。关于某个单位，其电子公文档案管理系统需要由管理部门与管理人员组成，而安全管理体系则必须将单位中的所有部门进行整合，全部纳入到安全管理体系中，以避免出现安全管理漏洞。除此之外，还必须加强各部门之间的工作与技术的协调性，避免使安全管理出现“空白点”，以此来真正发挥安全管理体系的作用。

五、加强数据库的安全建设

所谓的数据库安全建设即是指避免使数据库中的数据遭到非法的入侵与非法下载及使用。目前较为成熟的数据库管理系统为非关系全文检索数据库Trip。其安全机制分为不同的层面，对于数据库的访问在数据库级、记录级、字段级三个层面予以授权，对用户的访问权限与访问内容进行控制。当数据库被破坏时，可根据相应的日志文件对原因进行查找，并进行恢复，同时还可对数据库进行备份，便于相关管理人员的使用。此数据库拥有四级用户权限，即系统管理员、文件管理员、用户管理员与一般用户（如图1所示的用户权限图）。系统管理员拥有最高的系统管理权限，只有通过系统管理员才可以有效的生成文件管理员与用户管理员，以实现对电子公文档案的有效管理，若未经过系统管理员的授权，则任何人不可以进入电子公文档案的管理系统，使电子公文档案始终处于安全的运行管理之下。

六、加强应用程序安全的管理

应用程序安全通常被视为电子公文档案管理系统的安全核心，只有从源头上杜绝安全隐患的出现，才能有效的确保电子公文档案系统的安全运行。电子公文档案管理单位可使用共同的电子公文档案管理系统，然而必须注意的是不同的部门需要建立不同的数据库，并建立严格的使用权限。为确保系统的安全，管理部门必须不定期的对数据库资料进行备份并进行归档处理。一旦归档，数据库资料将完全被写入不可擦除的光盘中，使其真正成为不可被删除的档案，为日后管理人员的查看提供便利，最为重要的是避免了数据库资料的丢失。除此之外，为确保系统的安全运行，电子公文档案管理部门还必须采用安全设计技术。系统可自动的记录用户对于系统的任何操作并形成日志文件，使系统管理员可以及时的发现系统存在的安全隐患。

七、拓展安全管理的内容

若想加强电子公文档案的管理，除做好日常的管理工作外，还必须对安全管理内容进行拓展，以此为加强电子公文档案管理系统的安全运行提供额外的保障。为实现上述目标，安全管理部门必须加大进行物理安全管理、技术安全管理与软件安全管理的工作，只有如此才能确保安全管理更为全面的开展工作。为此必须发挥协调机制的作用，各部门各司其职并加强沟通，对于安全隐患及时的发现并排除，尤其是在数据安全方面，管理者需要在U盘、光盘与云存储中同时进行备份，实现“三管齐下”。

八、结束语

综上所述，电子公文档案管理是档案管理的重要内容，与纸质档案共同构成了档案管理体系，虽然我国已进行范围较广的电子公文档案管理应用，然而对于其中存在问题也不容忽视，只有加强全方位的安全管理，才能有效确保电子公文档案管理系统的正常运行。

参考文献：

[1]张慎武,王玉霞,李国伟.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].档案管理,2013(4):48-49.

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高速公路档案是指从高速公路项目立项审批开始到竣工验收结束的全过程产生的反映高速公路项目进度、费用和安全管理等基本情况，对建成工程管理、维护、改建和扩建具有考查利用价值的，通过系统整理并完成归档的公路建设项目文件[2]。电子档案（DigitalProjectArchive）指具有保存价值并已存档的相关电子文档和相关过程信息的集合[3]。因此，高速公路电子档案是高速公路档案依据大数据背景形成的新的载体记录方式。在高速公路建设项目过程中，电子档案是整个项目建设过程中产生的有机体，是高速公路建设项目的基础和重要组成部分。

1.高速公路电子档案研究现状，包括电子档案管理系统研究、高速公路电子档案管理、高速公路档案电子化以及高速公路档案信息化。档案管理系统研究目前取得以下三项成果：建立项目电子档案管理系统、成立交通在线电子认证平台、组建“交通工程项目电子档案数据本地、异地备份及恢复管理体系”[4]。在高速公路电子档案管理方面，针对公路建设项目电子档案的主要形式为pdf、jpeg、doc或txt格式以及mpeg格式，提出了公路建设项目电子档案无论采用哪种格式,相对传统纸质档案均具有占用空间小、便于查找等特点，并提出了公路建设项目电子档案注意事项、存档程序及要加强公路建设项目电子档案安全管理[5]。对于高速公路档案电子化提出对策，一是确保整体运行处于标准化范畴内,管理行为产生的信息也转变为标准化的格式；二是在信息处理上，办公自动化OA系统、路政信息系统等各种相关信息系统与指挥调度应急信息系统、ETC咨询投诉受理系统,相互连接处理各业务系统的信息；三是提高档案信息的价值[6]。高速公路档案的信息化建设正面临着资金缺口偏大、管理流程不够规范与管理方式不够先进的诸多挑战。应采取加大资金投入力度、规范管理体制、加强电子档案使用中的控制、建立适应档案信息化建设的人员队伍的措施[7]。

2.公路电子档案实践现状。广东省先试先行，取得了三项成果，建立了“交通工程项目电子档案管理系统”“交通在线电子认证平台”及“交通工程项目电子档案数据本地、异地备份及恢复管理体系”。目前，该研究成果在广东省连州（湘粤界）至怀集段（国家高速公路网第6纵———二连浩特至广州高速公路重要组成部分）、广东省信宜（桂粤界）至茂名段（国家高速公路网第7纵———包头至茂名高速公路重要组成部分）、梅州梅县至大埔高速公路、梅州梅县至大埔高速公路东延线、佛江高速公路佛山段等多条高速公路项目中应用[8]。广东的深中通道项目，利用通道BIM信息化管理平台，创新性引入电子签名；以工程建设大数据平台为依托，实现项目“双套制”档案管理，并在此基础上探索广东省交通建设项目电子文件和电子档案“单轨制”管理模式[9]。随后，黑龙江高速公路建设档案信息化，项目档案目录数据库初具规模，但并未能实现项目档案与项目实体建设的“同步管理”，也存在项目档案归档不规范的问题[10]。山西省高速公路的档案数字化系统地开展了在线档案利用服务，健全了省级公路电子文件（档案）数据管理机构，完成了山西省公路管理局所有（电子）文件的自动收集和分类，充分实现了自动化和智能化。坚持在工作中开展网络在线服务[11]。江苏交通业务工作的开展，借助了现代计算机等技术，交通档案所包括的文书、科技、基建、会计、科研等各种门类文件材料，都是在一定的技术条件下所形成的[12]。3.现状综述。以上研究成果从各个方面对高速公路档案工作进行了系统研究，尤其在研究现状上对建设项目档案的管理进行了内至理念思路、外至系统技术的指导，在实践现状中介绍了实践成果及管理模式，总体来看比较全面，但是以上研究成果中对高速公路电子档案的管理系统架构及具备功能的阐述较少。因此，笔者以广西荔玉高速公路为研究对象，就高速公路电子档案管理系统功能要求进行研究。

二、荔玉高速公路档案管理系统功能

广西荔玉高速公路的数字档案管理系统具有人性化、效率高、时效性、成本低的特点。该系统既可线上填表，也可以线下填表，提高了作业效率。传统计量中，需要打印一大堆质保资料，很多时候到最后会被废掉重来。广西荔玉高速公路全部采用电子化，降低了成本，提高了功效。广西荔玉高速公路是广西第一个实现项目计量与质保资料挂接的单位，促进了资料的及时收集，并采取高速公路影像与质保资料同时采集与上传。电子档案管理系统即立足于档案，形成或管理活动数据的计算机信息系统。一般的电子档案管理系统功能首先包括电子档案的归档、收集与整理、编目等档案六项工作相关要求，以形成收集、整理、归档电子文件及其元数据等的归档处理功能；接着电子档案管理系统功能还应具有电子档案服务利用功能，包括查询、借阅、打印以及高速公路修建日志管理等；最后，电子档案管理系统的安全维护功能主要负责对收集、归档的高速公路电子档案进行备份以及恢复数据、修复漏洞等管理工作。对高速公路档案管理系统功能的认识旨在实现高速公路电子档案的价值，为今后的高速公路电子档案利用的完善及借鉴等工作奠定基础。系统初步的整体功能构成如图1。根据高速公路档案的专一性、成套性、唯一性和可重复使用性的特点[13]，将高速公路电子档案管理系统整体功能划分为归档处理功能、服务利用功能与安全维护功能。

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房产管理部门在实施信息化管理过程中，需要整理大量的房产信息档案资料、对房地产开发商房屋买卖进行监管、精简房地产办公业务流程等。在房地产档案管理过程中，运用计算机技术，建立电子档案管理系统，该系统能够快速的查询房产档案信息、降低产权档案变更率、有效的整合大量房产数据信息，极大的提高了房产档案管理水，为房地产业又好又快的发展做出贡献。

1 房地产电子档案管理系统设计理念

1.1 可扩展性

计算机技术具有发展速度快、硬件设备更新快等特点。将计算机技术应用在房地产档案管理中可以极大促进房地产市场的发展，增添更多的房地产业务、刺激住房需求，因此，设计科学的房地产电子档案管理系统是房地产业发展的大趋势，在设计过程中要充分考虑电子档案管理系统的可扩展性。

1.2 统一性

房地产业作为国民经济发展的支柱产业，建立电子档案管系统需要处理大量的数据信息和各种业务。房屋的数据信息是交易办证、产权管理的重要依据，电子档案管理系统通过统一的测绘数据管理，采用接口入库的方式，统一房屋的各项数据信息，有效的避免了一房多买的现象发生，防止企业利用虚假信息欺骗购房者。建立房地产电子档案管理系统后，房屋产权所有者对于房屋信息的修改变得方便快捷，只要在其企业相关部门登记修改，即可实现各个子系统的数据统一。采用统一性的理念设计房地产电子档案管理系统，有利于开放系统，根据房地产业务发展的需要进行更深层次的应用开发。

1.3 安全性

房地产电子档案管理系统设计过程中需要充分考虑房地产商、购房者、网络系统的安全性需求，阻止外部的非法访问和入侵。系统可以根据需要设置身份认证和管理权限。在系统授权数据信息资源的基础上，确保用户能够快速游览房屋信息，不同的用户对应不同应用层次，有效的阻止非法访问和非法入侵。

2 房地产电子档案管理系统构架

2.1 网络硬件层

为了满足房地产业务的发展需求，适应系统技术的发展，方便Internet应用下面将以多层B/S体系为例对网络硬件层进行介绍。网络应用层包括各种硬件结构与实体，实体泛指数据信息的存储、传输、处理等各类硬件产品。例如：硬盘、U盘、数据线等。

2.2 数据服务层

数据服务层包括图形数据、房产数据、档案数据等各种房屋信息数据的定义、维护与更新。数据服务层能够有效的处理房产业务服务过程中的多种数据请求，通过管理数据信息来完成相关业务操作。

2.3 业务逻辑层

业务逻辑层是房地产电子档案管理系统中的核心层，该层也是用户服务连接数据服务的桥梁。业务逻辑层接收用户发来的请求，并通过容器管理对请求进行相应的处理，业务逻辑层还可以与数据服务层相互交数据，通过系统将数据反馈给用户。将计算机技术应用在房地产档案管理中，形成完整的房地产档案管理业务，这种业务主要功能为数据的汇总、提取、修订和校验。

2.4 表现层

表现层具有较大的开放性，它主要是面对广大普通用户，用户通过游览器登陆相关网站，根据网站上的界面提示访问所需要的数据信息资源，确保用户界面的适用性和数据信息的统一性。

3 房地产电子档案管理信息系统总体设计

3.1 数据库设计

数据库信息设计需要建立以下六种信息表：第一，权限信息表。权限信息表在系统中显示不同用户的操作权限；第二，用户信息表。用户信息表主要是对用户的基本信息进行存储，如编号、姓名和用户权限等；第三，房地产权属基本信息表。房地产权属基本信息表主要是管理房屋权属信息；第四，街道坐落表。街道坐落表是储存房屋周围的街道地址、交通状况等信息；第五，抵押信息表。抵押信息表主要用于储存抵押类型、受理时间、受理人等基本抵押信息；第六，查封登记表。查封登记表是用来记录房屋权属查封的基本信息。图1为房地产工程信息系统图。

3.2 房地产电子档案管理系统功能

建立房地产电子档案管理系统对于房地产业的发展至关重要，它可以实现全方位的信息共享，方便了解房产业务以及相关业务的数据信息，并将数据信息划分为相互关联但又独立存在的各个子系统，房地产企业的各个部门可以根据业务需求，选择不同的子系统功能。例如：测绘管理系统是测绘部门将采集的实测、预测数据信息存储在系统中，系统会根据业务需要将生成任务；远程合同备案系统用于开发商远程房屋买卖管理和合同样本管理等，该系统可以根据房产审批的预售楼盘情况，控制开发商预售权限；企业建立专门的房产网站，用户只需要通过网站窗口就可以查询房屋信息、各项业务的收费信息、办理备案申请等。

4 结束语

综上所述，房地产电子档案管理系统的建立有利于房地产业的发展，本文阐述了可扩展性、统一性、安全性等房地产电子档案管理系统设计理念，探讨了房地产电子档案管理系统构架的网络硬件层、数据服务层、业务逻辑层和表现层，分析了房地产电子档案管理信息系统的数据库设计和子系统功能，为房地产电子档案管理系统的总体设计提供参考。

参考文献：

[1]赵东.天津市大港区房地产权属档案管理系统的设计与实现[D].2012.

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随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。

一、社会保险档案管理现状分析

（一）社会保险的参保人数增长迅速

我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011－2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2．23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1．2亿，工伤保险参保人数超过1．4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。

（二）社会保险经办机构实施改革计划

近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。

（三）负责社会保险档案管理的部门分散

我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。

（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核

社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。

（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大

社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。

二、我国社会保险档案管理系统存在的问题

（一）对社会保险档案管理工作不够重视

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。

（二）社会保险档案管理体制不规范

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

（三）社会保险档案存档的条件差

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。

（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。

三、社会保险档案管理的解决办法

（一）将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。

（二）根据社保档案类别进行分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。

（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

（四）在全国统一管理下设分支机构

在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。

（五）统一公民社保档案管理号码，可供查询

实行对每个公民发放社会保障号码的制度，让公民个人档案号码与本人身份证号码、劳动保险号码统一起来，由国家劳动和社会保障部的分支机构负责公民个人社保档案内容的定期增加和更新，送交国家劳动和社会保障部统一保管。从发放的号码上就可以反映出从什么时候起、在什么地方发的，便于记录公民的工资收入和保障费的缴纳情况，同时便于投保者本人的查询。

参考文献：

[1]刘秀红.做好社会保险档案管理工作之我见[J].劳动保障世界(理论版),2010(04).

[2]张静.农村社会养老保险档案管理的困境及对策分析[J].兰台世界,2010(08).

[3]锅彩虹.浅议社会保险业务档案管理[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2010(04).

[4]张予军.对档案工作创新的思考[J].决策探索,2005(06).

本课题为浙江经贸职业技术学院大学生创新一般扶持项目。

篇（8）

电力企业是我国重要的能源企业，电力企业的稳定运行可以保证当地居民的正常用电。文书档案管理系统是电力企业管理系统的重要组成，随着科技的不断发展，电力企业文书档案实现了电子化的管理方式，电子文件逐渐成为了电力企业文件的主导形式，为了提高电子文书档案的管理水平，一定要合理应用计算机技术以及网络技术，还要重视文书档案收集、整理、保管这项工作，这也有助于提高电力企业的服务水平。在优化电子档案管理系统时，需要确定档案管理的架构，这样才能提高管理的效率。

1.电子文书档案与传统纸质档案的关系

电子文书档案是一种新型的档案管理形式，由于电子文书档案应用的时间不长，相关制度还不够完善，而且还不具备法律效力，所以，在应用这一管理措施时，需要与传统的纸质档案管理方式结合，这样才能保证文书档案的法律效力，还可以提高档案管理的现代化水平，有利于档案的查找、目录的检索以及文件的借阅。电子文书档案与传统的纸质档案有着紧密的关系，只有将二者紧密的结合在一起，才能保证文书档案管理的有效性。

2.电力企业电子文书档案规范化管理的作用

2.1有利于档案目录信息的管理

文书档案管理系统与文件处理系统连接后，档案目录信息可以自动生成，实现对电子文书档案的规范化管理，可以减轻工作人员的工作量，还可以提高档案目录管理的水平。

2.2可以实现文书档案的全文储存以及检索

电子文书档案的规范化管理，可以实现对文书档案的全文储存，可以实现全文目录检索，这有利于提高档案文件的利用率，在对全文进行存储后，可以实现远距离档案信息传输，实现了资源的共享。

2.3有利于实现多媒体档案的统一管理

在现代化的电力企业中，文书档案的种类越来越丰富，规范化管理可以实现对多样化信息的集中管理，利用计算机技术，可以提高档案检索的效率，其不但可以对文字图像进行归类管理，还可以对动态影像、声音媒介等档案信息进行集中管理。

2.4可以实现档案业务的计算机辅助管理

档案业务的种类越来越繁多，档案管理可分为多项环节，在进入信息时代后，利用计算机辅助技术，可以实现对档案的收集、整理以及存储，规范化管理可以实现档案业务的计算机辅助管理，可以及时掌握档案信息的动态变化情况，这有利于提高档案管理的预测能力，可以促进电力企业电子文书档案管理工作效率不断的提高。借助计算机技术，可以了解文书档案的借阅情况，可以掌握档案机构以及档案管理系统的架构，还可以了解档案动态变化情况，实现档案业务的计算机辅助管理，提高电力企业电子文书档案管理的水平。

总之，加强电力企业电子文书档案的规范化管理，可以有效提高档案业务的管理质量以及工作效率，可以减轻档案工作人员的工作量以及劳动强度，降低档案管理的成本，实现现代化、电子化、自动化化的档案管理，借助互联网技术，可以随时随地的对档案进行检索、借阅，还能减少档案丢失、泄密的危险。

3.电力企业电子文书档案管理系统应具备的原则

（1）开放性。基于业界开放式标准，并为未来的业务发展奠定基础。

（2）规范性。系统要符合中华人民共和国档案行业标准（DAT/22-2000）《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求暂行规定》及集团公司制定的档案管理办法。

（3）灵活性与可扩展性。方便扩展设备容量和提升设备性能，具备支持业务处理的灵活配置、业务功能的重组与更新的灵活性。

（4）安全可靠性。提供良好的安全可靠性策略，支持多种安全可靠性技术手段，制定严格的安全可靠性管理措施。

（5）先进性和前瞻性。采用先进成熟的设备和技术，确保系统的技术先进性，保证投资的有效性和延续性。

4.电子文书档案管理系统的特点

4.1安全性

因为是网上档案室，所以安全性是极为重要的要求。系统必须确保只有经过授权、认证的用户才能使用本系统，而且普通用户不能修改、删除档案库里的归档文件。用户能直接查看符合用户查阅权限的档案的内容，超过用户查阅权限的档案，只能查看档案的索引信息，如需查阅档案的内容，经过授权流程后，方能查阅档案内容。绝密文件，系统不提供网上检索、查阅功能，用户可以在网上提出查询申请，由档案管理员审批后，在指定地点和时间由机要员陪同观看。

4.2易用性

档案管理系统的主要使用者并不是计算机专业人员，因此，系统的用户界面必须确保尽可能方便用户的使用，尤其在档案的录入部分，应该提供统一的界面，使档案管理员能方便的录入，减少文本转换的次数，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系统应提供更多的功能，尽量的减少档案管理员的工作量。。另外，系统还需具备良好的提示帮助功能，减少用户的学习时间。

4.4和纸质文档管理充分结合

在现行条件下，电子文档仍然代替不了纸质文档。纸质文档仍然需要精心保管，妥善维护。纸制档案的管理方法应该在电子档案的管理方法中得到充分的体现，电子档案的管理方法应该尽量的减少手工管理档案的工作量。其次，系统管理主要目的是保证文书档案管理系统的稳定、可靠运行；减轻系统维护人员的工作负担，提高工作效率；实时掌握各级节点系统资源的利用情况，为升级扩容提供数据依据。系统管理主要包括：主机系统管理、网络管理、数据库管理、应用系统管理、安全管理等。而且要支持集团公司的系统管理能够与各省的系统管理实现互联，即可实现部分垂直管理。

5.结束语

综上所述，电子文书档案已经成为当前社会电力企业文件管理的主要形式，随着科技的不断发展，电力企业的管理者一定要做好电子文书档案管理系统的完善与优化工作，建立文书、档案一体化的管理系统，这样可以提高目录检索的效率，可以节省检索的时间，提高资源的利用率。电力企业在不断发展的过程中，需要先确立电子文书档案管理系统架构，这样才能实现文书档案的规范化管理，才能促进电力企业更加长远、健康的发展。

【参考文献】

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中图分类号 P333.9 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2013）15-0236-01

辽宁省水文局成立于1902年，经历了一个世纪的漫长岁月，档案见证了水文事业的发展，具有很高的历史价值。水文局大部分档案都存放在资料库内，由于年头久远，有些历史资料出现发黄、丢失等情况，因此在现有的档案管理的基础上引进先进的档案管理系统才能使历史资料得以保存。电子档案管理系统是水文系统正常运行管理十分重要的组成部分。选用适合本单位的档案管理系统，对于提高档案管理和服务的水平有重大的意义，对于水文系统档案管理统一集中管理的模式，水文系统选取了适合本单位档案管理的一套电子化文书档案管理系统[1-4]。

1 系统结构分析

辽宁水文档案管理系统是采用B/S 3层结构体系，各部门的档案管理员可以通过IE浏览器来访问档案软件服务器，查询需要的档案，大大提高了工作效率，简化了工作步骤。软件开发采用SUN公司的J2EE架构的JSP技术作为显示逻辑，并使用JAVABEAN，JAVABEA是JAVA编程语音里面的一个面向对象的类，该类封装的各种对象的性质和方法来定义某个业务对象，可以直接被JSP页面所调用，使用J2EE架构的该系统不仅便于开发，而且提高了开发速度，同时该系统的伸缩性和安全性也得到了很好的处理。在数据库的使用方面，由于档案软件电子图片等数据量较大，所有选用了SQLSERVER2003出来的这些数据，由于档案种类繁多，在实现智能查询、批量挂接及管理等方面，需要对数据库的表结构进行很多的操作。

2 实现功能

2.1 高级管理模块

2.1.1 系统设置。系统设置模块包括6个子模块，即全宗定义、机构设置、口令修改、主题词维护、分类库维护、原文服务器设置，其中全宗定义用来增加和删除全宗号和全宗名称。机构设置用来定义单位所有的机构名称，如新成立的机构可以随时添加进去。口令修改模块主要是在忘记密码时使用的，可以用来修改密码。主题词维护模块主要修改主题词，也可以打印报表。分类库维护主要是机构设置的一个子系统，修改分类信息。原文服务器设置主要修改服务器一些信息包括路径、FTP用户名、系统用户这些权限设置。

2.1.2 权限管理模块。权限管理模块主要是从系统的安全角度出发来分配权限，档案录入员和查询用户，可以修改这些用户的一些细小的权限，如著标引、打印输出、档案利用等。

2.1.3 数据管理。数据管理主要对录入的数据进行及时备份，如发生服务器系统崩溃，不至于数据无从导入。每个月进行数据备份，使数据得以完整保存。

2.2 档案管理模块

2.2.1 定义档案模块。主要包括9个子模块，即结构定义、录入字段、档号规则、报表维护、排序设置、字段设置、档案库相关、网页发表字段、条形码字段设置。结构定义：主要对文书档案、会计档案、科技档案、基建档案、固定资产档案进行字段名称的设定，包括案卷级和文件级别及字段字符的大小等定义。录入字段：对录入字段进行定义，确定最重要的录入字段。档号规则：字段是否追加，比如全宗号后面追加目录号等。报表维护：在这里可以勾选新增的报表，再进行自定义，以达到本单位档案报表的要求。排序设置：主要对要定义的字段进行排序，如档号排在项目号前就要用到此功能。字段设置：对字段时候补零累加可以在这里进行操作。档案库关联：对字段进行累加、求和及起止值的操作。网页字段：对需要在网页上体现的字段，进行定义。

2.2.2 档案库管理及档案著录。对文书档案的年份及卷内目录的修改和调整顺序的操作。档案著录是档案管理软件最重要的组成部分，可以对档案进行录入、删除、修改、查询等操作，还有原文显示及原文挂接等功能。

2.2.3 字段代码维护。对所定义的字段进行数字定义，比如秘密、绝密、公开分别可以用1、2、3等数据进行代替。

2.2.4 批量上传扫描文件及扫描路径设置。扫描好的电子图片通过批量上传功能可以把某一年所有文件一次性全部上传，既节省时间又不容易出现错误。对上传文件路径进行设置，包括档案库和文件库2类。

3 使用效果

辽宁水文档案管理系统的使用是在经过紧张、细致的扫描加工工作后完成的，顺利地完成了文书档案从1984—2006年的扫描工作。原本发黄、发霉、破损等濒临毁坏的档案通过档案管理软件的整理后，档案保管资料得到根本性的改变，并有利于这些珍贵档案资料的长期保存，在使用该软件过程中通过整理、抢救、扫描等工作的成功积累，成为水文系统档案电子化的样版。

4 参考文献

[1] 姚全珠，杨盛泉.基于C/S与B/S混合架构的高校数字化档案管理系统[J].计算机工程与应用，2005（12）：209-211.

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纸质档案单位面积上存储的信息量很少，当今的信息存储技术，可以将一幅详细地图中的成千上万个信息存储在小小的一张光盘上，这无疑是技术上的一大进步。但是，当存储载体的记录信息能力高速增长时，存储信息的新型载体的寿命却不如纸质。手工纸的手稿可保存上千年，而电子档案载体的寿命非常短。磁带最多只有十多年，而光盘生产厂商的承诺至多也没有超过100年。另外，纸张的损坏很易被发现，电子档案载体的损坏只能由设备来检验。影响电子档案保存寿命的另一个重要因素是将来的设备可能无法读出今天记录在载体上的信息内容。

（二）电子计算机的技术更新

除载体的自然损坏外，影响信息存取的还有设备和软件问题。在数字世界里，技术设备与存储载体紧密联系在一起，高密度的信息存储必须依赖于复杂的电子设备和有关的软件，而这些设备及软件总是在随着技术的进步而不断地更新，一旦硬件或软件被淘汰，其记录在存储载体上的信息将无法读取。例如，CD光盘的寿命比其他新型数字存储载体寿命都长，然而最初给它记录信息的电子计算机系统，可能早已更新换代多少次了，这就使得CD盘上的信息可能无法读取。

档案馆主要是保存永久档案，有的几十年后才能对外开放。几十年后不但载体可能自然损坏，其读取设备可能早就更新换代多次了。环境技术的生命周期对于电子档案的保存提出了严重的挑战，数字技术的软硬件一旦过时，厂家就可能不再提供该产品，没有相应的软硬件平台信息就无法读取。这是电子档案管理人员必须面对的现实。

（三）信息的真实性

电子档案存储载体存在的另一个严峻问题，是数字信息可以不留痕迹地被修改。档案馆提供给用户的电子档案信息是否准确可靠，也是对电子档案管理提出的另一挑战。

二、电子计算机软硬件技术过时的对策

电子档案管理在技术上有三个大问题：存储载体不耐久；读写信息的电子计算机软硬件技术过时，电子信息内容的真实性。

电子档案存储载体的寿命一般都超过了读写它的电子计算机软硬件技术生命周期，使得载体寿命相对于软硬件技术过时而言，显得并不十分重要。世界上几乎没有一个厂家可以保证，它生产的电子计算机硬件和软件不会过时。技术过时使得各种信息的寿命受到威胁，几乎都不安全。下面列举几种对策方法也只能作为参考。

（一） 再生性技术保护

这里所说的再生性技术保护，是指将技术过时的存储载体上的信息适时地转移到纸张或缩微品上，不再使用电子计算机软硬件读取。这种方法为长期保存信息提供方便并避免软硬件技术过时带来的任何麻烦，对于电子计算机技术人员来说，这可能是最希望采取的方法。但却存在几个现实问题：一是有些信息无法转移到纸张或缩微胶片上，如声音信息、超文本信息、多媒体信息等；二是上述信息即使可以转换，也必将失去它原有的风格和能力，如将电子档案的文本格式信息转移到稳定长久载体上，使之具有寿命长、人的眼睛可直接阅读，不受软硬件技术过时的限制等优点，但却失去了数字化的传递与使用的灵活性。因此，这种方法适用于利用率很低的电子档案。

（二）建立电子计算机技术档案馆

建立一个过时的电子计算机技术档案馆，收集技术过时的电子计算机软件、硬件，提供利用，读取那些过时技术记录在载体上的信息内容。例如，收集过时的磁带驱动器和过时的操作系统。这种方法要广泛收集保管过时技术的全套硬件与软件，还必须保持操作这些过时技术的某些技能。由于设备的老化，原生产厂家不再生产这些设备的备件，存储载体在不断损坏等原因，使得代价十分昂贵，不是档案部门自己力所能及的可以采取的措施。

（三）拷贝和迁移

拷贝是在原来的技术环境下定时重写信息数据，防止由于存储载体理化性能变化引起的信息丢失。这应该成为档案馆管理电子档案的一种基本方法。这只是常规的管理工作，而不能解决电子档案由于软硬件技术过时引起的长期保管问题，解决这个问题的可供考虑的方案是迁移。

将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境上的复制称为迁移。迁移是随技术变化适时改变数字信息格式的一种处理过程，这个过程使得信息在将来也可以被存取。迁移意谓着基于字符的数据，可以从一个存取载体转移到另一个存取载体上，以进行数字信息的保护，

即便是纯文本的电子文件也是如此。

三、信息真实性的对策