文书档案管理论文汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇文书档案管理论文范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

艺术档案通过传播群众文化艺术来体现其在保存和传播过程中的价值和作用。如果文化艺术能得到广大群众的好评，那么就能有效地促进和提高文化艺术的生命延续，能使这项有着良好影响的艺术活动继续传承下去，对以后艺术的发展有着重要的推动作用。

（二）艺术档案对发展艺术事业有重要作用

艺术档案中记录着丰富的艺术活动资料，通过艺术档案的查阅和学习，艺术工作人员能对艺术思想进行创新，创造出更符合传播群众艺术文化的艺术活动，促进艺术事业的不断发展，提高艺术人员的专业技能和创新思维，使他们能创造出更好的文艺作品。

二、加强艺术档案管理工作的措施

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二、充分认识促进文化艺术档案事业发展的重要意义

发展文化艺术档案事业，有利于将文化艺术活动各领域中形成的有保存价值的不同载体的文化艺术档案得到有效的管理和保护，并得以传承和发扬。完整、准确、系统地收集、整理、保护好文化艺术档案资料，是提升文化单位整体管理水平、维护自身利益及文化事业持续健康发展的重要保证和重要资源。这就需要我们文化艺术档案工作者要更加自觉地认识文化艺术档案在促进文化大发展大繁荣中的地位和作用，认识文化艺术档案所面临的形势、任务和文化艺术档案工作者的责任，认识文化艺术档案的发展规律，更加主动地推动文化艺术档案工作在新的起点上加快发展。

三、切实增强做好新时期文化艺术档案工作的责任感和使命感

文化艺术档案工作是文化事业的一项重要基础性工作,文化艺术档案的凭证和法律作用是其他材料不可取代的，没有文化艺术档案，文化工作的基础就不牢靠，文化艺术活动的经营、管理和持续发展就会受到影响。抓好文化艺术档案建设与管理,是保存、传承和发展优秀文化遗产的重要内容和具体体现，是一项为子孙后代积累宝贵的文化遗产，“功在当代、利在千秋”的事业。文化艺术档案作为文化单位在生产、经营和管理等各项文化艺术活动中形成的有保存价值的文件材料，是文化单位改革与发展的真实记录，是文化单位的重要资产和信息资源，是今后研究总结文化艺术改革发展工作不可缺少的重要档案资料。所以，我们各级文化艺术档案工作者应进一步增强做好文化艺术档案工作的责任感和使命感，认真贯彻落实《文化建设“十二”规划》关于加强艺术档案工作有关要求，强化管理，完善规章制度，抓好队伍建设，加强资源整合，改善服务，下大力气解决工作中存在的不足，全面、扎实地推进文化艺术档案事业健康发展。

篇（3）

2图书档案管理系统的实现

一是系统版权界面的设计：系统将Windows界面风格的设计方法给应用了进来，在启动时，系统采用的是splash效果，会有一个信息提示窗体出现，将软件的版本号以及软件开发者等信息显示出来，在初始界面的顶层设置窗体，同时设计了标签、图片框以及计时器等，有着较为优美的界面，与普通软件的编写风格较为符合。

二是普通用户使用界面的设计：因为图书档案管理工作比较的重要，用户如果没有权限，那么只能查询图书，借书、还书等工作是无法实现的，可以更加科学方便的进行管理和操作。读者进入到系统界面之后，所拥有的功能是一个部分，比如查询图书、打印结果预览等等。

三是管理员登陆界面设计：结束了splash界面之后，图书信息管理系统的初始界面就出现了，在这个时候，查询功能以及登陆功能都可以实现，只有登陆之后，系统的全部功能方可以获取到。要想将登陆窗体打开，就需要借助于工具栏或文件菜单中的登陆选项来实现。在设计登陆窗体时，将命令按钮、组合框以及标签等应用了进来，操作人员将用户名以及密码输入进来之后，就可以进入到系统主界面，系统的全部功能都可以实现。采用的是屏蔽形式的密码框，以此来促使系统安全得到保证。确定按钮集中了登陆窗体的主要功能，要想实现它的功能，管理员只需要将用户名和密码给正确输入进来即可，如果用户没有权限，那么登陆工作就无法实现。用户有三次机会来对用户名和密码进行输入，如果错误出现，系统将会提示信息框，避免系统密码被解码器所破解，连续三次错误，登陆窗体将不会再次出现。

四是图书查询：图书查询是系统非常重要的一项功能，它需要连接数据库。在处理相关数据信息时，比如查询方面，将SQL语言以及数据访问对象给应用了过来。在查询的过程中，结合系统需求，读者和管理人员结合实际需求，来对不同的查询方式进行选择，在对所借的图书信息进行查询时，可以通过四个选项，分别是书号、书名以及作者和出版社等。在本界面中，将组合框应用了过来，借阅者可以对查询途径进行选择，将查询内容输入到文本框中，将查询命令按钮单击下去，查找到的图书信息就会被显示于控件中。

五是图书借阅：借书功能就是由本模块所实现的，读者借到图书后，系统就会将消息框弹出来，将成功借阅图书的信息给显示出来，然后修改数据库中的相关数据。本功能模块可以分为两个部分，首先是用户信息，指的是需要将借阅者的借书证号、性别以及姓名等详细信息输入进来；其次是新借图书，需要输入新书书号以及借书日期等详细内容，确定之后，用户就可以对图书成功借阅，并且本用户借到的图书也可以被显示于控件中，弹出相应的消息框，提示用户已经成功借阅了图书。

六是新图书录入：新图书录入也是需要重视的一个方面，只有在数据库中储存新的图书，在以后的图书借阅过程中，记录和校对工作方可以顺利进行。进入到主界面之后，如果对新书进行了购买，新书录入模块就会出现，输入相关的信息内容即可。

篇（4）

关键词] 文书档案；电子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。

1 文书档案电子化的理论基础

（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。

（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。

（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。

2 文书档案电子化的管理办法

（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。

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二、档案管理系统的设计档案管理系统

是由不同的动态网页所构成的，而该系统的各项功能也借助动态网页得以实现，档案管理人员、档案使用人员以及档案管理系统和后台数据库之间的交互，从而实现单位管理与文件管理的功能，而档案管理人员可以在经过身份验证后对这些档案进行管理。对档案进行的管理包括对档案的添加修改以及删除。其中添加页面与修改页面比较相似，但是修改页面上的控件已经有了初始值，而添加页面中的数据控件默认是空值，所以添加、修改页面可以在同一个页面中得以实现，在引用比较具体的页面时的区分方式是利用URL后的查询字符串。在对这些档案数据进行操作管理时，也有需要注意的地方，比如在页面提交前应当首先进行客户端的验证，从而保证提交数据的完整性与准确性，其次为了避免重复记录在数据提交到服务器后还要进行服务器端的验证。在对数据库中的图形文件进行处理时也有许多应当注意的问题，首先是图形文件的修改，这是文件管理中一个比较难操作的模块，在对图形文件进行修改时，我们一定会重新上传图片，与此同时也要显示出原来的图片，但是此时图片的大小与数量尚未确定，可能会是档案管理系统的页面出现排序混乱的现象，所以该档案管理系统中只有删除图形文件的功能，没有修改图片的功能。而添加图形文件时也有其比较特殊的部分，即我们无法确定这个文件中具体的图片数量，即页面中无法固定文件上传控件的数量，此时我们可以在进入添加图形文件页面前先向服务器提交一个数据表明这个文件包括多少图片，而后服务器根据这个数据去生成相应数量的文件上传控件，对于文件上传我们可以利用程序从提交的数据中分离出图片信息，或者是使用特定的文件上传组。与此同时还有客户端的验证问题，针对这种问题我们也有相应的解决方案，那就是利用服务器端脚本去生成客户端脚本。在对该系统进行开发时，我们可以利用MicrosoftVisualInterDev作为系统的开发工具。该工具可以对某些对象的属性方法进行自动处理，提高了拼写的准确率与编程速度。同时这个工具还能够将档案中的某些关键词句进行蓝色加粗显示，极大地方便了我们的阅读。在系统完成后，必须应经过相应的测试，模拟实际工作进行测试，保证无问题后可投入运行。

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随着计算机技术的迅猛发展，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。下面是编辑老师为大家准备的试论文书档案的信息化管理。

计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用，字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

篇（7）

档案内容的变革直接影响了档案管理的方法，在传统的档案管理中，档案管理工作人员只需要按照纸质档案的归档和保存方式进行档案管理即可，可以说管理方法是不变的，但是在档案数字化管理的过程中，与档案存储、档案安全维护相关的管理行为需要工作人员能够熟练操作并解决与计算机使用相关的问题，而这些技术又是完全不同的，例如归档和调取在计算机上的路径截然不同，音频、视频与文档形式的档案资料整合所需要用到的软件工具也完全不同。数字化的档案管理办法完全是基于计算机和网络使用的，这是档案管理方法与现代社会主流文化接轨的象征。

（二）档案管理目的更加多元化

数字化档案管理的第三个特征就是档案管理目的更加多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记录，协助单位预测发展目标，为单位多种决策提供帮助和建议，但不能为普通职员提供相应的档案服务，也不能通过档案管理工作体现单位在同等社会组织中的地位，这主要是由于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。而数字化档案管理能够实现档案异地调取，从网络平台上实现档案共享亦非难事，这使得“方便个人调用档案”、“实现服务性档案管理”也成为档案管理的目的，国家相关部门亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面貌。

二、档案数字化管理中容易产生的问题

档案数字化管理的多种工作特点使得档案管理工作面临着种种问题，致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍，数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管理工作在组织中发挥作用，就必须从发现管理问题入手进行分析，笔者根据多年工作经验，总结目前数字化档案管理工作主要的问题包括以下三个方面。

（一）档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配

现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识，能够妥善处理一些常见的信息文件问题，如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司机密相关的文件进行多重加密、定期、高效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题，很多档案管理工作人员年龄偏大，常年工作在传统档案管理的模式下，习惯于纸质档案的管理规则和办法，在传统的档案管理工作中能够出色的完成工作，但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低，这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，十分容易造成档案的丢失；并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中，认为数字化档案管理是“没必要”的，这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。

（二）档案资料的保管过程中的科技风险难以避免

在现代化管理手段下，使用信息技术是档案管理工作中必须的一个环节，而档案管理中的信息技术漏洞十分容易导致档案安全问题。首先，在档案管理现代化过程中选用的档案管理软件本身有可能是开发不完善的，毕竟应用于档案管理的软件是近几年才开发出来的，软件的稳定性、对病毒甄别的能力都还在研究当中，软件自身的程序问题造成档案丢失的状况有可能发生；其次，员工在调用档案的过程中，由于对档案软件操作的不熟悉以及对信息类档案保密的忽视，经常有对档案资料保管不利的情况，例如于对档案的随意存放很可能导致档案信息泄露，在档案网络传输的过程中可能被盗取等；最后，由于互联网网络本身的漏洞和计算机编码技术的高速发展，在不具备高级防护系统和专业的信息科技人才的情况下，档案存储和管理系统很容易被黑客入侵或者遭受网络病毒的危害，恶意的网络攻击轻则导致档案信息丢失，重则导致整个档案管理系统的瘫痪，这对档案保管来说是重大的威胁。

（三）档案管理工作的复杂性容易导致程序问题

档案管理工作包括收集资料、整理资料、归档和存储多个步骤，而数字化档案管理是基于电子信息科技的，收集资料、整理并且归档往往是在一个程序平台上完成的，如果档案资料的格式多样，就必要进行二次加工，而再次录入很容易引起人为的误差，档案的真实性也因此不能保障，这就要求档案资料在文件格式和存储形式上的统一；另外，由于档案管理内容繁复，工作人员比较多，不同工作人员对档案归档和整理的次序如果不能协调统一，则很容易造成同一个档案被重复录入的情况，而档案文件格式问题和系统中档案重复录入的问题很容易导致作为档案管理工作必要支撑的管理软件的崩溃。

三、完善档案数字化管理的方法

（一）提高档案管理工作人员的职业能力

要提高档案管理工作人员的职业能力，首先要改变档案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质是提高档案管理工作人员职业能力的必要措施，重视到对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度是提高他们职业能力的根本方法。

（二）完善档案安全维护体系

应建立健全安全技术防范系统，积极应用各种先进的计算机加密、防入侵、防病毒等技术，照片修复技术，电子信息恢复技术，计算机处理录音录像技术等，为档案安全提供技术支撑。另外，切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，及时转换成缩微品或纸质档案，以确保它们长久可读。另外，档案安全维护体系的建立还必须有财力和人力的支持，因此各单位需要在档案安全维护上拨放一定的资金，用以专门更新档案保密系统，或聘请计算机技术人员对单位档案安全系统进行检查和漏洞修补；有条件的单位可以自主培养或外聘计算机技术人才，专门负责数字化档案管理中的档案信息安全维护，以增强自身的档案安全管理能力，除此之外，单位还应该重视对员工的档案安全维护教育，使调用档案的员工在享受档案服务的同时为档案安全负起责任，从档案使用和保管的细节方面入手，尽量降低档案安全管理的风险。

（三）制定标准化档案管理工作规则

目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作，各单位档案部门应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了档案数字化建设的发展。有的单位在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响单位对档案数字化建设的信心，也影响了档案工作人员对数字化档案管理工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据单位的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案数字化管理在实际应用过程中少走弯路，如制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证档案管理软件的有效运行。结合行业、地域环境等实际制定并认真落实好《档案管理标准》、《档案馆工作标准》和《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等各种档案管理制度，也是保证档案管理工作标准化的基本方法。

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二、保护少数民族档案策略

本文建议从以下几方面来加强少数民族档案的保护，首先国家档案相关部门应加强征集流失国外以及民间的档案文献工作，尽量使散落在各地的少数民族历史档案搜集在档案馆中，以便能够进行更好地保管。具体而言，可以定期组织宣传，提高人们对于档案重要性的认识，鼓励民间收藏者捐献出收藏的档案文献。对少数民族宣传我国的《档案法》，使人们认识到档案的重要性，也可以通过各种宣传来鼓励相关人员捐献档案，并给予一些物质以及精神上的奖励。不断加强搜集散落在国外的档案文献工作，在前文提到由于战乱，导致我国的一些文献流失到国外，国外的一些出版社有时候会将档案文献出版，我国的相关部门应抓紧这个机会，搜集档案文献，争取以购买等方式来获取档案，对于具有特殊意义的档案文献，可以考虑以外交的方式来进行获取，利用可以利用的所有机遇来搜集流落在外的档案文献。第二建立健全档案保护法等的相关法律法规，对于从事历史档案文献倒卖人员进行严厉打击。目前我国档案法以及文物法中对相关贩卖档案文献的处罚，公安以及一些执法机关都应严格依照法律对违法行为进行严厉制裁，另外对于历史档案贩卖活动也要进行严格的排查，一旦发现不法行为，就要进行严格的处罚。第三对于一些纸质历史档案以及其他的一些特殊档案，要做好保护工作。由于这类档案文献容易受到环境的影响而造成损坏，因此档案管理人员一定要加强保护意识，对于这类档案进行一些技术性的保护，如对于保管的地方要能够防火、防尘以及防高温，纸质档案保存在温度在14℃~18℃之间的环境中，相对湿度保持在50％~60％，若是纸质档案出现了破损以及粘连现象可以采取一定的古籍修补技术来进行恢复。建立档案管理管理体系与监督体制，逐渐更新改造档案馆陈旧的设备等，如果遇到技术问题，一定要及时的求助一些技术人员，尽最大程度保证档案的完整性。对于不易于保存在档案馆的少数民族档案，如一些大型的不宜挪动的碑刻等，可以采取其他的一些手段来保护档案，如可以采用拍摄等手段来记录下档案内容，在石碑上涂一些有机硅材料来进行防腐工作。

三、档案数字化管理策略

除了以上几种保护少数民族档案的策略，我国也要尽快实现档案的数字化管理。要想加快少数民族档案数字化管理建设，首先要做的就是提高工作人员对少数民族档案信息化建设的认识。可以说少数民族档案信息化建设是一个比较长远的发展历程，不可能一蹴而就，在建设过程中需要对少数民族档案管理工作进行深入的改革，档案管理部门要认清这一点，转变传统“重藏轻用”的观念，使得服务模式变得更加的主动，利用现代化的技术手段来改变传统的手工操作和查询的方式，做好信息化建设的思想准备，为档案管理信息化创造良好的条件。尽快实现少数民族档案信息化管理，实现常用少数民族档案的数字化，档案的数字化管理能为使用者提供更加明确的档案类型，极大地提高少数民族档案管理人员和利用者的工作效率。从长远考虑，加大资金投入，加强档案信息化基础设施建设，主要硬件设施建设包括数据服务器、图文影像扫描设备、数码摄像机等，软件设施包括规范化的档案信息管理系统等都需要进行完善，少数民族档案管理软件要涵盖档案信息的收集、处理、整理以及检索、利用等的服务功能，同时还必须适应多种平台以及不同操作系统的运行，本身要具备较强的安全控制能力以及连接其他数据库系统并进行交换数据的能力，保证各系统管理网络顺利进行。在建设少数民族档案信息化管理体系方面，首先就是建立一个比较新型的管理机构，使得管理网络能够覆盖到所有档案，档案管理各部门要根据具体情况建立双向、开放的交互式档案管理网络。第二建立一套比较科学的少数民族档案管理机制，依据相关法律法规要求，来制定比较详细的管理办法，提高档案管理水平。少数民族档案信息化建设的关键问题就是信息的安全性、真实性、完整性、可靠性以及其实用性能。为满足这些问题，就需要制定相对统一的电子文档归档管理制度，整体保管，加快档案信息网络平台和信息安全基础设施的统一化建设。另一方面也要注意少数民族档案资料的质量，多多加强网络技术、服务设施以及网上档案资源开发等工作，制定一系列有实际约束力的规范和标准来建立档案信息网络，使得档案网络更加的具有统一化，实现档案信息的共享。少数民族档案人员素质将会影响到档案利用的效率，现代的高效管理人员一定要具备现代化信息技术，能够熟练的使用计算机来进行信息化的办公，否则无法满足档案信息化管理的要求，电子文件的收集和管理也就无从谈起，档案信息化、网络化的管理和服务也不可能完成，所以少数民族档案管理部门一定要注意这一点，尽量为档案管理工作配备计算机专业的人士，为档案利用者提供技术上的支持，减少档案利用者的麻烦，同时还要对现有的档案管理人员进行在职培训，提高工作效率。

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1.文书档案现代化管理的高效性

传统的文书档案管理工作完全依赖人工，靠工作人员通过手工统计、手工归纳、手工整理等等，不仅工作繁琐、复杂，而且工作效率较低，同时也浪费了人力、财力与物力，制约了管理水平的提高。现代化的管理可以降低劳动强度，提高人员利用率，改善工作效率。传统的文书档案管理工作存在立卷难、管理工作难，利用率差的问题。具体如下：

1.1传统档案管理存在的问题

第一，立卷难。立卷工作是文本档案管理最基本的规划与统筹，在立卷的过程中，要注意对档案各个大纲的归类及按照标题进行排列，确定保存期限进行装订，该工作需要细致的观察能力与持久的耐力，这项工作较为枯燥，难度较大且难以掌握。

第二，管理工作难度较大。完成文本组好卷之后，会根据其不同特征进行编号，满足工作需求，这项工作十分繁琐，而且常会出现错误，需要有大量的人力、财力与时间方可达到管理的目的。

第三，利用率较差。传统的档案文本装订准确度不高，操作方便性不足，导致其利用率交底，现代化技术的运用，改善了管理水平，减少人为操作，使用技术手段，发挥人力资源的作用，减少劳动力强度，促进管理水平的提高，改善文本档案管理的合理化与科学化目标，提高档案的可信度。

1.2现代化技术的运用改善了文书档案工作的效率

现代化技术的运用最大的成效就是改善了文书档案工作的效率，计算机技术的运用大大提升了文书档案的运用效果，将管理人员从繁琐的工作中解脱出来，使其可以有更多的精力从事其他工作，同时也大大提升了工作的准确性，降低错误，使档案部门的文书档案功能更好的发挥出来，更好的为需要的人服务。

2.运用现代化技术提高档案资料管理的便捷性

现代化技术的运用对档案管理具有十分重要的意义，改善了档案管理的方便性，应用也更为简单，利索。传统的以手工为主的档案管理方式不仅浪费了大量的人力、财力与物力，而且文本资料不够全面，漏洞百出，信息含量不足，这都在一定程度上影响档案管理你水平的提高，无法满足发展的需求，在档案利用的过程中问题百出，资料不足，利用率差，查找复杂，可信度较差等都制约了文本档案价值的发挥。现代化技术的运用在很大程度上改善了文本档案管理水平，计算机技术的使用也实现了当即立卷，改善了档案的规范性与合理性，实现档案管理的有序性，近而使档案由案卷集转变为文件集，实现了从手工刀自动化的转变过程，促进档案管理水平的提高。

3.文书档案管理的现代化促进了文档安全性的提升

与传统档案管理相比，现代化档案管理的科学性与安全性都有了很大成都到的提升，从我国文书档案的传统管理情况来看，保护措施不足，档案查阅是整体性的，无法进行单一操作，这不仅对查阅工作造成不利影响，同时也会影响到文书档案管理的规范性，与档案管理的保密要求不相符。现代化技术的应用，计算机管理设备的运用该使档案管理查阅以当页的形式呈现出来，不仅便于查阅，同时也提高了档案管理的安全性。

4.文书档案管理的现代化促进档案管理工作质量的提升

所谓文本档案就是档案管理的文字资料，其管理最主要的目标就是要提高文本资料的利用率，在进行档案管理的过程中，强化对质量的需求是档案管理是发挥其最大价值的重要体现。在传统的档案管理过程中，立卷工作中存在太多立卷人的思想，主观意识过于浓厚，对立卷工作的把握科学性不足，专业性较差，无法维护档案的高质量与高水平发展目标，影响利用者的使用与操作，降低了利用效率。同时，在进行文书档案归档的过程中还占用了档案人员的大量时间，影响其他工作的发展，同时也制约了档案管理人员素质的提高，在这样的环境中，档案利用工作过于被动，利用率低。

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以往，纸质文书档案收藏量大，对档案管理工作的技术要求不高，随着计算机信息技术的发展，各种数字化档案文件大量涌现，如：电子文档、照片，图片，数字化信息，各种存储介质也在变化，包括光碟，磁盘、磁带等等。这致使图书馆档案管理工作面临着新的挑战。

2．查找不便，利用不足

图书馆的档案中蕴含着丰富的资源，特别是近些年，各地大力发展公共服务事业，新建了很多公共图书馆，由此产生了众多的新馆建设资料。这些资料来源广，信息量大，对后期的维护和公共图书馆的运行有重要的作用。但长期的文书档案以手工的、低水平的管理模式，致使大量的档案资料不能得到充分的开发利用，也使人们对档案的认识仅停留在收、藏和部分调阅这种低层次运作中。

二、现代公共图书馆为档案管理的科学管理提供了软件条件和硬件条件

1.具备计算机、网络等现代信息技术设备

在网络技术、计算机技术高度发达的今天，成熟的信息及电子技术已经普及到各行各业，公共图书馆档案管理应该充分利用这一现代文明产物。现代公共图书馆的档案来源越来越广，信息量越来越大，特别是新馆建成后产生了大批的文件、图纸等对以后的维护具有重要作用的资料。然而传统的传统档案管理以纸介质为主，手工操作，可见性差，查找信息不但耗时多，查准率也低。这种传统的管理模式已经无法适应现代档案管理的需要，要改变这种情况，就需要借助现代电子计算机和通信技术，建立一套完备的信息管理系统，用现代化方法管理文档信息。现代公共图书馆为档案管理的科学管理提供了硬件：利用现代网络技术提高档案管理的质量应从电子文件形成的源头抓起，以网络为起点，将档案管理工作统筹规划，从而实现文件的一次性输入，多口、多途径的输出，全网络信息共享。计算机、网络等现代信息技术设备不仅可以保证公共图书馆档案管理档案信息的收集、处理能力，还可以保证信息可以克服物理空间的限制，例如运用远程登陆、电子邮件、即时消息等方式扩大公共图书馆档案的利用率和利用水平，提高社会信息共享能力。这样能够使档案的资源得到最大限度的开发和利用。

2.具有一大批计算机、网络高科技技术人员

有了物的支持，和现代企业管理一样，人的因素同样十分重要。从某种观点来看，人的因素更为重要。图书馆管理包括三大要素：人员、技术、资源，其中人员是最活跃并且起决定性作用的因素。由于公共图书馆档案管理组织机构不健全，岗位职责不清、责任不明，加之兼职档案管理人员不固定，没有经过专门培训，业务素质参差不齐，导致档案工作被动落后，疲于应付。以单一的手工操作为主，检索速度缓慢且利用效率低下，与快速高效的利用需求和现代化的发展要求极为不协调。在信息化时代里产生了大量的电子档案，使得档案信息也快速向数字化方向发展，档案手工管理被计算机管理所取代。现代公共图书馆为档案管理的科学管理提供了软件：随着人们对信息化程度的提高，人们开始越来越重视对图书馆文件信息和档案信息的管理。很多共图书管理人员已开始重视图书管理工作，并且不断完善图书馆档案管理制度，与此同时，还涌现出具有一大批计算机、网络高科技技术人员，这无疑给图书馆档案管理注入了新鲜的血液。相信用现代化的方式管理图书馆档案，一定能够减少重复劳动，节约大量的人力、财力、物力。

三．现代公共图书馆档案管理的实施策略

鉴于公共图书馆档案管理中存在的问题，必须从以下几个方面着手解决：?

1．增强图书馆档案管理意识?

图书馆全体人员特别是领导同志应从思想上高度重视公共图书馆档案管理工作，深刻认识到图书馆档案同图书资料一样，都是宝贵的信息资源，对图书馆工作有着非常重要的参考意义。在对档案工作重视的基础上，逐步把图书馆档案管理列入议事日程。

2.健全档案管理制度?

在各公共图书馆内部基本都有各自的档案管理体系，其内容包括档案上缴制度、归档范围，标引规则，管理制度及使用制度等。公共图书馆档案管理业务包括八个具体环节：档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案统计、档案利用，可以划分为两个基本组成部分，即档案基础工作和档案提供利用工作。为了将大量的原始档案材料收集齐全以方便利用，需要借助于科学的原则和方法，即档案规章制度来管理档案，这是搞好档案管理的必要手段。?

3．设立专职档案管理员

选派专人管理。对于日常管理档案采取集中管理方法，安排办图书管理人员专人负责全权办理。对于业务流程档案由各业务部门分散管理，便于各部门结合自己的业务进行管理与利用，同时调动个人和部门两方面开展档案工作的积极性，这是搞好档案管理工作的动力源泉。?

4.开发适合公共图书馆实际的档案管理软件