社联档案管理部汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇社联档案管理部范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

一、工作目标：使社联在各社团之间真正起到领导和推动作用，使社联和社团在学校有一定的影响力，

二、具体内容：

1、明确各部门工作职能，让各部门能够协调发展，做到分工明确，责任到人，使每个人都有自己的事做，防止在工作时胡乱安排，工作安排要做到有条理、有计划、有方案。

2、配合主席团做好社联章程的修改和制度的完善，让每一件事都有据可依，有章可查。

3、做好社联和社团办公室新干部的培训，让每一名新干部在已进入社联就得到好的锻炼和培养，也让新干部能够尽快的投入到工作中来，同时也好让社团的办公室的成员能够真正起到对社团发展的积极作用。

4、为进一步加大社联和社团的影响力，也使社联和社团在工作上真正衔接起来，我们见配合组织部组织好社联和社团的迎新晚会。

三、工作细则：

十月份：

1、社联办公室将做好社联办公室的布置，规范好社联办公室的管理制度，给每一个社联和社团提供一个好的办公环境；

2、做好各社团和社联的招新工作，再招新之后组织各部门对社联干部进行好培训，让每一个社联人都有好的业务素质，有独立判断的能力。

十一月份：

1、完成社联的培训并组织培训考试，组织各社团办公室的成员进行培训，使各社团的办公室明确自己的职责，并在培训后组织培训考试。

2、协助组织部办好社联和社团的迎新晚会，并在结束后做好活动的总结并组织好档案。

十二月份：

1、做好社联和社团的档案管理，把各类档案分好类，为以后查阅提供方便。

2、收集各社团的半学期的活动素材，筹备一期社团活动展。

一月份：联合各部门和各社团办好社团活动展，并做好一学期工作总结。

四、注意事项：

1、规范好社联的财务管理，要做到每一笔开支明确，做到社联财务公开，让每一个会员知道自己的会费用在什么地方。

2、办事效率要高，每一个人要对自己所负责的时相当明确，能在最短的时间里以最好水平完成每一件事情，防止出现一件事长期没人理，

3、值班时要做好值班记录，让后面值班的人知道前面值班的人到底做过些什么事，不要出现两天值班的人完全脱了节。

4、档案管理一定要规范，不要再不要时乱放，在需要时又找不到。

1、负责会议的通知，记录，考勤，日常管理、档案工作。

2、统筹安排各社团活动,协调各社团之间的关系.

3、监督收缴工作总结、工作计划和汇报活动经费的情况。

4、及时做好经费预算工作，做到开支合理，帐目清楚。

5、做好各部门办公用品的采购工作.

6、在现在新的形势下,做好新干事的选拔工作,尽快让新干熟悉我们社联的各项工作

社团评选将在每学期的结束，社团联合会将召开成员大会，为获优秀社团的社团公布（得到团委统一之后）。社团联合会的体制：***集中制。社团联合会在实际的工作中采用了***集中制，主要事件都召开全体社团大会进行讨论。社团联合会将这种优良的传统继承下来，并继续完善。所有社团有义务配合其办公室将本社团的基本材料和其他档案管理整理完整、清楚，以备上级检查。

篇（2）

市社区矫正执法监控指挥中心的建立是在特定的现实条件下，为了解决社区矫正刑事执法过程中遇到的问题采取的创新性工作方法和工作机制，是根据市政府和市编办的有关批复意见组建成立运行至今。其在工作中采取的“社区矫正综合评审制度”、开发度假区社区矫正刑事执行审批垂直管理制度、联席会议制度等工作方法卓有成效的解决了一批现实问题，收到了实效；前期运行相关工作报告等得到领导和有关单位的认可；按照市司法局统一工作部署已于2017年10月31日完成搬迁，并入“市公共法律服务中心”办公，但保留“市社区矫正执法监控指挥中心”的原有工作构架和经费保障机制。

根据我市社区矫正工作实际情况，以及省司法厅《省级规范化社区矫正中心评分标准（2016年）》，现制定市社区矫正执法监控指挥中心调整方案如下：

一、相关职能要求及现在情况

1、社矫指挥中心需具备：报到登记、宣告、刑罚执行、指挥控制、心理矫治、教育培训、档案管理、检察警联、远程探视功能等功能；根据功能设置报到登记室、宣告室、刑罚执行室、教育培训室、指挥控制室、心理矫治室、档案室、检察室、警联室等。

2、社矫指挥中心现有报到登记室、宣告室、心理矫治室、指挥控制室、刑罚执行室、检察室。

3、社矫指挥中心现承担职能和工作任务为：社区矫正应急指挥、特殊案件处置、社区矫正执法巡查、社区矫正场所建设试点及迎检、法院、检察院、公安机关协调、社区矫正集中宣告、社区矫正心理干预、刑罚执行一体化工作、社会力量参与社区矫正工作的管理协调等九大职能。

4、根据2013年建立社矫指挥中心的方案，社区矫正管理处和社矫指挥中心的分工为：社区矫正管理处承担日常行政工作和刑事执法审批等工作，具体业务如社区矫正应急指挥、特殊案件处置、社区矫正执法巡查、社区矫正场所建设试点及迎检、法院、检察院、公安机关协调、社区矫正集中宣告、社区矫正心理干预等工作由社矫指挥中心承担，实现本级职能的细化分担，降低执法风险。

二、调整意见

社矫指挥中心现有报到登记室、宣告室、心理矫治室、指挥控制室、刑罚执行室、检察室，共五间办公室缩减为三间办公室。具体为：撤销报到登记室，保留宣告室、心理矫治室、指挥控制室，刑罚执行室与检察室合并办公。

以上意见妥否，请批示。

附：省级规范化社区矫正中心评分标准（2016年）

社区矫正管理处

二0二0年四月二日

附件：

省级规范化社区矫正中心评分标准

（2016年）

一、得分项（170分：标准分140分，加分30分）

（一）总体规划（17分）

1、中心具备报到登记、宣告、刑罚执行、指挥控制、心理矫治、教育培训、档案管理、检察警联、远程探视功能（9分）。

2、统一风格样式、统一制度、统一挂牌（3分）。

3、配有上墙制度、流程图、标语等（3分）。

4、安全、整洁，有条不紊（2分）。

（二）各功能室设置（84分，加21分）

1、报到登记室（9分，加3分）

（1）设施设备（每项各1分）：?报到登记台；②人像信息采集、录入设备（摄像头）；③文书信息扫描、录入设备（加分）；④指纹信息采集、录入设备（加分）。

（2）制度建设（每项各1分）：?社区矫正流程图；②安置帮教流程图；③社区矫正工作人员公示；④社区矫正执法公开栏；⑤以人为本、回归社会（标语）；⑥社区服刑人员指导手册（加分）。

（3）工作规范（每项各1分）：?信息录入完整、准确；②按规定时间转派司法所。

2、宣告室（19分）

（1）设施设备（每项各1分）：?主背景板；②工作人员宣告席；③社区服刑人员隔离栏；④旁听席(警戒线)。

（2）制度建设（每项各1分）：①宣告规定；②宣告流程；③接受矫正、服从管理（标语）。

（3）工作规范（每项各2分）：①入矫解矫宣告提级；②宣告人员符合标准；③宣告流程固定；④宣告词统一；⑤宣告文书齐全；⑥宣告台账规范。

3、刑罚执行室（9分，加分4分）

（1）设施设备（每项各1分）：①执法记录仪；②警用防护器械（加分）；③整装镜（加分）；④急救用品（加分）。

（2）制度建设（每项各1分）：①社区矫正工作人员纪律规定；②分项工作流程图；③脱管处置工作流程图；④执法着装用品管理规定。

（3）工作规范（每项各1分）：①实施分类管理；②重新犯罪率低于规定标准；③脱管追逃措施得当，每月跟进；④病情复查按时开展；⑤调查评估采信率达60%以上（加分）。

4、教育培训室（3分，加分5）

（1）设施设备（每项各加1分）：①讲台（黑板）；②课桌椅；③教学设备（幻灯、音响）。

（2）制度建设（每项各加1分）：①集中教育制度；②法律法规节选。

（3）工作规范（每项各1分）：①全面落实入矫教育；②按月制定学习教育计划；③未成年人分开进行。

5、指挥控制室（16分,加2分）

（1）设施设备（每项各1分）：①电子显示屏；②操作计算机；③LED显示屏（加分）；④中心内部监控设备（加分）。

（2）制度建设（每项各1分）：①指挥控制中心管理制度；②指挥控制中心值班制度；③应急预案；④社区服刑人员管控分布图。

（3）工作规范（每项各2分）：①工作日按规定值班；②按季度开展动态分析；③越界、逾期未解矫处理不超过1天；④定位手机监管率达70%以上；⑤重点管控对象定位监管率达90%以上。

6、心理矫治室（9分，加3分）

（1）设施设备（每项各1分）：①沙发（座椅）；②操作电脑（安装测评软件）；③沙盘。

（2）制度建设（每项各1分）：①心理矫治室管理制度；②心理咨询师公示；③励志标语（图片）；④心理咨询预约制度（加分）。

（3）工作规范（每项各1分）：①心理测评率达100%；②心理咨询师1名；③固定心理咨询师多于1人（加分）；④开通心理咨询和心理辅导预约（加分）；⑤建立心理矫治档案。

7、档案室（9分，加3分）

（1）设施设备（每项各1分）：①档案柜；②档案盒；③防火、防盗、防潮、防虫设施（加分）；④装订机（加分）。

（2）制度建设（每项各1分）：①档案管理制度；②档案保密制度。

（3）工作规范（每项各1分）：①建立执行档案；②建立人员名册；③档案存放（装订）规范；④档案内容（标注信息）规范；⑤档案查阅规范；⑥统一存放解除（终止）矫正档案（加分）。

8、检察室、警联室（4分，加1分）

（1）设施设备（每项各1分）：①基本办公设施。

（2）制度建设（每项各1分）：①检察人员公示；②社区矫正检察制度；③公安民警公示（加分）。

（3）工作规范（每项各1分）：①建立相关工作痕迹。

9、远程探视室（6分）

（1）设施设备（每项各1分）：①探视设备；②背景板。

（2）制度建设（每项各1分）：①远程探视流程图；②远程探视纪律。

（3）工作规范（每项各1分）：①制作远程探视宣传单；②探视成功率达60%以上。

（三）组织机构（18分，加4分）

1、机构单列（每项2分）：①机构单列；②职数单列；③专职人员编制单列。

2、成立执法大队（每项加2分）：①经编办批准；②挂牌。

3、成立领导小组（每项2分）：①领导小组成立文件；②建立联席会议制度；③联席会议工作台账齐全。

4、成立两委会（每项2分）：①两委会成立文件；②工作机制符合规范要求；③两委会台账记录规范。

（四）经费、人员保障（21分，加5+分）

1、预算情况（4分）：①纳入当年县级财政预算（如经费统筹纳入司法行政经费，司法局明确社区矫正经费划拨的可得3分）。

2、人头经费保障（加5分）：①按照社区服刑人员数核定，每人不低于1500元，达不到1500元的酌情扣分，每增加500元累加1分。

3、中心公职人员数（2分）：①人数3人，每增加一人累加1分。

4、中心辅助人员数（1分）：①人数2人（聘用期一年以上），每增加一人累加1分。

5、培训情况（每项2分）：①开展上岗前培训；②全员培训每年2次，每增加一次累加1分；③年人均培训次数1次，每增加1次累加1分；④开展岗位练兵。

6、执法着装用品管理（每项2分）：①台账底数清楚（一人一号建档）；②管理严格（出台相关管理文件）；③使用规范（建立调整、回收、清理机制）。

二、扣分项

篇（3）

管理与哲学两者相辅相成，联系密切。管理哲学作为 社会管理学与哲学两种学科的交叉领域，在20世纪的人文 科学的发展中显示出勃勃生机。管理哲学不仅成为一门 独立的学科，并日益发挥其在解决社会各领域管理问题中 的优势。对于我国当前高校档案管理事业的发展，管理哲 学同样可以留下一些启示。高校档案管理的任务就是通 过各种有形的文字资料和声像电子记录来揭示数据背后 高校教育事业发展和管理当中所出现的问题，同时揭示那 些使相关管理问题不断产生和转化的生成机制。我国高 校档案管理在其发展伊始就其思想本身而言，就与哲学有 着千丝万缕的联系。我国高校档案管理建设秉承了由儒 家思想传承而来的理性传统，并在多个方面体现出其与哲 学思想相关的维度。中国高校档案管理相对于西方起步 较晚，但在其自身的发展道路当中形成了系统性、社会性、 辩证性等特点，并在认识论上呈现出新的特色。在相当一 段时期，我国高校档案管理始终坚持着在摸索中形成的传 统管理体制路线。传统的高校档案管理要么只关注于档 案管理流程当中的客观物理结构，要么只一味地强调形式 上的管理建构机制，往往使部门管理在体制建设方面受到 阻滞。这种落后的管理方法只会让高校档案管理建设在 当前社会和经济体制走向信息化的大背景下逐渐失去其 活力。探索高校档案管理与管理哲学的联系由来与相互 间的影响，对改善中国管理哲学的发展现状和进行高校档 案管理理念的革新有着积极的作用.

一　高校档案管理的系统性 高校档案管理事业是我国高校教育管理事业当中重 要的一环，不仅肩负着整合高校自身教育资源的任务，还 肩负着引导高校透过数据进行自我分析，挖掘自身优势， 在日益激烈的竞争中谋求发展的任务。高校作为国家教 育事业的有力个体单位，在其不断发展的进程中，渐渐形 成其自身复杂的有机系统。在这个系统当中，每一个要素 的活动都会影响到系统中其他环节的运行。人类自从进 入信息化时代以来，随着科技的不断进步，有形距离的概 念在不断被瓦解，社会之间的联系却在不断的加强。这种 形势同样体现在高校环境中。随着网络技术的引入，高校 各个部门在空间上共同发展的领域不断被扩大，各部门之 间的交往也日益依赖于数字网络，高校各工作团体之间联 系，不但没有因此减弱反而大大增强。一个部门决策上的 小的失误往往会牵一发而动全身，影响到其他部门进而是 整个高校的决策实施。因此，对高校管理系统有一个整体 综合的清楚认知，了解高校有机管理系统当中的每一个环 节以及各个环节之间所形成的联系就变得十分必要了.

这对高校形成正确的整体决策和有针对性地、顺利地将决 策在各部门进行实施有着很好的指导作用.

在高校管理系统当中一个很重要的表现就是管理体 制下的等级结构。早在几千年前，中国儒家思想就提出只 有效仿前人建立有效的并非不可逾越的等级制度，才能防 止人们不会为了只满足自己的私欲而引发纷争的观点.

圣哲孔子更是大力地颂扬尧舜治世，在《论语·八佾》中就 曾赞道:“周监于二代，郁郁乎文哉，吾从周。”要维持一个 系统的稳定性，首先就要维持严格的系统等级结构。通过 这种系统等级结构的划分，各个部门各司其职，完成所属 环节的责任。在遵守系统运行所规定的细则下，每个部门 都有自己权限和自由发展空间。而同样的道理，管理相关 人员可以通过自身的努力，不断提高自身的专业素养，实 现人才的开发和结构性的选拔。这样一来，高校管理系统 中的等级结构就成了相对的管理结构，而不是绝对。也正 是应为如此，高校管理系统在等级结构的相对自由和稳定 发展的统一中得到优化.

同样的观点，法国著名的社会学家和哲学家布迪厄也 在其作品中推崇过。布迪厄认为，正是靠结构主义才使社 会科学变成人们尊敬和主导性的学科[1]。著名管理学家 法约尔更是曾说过:“管理，就是实行计划、组织、智慧、协 调和控制。”[2]在有机管理系统当中，一个要素只有与其他 要素相结合才能构成某个系统，而具体的一个要素也只有 在特定的系统中才能实现自身的意义，发挥应有的功能.

系统中每一个环节的特征都是透过各个环节之间，环节与 系统之间的作用和关系表现出来的。无论是系统结构如 党群组织还是行政管理之间，还是同等要素如院系教学信 息和科研资料整理之间，一旦离开了管理体制的系统性， 就如同失去了连接行动者和各环节交互作用与影响的纽 带，必定会在组织工作中陷入混乱.

二　高校档案管理的社会联系维度 高校作为国家教育事业的有效实体单位，不仅具有其 自身的系统性，还体现着浓厚的社会性。纵观高校的活动 主体，党群组织、各级行政单位、教员以及学员，各单位之 间往来活动频繁，影响广泛，如同一个小型社会。从宏观 上说，社会作为一个建立在个人实体之间普遍联系之上的 有机整体，本身就体现着联系的普遍性与交叉性。无论是 自然社会还是人造社会，联系都无处不在无时不有，自然 社会与人造社会之间也存在着微妙的联系。从微观上说， 社会主体单位个人之间也存在着无法隔滞的联系。社会 由无限多个个人实体组成，他们不仅体现着自身的属性和 特征，还映射出自己与他人的各种联系的综合。个体不能 离开社会发展，而社会有机体的发展离开了个人也无从谈 起。这种普遍联系的特性使得高校档案管理事业势必是 社会与人联系的一种集中表现形式。高校管理系统是一 个复杂而且开放的系统，是一个独立的系统但并不抽象.

维持这个系统的一体化和精诚合作是使这个系统得以协 调运作的根本法则。高校管理系统统一于社会与人的联 系，在更大的外部环境当中甚至存在着竞争。但正如同管 理学下的企业系统一样，通过管理者采取一定的管理手段 使系统和谐运作是系统的社会功能之一。在日本企业管 理界有这么一个代名词“内和外争”，指的正是内部精诚和 谐运作以应对外部日益激烈的竞争。面对着同样处境的 中国高校档案管理应当从中汲取经验，以社会与人的联系 为突破口，谋求自身更好的发展.

高校管理者应当提高自身的社会意识，形成熟练的社 会性思维方式，即联系着的思维方式，从“关系性”的角度 来理解社会[3]。形成社会的是各种主体之间的联系，而人 正是维系社会的主体要素，是连接社会意识与个人意识的 纽带。人作为存在于社会当中的具体的、历史的实体要 素，对社会系统的作用是不可估量的，人的发展带动着社 会有机体的发展。将这种联系的普遍性归纳到高校档案 管理事业中来，势必会体现出人与社会系统乃至高校管理 系统联系的辩证特色:以人的发展为核心引导社会系统乃 至高校管理系统的发展，同时人作为系统有机体的要素， 为社会进行服务来实现对社会的反哺。这种辩证的发展 原则体现在高校管理事业的层层面面。忽略了单个实体 与系统有机体的联系，个体的管理能力只能够在有限的范 围内实现有限的发展。高校档案管理体系当中各单位和 部门之间形成的普遍的联系和普遍的需求促进了普遍的 联系的交换。个体不仅得到了全面的发展，系统有机体也 实现了优化。也正是在这种情形下，人的社会性得到全面 的体现，系统的社会联系充分地发挥其交换功能。当前我 国在教育框架下坚持的以人为本的指导思想也正是这其 中社会联系维度的集中体现。人是社会发展的核心，社会 在不断进步的同时也要实现人的全面发展。人的全面发 展就是在人的普遍社会联系的基础上所建立的全面社会 分工。 高校档案管理体

系依据社会联系的维度所建立的 分工正是这种社会分工在社会教育当中的一个典型的 缩影.

三　认识论下的高校档案管理 我国自古以来在管理哲学方面的发展就有其理性主 义传统。先儒圣贤孔子就曾有言:“无为而治者其舜也与? 夫何为哉?恭以正南面而已矣。”(《论语·卫灵公》)孔子 对无为而治这一在中国传承了数千年的理性管理观进行 了生动的描述。孔子认为对国家的管理和对人的管理都 应当顺应礼法自然。无为而治的思想在汉唐治世更是被 推崇备至。儒家的管理方式并不是一种放任不管的思维 模式，而是在理性思维的基础上融入一种“假设的混沌 观。”[4]这种思想更是结合了道家以及后来的佛学思想的 妙谛，逐渐形成一种管理的传统。《道德经》言“道法自 然”，佛家追求清静无为，对后世的管理思想都形成了很大 的影响.

这种理性传统首先表现为管理思想在认识论上的一 种反思传统。哲学作为对周围外部环境以及对自身存在 的认识的结果，是人类智慧的最高形式，是一种通过“反 思”的方式达到的智慧[5]。关于高校档案管理哲学维度的 这一命题的解答方式，首先在于管理观的反思性思维。高 校档案管理在发展自身的过程中，不仅可以借鉴当前百家 争鸣的各种学术情景和学术领域，汲取相关的理论沉淀， 还可以跳出来反思自身。从系统论下的等级管理制度到 具体的法规细则;从法规细则到各个高校的具体习惯和策 略;从先进的技术引进到科学的理论理念支撑;这些都是 使管理思想通过各种手段更好地为管理者进行服务。在 进行高校管理事业的理论探讨时，要始终保持一种反思性 的态度:由于高校管理事业的研究主体各部门之间存在着 直接密切的联系，在进行理论实践的时候，必须针对变化 着的情况不断调整自身。值得注意的是，在提到管理思想 的反思性的时候，反思性并不是指对具体理论观点的全面 否定，而是相对的修正。正面认识管理思想的反思性是从 认识论上对高校管理事业设定的一层保障。中国管理思 想的理性传统在认识论上值得当前高校档案管理事业借 鉴的另一个支点就是和谐的传统。早在几千年前先贤孔 子就曾有言:“丘也闻:有国有家者，不患寡而患不均，不患 贫而患不安。盖均无贫，和无寡，安无倾。”国家管理上的 和谐统治是孔子一生的政治理想。管理的和谐在于安民， 不仅体现在政治方面也同样体现在经济方面。国家高校 档案管理同样应该坚守和谐的理性管理模式，资源分配要 均匀，权责要明确，严厉管制部门之间相互推诿、组织不力 的现象，保证管理人员的良好工作待遇和管理热情，才能 实现管理体制上下团结，通力和谐的良性发展，增强高校 自身的竞争力。退而观之，高校管理事业发展到今天，不 仅依赖于高效率的管理机制，还依赖于管理当中的人文理 念。这种理性的管理传统也必将对当前我国随着社会体 制转型进行体制改革的教育事业的发展起到很好的推进 作用.

四　结语 综上所述，可以得出两点结论:首先，我国高校档案管 理事业在理论的发展上尤其是在其自身哲学维度的理论 探讨方面依然存在着理论空白，我国高校档案管理事业尚 处于起步阶段，理论发展不全面势所难免。管理与哲学是 相辅相成的两个学科领域，高校档案管理事业应当汲取管 理哲学中的有利理论因素，为实现自身全面发展奠定理论 基础。其次，当前我国高校档案管理理论研究与实践本身 相脱节，这与我国地方高校管理事业资源的复杂分布情况 和具体实施问题不无联系。针对这种情况，地方高校应当 深入了解自身发展状况和存在的问题，加大自身管理政策 上的灵活性和机动性，加大对管理人才的培养力度，集思 广益，多听取基层意见，不断提高管理手段的可实行性和 易操作性.

参考文献 [1]宫留记.布迪厄社会理论的哲学维度[J].社会科学论 坛， 2006(12).

[2]法约尔·H.工业管理与一般管理[M].北京:中国社 会科学出版社， 1998.

篇（4）

Abstract: With the continuous development of science and technology, computer technology has been widely applied to the file management, which greatly promoted the modernization of records management, file management of paper will the information age with a brief analysis for the reference learning.

Key words: The information age; file management; computer technology; Science and Technology

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

改革开放以来，随着经济的不断发展和科学技术的不断进步，知识经济时代悄然到来，从根本上改变着人类社会的发展、思维、行为方式的同时，也给档案管理带来了新的课题，档案管理事业面临空前的挑战。这需要我们在档案管理的时候，要具有与时俱进的思想不断学习，采取措施加强信息化建设，提高档案管理的水平。本文以下内容将简要分析信息时代的档案管理，以供大家学习参考之用。

一、信息时代档案工作的变化

随着计算机网络技术广泛的应用，目前在社会上出现了传统的纸质档案与电子档案并存的现象，纸质档案是以纸张作为载体的一种档案,如保存备查的公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿，纸质档案优点较多，便于管理和利用。而信息时代的电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，其具有图文并茂，形象生动的特点，特别是，多媒体光盘存储极大的缩小了档案的存储空间，便于档案和档案信息的保存、管理和开发利用，促使了档案信息载体向着大容量、高密度、电子化方向发展，对于信息化时代的电子档案，其具有信息传输快，便于查询和管理的优点。但是电子档案应用技术是一项复杂的综合性的新技术，其包含有传输技术、多媒体技术、数据库技术和网络技术等，作为一名信息时代的档案管理者，必须熟练掌握这些技术，才能适应社会发展的需要。在信息时代，档案管理工作的变化主要体现在如下几个方面：档案管理工作必须借助计算机及网络等现代手段进行档案管理，对档案管理人员提出了更高的要求；档案管理技术的变化，现代的档案管理技术是以信息技术为主导并将传统档案管理技术与电子计算机技术及网络技术相结合的产物；随着科学技术的不断发展，档案管理工作服务的人群越来越多，档案管理工作的服务方式也向人机结合的方向发展。在信息时代，面对档案工作过程中出现的新问题，作为档案工作者应该多关注并学习新技术，紧跟时展步伐，也只有这样才能是档案管理工作与时俱进，更大的服务群众服务社会服务经济发展。

二、信息时代档案管理者应具备的素质

在信息化时代，档案管理者必须掌握自动化网络化技术等高科技手段，不断提高档案管理水平，只有这样才能适应信息化时代档案管理的需要，才能促进档案管理工作的进一步发展。在信息时代，我认为档案管理者应具备如下各项素质才能胜任档案管理工作。

2.1、思想素质

由于档案工作的重要性，要求档案管理工作者必须具有很高的思想素质，具有正确的人生观、世界观和价值观，克服本为实惠主义的态度，扎扎实实的做好档案管理工作。

2.2、职业道德素质

档案管理的职业道德是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等各项职能活动中，应遵守的基本行为准则。由于档案管理工作的特殊性，要求档案管理工作者必须具有忠于职守、爱岗敬业、遵纪守法、严守机密、实事求是的职业道德。也只有具备了这些职业道德，才能一直忙于收集、整理、分类、立卷、鉴定、登记等等工作而不感到枯燥；也只有具备了这些职业道德，才能保守国家和集体的利益及公民个人的隐私；也只有具备了这些职业道德，才能使档案更加真实反映社会现实，而不被扭曲丑化或者夸大美化。

2.3、具备较强的专业知识

掌握档案专业理论知识和技术是对档案工作人员最基本的要求，而对于处于信息时代的档案工作人员来说，不但要有科学系统的专业知识，又要具备必要的网络及信息知识。

2.4、较强的信息管理水平

信息时代的档案管理者必须具备对信息的敏锐洞察力、捕捉力、超前认知力，能及时准确的从信息海洋中获取有用的信息。信息时代的档案管理者还必须具有利用所得信息建立网上数据库的能力，特别是对于那些从事信息开发编辑工作的档案工作人员，更要对自己提出更高的要求。

2.5、创新素质

随着信息网络化和电子文件的出现，档案馆不再是传统意义上的档案馆，其作为信息交流的中介和枢纽，作用日益明显和重要。在这个时代，档案管理者不但要有扎实的基础知识，还要有创造性思维，及时更新观念，用新的服务方式及管理方法解决实际遇到的问题。另外由于目前很多国外的网络信息都是用英文来表示的，为了能更广泛的从网络中找到有用的信息，提高英文水平是适应新时代的要求。

三、信息时代档案管理中存在的问题

在信息时代，档案管理主要存在如下问题：第一，由于信息时代，档案管理工作要求管理人员能熟料操作计算机，有较高的网络操作应用能力，而目前很多档案人员很难适应这一要求；第二，信息时代的档案管理人员的安全意识不强，致使档案网络存在很大的安全隐患；第三，档案信息资源的收集不到位，资料收集的不够齐全；第四，档案信息化建设的有待提高，档案管理人员对实施档案信息化管理的意义认识不足，导致对档案信息化建设过程中的投入不足。

四、信息时代加强档案管理应采取的措施

为了使信息时代的档案更能发挥其应有的作用，应对信息时代的档案加强管理，采取措施克服存在的问题，使其更能适应社会的发展。我认为针对信息时代档案管理中存在的问题应采取如下措施：第一，加强档案管理人员的素质教育，并制定培训技术，提高档案管理人员的业务素质和专业技术能力，加强对档案管理人员创造性思维的撇杨，同时提高档案管理人员的外语水平和计算机应用能力；第二，及时更新设备，加大对计算机硬件及软件的投入，使档案管理工作者有工具可用，这是实现档案管理工作网络化的必要前提；第三，对档案管理工作的计算机进行严格的管理，加大对档案管理人员的安全意识培训，使档案管理人员能简单的处理病毒及来自其它网络的恶性攻击；第四，进一步加强档案检索工具的建设及数据库的建设，建立相应的规章制度，加大业务培训，提高档案管理人员的收集信息和信息化管理的能力。

另外，财务档案管理也是档案管理的一个重要组成部分，其存在的问题与档案中的问题有共性，对于在信息时代如何加强财务档案管理，我认为主要应采取如下措施：健全和完善财务信息化管理制度,打造规范化信息处理体系，首先,健全财务报告分析制度；其次，会计档案管理规范化，对纸质财务档案的管理要求,应严格按照规定进行保管、调阅、鉴定和销毁，电子信息性质的财务会计档案管理也要制定并遵循管理规定,确保档案信息的安全性和规范化；最后，要规范核算制度,健全财务管理监督制度。

五、结束语

在信息时代的档案管理过程中，必须全面提高档案管理的创新能力，加大档案信息化建设的投入，培养掌握现代信息技术的复合型档案人才。而作为一名信息时代的档案管理人员，应该不断学习，在实践中不断总结经验，树立良好的职业道德，更好的为档案管理工作服务。

【参考文献】

篇（5）

1 前言

在信息时代的今天，信息作为一种重要资源，人们对信息作用的认识有了很大提高。而档案资料作为重要的信息资源之一，它的价值也越来越被社会所认识。但在实际工作中，由于受到时间、地域的限制，高校档案信息往往不能及时为用户所用，不能真正实现档案信息资源共享，应该说这是管理技术和手段落后之故。因此，为了满足信息化社会人们对信息“广、快、精、准”的要求，必须与时俱进，借助先进的通讯设施和技术手段，建立高校档案信息网络，以实现档案信息资源的共享。

2 高校档案管理信息网络建设的意义

档案作为信息宝库中的重要信息源之一，其收集、分类、存贮和管理的主要目的，除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外，还有就是为档案用户提供档案信息服务。就后者而言，由于档案信息的历史价值及其在高校发展中所起到的重要作用与档案管理和服务手段落后之间所产生的巨大反差，因此，无沦从管理层面还是从利用与服务层面上看，建立高校档案管理信息网络都有其积极和重要的意义。

2.1 适应经济社会和科技发展的需要

传统的档案材料是以纸张为主，辅以各种书写材料，形成传统的档案。这种传统型的档案是建立在手工管理的基础上的，其档案信息的服务，也是以手工服务为主要手段。随着计算机应用的日益广泛，档案管理工作也加快了计算机的应用，主要用于档案目录的分类、存贮和管理，利用的方式也基本上是单机型的，当然也有个别档案部门建立起了单位内局部联机的档案管理计算机系统。但这些计算机档案作为信息宝库中的重要信息源之一，其收管理或系统，在功能上是大同小异的，主要为档案目录的存储检索，为档案工作人员管理工作的工具，还未能实现向档案信息用户提供机上档案内容信息服务，或由用户自行上机检索档案信息。因此，这种计算机管理模式还不能使档案信息的管理和服务适应经济社会发展的需要。随着社会的进步和经济的快速发展，在办公、商务、管理、信息传递和等各个方面正在实现自动化和网络化。我国教育和科研网的建立，使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制度等主要材料，现在都是用电子文件的形式在网上，并同时形成以纸张为载体的传统型的同一文本材料。这一发展趋势，档案管理工作必须与时俱进、与其同步发展，才能适应经济社会科技发展的需要。

2.2 提高档案管理工作的质量和水平

高校档案管理信息网络的建立，可以整体上提高档案管理工作的质量和水平。从历史和现实两个角度看，以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案，都会同时并存。从管理的角度看，传统型档案以手工管理为主，按档案管理规范的要求，通过人的实际工作对档案进行管理，这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异；以电子式文件为代表的新形式的档案，其管理虽然也依靠人的作用，但这种管理是以计算机为工具，按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理，无论任何人进行操作和管理，其差异都很小；在一定的信息网络平台上实现的高校档案管理，要求每一个档案管理工作人员，必须按系统的要求开展工作，这样，档案管理质量上产生的问题就会相应减少；同时，也迫使水平和能力稍差的工作人员努力提高业务水平，适应档案管理信息网络化环境下的工作要求，从而提高整个档案管理的质量和水平，这是其一。其二就是利用高校各职能部门形成的各种电子式文件档案材料，利用档案管理信息网络直接生成部门档案并汇总和进人学校的档案管理信息网络系统，转成高校的完整档案库和管理系统。该系统既可以存贮和检索利用，也可以有其它不同的功能选择。与此同时，把原有的以纸张为载体的传统型档案转制成网上可读的电子文件，并入整个档案管理信息网络系统中。这样，利用网络的强大功能进行存贮、检索、利用以及系统管理；其档案管理工作的质量和水平当然是传统模式的管理不可比拟的。

2.3 提高档案管理工作的服务水平和利用效率

信息网络管理系统的最大优点就是功能强大、效率高。高校档案信息网络的建立，可以解决一般档案信息的检索查找(如档案目录的检索)，也可以通过一定的用户密码指令进行档案具体内容的检索查找和打印输出服务，实现真正意义上的高校档案资源共享利用。由于档案管理信息网络的利用不受地域和时空限制，只要是系统允许的合法用户，就可以随时检索利用，这种服务水平和利用效率当然是传统型的档案管理系统不能同日而语的。

3 高校档案管理信息网络的可行性

进入80年代以来，世界上几乎所有发达国家都相继建成了国家级的教育和科研计算机网络，并相互连成覆盖全球的国际性网络。这种全球计算机信息网络的产生冲破了地理位置上的束缚，加快了信息传递速度，为教师、学生、科研人员以及其它各类人群提供了一个全新的网络计算机环境，从根本上改变了以往的信息利用模式，促进了他们之间的信息交流、科研合作和资源共享，成为这些国家教育和科研工作的最重要基础设施之一，促进了这些国家教育和科研事业的迅速发展。由于我国已建立了覆盖全国各地的教育科研网和其它网络系统，也为我们建立高校档案管理信息网络提供了基础。

3.1 信息网络的发展为建立高校档案管理信息网络提供了一个强有力的平台

包括中国教育和科研计算机网等在内的互联信息网络的不断建设发展和完善，给高校档案信息资源管理的网络化建设提供了基础。目前，各高校建设的网络系统已日趋完善，在普遍开通教育科研网的同时，还与不同的网络系统实现了互联，实现了各类网上信息的共享和利用，这就为高校档案管理信息网络的建设提供了一个强有力的支持平台，而无需另行网络基础设施的建设。此外，现有的信息网络及其系统，无论技术、设备或功能上都完全能支撑高校档案信息实现网络化的管理要求。现在，无论任何地域的用户，只要联入因特网，便可随时随地浏览网上全球各类信息，包括文本型文献信息以及声音、图像等，因特网提供的各种强大、灵活、实用的功能完全可以实现

并满足档案用户之间、档案馆(室)之间、档案用户与档案馆(室)之间的档案信息交流与共享利用。同时，由于高校的部、处、系、所、中心等计算机终端机均与校园信息网络系统相联，完全可以实现档案信息数据库与各部、处、系、所、中心数据的资源共享。

3.2 高校档案管理的系统化、规范化，为档案管理信息网络的创建提供了基础

高校档案管理自实行《高等学校档案实体分类法》以后，已经有一个较全面的著录标准。它的范围包括检索语言、目录著录、名词术语、信息代码、馆库建筑、技术设备、档案载体、档案分类整理、档案统计等方面的标准化和规范化。学校的档案管理均实现计算机辅助处理，利用计算机管理档案，进行档案查询利用，除了档案软件系统外，在计算机的存储资料库上也已经存有大量可供查询的档案数据；在现时己输入的计算机档案数据和有关内容特征信息中，如文件题名、责任者、主题词或关键词、日期、保管期限等，已具备用于机上检索的基本条件及功能要求，这就为档案网络的创建提供了一个良好的基础。

4 高校档案管理信息网络建设的措施

4.1 法律上要保证

高校档案信息资源网的建成对档案的保密工作是个挑战。档案信息具有一定的机密性，在网上实现档案资源的开发利用和共享必须有必要的限制，不是任何人对任何档案都可随意利用。一般地说，与国家安全和利益，与社会秩序有关的档案，或与集体、个人秘密有关的档案因其合法权益受到法律的保护，均属于限制利用的范围。因此急需制定政策，制订法律规程确定档案的上网等级。如可规定一级保密的档案不能上网，二级保密的档案上内部网，三级保密的档案可上Internet网。对于二级保密的档案，如技术、专利等可提供一部分普通的信息，以不造成泄密、经济损失和损害技术人员的发明，同时又能吸引别人来查阅档案为原则。在具体工作上，可以对现存的档案进行经常、及时地鉴定，争取做到该保密的一定要保密，该开放的一定要及时开放。总之，档案信息的开发利用与保密是对立统一的，在开发工作中必须正确处理二者之间的关系，既要积极开发提供档案信息，为各项工作服务，又要坚持保密原则。因此，制定出相关的档案信息上网的政策法规是建立档案信息网络的必需的法律基础。

4.2 开发优秀软件

开发优秀的适用于档案管理信息网络使用的软件，是实现高校档案管理信息网络化的前提。这种软件应该具备强大的功能，其中包括对不同密级档案利用的保密功能。目前，在学校档案信息管理的软件开发中当务之急是尽快制定出全国统一的软件发展规划和行业标准，使高校的档案管理软件及其系统按统一标准执行。

一个技术水平高的档案管理软件不仅应在管理档案业务方面要有较强的通用性，以适应不同类型的档案管理，而且还应对不同应用人员素质和应用水平同样要有较强的适应性。软件在设计阶段就要考虑到用户管理档案的多变性和不确定性，考虑到利用人员素质的多层次性，注意增强软件功能使用的易用性和可扩展性，增强软件的容错能力和提示引导能力；软件在开发编程阶段要考虑到软件要适应用户的要求，井可按各自的需要能作必要的改进，增强软件的易维护性、可靠性和安全性。要建立档案管理信息网络，开发优秀的软件是当前最为重要的基础工作之一，必须组成多学科的相关人员联合攻关，共同开发。

4.3 档案信息资源网运行的安全性

档案信息系统运行的安全性问题是互联网安全的共性问题，它的威胁主要来自黑客、病毒以及系统本身的故障。新世纪伊始，黑客们便给网络安全问题来了一个下马威：雅虎、CNN等许多世界知名网站纷纷受到攻击而瘫痪，网络安全问题再次引起了各国政府的高度重视。任何技术上的安全措施对于黑客高手来说，都如同沙筑的堤坝一样不堪一击，因此，我们必须高度关注网络运行的安全性问题。对网络的运行安全，只要我们定出严密的措施，并在前期严格控制上网信息范围，就可避免成为黑客们攻击的目标，此外，病毒也是伴随计算机及网络技术而生的一个顽疾。如受CIH、蠕虫等病毒的肆虐而给网络信息及设备造成的巨大损失人们至今仍记忆犹新：系统本身的故障也会造成信息的破坏和数据丢失，对于这些威胁，我们必须要有充分的认识和要有相应的防范措施，并同时注意做好信息的备份工作，以便在紧急情况下恢复系统的正常运转和信息的完整。

5 结束语

高校档案信息资源网络系统的建设不仅仅是少数高校档案馆(室)的事情，而应是全国高校档案馆(室)共同的事情，它的建立不仅对全国高校档案馆(室)今后的发展起积极的推动作用，对高校的各项工作也会产生积极的影响和作用。因此，应把高校档案信息网络的建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分，切实做好相关工作，加以建设与发展，适应经济社会发展的需要。

参考文献

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文件档案是档案管理工作的重要组成部分，它记载了社会发展的历史过程，客观地反映着各个时期的问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。随着社会的进步、形势的发展，如何提高文件档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文件档案管理工作的新课题，而文件档案管理的办公自动化又为档案工作揭开了新的篇章。下面就文件档案管理的办公自动化问题谈一点粗浅的认识。

1 文件档案办公自动化管理的基本概念

科学技术的发展特别是办公自动化的应用，给文件档案管理带来了巨大的变化。对电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理，这种电子文件涉及到了档案管理的工作，同时也丰富了档案管理工作的内容。我们讲不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则。如文件的立卷归档制度；文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文件工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文件部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。

而办公自动化是指以电子计算机为核心的各种现代化办公技术与设备，并且能够迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件取代了以往的纸质文字材料，它是由拟稿者直接“写”在硬盘上，并在硬盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员、决策人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机硬盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以硬盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。

文件档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。

2 文件档案办公自动化管理的优点

2.1 办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的文件档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果是又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2.2 文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成了文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，保证了很高的查全率和查准率，且不受空间的限制。还可以通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案管理部门的概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

2.3 电于文件保存的稳定性

与纸质文件档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在文件档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD、EVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

2.4 提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

3 文件档案办公自动化管理存在的问题

3.1 电子文件保密性受很大的限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增加内容和删改内容，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难增大。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

3.2 对文件档案的管理人员要求更高

对电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，管理人员要有较高的知识层次和先进的计算机技术，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前情况来看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理的复合型人才更是奇缺，大部分档案管理人员的现代化计算机水平偏低，甚至还有现代文盲现象。尽管我们引进了现代化计算机设备，仍不能充分发挥作用，就更谈不上档案信息电子化了。

4 文件档案办公自动化管理技术的探讨

4.1 办公自动化系统内、外网隔离技术

在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全最主要、最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些有规定的地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

4.2 提高文件档案管理人员的综合素质

文件档案管理人员的综合素质，不是一个简单的问题，我们认为；一是要从硬件建设上下功夫，不断改善计算机的硬环境，尤其是计算机的运算速度、传输能力、存储容量、局域网的服务器、防火墙屏蔽隔离效果、密码设置技术等等都要不断更新。二是以“自学为主，培训为辅”的模式，逐步形成可持续终身教育机制，保证档案人员计算机技术，随时代变化而不断提高。通过培训不断学习获取、更新文件档案的计算机管理技术，直至熟练运用达到增强业务技能、提高管理水平的效果。三是加大档案部门之间、区域之间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

4.3 做好电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件进行接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。

4.4 做好文件档案专用计算机的反病毒技术防护工作

文件档案的办公自动化管理工作，其主要应用工具就是我们的计算机，网络、服务器，而计算机的反病毒技术防护工作即非常重要、又多种多样，这里主要介绍我们经常使用的和非常重要的几种防护技术：（1）进行主动的反病毒软件设置；使用诸如卡巴斯一类的反病毒软件，对我们的计算机进行有效保护；进行文件、邮件，Wed的反病毒设置，以及建立“主动防护”措施的“程序活动分析”、“程序完整性保护”、“注册表防护”。（2）建立计算机病毒防范措施；利用硬件设置始终从硬盘启动计算机、避免文件对拷、慎重对待下载程序、警惕电子邮件及其附件、防范宏病毒、注意文件的备份与还原技术。（3）进行计算机安全的高级别设置。（4）账户及其密码管理；禁止Guest账户、限制账户的个数、开启用户策略、设置屏幕保护密码。（5）进行数据文件安全设置；禁用默认共享、经常备份、正确设置文件共享权限、防止文件名欺骗。

5 结语

根据办公自动化文件档案管理存在的问题，做好电子文件的技术处理及其保护工作，实施电子文件管理的新技术，新思想和新战略，为提高档案管理人员的业务技能奠定基础，的确是非常必要的，又是非常重要的。

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中图分类号：C93 文献标识码：A

文章编号：1009-0118（2012）04-0143-02

一、从服务手段上来革新

建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的1种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进1步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。

电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第1时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆（室），也不必交任何光盘或软盘。

开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势要求，进1步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，湖北省档案局要求2003年全省各级综合档案馆（室）全部建立现行文件服务中心，要求全省各部门、各单位率先向各级档案馆（室）送交现行文件资料，并要求各级档案馆（室）做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务。

二、服务领域上的扩展

信息服务的化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等1切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着技术的，人们从事的科学和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单1需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编（下转第145页）（上接第143页）专题信息方面：开发信息，帮助引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的情报，任何1个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立1个完整的社会信息系统，实行1体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

三、学校档案服务创新的主要任务

面对高校档案部门“生存”的现状，既不能依靠“上帝”的仁爱，也不能坐等学校的“恩赐”，必须用改革发展的思路来解决前进中的困难。

（一）进一步强化档案资源建设在档案服务创新中的基础地位，把档案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基础。因此，立馆之基在于档案资源建设，档案服务之基更在于档案资源建设。正因为档案资源建设在档案服务创新工作中具有基础性的地位，也就决定了要进一步深化档案资源建设抓源头的监管理念，聚焦学校重大活动、重大事件、重要会议、重点建设项目、重大科研课题、重要工作和重要人物等方面不同载体档案的监管工作，全面推进常规归档与即时归档的相结合，大力开展校史人物、校史资料和社会媒体对学校工作报道等方面的征集工作，为学校历史站好岗，为学校今天服好务，为学校明天积累好精神财富。

（二）馆藏档案数字化是学校档案服务创新的基础建设。馆藏档案数字化的主要目的是方便利用和保护档案。馆藏档案数字化已不再是一个理论探索问题，而是一个如何创造条件，抢抓机遇，力争支持，这是学校档案服务创新一项重要的基础性建设任务。一些名牌高校档案部门已完成建国前历史档案的数字化工作。有的高校档案部门正争取完成馆藏历史、党群、行政、教学等档案类的数字化工作。

（三）努力培养造就一支素质较高的人才队伍是档案服务创新的根本保障。学校档案部门仍然是一个弱势群体，也是一个弱势部门。究其原因，关键在于人才，关键在是否有所作为。我们在具有忧患意识的同时，还要苦练内功，更新理念，努力探索档案服务创新之路。不能得过且过，小富即安。只有人才兴馆强室，才能实现逆境中崛起；只要有一支档案服务创新团队，学校档案工作才能实现跨越式发展。因此，要坚持有计划地培养和引进高学历、高层次的档案服务创新人才。

参考文献：

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1.办公效率大幅提高计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2.文件和文字信息得到充分交流与共享在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.电于文件保存的稳定性与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4.提高了文件传递的速度和安全性日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

1.电子文件保密性受限制电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2.对档案综合管理人员要求高对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、针对在实践应用过程中遇到的一些问题我提出了几点方法

1.办公自动化系统内、外网隔离在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2.提高档案人员的综合素质一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

3.做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。

篇（9）

一、找准位置，有为有位

位置影响发展，发展凭借实力。近年来，县档案局从以下三个方面铸就发展实力。

（一）夯实阵地，搭舞台。阵地是事业发展的舞台，是干事创业的基础。为了彻底改变原平昌县档案馆破败落后的面貌，经过艰辛的努力，平昌新馆建设被纳入了全国中西部地区县级综合档案馆建设项目。项目总投资1068万元，建筑面积5176.03平方米。于2012年3月正式开工建设， 2013年7月全面建成投入使用，新馆配套完善、功能齐备，能满足今后50年内永久、长期档案进馆需求。通过“部门+乡镇”综合档案室建设对口帮扶措施，近年来，全县新增设综合档案室252个2190平方米，购置安装档案密集架5320立方米，新购置档案铁皮柜2260个，安装使用四川省电子文档管理系统270多套，配备档案专用计算机220台，新添置了空调、去湿机等降温除湿设备100多台套。筑牢了档案事业发展之基，为想干事者提供了平台，为干成事者搭建了舞台。

（二）提升素质，建队伍。干部队伍是事业发展的基石、加快发展的关键。为建设一支招之即来、来之能战、战之必胜的档案干部队伍。县档案局采取县内自训、外送培训、建点实训的工作方法，强力提升全县档案干部队伍素质。在2013年由县委组织部分三批次在县委党校对全县350名专兼职档案管理干部进行集中调训。此次培训涵盖全县所有立档单位，包括各中小学、卫生院。培训以提高实践操作技能为重点，以“双向评估”为手段，以授课答疑、动手操作为方式，着力增强培训效果；2012年选派11名优秀县级部门档案专兼职人员分别前往云南昆明、广西桂林参加国家档案局举办“机关档案信息化业务研讨会”学习培训；近三年来，先后13批次选送207名档案管理人员到成都、泸州等地参加由省档案局组织的档案业务专题培训；2014年，组织档案干部分两批到绵竹市档案局、重庆大学档案馆、重庆市档案局进行参观学习。对全县档案专兼职人员的管理、培训和考核实行人员变动报告、登记备案制度，建立专兼职档案工作人员基本信息数据库。通过强化培训、加强管理，使全县档案干部队伍素质得到全面提升，为全县档案事业科学发展、加快发展提供了坚强保障。

（三）走出深闺，让人识。“酒香也怕巷子深”，广泛深入的宣传报道既是让档案走出深闺、走进人们生活的重要途径，也是在广大公众中树立档案部门形象的重要手段。近年来平昌县档案局以日常宣传、专题宣传、典型宣传“三种”宣传方式相结合，利用电视、报纸、网络、杂志等不同形式的宣传载体，在“新”字上下功夫，走全面特色宣传之路，着力提升全社会档案法治意识。在2014年“6·9”国际档案日宣传活动中，举办了以“走进档案天地、见证平昌发展”为主题，以“辉煌的平昌、崛起的档案、档案法律法规、馆藏珍品档案”四大版块为主要内容的档案宣传展览活动，全面展示平昌经济社会发展状况和档案事业取得的显著成果，充分体现档案“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的重要作用。此次展览持续一周，近万名观众到现场参观，发送宣传手册近7000本。通过宣传引导，让档案以更亲民的方式走出深闺,让历史以更智慧的方式走向大众，切实增强了社会公众对档案工作的认知感、增强了对档案部门的认同感。

二、实现价值，有滋有味

服务中心是档案工作永恒的主题,也是体现档案工作价值所在。只有档案工作与全县经济社会科学发展的要求同频共振，与改善民生的步伐齐头并进，与促进和谐的目标合拍相应，才能展现全新魅力，体现档案工作的价值。

（一）紧贴新村建设，创示范。为更好地为全县新农村建设工作做好配套服务，2013年，平昌县开展了全国新农村建设档案工作示范县创建活动。采取“四个强化”完善创建体系（强化领导体系、强化宣传体系、强化考核体系、强化联动体系、）、“三个重点”做实创建工作（集中调查摸清家底、培育典型做示范、强化执法促提升）、“五化标准”提升创建水平（馆室建设标准化、档案管理规范化、档案利用信息化、管理机制制度化、管理队伍专职化）的工作方法，全力以赴抓创建。通过短短一年时间的创建，各单位综合档案室硬件建设从无到有，从有到优，焕然一新。档案业务建设实现跨越发展，档案走出了深闺，走进了农民的生产生活，让群众充分享受到了农村档案信息资源的好处和作用，减少了各种矛盾纠纷。2013年11月平昌县全国新农村建设档案工作示范县活动通过国家档案局、民政部、农业部联合组成的国家验收组验收合格，被国家验收组誉为“边远山区、革命老区、贫困地区”开展社会主义新农村建设档案工作的“平昌模式”。驷马镇、白衣镇等6个乡镇成功创建为全省新农村建设档案工作示范乡镇。

（二）紧贴项目建设，抓服务。为更好地服务于全县产业兴县工业强县战略。县档案局指派业务人员深入各项目业主和施工单位进行一对一、面对面业务指导和业务培训，认真履行监督、指导职责。会同县发改局制订出台《关于规范建设工程项目档案管理工作的通知》，对健全项目档案管理体制，规范项目档案收集、整理、移交提出明确规定和要求，进一步规范全县项目档案管理行为。截止目前，全省重点建设项目—牛角坑水库建设项目和双滩水电站建设项目档案工作通过了由省档案局组织的专家组验收合格。四川兆润摩托车制造有限公司年产40万辆摩托车、60万台发动机基础设施项目和四川同凯能源科技发展有限公司第一期建设项目档案已通过市档案局专项验收合格。

（三）紧贴资源建设，优结构。档案资源是开展档案工作为民服务的基础条件，接收到期档案进馆是丰富馆藏资源的重要途径。为切实做好2014年档案接收进馆工作，平昌县委、县政府联合印发了《关于做好超期档案移交进馆工作的通知》，明确移交单位、移交范围、移交时间以及移交档案的质量标准，县委目督办将超期档案移交进馆工作纳入县委、县政府重点交办事项进行考核，实行年终目标倒扣分制，对拒不按规定期限和标准进行移交的单位和个人由县监察局、县人社局、县档案局联合按照《档案管理违法违纪行为处分规定》进行问责处理。截止年底，已完成县委、县政府等92个单位61354卷（件）超期档案接收进馆工作，并将文件级目录录入《四川省电子文档管理系统》，录入率占100%。

（四）紧贴留守档案，创特色。给留守儿童（学生）、留守老人建档,不但能随时掌握了解留守儿童（学生）、留守老人的健康状况,也是优化医疗服务方式的一种延续,更是社会管理方式的一种创新，体现了档案工作者的社会责任担当。2014年县档案局通过前期调查了解，在岩口乡卫生院扎实开展留守学生（儿童）、留守老人建档试点工作，按照“一人一档”的工作方法，对全乡9个行政村、641 个留守学生（儿童）、656 个留守老人建立了个人留守档案。并对全乡村级卫生人员进行建档业务培训。使留守儿童离开父母、留守老人离开儿女不乏亲情，留守在家不乏关爱。

（五）紧贴利用编研，见实效。档案资源的利用和编研是保存档案的最终目的。2014年，县档案局在查档接待窗口积极开展了“听民声、知民情、帮民困、解民忧”实践活动，积极探索创新服务机制，进一步规范窗口服务行为。将以往“你来我查”的被动服务模式转变为主动的远程服务、跟踪服务。近三年来，县档案馆共接待查阅利用人员5700多人/次，利用档案资料近万卷（册）。并收集汇编了《众志成城抗洪魔，凝心聚力建家园—2011年平昌县抗洪抢险纪实》、《民生政策文件汇编（民政篇）》等7种档案编研资料。充分发挥了档案在维护群众合法权益、解决矛盾纠纷、维护社会稳定和促进经济发展等方面的积极作用。

三、赢得尊严，有声有色

奋斗改变命运，自强赢得尊严。档案部门作为一个社会上公认的弱势单位和部门，要由弱势变强势，依法治档，以法立威是必行之路。近年来平昌县档案局提出了“调思路实基础，下深水查问题，留影像锁证据，出重拳抓整改，联部门借力量”的档案行政执法检查工作思路，维护了档案法律法规的尊严，开创了全县档案工作新局面，推动了全县档案事业健康快速发展。

（一）树立“三种”意识，更新工作思路。近年来，县档案局明确提出了要全面树立“法治工作全局化，全局工作法治化”的档案法制建设理念。明确要求，要树立超越意识、担当意识和创新意识，要用发展的思维看待档案法制建设，用有效的方法解决档案事业前进中的矛盾和问题，以档案法制建设立威树形象。

篇（10）

1.1、现金科目设两个子目---货款户和费用户，具体核算见第二章。

1.2、出纳应保证库存现金的日清日结，月末应编制银行存款余额调整表，以保证银行日记账账实相符。货款现金必须送存银行，不准坐支。

1.3、库存现金定额核定为5000元，如有多余费用现金应该及时送存银行，保证现金安全。

1.4、会计应定期、不定期对库存现金进行监盘，每月至少监盘三次，编制“库存现金盘点表”；审核出纳编制的“银行余额调整表”，对未达事项进行落实。

2、银行存款管理

2.1、销售分公司资金实行收支两条线的原则。各销售分公司必须开设收支两个银行账户，即货款户和费用户；账户资料交股份公司财务部备案。货款账户只收不支，所有货款回笼到该账户；费用账户用于销售分公司的各项费用、税金等支出结算。

2.2、新开账户。销售分公司不得随意开设银行账户，若因业务需要而必须开设新的银行账户，需报告股份公司财务部同意。银行账户要及时进行清理，对于用途不大的银行账户要及时消户，并报股份公司财务部备案。

2.3、回款。对于销售回款要及时汇入总部银行账户，销售分公司的货款账户余额达到2万元时，或货款停留达一周以上，必须即时汇入股份公司总部指定账户，每月25号前必须把所有货款账户的余额汇入总部账户。

2.4、费用账户。销售分公司的费用开支等所需资金由股份公司财务部根据月度预算下拨至各分公司的支出账户，具体办法详见《费用管理制度》。

2.5、支票管理。凡不能用现金收付款的各项业务，一律应通过银行转帐进行结算。

（1）公司支票的购买由出纳员负责，并填写支票备查簿，支票备查簿由销售公司财务经理保管。

（2）空白支票由出纳员负责保管，签发支票所需的财务章由财务经理保管，人名章由出纳保管。

（3）现金支票只能由出纳员从银行提取现金时使用，公司与其他单位之间金额在结算起点以上的经济业务往来，一律使用转帐支票。

（4）各部门或个人因工作需要领用支票时，应填制规定的借款单，由部门经理和财务部门经理审核签字，并报分公司总经理批准后，由出纳人员签发。借款人应在支票领用之日起，十日内到财务部办理报销手续，其程序与现金支出报销程序一样。支票领用人应妥善保管已签发的支票，如有丢失应立即通知财务部门并对造成的后果承担责任。

（5）出纳员不得签发不确定的日期的支票，不得签发任何种类的空白支票，当付款金额无法确定时，可签发限额转帐支票，并写明用途和收款单位。

（6）财务人员不得在支票签发前预先加盖签发支票的印章，签发支票时必须按编号序顺使用，对签错的支票或退票必须加盖“作废”戳记并与存根一起保管。

（7）应及时登记支票登记簿，与银行及时核对存款余额。

3、银行承兑汇票的管理规定

3.1分公司收取银行承兑汇票必须经股份公司财务部（书面报告）才能收取，严禁收取省辖的银行承兑汇票及注有“不得转让”字样的银行承兑汇票。

3.2银行承兑汇票的票面要素必须齐全：日期大写；金额大、小写要一至；并必须有银行的“汇票专用章”的钢印或红印（目前只有农行为钢印，其他银行均为红印）。银行承兑汇票下面左边“承兑申请人盖章”处必须由承兑汇票申请单位（即出票单位）盖上预留银行印签，出票人的全称与出票人签章的财务专用章必须完全一致，一字不漏，收款人的全称、账号、开户行必须核对无误。

3.3银行承汇票的出票人必须具备下列条件：A、在承兑银行开立存款账户的法人以及其他组织；B、与承兑银行具有真实的委托付款关系；C、资信状况良好，具有支付汇票金额的可靠资金来源。

3.4银行承兑汇票期限最长不得超过六个月，即其出票日期与到期日不得超过六个月（含六个月，但不能多出一天）。转账背书回股份公司的银行承兑汇票，必须取得连续背书，第一背书人必须同票面收款人全称完全一致，一字不漏；第二背书人同第一背书人相同，依次前后衔接，最后一次背书转让的被背书人是票据的最后持票人。

3.5信用社无开具银行承兑汇票的资格，因此信用社出具的银行承兑汇票为无效银行承兑汇票。各分公司收取的银行承兑汇票必须在当地向开票银行查询确认其为有效的银行承兑汇票，并确信开票银行到期有能力付款（支行级的银行），才能发货。

3.6分公司收取的银行承兑汇票除了通过分公司开户行向开票银行查询外，还必须带银行承兑汇票到分公司开户行找银行票据的专业人士辨别银行承兑汇票的真实性及有效性。如收到的银行承兑汇票是同城银行开出的，要求财务经理亲自到出票行落实该票据的真实性和有效性。

3.7分公司收取的银行承兑汇票以分公司为收款人（或被背书人），且必须在收取银行承兑汇票的二个工作日内将所收取的银行承兑汇票背书寄回股份公司财务审计部。在背书栏盖分公司银行印鉴章的同时，必须注明被背书人的全称，以免银行承兑汇票遗失给总公司造成损失，如在背书栏内盖章，而没有注明被背书人的全称，如果该银行承兑汇票遗失，任何单位或个人即可将该银行承兑汇票送往银行解付或贴现。

4、借支制度。公司人员借支应该根据需要核定额度，填写借支单，由财务经理和销售分公司经理审批。上一笔借支未清账，不得再次借支。公司员工出差借时需附经审批后的《出差申报单》。

5、关于严禁非授权人员向经销商（客户）收（借）取“钱、物”的规定

为防范风险，防止经济纠纷，现就关于禁止分公司员工到经销商（客户）处借款、借货事宜规定如下：

1、股份公司严厉禁止销售分公司任何人员到公司的任何经销商（客户）处借款、借货；禁止业务人员为任何经销商（客户）带款、带货。

2、销售分公司财务经理要负责给与分公司有往来关系的每一个经销商法人发一份书面函件（一式二份并盖公司财务章，由分公司总经理签发，经销商法人签章确认后，分公司财务部回收一份存档备查，经销商自留一份），明确股份公司严禁业务员到经销商（客户）处借款、借货及其他任何经手钱、物的事情。

二、往来账管理制度

1、应收账款的管理

为了进一步规范销售，减少经营风险，保证公司的财产安全，最大限度在减少呆账、坏账，对销售分公司应收账款的管理作出如下的规定：

1.1公司的产品销售规定是：“现款现货、款到发货”的原则，所以原则上销售分公司月末不允许有应收货款余额。

1.2各销售分公司原则上不允许赊销，对确需赊销的，应先向股份公司财务部提出书面报告，报告中必须要说明出现应收账款单位的资信状况（包括其经营资格、资信状况及经营能力等）并有分公司总经理、财务经理签署意见，报告经股份公司财务部、销售总监、总经理审批，且该应收账款的期限不能超过一个月。对应收账款超过一个月的单位，分公司必须及时书面报告股份公司财务部并采取措施，并指定专人负责解决。

1.3有应收账款的分公司财务经理每月应编报“应收账款账龄分析明细表”对分公司的对外应收账款作详细的分析，不得只报余额不作账龄分析。每月末都必须与经销商对账，并获得经销假商签字、盖章的确认书。

1.4销售分公司不得以“应收账款”来调节销售额，任何虚增虚减“应收账款”发生额、人为提高或降低销售业绩的做法，均属做假账的违规行为，一经查出将按违反财经纪律从严处理分公司总经理和财务经理，分公司必须要加强对应收账款的管理，坚决杜绝呆、坏账的发生，特别是分公司财务经理，绝不能做假账，否则，股份公司将追究当事人的经济责任，直至免职。

2、内部往来管理

内部往来科目核算分公司与股份公司货款、费用等经济业务往来的结算，各销售分公司之间不能有任何往来挂账。

2.1、本科目按单位设置明细科目:

2.1.1当收到大连分公司开具的税票时,按税票上的价款借记“库存商品”，按税票上的税额借记“应交税金--应交增值税（进项税额）”，按税票总额贷记“内部往来”。当分公司把货款划回股份公司总部时，借记“内部往来”，贷记“银行存款—货款户”。

2.1.2股份公司拨付给各销售分公司费用时，分公司借记“银行存款—费用户”，贷记本科目。

2.2、为了保证股份公司与大连分公司、各销售分公司的往来账项清楚准确，有据可查，所有往来账项均需使用有编号的一式三联的《转账通知单》，《转账通知单》由经济业务发生的单位填写，并送交双方同时入账。内部往来业务必须每月核对，根据总公司的对账单编制一式两份的《内部往来调节表》，双方各执一份存档备查，调节项目只允许是时间差的调节，并要及时查明原因给予调整。

三、固定资产及低值易耗品管理制度

1、会计政策：固定资产的入账原则及折旧政策详见会计政策部分；低值易耗品的会计政策详见会计政策部分。

2、管理部门：销售分公司的固定资产由分公司财务部统一管理。固定资产取得后，即由财务部门依其类别及会计科目予以分类编号并贴粘标签；低值易耗品由仓库保管。

3、移交：对于固定资产应按所列使用部门详细列清册办理移交。低值易耗品的领用按照库存商品出库程序审批后领用。

5、盘点：销售分公司固定资产应由财务部门会同使用部门每年盘点一次。另外应该于每季度就固定资产的项目中根据登记卡册，每一类别至少抽点十项，盘点后应填造“盘点表“一式三份注明盈亏原因，一份自存，一份报分公司总经理，一份送股份公司总部财务部门。财务部门对于盘盈或盘亏除应专门说明原因报股份公司总部财务部，根据盘盈盘亏原因做出相应处理。

6、购置审批程序及相关手续：销售分公司无权购置任何固定资产，若需购置，必须向股份公司财务部在月度预算中列出预算，并专项报告，经股份公司总经理和相关权力部门批准后购置。低值易耗品在月度预算中申请，在物料消耗中列支。

7、保险：根据固定资产的使用要求办理财产保险。

8、费用承担：固定资产折旧及其他使用费由分公司承担。

四、发票管理制度

为加强各销售公司购、销货发票的管理，制订本制度。

1、对外销售开具发票的规定

1.1、各销售分公司根据税法等有关规定，由分公司财务经理或会计专人办理发票的领购、开具和保管业务。

1.2、发票上的客户名称，要依据客户在税务部门注册登记单位全称为准，不得写错别字，不得写单位简称；客户为自然人的，要如实填写姓名。

1.3、已开具的发票，须有经办人按发票全部联次一次性签字，经办人是客户的，还需注明客户的身份证号码，然后由业务员签字确认，或附该客户的单位介绍信，随同发票记账联交财务部门办理入账或归档管理。

1.4、发票由业务员亲自送达的，须向对方索取签收证明，并有收到人签字和单位盖章，该证明要及时送交公司财务部门，附发票记账联后入账。

1.5、所有对外出具的发票，均得经办人在发票登记簿上签字登记。

1.6、凡是已实现销售，客户未索取发票的，必须开具普通发票附于记账凭证后，并计提销项税，客户联单独由会计保管，并在发票登记簿登记。

1.7、对于赊销的，除经特殊审批外，欠款未收回前，不能将发票出具给客户。

2、对外开具增值税发票的规定

对外开具增值税发票除严格按照以上规定执行外，还要遵守以下规定：

2.1、增值税专用发票的开具对象仅限于具有一般纳税人资格的公司，对一般纳税人以外的任何单位和个人不得开具增值税专用发票。

2.2、需要开具增值税专用发票的单位，须提供该单位的税务登记证副本复印件，并在复印件上加盖单位公章，同时提供在税务机关备案的单位电话号码，开户银行名称和银行账号。

2.3、公司具体经办业务员依据财务开具的收款收据，或对方的收货单据，或收回的普通发票等，按税务登记证上的单位名称，编制开票申请单（开票申请单附后），要做到字迹清楚，项目齐全，计算准确；由对方的具体经办人员来办的，应由来人签字并填写其身份证号码，公司业务人员签字确认后，送公司经理审批，然后由财务经理审批，审核无误后的开票申请单才能开票，开票申请单和发票记账联一同作为记账凭证附件。

2.4、开出的增值税专用发票一定要具体经办人员全部联次一次性签字，不得遗漏。

2.5、开票申请单要附增值税专用发票记账联入账。

2.6、对于增值税发票上的记载事项有变动的，客户要及时提供变更证明，以利业务结算；变更证明要即及时作附件入账或归档管理。

2.7、退货发票的处理：对于批准的退货，将已开具给客户的兰字销售发票联及抵扣联（购货方未作账务处理或原未交给客户的发票联及抵扣联）或购货方主管税务机关出具的《销售退回及折让证明单》（购货方已作账务处理），粘附在红字发票存根联后，作为开具红字发票的依据，并按照退回单据开具相应的红字发票（附红字记账联外，其他联次均不得撕下），编制通用记账凭证，并在红字发票存根联注明原兰字发票及红字发票的记账联存放地点。

3、接受发票的管理规定

3.1、接受发票要严格按照国家关于《违反发票管理的处罚》的条款进行审核。

3.2、接受的发票要依实际交易的金额为准，票面要整洁，项目填写齐全，字迹清楚，盖章清晰，手续齐备，计算准确，并与所附的其他资料相符。

3.3、交易合同或协议的单位名称要与关于该单位的往来款项的单位名称，及提供发票的单位名称相一致；如果名称等记载事项发生变更，对方一定要提供变更证明，并加盖单位公章，作附件入账或存档备查。

3.4、对于接受的增值税专用发票除参照以上规定审核外，应先到税务机关及时办理认证手续，然后再办理业务结算手续；

3.5、接受发票要根据业务的性质和实际情况索取具有抵扣作用的发票，以降低成本、费用；对无法提供具有抵扣作用的发票或无资格提供该类发票的单位，可以让其提供无抵扣作用的发票，但要以扣除税额后的金额结算。

3.6、业务人员取得符合抵扣条件的增值税发票后，应及时办理实物入库、票据入账手续，不得拖延，暂时无法完成货物品质鉴定的，可先办理入库、入账手续，但须通知财务部门暂不作为付款依据。

3.7、运输行业专用发票。列支装卸运输费必须取得“运输行业专用发票”，“运输行业专用发票”是指铁路、民用航空、公路和水上运输单位开具的货票，以及从事货物运输的各类运输单位开具的套印全国统一发票监制章的货票。货物业的发票和定额发票不予抵扣。合规的运输发票，按照结算金额的7%的抵扣率计算进项税额（或根据税务局要求进行调整），随同运费支付的装卸费、保险费等杂费不得计算扣除进项税额。

3.8、无法按规定取得合法发票的，应向当地税务局要求代开发票，并征询当地税局抵扣应当具备的条件，全项详细填写。

4、违反公司发票管理规定的处罚

对于已开具的发票未按规定程序操作的，将对经销公司有关直接责任人处以100-200元的罚款；违反规定触犯刑法的，后果自负；违反规定接受或开具发票造成公司少抵或多缴税款的，或者因接受或开具发票造成往来结算损失的，直接责任人要负赔偿责任。

五、存货管理制度

1、分公司要货申请

1.1分公司的库存管理应坚持“库存合理、加快周转”的原则，尽可能降低库存风险。

1.2分公司在要货时须根据销售计划，结合实际需求，合理安排订货次数及数量，在合理库存内保证销售的需要。

1.3根据上述要求，分公司计划员要填好《要货申请表》，《要货申请表》经分公司财务经理审核、分公司总经理审批，并通过传真给大连分公司销售部，经销售部和财务部审核无误后，办理发货程序。

2、存货入库流程。首先由申请人填写入库申请单，入库单至少有下列内容：

产品品种货位号数量（）单价金额（元）备注

申请人持填写好的入库单，填写好由检验员（或库管员）检验后签字，并由库管员核实入库数量登记。入库单至少一式四份，第一联、存根，第二联、库房留存，第三联、财务核算，第四联、申请人留存。入库时要求严把质量关，做好各项记录，以备查用。财务部门根据入库单财务核算联和其他相关单据入账。

3、存货出库流程。存货出库的方式主要有3种：客户自提、委托发货和公司送货。第一种：客户自提。是客户自己派人或派车来公司的库房来提货；第二种：委托发货；第三种：公司派自己的货车，给客户送货。无论采用哪种出货的方式，都要填写出库单。出库单（或销售单）至少有下列内容：发货单位、发货时间、出库品种、出库数量、金额、出库方式选择、结算方式、提货人签字、成品库主管签字。如下表：

发货单位：出库日期

产品品种产品数量金额备注

出库方式选择1、客户自提2、委托发货3、公司送货

运费结算方式1、公司代垫运费2、货到付款

出库单（或销售单）也是一式四份：第一联，存根；第二联，成品库留存；第三联，财务核算；第四联，提单，提货人留存。提货的车到达仓库后，出示出库单据在库房人员协调下，按指定的货位、品种、数量搬运货物装到车上。保管人员做好出库质量管理，严防破损，做好数量记录，核实品种、数量和提单。

4、存货盘点。分公司财务部每月底要协同库管员对库存商品进行一次盘点，对于盘盈、盘亏、毁损等要查明原因，上报股份公司财务部进行相应处理。

六、销售分公司财务人员管理制度

1、下属各销售分公司的财务人员在人事关系上属于股份公司总部，任何部门无权聘用和解聘财务人员。下属各销售分公司财务负责人由股份公司总部财务审计部经理提名，报股份公司总经理批准后聘任或解聘。

2、下属各销售分公司核定财务人员的工资福利等相关待遇由股份公司总部财务审计部统一管理和发放；财务人员为销售分公司办公或出差等而发生的费用由各销售分公司承担；财务人员的培训及其他相关费用由股份公司总部承担。

3、下属各销售分公司的财务人员必须严格执行股份公司的各项财务管理制度，在业务上接受股份公司总部财务审计部的指导；总部财务审计部对其财务活动进行定期审计和不定期专项核查，对于违反财务制度和财经纪律的，公司总部将对其作出相应处理，对于违返国家法律的，将移送司法机关处理。

4、下属各销售分公司的财务人员必须协助所在公司领导搞好经营管理，及时提供真实、有效的财务信息，积极为分公司领导的经营决策出谋划策。

5、下属各销售分公司财务负责人定期向总部财务审计部述职，在日常财务管理工作中要不断创新，提高公司财务管理水平，鼓励多提合理化建议。

6、股份公司总部将定期对财务人员进行考核，以此作为年终奖金和工资标准的考评依据。

七、岗位职责

分公司财务岗位责任制是一种管理制度，现关于分公司每个财务工作人员的职责、任务、权限、完成任务的标准作出明确的规定，根据分公司财务人员履行岗位职责的优劣作为对财务人员的晋升、奖惩依据。

1、分公司财务经理的岗位职责

1.1在股份公司财务部的领导下,严格遵守财经纪律与股份公司的各项规章制度,要随时检查各项制度在分公司的执行情况,发现违反财经纪律的行为给予制止,并及时书面报告股份公司财务部.

1.2审核分公司的会计原始凭证是否符合会计工作规范的要求,是否符合国家的税务、会计法规及股份公司的有关规定，对不合理、不合法、不合规的原始凭证拒绝受理，并且退回经办人，坚持“收支两条线”的原则。

1.3审核上报股份公司的财务资料,确保上报资料的真实性、规范性和准确性。编制分公司经营费用的预算，并就经营费用预算的执行差异进行分析，然后报分公司总经理及股份公司财务部。

1.4复核记账凭证、登记总账、核对明细账、编制会计报表、编写财务分析报告，按股份公司的要求审核分公司的会计报表，并在限期内寄回股份公司财务部。

1.5严格审核分公司物料收发凭证，坚持“现款现货、款到发货”的原则，对分公司的实物（包括库存商品、物料、固定资产等）与货币资金进行定期或不定期的盘点，并核对账实是否相符。

1.6在坚持股份公司的各项规章制度的前提下，积极地配合销售分公司总理推动分公司销售业务的提升，做好分公司总经理的参谋。

1.7做好分公司的物流、资金流的安全保障措施，确保分布在分公司内、外的财产安全与完整。

1.8妥善保管、归档会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，协调好与当地税务部门的关系。

1.9按股份公司的规定管好、用好分公司的印章，并做好分公司签订的所有合同的审核、备案工作。

1.10协调好分公司的财务岗位工作，并组织好分公司财务每月的工作小结会,总结分公司财务工作中存在的问题和不足，并书面上报股份公司财务部。根据财务内控制度，安排好分公司节假、双休日财务人员的值班，坚持服务与监督并重的原则。

1.11按时完成股份公司财务部交付的其他临时性工作，同时以身作则组织与带好分公司财务队伍，将分公司财务工作做好。

2、分公司会计的岗位职责

2.1按照国家会计法规制度和股份公司的有关规章制度，编制记账凭证、登记会计明细账（不包括现金日记账与银行日记账）和结账、对账，做到账务处理手续完备、数字准确、账目清楚，对不合法的原始凭证应拒绝编制记账凭证并及时报告分公司财务经理。

2.2登记好有关备查账簿；定期和不定期对账，使账账、账实相符。

2.3与库管员共同验收分公司物料入库，并填制入库凭证。

2.4根据有关资料编制会计报表的附表。

2.5月初装订分公司上月的记账凭证、物料收发凭证并归档（财务资料归档管理）。

2.6负责税务申报及税控系统的维护。

2.7按时完成分公司财务经理交付的其他临时性工作。

3、分公司出纳的岗位职责

3.1严格、认真执行国务院关于现金管理的制度。

3.2严格执行库存现金的限额，超过部分必须及时送存银行，不坐支货款，不能白条抵押现金，坚持货款现金与费用现金分管的原则。必须是坚持“收支两条线”的原则。

3.3严格执行支票管理制度，使用支票必须经分公司总经理、财务经理两人签同意后方可开出。出纳员办理每一笔收付款业务的依据，必须根据会计（财务经理）编制的，并经审核无误的凭证。

3.4建立、建全现金、银行存款的各种账目，出纳员每办理一笔收付款业务前，必须坚持复核每一笔收付款凭证所反映的经济内容和金额，对不完整、不合法的凭证应拒绝付款，并及时向分公司财务经理或股份公司财务审计部反映。

3.5月末分公司银行存款余额与银行对账单核对，要及时编制“银行存款余额调节表”，使账面余额与银行对账单上的余额相符。对未达账款要及时查询，并督促有关人员及时处理。

3.6为了确保安全，分公司向银行提取或存入现金时，应由分公司财务经理配备人员同行，采取相应的安全措施，同时保险柜密码严格保密，钥匙要妥善保管不得丢失，不得交给他人。

3.7不得将出纳工作随意交代他人代管，如确有原因离岗时，必须由分公司财务经理指派他人代管，而且交接手续双方必须清楚。

3.8出纳员使用的各种印章，如支票印鉴、“现金收讫”、“现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”等都要妥善保管。为了分清责任，支票印鉴必须坚持分管的原则。任何时侯都不能一个人保管和使用支票的所有印鉴。

3.9加强有价证券的管理，有价证券必须存放在保险柜中并设立备查账，保护有价证券安全、完整不受损（要转回股份公司的必须及时办理手续转回）。

3.10出纳人员不能兼任会计稽核、会计档案保管、收入费用、债权债务的账簿登记工作。

3.11按时完成分公司财务经理交付的其他临时性工作。

注：销售分公司未设会计岗位的，由财务经理兼任会计工作岗位。

八、会计档案管理制度

1、为加强会计档案管理，特制定本管理办法。

2、本公司的会计档案包括：会计凭证、会计帐簿、税务申报资料、会计报告、审计报告、验资报告、资产评估报告、财务管理制度以及与经营管理有关的其它重要文件，如合同、章程等各种会计资料。

3、会计档案的保存。

财务部应有专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，整理装订后按顺序立卷登记。

会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体和保管年限详见本制度第七条。

会计档案应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，股份公司财务部批准，并报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由股份公司财务审计部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。

4、会计档案的借用。

财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。

公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。

外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复印时，必须经财务部经理批准，并限期归还。

5、由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

6、本办法适用于公司总部、分公司、下属全资及控股公司。

7、会计档案保管期限

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

(一)会计凭证类:

(1)、原始凭证、记帐凭证汇总凭证15年

(2)、银行存款余额调节表和银行对账单5年

(二)会计帐簿类：

(1)、日记帐15年

其中：现金和银行存款日记帐25年

(2)、明细帐、总帐、辅助帐15年

(3)、固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年

(三)会计报表类：

(1)、主要财务指标报表（包括文字分析）3年

(2)、月、季度会计报表（包括文字分析）5年

(3)、年度会计报表（包括文字分析）永久

(四)其他类：

(1)、会计档案保管清册及销毁清册永久

(2)、财务成本计划3年

(3)、主要财务会计文件、合同、协议永久