档案管理论文汇总十篇

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2血站档案规范化管理的措施

2.1加强领导重视

不论哪一部门，领导对于工作的重视是员工的最好的榜样，而对于血站来说也是这个道理。首先要加强血站领导对血站档案工作的重视，要将《档案法》中的相关法律规定通篇熟知，做到有理可依有法可循。争取每年把档案管理工作列入发展计划范围内。要严格把关档案科室人员的选拔，必须要有相关专业的证明，热爱档案管理工作，能够做到认真负责。档案科室的主任不仅需要过硬的专业知识，还要有领导能力和协调下属之间关系的能力，能够让科室人员形成凝聚力，尽职尽责的做好自己份内的事。血站需要成立垂直式的管理网络，建立分级式的管理政策，要完全落实管理责任制度，并且拟定相关的奖惩条例、年度考核，严格遵照管理规定实施。

2.2加强人员教育培训

在开展档案管理工作之前，要先提高档案管理人员的积极性，以及对血站档案价值的充分认识。因此，首当其冲的是要做好血站内部的宣传教育工作。要领会贯通《档案法》的各项条例，自己学习的效果固然没有大家在一起讨论要好，所以针对血站档案管理工作的基层人员应该开展必要的培训班、研讨会、专题讲座等，大家在学习档案法的同时能够做到集思广益，互相交流心得，填补每一个档案管理工作中可能存在的漏洞。这种定期的讲座或者培训，不仅能够加强档案管理人员的档案法律意识，而且促进了档案工作者们之间的交流，为今后档案管理工作的协同合作奠定基础。另外，要加大力度对维护、开发、使用电子签名的档案管理人员进行相关法律知识的培训，让其充分了解和意识到由于电子签名失误所造成的法律后果及所需承担的责任。维护电子设备的人员专业知识要过硬，对于电子档案的维护、传输、保存等能够做到熟练掌握。

2.3建立健全的档案管理规定

档案管理者需要认真落实档案法的相关规定这是毋庸置疑的。但是针对每一个不同地域、不同团体组织、不同发展程度的血站来说需要制定一套符合自身情况的档案管理制度。该制度中需要明确划分各科室的工作内容，归档的具体流程，根据血站人员数量的多少制定归档周期。归档人员需要检查档案相关讯息是否错填或者遗漏，销毁档案和档案移交是否留有记录，环环相扣真正做到每一步骤都能有档可查。进一步实现规范化的血站管理制度。

2.4实施两套档案方式管理

新兴的便捷、快速、空间小、效率高的电子管理软件已然被各个管理部门所认可并且广泛应用。而以往的纸质档案，其占地空间较大，查找档案费时费力，保存方法较为困难，保存环境较为苛刻等众多弊病已经渐渐淡出全国大部分档案管理科室。然而，电子文件这种管理模式并非都是优点。网络条件的不稳定性，网络黑客的侵袭等都会造成电子档案一定的损失。因此，最佳的管理模式是纸质档案与电子档案并存，这样既实现了查找档案的快速、方便等优势，又保留了档案的原始真实性，双管齐下，互补不足。

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我国目前阶段信息化还不够全面，在大多数的乡村以及偏远的山区的计生档案还沿袭以往的手工方式记录数据，很少有人认识到计算机对于档案管理工作的重要性，有些地区认识到计算机的重要性，往往也很少有人能胜任该项工作，抵触新的工作方式，不想改变现有的工作方式，而传统的手工管理方式已经越来越不能满足现代计生档案工作庞大的数据需求。

2.案卷资料记录不完整

目前计生档案管理工作中从工作人员、工作工具到工作方式水平都处于较差阶段，档案的编目不够齐全，记录资料不完整，没有详细的工作标准约束档案记录工作，使得档案记录混乱，时间混乱，存档方式随意。档案的文件管理也是管理工作的重要内容之一，但是当前大多数的档案管理部门的文件装订都是我行我素，不按照统一的标准装订，文书填写字迹潦草随意，缺少监督，不利于计划生育工作的进行。

二、加强计生档案管理工作的对策

随着我国计划生育工作的越来越深入，基层计生档案管理工作也应该越来越完善，在新的形势下我们应该加强计生档案管理工作，不断地满足越来越庞大的数据记录工作的需求，提出有效的计生档案管理工作建议，提高工作效率。

1.端正基层档案管理人员的工作态度

基层档案管理工作人员，首先要准确地进行自我定位，档案管理工作关系到我国计划生育的大计，要充分认识到档案管理工作的重要性，端正工作态度，认真工作，切不可敷衍了事。

2.信息化办公，实现档案管理工作的无纸化办公

我国的人口基数大，需要记录越来越多的数据，传统的手工档案管理工作已经远远不能满足计生档案管理工作的需求。计算机技术越来越发达的今天，我们要充分利用计算机和网络强大的功能，来解决我们现在面临计生档案管理工作中遇到的问题，把传统的手工方式转移到无纸化办公已经不再遥远，引进先进的管理理念，针对现在档案管理工作中不适应的一些工作方式进行变革。计生档案管理部门的工作人员要不断地学习新技能，提高自身的业务水平，才能使计生档案管理工作更上一层楼。

3.建立有效机制，规范计生档案管理

各个计生部门要围绕计划生育工作的各种要求指标，有针对性地加强档案管理工作。针对档案记录的资料不完善、弄虚作假等问题要实行相应的惩罚措施，在日常的管理工作中要加强计生档案管理工作的检查监督、考核评价工作，切忌形式主义。并把计生档案管理工作的要求落到实处，形成部门的制度，工作人员要严格按照工作标准制度工作。只有建立有效的工作机制才能使计生档案管理工作形成新的管理模式。

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二、档案文件收集工作中要注意的问题

档案文件收集工作中要注意以下问题：第一，收集各种载体的文件材料。既要有纸质文件，又要有照片、录音带、录像带、计算机盘片等其他载体的文件资料。第二，保证文件的齐全完整。第三，加强“帐外”文件和业务文件的收集归档。第四，移交档案要签字、备份。文书处理部门或业务部门向档案管理系统移交档案时，交接双方要履行签字手续，以作凭证。签字前，要根据移交目录认真进行清点。清点核对无误后，交接双方履行签字盖章手续，经签名盖章的文件目录由双方各保存一份备查。

三、商务档案保管的要求

商务档案保管是保护商务档案资源的重要手段，是商务档案开发利用的必要前提。商务档案管理人员应树立高度的商务档案管理的重点及难点分析文/潘志芸张华事业心和责任感，努力做好商务档案的保管工作。首先，以预防为主，防患于未然。商务档案的损毁大多是一个渐变的过程。做好商务档案保管工作，随时注意发现各种不利因素，将可能出现的档案损毁消灭在萌芽状态。其次，分析损毁原因，掌握损毁规律。商务档案的损毁，一般是由人为因素或自然因素造成的。必须找出造成特定商务档案损毁的主要原因，有针对性地堵塞漏洞，加强防范。再次，采用先进技术手段，提高保管工作水平。商务档案管理人员要主动吸取各种新技术成果。不断提高商务档案保护的水平，最大限度地延长商务档案的寿命。最后，健全档案保管制度。为确保商务档案的完整、系统与安全，在商务档案保管工作中，应建立各项行之有效的规章制度，并在实际工作中予以贯彻执行。要根据工作建立相应的工作制度：定期检查制度、保密制度、借阅利用制度和工作责任制度。

四、商务档案的库房保管环境商务档案的保管环境

应具备延长档案保管寿命的最佳温湿度、无虫害、无污染、少光照、无灰尘等基本条件。一是温、湿度控制。商务档案库房必须具有适宜的温度、湿度。温度过高、过低与湿度过大、过小，均会造成对档案的直接损坏。因此，库房的温度、湿度一定要经常监测，使其保持在一定范围内。据有关标准推荐，比较理想的温度是14℃—24℃，相对湿度是45%—60%。二是洁净、避免光照。灰尘、光照对商务档案有着直接的破坏作用。防尘、防光是档案库房的必要防护措施。除在建造库房时，应选择远离污染源的洁净环境外，还应注意库房的密封性，延长档案的保管寿命。三是减少火灾和虫害隐患。火灾和虫害是破坏商务档案的直接因素，但可以采取措施予以避免，因此“预防为主”应是库房管理的主导思想。应加强对电源和火炉的管理，保持库房清洁，并配备必要的杀虫剂。

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电子档案管理与传统档案管理的共性表现在三个方面：一是两者的基本原理共通，以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，即使电子档案管理的技术水平、管理质量以及管理方式都明显高于传统档案管理，但这并不排斥两者在基本原理上的共通性，总的来说，电子档案是传统档案管理发展的成果；二是电子档案的存在与传统档案不可分离，传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，对电子档案管理来说，同样需要保障信息的可靠与真实，此时，传统档案资料就是其真实性的重要保证；三是电子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大，建立在信息技术上的电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性，同时，如果想要查看实体的传统档案，还可以直接通过电子档案的记录将其调出，进而实现直接获取。

（二）电子档案与传统档案管理上的差异

1.管理方式不同

电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，也就是说档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个档案号，这个档案号具有唯一性，并且对档案类型采用相应的主题进行标注；传统档案管理的工作量相对较大，在管理过程中首先要填写档案日期、类型，之后才能给予一个位置进行储存。

2.保管方式不同

电子档案进行信息存储的载体往往会老化，在现代技术与计算机的更新过程中，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不会面临病毒入侵等网络风险。

3.归档方式不同

电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。

二、电子档案管理的利与弊

（一）电子档案管理的优点

1.电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展

电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。纸张的节省不仅减少了资金的投入，还使树木砍伐状况得以改善，有利于森林资源的保护。同时，纸质文件使用数量的降低，还使得曲别针、订书钉、笔墨、印刷等工具的使用量减少。

2.电子档案管理提高了传统档案管理的效率

档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。

（二）电子档案管理的弊端

1.电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机

如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。

2.企事业单位在进行电子档案管理

由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。

3.电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险

例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。

4.虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高

国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。

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我国土地档案管理工作暂行规定中指出，土地档案管理包括：地籍管理档案、土地利用规划档案、建设用地档案、土地监督检查档案、土地科技管理档案和土地管理教育档案等。土地整理档案是土地科技档案的一种，整理内容是对成片土地上的道路、水源、农居建设及耕地坡度改造等，工作内容主要有选址、测量、科研论证、规划设计、审查批复、资金预算、招标、施工、监管、竣工验收等多个环节，所涉领域涵盖工程建设、田间道路、农田水利、护林绿化、土地复垦等。在土地资源分配利用、流转、收益过程中发挥着重要作用。因此，转变传统观念，创新服务机制，研究档案管理工作规律，是实现土地整理档案资料在现代社会经济发展中发挥重要作用的技术保障。

一、提高土地整理档案管理的重要性

土地整理档案详细记录了采取工程、生物等措施，对田、水、路、林、村等实行综合整治等关于土地总体规划或专项规划的过程，通过土地整理措施的实施，增加了有效耕地面积，提高了耕地质量，调整了土地资源利用结构，改善了农业生产和生态环境，改善了农民生活条件。在土地资源分配利用、流转、收益过程中发挥着重要作用。因此研究和探讨如何规范、提高土地整理档案管理工作有利于最大限度发挥土地整理档案在现代社会经济发展过程中的重要作用，有利于提升土地整理档案的利用效率。

二、土地整理档案管理的策略探究

（一）提高档案管理认识，是土地整理档案管理的基础。1.加强学习，增强意识。要认真学习《档案法》《档案法实施办法》，充分认识到档案管理的重要性，从主观上树立工作责任感和严肃认真做好工作的思想意识，按工作优先，服务至上的原则，最大限度地发挥管理人员的主观能动性，更积极主动的投身于档案管理工作中。2.增强宣传，提高认识。加强对档案管理和保护档案资料的宣传，提高全体干部职工对档案管理重要性的认识；充分认识档案资源的价值，从主观上对档案管理有个全新的了解和认识，积极主动配合做好档案法制建设，使档案工作开展做到有法可依。3.争取领导支持是工作顺利开展的有力保障。向领导宣传土地整理档案管理工作取得的成绩，让领导层充分认识档案工作的地位和作用，积极争取领导的重视和支持；从机制上加强档案管理，重视人员、硬件、资金等投入，确保人力、物力和资源的合理配备。

（二）提高档案工作人员的素质是土地整理档案管理的前提。档案管理是非常复杂、烦琐的工作，是业务性很强的专业性工作，因此要加强档案工作者职业道德建设，培养档案工作人员爱岗敬业的精神；工作中严格遵守职业道德规范，尊重档案资料的真实性；培养埋头苦干，无私奉献的道德情操；培养严谨、细致、认真地做好档案收集、归档及保管工作的态度，树立扎实干，服务优，守纪律，创一流的坚定信念。不断提高管理人员的综合素质。

（三）做好档案分类处理是土地整理档案管理的重点。土地整理档案所要保存的内容是具有价值的文字材料、图纸、图表以及声像等文件资料。在管理中要依照选址、测量、科研论证、规划设计、审查批复、资金预算、招标、施工、监管、竣工验收等不同阶段进行细致分类，认真归档。要认真负责的对归档项目进行审查，文件材料要收集齐全，单项工程要有项目负责人审定。分类是土地整理档案管理中的初级工作，分类要细致，归档要认真，才能充分发挥档案资料在后期土地规划、利用环节的重要作用，是土地资源长期发展的历史依据。

（四）将档案资料数字化管理是土地整理档案管理发展的必然需求。1.开展管理人员技术培训是实现数字化管理的技术保障。随着网络技术的大力发展和信息技术的逐渐深入，不仅大大提高了工作人员的工作效率，而且提高了档案资料的完整性和持久性，在引进先进的土地档案管理信息系统后，要邀请业内专家对管理人员进行相关技术培训，转变管理理念，提高熟练操作软件的技能，定期考察管理人员的技术基础和工作能力，是实现数字化管理的技术保障。2.档案资料数字化管理是社会经济飞速发展的必然需求。当前正处于推进“四城同创、提升耕地质量、打造美丽乡村、建设生态宜居涪陵”建设的重要时期，土地征用与土地流转、农村建设用地复垦等工作大量涌显，档案查询、调卷和出具证明等工作繁多，管理人员的纸质业务堆积如山，为满足群众对档案资料的查阅和利用需求，充分发挥档案资料的利用价值，实现档案资料的安全管理和便捷查阅，需要做好网上备份、分类，建立数字化管理体系，因此，土地整理档案数字化管理是现代化建设的必然需求。

三、结语

总之，土地整理档案管理要能适应经济社会的发展，在社会经济建设中发挥较大效用，最大限度的发挥国土档案的使用价值，为土地的开发利用提供最真实的依据。

【参考文献】

[1]唐宝莲,吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案,2006(03).

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（1）相关规章制度、文件。包括各级各部门制定的煤矿安全生产规章制度及安全生产工作文件；煤矿企业安全生产机构设置、人员配备、任命文件，各种人员资格证书复印件，以及企业制定的安全生产操作规程和规章制度；上级部门下达的各种安全检查文书，企业落实安全检查情况和向上级汇报的各类报告；以及为应对各种可能的突况而准备的预案。

（2）煤矿企业建设相关档案。包括煤矿企业新建、改建、扩建工程项目的报建和审批资料，煤矿建设原始资料和图纸；煤矿安全生产许可证申办与报批资料，相关部门组织的安全评价、安全认证、安全材料；各类生产、安全设施设备采购、安装、使用状况资料，井下避险工程建设档案；企业日常值班调度情况、计划安排情况、安全检查落实情况。

（3）企业安全文化建设相关档案。包括企业安全意识的宣传、安全知识的教育、安全生产宣传培训计划;企业负责人、管理人员及班组长、员工安全培训记录;日常安全宣传培训记录及总结;特种作业人员培训、考核、复审、持证上岗记录等。

（4）企业员工自身相关档案。包括企业职工体检、职业病防治档案，职业安全卫生设施及实施计划；参加各类保险的名单和资料，发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据，其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据;劳动防护用品制度落实情况;职工的身体、心理健康、个人习惯及所受到处罚和奖励情况。

（5）煤矿生产安全事故相关档案。包括企业发现隐患的登记及应急排险记录，隐患整改的组织、跟踪与验收的活动资料；发生事故的原因分析、抢救、处理过程中形成的材料，对事故和相关责任人的处理情况，对上报告、向社会公布的相关资料。

2安全档案对于煤矿安全生产作用重大

（1）安全档案是企业安全管理的基础。企业是安全生产的责任主体，安全档案详实记录煤矿企业从建井到开采、从设备安装到使用状态、从人员管理到人员培训、从安全制度建设到安全文化建设等方方面面最基础、最原始的资料，是企业开展安全生产工作、落实安全生产主体责任的基础。

（2）安全档案是职能部门安全监管监察的重要手段。企业安全档案，便于检查人员查阅企业安全资料，有重点地勘察企业生产经营现场，有效地了解和掌握企业在自身生产经营活动中全员、全过程、全方位安全管理的状况，从而有事实、有依据、有针对性地监督指导企业安全生产工作。

（3）安全档案是强化企业安全文化的有效措施。安全档案详细记录了事故发生的原因、经过及造成的严重后果，这些真实、鲜活的文字、图片信息，具有很强感染力和触动力，对于普及安全知识、营造安全文化氛围、培养公民的自救能力、避免安全事故的发生等都有更好的宣传教育效果。同时，根据安全档案记录，可以详细掌握企业员工安全培训情况，有重点的加强特殊行业、特殊人群的安全教育培训。

（4）安全档案是明确事故责任的重要依据。安全生产事故给国家和人民群众造成巨大的经济损失和生命财产损失，其严重的后果决定了我们必须深刻分析事故原因、明确事故责任、处理相关责任人。安全档案提供了事故发生前最真实、最原始、最有说服力的证据，对于人们重建安全事故的原貌、总结事故经验，探寻事故发生规律等意义重大。

（5）安全档案为企业安全理念创新提供支撑。近年来，煤炭企业紧跟时展、不断更新安全理念，采用新技术、新设备、新工艺和新材料，积极抓好矿井安全技术改造工程，抓好落后产能的淘汰，更新改造老设备，努力提高煤矿生产机械化和信息化水平，建设智慧矿山。这些理念的创新总是建立在前人的研究成果上，自然都离不开安全档案信息的支撑。

3加强和改进煤矿安全档案工作的对策建议

（1）强化归档工作。煤矿安全档案形成涉及部门多、内容丰富、内涵复杂，载体形式多样，档案管理呈现多元化，这就需要从源头上强化文件归档管理工作。各煤矿企业应充分认识安全档案归档工作的重要性，明确分工领导，明确职能部门，配备专职档案管理员，形成有领导、有机构、有人具体抓的工作机制。确定安全档案收集范围，有的放矢，对不同部门、不同类型档案归档时间、归档方法提出不同的要求，指导各业务部门将档案分类、分层次、分时间、分内容统一收集归档，规范管理，防止档案散失。

（2）强化制度保障。制度管根本、管长效，要保证安全档案管理工作的正常运转并形成良性循环，就必须建立和健全各项规章制度，实现档案管理制度化、规范化。深入学习贯彻《档案法》，把档案工作纳入企业发展规划，逐步建立、健全档案管理制度，完善档案归档、档案借阅、档案保管、档案保密等制度，明确企业发生重大事项、召开重要会议、引进重要设备、重大技术改革等都需要有档案人员全程参加。明确档案人员的职责，并将档案管理和工作人员岗位责任制落实情况纳入考核内容，做到职责明确，规范管理。

（3）强化队伍人员素质。①各煤矿企业要高度重视档案管理人员的培训工作，加大培训教育力度，建立教育培训的运行机制，制定切实可行的培训计划，努力提高档案管理人员的政治思想和业务素质；②在培训过程中，要注重实效，结合企业实际情况，运用档案管理的新技术、新知识、新技能，有针对性地开展培训教育工作，使档案管理人员认清档案管理的发展趋势、自身的不足、努力方向。

（4）强化现代技术手段运用。①推进档案管理信息化建设。目前，各煤矿企业已经实现了办公自动化，安全档案工作如果利用计算机等技术，便可收到事半功倍的效果；②推进档案数字化建设。通过数字化处理，将档案内容存在移动存储介质里，能够永久保存；③可以建立数据库，编制档案检索工具和检索系统，为档案查询利用提供了便利，也有利于对各种数据和情况进行分类与统计；④信息资源得到了共享，档案利用率大大提高。

4切实抓好安全管理档案的综合利用

（1）促进安全生产自我约束和持续改进工作机制的形成。煤矿企业按照国家安全生产法律法规的要求，进行对照检查，对自身必须落实的各项安全生产管理工作“底数清、情况明”。再通过把这些项目内容进行“对号入座”，促使企业内部安全生产管理工作在机构、人员、责任、制度、经费、教育、措施等方面自觉落实，由此加强安全生产管理基础，规范安全生产行为，完善安全生产条件。

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档案内容的变革直接影响了档案管理的方法，在传统的档案管理中，档案管理工作人员只需要按照纸质档案的归档和保存方式进行档案管理即可，可以说管理方法是不变的，但是在档案数字化管理的过程中，与档案存储、档案安全维护相关的管理行为需要工作人员能够熟练操作并解决与计算机使用相关的问题，而这些技术又是完全不同的，例如归档和调取在计算机上的路径截然不同，音频、视频与文档形式的档案资料整合所需要用到的软件工具也完全不同。数字化的档案管理办法完全是基于计算机和网络使用的，这是档案管理方法与现代社会主流文化接轨的象征。

（二）档案管理目的更加多元化

数字化档案管理的第三个特征就是档案管理目的更加多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记录，协助单位预测发展目标，为单位多种决策提供帮助和建议，但不能为普通职员提供相应的档案服务，也不能通过档案管理工作体现单位在同等社会组织中的地位，这主要是由于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。而数字化档案管理能够实现档案异地调取，从网络平台上实现档案共享亦非难事，这使得“方便个人调用档案”、“实现服务性档案管理”也成为档案管理的目的，国家相关部门亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面貌。

二、档案数字化管理中容易产生的问题

档案数字化管理的多种工作特点使得档案管理工作面临着种种问题，致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍，数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管理工作在组织中发挥作用，就必须从发现管理问题入手进行分析，笔者根据多年工作经验，总结目前数字化档案管理工作主要的问题包括以下三个方面。

（一）档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配

现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识，能够妥善处理一些常见的信息文件问题，如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司机密相关的文件进行多重加密、定期、高效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题，很多档案管理工作人员年龄偏大，常年工作在传统档案管理的模式下，习惯于纸质档案的管理规则和办法，在传统的档案管理工作中能够出色的完成工作，但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低，这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，十分容易造成档案的丢失；并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中，认为数字化档案管理是“没必要”的，这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。

（二）档案资料的保管过程中的科技风险难以避免

在现代化管理手段下，使用信息技术是档案管理工作中必须的一个环节，而档案管理中的信息技术漏洞十分容易导致档案安全问题。首先，在档案管理现代化过程中选用的档案管理软件本身有可能是开发不完善的，毕竟应用于档案管理的软件是近几年才开发出来的，软件的稳定性、对病毒甄别的能力都还在研究当中，软件自身的程序问题造成档案丢失的状况有可能发生；其次，员工在调用档案的过程中，由于对档案软件操作的不熟悉以及对信息类档案保密的忽视，经常有对档案资料保管不利的情况，例如于对档案的随意存放很可能导致档案信息泄露，在档案网络传输的过程中可能被盗取等；最后，由于互联网网络本身的漏洞和计算机编码技术的高速发展，在不具备高级防护系统和专业的信息科技人才的情况下，档案存储和管理系统很容易被黑客入侵或者遭受网络病毒的危害，恶意的网络攻击轻则导致档案信息丢失，重则导致整个档案管理系统的瘫痪，这对档案保管来说是重大的威胁。

（三）档案管理工作的复杂性容易导致程序问题

档案管理工作包括收集资料、整理资料、归档和存储多个步骤，而数字化档案管理是基于电子信息科技的，收集资料、整理并且归档往往是在一个程序平台上完成的，如果档案资料的格式多样，就必要进行二次加工，而再次录入很容易引起人为的误差，档案的真实性也因此不能保障，这就要求档案资料在文件格式和存储形式上的统一；另外，由于档案管理内容繁复，工作人员比较多，不同工作人员对档案归档和整理的次序如果不能协调统一，则很容易造成同一个档案被重复录入的情况，而档案文件格式问题和系统中档案重复录入的问题很容易导致作为档案管理工作必要支撑的管理软件的崩溃。

三、完善档案数字化管理的方法

（一）提高档案管理工作人员的职业能力

要提高档案管理工作人员的职业能力，首先要改变档案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质是提高档案管理工作人员职业能力的必要措施，重视到对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度是提高他们职业能力的根本方法。

（二）完善档案安全维护体系

应建立健全安全技术防范系统，积极应用各种先进的计算机加密、防入侵、防病毒等技术，照片修复技术，电子信息恢复技术，计算机处理录音录像技术等，为档案安全提供技术支撑。另外，切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，及时转换成缩微品或纸质档案，以确保它们长久可读。另外，档案安全维护体系的建立还必须有财力和人力的支持，因此各单位需要在档案安全维护上拨放一定的资金，用以专门更新档案保密系统，或聘请计算机技术人员对单位档案安全系统进行检查和漏洞修补；有条件的单位可以自主培养或外聘计算机技术人才，专门负责数字化档案管理中的档案信息安全维护，以增强自身的档案安全管理能力，除此之外，单位还应该重视对员工的档案安全维护教育，使调用档案的员工在享受档案服务的同时为档案安全负起责任，从档案使用和保管的细节方面入手，尽量降低档案安全管理的风险。

（三）制定标准化档案管理工作规则

目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作，各单位档案部门应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了档案数字化建设的发展。有的单位在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响单位对档案数字化建设的信心，也影响了档案工作人员对数字化档案管理工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据单位的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案数字化管理在实际应用过程中少走弯路，如制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证档案管理软件的有效运行。结合行业、地域环境等实际制定并认真落实好《档案管理标准》、《档案馆工作标准》和《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等各种档案管理制度，也是保证档案管理工作标准化的基本方法。

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2仿真实验及分析

通过应用云计算，能够大幅提高档案馆IT工作的效率，节约IT业务成本，更容易发挥档案馆的资源优势。随着“云”概念的深入及应用，越来越多的软件服务和虚拟计算资源将放入“云”中，这样无疑会增大对网络宽带的需求，同时也在一定程度上降低了搜索速度。DE算法的基本思想是：对随机初始化的种群中的个体进行变异操作产生变异矢量，变异矢量与目标矢量进行交叉操作产生试验矢量，通过“贪婪”的选择操作，产生新一代种群。将“云”中的每台服务器看做一个个体，整个“云”看做一个种群，采用基本的DE算法对种群进行全局搜索，每代搜索结束后，采用优化最优解机制构建局部搜索策略的初始解，以达到改善候选解的目的。如何使得缩放因子F既能有利于对解空间的开发又能利于种群的收敛，姜立强等对差分进化算法缩放因子取值策略进行了研究，通过仿真实验表明，F随迭代次数的增加而逐渐减小有利于提高算法的收敛速率。

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二、加强对档案管理人员的专业培训

当前我国的文化馆职能的不断更新和丰富，文化馆的档案工作也正由原来的档案管理向档案信息中心转变，因而如果文化馆的档案工作人员还抱着原来的工作方式和态度来参与到文化馆的档案工作中来是不够的，且随着文化馆档案管理信息化程度的不断提高档案管理人员的业务能力必须要有所增强。首先就档案管理人员的职业道德素养而言，文化馆要加强对档案工作人员的道德宣传和教育，提高档案工作人员的道德素养。档案工作与一般的服务性工作不同，它的效益是通过服务对象利用档案后所取得的经济效益和社会效益来实现的；且文化馆的档案多是与我国的非物质文化遗产有关，是珍贵的历史资料，档案工作者不能盲目的向利用者提供档案资料；再有文化馆的档案管理工作是十分复杂和繁琐的，需要对所有的非物质文化做详细和准确的记录与编排。因此文化馆的档案管理工作是颇为特殊，且意义非凡的，对档案工作人员的职业道德素养的培训和教育是必要的。其次，是档案管理技术和知识的培训。随着文化馆馆藏资源的不断丰富，以及与管理信息系统应用的普及，文化馆的档案管理人员单靠基础的文化科学知识是不够的，还需要具备更加丰富而专业的档案管理知识，并且能够较为熟练的运用现代电子计算机设备和通讯设备来进行档案的管理。因此文化馆需要定期组织档案工作人员进行专业知识和技能的培训，从整体上提高档案管理员的业务能力，确保档案管理工作人员的配置与设备相配套，进而有效提升文化馆档案管理的工作质量。

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在现代社会，人力资源已经成为了各行各业发展中一个最为重要的环节，因为任何工作的开展都不能离开人这一最为基本的因素。而对于人力资源的管理来说，除了开发、使用等环节外，人力资源档案的管理也是人力资源管理的一个重要方面。因为，科学合理的人力资源档案管理能够更好的提升人力资源管理的整体效率，从而促进组织的发展。

一、人力资源档案管理工作中存在的问题

1.人力资源档案管理效率低。简单的说，人力资源档案管理的效率就是在实施人力资源档案管理过程中，所消耗的人力、物力等资源同档案管理最终实现的管理效果之间的比例关系。对于人力资源档案工作来说主要包括的工作内容有档案的收集、归档保存和调用等。例如，对外来务工人员的工龄和职业发展进行建档，既要对外来务工人员的基础档案资料进行搜集，还需要对务工人员在就业过程中的职位转移、薪酬等方面资料进行搜集，这些资料的搜集需要档案管理工作人员耗费很多时间，但目前的档案管理工作却缺乏一个成熟的程序以使这个步骤简化，与此同时，搜集来的资料和档案的利用率却很低。2.人力资源档案管理人员素质欠缺。在人力资源档案管理中，管理人员的素质能力有着十分重要的作用。而我国很多档案管理人员在专业素质上都存在着明显的差距。集中的表现在有点人力资源档案管理人员都是兼职的，不是专门从事人力资源档案管理的；有的人力资源档案管理人员年龄明显偏大，在工作积极性上明显不足；有的人力资源档案管理人员对于信息技术的掌握不够深入，导致在信息化时代下，人力资源档案管理工作难以实现数字化。3．管理方法不够先进。档案管理方法是指在档案管理过程中的档案资料形成方法以及档案储存和调用的方法。目前大多数电力工程建设档案管理还处于传统管理的状态，档案管理资料多是纸质的，这些资料规整起来十分耗费时间，查找起来也十分麻烦。另外，在工程建设的施工过程中，有很多能够为以后工程建设提供借鉴的工作细节，却往往因为无法快速形成纸质档案而被忽视，这直接降低了档案的质量。

二、应对人力资源档案管理问题的对策

1.规范化人力资源档案管理，提升工作效率。人力资源档案管理应当首先建立一套完善的工作规范，明确档案管理工作的各个流程和环节，利用规范的制度，来提升工作的人员的积极性，激发出工作热情。这其中最为有效的就是科学的考核办法，利用科学的奖惩机制来督促工作人员合理的安排工作，从而达到提升工作效率的目的。具体的说可以多设置一些奖励措施，如对全年工作没有出现问题的工作人员可以发放物资奖励等。2.强化人力资源档案管理人员素质。对于人力资源档案管理来说，人力资源同样是核心要素。这就要求我国的各类组织要首先设置专门的人力资源档案管理岗位，确保专人负责人力资源档案管理，从而保证人力资源档案管理的专业性。其次要多培养一些年轻的人力资源档案管理人员，培养他们在人力资源档案管理工作的热情，激发他们的积极主动性，从而提升人力资源档案管理的效果。第三，现代人力资源档案管理要求的是复合型人才，不仅要掌握专业的人力资源档案管理知识，还要具备有足够的信息化技术能力，这就要对人力资源档案管理人员进行信息化技术的培训，使其掌握基本的信息化技术，从而保证人力资源档案管理工作的开展。3.应用信息化技术手段。对于人力资源档案管理来说，要实现全面的信息化管理，一是需要增加对档案管理的资金投入，购置档案管理信息化所需要相应的软、硬件设施，如最基本的办公室常用设备，打印机、扫描仪、电脑等，档案管理部门必须及时了解工作需要哪些设备；二是应该制定档案管理信息化的战略，并真正实施，设立专门的监督部门对信息化过程进行全程掌控。

三、结语

人力资源档案管理对于人力资源的开发、利用等方面都有着很好的促进作用，完善人力资源档案管理能使人力资源的整体管理效率大幅提升。而我国由于社会发展的多方原因，在人力资源档案管理方面存在着一些问题，我们必须要正视和解决这些问题，才能保障人力资源档案管理工作朝着更好的方向发展。

作者:黄卫东 单位:广东省惠州市第一妇幼保健院人力资源部

参考文献

[1]崔启顺.人力资源档案管理问题的探讨[J].办公室业务,2016(12):150