档案管理资料员汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案管理资料员范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

综合性文书档案包括了很多的内容，这些材料是在日常工作中不断积攒下来的，这些材料对医院日常的办公活动和重大的事件和决策都进行了详细的记录，这些档案资料在搜集的过程中可以选择定期移交的方法，也就是在实际的工作中安排专人对这一类材料进行搜集，然后按照季度或者是月份对收集的内容进行具体的报告，然后再让专业人员对其进行有效的帅选，将其按照一定的标准进行分门别类，这样就能够满足医院的不时之需。但是这类档案在实际的工作中具有非常强的复杂性，而且涉及到不同的领域，资料的具体数量也非常大，所以在进行分类的时候一定要更加仔细专业的对档案进行有效的识别，使其能够更加的齐全完整。

二、人事档案的收集

人事档案是对员工的个人经历和工作能力以及工作表现的记载，这也是人力资源管理中十分重要的一个信息，人事档案的资料收集需要包括很多方面，因为这和个人的相关信息有着十分密切的联系，所以一定要在收集的过程中加强对其准确性的把握，同时还要在管理工作中做好相关档案信息的保密工作，这一部分档案一定要由专门的人员对其负责，平时要将工作的重点放在档案信息的收集上，在档案信息的管理中一定要对档案的范围进行严格的控制，对个人的信息一定要经过相关部门规范严格的审查，对不属于这一范围的档案信息不能归入到档案资源信息库当中，收集后还要对相关的信息进行审核，在审核合格后定期将其移交到档案室归档。

三、财务档案的收集

财务档案是在医院经济管理中所产生的一个数据资料，这个档案对医院的收支有着十分重要的作用，它能够记录医院运行中收支情况。财务档案的专业性是非常强的，应该在实际的工作中设立专门的机构和人员，对一些重要的档案要专职的档案人员和文书档案工作不断配合，两个部门之间的人员一定要负责，各司其职，不能相互推诿。同时还要重视经济报表的搜集，在日常的工作中就要做好财务报表搜集，在搜集材料的过程中还要重视材料的客观性和真实性，对于这类材料一定要在平时就很重视对其的收集，年终再将其移交给档案人员保管。

四、科室档案的收集

科室档案是在医院研究的过程中形成的文字或者是图表等数据资料，这也是医院科研活动的一个十分重要的凭借，这种档案的专业性相对较强，在收集的过程中存在着一定的难度。所以在收集的过程中可以选择在一定时期内移交给相关的管理部门，也可以由专门的部门和机构专门向科研人员索要和收集。这都是比较有效果的方式，所以在日常的工作中可以选择用多种方式进行资料的收集工作。

五、基建档案和设备档案的收集

基建档案是医院在基础建设中建立的档案，这些档案在医院发展中都发挥了十分重要的作用，这一资料包括基建的工作计划、总结和项目估计等，也包括一些非常重要的施工执照和文件等，这些材料在收集的过程中一般都是要在医院专门的机构和专门人员负责下完成，收集工作完成以后再统一交给档案室，在这类档案的收集中还要有一些设备的相关内容，在收集这一部分档案内容时可以向设备维修和养护人员收集，档案管理者在收集工作完成后要对其进行分类管理。

六、影像学档案和病理标本档案的收集

影像学档案是在病人就诊过程中形成的影像检查资料，包括核磁共振、CT、CR、X线片、超声影像、心电图、内窥镜影像等，影像学资料是医疗辅助诊断的重要依据，也是医院档案管理收集的重要内容，在医疗、科研、教学中起着重要作用。对于影像学资料的收集分为两个方面，一是对传统影像学资料的收集。传统的影像学资料一般以胶片或打印图像的形式存在，这就需要档案管理的专（兼）职人员按检查时间、病人检查号码逐一收集整理，确保资料连续、完整，及时归档。二是对数字化影像资料的收集。数字化影像资料是指保存在计算机中的病人检查资料，这部分资料收集起来较为容易，只需定期做出备份，按病人的检查号码排列即可。病理标本是病理科在进行病理学检验中制作的标本涂片，由病理科安排专人收集保存。

七、病历档案的收集

篇（2）

一、医疗机构人力资源档案信息化管理的必要性

医务人员档案信息管理系统是一种有别于传统管理方法的并通过计算机信息技术和网络技术来管理文件的，比传统管理方法具有更大管理优势的一套管理方式。一方面，它对医务人员工作的基本信息的更新和修改比传统档案整理人员更加方便和快捷。另一方面，由于目前很多医疗机构通过绩效考核来考查医务人员的工作态度和能力，考察的频率高、医护人员的各项指标随时变化，这些大大增加了档案整理人员的工作量，不仅浪费时间而且拉低了工作效率。但若是利用档案信息管理系统就能轻易解决这些问题。就能更加轻松快捷地解决对档案的更新、修改以及储存等问题。并且能够极大地实现及时、准确的管理。其次人力资源档案不仅是医疗机构各个职工从事医疗行业的主要凭证，同时也是其考评职称、升职加薪的一个重要依据。因此档案管理在一定程度上对人力资源部门的管理上起到辅助决策的作用。另外，在为职工分配新的工作时，通过调取职工档案匹配合适的工作，信息化管理强大的运算搜索能力比人工查阅要节约时间。可见，建立医疗机构人力资源档案信息化管理是多么的重要。

二、如何构建医疗机构人力资源档案信息化管理

（一）全面建立医疗机构档案电子化管理。档案电子化管理，是实现医疗机构人力资源档案信息化管理的重要基础。它能通过把医务人员在工作过程中产生的纸质、图片、图像等通过数字化转化用来表现人力资源信息。要实现这一目的，首先要实现对现有非电子档案的数字化转化。其次要开发新的系统软件，资源管理部门存在的一个关键问题是：人力所形成的信息资料无法直接转化成档案管理信息。因此，需要开发一个直接在档案管理系统服务器上运行，能通过这个系统把各种格式的反映医务人员信息的文档转化成一种格式，储存到人力资源档案中的软件，实现人力资源管理所需电子文件与档案管理系统的有效兼容。最后是加强电子化档案真实性、完整性管理。将职工每个时期的电子文件都备份并实时对新的文件进行修改，以保证电子文档的正确性和完整性。（二）加强系统防病毒安全管理。随着计算机水平的不断提高，计算机病毒的攻击能力也越来越强。对档案管理的安全与保密带来了极大的挑战，档案资料一旦被篡改或信息丢失，所造成的后果将无法估量。为了保证档案电子化管理的安全性，在任何网络环境下都需要安装并及时更新防毒软件，确保在人力资源管理过程中免受病毒的攻击和对数据信息的篡改。此外，还要对密级信息资料进行加密、多道加密等操作，以确保档案数据免受恶意破坏和删改。同时要完善备份和恢复制度，防止因操作失误而导致的数据丢失，确保电子档案和数据能够顺利找回。（三）加强档案管理系统的维护。利用现代信息技术和网络技术来提高人力资源档案管理的效率需要不断加强对档案系统的维护工作。首先，要根据开发的档案管理系统制定安全规范的操作流程和方法，减少在录入职工信息过程中的错误操作以及错误信息的输入和保存。其次，定期检查并检修相应的硬件设备，解决好发现的各种问题，在资金允许的情况下可成批次地替换成新的设备，以保证系统和网络的安全可靠性。第三，要培养一批敬业的技术管理人员，要求他们时刻关注网络的安全动态，切实解决日常发现的小问题，严防各种可能危险因素对人力资源信息管理系统造成的损害。（四）加强档案管理队伍建设。要实现人力资源档案现代化管理，不仅要有先进的设备，更重要的是要有一批胜任这份工作的优秀人才，他们不仅要擅长档案整理工作和计算机技术，还要有敬业、认真、高尚的人格魅力以及理解和熟悉医疗机构的法规。只有这样，医疗机构人力资源档案才能实现合理的分级管理，在完成不同层次干部或职工的人事档案信息系统的同时掌握医疗机构人力资源管理基本情况、干部和职工概况，以完成对网络的分层设计和管理。（五）建立信息化档案管理制度。只有建立合理的制度，医疗机构人力资源档案信息化管理才能规范有序。管理人员才不会在工作过程中松懈、开小差。档案信息化管理才能达到预期的效果，提高管理人员的工作效率。建立健全人力资源档案管理工作的各项规章制度，禁止非工作人员操作专门的机器，禁止工作人员利用职务之便泄露人事档案信息。严格规范各级管理部门业务人员的行为，确保档案工作的准确性。（六）严格处理好访问权限的控制问题。医疗机构人事档案管理人员要认真学习相关政策，致力于用自己的努力来服务医疗机构人力资源职能部门。要正确和熟练使用好计算机的加密功能，对实施过分类的网络信息资料的各个层次进行加密。认真落实用户访问认证机制。确保信息被正确的人员浏览，防止人力资源信息的外泄。同时对非法用户访问的次数进行设定与自动锁定。

篇（3）

关键词：

医疗机构；档案资源建设；档案资源管理；医疗改革；档案事业

在经济全球化、信息高速发展的时代背景下，全面实现档案管理信息自动化已经成为医疗机构档案事业的发展趋势。但是从当前的情况来看，我国医疗机构档案资源管理自动化水平不高，还存在着很多弊端和漏洞，根本无法满足日益增长的现代医疗服务需求。为此，医疗机构档案管理部门应该要努力借助互联网优势，对现有的管理模式进行改革和创新，采取各种科学合理的档案管理措施，借此从根本上进一步提高档案工作效率和服务质量。

1当前我国医疗机构档案资源建设中存在的主要问题

1.1档案信息化建设意识不高很多医疗机构对于档案信息化建设意识不足，只注重本院的经济效益和业务的发展，忽略对档案资源的管理，没有把档案资源管理当成是医院管理中一个重要的组成部分，导致整体的档案管理水平停滞不前。随着计算机技术的高速发展和大力普及，医疗机构的信息化建设步伐也得到了加快。很多医院都已经从过去手动管理逐步转型为计算机管理，并开始创建医院局域网、应用办公自动化系统以及医院信息系统等来对档案进行管理。但是由于部分医疗机构对信息化的认识不够深入，档案信息化建设的重视程度不高，导致档案管理信息化水平还较为落后。

1.2缺乏一套档案信息化建设管理标准档案管理是否规范与标准是实现档案信息化建设的重要前提条件，更是提高档案信息化水平的一个决定性因素。但从实际的档案管理工作来看，还缺乏一套严格的管理制度和标准的操作流程，导致在开展档案管理收集、整理、归档、立卷、保管和利用这些工作环节的时候无法可依、无据可循，整体管理工作毫无秩序、混乱不堪。在很多医疗机构中，人事管理系统、收费系统等层次与所属的部门实际要求不符，导致管理工作出现脱节现象。例如：档案管理的数据储存的方式与接口存在着技术问题，导致数据信息没有得到有效的转换、对接以及共享，这些都给医院档案工作实现信息化管理产生了不同程度的阻碍。

1.3缺乏统一的软件应用系统很多医疗机构在档案管理工作中采取的管理模式主要为多部门、分散式共同管理。例如文书档案、基础档案等都是由档案部门来进行保管和储存，健康档案以及财务档案等都是由保健科与财务科来进行保管，这种分散式、多部门的管理方式促使整个管理工作没有统一的软件系统作为指导，在操作过程中形式不一，大大降低了档案的信息化水平，最终导致很多文档的缺失。同时很多医疗机构所应用的管理软件还较为落后，部分还依然应用单机版系统来进行档案管理工作，导致系统难以顺利的实现兼容、对接、升级以及更新，给系统维护增加了难度，以至于无法满足现代化管理的需求。

1.4医疗机构基础设施建设资金投入有限经济决定上层建筑，只有以强大的经济作为后盾，各项工作才得以顺利开展。医疗机构也不外乎此，加强医疗机构的基础设施投入，是顺利实现档案信息化建设的重要保障。但是，从当前的实际情况来看，很多医疗机构对于基础设施建设资金投入是非常有限的，如果仅仅依靠当地财政的预算来购置大量的先进设备是远远不够的，资金投入的局限性导致档案管理部门所需的设备无法得到完善，加之现有设备在逐渐老化和陈旧，成为了档案管理工作顺利实现信息化的绊脚石。

1.5档案管理人员专业技术以及职业素养偏低很多医疗机构对于档案的管理工作没有形成一个全面正确的认识，部分医疗机构还采用兼职人员来负责档案管理工作，导致管理人员的素质水平参差不齐。很多管理人员的知识文化水平和技能水平都较低，没有接受过系统的培训，加之年龄较大，导致他们无法正常使用计算机网络来进行档案管理，这些因素都对档案的信息化的建设与发展产生了阻碍。此外，部分管理人员责任心缺失，缺乏创新精神，不符合现代档案管理工作人员的规定与要求。

2加强医疗机构档案资源管理的有效措施

2.1努力完善档案管理信息化建设基础设施为了要充分发挥出档案部门的管理作用，应该要努力完善档案部门的基础设施的配置。例如扫描仪、打印机、计算机一级数码相机等这些设备都应该缺一不可，实现档案部门数字化管理，进一步提高数据处理的能力，确保档案部门具备强大的数据存储功能。同时，还要努力完善影像存贮系统、通讯系统、财务收费系统、实验室信息系统等现代化管理系统，配置完善各种子系统，应用各种现代化新型软件，进一步满足现代化管理的需求。在收集、分类、归档、查阅、存储等工作环节上充分利用计算机来进行管理，从根本上来提高档案管理的信息化建设水平。

2.2加强档案信息化建设同时保留传统保管方式充分借助计算机互联网的优势，加强对档案的管理工作。在档案查询以及存储方面，应该要努力提高档案的信息化和数字化水平。由于当前的电子文档依然不具备法律作用和凭证作用，为此还无法完全替代实物文档。所以在实际的档案管理工作当中，除了要努力加强档案管理工作的信息化建设水平之外，还应该要适当保留传统档案保管工作方式，把重要的实物档案保管好，确保电子文档和纸质文件同时进行归档保存，方便日后的查找和阅读，充分保证纸质文件自身所具备的凭证以及法律作用。

2.3提高档案信息安全管理性在档案管理信息化建设过程当中，还应该要重视信息的安全管理工作，保证档案在网络保管中具有高效的安全性。档案属于一种原始性的文件，应保证文件的完整性，防止文件在途中被恶意篡改。为此，档案管理部门的工作人员一定要努力提高自身的管理技术水平，采用利用防火墙、网关等技术来提高档案的安全性，防止档案受到网络的攻击以及黑客的不法侵入。在整个档案的网络中心系统当中，设置出难以破解的密码权限，采用数字签名、实脸认证等高级机密技术，对电子文档实行严密的防护。同时，加强对纸质文件以及实物档案的保管，把其放置在保险箱内，保险箱设置好密码，防止密码的外泄。任何人想要得到查询文件，需要经过有关部门领导的同意签字，方可由档案部门管理工作人员提供。此外，对于各种档案数据需进行备份，加强对电子文档的监测以及维护工作，保证档案的安全性。

2.4扩大基础设施资金的投入基础设施的完善离不开强大资金支持。为此，医疗机构要努力通过各种渠道来扩大资金的投入。在资金筹集的过程中，不能完全依赖于财政的预算，还应该要力促政府的档案事业经费的投入，努力争取把档案信息化建设的项目加入到专项建设经费当中去，获得更多的资金支持。首先，医疗机构本身应该要努力地利用现有的资源，创建出一个多元化的档案信息工程系统。例如，医疗机构的相关部门可以通过与电子部门的洽谈与协商，争取获得电信部门在网络上的支持，获取他们提供的各种优惠政策；其次，医疗机构的档案管理部门在采购设备的同时，应该要根据自身的实际能力合理购买信息设备，确保信息设备具有强大的实用性和有效性；最后，档案管理部门在对设备进行更新的同时，应该要努力提高对现有设备的利用率。通过多渠道的努力，争取利用有限的资源发挥出最大的经济效益。

2.5提高档案管理工作人员的专业技能和职业素养聘用具有一定知识文化的人员专门负责档案的管理工作，同时医院相关管理部门应努力为他们构建各种学习的平台和深造的机会，定期地对他们进行档案管理技术知识的培训，促使他们与时俱进，紧跟时代步伐，促使他们掌握最先进的档案管理模式和技术并在实际管理工作中得以应用。此外，医院管理部门还应该要采取奖励的机制，激发他们工作的积极性，促使他们追求更高的职业理想，在实际档案管理工作中，要求他们秉持高度责任心，在工作岗位中做出应有的贡献。提高他们的信息化意识和管理意识，加强对新人才的培养力度，为医院的档案管理工作提供充足的人才支持，确保医院档案各项管理工作得以顺利开展与实施。

3结语

综合上述可知，在医疗机构的档案资源管理工作中，还存在着信息化建设重视度不高、缺乏一套档案信息化建设管理标准、缺乏统一的软件系统、基础设施建设资金投入有限、档案管理人员素质偏低等问题。为此，只有在针对这些问题上努力完善管理制度，积极采取各种有效的措施，加强对档案的保管工作，提高档案保管的安全性，才能够促使医疗机构档案资源管理工作顺利实现信息化，根本上提高医疗机构档案管理的工作水平。

参考文献

[1]王桂兰．档案信息资源开发应注意的三个问题[J]．北京档案，2014，18（11）．

[2]赵婷．医疗机构档案信息化建设浅析[J]．黑龙江档案，2014，11（2）．

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1 资料与方法

1.1 一般资料

笔者医院为大型省属三甲医院，估算资本接近3个亿，设床位1500张，拥有大量的高精尖影像学检查与治疗设备，其中超过500万医疗设备有40台以上。本研究主要将2014年12月至2015年12月本院100例次大型医疗影像设备相关档案资料管理经验进行总结，按照不同资料管理方式分为两组，其中2015年1月之前者为对照组，2015年之后者为观察组，各100例次。

1.2 方法

对照组实施常规管理，主要以保存相关资料，并监测仪器设备运行状况，一旦发生故障及时维修或报厂家修理；观察组实施近年来针对医疗设备资料的集中管理措施，首先分析医院现有医疗设备档案资料管理中所存在的相关问题，并制定相应解决对策，比如提高工作人员操作规范性，加强对医疗设备档案管理工作的主观认识性，促进其主动参与医疗设备的管理工作，同时建立并健全相关医疗设备档案资料管理的相关工作制度，并严格依据已经制定的制度规范实施。同时对医院现有医疗设备档案资料管理工作相关内容进行总结，了解干预前后相关医疗设备的运转情况以及医疗工作完成情况。其中医院医疗设备档案资料管理的主要包括：相关仪器设备采购及安装、调试过程的原始资料，主要有设备采购过程的申请单、上级批准文件、招标投标中标书、购买过程签订的合同、安装调试过程相关报告、仪器设备的发票原件及其复印件、使用说明书、使用操作手册、仪器设备的合格证等等相关资料均进行存档备用。在相关医疗设备投入使用后，定期监测其运行状况，并对维修记录进行统计，其中包括维修时间、维护人员、维修原因、是否更换配件以及所更换配件名称、维修结果等，做到有据可查，且组织相关工作人员定期对大型医疗设备资料进行定期清查与整理，达到有效规范医疗设备档案管理工作的目的。

1.3 观察指标

比较干预前后医疗设备运转情况，并对干预前后两组医疗设备整体运行状况进行评价。

1.4 评定标准

医疗设备整体评价：由设备科主任牵头对全院在运行医疗设备进行抽检，并进行环节质控，根据可使用科室提供的每月?|控评分进行总结与计算，总分100分，分值越高整体医疗设备运行状况越良好。

1.5 统计学处理 应用SPSS13.0进行，计量资料以均数±标准差（ ）表示，两组间均数的比较使用t检验，组间率的比较采用χ2检验，P

2 结果

2.1 干预前后医疗设备运转情况比较

两组干预前医疗设备运转情况中资料齐全率、资源浪费率及正常运行率之间差异无统计学意义（P>0.05），干预后观察组资料齐全率、资源浪费率及正常运行率均高于干预前及干预后对照组（P

2.2 干预前后两组医疗设备整体评价比较

两组干预前医疗设备整体评价得分差异无统计学意义（P>0.05），干预后观察组医疗设备整体评价得分显著优于对照组（P

3 讨论

篇（5）

进入信息时代后，我国档案数量与日俱增，其中，地质行业资料有以地球系统科学为核心的基础地质研究成果，研究方法，以及图文地质资料，实物地质资料，图书文献等馆藏资源。以上信息主要以新闻，出版物，期刊，图件、数据库、图集、应用系统、实时数据、科普等方式展示。实现档案工作规范化管理的根本目标就是要实现档案保管的系统化和案卷的完整化，进而促进档案信息资源的价值最大化和利用便捷化。要充分地开发和利用档案信息资源，基础和前提是要实现档案管理的规范化，这两者是相辅相成、互相促进的。

1 更新观念，提高档案信息资源服务的主动性

要充分做好档案信息资源的开发利用工作，就必须树立社会服务观念和市场经济观念。一是要确立主动服务的观念。档案部门工作人员只有确立主动服务的观念，才能产生自觉的服务行动。二是要确立开放观念。档案工作者只有从封闭走向开放，主动融入社会，了解并把握档案利用的需求，才能有效地开发和传递档案信息。三是要确立竞争的观念。档案工作者必须增强忧患意识，从而产生开发档案信息资源的强大动力。四是要确立市场观念。在市场经济条件下，所有工作都必须以市场需求为导向，并与市场经济竞争相适应。

2 丰富馆藏，深层次开发档案信息资源

要按照《档案法实施办法》和《档案法》的相关规定，多渠道、多层次地征集和收集档案资料，特别要收藏科技、经济和地方特色等方面的档案资料，丰富馆藏，提高馆藏质量。要逐步扩大档案信息的开发规模，系统地开发和利用各级档案馆的馆藏档案信息，深入研究经济活动方面的档案资料，根据研究成果写成论文或报告，提供给有关方面作为参考。要针对社会热点问题开发档案信息资源，把现实信息和馆藏信息加以整理汇编，提供给有关部门作为解决热点问题的参考，为推动本地区的社会经济发展做贡献。

3 扩大科技档案的利用范围

档案工作的根本目的是为了使档案得到更好的利用。要按照《档案法实施办法》和《档案法》的规定及时进行调整，根据情况适当放宽对部分档案的限制。特别是科学、经济、文化、技术等类档案，要扩大向社会开放的范围，进行科技档案信息的交流和成果的推广，实现知识和信息的共享。档案部门要积极参与成果的转让，建立科技档案信息中心，对档案进行加工和整理，并开展科技档案信息的交流，以促进科技成果尽快转化为现实生产力。

3.1 加强网络环境建设，创新档案服务手段。加快档案信息的互联网络建设，实现档案信息的网络化，以达到资源共享的目的。建立档案管理部门网站，开展网上利用等相关服务。积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索。以网站为基础，进一步加快档案信息资源的数据库建设，实现档案信息资源的数据库化和数字化。

在网上公开部分档案目录，以方便利用者查询检索。

开展在线服务，方便利用者在网上与档案管理部门进行信息交流，并提供查询和资信服务。

3.2 加强横向联合，实现信息资源共享。在这个高速发展的信息时代，人类的信息和知识总量在急剧增长，单独一个文献部门不可能将所有信息和知识全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括档案管理部门在内的所有文献部门应当建立一个完整的社会信息系统，建立联合目录，形成网络，实行资源共享，方便信息利用者更多也更广泛地获取信息和知识，更好地满足社会多方面的需要。

3.3 规范新老档案员的工作交接手续。过去有的单位老档案员在调换工作时，几乎不清点收藏档案数量，钥匙一交，“拍屁股走人”，这就致使新档案员在接工作后，不熟悉档案家底，不知道各种门类、各种载体档案的分类方案和档案保管期限的规定，最终在整理档案时无从下手。这样草率的交接工作影响了单位档案业务工作的正常开展。为避免今后再发生这类情况，《认证标准》要求新老档案员在交接工作时，必须当面点清收藏档案的数量和门类，登记台账必须与实物相符，双方或三方（主管档案工作的办公室主任参加）在交接清单上履行签字手续，以分清责任（认证时，查近10 年的交接手续）。

4 提高个人业务素质，搞好档案编研

要实现档案工作的规范化管理，档案工作人员必须提高自己的业务素质。关于档案工作的基本理论知识和具体操作的业务知识，可以通过参观学习和业务培训等方式逐步提高。档案工作者学习掌握外语，是新形势下对档案管理人员提出的一项新任务，因为随着越来越多的部门对外开放步伐的加大和加快，很多档案部门中不可避免地会出现一些外事档案，如果管理人员不会外语，也就不认识自己管理的对象，不利于工作的正常开展。

档案工作者要努力学习并掌握计算机知识，逐步学会使用计算机管理档案。随着办公现代化的发展，越来越多的现代化办公设备进入了档案馆（室），这些设备逐步变成了档案人员的工具，如果档案工作者不会使用工具，那么就不能正常地开展工作，因此学习使用各类现代化设备，也是档案工作人员必须学习的知识。

5 结束语

为社会发展提供地学信息和档案查询等专项服务，是新时期国家赋予地质调查档案管理工作的重要职责和使命。作为地质调查机构的专门处室，应该站在的季度上，加强，积极推进，充分挖掘、整合和展示中国地质调查工作的信息资源，为提高地质调查工作服务，提升地质档案管理和开发利用工作做好支撑。

参考文献

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中图分类号：R197 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）24-0091-01

1 前言

当前，我国医疗卫生事业发展比较快，医疗卫生水平也取得了很大提高。与此同时，涉及到的医疗档案资源越来越多，增加了档案管理工作难度。医疗档案主要是对诊断病例、病人健康情况、设备设施配备情况及科研成果的记录，它是对医院各项资源及医疗信息的有效汇总。医疗档案管理质量直接关乎医院发展水平，医院负责人和档案管理人员要结合医院发展背景，将医疗档案资源管理与建设工作落实到位，推进医院各项工作的顺利进行。

2 医疗档案资源管理与建设必要性

医疗档案资源对医院日常医疗服务过程中的各项工作进行详细记录和整理，并对医务人员具体工作情况和实践治疗成果等进行总结。网络信息化背景下，医疗档案的形式比较多，包括纸质档案、电子档案、视频、音频等。当前，仍然有部分医院在档案管理工作中沿用传统的信息收集、归纳及整合方法，管理制度缺失，且档案管理人员素质普遍偏低，制约了现代化医院的建设及发展。医疗改革背景下，对医疗档案进行科学管理，可实现医院的高效运行和发展，使医院的整体医疗卫生水平及管理水平不断提高[1]。

3 医疗档案资源管理与建设现状

3.1 医疗档案资源管理建设基础条件不完善

医院档案管理人员受制于自身文化水平，使医疗档案管理工作质量比较低，而医院不重视档案管理人员的培训工作，并未对他们进行过系统培训;医疗档案管理人员的工作内容决定了他们不仅要具备专业医疗知识，而且要具备较好的管理能力及统筹能力。但是，档案管理人员并未达到该种水平;没有结合医院发展背景，制定医疗档案管理制度，仅对国家档案法律法规进行照搬，使其针对性不强;尚未认识到医疗档案管理的重要性，医疗档案与人事档案混淆，基础设施不完善。

3.2 没有充分利用医疗档案信息资料

医疗档案是对医疗信息的书面记录，很多医院对医疗档案进行记录和存档之后，将其积压起来，无人问津，当有需求时，才进行查询;对部分科研医疗档案进行保密管理，无法实现医疗研究成果的共享;医院负责人和档案管理人员没有认识到医疗档案的重要性，并对部分档案实施保密管理，从而降低了医疗档案的使用价值，使医疗水平难以提高，制约了医院发展及各项工作的顺利进行[2]。

3.3 医疗档案管理信息化建设滞后

计算机网络背景下，对医疗档案提出了信息化管理要求。然而，部分医院因资金短缺、信息化人才缺失等，仍采用传统袋装和卷宗形式对医疗档案进行保存，使医疗档案管理混乱，增加了日常查询难度，且容易丢失。部分医院虽将实施了医疗档案信息化管理，但是，受档案管理人员水平限制，医疗信息录入时，经常出现错录、漏录情况等，无法提高医疗档案管理效率，也对医疗改革工作的推行产生了制约。

4 基于医改背景的医疗档案资源管理与建设方法

4.1 完善医疗档案管理基础设施建设

（1）财务部门要结合医院发展背景，调配一定的资金数额，为医疗档案管理工作配备办公设备、档案材料收集室和计算机等硬件设施，营造一个专业的医疗档案管理环境，使医院档案管理工作更加专业、正规，便于后期信息查询，为医院各项工作的顺利进行奠定良好的基础;（2）依据医疗档案管理工作内容、部署和要求等，对档案管理人员进行裁撤，使他们各司其职，以保障医疗档案管理工作的有序进行。从高校选聘优秀毕业生，重点招收医疗专业人才，结合医疗档案管理工作要求，向他们培训相关专业知识，并注重道德培养，实现综合性人才培养目标，不断提高医疗档案管理工作水平，使其更加专业;（3）完善医院各项规章制度，结合医院实际情况及发展需求，对医疗档案管理工作进行细化，使其更加具体，并将奖惩措施落实到位，提高医疗档案资源管理及建设质量[3]。

4.2 合理开发医疗档案，提高档案资料信息利用率

档案管理部门对医疗档案实施保密时，也要采取正确的方式，对医疗档案资源进行充分开发和利用。依据医疗档案资源管理和建设情况，成立医疗档案开发组，定期组织探讨会，对最新医疗科研成果进行研究、论证和总结，不断引进新型医疗设备、器械、药物等，对疾病治疗方法进行创新，为人们提供优质的医疗服务，不断提高医疗技术水平。医院也要对医疗档案进行合理开发，对病例情况和患者就医情况等进行总结，增加对该科室的资金划拨数额，实现医院财政资金的合理配置及优化利用。注重医疗档案的实用性，对其进行不断开发，提高档案资料信息利用率。

4.3 注重医疗档案管理信息化建设

为了适应医疗改革需求，将信息化建设用以医疗档案资源管理与建设中，使管理过程更加数字化，可提高医疗档案管理质量及效率。医院要结合自身发展背景及实际医疗、科研情况，借助人工录入、电子扫描和照相等方法，改变传统的纸质档案存储方式，以信息化模式，对医疗档案进行保存，构建完善的医疗档案信息化收集平台，借助该平台对医疗档案进行汇总，并以数据库形式对它们进行保存。医院工作人员可通过密码或权限设置，获取医疗档案或相关数据信息，降低医疗档案管理人员的工作量，提高档案利用率，使它的应用过程更加便利。完成信息平台和数据库建设工作之后，在医院内部将数据库管理医疗档案宣传工作落实到位，并对档案管理人员进行定期培训，提高档案管理水平[4]。

例如，国外一家医疗信息管理公司，推出了一款名为Queue的医疗信息整合系统。医院可应用该款软件进行医疗档案资源管理与建设，患者只需将姓名、住址、药物过敏史、家族病病史等基本信息输入到云文件中，医院即可通过该系统及时提取病人信息，缩短患者等候时间。医院也可通过该软件对某时段就诊人数进行管理，对病人医疗档案进行有效存储，提高医疗服务质量，避免病人档案丢失，极具快捷性和便利性，有效降低档案管理工作难度。

4.4 创新医疗档案管理方法

随着医疗改革工作的深入，传统医疗档案管理方法及模式已经不具备适用性。医院要依据外部环境，对医疗档案管理方法进行不断创新，深入临床一线进行各种调研活动，明确档案利用及反馈信息，使其更好的服务于医疗工作，对医疗档案进行充分利用，实现资源共享。近年来，医疗改革力度不断加大，各基层医院也逐渐认识到了医疗档案管理工作的重要性，依据医院实际情况及具体医疗工作内容，对档案管理方法进行不断创新，实时更新医疗档案内容，不断提高医疗档案资源管理及建设水平，推进自身快速稳定发展。

5 结语

综上所述，医疗改革背景下，医疗档案管理及建设工作非常重要。医院负责人和档案管理人员要充分认识到医疗档案管理的重要性，结合医院发展背景，对医疗档案资源管理和建设中存在的问题具备清晰的认知，并提出具体改革建设方法，以对医院各项服务进行优化，提高医疗档案管理质量，实现档案资源的充分利用，推进我国医疗事业的快速发展及科研水平的不断提高，为人们提供良好的就医服务。

参考文献：

[1] 朱盈锟.医改条件下医疗档案的管理建设研究[J].办公室业务，2016，（05）：120.

[2] 梁威伟.医改条件下如何加强医疗卫生档案管理[J].边疆经济与文化，2015，（09）：133-134.

[3] 杨慧莉.新医改下医院档案管理的改进方法探究[J].当代医学，2013，（10）：26-27.

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档案部门负责全公司的型号产品生产研制加工、经营管理、行政业务、基本建设等活动产生的科技文件和档案管理，档案来源复杂、种类繁多、内容丰富，涉及12个门类，分别有文书档案、经营档案、会计档案、科研档案、航天产品档案、质量档案、基建档案、设备仪器档案、教学档案、特种载体档案、民品档案、其他档案等。根据公司的职能设置和所担负的工作任务，由各职能部门分别负责本部门形成文件资料的收集、整理、组卷等预立卷工作，如公司办公室负责文书档案的预立卷，财务部门负责会计档案的预立卷，设备部门负责设备仪器档案的预立卷，基建部门负责基建档案的预立卷。

档案系统的应用是建设数字档案馆的基础工作，档案系统从安全性、实用性和可操作性等方面着手，进行各项功能设计，其中预立卷管理功能包括了用户登录、档案案卷新建与修改、卷内文件录入与修改、案卷（卷内文件）顺序调整、案卷间文件调整、生成卷内目录、生成脊背标签、生成移交清单、查阅统计等功能。本系统在公司办公网络平台下运行，有档案部门系统管理员确定并设置可使用系统的部门及用户的初始登录密码，预立卷部门的资料员按照文件资料收集整理和组卷规范登录档案信息内容。组卷完成后由档案部门进行组卷审核，审核修改后进行后期的归档工作。

二、档案系统预立卷存在的问题

（一）对预立卷功能模块功能了解不够。档案系统的功能设计很灵活实用，经过3年的应用预立卷部门仍有不会使用的现象，对相关字段的适用范围不清楚，相关字段的使用存在混淆和错误的情况，案卷顺序颠倒时不会调整，卷内文件排列顺序错误也不会调整，不同案卷下的卷内文件可以进行调卷的功能几乎都不会用，也不会通过系统进行查找检索。

（二）著录不规范。预立卷资料员对著录规则缺乏正确认识，特别是在案卷和文件题名上，题名不能揭示档案内容、过于冗长、不适当省略等问题常见。以一台设备的档案为例，设备档案一般包括设备采购申请审批、招投标资料、随机资料和安装调试验收资料，但在组卷时资料员是按收集的顺序，将资料装入多个档案盒，再按档案盒数量分别建立了几个案卷，题名分别是设备资料+（一）（二）（三）......，这样的题名过于省略，不能揭示案卷内的内容。

（三）重点档案未进行数字化处理。有价值、意义重大的文件未转化为电子文件，文件为电子文件的又未利用档案系统归入档案数据库。如固定资产投资项目立项阶段的项目建议书、可行性研究报告、初步设计等文件，均有纸质和电子文件，但现在只归档了纸质文件。

（四）预立卷资料员档案业务能力有限。公司多年实行信息化管理，OA系统得到了迅速普及，预立卷资料员本身所具备的计算机操作技能足以胜任文件著录的工作，但资料员多数是兼职资料员，日常工作繁杂，处理文件时间少，没有系统的档案专业知识，对归档范围、分类整理、著录要求等理解有限，难以专心搞好预立卷工作。

三、具体解决措施

（一）预立卷部门要了解掌握归档范围、组卷原则，随时或分阶段进行预立卷工作。档案部门根据国家档案局、航天集团档案馆的有关标准和规则，制定下发了企业档案的管理规范和标准，明确了各类档案的收集范围、分类整理、组卷的原则，对预立卷工作有很好的指导意义。预立卷部门主管领导和资料员首先要掌握这些规程和标准，根据工作实施情况按类别收集分类文件，及时在档案系统上设立案卷和著录卷内文件。

档案归档时间一般是隔年归或按阶段归，日常就应做好预立卷工作，避免归档前的突击工作。像基建部门主要是对新建厂房和改扩建工程的基建档案进行预立卷。资料员可按工程实施的进度进行资料的收集，如勘察设计阶段的工作完成后，负责这项工作的主管工程师就应将手中的文件移交给资料员，并同资料员一起对照基建档案管理标准中的归（下转第132页）（上接第127页）档范围进行查漏补缺，检查文件是否符合归档的要求，再按文件的有机联系、逻辑关系进行分类和文件排序，最后由资料员在档案系统上进行案卷和卷内文件的著录，并提请档案部门对所著录的内容进行审核把关。这样就能全过程对基建档案进行管理，确保基建档案的完整、准确、系统、齐全。

（二）完善设备设施。公司的网络体系在多年运行的基础上已经发展完善，具有较高的安全性能，预立卷部门全部配有联网计算机，在设施方面保障了档案系统的稳定运行。但针对有价值的纸质档案，需要将其转化为数字信息，采用档案管理软件实现档案归档，这就需要有扫描仪和鉴定电子文件有效性的设备。

（三）提高预立卷人员素质。档案部门要不定期对预立卷人员进行档案管理专业知识和信息化知识培训，培训的主要内容应当包含档案管理系统的具体设计、档案归档范围、分类规则、档案著录规则，使预立卷人员既要精通档案专业又要熟悉档案系统功能构架。

（四）完善规则规范著录。档案著录数据是档案检索中的重要信息，题名、责任者著录时档案著录的重要部分，是进行检索的最常用入口，题名与责任者的不规范著录极易造成数据的不标准，导致检索查阅的不确定。大多数档案部门的档案著录时按照国家档案局所制定的《档案著录规则》（DA/T18-1999）进行，档案部门应在此规则的基础上，在工作中不断总结经验，结合公司的相关规定，制定出适合本公司的著录规则或标准。

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一、前言

近年来，城市建设迅猛发展，建筑施工企业施工项目不断增加，形成了大量的基建档案资料。作为建筑施工项目管理的重要组成部分，基建档案反映了建设工程施工过程、管理过程、质量状况，也是建筑工程后期维修，扩建、改造的重要档案资料，可由档案资料总结出改进提升施工管理经验，进一步提升企业核心竞争力，基建档案的妥善保管和利用，势必为企业高效发展的提供助力。

二、基建档案管理工作中存在的问题

1.基建档案归档不及时

按照制度规定，一般情况下工程档案资料应从工程项目竣工验收之日起3个月内向档案室移交，但实际操作中却很难在规定期限内实现。工程建设过程中，各类资料分散在不同人员手中，过程中未系统性形成档案资料，当工程即将完工时，大部分工作人员都陆续撤离了施工现场，资料一时难以找齐；另外，基层项目上一般只配置资料员而没有配置专职档案管理人员，导致后方专职档案管理人员很难了解到前方施工项目哪些已经具备移交条件，致使档案接收工作处于被动状态。

2.基建档案资料不齐全，复印件比重偏高

档案资料不齐全不完整，是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目管理较好的单位归档率能达到百分之八十至九十，过程管理较差的施工单位甚至存在施工许可证、安装及质量证明文件不齐全，施工主材进场合格证、主材实验文件等工程档案缺失的情况。有些项目原件制作份数不够，在满付业主单位和城建档案馆后，交本单位档案室只有复印件，曾经对四川华西集团公司承包部移交的一个项目工程档案做过一次统计，复印件率达到62%。而复印件在法律诉讼中不被认可，因此，高复印件不利于日后工程档案利用、企业经济利益的维护。

3.归档文件质量有待提高

移交的工程档案质量有待提高，很多资料中施工记录不真实、不准确、不规范，部分资料有明显事后补填痕迹，有些资料存在工作人员随意代签现象，导致资料归档后失去了利用价值。

三、出现上述问题的原因

1.施工单位对档案归档工作重视程度不够

（1）思想重视程度不够。在很多企业里，档案管理工作“讲起来重要，心里面次要，做起来不要”的现象相当普遍，由于资料整理琐碎，施工现场工作繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，资料整理处于被动应付状态，不认真进行督导检查，到移交阶段时才发现工程档案管理一塌糊涂，资料大量缺失，无法弥补。（2）追求经济利益，人员配备不足。有些企业连起码的专职档案管理人员还未配备，还有些企业只是办事员兼职或代管；个别企业领导还把本单位的档案员当作“吃闲饭，不创收”的闲杂人员，收入待遇列为二等公民，严重打击档案人员的工作积极性。

2.缺少管理机制和相关制度，日常管理混乱

现行的工程档案规范与制度较多侧重建设单位和城建单位的归档范围和要求，对于施工单位来说，档案缺少统一的制度、标准和要求。施工单位在竣工后为了尽快办理结算，将完整的档案资料移交业主及城建档案馆，造成本单位档案室无法收集到完整的档案资料。在项目建设过程中，专业档案管理人员对现场资料员缺少必要的业务指导，导致资料员不了解本单位档案室应该保存哪些资料，有些项目施工工期较长，人员变动频繁，重要资料存在遗失或被带走的可能，导致资料收集不齐全。

3.缺少复合型档案管理人才

资料员有一定的建筑工程专业的知识，但缺乏档案管理业务知识，只进行资料收集，而不能形成档案，资料收集和归档不能较好地结合起来，影响了建筑工程文件档案的整编与管理。

四、做好基建档案管理工作的方法

1.企业重视档案管理工作

目前建筑市场竞争激烈，提高经济效益为企业的当务之急，档案工作短期利益不明显，致使档案工作在建筑施工企业里得不到重视。现阶段，工程实体的质量越来越受到国家各级部门的重视，竣工档案的重要作用也日显突出，企业要长期发展，必须保管好工程档案资料，改变观念，确立档案是企业的重要资产的观念，投入必需的人力、物力、财力，过程中做好档案工作，实行领导负责制，切实加强领导协调作用，提高重视程度，立足长远，以维护企业经济利益。

2.建立健全制度建设

健全的档案管理制度是做好工程档案管理的基础，为了加强对工程建设各阶段资料的有序管理，保证归档资料及竣工图纸的准确、齐全、规范，提高档案管理人员工作规范性，企业应根据国家对现场施工档案的具体法规要求，结合企业自身特点，制定与企业发展相适应的档案管理制度，实现制度管档。

3.创新档案管理模式

在传统的档案管理中，企业相关部门移交多少资料档案室就接收多少资料，不移交就视为没有，这种管理模式的弊端在于档案管理员责任心不够，造成项目档案资料收集不齐全。站在服务企业发展角度上看，必须要发挥档案室信息中心的作用，档案管理工作需要改变以往被动接收的档案管理的模式，创新档案管理手段，强化过程控制，加快档案管理实施，采用管理与服务的模式。（1）前期介入控制档案部门专业人员要提前介入施工项目过程管理。在工程准备阶段，档案专业人员要深入基层，到施工项目部交底档案管理注意事项，把档案管理方面的规定、要求向资料员和相关部门进行宣传，制定工程档案归档程序手册，明确施工各阶段档案收集范围及归档份数及具体要求。落实责任，做到预防为主，避免档案资料移交时出现大量复印件。（2）中期跟踪服务基建档案的收集与工程进度同步，档案人员应及时了解工程计划、规模、进展，资料员变动等，经常与项目上兼职档案员沟通联系，采取追踪、分阶段收集、强制性收集等方法，使档案的跟踪收集工作从工程动工开始就与工程同步进行，避免出现档案缺失现象。（3）后期监督检查监督检查是做好档案管理工作不可或缺的一个环节，其目的不仅仅在于检查档案归档情况及质量，更在于强化施工项目部及兼职档案人员对档案工作重要性的认识，固化档案管理模式，进而提高档案管理工作水平。（4）实行奖惩激励机制激励机制产生效应远远大于管理本身，企业可以组织考评，建立奖惩分明的激励机制，对档案工作做得好的单位给予经济上的奖励，对管理混乱的单位实行处罚，或实行单位内部的归档保证金制度，可以充分调动各方对档案管理的积极性，提升各单位对档案管理的重视程度。4.加强培训力度，培养复合型人才档案管理工作是一项科学性、管理性工作，档案管理人员需要高业务能力、高责任心的职业素养。施工现场多为资料员担当兼职档案管理员，缺少档案管理专业能力，资料员要做好工程项目档案管理工作，就必须加强档案管理专业知识的培训与学习，并对其进行考核，培训出既懂建筑专业知识，有丰富现场项目资料收集经验，又了解档案管理的复合型人才。

五、结束语

综上所述，建筑工程档案资料的有效管理是整个建设项目不可缺少的重要组成部分，施工企业做好基建档案管理工作，需要单位领导层的高度重视，需要专业档案人员转变思路，勇于创新管理模式，深入基层强化管理，还需要现场资料员提升档案整编职业素质并做好配合工作。

作者:陈明 单位:四川华西集团有限公司

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一、工程档案的归档范围及质量要求

（一）工程档案的归档范围

对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（详附件一）

（二）归档文件的要求

1、归档的工程文件应为原件。

2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

4、工程文件尺寸统一采用 A4 规格归档。

二、工程档案的管理机构

各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计

（一）工程档案的收集

文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。

（二）工程档案的整理

按照单位工程分部分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

（三）工程档案的立卷

1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

5、竣工图按专业组卷。

6、竣工验收文件按单位工程组卷。

（四）工程档案的编目

1、每卷单独编号，页号从"1"开始，案卷不宜超过 30MM;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。

2、卷内目录："序号"以一份文件为单位，"责任者"填文件的直接形成单位和个人，

有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用"等"代替。"文件编号"填写工程文件原 有的文号或图号；"文件题名"填写文件标题的名称。"日期"填写文件形成的日期。

未按要求编目的，每项扣罚部门资料员 5 元。

（五）工程档案的装订

案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

（六）工程档案的归档

1、单位工程竣工验收完成后 30 日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未按时归档的扣罚部门资料员 5 元。

（七）工程竣工档案移交

工程竣工验收完成后 60 日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员 5元。

（八）工程档案的索引（待讨论工程代号、档号）

工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。

案卷号

如：第 1 卷 1.1.1-1

专业号

如：基建类 1 为 1.1.1

工程代号 如XX花园首期为 1.1

楼盘代号 如XX花园代号为 1

（九）工程档案的保管

工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。

（十）工程档案的统计

工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。

四、工程档案保管期限

保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件一）

1、永久：是指工程档案需永久保存。

2、长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

3、短期：是指工程档案保存 20 年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

五、工程档案密级

密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。

六、工程档案的借阅及销毁

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一、资料管理的重要性

随着建筑业的发展迅速，国家对基础设施的投入大大加强，对建筑工程的质量，进度等各方面要求的更加严格，也更加规范。由于工程项目一般都具有隐蔽性的，所以对于工程质量的检查以及规范，必须通过资料来体现，一个工程项目资料的完整与质量的好坏，直接影响到这个工程项目的好坏，所以工程资料的管理是一个非常重要的工作环节。建筑工程资料是记载建筑工程施工过程中的一项重要内容，它是城建档案的重要组成部分，也是工程竣工交付使用的必备文件，又是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据。建筑资料管理工作直接反映了一个建筑施工企业的管理水平。建设部要求建立并管好城市基础设施建设档案，进一步加强对工程项目建设档案管理的重要性和紧迫感的认识，并明确指出：任何一个工程，如果技术资料不符合有关标准规定，则判定该工程不合格，对工程质量具有否决权。足见资料管理的重要性。

二、资料管理工作必备的条件

1、资料管理工作的态度

一般人都认为资料员的工作看似轻松，其实做好也是很不容易的。资料员如何去完成项目交给的每一项工作，是值得深思熟虑的问题。我们要经常提醒和扪心自问，在做资料的工作中是否及时、准确、完整；怎样配合好技术负责人做好施工组织、方案、技术交底等工作；我们是否对项目前期工作施工组织设计等进行了审核，用字是否恰当和规范，是否有遗漏和不全面；怎样和监理、业主用虚的态度及规范的语言进行了沟通；你是否对监理、业主提出的意见和建议虚心接受了；你是否在第一时间熟悉施工图并发现问题，你是否在第一时间和业主、设计单位进行了联系和沟通，并在最短时间段内解决；对各条线的管理人员在工作过程中所提出的建议是否乐于接受并落实到项目管理中去；是否对以前的工作进行了总结，留下好的一面，改正了不好的一面。并用踏实、勤奋、认真及科学的态度去工作、去做好资料这些都是我们资料员都要考虑和必须考虑的问题。在项目施工资料工作中，工作的复杂性、艰巨性，相信每个人都会遇到。如何去完成好每一个施工项目的所有资料，就需要在日常工作中多思考、多交流、多学习、多协调，并用认真的态度去工作、去落实。作为一个公司的员工要有危机感、责任感，要珍惜和热爱自己的工作。对公司各级领导交给你的工作不论大与小，都要尽己所能。仔仔细细、认认真真的去做好、完成好。在做好本职工作的同时对工作的各个环节都要有补位意识，并加强协调和配合，用团队精神来增加凝聚力、向心力。不断加强学习和广泛涉猎施工资料相关的书籍和有利于文化素养的书籍。来提升我们自身的素质，让企业整体文化素养上一个台阶，同时在工作中不断地总结、再总结。找出不足之处，使每个工程项目的资料都能做到最好，都能得到大家的认可和好评。

2、资料管理必备的专业技能

当然做好资料的管理，做好资料员，不光在态度上再思想上有能动性，还必须具备一定的的建筑专业知识， 因为建筑工程资料员的工作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合专业工作，所以必须具备一定的建筑专业知识、工程档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力。随着中国建设的不断升温，建筑资料员社会需求量逐年提高，现在资料员已成为工程行业必不可少的专业人才。首先岗位必备知识：熟悉国家、省、市城市档案工作法律、法规、政策、规定、规范、标准；能看懂一般建筑工程施工图，能编制修改工程竣工图（包括重新绘制基础竣工图）了解各种建筑结构施工技术和方向。能正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格；熟悉城市建设工程档案的内容、范围。掌握工程档案收集、编制、整理的方法；了解计算机在档案管理中的作用及基本知识。

3、明确资料管理职责也是做好资料管理的重要前提