学校档案升级验收汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇学校档案升级验收范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

农业院校　科研档案　管理工作

科研档案是农业院校档案的重要构成部分，是学校科研活动的真实记载，是保护学校知识产权的重要依据，因此，搞好科研档案工作对农业院校来说有着极其重要的意义。

1　农业院校科研档案工作的现状

1.1　立卷单位多而分散

根据档案材料形成单位立卷的原则，一所学校，每年都有上百个课题结题，也就有上百个立卷单位。要对这众多的课题组进行具体的档案业务指导，这对于面向全校、统管门类众多而只有少数人员编制的学校档案部门来说，其有效指导难免会顾此失彼，从而影响课题的及时归档和立卷的质量。

1.2　课题组成员的临时性与档案工作的专业技术性产生矛盾

档案工作是一项专业技术性工作，即使是一个专业档案员，也需要经过专业基础的学习，再加上一定的工作实践经验积累，才能逐步熟练。由于课题组是随科研任务的需要而组合的单元组织，其成员的临时性和流动性使其难以熟练掌握立卷的原则、方法和技能，加上科研人员大多数是双肩挑的，工作繁忙，确实很难有时间按档案工作的要求做专门的资料收集。保管，整理、加工等归档立卷工作，从而影响了课题立卷的质量和落实。

1.3　科研档案形成的渠道多

一项科研任务从选题申报，评议审批、组织实施到验收鉴定，涉及到项目主管部门，学校管理部门以及课题组三个系统，其档案原始材料产生于这三个系统，归档时需要人为地将它们有机组合在一起，否则就有可能造成档案被分离而欠准确、完整和系统。这也增加了科研档案工作操作上的困难，例如从立题到实施过程中，课题组处于被管理的位置，项目和成果报批、评审的材料不可能到达他们的手中，因而课题组就无法按基层单位立卷的要求独立完成科研档案的全部立卷任务。

1.4　科研档案材料形成的周期长，集合材料需要跨年度进行

一项科研任务往往需要一年，有的甚至跨年之久，所涉及的范围广、参与的人员多，档案内容复杂，极易产生分割和疏漏现象。由于学校档案管理部门不直接参与科研管理工作，不掌握全校科研活动的状况，因此难以做到及时督促归档或清楚地知道是否该归档的都已全部归档了。由于不了解科研的全过程，对各个案卷的内在有机联系也就不大了解，不易发现遗漏、分割或重复的现象。如课题的研究材料和成果材料，可能会因时间的差别而被分割为两个档案。

1.5　科研档案材料的定级具有滞后性

就单项研究课题而言，其预研期和立项后的前期、后期各阶段重要程度可能发生变化，也就是在不同阶段，其级别可能发生变化。例如，某个课题在启动时可能是校级自选，随着进展，可能升级为省部级项目以至国家级项目，其形成的档案材料的重要程度和级别也随着发生了变化。但从档案材料的系统性，完整性来说，这个课题各阶段的档案材料是不可分割的，这就为确定进馆档案的级别内容和数量造成困难。特别是不掌握科研的动态变化过程，就难以做好立卷工作。

1.6　科研档案归档工作尚未建立统一的约束机制

虽然《高等学校档案工作规范》中规定凡申报成果奖必须要有档案部门出具的归档证明方可受理。但由于目前档案工作的领导体制上还存在缺陷，我国有些科研主管部门还未统一制定这一规定，致使有些项目可以不经过归档审查便被授予奖励。此外，申报奖励的毕竟只是少数，许多已结题而不报奖或暂缓报奖的项目更没有归档的约束，从而有可能造成大量档案材料长期游离在外，甚至流失。

2　加强学校科研档案管理的办法

为解决科研档案管理中存在的问题，笔者认为应从以下方面进行思考

2.1　坚持依法治档，强化规范管理，实行集中统一管理

《高等学校档案工作规范》明确规定：“科研档案必须集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发和利用。”学校要根据有关法律法规及结合本校的实际，制定相应管理制度和措施，规范科研档案归档的质量、数量，时间要求等细则，明确相应的奖惩措施，做到有法可依、有章可循，确保科研项目档案的完整性和科技含量。具体措施有在科研项目课题立项之初，项目课题组应指定专人全程负责科研材料和管理，档案部门应对科研材料的收集，积累。整理进行专业指导：科研项目完成后，由项目负责人将平时积累的科研文件材料整理归档，在上报成果、申报奖励时，由学校档案部门加盖档案验收专用章，同时审查归档材料是否齐全完整，归档材料不完整的不予验收、鉴定、申报奖励；项目获奖后，获奖材料也应归档，学校对达到规定级别的获奖项目进行表彰奖励时。必须由学校档案部门出具归档材料合格证明，否则，学校不予奖励。

在日常管理中，要坚持“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即科研档案工作必须纳入科研管理制度，纳入科研工作计划、纳入科研人员的工作职责范围。同时做到“四同步”，即下达计划任务与提出归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步，验收，鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步，上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。此外，档案部门不能“守株待兔”，消极等待科研档案的自动归档，应主动深入到各科研课题组，协助、指导做好科研文件材料的形成、积累、整理和归档工作，使科研文件材料从形成之日起便进入有序的控制状态，并将这种有序控制贯穿于整个科研活动。

2.2　加强宣传力度，增强科研人员的档案意识

采取多渠道与多种形式广泛学习、宣传，贯彻《档案法》和《高等学校科学技术研究类档案工作规范》，进一步提高学校各级领导，科研管理部门，档案管理部门、科研人员对科研档案重要性的认识，使广大科研人员了解、熟知档案法规，增强科研人员的档案意识，使他们认识到在科研活动中，材料的形成、积累、整理，归档是科研活动必不可少的环节，是科研人员不可推卸的职责。

有的科研人员认为自己的科研成果、材料应归自己所有，这是错误的。《档案法》第十条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”，明确科研人员在科研档案方面的法定权利与义务，设法消除他们利用档案不便的后顾之忧，从而调动其积极性，使其从思想上重视科研档案工作，并在日常的管理中自觉积累科研档案资料，推动学校科研档案管理工作的发展。

2.3　加大开发利用力度，提高对科研档案价值的认识

篇（2）

为提高档案工作的科学化、规范化和现代化水平，充分发挥档案资料的开发利用价值，按照“以评促建、以评促改、以评促管”的原则，从去年11月起，我局严格按照四星级测评细则的相关要求和标准，组织开展了档案工作晋升四星级创建工作。创建中对局机关及下属6个单位各个门类130多个类目的档案进行了整理和完善，建成了室藏全部档案案卷级、文件级目录数据库，建立了纸质档案的全文数据库、电子目录数据库;建成了单位荣誉室、环保宣教展示厅。至此创建各项工作均已完成。现对照《江苏省机关团体企事业单位档案工作规范》进行自查，自评得分为114.5分，符合档案管理四星级标准。现特向贵局申请对我局档案工作达四星级标准予以评审。

特此请示

附件：

1.泰州市环境保护局档案晋升四星级标准情况汇报;

2.《江苏省机关团体企事业单位档案工作规范》测评申报表;

3.《江苏省机关团体企事业单位档案工作规范》测评打分表;

4.泰州市环境保护局档案工作晋升四星级达标自检报告;

泰州市环境保护局

20XX年11月25日

抄送：泰州市档案局

泰州市环境保护局办公室

20XX年11月25日印发

档案室升级改造请示二中心领导：

中心办公室使用的档案系统是20XX年购买的单机版，20XX年XXX信息科技有限公司为我们免费升级成小型网络版。随着中心业务扩大，档案资料(电子原文)逐年增加，小型网络版已不能满足现档案工作管理的需求。

为保证档案资料齐全完整、安全保管和有效利用的基础和前提，做到中心档案资料的规范化管理，拟购买“XXX档案系统3.2.1大型网络版”，升级安装费约需XXX元。

妥否，请批示。

附：XXX档案系统升级方案及费用

经办人：XXX

办公室

二〇XX年十二月八日

档案室升级改造请示三市、县档案局：

县镇人民政府机关档案管理工作在市、县档案局的帮助指导下，于20XX年通过北京市档案管理工作二级标准验收，并于20XX年、20XX年、20XX年通过了满三年复查。为进一步深入贯彻《中华人民共和国档案法》和北京市实施《中华人民共和国档案法》办法，使档案管理工作更加规范化、标准化、科学化，更好地为镇各项事业发展、领导决策以及社会提供服务。我镇于今年初提出了档案管理工作在原来的基础上再晋升北京市档案管理工作一级的奋斗目标，同时开始了升级的准备工作。

篇（3）

近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。

一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题

许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。

（一）领导重视不够，专业人员缺乏

合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。

（二）档案管理制度不规范，管理手段落后

合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。

（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低

干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。

（四）升级达标工作任务繁重

很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。

二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径

（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质

干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。

（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平

建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

（三）建立信息网络，充分发挥服务效能

干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络

（下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。

（四）充实干部档案管理队伍

为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。 【参考文献】

[1] 周永娟，马跃.合并升格院校人事档案管理工作存在的问题及解决途径[J].黑龙江档案．

[2]汤静霞，李文清.高校合并后的干部人事档案工作[J].档案与建设，2003，（7）．

[3] 刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案管理[J].浙江档案，2004，（1）．

篇（4）

Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.

Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof

前言

近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。

一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题

许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。

（一）领导重视不够，专业人员缺乏

合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。

（二）档案管理制度不规范，管理手段落后

合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。

（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低

干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。

（四）升级达标工作任务繁重

很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。

二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径

（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质

干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。

（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平

建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

（三）建立信息网络，充分发挥服务效能

干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络（下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。

（四）充实干部档案管理队伍

为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。

【参考文献】

[1]周永娟，马跃.合并升格院校人事档案管理工作存在的问题及解决途径[J].黑龙江档案．

[2]汤静霞，李文清.高校合并后的干部人事档案工作[J].档案与建设，2003，（7）．

[3]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案

管理[J].浙江档案，2004，（1）．

篇（5）

档案是人类活动形成的真实记录,是认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们可以较好地了解过去,把握现在,预见未来;借助档案,能够促进各项工作顺利开展。随着信息技术广泛普及和应用,计算机网络逐渐走进校园,成为学校各项工作中不可或缺的好助手,在此条件下,信息技术与档案管理的结合也显得尤为重要。在学校日常档案管理工作中应借助信息技术来管理档案,使档案管理工作更加规范、合理、科学。我校现在有比较完整的校园信息网络,可以实现资源共享,便捷的信息传递,那么如何使其在档案管理工作中发挥作用,我有如下几点看法。

一、借助校园网络平台宣传,提高档案利用率及效果

档案是一个单位保留下来有参考和借鉴价值、帮助单位顺利开展各项工作、给单位以后的工作提供启示、开阔思路的可利用的重要资料。为了使这些静态的资料变为可灵活利用的资料,我们借助校园网络平台进行宣传,教师们只要进入校园网络平台就能接收到有关档案宣传的信息,这样既省时省力,又提高了工作效率。比如,每个学期初和学期末,各班班主任可借阅班级工作计划总结做参考,这样就为开展班级教学工作开阔了思路,特别是对年轻班主任的成长起到了引路的作用。因为每位班主任都要全盘考虑班级各项工作,并撰写班级工作计划和总结。作为一名年轻教师初次担任班主任,班级管理方面的经验比较欠缺,借助信息技术与档案管理结合就显得非常重要。如何使教师利用好校园信息网络,用好学校可参考的教学档案,使之更好地服务于学校教学工作,我认为应当是学校进一步改进和完善的工作。教师们通过办公平台,了解档案的作用与益处后,借阅档案资料的次数就会增加。根据学校工作岗位的不同,教师所借阅档案的类别也就不同。例如,教研组长借阅教研档案、财会人员借阅财务档案、医务人员借阅卫生保健档案等。这样就有效地帮助并支持了学校各个岗位的工作人员开展各项工作,能够真正发挥档案所应有的作用。当教师们在工作中遇到困难时,都会想到利用校园网络来查询档案,从而更好地发挥校园信息网络的共享资源作用。

二、借助多媒体,提高档案案卷质量

档案管理从某种程度上讲可以体现一个单位的管理水平,是展现一个单位精神风貌的窗口,所以,档案的质量至关重要。档案要体现出它的最大价值,发挥出最大的作用,质量是起着关键的作用,利用信息技术正好实现了这一点。首先,运用信息技术,可以使归档资料格式和纸张统一,字体统一,这样避免了手写体的字体和笔的色迹不统一。原来档案的格式、纸张虽然能保证统一,但不能保证整齐规范。现在统一打印的档案资料字迹清晰、整齐,便于借阅和阅读。其次,在档案管理工作中,利用电脑技术打印卷皮,既充分体现了办公自动化,又可以实现无纸化办公。我们可以根据卷皮的大小,固有的格式来设计打印格式,根据卷皮题日内容、起止年月、保管期限、件数、页数及案卷号等所在卷皮的位置,来进行调整,使打印的内容正好处在恰当的位置,卷皮上没有手写字,为整个案卷增色添彩。比如,在参与省级示范校验收工作的档案资料整理中,我校档案室充分运用了信息技术,对所有的案卷材料统一格式用电脑打印,整个学校的档案材料清晰、规整,得到领导和专家组的广泛赞誉,特别是打印的案卷皮,更是得到充分的认可和肯定,为我校评选省级示范校发挥了极大的作用,同时为学校2007年档案升级考核顺利通过奠定了基础。利用信息技术对档案进行整理,提高了档案的质量,为更好地保存档案、确存档案的利用效果、实现档案的价值、发挥档案的作用提供了有利的保证。综上所述,信息技术是档案工作发展的技术依靠,它将渗透到学校档案管理的方方面面,发挥越来越大的作用。

篇（6）

（一）综合目标

1、以《档案法》和《档案法实施办法》为依据，执法检查9个以上单位（部门）的档案工作。

20*年6月至9月，区档案局组织人员先后对区教育局、密地街办、区统计局等9个单位开展了执法检查。从检查情况来看，大部分单位能认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，但个别单位存在着领导对档案工作重视不够，档案人员更换频繁，工作积极性不高，重经济轻档案的工作观念一时难以改变。

2、监督、指导和认定5个以上区级机关档案规范化建设。

20*年，区档案局按照《四川省机关档案工作规范化管理标准》积极开展档案业务规范化认定工作。经过努力，已完成了南山街办、区公安分局、弄弄坪街办等10个部门、单位的档案规范化认定、升级和复查工作。其中区公安分局在省一级规范化档案考评中以99．2分的高分顺利通过认定，创造了攀枝花市档案规范化工作开展以来全市最好成绩，提升了**档案工作形象。

3、监督、指导和认定10所以上区属学校档案规范化建设。

截至10月中旬，区档案局陆续完成了对8小、16小、20中小等10所区属学校档案规范化建设的监督、指导和认定工作。

4、征集5件以上反映**重大社会活动的重要资料入馆。

先后完成了《20*年**统计》、《20*年攀枝花市**国民经济统计资料》、《20*年**年鉴》、《四川省攀枝花市**群众工作资料汇编》、《攀枝花乡镇年鉴20*》等资料的征集进馆工作。目前，正着手争取将“花雨金沙”晚会光盘资料、“创卫”档案资料作为重大活动档案进馆保存。

5、档案信息化建设，完成档案全文数字化2.5万件以上。

经向市档案局业务处咨询，该项工作由市档案局购置相关扫描录入设备后统一开展，现暂不进行。尽管如此，我们仍然尽最大努力接收了一些单位的档案目录数据和实体，极大地缩短了档案查阅时间。

6、查阅利用档案，接待查阅利用300人次以上。

20*年1月至10月，区档案局共提供群众查阅档案服务350余人次，预计全年至少接待400人次以上。

7、加强宣传报道工作，上报信息8条以上。

1至10月，区档案局在《攀枝花日报》上发表档案信息4条，上报区委办《**动态》信息23条，累计份数25份，已超额完成区委宣传部下达全年目标20份的任务。

8、加强基础设施和业务建设，为创建省规范化建设一级档案馆标准做好积极准备。

区档案局以书面和口头方式向区委、区政府主管领导汇报了创省一级档案馆的筹备工作情况，此项工作按照领导的要求和指示，正有序地开展。

9、举办全区档案业务培训班1至2期。

4月份和8月份，区档案局先后在区建管局和银江镇举办了两期档案业务培训班，来自全区机关、学校、镇、社区和行政村的近100名档案人员参加了培训。

10、积极争取上级专项资金，不低于20*年总额。

档案系统情况特殊，各级档案部门经费都很紧张，向上级争取资金支持十分困难。“8．30”地震发生后，区档案局向省、市档案局书面汇报档案馆和办公室受损情况并请求支持，由于今年全省各地均不同程度受到地震灾害波及，目前看来得到上级支持的希望不大。今后如有机会和可能，我们将积极向上级档案部门争取必要的资金支持。

（二）保证目标

1、全面推行依法行政，切实做好群众工作。

2、建设一支团结、低耗、高效、廉洁的职工队伍。

3、认真做好组织、宣传、党风廉政建设、人才、精神文明建设、工会、信息、办理提案和意见、综治及维护稳定工作、保密、政务服务等工作。

4、全面完成“三定方案”确定的其它职能工作及区委、区政府和上级部门交办的工作任务。

20*年，区档案局从工作全局出发，主动服务和服从于全区工作大局，努力在单位内部营造风清气正、团结合作的工作局面。一是按照新时期群众工作要求，认真配合区群众工作局，做好北京奥运会、残奥会和纪念改革开放三十周年期间群众工作，排除了不稳定因素阻碍档案工作发展。二是组织学习区纪委孙超书记在全区廉政警示教育大会上的讲话，加强档案干部职工队伍素质建设，以良好的心态和工作状态完成区委、区政府交办的工作任务。三是以机关效能建设为契机，制订了与当前档案工作发展相适应的人员考核考勤制度，不断提高机关工作效率。

（三）单项目标

1、监督、指导、参与“创卫”后续档案资料整理扫尾工作，为“创卫”工作的最终完成尽职尽责。

2、监督、指导“创模”档案资料准备、归档工作和参与论证“创模”档案资料迎检方案，确保“创模”工作档案顺利通过考评验收。

5月初，在区档案局的监督、指导、参与下，区创卫办后续档案资料整理工作圆满结束，国家爱卫会正式命名攀枝花市为国家卫生城市，“创卫”工作取得圆满胜利。“创卫”工作结束后，区档案局立即将工作重心转移到监督、指导“创模”档案资料准备、归档工作中，确保“创模”工作档案顺利通过省专家组组织的考评验收。

（四）超额目标

1、在区委、区政府的支持下，正着手建立**档案局爱国主义教育基地，陈列展览反映**社会风貌的图片资料。

2、经过协调努力，区编办同意在**档案局增挂“现行文件利用中心”牌子，为居民提供现行文件查阅利用服务。

二、2009年工作思路

2009年，我们将在20*年工作基础上，把参与社会主义和谐社会建设同抓好档案工作结合起来，以昂扬的斗志、开拓进取的勇气和奋发有为的精神状态努力开创**档案工作新局面。2009年工作思路如下：

（一）坚持以人为本为核心，更加关注民生，促进社会和谐，大力推进档案事业科学发展。重点抓好社保档案、医保档案、社区卫生档案、重大建设项目档案等涉及人民群众根本利益的档案，逐步建立起覆盖全区各个部门、单位的档案资源体系和方便个人和广大人民群众的档案查询利用体系。

篇（7）

近年来，在政府主导下，各级教育部门更加重视学校的基础建设，每年都有大量的资金用于各级学校的基建工作，从而产生了大量的基建竣工档案。可以说，基建工作中存留的原始材料对于每一个工程中都有着深刻的影响。基建档案会包含很多项目，主要是一些可行性研究、设计、技术和施工管理等基本建设程序内容，它们可以深刻地展示工程、反映项目建设的整个过程。同时，出于建设法治社会的要求，政府陆续出台了《中华人民共和国档案法》、《关于做好基本建设项目档案资料管理工作的通知》等相关文件以及法律法规对于基建档案管理起到了推动作用，促进校园基建档案管理的现代化、标准化以及规范化发展。因此，做好校园基建档案管理工作，对推动教育事业又好又快地发展具有重要意义。

1 对整个基建工作的建设过程进行了详实的材料记录

学校基建档案主要是指学校基建工作发展中积累的文字以及图表信息，在档案中真实的记载了校园建筑物、管线位置等相关信息，并且在建筑过程中真实的反应了校园建筑物建筑的全过程的数据记录。学校基建档案贯穿于基建工程的整个建设过程当中并且涉及多个部分的施工文件管理工作，突显了基建档案管理的及时性和全面性的重要特性。基建档案是项目施工过程中的重要记录数据，在项目工程的施工过程、检验环节、验收环节以及后期维修工作都有十分重要的作用。它就为后期学校在投资建设其它项目或者对原有的项目进行维修或者改建、扩建提供原始的信息依据。通过查阅相关档案，就在很大程度上减少不必要的错误或者纠纷。所以说，学校基建档案管理在学校标准化建设发展的过程之中起着不可忽视的作用。

完整的基建档案通常对于基建档案进行了统筹管理，通过全面收集，分类处理，对于任何一个项目都要进行资料安排和归档工作，形成了系统的分类档案。具体来说，高质量的基建档案都做到了以下几点：对于基建档案管理进行了资料收集工作；对于基建档案收集进行了基础性分类管理；对于整个工程实施中出现的问题，进行了整套的记录与管理，全面地收集了工程施工进度的相关资料，及时地收集了各种检查工作的相关数据，此外还要对所收集的资料进行了审核记录等。笔者认为，零散的档案资料总会为后期信息的查找带来众多的困难和麻烦，特别是基建档案，由于其信息繁杂，种类多，为了更好地做好基建档案管理工作及方便之后的信息查找工作，学校的基建档案管理必须将每个项目工程在档案文件中成套地记录。

2 对整个基建工作的档案信息进行了有效的价值重构

笔者认为，完整并且较为系统的基建档案能够为学校的再建设以及维护方面带来有利影响，对校园建设者予以相应的启示。这是因为学校基建档案当中包含了大量的信息，特别是在工程施工部门的档案信息，得到了具体施工的验证，能够证明相关信息的科学性与合理性。而在学校基建工作开展过程中，这些信息不止一次地被重复利用。因此，便捷地提取相关基建档案信息就对开展学校整体的基建工作起到了积极作用，它能够在加快建筑工程速度的同时，提升工作效率，从而保证学校基建工作的有效开展。特别指出的是，因学校办学标准的提升，当前许多学校都需要进行改扩建工程，因此，学校基建档案中所包含的大量历史性信息在现代校园扩建的过程中能够将当时的基建档案作为重要数据进行参考与利用。可以说，有序的、完整的、真实的基建档案中能够准确的反应建筑的原貌与现状，为学校改扩建工作在提升设计质量的同时，又节省了工程的成本预算。

另一方面，在现代化学校发展中，通过对于基建材料的查阅与掌握，能够在未来学校基础建设的过程中起到估值的效果，随着时间的推移，基建档案对于学校基建的价值就会随之增大。比如，A学校在进行工程建设时，由于资金短缺等因素，某建筑单体在初建过程中只建设了三层。但由于现阶段小班额的要求，该校参考了历史基建档案中的信息，得知该建筑实际可承载六层，那么它就可以进行二次改扩建而不用新建，从而满足建筑加层的需求。又如，B学校对学校当中的旧图书楼进行改造时，参考的是在旧图书楼建造初期的基建档案，与改造时间相差十五年之久。根据原有档案信息，旧图书楼在改造的过程中进行比较顺利，在节省了人财物的成本的同时，使得改造工期大大缩短，从而保证学校新学期的教学工作的正常有序开展。

3 对整个基建工作的后期维护提供了可靠的数据参考

学校基建完成之后，需要对建筑进行后期维护。由于基建档案资料具有载体多、数量大、价值高等特点，因此在行政扩建、管网维修的过程中需要将学校基建档案作为重要的参考依据。可以说，基建档案里面包含了关于学校基建的全部内容，不仅包括建筑工程的结构、管线的布置等资料，还包括了后期工程建设完成后存在的各种文件、签订的合同等。此外，当原有的基建人员离任后，新的接任人员对于学校建筑各项基础设施的检修、改造工作，都需要参考以往形成的基建档案资料。

学校基建档案就是通过文字、影像等形式对整个基建过程进行全程记录，换言之，就是以静态的形式记录学校建筑工程动态的发展过程，真实、全面地呈现学校建筑工程项目建设在不同施工阶段的施工进展情况，体现了学校基建的质量和实际情况，从而为学校的建设工作、学校的规划工作、学校的管理工作提供了重要的依据。如果没有这些具体的记录资料，很多后期维护工作因无法获取第一手资料，就需要进行再次测量与计算，势必在进行后期维护以及改造中追加不必要的成本。

4 完整的基建档案真实地反映了学校的总体建设与发展

学校的基建档案在一定程度上反映了学校的发展速度和学校的整体规模。因为，可以从学校的基建档案中详细了解到学校的各个工程建设的规模大小及各个项目建设的设施设备配置等方面的情况。同时，还可以从学校的基建档案中看出未来学校的发展规划。基建档案真实地记录着学校的发展历史，也记录着学校在各个阶段的发展变化。学校想要一直持续良好的发展，必须依据学校基建档案进行统筹规划，一旦学校的基建档案丢失或者不完备，那么将会对学校未来的发展起着不同程度的制约影响。

在实践中，我们常常会发现当学校想要进行建筑内配装修时，就要根据基建档案进行施工。当学校想要进行重新改建或者升级消防报警系统，就要想做到施工的安全性及后期使用的便捷性，学校就需要依照基建档案进行科学规划改建。这样不仅可以用很少的资金升级消防报警系统，还可以保障学校建设工程的有序进行。

总之，随着教育改革的深入与校园标准化建设的推广， 基建档案管理工作在校园基建过程中地位日益突出。同时档案利用工作将面临许多的新情况、新问题。因此，学校在进行基建档案管理过程中需要提升重视程度，对未来基建工作的开展奠定基础。

参考文献

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【Abstract】With the development of higher education， the informatization management of instruments and equipments is the inevitable trend of the development of colleges and universities. In this paper， the main problems in the development of equipments’ informatization management are analyzed， the constructions and the management methods of the informatization management system are discussed.

【Key words】Colleges and universities； Equipments； Informatization； Management

0 引言

高等院校仪器设备固定资产是支持高校顺利开展教学、科研及管理等各项日常工作的物质基础。近年来，随着我国对教育事业投入的增加，高校仪器设备总量迅速增长，不断扩大的设备总量在强有力地保障我国高等教育事业稳步发展的同时，也为高校的管理工作带来新的问题和挑战。如何使仪器设备的管理工作信息化、规范化与标准化，优化资源配置，提高办学效益，防止资产流失成为目前高校亟待解决的问题之一。将信息化技术应用于仪器设备的管理是高校发展的必然要求[1-2]。

1 高校仪器设备信息化管理进程中存在的主要问题

为了加强仪器设备的管理工作，国内一些地区和学校进行了深入研究，开发了一系列固定资产管理软件，这使得高校仪器设备的管理效率在一定程度上得到了提高。但随着时代的进步和科技的发展，这些固定资产管理软件的弊端逐渐显现了出来。他们大部分是对脱离了实物的账务进行细化管理，虽然在资产查询、数据统计等方面发挥了一定作用，但却未能从全局上对设备进行管控，设备信息依然处于分割、封闭的状态，并没有从根本上改变高校设备管理滞后和被动的局面[3]。

1.1 设备信息无法实现共用共享[4-6]

首先，设备管理部门内部信息流不通畅。目前，应用于仪器设备管理的软件过于偏重对资产账务的管理，缺少对仪器设备购置论证、招标竞价、合同签订、进口免税、实物验收、使用跟踪和报废处置等仪器设备全生命周期的管理，使得设备管理部门内部信息无法共享，不能对仪器设备的生命进程和运行状态实现有效监督。

其次，设备管理部门与设备使用单位的纵向信息流衔接不畅。仪器设备生命进程和运行状态的变动，只能在设备管理部门独立运行和操作，其他单位及个人只能靠人工数据传输了解设备管理信息，信息滞后，十分被动。

第三，学校各职能部门间的横向信息流闭塞。由于建设初期缺乏统一组织和系统规划，使得高校财务、人事、资产等业务联系密切的职能部门无法整合已有的信息资源，相互之间无法实现信息共享和交互，形成众多的“信息孤岛”。

1.2 仪器设备档案信息不全面[7]

目前高校的管理软件采集的仪器设备固定资产相关信息，依然停留在设备名称、型号、生产厂商、领用人、经手人等方面，缺少购置发票、设备图片及相关技术参数等信息，同时，设备的购置论证报告、招标竞价资料、合同资料、验收资料和随机资料等也基本使用纸质资料归档，定期送档案馆封存，费时费力且无法随时查阅，这对设备使用单位及教学科研人员在购置及选用设备时起不到参考作用，大大降低了设备档案的利用价值。

1.3 缺乏对仪器设备的动态跟踪管理

对仪器设备使用情况进行动态监控，包括对仪器设备的使用、维修、维保、年检、故障以及事故情况进行跟踪，目前大部分高校都没有这样细致的实物管理，管理部门无法掌握设备真实的使用和管理情况，无法真实有效的统计大型仪器设备的使用机时情况，缺乏对辐射设备和特种设备等特殊设备安全操作的有效监控，同时也无法为新设备的购置论证，旧设备的报废鉴定提供有效的参考和依据。

2 高校仪器设备信息化管理体系的构建

高校仪器设备的管理要经过购置论证、招标竞价、合同签订、进口免税、实物验收、账务报增、使用跟踪以及报废处置步骤，根据各步骤的需求和特点分析，集成仪器设备全生命周期管理各环节的信息化管理体系应包含三个部分（图1）。

2.1 业务流程体系[8]

设备的业务流程管理是设备管理的基础工作和日常工作。从图1可以看出，集成仪器设备各业务环节的管理体系应由购置管理系统、账务管理系统和使用管理系统3个部分组成。其中，仪器设备购置管理系统应包含购置可行性论证、招标竞价、合同签订、进口设备免税以及到货实物验收5个模块；账务管理系统应包含报增、报废、报损、校内调剂、校外调拨、资产清查等模块；使用管理系统应包含维修维护、大型仪器设备共享平台、仪器设备动态监控平台以及特种、辐射设备安全使用管理等模块。通过该体系，可自动集成有关1台设备的采购、安装、运行、变动、维护保养、报废等全程管理的数据记录，形成包含动态数据在内的完整的设备管理技术档案，既有助于部门工作的合理规范、公开透明和交流传承，亦有助于决策层宏观把握仪器设备存量与增量、全方位了解仪器设备运行参数与使用效益、合理分配人力、物力和财力资源。

2.2 数据管理体系

数据信息的管理是高校仪器设备管理系统的主体和基础，是设备管理工作的重点。从图1可以看出，与各业务环节相关联的数据管理体系应包含设备信息、专家信息、经费信息和电子档案等。

2.2.1 设备信息

包括仪器卡片基本信息以及历史信息变动记录等数据，它是数据统计、分析、对账、清查等工作的基础，需各级管理人员进行时时更新维护。

2.2.2 专家信息

是指在购置论证、到货验收和报废鉴定等需要专家鉴定的环节可邀请的校内外专家人员信息，它应包括人员身份信息、研究方向、鉴定记录及报酬发放情况等记录。加强对专家信息的维护、管理和共享，既可以在很大程度上提高专家鉴定环节的前期准备效率，亦可以提升专家鉴定的效果，避免流于形式。

2.2.3 经费信息

包括用于部门内部工作的管理成本、分配给使用单位的设备购置及维护经费、索赔及设备处置残值等收入3个部分。加强经费管理体系建设，完善预算申请审核、经费分配及使用情况等方面的信息，将对设备更新、维护、改造升级等决策行为提供有力支持，使经费使用分配更加科学合理。

2.2.4 电子档案

包括设备的购置发票、设备图片、随机资料、购置论证报告、合同资料、招标竞价资料和验收资料等，它们是仪器设备维修服务、更新改造、报损报废的重要依据，对设备档案实行信息化管理便于调阅查询和归类整理，并且不容易丢失，档案的安全性和完整性都能得到极大地改善。

2.3 信息交互体系

高校仪器设备管理是高校建设工作的重心之一，它对教学、科研工作的正常开展有着重要意义，因此设备管理工作与高校各职能部门间的业务既独立又相互联系。比如，设备各级管理人员的基本信息以及管理人员的绩效考核等工作，与人事部门的工作密切相关；设备经费的划拨和使用情况、设备的财务账与实物账对应情况以及财务报表填报等工作则需与财务部门密切沟通；每年提供给省市及国家各级管理部门的固定资产报表与资产管理部门密切相关。由此可见，设备管理工作与高校财务、人事、资产等部门的工作密不可分，因此在系统中需按不同的需求给予相关部门不同的权限设定，进而建立顺畅而又有序的信息流通渠道。

3 高校仪器设备信息化管理体系的管理[9-10]

3.1 制订针对系统使用的管理制度

仪器设备信息化管理的最终目标是将围绕设备管理的各个环节高度集成到一个信息化系统中，这个系统将是设备管理的核心工具，系统的全面推行将对当前的工作方法带来极大的改变。因此，为了保证工作的顺利进行，对它的管理和使用必须形成制度，制度需对系统的使用、备份、维护和保密规则做出详细说明，明确各岗位的职责权限，并对可能发生的故障提出应急措施等。

3.2 对各级管理人员进行培训

在网络环境下，高校的仪器设备管理者既要有固定资产管理方面的知识，又要具备网络软件操作的能力。目前，高校的行政人员年龄差距较大，接受能力不同，计算机水平良莠不齐，因此必须持续广泛展开全方位、多层次、针对性的培训，避免因误操作而带来不必要的麻烦，使他们能够尽快的适应网络环境下高校仪器设备管理的要求。

3.3 加大后续的经费投入

建设信息化管理系统不是一劳永逸的，它不仅需要巨大的前期建设资金，使用中仍需不断投入管理成本，包括人员培训、软硬件运行维护和升级等，缺少这部分投入，系统功能就得不到良好的发挥，并且会逐渐落后，无法适应不断改进的管理方法。因此，建立一定额度的、持续不断的经费投入机制，是信息化基础设施与管理系统能够正常运转的基础，是用户能够真正依赖信息化管理系统开展工作的保障。

4 结束语

在飞速发展的信息化社会，只有对仪器设备的整个管理周期实行多维、动态、实时的监管，才能解决设备管理中存在的弊病与问题，实现资源共享，提高工作效率，因此，将仪器设备管理中的各个环节整合成信息化管理体系，是高校发展的必然趋势，它必将随着社会的发展和科技的进步而最终得以实现。

【参考文献】

[1]张宇波，张媛，黄凯，荆明伟，刘雪蕾.高校仪器设备信息化管理系统探索[J].实验技术与管理，2013，30（3）：224-226.

[2]高凤新，卢士香.高校实验室仪器设备管理和使用的信息化建设[J].实验室研究与探索，2014，33（5）：272-274.

[3]黄洁.信息化环境下的高校仪器设备管理新模式[J].经济研究导刊，2013（30）：210-211.

[4]焦萃峰.高校仪器设备管理信息化探讨[J].中国现代教育装备，2010（1）：10-13.

[5]舒畅.高校数字化校园的壁垒――信息孤岛[J].中国教育信息化，2011：16-17.

[6]尹孝玲，龚琼.高校仪器设备信息化管理改进探讨[J].中国教育技术装备，2015（24）：24-25.

[7]谭锦才，陶顺.高校仪器设备档案信息化建设的思考[J].实验技术与管理，2011，28（3）：205-208.

篇（9）

1.1 高校档案数字化外包前，要明确档案数字化的形式、经费、范围

1.1.1 数字化形式。档案数字化的形式主要有两种，一种是档案馆组织人员对档案进行数字化，一种是外包。前者涉及的档案数量不多，或自身数字化力量强大，不需要外包。后者主要是档案数字化的数量较多，难度较大，自身力量不足等。如果外包，就牵涉到经费、招标、与外包单位的对接等一系列需要协调解决的问题。

1.1.2 数字化经费。在高校档案数字化前期准备工作中，要根据学校下达的经费来选择档案数字化的形式和范围。选择档案数字化外包，要充分考虑是否包括档案管理软件、设备和数字化经费等，其中，档案管理软件是沿用原来的还是重新购置（或自行开发），设备是否购扫描仪、电脑等，都需要事先明确。

1.1.3 数字化范围。在高校馆（室）藏档案中，哪些类别的档案要数字化？哪些保管期限的档案要数字化？这些都要在档案数字化外包前确定。一般情况下，具有长期（或30年）及其以上保管期限的档案要进行数字化。但要根据高校档案的保存和利用等实际情况而定，如有些高校在经费允许的情况下，所有档案都可以进行数字化。有些高校受经费限制只能将利用率高且具有长期（或30年）及其以上保管期限的档案进行数字化。

1.2 确定外包要对档案数字化公司进行资质、业绩等方面调研

1.2.1 资质调研。档案数字化公司的资质调研要考察其是否具备“四个专业化”，第一，是否具有专业的档案数字化加工处理团队；第二，是否具有专业的文档、图纸、书刊扫描设备；第三，是否具有专业的数字化加工业务管理系统；第四，是否具有专业的质量标准、现场管理、安全保密等项目管理体系。

1.2.2 业绩调研。重点考察档案数字化公司是否具有档案数字化加工的经验和业绩。由于高校档案的类别较多，各个类别的档案数字化都能满足标的要求并不是每个档案数字化公司都能做到的。业绩的要求就成为调研考察的重要内容，缺少高校档案数字化业绩会影响高校档案数字化的质量和效率。

1.3 调研的方式

1.3.1 实地调研。高校档案馆应会同校内相关部门组成考察组进行实地调研考察。考察的对象主要有两个方面，一是正在进行档案数字化的高校，主要考察数字化公司对项目的执行力；二是已经完成档案数字化的高校，主要考察档案数字化中标单位、档案数字化质量和运行状态等，以此来提高招标阶段的判断能力。

1.3.2 通讯调研。除了实地调研外，还可以通过网络、电话、信函、QQ等通讯形式进行调研。一是通过上述途径调研有哪些档案数字化公司；二是对一些有影响、实力较强的档案数字化公司的业绩进行调研。通讯调研的好处是调研成本低，调研的范围大，选择的调研路径宽，但缺少感性认识，直观感不强。

2 招标阶段

2.1 选择招标方式

2.1.1 公开招标。在高校校园网、校报或其他媒体上刊登档案数字化招标公告，邀请不特定的档案数字化公司投标。这种竞争性招标，能够吸引众多档案数字化公司参加竞争，高校从中择优选择中标单位的余地比较大。缺点是由于高校校园网、校报的覆盖面不大，会出现流标，即投标的档案数字化公司过少导致无法开标。

2.1.2 邀请招标。在前期调研的基础上，高校选择一定数量的档案数字化公司，向其发出投标邀请，由被邀请的档案数字化公司参加有限竞争投标，高校对其进行资格预审后再从中比质比价选定中标者。这种招标形式的特点是参与投标的档案数字化公司数量有限，但能够保证档案数字化招标工作的顺利进行。

2.1.3 谈判招标。高校物色一至多家档案数字化公司来直接协商谈判的这种非公开、非竞争性招标或称指定性招标方式，适用于档案数字化数量不大、工期较紧、专业性强的档案数字化工程。其优点是可以节省时间，容易达成协议，迅速展开档案数字化工作；缺点是无法获得有竞争力的报价。

2.2 确定招标范围

2.2.1 整体招标。作为档案数字化建设系统工程，购买硬件（电脑、服务器）、档案扫描加工、购买档案管理软件、建立档案网站等都属于档案数字化建设范围。整体招标即对上述所有项目或几个项目进行组合招标，这能解决档案数字化公司与软件供应商就数据挂接和利用等相互“扯皮”的现象。

2.2.2 单体招标。对硬件齐全、软件功能强大的高校，不必整体招标，只要对硬件（电脑、服务器）、扫描加工、管理软件、网站等进行分段招标，其中的档案扫描加工必须进行单独招标。

2.3 起草招标文件

2.3.1 招标内容及要求。要明确馆藏档案数字化建设内容及工作量，对提供档案管理软件、硬件（电脑、服务器）、档案扫描加工、目录数据录入、数据挂接、数据刻录光盘等招标的范围要界定清晰；对档案数字化加工的图像扫描、分类、检索的要求均需符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）等相关要求；对档案管理软件的招标要求要达到与OA系统无缝衔接的接口功能等。

2.3.2 提供资质材料。资质材料主要包括投标人的营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件（加盖投标人公章），投标人承接的地、市级国家档案馆、高校以及大型企业档案数字化加工的单份合同原件等。

2.3.3 投标报价。报价应为完成招标项目范围内的档案数字化建设全部费用。属于整体招标的要注明总投标价、分块投标价和免费项目。在扫描加工方面，不同型号的纸张、照片、图纸、报纸的价格是否有区别？实物与录像带、录音带的数字化如何报价？数据录入、挂接、刻录光盘是否包含在报价范围内？等等。

2.3.4 工期要求与付款方式。档案数字化招标范围内的各项内容要求自合同签订之日起的工作日内要注明是否包含节假日在内。付款的阶段、比例、保证金都要在合同中明确。

2.4 评标与定标

2.4.1 组成评标小组。高校招标办要组织审计、档案馆、现代信息中心等部门的专家组成评标小组进行评标，也可以通过地方招标办抽调其他单位的档案数字化专家参加评标，同时邀请高校纪委派人现场监督。

2.4.2 确定评分办法。档案数字化评分办法应包括评分内容、指标、得分标准等项目。评标时，评标小组有权要求投标人对其投标文件进行书面澄清、说明，投标人应派授权代表按通知的时间、地点接受询标。

2.4.3 签订合同。高校要与中标的档案数字化公司签订合同，明确双方的权责，商定合同争议的解决措施、标的技术要求和验收标准等。合同签订前，双方需共同审阅，仔细研读每一个条款，必要时请律师把关。

3 过程管理阶段

3.1 做好后勤保障

3.1.1 提供数字化加工现场。档案数字化扫描加工要有一个相对独立的场所，配置相应的桌、椅，符合国家规定的档案保管场所和档案数字化扫描加工的要求。

3.1.2 保证网络畅通。对分内外网的高校，要给数字化公司临时提供独立的网络用户名，供其在数字化期间正常使用网络。在档案数字化建设工程结束后，要及时取消。

3.2 组织数字化公司进场

3.2.1 加强人员培训。高校要对中标的档案数字化公司从业人员加强业务培训，使其尽快熟悉高校档案的分类体系，了解高校档案的特点，适应高校档案数字化加工需要。

3.2.2 签订保密协议。保密协议应列入合同条款，其内容要求数字化公司人员不论何时何地要保证对高校实体档案及其信息保守机密。未经高校同意，不得以泄露、告知、公布、、出版、传授、转让或者其他任何方式向对第三方泄露档案信息或带出工作场所。任何一方违约，另一方均有权向人民法院提起诉讼，追究其刑事责任。

3.3 办理档案进出库房手续

3.3.1 核对档案进出库房数量。高校档案归档的形式有两种，一是以卷归档，二是以件归档。无论哪一种形式，档案进出库房时都要认真核对数量，对重要档案不仅要核对卷数和件数，还要核对页数。

3.3.2 填写档案进出库房单。档案出库房前和档案进库房前都要填写进出库房单，其内容包括进出库房时间、档案类别、保管期限、数量以及双方责任人等。需要注意的是，出库房单与进库房单要保持内容的一致性。

3.3.3 档案归位。对完成扫描加工任务的档案要按照原来的存放位置及时归位保管，防止错乱，影响实体档案的统计和利用。归位时间要计划好，原则上按全宗、类别、年代、保管期限等结合起来考虑。

3.4 加强数字化过程监督指导

3.4.1 安排专人管理档案数字化外包。安排专人负责答疑和协调档案数字化建设过程中的有关问题。安排人员管理的形式有两种，一是安排专门人员负责管理档案数字化外包工作；二是安排人员分段负责管理，即在不同全宗或不同类别安排不同的人员专门负责管理档案数字化外包工作。通过档案工作人员常态性检查、指导，保证档案数字化项目的有序进行。

3.4.2 制定合理的数字化业务流程。与数字化公司共同商定档案数字化的业务流程，使提卷、登记、检查档案、拆卷、组卷、整理、扫描、图像处理、数据挂接、扫描数据质检、修改、二次质检、著录标引、打印目录、装订（装盒）、还归、登记、归档、备份、抽检等各个业务流程有效衔接，确保各环节设计缜密。[1]

3.4.3 落实合同中的奖惩制度。按照合同的要求检查档案数字化每一个环节的质量，减少后续验收的工作量。对于合同中的漏项部分，要与数字化公司协商解决。对于在数字化过程中出现的问题要依据合同进行奖惩，通过奖惩建立起数字化公司人员的责任心和质量关。

4 验收阶段

4.1 确定验收人员

4.1.1 验收人员组成。档案数字化项目验收人员的组成应包括三方，一方是专家，聘请地方档案馆和企事业单位有关档案数字化方面专家；一方是高校相关部门人员；一方是数字化公司的项目经理、技术人员。

4.1.2 验收依据。三方人员根据档案数字化建设的法规、标准和双方合同的约定，进行最终验收工作，以保证验收的公正性、客观性、准确性和科学性。

4.2 确定验收方式

4.2.1 全检。对照合同要求和招投标文件的约定，对所有数字化的档案进行质量检查。这项工作的好处是能够确保档案数字化工程的整体质量达标，使“质量控制深入到档案数字化加工的每一个环节、每一个细节”。[2]但缺点是工作量太大，人手不够，事实上没有必要也不可能。

4.2.2 抽检。选取不同全宗、年代、类别、保管期限、载体的档案样本进行抽检。验收小组对档案数字化成品数据进行一定的百分比抽查验收，抽验时主要对图像数据的亮度、歪斜、错页、重页等质量方面进行检查，确保图像合格率、影像（索引）数据匹配准确率、索引数据录入合格率等达到一定的比例。

4.3 确定验收内容

4.3.1 是否满足合同要求。对照合同要求逐项验收，检查档案数字化加工规范、标的技术等方面的每一个环节、每一项指标是否达到合同约定的要求。对于未达标项目应予重新处理，直至达标为止。

4.3.2 软件的运行情况。对于档案数字化整体招标的高校不仅要验收档案数字化扫描加工的质量，还要验收软件的运行情况。重点检查软件是否具备与OA系统无缝衔接的接口功能，软件对多格式数据的容载能力，软件提供的数据转换功能可支持多种数据库，等等。

篇（10）

中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）04（a）-0209-01

1 对教学档案的认识

（1）教学档案是高校档案的重要组成部分，是高等学校在组织教学活动和教学管理过程中形成的、对日后教学工作具有参考利用价值的、需要归档保存和开发利用的一切文件、资料、图表、声像、数据等信息资源的总合。它是学校教学活动的原始记录和历史凭证，是学校发展的缩影，也是学校组织开展各项教学活动的重要基础和详实的参考，是用之不竭的宝贵资源和历史财富。

（2）教学档案在教学管理和学院发展实际作用：①它是衡量教学水平高低、教学质量好坏的曲线图。通过对教师的讲稿、教案、CAI课件、课堂记录、学生考卷、考试成绩等反映了教师的讲课水平、整体素质、教学质量；通过学生实习、实践能力考评、学生考取国家资格比例、毕业生跟踪调查反馈报告，反映学校整体教学质量的评价；通过专业设置、教学计划、课程安排、实用教材反映学校的整体教学思路，和对国家教育整体规划的执行情况。为了适应社会需要，国家对高职院校的教学方向不断改革，教学内容不断调整，教学活动中诞生的各种规章制度又是教学管理水平的标志。②它还为国家对高校办学水平评估提供最基础资料。国家对各高校的全面评估，最重要的是教学质量的关注，教学档案资料就成了必备内容，专家正是通过对评估单位提供的大量的教学档案进行系统的分析、对其做出合理评定，给国家对高校的监管提供可靠的依据。

2 教学档案收集整理中存在的问题

2.1 档案意识薄弱，领导重视不够

教学档案对历史是记载，对现在是借鉴参考，所以在高校以教学为主的大背景下，很难进入前台被人们所关注。经费不足，设施不全，人员配备不合理是普遍现象，对档案员不重视培训，对档案室不重视监察，该升级进馆的不及时升级，造成宝贵的教学档案的浪费。

2.2 规范化管理不到位使得收集整理困难

由于教学规模的扩大，专业面越来越广，档案形成涉及的范围也越来越大。许多材料分散在各系中，一般人们把教学作为重点，对档案意识淡化，而且系里一般不配备兼职档案员，只有教务管理处才有，且工作量大，再加之档案收集范围内容不细化，让人理解不透也势必造成有价值的教学档案的丢失或漏收，影响收集的质量。整理困难：教学档案本应由档案形成部门按文件材料形成规律和特点，保持文件间的有机联系，便于保管和利用的原则进行整理，即谁形成谁立卷，然后交由档案管理部门监查验收、上架。但在实际工作中，兼职档案员都身兼数职，加之有些教师不配合，在造成材料零乱、不完整、不连续的基础上，要求其按档案标准化整理，势必积极性不高和整理质量难以符合标准，档案部门还得进行二次整理，造成人力物力的巨大浪费。

3 加强教学档案管理的改进措施

3.1 加强领导，强化意识

人们普遍认为只有档案管理人员才需要提高档案意识，增强档案法制观念，其实，我们每个社会人（包括领导、教师、学生）都是档案形成的主体，每个人都需要了解档案知识，了解档案的相关法律常识。比如与教师相关的科研材料、教案、课件等，都应按相关制度存档。

3.2 范围明确，方法得当，内容具体

由于与形成档案有关的所有人，都不可能达到专业档案人员应达到的专业水平，对收集档案材料的认识也不一致，对应归档的文件很可能理解为不需要而放弃收集，所以，我们只有把归档范围尽可能细化到具体材料或文件，落实到人员头上，再由兼职或专职人员进行全面管理从而避免文件的丢失。其实现在大部分工作都在计算机上完成，如果在形成定稿后步骤化的将其通过电子邮箱直接发送到档案管理部门进行保存更是可取之法。以下是教学档案收集的具体内容：

（1）综合类：主要有上级主管部门下达的有关文件、学院规划实施计划、教学要点、教学工作记录、简报等；学院制定的教学制度、规定、办法、条例及教学工作的文件、教改项目的立项报告、教学工作的数据统计、分析资料、每学期评教、评学的相关材料及教学检查的记录、总结。

（2）教学管理类：教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料、教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建议规划、实施情况、教师进修培训材料、学籍管理材料、学籍变更材料、课程安排表、学年校历。

（3）教学业务类：重点课程、精辟课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料；培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关材料；教材建设、教材自编或主编及使用教材的目录、教师制作的CIA课件等材料；优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本，青年教师教学比武材料、教学实习的有关材料、各种考试试卷与试卷分析材料，学生毕业论文及评审意见、学生在校期间发表的论文和获奖有关材料；教研相关资料、教师业务档案、教学仪器设备材料。

（4）教学研究与教学改革类：系教学工作特色相关材料、教学管理干部及教师发表的教学研究论文目录及论文复印件（按年度汇总）、开展教育思想学习与讨论的有关材料（文件论文集、报告会记要）、各级教改项目总表及附件（含申报、任务书、结项报告、鉴定表、成果）、教学内容、方法和手段改革及考试内容等相关材料。

3.3 健全制度，规范管理

依照《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案管理规范》等法律法规，制定符合本校实际，利于教学管理的切实可行的各项教学档案管理制度，对管理人实行一系列的考核制度与办法，大力加强教学档案的管理体制，从而进行规范化管理。

3.4 开发资源，提高利用

不论教学档案收集的多完整、整理的多科学、管理的多先进，没有利用的档案就是死档，就是对前期工作的否定，就是对人力物力的极大浪费。档案的利用是体现其价值的最终目的，要充分利用现有技术手段及设备，将优秀教师的风采、事迹、成果，典型的教案、课件、模型，科研内容、图片，先进的教学技术和先进的教学设备等信息通过网络、多媒体、大型展览等进行宣传，最大化的开发利用档案资源。加强与教学管理部门的有机联系，让教学管理者及时了解掌握教学档案的动态，及时进行教学资源的整和与共享，借鉴历史，把握现在，不断调整和改进教学管理思路，最终达到提高教学水平和教学质量的目的。

总之，教学档案管理是一项复杂艰巨的工程，也是高校档案工作的重中之重。我们要珍惜教学档案这一宝贵历史资源，从领导到每一位教师都要树立档案意识，树立档案的法制观念，注意身边档案资料的收集与整理，让教学档案最大化的发挥其作用。