档案信息化管理论文汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案信息化管理论文范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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在当前时期，档案资源的管理实现全面的信息化，既具备了可能性条件，又具有了必然性基础，已经成为时展推动下档案工作的不可逆转的趋势。因此，档案管理人员要努力地推动档案资源的高效信息化管理的实现。本文下面具体地谈论几点措施：

（一）健全信息化档案管理的技术配备

国家各单位实施档案资源的信息化管理，必须为信息化手段的应用提供必要的技术支撑，即保证各种软件设备以及硬件设备的齐备以及同一性，为信息化的手段应用提供支撑，同时还要努力地做好对于安全保护措施的建设，以迎合信息化的管理趋势，做好对于档案资源的保护。

1.我国应当以国家、区域、行业、职业等为基础，致力于推动档案管理各项技术设备应用的统一化、专业性，以合理可行的规划方案作为指引，努力健全相关的标准，以推动各个环节档案管理工作在虚拟空间中的有效连接，从而保证档案管理工作在更高水平上实现其资源的有效备份以及合理调用，使信息化管理在标准规范的基础上，循序渐进地达到全方位的实现。

2.国家要致力于研发优质高效安全稳定的数据库软件，并着重从资源整合、存储、检索等方面研究高效统一的技术途径，以全面推动档案资料全国范围内的一体化管理的实现。

3.国家要以各种传播媒介来向档案管理工作者传播信息化档案安全管理的理念，并推动网络安全的防火墙技术、密钥技术以及身份认证技术等保障措施的应用。

（二）积极提升档案管理人员的素质

国家要推动全国范围内档案资源一体化信息管理目标的实现，就必须着力为档案管理工作人员进行全方位的培训与教育，并努力推动高素质全新人才与深厚资历的原有工作人员二者在档案管理新形势中对于工作的合作开展。

1.国家可以为档案资源信息化管理健全制度及法律规定，以强制化的措施推动档案的信息化管理理念对各工作人员意识的渗透，努力营造一种全国范围内的浓厚的信息化的档案管理氛围，通过培训或教育切实地帮助原有工作人员实现工作的转型。而对于那些具有较高资历但难以顺利接受信息化手段的管理老人，可以为其配备年轻的熟练掌握高科技手段及相关档案管理知识的助手。

2.国家可以为各地区档案管理部门拨发款项，引导全体档案管理部门提升对于档案管理人员的待遇，并分级展开面向全社会招聘具有优秀的信息化管理工作能力的档案管理人员，带动教育工作对于档案管理人员的培育，为国家未来的档案信息化管理工作提供充足的人才支撑。

加大信息化管理的试点构建

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对于档案进行管理的方式有很多种，如果只是一直限制在一些简单类别的存储的方法，不仅要要求会有很大的空间，必须还要对索引进行相应的明确，尽管是这样，如果想要把一些档案材料调出来，就必须要耗费很多的时间和精力。但是在计算机中有很多个存储的单元，其中主要的作用就是对信息进行全方面的记忆。对于计算机自身内部的记忆功能，也是一个非常大的优势。计算机如果有对内部信息进行记忆的功能，在实际计算的时候，就不需要对相关的数据的信息进行获取，这种功能只需要把数据信息提前输入到内部进行存储的单元里面，因此，在计算的时候，就可以从存储的单元里面，很方便的找到相关的数据信息，从而就可以不断的提高计算的效率。

一、档案信息化管理当中使用计算机技术的优势

档案信息化在实际管理中，对计算机技术的优势使用主要体现在以下几个方面：第一，利用计算机对档案进行相应的管理，主要是因为计算机的内存足够大。随着人们日常对休闲娱乐活动的项目逐渐增加，就会不断产生大量行政方面的资料和文件，并且后期档案的管理数量也就会相应的增加，但是一张光盘就能储存上亿的信息数据，这就最大程度降低对档案空间利用。另外还可以对存储成本的投入逐渐进行减少。第二，利用计算机来对档案进行管理，使档案在进行查找的时候更简单和方便。现阶段，档案使用率不断提高，并且每一个职能的部门通常会运用一些档案来作为借鉴，不同的需求就必须要求档案管理的部门必须要及时和高效的提出有关档案的资料。如果利用传统的方法来对档案进行管理，在档案实际查找的过程中，也会经常出现浪费更多时间而对档案查找不准确的现象，但是在档案信息化实际管理过程当中，要对计算机技术进行合理的利用，对档案的信息深入加工的功能进行全方面的改善，最终可以达到对档案信息深入开发的目的。第三，要利用计算机对档案进行管理，是为了能够让档案在进行修改并且做出合理的补充，对于复制和传输等各个方面都比较便捷。目前在档案信息化管理的过程中，计算机技术已经在社会发展的过程当中进行了广泛的推广和应用。档案在进行储存的时候，主要是由几个部分进行，例如文字的信息、照片和设计的图纸以及录像带等等。但是对于传统档案管理方法的管理，就会对其中的质量造成非常严重的影响，例如天气的情况和自然灾害等等，这些原因都会给档案的管理带来非常严重的安全隐患。

二、在档案信息化管理当中使用计算机技术存在的问题

在档案信息化管理当中使用计算机的过程中存在的问题主要体现在以下几点：第一，一些档案信息安全方面的问题也非常的明显，随着世界信息化以及计算机网络化不断的发展，电子档案数据信息当中存在着比较大的安全隐患。有大多数的病毒不断的入侵，就会经常出现档案数据的信息被损坏和修改以及泄露等相关的现象。第二，有关的档案管理人员的综合素质也需要进行提高，只有对计算机的相关理论以及使用的技巧进行掌握，并且对各种使用类型的办公设备操作的比较熟练，才能够成为一名比较优秀的企业档案管理人员。除此之外，还必须具备对档案信息进行加工和提炼等各方面的能力，还要把一些具有价值档案的资料及时的送到档案使用人员的手里。第三，档案在电子管理的方面也比较薄弱，其中主要体现在硬件设施和软件设施两个方面，档案在电子管理的过程当中，硬件是必须要用的计算机设备。一般来说，如果对硬件设备的投入比较大，就会造成硬件设备不足的情况。而在档案管理过程当中，软件是每一个环节都需要制定相关的标准和规范的。

三、在档案信息化管理当中使用计算机技术的重要性

在档案信息化管理当中，使用计算机技术的重要性，主要体现在以下几点：第一，他主要是世界经济和社会发展的一个必然趋势，随着世界经济一体化进程发展的速度不断加快，信息也已经对经济高速的发展和社会不断的进步以及企业能否进行生存造成了非常严重的影响。第二，他能够有效的对工作的效率进行不断的提高，同时还能对资源进行相应的节约和利用。在传统的档案管理工作过程当中，一般都是利用人工来对资料进行收集、规整和使用以及存储，这个工程当中肯定会对人力和财力以及物理造成大量的损失，并且工作进展的速度也比较慢，已经不能和我国现阶段的工作以及生活的节奏进行适应，从而也就不能跟上社会经济发展的脚步。第三，他也是企业档案管理发展一个非常重要的趋势。企业档案的管理主要是属于一种基础性的工作。在我国现代化建设当中，也有着非常重要的作用，并且他的地位也非常高。

综合上文所述，在档案信息化管理的过程当中，对于计算机技术方法的使用，已经在我国社会当中进行了广泛的推广和使用，因为计算机自身的内存是比较大的，不仅能够对大批量的信息进行容纳，还能对档案进行查找的时间进行了节约，也能对人力和物力以及财力等多个方面的过多的损耗进行全方面的节约，并且对信息资源的保存的时间也比较长。目前，这个技术的应用，也已经逐渐的成为了我国后期对于档案管理的一个必然的趋势，因此，我们必须要在档案管理当中应用计算机技术的同时，进行相应的关注和重视。

作者:李晶群 单位:牡丹江市爱民区档案馆

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一些社会保险经办机构和工作人员面对当前现代信息技术潮流，对实体档案也进行了数字化、信息化处理，借助计算机系统浏览检索。但是缺乏对社会保险档案信息化建设的深刻认识，只重视管理系统的建设，重藏轻用，而忽视了档案信息资源的开发利用，导致社会保险档案信息化利用效能低下。

（二）信息保密性及安全系数不高

随着信息网络技术的普及及使用，社会保险档案信息风险不断增加，网络病毒和木马、网络黑客入侵、工作人员无意泄漏、电磁泄漏等都威胁着信息安全，社会保险档案的保密性及安全系数较低。

（三）档案信息管理人才缺乏

社会保险经办部门中缺少档案管理知识熟练、信息化技术水平高的工作人员，各级政府也忽视了对档案管理信息化人才的培养，导致档案管理信息化建设受阻。

二、推进社会保险档案信息化管理的举措

（一）建立完善的社会保险档案管理信息化机制体制

建立起社会保险档案管理信息化机制，就需要创新完善档案管理制度，统一档案管理标准，在科学的制度管理下进行管理，优化整合资源，实现档案的资源共享。

（二）创新社会保险档案管理工作信息化的服务方式

要使这项工作顺利进行，就需要创新服务方式，运用社会保险信息资源和的先进技术，实现计算机信息管理，启用公共网络服务系统，为社会保险档案信息化提供优质服务。

（三）提高档案管理人员的专业技术水平

要加强对档案管理人员的培训，不断提高档案管理队伍的业务技能和计算机应用水平，确保档案管理人员具有高度专业化技能，能熟练应用加密或数字签名技术对电子文件进行归档、备份、保存，保证档案管理信息化工作正常进行。

（四）健全社会保险档案管理信息数据，加强信息网络安全控制

社会保险档案管理工作量大、内容多、关系复杂，管理难度大，这就需要建立健全社会保险档案管理信息数据库，可以快速准确的找到相应的资料信息，提高档案管理的有效性。同时加强网络安全防范和保护措施，保证网络资源不被非法使用和非法访问。强化硬件防护技术，对电子档案当定期检测和拷贝，避免人为失误操作，防止数据丢失，确保社会保险档案信息安全。

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二、民生档案信息化管理的新思路

（一）服务手段创新是民生档案工作创新的关键

要想使民生档案为人民提供更加高效、快速的服务就必须在传统的档案管理体系的基础上完善过去管理方式和操作手法，依靠档案的现代化管理平台创建新型的信息数据库。针对群众对档案的需求，从最基本和最需要解决处理的地方入手，帮助群众解决诸多社会难点和热点，优先创建与群众生活紧密相连的如医疗档案、保险档案、产权档案、户籍档案、低保档案、养老金档案等等信息化数据库，为人民创建一个最方便、快捷的查询民生档案的网络化和信息化数据服务信息平台，确保实现民生档案的信息数据共享，维护群众的根本利益和社会权益。除此之外，还要创建电子民生档案备份体系，构建政府信息和开放档案的公共服务平台，进一步扩大民生档案在信息查阅方面的范围并使其内容有所突破，坚持丰富，民生档案的信息内容和来源，建立特色性较强的民生档案。通过创建民生档案信息数据库可以很大程度上缓解档案管理人员的不足以及服务质量不高等，并且更好的达到服务群众的目标，为群众提供最优质、最精准最迅捷的服务，解决诸多与群众直接利益相关的问题，维护群众自身的社会权益，为稳定社会带来不可估量的贡献。

（二）培养高素质档案管理人才，以适应民生档案快速发展的需要

高素质人才的培养是确保民生档案管理创新的重要条件。因为民生档案所涉及的范围非常广阔，所以包含的种类十分繁多，这就进一步要求民生档案的管理人员不但要掌握大量的历史文化知识、精通档案管理理论和方式、熟悉档案整理和分配流程、及时更新档案管理的信息化技能和理论，还要求其具备高度的责任感和服务理念，能够对档案的管理方式运用自如。由此看来，有关民生档案管理的机构应当加大档案管理技术方面人才的培养，为他们提供创新的机会，有组织、有重点的组织相关人员进行培训，不断提高管理人员的整体素质和应用技能，以便更好的满足民生档案信息管理的飞速发展需求。

（三）更改观念、关注民生档案的资源价值

民生档案具有体察民情、解决民忧、维护民权等特点，具有极高的权威性和应用性。我们应当根据民生档案所记录的信息更好的为群众服务，尤其是就目前的社会形势而言，法律条令是管理和限制人民行为的主要方式，而民生档案则是最为其权力行使的重要依据，不但是惠民的基础，更是一种合法的信息来源。

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（一）信息化水平不均衡。我国仍然属于发展中国家，因人力、空间、物力、资源、资金等各方面因素的影响，现阶段仍旧无法为每一个居民都构建相应的健康档案，即便是当前已经成功构建的一些居民健康档案当中，也难以进行全面的信息化管理，许多经济较为落后的区域仍旧采用传统的管理模式，这就导致各个区域极度不均衡，实现信息化管理的起点差异较为明显。（二）缺乏统一的标准。只有标准统一才能够保障整个居民健康档案进行有效共享。然而，当前关于居民健康档案信息化管理的对应标准明显无法满足其发展的相关需求。各卫生服务机构所应用的软件来自不同的软件企业，因为各个软件缺乏统一的准则，并且不同卫生服务机构的医疗服务也存在较为明显的差异性，这就导致居民健康档案形成了信息孤岛，信息共享极为困难。（三）健康档案采集的难度大。社区卫生院是社区居民健康档案采集的主体。随着医疗卫生事业的改革与发展，社区居民对社区卫生服务机构的技术水平持怀疑态度。认为社区卫生服务机构设施陈旧、服务质量难以保障。有些居民对信息收集认识不足，戒备心理强，不愿意告知自己的真实病情，给健康档案的完整性带来一定的困难。（四）软件利用率偏低。通常来说，居民健康档案管理软件都是动态管理的模式，这就需要工作人员及时将各种随访、追踪的信息录入到系统当中，然而因为工作人员的工作任务较为繁杂，遗忘或者不能及时录入的情况难以避免。此外，因为专业问题，许多医务人员都存在不会使用居民健康档案管理系统，自然也就不能利用软件去进行诊断，导致居民健康档案管理系统利用率不高。

二、加强健康档案信息化管理的措施

（一）加大宣传力度。大力宣传，在台州新闻频道，老百姓都关注的栏目中，开设5分钟的健康知识，宣传健康档案的重要性；在每年的结核病、艾滋病等防治日中，发放宣传资料。（二）加强硬件建设。物质条件是进行居民健康档案信息化建设的先决条件，这就需要从硬件与数据库着手，在采购的时候必须要听取专业人士的建议，不仅要保障硬件的先进性，同时也要尽量避免浪费。卫生局信息中心统一购入健康档案硬件设备，全区医院进行联网，这样病人无论在哪个医院，医生都能看到完整的个人信息，为诊治提供方便。（三）培养引进专业的信息化人才。居民健康档案信息化发展需要一批专业技术过硬、综合素质强的人才队伍，这个队伍应当具备专业的信息技术及一定程度的医学知识。由于社区服务中心人手少，既要调查，又要档案录入，这就需要积极培养或者引进对应的人才，同时加大在职档案工作人员的培训力度，针对全科医生而言，应当构建一个注重实效、多模式、分类型、多层次的信息化人力资源培养体系，尤其是对一些年龄较大的全科医生来说，应当进行重点的培训教育，保障每一个工作人员都可以操作对应的系统，从而有效提升居民健康档案系统的利用率。（四）建立健全信息化标准规范。一套统一的标准规范是推动居民健康档案信息化管理的保障。健康档案成为基层全科医疗服务领域内重要的医疗法律文书。早在2009年的5月，我国卫生部就颁布了《健康档案基本构架与数据标准(试行)》，针对居民健康档案规范化问题提出了较为明确的要求，为居民健康档案信息化标准化发展打下了坚实的基础。

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2．3完善房产档案信息归集、检索系统

为了全面、准确地收集信息，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统；原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动，这是房产档案管理的核心所在。由于高校房产交易涉及面广，这就要求建立高效的房产档案信息检索系统。由于司法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同，对房产档案信息要求也不相同，因此，必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，实现万能检索，从而提供高效、便捷的查询服务。

2．4建立准确的房地产档案数据分析系统

房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要，而且也应该为高校职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房产档案数据分析系统，以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断，以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段，使学校房产需求保持基本平衡、结构基本合理，达到科学决策，回避风险的目的。

2．5提高管理人员的综合素质

档案信息化管理的日趋完善，要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺，主动、及时地提升自己的政治理论知识、相关科学文化知识和档案学知识，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用，要加强学习业务文件和各级档案专业刊物，明了档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定，执行新规范，密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展。推广使用新归档方法，减轻档案工作量和劳动强度，提高工作质量和工作效率，实现档案管理的现代化，是我们不可回避的责任。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件，对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。

3．小结

房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少了房产管理工作人员的投入．降低了联系渠道的费用支出，缩短了大量事务的处理时限，使高校房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率。

参考资料：

[1]玄艺兰．论房产档案室的数字化建设[J]．中华教育周刊，2003，(6)．

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二、信息时代对科技档案信息化管理的做法和思考

科技档案信息化管理的目标要求就是充分利用现有的通信、计算机、数据库等先进技术，在国家、行业以及单位科技档案管理法规制度和标准规范的框架下，用信息化手段来保障和促进科技档案的管理水平，为科技档案资源的形成、收集、整理、保管、开发、利用等提供坚实的基础，科技档案开展信息化管理，重点可以从以下方面进行。

第一，采用信息化手段实现科技档案的自动编目、检索、立卷和标引等工作。对科技档案实施自动编目和自动检索是应用信息化手段管理科技档案的基本要求，其中自动编目是将收集到的科技档案相关信息制成档案机读目录数据库，在不同要求下编制出不同的档案检索工具，包括全宗目录、分类目录、案卷目录、专题目录、作者目录等各种目录和索引，充分发挥信息化编目速度快、项目全等优势。自动检索是通过查找档案目录并利用档号、题名、责任者、分类号、关键词等检索标志，迅速、准确地查找出满足要求的档案资料，与手工检索相比，自动检索速度快、线索形式多样，检全率和检准率高，能最大限度地满足利用者要求。计算机自动立卷是计算机以科技档案目录中每份文件的有关存录项为依据将某方面具有共同点和联系密切的文件综合在一起组成案卷，并自动对同一卷的卷内文件进行排列和编号等工作，极大地提高了立卷速度和立卷质量，改善了效率。科技档案自动标引是计算机通过对科技档案题名或全文信息进行字词切分、对内容特征进行分析，提取及给出正式主题词或分类号的过程，科技档案自动标引能够显著提高工作效率和加快科技档案目录数据库的建设。

第二，采用信息化手段实现科技档案的借阅、统计、编研及保管环境的自动控制。科技档案的借阅管理和统计工作复杂而繁琐，而通过采用信息化手段进行自动借阅管理和统计，对科技档案的利用登记、审批、检索、调卷、归档、利用情况统计等进行自动管理，不但能够有效完善科技档案的借阅管理制度，还极大地提高了工作效率。采用信息化手段实现科技档案的借阅管理，重点涉及内容包括以下几个方面：用户的借阅资格验证、借阅情况登记、归还登记和自动统计。

通过利用计算机技术，还能够有效实现对科技档案资料的自动编辑处理，不但能够提供对科技档案原文信息的检索和分类，还能够对科技档案资料进行文字编辑处理和排版印刷等工作，实现科技档案资料的自动编研。另外，在科技档案的管理环节中，对档案保管环境的自动控制非常重要，应用计算机技术对档案排架进行自动管理，能够结合科技档案登记数据库的信息，给出档案库房架位的分配图，实现架位的自动分配，为新进科技档案合理分配架位，提高架位的利用率，还可以实现对科技档案保管环境的温、湿度以及防火防盗等进行自动监测和管理。

第三，加强培育科技档案管理的信息化人才。对科技档案实施信息化管理以及使信息化管理模式不断深入的关键是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段进行科技档案管理的主体，也是实现科技档案信息资源增值的主体，更是不断将科技档案管理向信息化方向不断推进的中坚力量，因此需要加强科技档案信息化人才培训，使科技档案管理的信息化活动能顺利开展，并实现可持续发展。

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随着计算机技术的迅猛发展，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。下面是编辑老师为大家准备的试论文书档案的信息化管理。

计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用，字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

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2.管理体制杂乱，相关人才短缺。虽然2008年8月20日出台的《高等学校档案管理办法》明确指出学生档案成为高校档案管理工作的一个分支，但目前为止，国家方面并没有下达使学生档案管理体制具备可操作性的明文条例，这种情况下必然出现学生档案管理部门杂错、各行其是的归口不统一局面。由于各高校自身的特点，档案馆、人事处、招生部门均有可能成为学生档案管理部门，其中较为常见的是在粗放式管理下由各院系辅导员和专职档案管理人员协同办公。另外，人员配置方面也不到位，相关人才十分短缺。

3.管理制度缺位。国家虽然制定并颁布了不少法规条令，但就高校学生档案管理这一项工作却并未提及，导致科学规高校学生档案信息化管理初探文/盛磊代磊张琦范的学生档案管理制度严重缺位。尤其是多个校区分散的综合性高校，学生档案的建立、收集、整理、归档、借阅以及转递等流程缺乏统一标准，出现填写时间不一致、归档材料不齐全、审核把关不严格、移交手续不规范等问题，甚至造成学生档案丢失甚至失真，从而无法发挥高校学生档案的原始凭证作用。

4.高校学生档案的管理手段滞后。现如今，由于种种原因，绝大多数高校的学生档案工作还仅停滞在手工处理、单机归档、纸质为主的进程中，未加以计算机和互联网的辅助，造成管理手段滞后，严重制约了开发与利用学生档案的信息资源。

二、高校学生档案信息化管理对策分析

传统的高校学生档案管理模式已经无法适应现阶段的工作需求，在科技飞速发展、社会多元化的今天，高校学生档案管理工作应立足信息化背景从技术、制度、管理和服务等多种角度探求高校学生档案信息化管理的新模式。

1.从思想根源着手，转变态度，加强认识。学校领导和档案管理人员应转变对待学生档案工作的思想误区，提高重要性认识，贯彻实施学生档案有利于学生工作开展、教育质量提高、人才全面发展的教育理念。与此同时，借助校园网、广播站等媒介大力宣扬档案的重要性，强化广大师生的档案意识。在信息化方面，必须摒弃认为利用几台计算机简单存储一些电子数据就是实现档案管理信息化的错误理解。高校领导应积极带领档案管理工作人员认真研习有关档案管理信息化的政策方针，并针对发现的问题组织开展专题讨论，使各院系辅导员和专职档案管理人员就档案管理信息化工作在思想上达成重要性和必要性的共识，为实现档案管理工作智能数字化的健康持久发展美好愿景打下坚实基础。

2.改革学生档案管理体制，合理配置档案工作人员。为避免上述管理部门杂乱的情况，高校学生档案应统一归校档案馆管理并专职负责，同时要协调处理好档案馆与学生档案形成的各相关部门如教务办、学生工作部以及学院等之间的合作关系，结合高校自身实际情况，建立以各学院为基点向校档案馆过渡的科学系统的学生档案管理体制，实行集中统兰台纵横一管理。新生入学档案、在校期间形成的文件资料、毕业生档案信息等先经辅导员整理，之后提交到学校档案馆，由专业的档案管理人员检查，各部门之间相互配合、密切合作，全程跟踪收集归档大学生从入学到毕业的成长资料，保证为有关部门单位呈现最真实可靠的原始学生档案。

3.建立档案管理制度。高校学生档案由于具有连续性和周期性的特点，因此各高校应根据自身实际情况并结合人事档案管理的相关规定，在档案的收集、归档范围、整理、转递等环节制定统一的标准，建立一套适合自身档案管理特点的、比较完善的档案管理制度来保障各个部门之间的工作衔接。建立纸质档案与电子档案并存的双套制管理模式，是当今高校学生档案管理工作的趋势所在，是实现电子信息化的安全措施。因为信息网络时代的到来，虽然显著提高了录入、查询及利用学生档案的工作效率，但在涉及转递档案、出具档案证明文件等关乎法律方面的重要活动时，仍要以纸质档案作为基准。管理制度的建立应从以下收集归档、查阅借阅、转递等三方面具体开展：在学生档案收集归档过程中，明确各部门档案材料的归档时间和归档手续，辅导员也应积极主动地与其他形成档案材料的部门沟通、合作，做到随着档案形成及时归档并录入信息系统，使学生档案尽量处于完整连贯和最新状态，从而避免毕业时集中突击整理，同时做到归档标准制度严格统一，推动学生档案工作的规范化进程；在内容收集上，也应按照素质教育的人才培养方向，合理扩大范围，将诚信档案、心理档案、科技创新参与情况等一并纳入学生档案。查阅、借阅档案方面，要改变以往视档案为“废纸”的现象，积极鼓励师生及有关单位查阅档案。高校应建立查阅、借阅制度，档案管理者要严格监督借阅人员办理登记手续，同时借阅者也应提高自身素质，做到遵守保密制度，坚决杜绝随意复印、拍摄甚至在档案文件上胡乱批注、损毁档案材料等现象。转递环节需要建立更为完善周详的转递制度，以确保档案在递交过程中万无一失。学生档案在毕业时会面临时间紧迫、数量繁重、办公人员较多的情况，因此在递交环节、方式和手续上严格转递制度势在必行，从而消除安全隐患。

4.信息化系统开发。高校实施数字化档案管理体系的前提是要投入专项资金，加强软件、硬件建设，如购买电子计算机、引进开发数据库等，在配套设施齐全的基础上建立一套完善的有本校管理工作特点的学生档案管理信息系统。基于上述提到的高校学生档案由档案馆集中统一管理这一特点，并充分发挥校园局域网的网络优势，我们决定实施一套以Web为平台的高校学生档案管理信息系统。安装应用非常便捷的Browser/Server架构，即支持多种操作系统的Web浏览器与运转效率极高的ASP服务器客户端协同工作，加以适应性超强的MSSQLServer数据库进行数据交互，使得这套学生档案管理系统在遵循实用、可靠、安全的理念下变得游刃有余。系统模块分为档案馆、教务处、学院以及学生四大类，按类型分配权限，不易出错，解决了高校学生档案材料来源广、部门多带来的工作繁琐，实现了学生档案在建立、收集、整理、转递以及查询等环节真正意义上的信息化与数字化。

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1.1战略实施与战略制定的区别

战略实施与战略制定不同，具有自身的特性。企业档案信息化的战略实施最根本的特性就是以行动为导向，以实现目的为最终价值。

1.2企业档案信息化战略实施的任务构成

企业档案信息化的战略实施是其战略管理过程中的行动阶段，它要求将选定的企业档案信息化战略加以细化，并制定出实施所需的各项措施并付诸实施。企业档案信息化战略实施的任务构成应包括以下具体内容：制定企业档案信息化的战略实施计划；建立相应的组织结构；按企业档案信息化的战略要求配置各项资源；实现对企业档案信息化战略的政策与程序支撑；根据企业档案信息化的战略要求，完成对业务流程的再造；建立相应的协调机制；营造工作环境与氛围等。企业档案信息化战略实施的任务可以归纳为一点，就是如何确保企业档案信息化的运作方式与企业档案信息化战略成功的必要条件达到协调一致。

1.3企业档案信息化的模式选择

企业档案信息化可有多种模式选择，不同的模式会对企业档案信息化产生不同的影响。每一种模式都有其特定的适用范围，正确选择企业档案信息化的战略实施模式，对于企业档案信息化的顺利完成至关重要。参照企业战略实施的可选模式，企业档案信息化可以参考以下五种实施模式：

（1）指挥型模式。

指挥型模式强调自上而下的强力推行，该模式可以有效确保战略的实现，但是会造成具体实施人员主动性与创造性缺失。

（2）变革型模式。

即强调组织体系与业务流程的再造，但再造的组织体系与业务流程容易造成既定战略边缘化。

（3）合作型模式。

强调相关部门与人员的集体酝酿与配合，对于多数情况而言，该模式相对可行性高。

（4）文化型模式。

即运用企业文化等柔性力量来保证战略的顺利实施，有利于统一思想和行动，但容易造成管理制度等硬性规范力量的作用弱化。

（5）增长型模式。

强调自下而上的建设方式，以底层的力量来推动战略的顺利实施。所以，根据企业档案信息化实际情况与特点来综合考虑各种模式的利弊，做到各种可选模式的灵活、综合运用，尽最大力量趋利避害。

2企业档案信息化战略实施的组织保障与物质基础

企业档案信息化是一项系统工程，需要组织体系与物质基础的有力支持。组织保障与物质基础缺一不可，组织保障用以理顺企业档案信息化过程中各相关部门的职能关系，确保企业档案信息化顺利进行：物质基础则为企业档案信息化提供资源保障，包括资金的投入与各种战略资源的配置等。

2.1企业档案信息化的组织保障

企业档案信息化的组织保障就要以企业档案信息化的实施为最终指向，聚拢相关部门的职能，建立起多头协调的组织机制，用以确保企业档案信息化的组织体系科学高效。优化的组织体系的建立，对于推进企业档案信息化的顺利进行具有重要意义。

2.2企业档案信息化的物质基础

企业档案信息化的物质基础主要包括优化的投入结构与各类资源的最佳配置，二者决定了企业档案信息化物质基础的优劣。企业档案信息化需要合理结构的投入。软件与硬件是企业档案信息化的两根柱石，共同支撑起企业档案信息化的基础平台。。在这种情况下，及时使用先进的网络技术和产品，在适当维持对硬件系统投入的基础上，加强软件系统的投入是值得考虑的问题。

人力资源、信息资源、技术资源等各类相关资源的配置同样构成了企业档案信息化的物质基础。在企业档案信息化过程中，要做好各类相关资源的整合工作，加大开发力度，使信息资源建设转化为企业档案信息化的推动力。这就要求企业档案信息化要充分认识自身与资源配置之间的关系，要认真做好相关资源的积累、配置、使用工作，保证各类资源与企业档案信息化的匹配度，为企业档案信息化提供良好的资源保障。

3企业档案信息化战略实施的软环境营造