会计档案管理制度汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇会计档案管理制度范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计年度数据备份盘、会计核算系统软件、操作人的密码等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

(一)会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

(二)会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定资产明细账、辅助账簿、其他会计账簿。

(三)财务报告类。包括月度、年度财务报告、其他财务报告，报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文字说明。

(四)其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他在会计核算工作中直接形成的对国家和社会及各核算单位具有保存价值的会计核算资料。

第二条会计档案的整理。

会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

（一）会计凭证

(1)按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。

(2)分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

（二）会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

(1)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

(2)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

(3)活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账壳，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

(4)会计账簿的装订顺序：

a.会计账簿装订封面；

b.账簿启用表；

c.账户目录；

d.按本账簿页数，顺序装订项页；

e.会计账簿装订封底。

(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

(6)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

(7)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

(8)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账、辅助账。

（三）会计报表

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。

第三条会计档案的归档保管。

（一）当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由业务人员保管一年，期满后转入档案室并由专人保管。

（二）会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

（三）机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

（四）磁性介质会计资料的归档。年度终了，系统管理员将当年账簿、报表等会计电算化资料备份并详细标注，装盒交档案室归档。包括：会计年度数据备份盘；同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件；操作人的密码、操作日志等其他会计资料。会计档案磁性资料保管期限与书面资料一致。会计软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介质保存的会计资料，根据保管期限，由系统管理员定期复制，且应标识清楚，双份归档，异地存放。

第四条会计档案的保管期限。会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。定期保存的会计档案其保存期限从会计年度终了后的第一天算起，分为3年、5年、10年、15年、25年5类。详见附表一。

第五条会计档案的借阅。

（一）建立会计档案清册和借阅登记清册。

（二）凡需借会计档案的人员，须经领导批准后，方可办理调阅手续。

（三）借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

（四）借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经局领导批准，需要复制会计档案的，须经局领导批准后方可复制。

第六条会计档案的销毁。保管期满的会计档案，除本办法第七条规定的情形外，按照以下程序销毁：

(一)会计档案保管期满，由档案管理人员会同财务人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)局分管领导要在会计档案销毁清册上签署意见．

(三)销毁会计档案时，应由同级档案机构、财政部门和审计部门派人员监销。

(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第七条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

在建项目尚未完成的会计档案，保管期限已满也不得销毁。

第八条会计档案的移交。移交会计档案，双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称，卷号、册数，起止年度和档案编号，应保管期限，已保管期限等内容。

篇（2）

中图分类号：F232 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）018-000-01

会计档案是一个单位在经费开支管理中所产生，并作为经济活动历史记录保存起来的会计核算专业资料。作为财务信息的载体，会计档案可以综合反映经济活动的历史过程，可以成为分析财务收支的重要依据，可以作为调查研究和预测决策的史料依据，可以了解历年经济活动的全过程，从中发现业务管理的规律性，从而提高管理水平和经费使用效益。因此，加强对会计档案的整理和归档工作，完善会计档案的管理制度，是各级财务部门的一项重要工作。随着一系列财务软件的开发和投入使用，财务管理实现了电算化，会计档案的意义发生了变化，内容更多，范围更大。这使得会计档案管理比以往更加繁重。完善电算化会计档案管理制度工作显得非常重要。

一、会计档案的内容

传统的会计档案，一般都是以纸质的形式存在。财务会计实现电算化后，部分会计档案还可以以非纸质的形式存储。

1.纸质会计档案

纸质会计档案主要是指纸质发票、收据、结算单等原始凭证、上级下达的指标文件、本级经费开支的请示件等纸质文件和通过各类财务系统打印形成的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计档案保管、移交以及销毁等纸质形式的会计数据档案

2.非纸质会计档案

非纸质会计档案主要是指用U盘、硬盘、磁盘、光盘等移动存储介质，将传统纸质会计档案以电子数据的形式进行介质存储的数据资料。同时还包括计算机自身的软件硬件系统和设备类型，财务软件的数据库系统名称、版本号、编程语言及操作程序等相关数据。

二、会计电算化档案管理的特点

财务会计实行电算化以后，从原始凭证的输入、财务报表的制作、历年会计资料的调阅，都可以通过计算机完成，实现数字化输入和管理。工作方式的变化使会计档案有了新的特点：

1.电算化后的会计档案存贮形式更多、范围扩大

凭证、帐簿、报表等会计资料的存在形式发生了转变，会计数据不但可以以纸质形式存在，还可以以电磁信号的形式存贮于光盘、硬盘、磁盘等移动存储介质中。磁性化存贮介质的介入使会计档案的管理工作更加简洁、高效。电算化会计档案除保留了传统意义上的凭证、帐簿、报表等会计资料外，还存贮了在计算机财务软件上的数据，如程序开发设计说明书、源程序、会计科目代码、结转公式及其他计算公式等。

2.电算化后的会计档案方便查找和管理

所有的会计档案都可以通过办公计算机和办公网络计算、查找、分析、统计，从而实现了资源共享，同时避免了纸质会计档案因翻阅和借阅造成的磨损和丢失。在查找某一张凭证时，只需要在计算机程序上输入需要查找的内容，就可以查出会计凭证的存放地点，甚至可以直接在计算机显示屏上查看这张凭证的内容，这样的工作模式大大提高了工作效率。

3.电算化后的会计档案更加节省存储空间

在传统的纸质会计档案时代，每年都有上千份原始凭证、记账凭证和各类会计账簿、会计报表、分析报告需要存储。如果逐页打印可能会消耗上千张纸。财务会计实现电算化后，每年的会计档案除了原始凭证和记账凭证必须以纸质形式存储外，其余的会计档案理论上只需要用一张光盘存储，这样大大节约了存储空间。有些单位原先会计档案室爆满，甚至需要好几间库房存放会计档案的状况可以得到改善。

4.会计档案存放地的环境要求更严格

光盘、硬盘、磁盘等移动存储介质的使用容易受磁场、温度、灰尘等因素的影响，因此，相比于纸质会计档案存放地点需要防火、防潮，非纸质会计档案存储地点要有更加严密的防尘、防热、防磁、防冻等措施。

三、对完善电算化会计档案管理制度的几点意见和建议

严格内部控制，提高服务利用，完善会计电算化档案管理制度，管好用好电算化会计档案是财务管理工作向高水平发展的重要前提。

1.进一步加强内部控制

根据权、责、利相结合的原则，严格落实岗位责任制，科学界定各个岗位的权限和职责，做好不相容职责相对应工作内容的分离管理。应严格落实财务内部控制制度，专设的会计档案管理员的工作岗位，主要负责会计档案的管理工作，该工作岗位不得由审核、会计、出纳等人员兼任。

2.进一步完善电算化会计档案的保管制度

和传统的手工方式一样，以电算化方式生成的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案，也应当按照相关规定归档保管。对移动存储介质排序编号，标明存档的时间和文件内容，并制作档案管理文件卡片。在会计档案的存放地点做好防火、防潮、防尘、防光、防压、防腐蚀工作。创建独立的内部办公网，与外部其它的办公网络以及因特网物理隔离。完善网络安全管理，采取安全措施，做好计算机系统的检测、杀毒工作。严格设定电算化会计档案的使用、查阅权限，对不同种类的信息制定不同的权限，禁止无关人员接触电算化会计档案的信息。

3.进一步完善电算化会计档案的借阅制度

电算化会计档案未经相关单位领导或财务部门领导同意不得借给无关人员。会计档案存储盘不得随意带出档案室，财务人员若因工作需要，要查阅会计档案，应当由会计档案管理员陪同查阅；若要借用会计档案，必须办理有关借用手续，使用完毕后要及时归还并放回原处。档案管理人员应当详细登记借阅会计档案的人员相关信息、包括查阅时间、查阅的会计档案名称、查阅缘由。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查资料是否安全、完整。

4.进一步完善电算化会计档案定期备份制度

篇（3）

1、现金记帐凭证及日记帐的输出及保管。

现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证一律由专职会计人员手工做记帐凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记帐页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记帐顺序装订成册，加盖封印妥为保管。

2、银行记帐凭证、帐册的输出与保管。

银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记帐，以保证银行出纳当日业务当日清。银行帐页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记帐顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。

现金、银行记帐凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。

3、转帐凭证的输入、输出与保管

转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。

4、科目汇总表、帐簿打印时间。

（1）现金、银行日记帐每天打印。

（2）银行余额调整表每月打印一次。

（3）总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。

（4）现金、银行存款、转帐记帐凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记帐凭证一起装订。

（5）会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。

5、其他

由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的帐页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。

二、数据备份管理

1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。

2、在日常工作中，准备三套软盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。

3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

4、机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。

三、会计档案管理

1、会计档案存档手续：打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。

2、为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。

3、由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

篇（4）

第三条各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

第四条各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第六条各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第七条各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第九条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。

第十条保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

(一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第十一条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

第十二条采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

第十三条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

第十四条单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第十五条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

第十六条建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

第十七条单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

篇（5）

会计档案保管期限的调整是本次《会计档案管理办法》修订的重要内容，也是变化最大的内容，广大档案工作者和计人员对此疑惑较多，新旧《会计档案管理办法》在保管期限上如何衔接，大家也觉得难以把握。本期重点对定期保管会计档案保管期限调整进行解读，并对新旧保管期限规定的衔接方法进行说明。

保管期限调整的背景和原因

新《会计档案管理办法》（以下简称“新《办法》”或“新《管理办法》”）将会计档案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年5类调整为10年、30年2类，主要以下原因：

一是与各单位其他档案保管期限保持一致的需要。近年来，国家档案局对机关和企业档案的定期保管期限进行了调整，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）分别将机关文书档案和企业档案的定期保管期限统一为10年、30年。

二是与有关法律法规相协调的需要。会计档案在很多民事案件中都作为重要证据，民事案件的诉讼时效最长为20年，加上诉讼开始前事件已经存在一定的时间了，民事案件常常需要20年以前的会计档案作为证据。但大部分会计档案的最低保管期限都低于20年。某法院在经济纠纷案审判中曾遇到过由于会计档案到期已销毁而无法判定钱款是否收付的情况，后该法院专门提出司法建议指出，由于民事案件的诉讼时效最长为20年，建议将会计凭证和会计账簿的保管期限修改为20年以上。

三是与资产存续期限相协调。各单位都认为原定保管期限太短，由于原定保管期限不合理，特别是一些与使用期超过档案保管期限的固定资产相关的会计档案，在到保管期限后，与其相关的资产仍在使用或存续，与此有关的会计档案需要调阅查用。

四是贯彻以人为本的理念。会计档案与人有关，与人有关的档案会在较长时间内需要查阅利用。原《会计档案管理办法》（以下简称“原《办法》”或“原《管理办法》”）规定的保管期限远远短于其他与人有关的档案的保管期限大量，为了维持各单位员工或社会其他成员的合法权益，将会计档案的保管期限适当延长是必要的。

五是现实使用反映会计原定保管期限过短。各单位大量到了原定保管期限的会计档案也都不销毁，有的单位50年前的会 计档案仍旧保留着；超过15年的凭证档案和超过25年的账簿档案仍旧被查阅利用。这从一个侧面反映了会计档案保管期限有延长的必要。

六是考虑会计电子档案特点。与纸质载体相比，会计电子档案对库房等物理空间占用较少，保管成本大幅降低，具备延长保管期限的条件。

七是满足当前反腐需要。现存会计档案保管期限标准不能满足责任追查的需要。

八是原《办法》设定的会计档案定期保管期限类型太多，许多会计人员和档案人员在划定会计档案的具体保管期限时往往无法很好掌握。

保管期限调整的内容

一是将定期保管期限由原《管理办法》规定的5类合并为2类。新《管理办法》第十四条规定，“会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年”。即将会计档案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年5类调整为10年、30年2类。会计档案的保管期限是从“会计年度终了后的第一天算起”的。例如，2014年形成的凭证类会计资料，其归档后会计凭证档案的保管期限是从2015会计年度开始起算的。

二是将凭证和账簿2类会计档案保管期限作了适当延长。将所有单位的银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表，财政总预算、行政单位、事业单位和税收部门的国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证、各收入机关编送的报表、国家金库年报（决算），基本建设拨、贷款年报（决算），行政单位和事业单位会计月、季度报表和税收会计报表的保管期限统一为10年。将企业的原始凭证、记账凭证等凭证类档案由原先的15年延长为30年。将总账、明细账、日记账、其他辅账等账簿类会计档案由原先的25年延长为30年。会计档案移交清册保管期限为30年。将行政单位和事业单位的各种会计凭证，财政总预算拨款凭证和其他会计凭证由原先的15年延长为30年。将财政总预算、行政单位、事业单位和税收部门日记账、总账、税收日记账（总账）、明细分类、分户账或登记簿由原先的25年延长为30年。这些要求主要体现在新《办法》的附表1和附表2。

三是在保管期限表的设置上坚持原则性与灵活性相结合。新《办法》第十五条第一款规定 “各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。”这意味着，各单位在划定会计档案保管期限表可以根据需要自行设置相应的保管期限，但自行设置的保管期限不得低于新《管理办法》规定的最低期限。如某单位认为部分会计凭证比较重要，可能在未来一段较长的时期里需要查询利用，将该批会计凭证划定为50年。这种做法是符合新《管理办法》有关精神和要求的。但反之则不行。即不得将凭证类会计档案划定为低于30年。这种原则性与灵活相结合的做法，给各单位结合实际划定会计档案保管期限预留了空间，有利于会计档案的管理。

会计档案保管期限新旧标准的衔接

为确保新《办法》有效贯彻实施，实现新旧管理办法平稳过渡，国家档案局联合财政部专门就有关衔接规定下发了文件，保管期限新旧衔接是主要内容，要求如下：

一是对已到保管期限且已鉴定但未销毁的会计档案的处理。已到原《办法》规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案，应按照新《办法》的要求组织销毁；已到原《办法》规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定应继续保管的会计档案，应按照新《办法》规定的最低保管期限，确定继续保管期限（最低继续保管期限等于新的最低保管期限减去已保管期限，下同）。

二是对已到保管期限但未作鉴定的会计档案的处理。已到原《办法》规定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未进行鉴定的会计档案，应按照新《办法》的要求进行鉴定，确定销毁或继续保管。确定销毁的，应按照新《办法》的要求组织销毁；确定继续保管的，应按照新《办法》规定的最低保管期限，确定继续保管期限。

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向单位档案管理机构移交时间更加灵活

原《办法》要求会计年度终了后，会计档案可暂由会计机构保管一年，一年后应当移交本单位档案机构统一保管。实际工作中，很多单位会计机构的需要应对会计师事务所的审计以及业务主管部门、审计部门、税务部门等的检查，通常近三年的会计凭证、账簿、报表需要随时查阅。为此，新《办法》第十一条规定，“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由会计机构临时保管一年后移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。会计机构临时保管会计档案最多不超过三年。”

明确会计档案出境要求

对于会计档案能否携带出境，原《办法》规定“我国境内所有单位的会计档案不得携带出境”。1999年经国务院批准，国家档案局的《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令第5号）规定档案出境实行分级审批制度。据此，新《办法》第二十四将其修改为“单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。”

《中华人民共和国档案法实施办法》第十九条：“各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的，必须经国家档案局审查批准。各级国家档案馆馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件，各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行。”

会计档案出境根据其等级不同由不同级别的档案行政管理部门审查批准，机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人的会计档案需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准。有关办理方法可参见各地档案行政管理部门主页有关行政审批事项办理方法。

《关于加强在境外发行证券与上市相关保密和档案管理工作的规定》第三条规定“在境外发行证券与上市过程中，境外上市公司向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家秘密的文件、资料和其他物品的，应当依法报有审批权限的主管部门批准，并报同级保密行政管理部门备案。是否属于国家秘密不明确或者有争议的，应当报有关保密行政管理部门确定。”第四条规定“在境外发行证券与上市过程中，境外上市公司向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家安全或者重大利益的档案的，应当依法报国家档案局批准。”

对单位间会计档案交接的修改

会计档案的移交有可能发生在以下两种情况中：

第一种情况是因单位分立、合并等变动而引起的档案移交。新《办法》第二十一条规定“单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。”上述要求中“复制与其业务相关的会计档案”和“单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存”均会发生会计档案交接。

第二种情况是单位业务移交而引起的移交。新《办法》第二十一条规定“单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。”第二十三条规定“建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在k理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。”上述业务移交和建设项目移交也会发生会计档案交接。

对于上述发生会计档案交接，根据新《办法》第二十四条规定，纸质会计档案的交接，“移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。”会计档案交接文据的格式可参照《档案交接文据格式》（GB/T 13968-1992）中第三条和第四条相关内容执行；新《办法》对会计档案交接最大的修改是电子会计档案的交接，电子会计档案的交接的有关要求解读请参照《中国档案》2016年第3期《修订内容要点解读（之二）》

对违反《会计档案管理办法》处罚的修改

原《办法》并没有对违返其管理规定进行处罚的条款，给会计档案管理责任追究带来了困难，不利于规范会计档案的管理。对原《管理办法》修订征求意见过程中，不少单位提出需要增加罚责的意见。为此，新《办法》增加了第二十七条，规定“违反本办法规定的单位和个人，由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。”尽管新《办法》并没有对违反有关规定如何处罚作出具体的规定，但由于违返新《办法》均属档案违法违纪，可依据以下法律法规进行处罚。一是依据《刑法》第三百二十九条 “抢夺、窃取国家所有的档案的，处五年以下有期徒刑或者拘役”，“违反档案法的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役”的规定。二是依据《中华人民共和国档案法》第二十四条、第二十五条的规定；三是依据监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局联合印发的《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局令第30号）中有关规定；四是依据《中华人民共和国会计法》第四十二条、第四十四条规定。

其他修改内容

一是完善会计档案利用的有关要求。原《办法》规定，“各单位保存的会计档案不得借出”。实际工作中，在业务主管部门的检查、国家审计部门的审计中或者司法工作中，会计档案会被借出。因此新《管理办法》规定，“单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。”

二是对不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位做出了特别规定。针对小微企业等不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位以及依法应当建账的个体工商户，新《办法》规定“其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。”（第二十八条）。此外，随着我国会计服务外包发展迅速，很多小微企业委托中介机构记账，因此，新《办法》明确了记账中涉及的会计档案管理问题，规定“单位委托中介机构记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。”

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由于多方面的原因，会计档案的管理目前还没有及时制定相应的管理办法。从技术条件讲，首先是操作系统的版本偏低引起生成的会计信息出现运行问题；其次是系统软件的升级可能会造成旧数据无法读取。这不仅会导致信息资源的流失，而且也会对将来的会计核算带来很多不必要的负担。

（二）会计档案得不到充分利用

在单位内部，作为重要资料管理的会计档案工作，对事业单位的发展具有重要意义。可是由于受到传统思维的影响，事业单位内部通常对支出和收入状况相对重视，没有做好会计档案的管理工作。在经济管理和活动中，会计档案管理也未能发挥它应有的作用和效能。对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，严重影响了这样工作的开展。

二、事业单位会计档案管理工作应当采取的措施

（一）完善事业单位会计档案管理制度

以事业单位的实际情况为基础，同时，财务部门也要参考财政部《会计档案管理办法》，从实际出发制定会计档案管理制度。细节内容包括定期规范打印产生的会计账簿、报表、凭证、日志等数据条款，然后通过统一装订并存档处理；会计账簿的处理一定要填制科目目录以及启用表，并把单位和账簿名称工整填于封面。同时，文件目录和卷宗目录也要正确填写，并在打印的时候必须附上相应的页码；事业单位的档案移交工作也必须制定专门人员来负责，认真做好交接任务，确保会计档案完整无损和送档和归档无误。对于电算系统产生的会计档案，事业单位要进行必要的备份管理。首先是专用计算机的备份；其次是使用光盘和磁盘备份；然后是对于一些特殊的档案进行异地备份；最后是会计电算化的管理和保存。

（二）加强事业单位会计档案管理硬件管理

事业单位应该设置专门的电子会计档案室，在硬件条件上要具备防潮、防尘和防磁的功能。会计电算化在入库的时候，管理人员必须装入软件盒子中，并且要把这些盒子进行防磁处理后放置在统一的固定位置。建立有效的授权批准制度，便于对这些电子数据的查询和归档。除此之外，研制计算机防火墙和病毒库，确保计算机数据安全，以避免数据丢失和外泄带来的损失。对计算机系统加强监管，一般的计算机不要安装光驱和软驱设备，系统员统一安装必要软件，根本上避免中毒的可能。

（三）加强组织领导，提高会计档案管理水平

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（二）从基础做起，加强日常会计档案管理工作。

会计档案因存储量大，可以通过计算机硬盘或刻录光盘等将会计数据储存。但电子的会计档案资料易复制、易更改。而纸质的会计档案数据，字迹容易鉴定，有直观可视性，这就决定了信息化会计档案管理的要求远比纸质会计档案要提升许多。同时，会计档案有别于其他文书类档案，具有法律凭证的性质，是单位整个经济活动的全部真实记录。因此，会计档案的完整性尤为重要。首先，对电子设备和防病毒软件时时进行更新与维护。随着信息网络技术的不断更新与进步，计算机网络病毒的攻击力也越来越强，使得会计信息的重要数据容易被破坏。其次，定期对会计电子档案进行备份。建议对数据进行双重备份，并存放在不同的地点，以防止意外灾害给整个财务信息化系统造成无法挽回的后果。最后，注意电子档案的存放方式。由于会计电子档案对周围环境要求苛刻，采用磁性介质保存的会计档案要防水、防火、防尘、防磁，这就体现了电子档案管理的脆弱性。如果存放不当，就有可能造成会计档案信息的销磁或者数据的丢失，所以应远离磁场，严密保管。

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档案管理工作是一门学问，要求从业人员认真学习、积极探索并不断完善自我。会计档案管理是单位经济状况的一个重要证据和史料证明，是单位财会工作的重要组成成分。但是，会计档案管理工作是会计工作中的最后一项工作却很容易被人们忽视，成为事业单位财会工作的薄弱环节，严重影响着事业单位的财会管理工作的水平与质量。这就要求会计档案管理人员不断学习，并提高其业务水平和素质，加强管理水平，建立完善的经济体系。

一、会计档案管理工作的作用与特点

会计档案管理是极其重要的经济档案，也是单位的经济往来信息最原始的记录，对于单位来说有着不可替代的地位和价值，根据会计档案的特点可以总结为：第一，广泛的信息来源；第二，专业的会计档案内容；第三，精准严密的形成过程。而作用主要是：首先，财政与事业单位之间财务状况的指示，并将其记录在案，归档管理；其次，财政预算数据信息，在国家或者审计部门需要提供数据或者事业单位进行对外投资的时候，可将对方需要的数据及时供给，其作用就更为明显了；最后，在司法部门、财政部门、审计部门检查事业单位廉政工作的时候，这些数据的提供就成为有力证据，为单位的清查工作提供有力依据。

二、会计档案管理工作的现状

全球经济不断发展，会计档案管理也越来越受到重视，然而这项工作仍然存在着这样或那样的问题。通过对目前国内会计档案管理工作现状的了解和剖析，很容易发现目前我国会计档案管理工作过程中存在着以下问题：

（一）会计档案管理制度不完善，工作人员基础工作不规范

目前，各单位在会计档案制度建设方面发展并不平衡，不少单位缺失或者缺乏完善的制度体系，这对于企业而言，严重影响着企业档案的规范化、制度化、科学化管理。一旦出现核查或者数据整合的时候，这一问题就暴露得更加明显，严重影响管理部门的工作效率，也给单位带来不必要的麻烦。

（二）会计档案管理人员的综合素质和业务水平良莠不齐

事业单位能否持续健康发展，不但要考虑资金问题，更为关键的是看人才质量是否能够得到保证。所以，人才战略成为核心因素，必须引起足够重视。目前，会计档案管理人员普遍专业技能缺乏，安全管理意识薄弱，综合素质偏差，导致企业信息缺失、泄露时有发生，同时也给单位的资金安全问题造成严重影响。

（三）事业单位对于会计档案管理工作的疏忽和不重视

众所周知，会计档案管理是一项基础业务内容，也是极易被忽视的环节，长期以来，由于意识淡薄，管理者对于这项工作产生认识偏差，导致这项工作仍停留于日常收支核算和监管等方面，出现会计工作与档案管理脱节的现象。

三、会计档案管理工作中的对策和措施

（1）建立健全的会计档案管理制度，进一步规范工作细节，建立信息化管理模式。常言道，无规矩不成方圆，因此，要想管理好会计档案就必须制定完善的制度，从而规范工作过程中的细节问题，严格落实，切实执行，同时除了要建立和完善纸质档案，还要建立与计算机相关的会计电算化系统来保存资料信息，建立信息化会计档案管理平台，利用互联网与局域网加强部门间与外界的沟通，利用科技信息化手段真正实现会计档案高效管理，从而真正实现科学化、持续化发展的信息化会计档案管理工作。

（2）加强会计档案管理人员的业务水平，提高其综合素质，培养合格的工作人员。事业单位在改革时期健康、科学、持续地发展，人才是关键所在，因此应该引起高度重视。会计档案管理人员职业的培训制度化、常规化建设，有利于形成定期业务培训，并组织业内人士进行定期的业务交流和业务竞赛等活动，不断加强会计档案工作人员的综合素质，提高他们的业务水平，培养出责任心强的合格会计档案管理人才。

（3）充分认识企业会计档案管理工作的必要性和重要性。事业单位领导应该以身作则，主动学习会计档案管理的政策、制度，重申这项工作的意义和价值，强化其作用，会计档案管理工作和企业的财务收支以及核算工作是有机整体，管理部门要冲破传统的思想限制，积极创新新思维，依法加强会计档案管理制度，并把这项工作列入到议事议程中去，并将会计档案管理纳入法治轨道。

四、总结

随着国家经济的不断发展，事业单位的会计档案管理也日趋规范化、制度化，并不断取得进步。在新的时代背景和历史条件下会计档案管理制度，同样面临着新的威胁和挑战，这要求会计档案管理相关部门、人员通力合作，采取积极有效的措施建立健全完善的制度体系，提高档案管理人员的综合素质和业务水平，并从观念上增强会计档案管理制度的必要性和重要性，积极探索和创新适合国情的管理模式，促进企业经济发展，改革和优化体制建设，实实在在地提高企业的经济效益。

参考文献：

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关键词 基建会计 档案管理 现状及存在问题 措施

一、基建会计档案收集管理范围

根据我国的《会计档案管理办法》，会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：第一，会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；第二，会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；第三，财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；第四，其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

二、基建会计档案管理的现状及存在问题

与企业会计、行政事业单位会计等一般的专业会计相比，基建会计具有其特殊性。最主要的特殊性体现在会计主体的特殊上。一般专业会计的会计主体一般均为法人主体，但基础建设会计则以一个独立会计核算的建设项目作为会计主体，来反映和监督投资项目的资金来源、项目资产的形成和运用情况。基建会计核算的特殊性及有些单位的主管财务人员对基建项目的业务核算掌握不透彻，对基建会计的核算工作无从下手。根据基建会计档案管理的收集范围，会计核算工作的障碍也会给会计档案的管理工作带来问题

（一）忽视收集与管理

根据我国的《会计档案管理办法》，各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。然而在实务操作中，一方面由于部分财务人员对基建会计知识、规定较为陌生，一旦企业发生了基础建设项目，对会计核算业务就无从下手，不能及时与施工队伍核对往来账目；另一方面由于财务人员意识上没有跟上，对档案管理的重要性认识不足，未能及时收集材料，更谈不上最资料进行认真归档，对发生的混乱现象听之任之。两方面的原因造成基建会计的档案管理的混乱、不规范，严重影响了基建会计的正确反映。

（二）档案管理不规范

在上文中已经提到大多数企业都没有专职的会计档案管理人员，一般均为企业会计来兼任档案管理人员。一人分担两职，导致会计档案整理归档不及时、管理滞后和混乱，欠缺规范性。档案管理的混乱，最严重的后果就是查找困难和会计凭证丢失，对于基础建设来说，业务支出多数都较为庞大，一旦原始资料丢失，影响项目的真实核算，造成的经济影响是十分惨重的。另外，《办法》规定各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损和泄密。这对大部分企业来说，也是没有做到的。

（三）档案管理制度不健全

企业基建会计的档案管理制度主要是参考2001年财政部、国家档案局联合制定的《会计档案管理方法》。虽然《方法》中对我国企事业单位的档案管理作出了详细的规定，但在实际运行过程中，许多企业的财务部门并没有制定具体的管理办法，管理制度并没有形成。甚至都没有一个专业的档案管理人员，会计人员兼任档案管理，档案的存放就随随便便的与杂物堆放在一起，没有设定专门的档案室。而对会计档案电算化管理，也没有制定相应的管理方法，电子文件、数据等散落在各部门人员的计算机中，没有形成磁介质的会计档案。

（四）档案管理人员业务素质不高

财务人员对基建工程情况了解较少，导致基建工作于财务的链接不揭秘，直接影响了基建会计核算的质量。有一些工程已开工并支付了首期工程款，财务人员还没有收到该项目的工程批复、设计批复、施工合同等材料，那么就只能根据经验来进行核算，这必然会使得平常的核算与竣工时“工程概预算执行情况表”的概算项目核算不能完全匹配，报表的准确性得不到保证。根据错误的报表编制的会计档案准确性肯定会受到影响，结果并不能准确反映真实情况，项目建设中财务监督的作用没有得到发挥。

三、加强基建会计档案管理的措施

（一）提高思想认识，安排专人负责基建会计档案的管理工作

对企业来讲，不管做什么事情，领导重视关键。基建企业会计档案管理工作之所以会出现管理混乱、不规范、业务人员素质低等问题，归根结底是企业领导对档案管理的重要性认识不够，在人力、财力、物力、时间诸多方面没有给与档案管理必要的投入和支持，档案管理制度处于缺失状态。所以，做好基建会计档案管理工作的当务之急就是提高企业领导和财务人员的思想认识，使其充分认识到档案管理工作的意义所在。安排专职人员负责档案管理，同时根据基建项目的规模分配相关责任人的工作，保证会计资料的收集、整理、归档有序进行，并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记等工作。只有领导重视财务档案的管理工作，底下的财务人员的档案意识才能得到强化，工作态度才能更加认真负责，才能自觉的按照企业档案管理规定，积极主动地做好档案收集整理工作。因此，提高领导及财务人员对会计档案管理工作的认识，增强对其的重视程度，是会计档案管理工作顺畅进行的重要保证。

（二）建立内部相关职能部门网络平台，实现基建会计档案信息化管理

随着计算机的高速发展，电算化会计在企业的应用越来越普遍，财务档案信息化和档案工作现代化是现代档案工作的大势所趋。对基建会计而言，规模大、工期长，资金往来频繁，会计核算不同于一般企业会计，会计核算对基建项目起到关键的财务监督作用，因此，做好基建会计的档案管理是非常重要的。首先，应明确基建会计信息化管理的主要内容：1监督、保证按要求生成各种档案；2保证各种档案的安全与保密；3保证各种档案得到合理有效地利用。[1]其次，加强会计信息化档案的安全管理制度。这主要是指：1档案管理的权限设置，要明确哪些人进行维护操作，防止数据和软件的非法删除和修改；2重视操作日志管理，通过对操作日志的管理，档案管理人员可以清楚地掌握查阅人员对档案的使用情况，一方面可以监督、控制非法操作，另一方面对发生的错误进行追踪，以便对破坏的数据进行及时修复。

（三）根据实际情况，可适当延长基建会计档案在财务处的保存时间 [2]

根据我国的《会计档案管理方法》规定，财务档案在财务处存放时间满一年后就应该进行档案移交，而基建项目的特点之一就是工期较长，一般来说一个基建项目两年之内基本上完工并决算完毕，原财务处可临时申请档案室延长基建会计档案的保存时间，笔者认为基建项目会计档案在财务处的保存时间可以适当延长至两年。基建会计与事业会计实行不同的会计准则，在会计处理上表现为分开的两套账，在装订成册、编号等问题上两者互不影响，并且延长基建会计档案的移交时间也不会对事业会计档案的移交期限产生影响。这样一来，不但没有对企业造成不好的影响，反而方便了基建会计人员的查账工作，大大提高了基建会计的工作效率，为企业领导提高及时、准确的基建项目财务信息。

（四）建立健全基建会计凭证的管理制度，提高会计档案管理人员的业务素质

对档案管理而言，最重要的就是准确、完整、安全以及查阅方便。因此，建立健全基建会计档案管理制度，理应从做好这几个方面的工作着手。在遵守相关法律、法规规定的基础之上，基建会计根据基建项目的特点制定适合本企业发展的基建会计档案管理制度，如基建会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲保管期限、移交时间等。原则上，基建会计档案不得随便对外借阅，未经负责任同意，更不能对外泄露基建会计档案的内容，否则，应追究相关人员的法律责任。如果由于司法需要或者经负责任同意，需对外借阅基建会计档案时，必须履行登记手续。