档案资料论文汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案资料论文范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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建筑工程档案的内涵十分丰富，不仅有综合性文件资料，也有具体的土建工程、水、电、设备安装施工的文件资料，还包含竣工图资料等。具体来说，各个综合部门的资料包含在综合性文件资料内。这其中有政府部门的审批;地质、水文、地震、气象等文件资料;征地、拆迁安置等上级批准文件;项目设计资料以及有关合同、戏艺术等。具体施工过程中的开工报告、图纸的审查和设计变更、技术的交底记录以及监理资料、材料质量证明文件、试验报告资料、工程质量事故处理文件、施工总结等在土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料中可以找到。另外，竣工图等资料则包含了建筑工程、装饰工程、结构工程和给排水工程的竣工图纸等资料。

1.2建筑工程档案的特点

首先，单一性。建筑工程的招标、施工直到竣工结束都有与之匹配，记录其真实完整的成长过程的资料，这些资料也仅有一套。其次，真实性。建筑工程的档案资料室不能弄虚作假的，这是见证某一建筑物从无至有的完整过程，甚至是一个城市变迁与发展的完整记录，自诩保证其完整真实。最后，实用性。建筑工程档案资料室建筑工程的成长记录，也是质量监督部门进行竣工验收的依据，并且还为今后的城市建设提供参考借鉴的价值，其实用性是显而易见的。

2建筑工程档案管理的重要作用

在城市快速发展的过程中，建筑施工工程也随之增多。在高楼大厦平地而起的过程中，做好建筑工程档案资料的归档管理工作对保障建筑工程的施工质量有莫大的帮助，也在改善人民生活和促进经济发展方面起到了一定的促进作用。建筑工程档案管理工作的重要性还不止于此，现详细分析如下:

(1)在城市建设和规划管理中起着重要作用

由于建筑工程档案资料的归档管理工作是城市建设活动积累下来的丰富的经验，也是城市建设技术储备的重要手段之一，因此，建筑工程档案资料的归档管理工作在城市规划和建设管理过程中发挥着重要的作用。城市建筑物的扩展和维修以及改建工作也都要以建筑工程档案资料为基础，所以必须加强管理工作的进行。

(2)城市防灾和灾后重建的重要基础

在预防自然灾害破坏以及城市的灾后重建工作中，建筑工程档案资料有助于我们发现建筑工程的薄弱环节，也有助于我们恢复城市灾前的本来面目或者为城市的改建提供参考依据。另外，由于建筑工程档案真实记录了城市建设的全过程以及各建筑物之间的内在联系，因此，建筑工程后期的检测和维修以及灾后破损建筑的拆除和重建都要借鉴建筑工程档案资料的内容，所以必须做好建筑工程档案资料的归档管理工作。

(3)建筑工程的使用和管理业离不开建筑工程档案资料的支持

建筑物的后期使用和管理业始终离不开档案资料的支持。建筑工程使用过程中遇到问题首先用到的就是查阅建筑工程档案资料，因此，做好建筑工程档案资料的归档管理工作是必须也必要的。另外，建筑工程档案资料对于同类工程的设计和建设也具有重要的参考和借鉴价值，是促进建筑工程科学技术发展的基石。

3改进建筑工程档案资料管理的措施

对于建筑工程档案资料的归档管理工作并不是考个人力量和以简单完成的，这需要众多部门的协作和配合。首先要加强档案资料归档管理工作重要性的宣传，让参与此项工作的人员都能提高自己的认识;其次，安排专业的管理人才进行档案资料归档管理工作的进行，对建筑工程档案资料的完整性和连贯性予以保证。最后，做好建筑工程档案资料的分类和编号处理，以便以后查阅相关资料时能快速找到相关文件的位置，同时也能避免工程档案资料的流失。

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众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。

1.2建筑工程档案资料管理质量低下。

作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。

1.3缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制。

因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。

2加强建筑工程档案资料管理的具体措施

2.1提高对建筑工程档案资料管理的意识。

当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。

2.2建立并完善档案资料管理的相关机制。

缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。

2.3明确分工，协调相关业务。

建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及一系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交手续的完整性，明确移交的重要性，确保万无一失。

2.4打造综合素质较高的工程档案资料管理团队。

建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。

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Abstract: the article on strengthening the library files and documents material management, the importance of working content and management, use are discussed in this paper.

Keywords: the library; File; File material; Management; use

中图分类号：G250文献标识码：A 文章编号：

一、前言

档案及文件资料的特殊之处在于其法律上和行政上的效能，它们因自身具有凭证价值而被保存，在实际利用中，作为辨别事非的原始证据，它们不可或缺。而图书馆工作离不开有关图书馆档案及文件资料的咨询参谋作用。在制定和完善规章制度、决策某方面重大问题、搞好总结等工作中，常需要查找参阅有关图书馆的档案及文件资料，而有时由于这方面工作管理不规范，致使急需的材料找不全，严重影响了工作的顺利进行，因此加强图书馆档案及文件资料管理的研究，不断提高其管理水平，充分发挥其作用，适应当前图书馆创新发展，优化图书馆工作效果，就显得非常重要。文章对加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义，工作内容及管理方法进行了论述。

二、加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义

图书馆档案及文件资料管理工作相对还不是很被大家重视，目前图书馆档案及文件资料管理实践和经验相对较少。图书馆工作要不断改革，提出有效的创新发展措施，以提高工作质量和工作规范化水平。要实现其目标，就不可能离开档案及文件资料的使用和管理工作。此方面的管理水平直接反映整个图书馆工作管理水平的高低。因为在制定图书馆工作计划，图书、期刊采购征订计划，实现网络系统管理、电子图书期刊借阅制度、馆员队伍建设以及搞好某方面工作的总结等等，需要经常参照同行的有关做法等资料，为图书馆评估、决策某项事情和工作做重要的参考依据。笔者认为，图书馆本身每年积累的重要工作资料更十分珍贵，图书馆工作可以通过这些资料看到以往工作的成绩和所存在的问题，结合当前新形势发展和任务提出改进措施，制定新的工作方案和有关规章制度，切实可行地搞好图书馆工作。因此，对图书馆档案及文件资料的科学有序管理，充分发挥它的重要性及作用，对提高整个图书馆工作的管理水平和效果有着重要的实际作用。

三、图书馆档案及文件资料管理的内容

图书馆档案及文件资料管理的内容十分丰富，面较广泛，而且性质、类别、层次较为复杂，但彼此又是相互联系、互为补充的统一体，都在为完成图书馆工作任务发挥重要的咨询作用。应该根据图书馆工作的内容要求以及所要达到的目标确定图书馆文件及档案资料管理的具体内容。笔者认为有以下几点：

（1）上级有关部门下发的方针政策方面的文件和有关图书管理工作的文件材料。如：关于专业技术职评聘的有关规定及图书馆工作暂行规定，图书馆评估标准。

（2）上级或兄弟单位发的各种来函文件、有关各学会学术研讨、交流的会议通知及交流的有关资料。包括省内外各图书馆建设发展的前景、群体工作总结、经验汇编、图书馆学术论文报告会的论文等。这些对于沟通兄弟图书馆工作信息，取长补短，互相学习，完善改进提高本单位的工作，起着十分重要的作用，也是我们文件及档案资料管理的重要内容。

（3）图书馆本身制定的一系列的计划、规划、规章制度是图书馆档案及文件资料最基本的内容。它应包括：首先是图书馆的总体规划和近期计划，检查评估要求，以及馆员业务进修和研讨活动等有关规定；其次是图书馆管理人员的有关规定，例如：职务晋升考评要求，岗位责任制的规定等等；再次就是图书情报、期刊及设备器材征订预购函件的归档，也是不容忽视的，它对沟通信息、掌握学术动态、图书动态及设备器材的发展趋势，销售行情，避免时间和经费的浪费有着重要的作用。

（4）本单位制发的有关图书管理工作的文件材料；本单位图书馆发展概况、馆藏图书目录；图书经费的使用情况及每年度购进的图书目录；高校图书管理工作的年度工作计划及总结和在图书管理工作中形成的重要实物资料（包括各种奖励证书及奖牌等）。

（5）本部门自己制订和下发的通知要求及有关信息资料等。

上述几点是图书馆档案及文件资料管理中不容忽视的内容，对完善改进提高图书馆的工作，有积极影响和促进作用。

四、加强图书馆档案及文件资料的管理措施

（1）要及时制定有关图书馆文件档案资料的具体管理规定和措施。图书馆档案及文件资料的管理是一项专业性很强的工作，图书馆应建立健全文件材料归档制度，将各工作环节中所形成、积累的各种文件材料收集齐全。为了便于档案及文件资料的管理，必须制订了一系列有关档案工作的规章制度和责任制，建立了全引目录、分类目录、总目录、移交清单、借阅登记等制度。工作人员按照档案及文件资料管理的要求，认真做了档案及文件资料防火、防光、防潮、防霉、防盗、防高温、防有害气体侵蚀和防止机械磨损的八防工作,以最大限度地延长档案的寿命，更好地为图书馆工作和国家文化建设服务。

（2）健全图书馆档案及文件资料管理人员的岗位责任制，并安排有事业心强、熟悉档案资料管理业务及有一定工作经验的人员来做此项工作。随着管理者档案及文件资料管理意识的增强，全馆人员都会进一步重视档案及文件资料管理工作，关注档案及文件资料的收集和利用，档案作用亦因此而得以发挥。反之，档案及文件资料管理意识薄弱，不了解档案及文件资料的用处，即使有档案及文件资料也不知道使用，势必影响档案及文件资料作用的发挥。

（3）管理人员要优选本图书馆文件及资料的存档内容。笔者认为应该遵循下述原则：首先选择中央、省市下发的有关文件，因为层次超高文件相对越少，而且是越重要；其次是选择和我们图书馆工作管理最为密切的文件资料；再次是要选择近期的内容；最后就是根据文件资料的历史价值、发挥作用的时间，不断更新、取舍或按要求向有关部门进行移交部分档案及文件资料。

（4）要按文档资料发放单位的层次、按图书馆各项工作的任务和性质分类、编号、立卷、归档。如：中央、省、市的文件层次不同，要分开。有关图书馆工作、群体管理工作、业务研究工作、职称评定的文件及评估材料都要有条理地分类、归档。

（5）要创造必要的文档管理条件，也就是要有文档管理室及坚固可靠的文档管理卷柜，特别对保密文件同、材料要重要妥善保管。

（6）要有严格的文档资料管理借阅制度，这一点是最为重要的，要发挥文档管理人员的职权作用，在听取群体人员意见的基础上制定文档管理借阅制度。决不能因为出借手续不健全或借阅者不负责任而造成某些档案及文件资料特别是重要资料的遗失及损坏。此外增强图书馆工作人员对档案及文件资料管理的意识，处理好与图书馆本身工作的关系，图书馆管理工作繁多，容易忽视对文件档案资料的收集和积累，时间一长，对立卷工作带来困难。尤其当前图书馆工作不断向现代化、科学化、社会化发展。信息的交流、办公自动化的提高及资源共享的实现，更离不开各种档案资料及文件的支撑。实践证明，只有重视图书馆文件档案资料的收集和保存，处理好图书馆正常工作与档案管理的矛盾，及时积累素材，节约时间，存档有序，才能使图书馆管理工作产生更大的经济效益和社会效益。同时还要注意到应该遵循的宗旨就是充分发挥文档资料的作用，能使这些死的文件及档案资料变成活的财富，充分发挥它的参谋咨询作用。方便大家查阅及使用，要提高文件及档案资料的使用效率，为搞好图书馆全面工作服务。

五、图书馆档案及文件资料的利用

加强图书馆档案及文件资料管理的最终目的在于利用，只有积极主动地开发利用档案信息资源，为图书馆和其他各项工作服务，图书馆档案才富有生命力。笔者认为，图书馆档案的利用工作可从以下三个方面开展：第一，配合领导决策，及时准确地提供档案信息，迅速为领导提供必要的服务。这样，领导决策和制订计划及总结工作时就有了可靠的参考和依据。图书馆工作活动的不断开展，一方面使其档案的内容不断得到丰富和完善；另一方面，在满足领导利用档案需求方面,也有取之不尽的信息资源，这无疑会大大促进图书馆工作的有序运转和正常运行。第二，配合馆内各项工作，积极提供档案资料，要做到检索便捷、传输快捷，为图书馆工作打开新局面起到积极的推动作用。第三，完整的图书馆档案资料,也为图书馆争创荣誉提供了必要的参考依据。

六、结束语

总之，随着科学的发展及进程，图书馆文件及档案资料的管理显得越来越重要和突出，在图书馆管理工作中，我们应按照国家档案法的规定和要求，把更多的新内容充实归档，确保档案质量和齐全；在新的实践中不断加以研究和探索，积累经验，充分发挥其文件和档案资料的效益，为图书馆的管理工作再上新台阶。

参考文献：

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二、加强新型农村合作医疗电子档案的规范管理

随着经济和科技的不断发展，信息技术水平也在不断的提高，电子信息技术为我国新型农村合作医疗的档案管理提供了更加科学便捷的管理方式，也适应了新农村合作医疗工作发展的需要，那么在充分利用电子信息技术管理的过程中包括以下几个方面：首先，利用电子信息技术管理档案明确档案管理的职责，促进电子档案管理的规范化和标准化。其次，利用电子管理的技术手段适应新的形势，对档案管理按类别进行划分，保存电子版档案，这样不仅方便查找信息，更加节省人工处理的时间，不断加快推进新型农村合作医疗档案管理的电子信息化建设。

三、改变传统管理观念，提高电子档案的开发和利用率

为了更好的管理新型农村合作医疗的档案，就要彻底改变传统的管理观念，农村合作医疗的档案管理的目的主要是为了更好地开发和利用，而不仅是停留在整理和保存的环节上，档案对于农村合作医疗工作的发展有着重要的意义，有效的电子档案管理有利于新型农村合作医疗档案信息的统计、分类、查找、总结等各项工作的顺利进行。传统的人工收集和整理，一方面浪费了大量的时间，另一方面在查阅资料上也带来了诸多不便，不利于提高新型农村合作医疗档案管理工作的效率，改变传统的收集和管理档案的手段和观念，充分利用电子信息技术，整理和开发档案信息资源，大力开拓新型农村合作医疗档案利用的新途径，不断地吸取外部资源和优势，根据具体的实际情况进行科学整合，促进新型农村合作医疗档案管理的改革和创新，新型农村合作医疗工作创造良好的环境，更好的促进新型农村合作医疗事业的发展和前进。

四、完善新型农村合作医疗电子档案管理的制度

新型农村合作医疗事业与千家万户有着不可割舍的重要关系，尤其是在档案管理工作上，想要更好的发展新型农村合作医疗事业，那么在利用电子信息技术管理档案的过程中，迫切需要完善的电子档案管理制度，有了制度作保障，那么接下来的档案管理工作就会容易很多。完善档案管理制度是新型农村合作医疗工作中的一项重要组成部分，所以我们要对其重视起来，对电子档案管理的权责和管理的程序进行规范化，并且对其有明确的规定，从而使整个新型农村合作医疗电子档案管理的过程形成一个有效的整体，在充分利用先进电子信息技术手段与完善的制度相结合的基础之上，有利于新型农村合作医疗事业的进一步发展。

五、加大电子档案管理的基础设备投入

当前我国科学技术水平不断地提高，促进了新型农村合作医疗电子档案管理的更好更快的发展，但是根据相关调查显示，我国农村合作医疗的档案虽然采用的是电子信息技术的管理方式，但是在基础设备上还急需要加大投入，电子信息技术管理档案的方式是需要一定的基础设备的，例如，电脑、打印机等，那么为了使新型农村合作医疗电子档案的管理更加有效，那么我们要健全和完善电子信息技术的基础设施，这样才能有效的提高电子档案管理效率，为电子档案管理提供一个良好的基础设施环境，更好的促进电子档案管理的发展和进步。

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建设工程档案资料是指建设工程项目从筹备到施工和竣工验收过程中形成并收集和整理的规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料等。

2 建设工程档案资料的主要内容

2.1 施工准备阶段的主要文件资料

立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；建设单位、施工单位、监理机构有关负责人的信息资料等。

2.2 监理方面的主要文件资料

监理规划；监理月报中的有关质量问题方面的文件资料；监理会议纪要中的有关质量问题方面的文件资料；进度控制方面的文件资料；质量控制方面的文件资料；造价控制方面的文件资料；分包单位资质方面的文件资料；监理通知；合同与其他事项方面的文件资料；监理工作总结等。

2.3 施工方面的主要文件资料（建筑安装工程）

（1）土建工程（建筑与结构）。施工技术准备文件；施工现场准备文件；地基处理记录；施工图纸变更记录；建筑材料、预制构配件质量证明文件及复试试验报告；施工试验记录；隐蔽工程检查验收记录；施工记录；工程质量事故处理记录；工程质量检验记录等。

（2）设备安装工程（给排水、电器、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程）。施工记录；施工图纸变更记录；设备产品质量检测、安装记录；预检记录；隐蔽工程检查验收记录；施工试验记录；工程质量事故处理记录；工程质量检验记录等。

2.4 室外工程

（1）室外安装工程（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件。

（2）室外建筑环境（建筑小品、水景、道路、园林绿化等）施工文件。

2.5 竣工验收文件

（1）工程竣工总结文件。主要有：工程概况表；工程竣工总结。

（2）工程竣工验收记录文件。主要有：单位（子单位）工程质量验收记录；竣工验收证明书；竣工验收报告；竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）；工程质量保修书等。

（3）财务文件。决算文件；交付使用财产总表和财产明细表。

（4）声像、缩微、电子档案。声像档案；缩微品；电子档案等。

3 建设工程档案资料管理中存在的问题

3.1 不重视建设工程档案资料的管理工作

建设工程档案资料的收集和管理工作是建筑工程施工全过程管理中的一项重要内容。纵观建筑施工现场的管理工作，现在很多施工单位的管理人员只重视施工现场的管理，即：抓工期、抓进度、抓节约，就是不抓施工技术资料的收集、整理和归档等管理工作，造成因工程档案资料滞后而致使影响竣工验收、影响竣工验收备案、影响工程移交、影响房屋产权证的办理等各项工作正常进行现象的发生。

3.2 “以包代管”弊端多多

目前，建筑工程施工过程中的档资料收集和管理实施“以包代管”现象较为普遍。由于建筑市场管理方面的原因，大部分施工企业的老板为图省事，将工程档案资料的收集和管理工作承包给社会上的其他有关人员去做，造成了施工企业内部专职资料员形同虚设现象的发生。目前，这些社会人员承包“工程档案资料的收集和管理”已形成了一种职业，同时这些社会人员也成为了真正的社会“专职资料员”。

由于这些社会“专职资料员”无营业执照、无固定场所、无资质、无主管部门管理，所以他们收集整理的资料不规范现象较为普遍。

3.3 弄虚作假、不规范现象普遍

3.3.1 “资料员”不在施工现场

由于施工企业对这些社会上的“专职资料员”支付的承包费不是很高，所以就出现了一个“专职资料员”要承包若干个工程项目的现象。这些“专职资料员”不但每天要跑若干个工地收集资料，每天要跑若干个工地应付来自各方面的各类型的检查工作，更重要的是还要回到家里“做资料”，所以他们没有时间也不可能每天都固定在一个施工现场。

3.3.2 现场记录不真实

由于这些“专职资料员”不在施工现场，所需资料只能是在家“闭门造车”。如施工日志的记载：仅凭施工负责人的口述情况进行记录，造成施工日志过于简单，不连续，没有实质性的内容，只是对每天的日期、停水停电、现场施工的内容进行记录，而对当天施工中遇到的质量、安全方面的问题、隐蔽工程验收方面的问题及解决问题的办法和时间要求等实质性的内容却没有记载。

3.3.3 检验批、分项、分部工程质量评定超前

根据社会“专职资料员”在家“闭门造车”的特性，笔者发现，几乎每个工程的检验批、分项工程、分部工程的检查验收记录资料都是在未进行检查验收之前做好的，且检查验收的内容也都是完全一样的，其验收结论也都是相同的。

3.3.4 检查验收记录填写不规范

例如：保证项目内容填写不详细不具体，验收意见均填写为“符合要求”、“满足规范要求”等一概而论，且不用文字说明，随随便便地用符号代替。再如：规范要求主控项目的合格率必须是100%，即不允许出现不合格的点和处，如现场发现不合格点或处应及时返工。但在有的资料里面会出现主控项目不合格评定记录的现象。

3.3.5 档案资料缺项不完整

例如：混凝土试块强度报告缺项较多现象普遍。究其原因是：“专职资料员”认为商品混凝土生产企业提供有全套资料，施工现场就不需要再留试块了，或者是每层留一组作为备用即可。这样不但造成了保证资料缺项的现象，而且还给混凝土强度等级的评定工作带来了较大的困难。因为在每一个楼层里最少要有三种（如：C20用于构造柱、C25用于楼梯、C30用于梁板墙等）强度等级的混凝土出现，仅有一组试块是无法对其进行评定的。

4 防治措施

4.1 提高认识，重视管理

建设单位、施工单位及监理机构都要共同重视工程档案资料的管理工作，要充分认识到工程档案资料的重要性，只有准确认真的做好工程档案资料的收集和管理工作，才能够正确地评价工程质量等级，才能够保证工程竣工结算的顺利进行。所以，施工单位的项目经理或总工程师要亲自抓好工程档案资料的收集整理和管理工作，建设单位和监理机构要协助和监督施工企业做好工程档案资料的收集整理和管理工作，主要参建单位齐抓共管，一定能够做好工程档案资料的收集整理和管理工作。

4.2 加强政府监管，规范档案管理

根据目前建筑工程施工过程中实施由社会“专职资料员”对工程档案资料收集和管理的实际情况，住房和城乡建设行政主管部门要对这部分社会力量引起足够的认识，要加强对他们的正确引导，组织有关专家对他们进行技术培训，定期不定期的对他们的工作进行互检和联检，提高他们的技术素质和服务质量，已达规范建设工程档案收集整理和管理工作的有序开展。

4.3 齐抓共管，杜绝弄虚作假现象

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在铁路工程竣工资料编制工作开始之前，首先要做的是对资料编制人员的确定。因为竣工资料的收集、整理、编制，是一项长久、复杂的工作，需要相关工作人员有充足的精力和时间来完成这一项工作。在编制人员上岗前，还需要对编制人员进行培训，以确保竣工资料编制的质量。在铁路工程的资料编制中，还需要提前按照编制要求，制定资料填写规范，所有资料按照统一的格式完成，确保竣工资料的标准和规范。在编制竣工资料表格时，要注意表格包含内容的全面性，能够将竣工资料所有需要填写的内容概括进去。在竣工资料的编制过程中，要对资料编制人员进行持续的培训，以解决资料编制人员在竣工资料编制过程中出现的新问题。

1.2竣工资料编制过程中存在的问题

在铁路工程竣工资料的编制中，因为人员责任缺失和培训欠缺，编制竣工资料的过程中，往往存在着这样那样的问题。资料编制中，存在对工程资料的收集不够全面，导致资料欠缺的现象。竣工资料的收集整理，包括了工程项目从设计、实施、质检的所有内容，如果没有在工程开始就介入到工程资料的整理编制，很容易出现工程竣工资料编制不全面的问题。如果没有相关规范，资料编制往往会随着编制人员单独的个人意志进行，没有规范性，导致竣工资料难以阅读。其次，在竣工资料的编写中，相关资料编制单位，没有固定专人对工程资料进行编制，不仅仅使竣工资料的编制时间拖长，效率低下，还加大了竣工资料出现问题的几率。

1.3铁路竣工资料的编制

铁路竣工资料的编制，在做好相关准备工作之后，着手对铁路工程的竣工资料进行编制。在编制的过程中，首先对竣工资料进行编制整理。竣工资料包括铁路工程的开工申请、施工设计方案、施工工艺、合同等，对涉及到本项目的内容，都需要进行编制整理。竣工资料还包括最主要的工程建设中的施工过程记录、所使用原材料的报验报告和合格证、试验报告及试验记录等，施工过程中所有事件的相关材料。在工程通过验收之后，还需要将工程的验收材料和竣工图纸、竣工验收报告等，全部整理编制进入竣工资料。在收集整理完竣工资料编制所需的原始材料之后，开始对竣工资料进行编制整理。将收集到的竣工资料，按照铁路工程的施工专业进行划分，再将划分好的资料，根据施工单位的不同，进行分别保管。对已经收集整理好的施工文件，编排好文件次序，装订成册。施工日志的编制整理，要检查其内容的完整性和正确性，如果施工日志存在空白页或者内容错误的情况，寻找相关责任人进行更正补充，完成更正补充之后，装订成册，做好竣工资料的编制。对已经收集整理好的文件，按照相关要求和标准，对资料文件做好排序整理。

2竣工资料编制及档案管理

竣工资料编制及管理，在工程建设初期，一般采用及时跟进的方式进行管理。在管理中，按照档案管理时间，对档案采取三种划分，分别为前期档案、中期施工过程档案和后期档案。前期档案一般包括工程建设前期调查、建设方案、开工报告等初期资料，中期档案一般在工程建设中产生，包括工程建设的施工记录、设计图纸、计量资料、过程检查记录等，而后期临时档案则以所有收尾资料为主要内容。对于铁路工程建设的档案管理，还包括合同档案的管理，对建设工程所涉及的有关协议、合同等内容资料，要在施工过程中逐步整理，分类管理，在最后入档的时候，做好筛选工作，将真正有价值的资料，完整地保存。铁路施工过程中，涉及的财务内容，也要完整记录并做好原始凭证的保存，做到每笔帐均有出处。在铁路建设过程中，对于涉及的月度财务报告、款项清查报告等，及时归档整理，加强日常工作的成效，做好财务档案的整理。将所有的档案整理完结之后，把临时档案、合同档案和财务档案，按照档案整理规则，整理成为可进行永久保存的铁路工程档案，统一管理。

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中等职业学校档案是指学校从事党务、行政管理以及教育、教学、科研等各项活动中直接形成的有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

中等职业学校档案包括文书档案、教学档案、科研档案、财务档案、学生档案等各种载体形式的档案，它具有原始性、客观真实性、信息性和知识存储性，有着非常重要的凭证作用和参考作用。

1.中等职业学校档案工作包括以下几点

1.1学校档案工作是指运用科学的原则和方法对学校档案进行有效管理，它是学校管理的一项基础工作，在反映和维护学校历史真实面貌、为教学服务、为学校经济建设服务、为学校管理服务方面发挥着重要作用。

1.2学校档案工作的基本内容包括档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编日与检索、编辑与研究、统计和利用服务等。档案管理业务的各个环节，实际上可以划分为两个基本的组成部分，即档案基础工作和档案提供利用工作。档案基础工作为提供利用工作创造条件；提供利用工作则反映了档案基础工作的成果，同时也向基础工作提出了新的要求。

2.中等职业学校档案的作用

档案是第一手的原始材料，它不仅记录了历史活动的事实经过，还记录了人们在各项活动中的思想发展、社会实践中的经验教训，以及科学研究和文化艺术的创造成果。

档案管理是学校管理的重要组成部分，是办好学校的重要基础性工作，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案工作，无论在总结教育教学经验，探索、掌握教育工作规律方面，还是在维护学校教学、科研和管理人员合法权益方面，都有着极其重要的不可估量的作用，这主要表现在以下几个方面，一是利用档案为学校各项事业的发展提供计划和管理依据，有利于学校进行科学管理，提高教育教学质量；二是档案可以作为学校各项工作查考的依据，有利于对教职工和学生进行全面考核；三是利用档案为学校历史、理论研究和科技研究提供第一手资料，为教学科研事业服务；另外，在教育竞争激烈的今天，档案在扩大学校影响力和知名度、争创教育品牌、促进学校发展、推进社会文明建设等方面具有不容忽视的作用。论文参考网。

3.中等职业学校档案工作存在的问题

3.1思想认识上不够重视

从思想认识方面看，一部分同志对档案管理的认识较为肤浅，“重教学、轻档案”的意识还存在，认识不到档案工作在中专学校建设中的重要性和必要性，意识不到档案对教育事业的促进作用，总认为学校档案管理没必要要求得那么严格，甚至有人认为档案工作可有可无。有部分学校领导对档案工作也不够重视，对档案工作不理不问，将一些责任心不强、年龄偏大的人员安排在档案工作岗位上。上述对档案管理不够重视的思想认识，导致档案归档意识不强、档案证据不足，许多资料已经丢失，或者一时找不到，档案信息资源开发不足，最终造成档案利用率不高。

3.2档案管理方法陈旧落后

目前，中等专业学校档案工作的管理方法陈旧落后。文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用，而且因管理方式落后，导致在查阅档案时候速度慢、准确率低。同时，很多中等专业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。中等专业学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中等专业学校工作发展的关键。

3.3档案立卷工作不规范

档案立卷工作不规范主要表现在：领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系，比如：教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录人不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的挂接不全，特别是对教学档案的收集、整理、录入有些学校还未进行整理。

3.4档案专业技术人员缺乏

近几年，学校档案人员的学历、职称虽然都有明显提高，但既有理论知识，又有丰富实践经验的档案技术人员却相当匮乏。学校档案人员受各种客观条件限制，培训力度不够。档案人员参加档案部门组织的档案培训，尤其是档案保管技术专题的培训相当有限。这些原因都明显的制约了档案管理的专业性。

4.中等职业学校加强档案工作建设的途径

档案资料的收集、整理和保存工作，是一项具有重要现实主义和深远历史意义的工作，切不可等闲视之。论文参考网。搞好中专学校档案管理工作是一件有利于科学育人。有利于科学管理，有利于后人且造福后代的大事，应从以下几方面加强中等专业学校档案管理工作，建立和完善科学的档案管理机制。

强化档案管理意识 ，领导重视是关键，要加大中专学校档案管理的检查与考核力度，配置专业人员进行档案管理，对管理人员要进行岗位培训。各中专学校要有专门的档案室或档案橱，学校也要把档案管理列入重要议事日程，实行责任负责制。

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第三条本办法所指考务档案包括：（一）考务管理过程档案，包括记载考务实施过程的档案资料、试卷及工件；（二）考试结果档案，包括记载合格人员成绩的表册及发证审批资料；（三）鉴定机构评估及年检资料；（四）考评人员档案；（五）职业技能鉴定统计资料；（六）证书管理资料。

第四条职业技能鉴定组织实施机构（鉴定中心或鉴定所站）应对下列日常鉴定考务过程档案收集整理并归档：鉴定申请资料（个人申报表及鉴定申请表、申报名册）、考核方案、鉴定任务通知书、制卷申请资料及试卷清样、试卷交接单、考评人员派遣使用资料、考场记录、评分记录、成绩汇总；组织开展质量督导的，应该保存现场督导资料。以上档案资料保存期一年。根据谁负责组织实施谁收集保存的原则，由各省辖市职业技能鉴定中心（以下简称市中心）规定档案管理职责，做到职责明确，衔接有序，互相佐证，采用上下联形式的，应分开保存。阅过的考卷、答题卡应收集保存，保存期一年；考核工件应编号保存，保存期6个月；委托保存的，应办理相关委托手续，明确保存期限和要求。

第五条全国全省统考由省职业技能鉴定中心（以下简称省中心）负责考务资料收集归档，包括：鉴定公告、考前会议记录、报名人数、补考人员情况登记表、考场安排表、试卷交接单、考场记录表、考试汇总表、考生用过的试卷(答题卡)、论文及评分表，保存期一年；各职业和等级的空白试卷保存两份，保存期两年；其他考务资料保存在“全国统一鉴定管理系统”或“考务管理软件”中，保存期二年；全省统考的制卷资料，保存期一年。考生个人申报资料由各市中心和省属报名点保存，保存期三年。

第六条技师/高级技师理论考试和操作技能考核，参照第四条由省中心、省属鉴定所、省批准的高级技师统一鉴定试点单位或各市中心保存或委托保存考务资料；业绩评审和论文答辩还需保存业绩考核评分表、论文答辩评分表；综合评审资料由实施综合评审的省中心或市中心保存，省中心保存省属鉴定所站技师、中烹等职业技师以及所有除竞赛以外的高级技师理论试卷、技能考核评分表及综合评审资料。以上资料保存期一年。

第七条考试结果档案（合格人员成绩表册及发证审批资料）由负责发证的劳动保障部门和省市中心永久保存。

第八条鉴定机构评估及年检资料由负责评估和年检的省市中心和劳动保障部门永久保存。

第九条考评人员档案包括：资格申报表、聘约、培训及资格考核记录，履职和年度考核记录，续聘申请等。高级考评员档案由省中心收集保存，考评员档案由负责培训考核使用的省、市中心收集保存。各市中心受省中心委托开展考评员培训的，必须填写《考评人员培训班申请表》一式两份，省市中心各留存一份。考评人员档案保存期三年。

第十条职业技能鉴定统计报表，省、市中心各留存一份，永久保存。

第十一条证书管理资料包括：空白证书订购申请表、购领台帐（进库）、发放台帐（出库），以上表格和台帐永久保存。

第十二条档案资料按年度收集整理，编目归档。考务过程档案以时间为序按鉴定批次整理归档。

第十三条有条件的鉴定机构可设立自有档案室，没有条件设立的，可整理后移交所在单位档案部门统一管理。鉴定机构设立自有档案室的，应指定内部相关部门和人员负责档案收集整理和归档，明确职责，归档时应查验档案的完整性。档案管理人员变动的，应办理档案移交手续。

第十四条档案应保存在安全、干燥、通风之处，具备必要的设施、设备、环境，并有相应的管理制度。

第十五条档案可以是书面形式记录的纸质资料，也可以是电子文档数据。以电子文档保存的数据档案应及时备份，并进行编号保存。

第十六条档案应分时间、类别保存，便于查找。应根据不同保存媒介的不同保存要求选择适合的保存地点。

第十七条因业务原因需要借阅、查询档案的，必须履行必要的借阅手续，在主管领导和档案管理人员同意后方可借阅、查询，在借阅期间必须确保档案的安全，使用完后及时归还档案。

第十八条质量督导人员因工作需要查阅考务档案的，鉴定机构必须提供，不得以任何理由拒绝和推托。

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档案是原始性文件，它是一种无标价的信息源。尤其是高校教职工教学的档案资料文献，是教师们长期在学校的教学、科研实践中积累的宝贵文献，它在教学活动中产生，同时又服务于教学，是教学活动的成果和产物，是评价教学成果，总结教学经验的依据，也是维护高校教学历史的重要凭证之一。因此，整理好教学档案，是高校档案工作中非常重要的任务。

一、我校教职工教学档案的现状

目前我校的教学档案收集管理中存在许多不足之处。不可否认，各个学院各自做过一些这方面的工作，但是也存在着许多问题。如：有些文献资料即使收集了，但内容填写有遗漏，书写不符合要求等。究其原因，主要是对教学档案作用的认识和了解不够，意识薄弱，远远落后于现代化发展的要求。为了更好地发挥教学档案在教学中的作用，为了切实提高教学档案的质量，逐步实现教学档案管理的标准化、规范化和现代化，在高校教学档案管理工作中应重视以下问题。

长期以来，我校即未设立过管理教职工教学资料的专业机构和人员(基本是各个学院各自保存)，也没有任何机构把它有价值的文献当作一种信息源来揭示信息内涵的工作。以至多年来，许多优秀的教学档案没有发挥出它应有的作用。例如，已故的化学专家朱景梓教授五六十年代的圆弧齿轮方面的教学资料；已故的化学专家徐文肠教授在承担国际863重点科研项目催化剂方面的教学资料；固体力学专家杨桂通在固体力学方面的教学资料；煤化工专家谢克昌院士在煤化工方面的教学资料。现在有31位，2003-2010年的国家级、省级教学名师的教学资料；24门，2003-2010年的国家级、省级精品课程的教学资料；21个，2004-2010年的国家级、省级特色专业的教学资料。这些宝贵的、反映学校不同时期的、不同领域内的教学资料，都没有很好的保存、重视、宣传。有部分原件，现在可能已经很难收藏完整，所以尽快开展整理我校教职工教学资料的工作，并且应该引起学校和档案馆领导的重视。

二、整理我校教职工教学档案的范围和方法

收藏范围：由于我校历史悠久，人才众多，各个历史时期的教师教学档案种类繁多。如果我们对所有教职工的教学档案不分主次地兼收，那样就太繁杂，不会显示出收藏的最高水平。所以我们要根据建校以来各个历史时期，针对影响较大的、反映个人教学水平高的教学档案，去粗取精，进行收藏。具体的收藏范围，需要认真研究再定。但对于教学名师、精品课程、特色专业的教学资料文献要重点收集。收藏方法：教职工的教学档案资料和其他的文献有不同之处，它属于非卖品，因此收集教师教学档案资料的方法和途径不能照搬图书、期刊等文献的方法。笔者认为主要有以下两种方式收集：(1)建立严格的校内教师教学资料档案保存制度，尤其是教学名师、精品课程、特色专业和高级职称以上教师的教学档案。以前，对于保存教师教学资料档案保存的重要性认识不足，因此学校没有明确的呈交制度，现在，既然我们已经认识到它的重要性，就应由学校颁发专门文件，就校内教师教学资料档案的缴送数量、缴送方式、缴送期限、接收单位、奖惩的内容做出明确的规定，校内所有教师教学资料档案，都应当严格按规定的要求，在教学任务完成后的一定期限内，向学校接收单位缴送规定的资料文献。学校应当建立各学院、档案馆两级组成的管理委员会，监检查教师教学资料的缴送与接收等工作的进行情况。(2)广泛宣传收藏本校教师教学资料档案的重要性，积极动员广大教师，尤其是教学名师、精品课程、特色专业的教师，要积极、主动、按时缴纳个人的教学资料档案。

三、建立我校教师教学资料档案数据库

随着信息社会的不断进步和各种学术成果的迅速发展，档案馆对学术文献应该改变原有的传统管理模式，可以考虑建立我校教师教学资料档案数据库来管理我校教师教学资料。围绕教师教学资料档案数据库的建设，谈谈我个人的一些设想。

有关文献数据库方面，我国截至目前已陆续建成了中国学术期刊全文数据库(CNKI远程)、中国优秀硕士学位论文全文数据库(CNKI)、中国博士学位论文全文数据库(CNKI)、中国重要报纸全文数据库(CNKI远程)、学术会议论文全文数据库(万方)、学术会议论文全文数据库(万方)、专利文献数据库(万方)、外文文献数据库(万方)、中外标准文献数据库(万方)、科技成果数据库(万方)、法律法规数据库(万方)11个不同行业类型的文献库。对于高校教师教学资料档案建立数据库，还不多见。同时，粗略统计我校高级职称以上教师教学资料每年都在200篇以上，以上这些条件给档案馆开展这项工作创造了十分有利的条件，档案馆要抓住有利时机开展这项工作。

数据库的建设首先要从质量建设抓起，目前国际上还没有一个公认的统一质量评价指标体系作为检验数据库的标准，但是它已引起人们越来越多的关注，为了少走弯路，尽量保持和世界水平相同，我们在这方面要狠抓质量建设。抓质量，我认为要从教学资料档案的著录特点、检索特点这两方面着手。(1)著录特点：教学资料著录项目要规范，基本字段要齐全。例如，一般文献库具有的著录项目——题目、作者、文献源、语种、教学日期、主题词、馆藏号、文献顺序号，这些反映文献的基本类型和特征的著录字段，教学资料档案数据库均应采用；要加强教学资料档案的描述，突出检索功能。例如。增加对教学资料性质和内部特征——数字、图标、表格、新发现、专业的描述和著录。(2)检索特点：众所周知，文献的标引词汇和检索语言一致；文献的查全率和查准率；文献标引深度与检索难度是建文献数据库时会遇到的三对矛盾，搞数据库的同志要对这三对矛盾作有益的探索，较好地解决标引的前后一致，标准词汇和检索语言的前后一致，要严格执行有关的国家标准，保证数据库的规范化和科学化。

总之，在我校教师教学资料档案数据库研制过程中，会有许多问题有待深入探讨，希望能得到我校计算机专家和图书馆专家的大量帮助和指导。

参考文献

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一、少数民族档案对少数民族地方院校的意义

少数民族档案是反映少数民族地区政治、经济、历史、文化、军事、历法、医学、教育等方面发展情况的记录，它内容丰富，记录载体和表现形式较为多样，既有文字记录的文书档案，也有服饰、劳动工具等实物档案。贵州是一个多民族省份，共有3个少数民族自治州、11个少数民族自治县、253个少数民族乡，其面积占全省总面积的68.2%。全省共有31个少数民族，其中17个为世居少数民族，人口超过10万人的少数民族有9个。这些民族历史悠久、民族文化和生活方式异常丰富，留下了极为丰富的民族社会实践档案。

发展科学文化、开展科学研究、为地方经济做贡献是少数民族地区高等学校义不容辞的社会职能。身处少数民族地区的高校，在关注学校本身发展之外，应关注本地区民族社会实践活动，将科研与地方特色结合起来，整理本地区民族历史及现行档案资料，用以研究少数民族历史、文化、经济等，弘扬民族文化，繁荣文艺创作。这样一方面对学校自身研究历史、文化、经济、政治、法律、宗教、文字语言等方面以及文艺创作有重要意义，另一方面也将地方少数民族档案应用于经济社会发展，为少数民族地区生产提供依据和经验成果，将少数民族档案为地方经济发展的作用（如对地方旅游业发展）体现出来，发挥其巨大的经济价值。

二、少数民族地区高校图书馆在收集及整理利用民族档案方面的优势

据《少数民族档案研究论文统计分析》一文对研究少数民族档案的论文发文作者及单位统计，发文量最高的是高等院校（教学单位、图书馆、档案馆等），占发文总量的89%，这充分显示高校在民族档案研究中的重要地位。而发文作者所在单位按区域来看的话，作为少数民族大省的云南远远领先于其他地区，可见少数民族聚居的省份为少数民族档案的研究提供了资源的优势。

地处少数民族地区的高校对于收集民族档案尤其是本民族的档案资料先天具有优势，尤其是少数民族地区高校图书馆，一方面作为图书馆，开发研究档案资源的科研能力较强，有利于克服重藏轻用的弊病，一方面地处少数民族地区，对于民族档案的熟悉程度强，便于与少数民族地方交流，有利于对少数民族档案的收集。

少数民族档案的形式和载体多种多样，正规的档案管理部门重在全面收集，而高校则有条件成立专门的有侧重点的少数民族档案库室，甚至可以保存既具有档案价值又有文化文物价值而档案局不便管理的档案实体，如面具、铜鼓等。黔南民族师范学院2010年成立了民族研究所和民族文化展览馆，该展览馆收藏了少数民族档案260卷，除文献档案外还有“水书”、“马尾绣”、“鼓龙鼓虎长衫龙”等实物档案，都属于国家级非物质文化遗产。再如成立于2008年的凯里学院苗侗文化博物馆，既收藏各类文书的原始档案（以锦屏文书为主），也有三千余件实物档案，如苗族侗族的服饰织锦、苗族的银饰剌绣蜡染品、苗族侗族歌曲及生产生活用具等。

三、少数民族地区高校如何更加有效地开发和利用民族档案

（一）利用自身优势，积极展开各种方式的收集与整理。与普通高校相比，少数民族地区的高校在收集民族档案方面有显著的地域优势。如有的少数民族在历史上处于无文字状态，在收集这类地区的民族档案时，可根据其特殊性采取一些特殊的收集方式，如深入当地进行现场访谈，用录音或影像记录，形成口述档案。对于这种情况，少数民族地区高校的档案收集者就可以利用自身了解当地语言文化习俗等优势，深入开展收集工作。与专门的档案馆相比，高校对于地方民族档案的开发优势在于其强大的科研能力，少数民族档案的整理工作往往涉及政治、经济、文化、艺术等多个方面，专业的档案工作者一般较难在各方面有所涉猎，而高校工作者分属于各类专业，并且更具有科研能力，对于民族档案的整理就更具有科学性。如少数民族档案中有一类是少数民族原生档案，大多由少数民族语言构成，普通的档案馆员不能具备阅读能力，在分类分编时会存在一些困扰，而高校中多有专门研究当地少数民族语言的工作者，更加擅长整理研究少数民族档案。

（二）定期与各少数民族地方政府文化宗教管理部门联系，深入调研，获取少数民族历史档案以及现行档案。高校要发挥善于调研的优势，努力创造条件，配合学校老师的科研方向，利用科研经费，对一些急需的档案进行赎买，对暂时征集不到的，进行复印、拍照、拓印等。如笔者所在铜仁学院图书馆，2008年成立了专门收藏地方文献档案的地方文献特藏室，其收录的重要内容就是地方少数民族档案。因此，该馆定期抽调馆内具有专业知识和老家在少数民族地区的馆员深入区县， 摸底了解，多方征集，既与当地的文化宗教管理部门联系，及时获取民族档案资源，也深入少数民族聚居的乡村进行亲身实地考察，收集第一手的民族档案资料。

另外，该馆的目标是既重收藏也重编研，将档案信息从内容进行系统整合，使其潜在的信息价值得到提升，为更多科研者共享。因此，该馆组织馆内外专业人员对收集的少数民族档案进行统计、分类和整理，数量形成规模后还编制了便于查询的检索工具。

（三）形成有特色的资料中心。作为非专业和专门的档案收集部门，高校在收藏少数民族档案上不可能做到档案馆一样全面，而且也没有必要进行资源的重复建设。高校可以利用自身优势，在丰富馆藏的前提下，注重特色，将部分特有的民族档案文献资源与技术资源结合，形成具有特色的资料中心，除了收藏之外，将档案资源进行数字化，形成更加便于查询检索的虚拟数字馆。

如贵州民族学院建有贵州世居民族文献数字图书馆，内容包含世居民族文化藏品、贵州地方文献资料、古文献资源、水书、傩文化研究资料、贵州世居民族研究文献和贵州人民七个方面，其有的古老珍贵的少数民族古籍如“水书”、“彝族古文献”、“布依族古文字文献”等贵州世居少数民族文献档案资料有约五万余册，将这些本地民族档案资源利用现代技术进行数字化，为高校和社会研究人士提供了相当有价值的参考资源和更为便捷的检索方式。

参考文献