档案建设论文汇总十篇
时间：2023-03-20 16:09:47
序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案建设论文范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。
篇（1）
1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
2、形势发展的需求
21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
3、社会强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
二、档案数字化建设的内容
1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3、有重点地抓好数据库建设
目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
三、档案数字化建设的步骤
1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。
2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。
截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考资料
篇（2）
2扎实推进信息化基础工作，丰富档案信息资源
成功的档案网站必须有丰富的档案信息资源网，充实网站内容，满足不同的利用者的不同需求。而充实档案网站信息内容的关键就是要使大量的传统纸质档案实现数字化，建立档案资源数据库，这是高校档案网站信息资源的主要来源。为此，要扎实做好档案信息化的各项基础性工作，包括：通过档案馆现有力量或采取商业化运行手段，对部分或者全部外包的形式对现有纸质档案资料的进行缩微、录入、扫描、数码拍摄等，转换成文本、图像、图形等计算机可识别处理的数字形式，形成结构有序、可供保管利用的数字档案信息库，并存储在网络服务器中，利用计算机提供查询、检索和浏览。另外，要加强特色档案资源整合力度。特色档案往往最能反映一个馆藏机构的价值，是馆藏的精华所在，能够充分发挥档案的文化娱乐、历史教育功能。在此基础上，可以通过与其他高校档案网站建立友情链接，实现与校外档案馆藏特色资源有效整合，从而达到信息的多途径沟通、全方位共享，满足用户的最大需求，扩大网站的影响力。
3充分运用档案管理系统，建立网上电子文件归档平台
目前，很多高校采用了“南大之星”档案管理系统，该系统既可用于档案馆及校内各单位档案员用户管理、联机管理档案数据库，也可让全校师生和社会各界通过互联网查询有关档案信息。档案管理系统的充分使用，并与校内其他应用系统如教务管理系统、科研管理系统、毕业生信息管理系统的有效对接，是档案网站建设信息资源源泉，可以完善档案网站功能。武汉大学、华南理工大学等高校通过运用档案管理系统，建立网上归档平台，各立卷归档单位实时进行网上电子文件归档，提高了工作效率。有条件的高校应组织力量开发适应于本校情况的各类档案管理应用软件、文件档案数据库系统、网上档案编研平台等。技术条件不具备的高校，可以采用现有的档案管理系统，如“南大之星”档案管理系统目前在高校应用比较普遍；已建立办公自动化（OA）系统的高校，要积极做好OA条件下新产生的且有保存价值电子文件的接收与管理工作，实现网上电子文件实时归档。
篇（3）
在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆（室）中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的，在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识，现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。
一、究竟什么是档案信息化？什么是档案信息化建设？档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。
档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢？
档案信息化应遵循以下三个原则：
1、规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
2、安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。
3、效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。
以我单位为例：我单位现保管着管理类档案、产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、实物档案、照片档案、地质档案等多种类别的档案。但其中以地质档案的利用率最高。地质档案中详细的记录着每一口油水井的动、静态资料以及每口井从投产到目前的生产数据，油水井演变过程，能给我们提供初始条件下地下储层的情况，是原油生产建设的主要依据，是科学决策的基础条件。有效利用地质档案为油田的高效开发和稳产提供了强有力的保障。因此我室就将地质档案做为档案数字化工作的重点，集中投入大量的人力、物力、财力率先对二十一万余份地质档案进行了档案信息数字化工作。
那么档案信息化建设又需要遵循什么原则呢？在进行档案信息化建设时，应遵循的基本原则是：
1、文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。
2、归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。作为企业内部的档案馆（室）要想在信息化建设中有所建树，使档案工作适应社会和时展的需要，并能将档案信息化建设落到实处还应该坚持前瞻、协作、实用、人才储备四项原则。
1、前瞻原则：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要高昂的费用。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆（室）在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。
2、协作原则：档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆（室）来说，独立完成这些项目存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此，只有坚持协作的原则，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
3、实用原则：档案信息化建设不仅在量，更在于质，在档案信息化建设中，档案馆应坚持实用的原则。不仅要对馆藏档案目录进行数字化处理，更应有选择地对馆藏档案进行全文数字化，在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息服务满足社会需求，使自己的信息具备"惟一性"，从而让利用者面对庞大的信息体系，而选择点击你的网址；根据利用者的需求，将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。
4、人才储备原则：由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。
参考文献：
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档案人才流动性较大，很难培养和留住档案人才。这一点与档案管理工作自身的特点息息相关：一是工作强度大；二是工作比较枯燥、繁琐；三是工资待遇不高。对于人员的服务水平提出了更高的要求。比如，在政府简化审批流程、缩短审批期限的大背景下，我市工程档案部门受理档案验收的承诺期限由7天缩短为3天，而且增加了档案预验收环节，工作量和工作压力的骤然加大，对档案人员的耐性提出了更大的考验。
1.2档案数量的增加对档案管理方式提出了更高的要求
（1）服务技术和服务方法比较落后。资料搜集和整理依然仅靠人工处理的方法，信息化发展缓慢导致工作效率和服务效率普遍较低；（2）即使有些城建档案管理部门已经对档案实施了信息化管理，但档案实体的整理和档案信息化扫描的工作进度无法保证即时完成，从而影响了档案提供利用工作水平；（3）相比于一些发达国家，我们的管理理念、管理技术、管理设备严重落后。而且各个城市之间城建档案管理水平发展不平衡。这是由两个方面原因造成的：一是对城建档案重要性认识不足导致重视程度不够；二是经济发展水平落后导致资金投入力度不足。
1.3档案数量的增加对档案利用模式提出了更高的要求
档案数量的增加直接导致档案利用量的增加，加之人员不足、管理水平相对落后，导致档案利用需求很难在第一时间得到满足，由此导致档案部门在政府、企事业单位及民众心目中的公信力下降，从而也影响到部门自身的发展。提供及时、准确、全面的档案信息，是对我们城市建设档案部门提出的最基本要求，但是当前形势下，我们有些城建档案管理部门在这一点上难以做到。
2提高城市建设档案管理工作水平的对策
2.1加强城市建设档案人才队伍建设
（1）通过“感情留人、事业留人以及适当的待遇留人”，广泛吸纳人才，打造一支专业的档案管理人才队伍。适当提高城建档案管理人员的待遇。（2）要定期不定期对管理人员进行有针对性的培训，提高他们的专业素质。对于优秀的管理或技术人才，要给予重点培养。（3）通过绩效考核机制的建立，对工作优异者给予适当的物质和精神奖励。以此鼓励先进、激励后进。
2.2提高城市建设档案管理工作的规范化水平
（1）对档案进行全面的核查，在对竣工档案资料进行移交时，包括前期准备文件、施工文件、竣工文件等资料都要保证其完整、准确、规范和系统。（2）档案信息化工作的基础是档案的著录。由于每个城市建设档案管理单位的条件不同，应该研究制定统一的《城建档案著录细则》，以实现档案著录的标准化和规范化。（3）合理组卷，在整理过程中如若发现案卷内容混乱，无页码等现象出现时需要重新进行加工，并将有联系的文件组合在一起。组卷合理化和规范化不仅有助于科学管理、优化馆藏，还能提高计算机管理的利用效率。（4）档案分类号以及档案题名的准确无误有助于提高检索查准率。对一些含义不清或模糊的题名要进行及时的处理，避免出现计算机无法识别的情况。
2.3提高城市建设档案管理工作的信息化水平
随着现代信息技术的迅猛发展，促进了先进信息技术与档案管理工作的融合，城市建设档案管理实现网络一体化：借助相应的软、硬件平台，通过扫描、录入等方式，实现档案的“三态”同步，从而实现网络检索和在线阅览，大大提高了城建档案的利用效率。我们的社会已经处于一个信息爆炸的时期，信息技术的在各行各业获得了巨大的发展。城建的档案管理也必须跟上时展的步伐，将一些已经不符合或者陈旧的管理模式加以改进和创新，以此更好的为城市建设提供服务。将先进的信息技术引入到城建档案管理上来，从根本上提高城建档案管理工作的信息化水平。
2.4通过服务外包的形式提高城市建设档案管理工作水平
由于档案管理单位的人员和编制有限，通过政府购买服务的方式，采取服务外包的形式，来完成城建档案的实体整理、图片扫描和数据录入工作，也不失为解决当前矛盾行之有效的方法，并且该方法已经在相当大的范围内取得了较好的效果，在城建档案整理、档案数字化和提供利用工作中发挥了不可估量的作用。
2.5提高社会的“档案意识”和档案的“社会意识”
为经济建设服务、为城市建设服务是城市建设档案工作的根本目的，也是我们一切工作的出发点和落脚点，是我们自身的价值所在。我们必须紧紧围绕这个中心，为社会提供全面、及时、准确的档案信息，充分发挥自身的价值。我们要注重服务理念、方式方法的不断创新，实现由传统服务向现代服务的转变：一是要改变“重藏轻用”的旧观念，树立“以用为主”的新观念，如指引群众通过“依申请公开”的方式申请利用。二是开展城建档案编研工作，将信息整理加工成册，提供给社会利用。三是利用互联网技术将信息主动给社会。城建档案部门一定要充分提高“社会意识”，由此提高自身价值。另外，城建档案部门还要加强自身的宣传，通过提供良好的服务来提升整个社会的“城建档案意识”。
篇（5）
二是要统一督导。为了强化企业档案的监督指导工作，要积极争取档案行政管理部门的支持，每年集中时间组成联合督导组，对本企业所属的各单位档案工作进行一次督导指导和检查，并按标准验收发证，通报情况，切实保障本企业档案管理在科学化、规范化、标准化的轨道上持续发展。
篇（6）
二、促进档案管理科技建设创新的策略
1.转变观念，提高企业对档案管理的重视度
企业管理者及档案人员要转变传统的企业经营管理，将提高档案管理工作的科技建设和创新发展纳入企业的工作重点内，充分意识到档案管理工作对企业发展的重要意义。企业管理者要加大对档案管理重要性的宣传和教育，各级领导要发挥引导作用，要与时俱进，利用现代化的管理手段和科学技术来技术调整和完善企业内部档案管理工作。要加大对档案管理工作的资金投入，加大对档案管理的基础设施建设，完善管理设备，建立科学化、创新化、信息化、现代化的企业档案管理体系。同时，档案管理人员要不断丰富自身的专业素质，加强与其他工作人员的交流和沟通，吸收别人先进的管理经验，增强自身的工作责任感。
2.制度保障，建立健全的企业档案管理制度
健全的企业档案管理制度是提高企业档案管理工作质量，促进企业档案管理科学化和创新化发展的制度保障。企业在构建档案管理相关制度时，要遵循《档案管理整理规划》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，确保企业所制定的档案管理规章制度符合国家的制度要求，达到国家规定的标准，做到有法可依。同时，企业档案管理制度的制定需要依据企业自身的生产服务要求，通过与企业各个部门的管理者和档案管理工作人员召开会议研讨，进行全面的讨论后，起草初步的档案管理制度。需要注意的是，制定好的档案管理制度采用试行的方式，在某部门先试用，发现不足即可进行针对性的更改，以确保企业档案管理制度的科学化和创新化。
3.电子化发展，重视电子文件管理
网络化和数字化的普及发展，促进了企业档案管理工作的发展和创新，档案管理模式也从传统的方式向电子化模式转变，即由传统的可视记录识别转换为机器识别代码型发展，机器识别代码型即所谓的电子档案。与传统的纸质文件材料相比，电子档案管理下的电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上，修改形成后，即可贮存到办公的信息数据中，技术人员和档案人员即可实现信息的共享，弱化了档案和文件的界限。同时，在企业的各项管理活动中，电子文件凭借其快捷、精确的特点正逐步取代了纸质文件，电子图纸也以巨大的优势被广泛应用。利用计算机手段和辅助工具设计的电子图纸，不仅易于存储和查询，还更加形象具体。此外，传统的文书档案、声像档案、科技档案、会计档案、基建档案和人事档案等分类被取代，逐渐形成了以企业信息集成系统中各个流程和管理模块的设置和发展。利用电子文件管理，能将分散在各个管理系统中的档案信息通过利用计算机规定的指令来随机调整和设置分类方案。因此，新形势下的档案管理科技建设创新工作，必须加强电子档案和电子文件管理，实现企业档案的数字化、科技化、信息化、创新化发展。
篇（7）
二、树立全新的档案工作理念，积极应对信息化给档案管理带来的变革
城建档案信息管理系统，由软件、硬件、数据三部分组成。其中，硬件设备和软件平台可以通过引进得到，唯独数据库的构筑只能依靠自己扎实建设。因为信息管理系统的实施和成功运作，要靠基础数据的支撑和对基础数据的科学管理。为此，必须努力将档案管理工作的每个环节，都调整到适应信息化建设上来。一方面，要根据档案管理的要求，对信息化的总体规划和建设任务提出明确要求，联系实际，不断加大信息管理系统研发应用工作的力度，积极扩展研发成果和实际应用。另一方面，要充分运用信息化的技术手段和网络平台，积极开展档案管理和档案数字化工作，推动主要业务工作重点有序向信息化建设全面转移。
三、在城建档案信息化建设中应注意把握的几个问题
1．数字化、网络化不等于信息化。城建档案的信息化建设具有广泛的内容，它包括城建档案信息资源的有序整理、信息数据库与信息网络的建设、信息资源的开发利用、信息化人才队伍的建设以及促进信息资源开发利用的政策法规、规范标准的制定等等。因此，不能简单地把档案资料的数字化、档案信息网络的建设等同于信息化建设，而应从多方面入手促进城建档案信息化建设。
2．立足现实，加强标准化建设。城建档案信息技术处理，既有地域上的差异性，又有业务上的共同性。目前，各地城建档案馆普遍单独进行计算机管理系统的开发，无论是经济性、通用性都不利于协调统一。当务之急是加强城建档案馆之间的横向联系，按照统一的标准、规范，把计算机应用及适合共性特点的软件开发作为信息化建设的切入点。要力求软件功能设计既具有相对的统一性，又具有一定的灵活性和较强的应用性，争取在最大范围内建立统一的网络平台，整合档案信息资源，以整体优势最大限度地实现信息资源共享。
3．确保“城市记忆”功能的实现。城建档案集中、系统地保存了城市规划建设与管理的重要信息资源，具有很强的信息优势。因此，信息化建设不仅要解决好与城市建设系统各专业、各行业及其管理环节上的合作，实现城建档案信息与相关信息的融合贯通，还要解决好信息数据的长期保存和安全传输问题，确保“城市记忆”功能的实现。
4．注重质量，加强特色建设。信息化不应流于表面和形式，而是要注重由信息技术支持的档案信息是否适合用户需求，是否实现了档案服务功能的全面拓展和最大优化。如果传输的档案信息不能被接受和利用，那么信息化就意义不大。为此，城建档案工作必须与社会广泛联系，了解社会需求，掌握信息利用规律，深入挖掘馆藏潜力，注重特色建设，在档案信息服务方面充分体现吸引用户的魅力。
5．着重用户的实际与需求。不同方面的用户是信息化建设成果的直接受用者，但由于受计算机知识等因素的制约，使城建档案信息化与一些用户还有一定距离。重要的是要建设一种便捷的、更加适应用户需求的新型档案信息服务关系，充分照顾用户需求，保持与社会同步发展。
篇（8）
2.有利于发挥公共安全事件档案的咨询和决策作用。随着改革的逐步深化，我国进入经济社会转型期，各种矛盾日益尖锐，各种利益不断冲突，公共安全事件频发。近年来，我国的地震、洪涝、干旱、冰雪和泥石流等重大自然灾害频发，SARS、甲型HINI流感和禽流感等重大公共卫生事肆虐。与此同时，各类重大刑事案件、群体性突发事件、暴力恐怖案件等社会安全事件以及特大交通事故、特大矿难事故、环境污染事故等事故灾难接连不断。这些都考验着我国各级政府的应急管理能力。然而，公共安全事件档案作为一种重要的信息资源，记载了以往公共安全事件的全景原貌，总结了以往公共安全事件预防、处理的经验教训以及探寻了以往公共安全事件形成、发展的规律。公共安全事件档案，不但可为各级政府应对新的同类公共安全事件提供参考与借鉴，而且为各级领导的咨询与决策提供信息支持。
3.有利于发挥公共安全事件档案的评估和评判作用。《中华人民共和国突发事件应对法》规定“：国家建立重大突发事件风险评估体系，对可能发生的突发事件进行综合性评估，减少重大突发事件的发生，最大限度地减轻重大突发事件的影响。”由于，公共安全事件档案对事件发生的诱因、发展的进程、产生的影响、造成的损失等都做了真实完整地记录。因此，公共安全事件档案资料对评估可能发生的公共安全事件有重要作用。首先，通过已有类似的公共安全事件档案，人们可以较容易地明确风险评估目标、制定风险评估计划、选择风险评估方法以及建立风险评估指标。其次，通过公共安全事件档案，人们还可评判政府处置公共安全事件的态度是否积极、采取的处置措施是否科学、善后安置是否到位等。
4.有利于发挥公共安全事件档案的科学研究作用。公共安全事件档案为科学研究提供了第一手支撑资料，档案部门应联合高等院校、科研机构等单位共同开展公共安全事件档案的研究。鉴于，近年来我国各地频发的地震灾害，档案部门可以利用地方史志档案资料查找历史上的地震数据，根据档案记载，对每一次地震发生的前兆，地震与周边地理环境的关系，地震范围和级别，地震造成的人员伤亡和财产损失情况以及可能影响的人口数量和交通情况等进行精确分析，我们通过这些数据，不但可以分析地震发生、发展的规律以及不同级别地震所造成的损失，而且可以制订不同区域不同级别地震的应急预案，最终为政府的救灾抢险工作提供指导。例如，为了使政府的救灾抢险工作顺利开展“，日本政府开发了‘地震受灾早期评价系统’，该系统存储了大量4级以上地震灾害的资料，能在地震发生半小时内计算出受灾规模，指导政府救灾抢险有效进行。”
二、加强公共安全事件档案建设的措施
篇（9）
二、当前我国档案安全管理存在的问题分析
1.档案安全管理制度不够完善
当前我国档案安全管理工作方面的制度体系建设相对较为薄弱，造成了整个档案安全管理工作的前提基础不牢靠。特别是针对档案资料的收集整理以及安全应急管理制度不够健全，导致在档案管理工作中经常出现档案遗失、信息丢失或失效等档案管理安全事故问题的发生。
2.档案管理安全保障技术水平不高
当前信息化时代档案管理工作早已经步入了以数字档案为主体、数字纸质档案并存的时代，对档案安全管理工作的要求也越来越高。然而一些单位的档案安全管理保障技术水平不高，档案资料的安全完整性很容易受到威胁，一些的核心档案资料甚至出现泄露问题。
3.档案安全管理专业技术人才较少
档案管理工作是一项系统复杂的工作，对于档案管理工作人员的专业能力、安全意识、学习能力等普遍要求较高，但是目前我国很多单位的档案管理工作人员队伍力量不足、素质不高，而且普遍缺乏档案管理安全意识，再加上没有必要的教育培训，制约了档案安全管理工作的有效开展。
三、优化档案管理安全体系建设的措施
1.完善档案安全管理保障制度建设
在档案安全管理规章制度建设上，首先，应该建立科学的档案资料收集制度，特别是全面利用前端控制理论，加强档案部门与业务部门之间的沟通，对不同档案资料的重要性、归档保存要求等进行明确，合理分级确定不同的安全管理措施。其次，档案管理部门应该强化档案安全保管制度的建设，为所有档案建立全宗、档号，并编制好档案检索查询目录，全面掌握所有的档案资料；同时，对所有的档案资料进行定期检查，确保档案载体的安全性，尤其是对于电子档案载体，必须设置相应的防磁化、防复制保护技术。第三，建立有效的档案管理安全应急制度，重点是针对档案管理工作建立相应的安全预警机制以及损坏档案资料的恢复工作，以确保档案资料的安全可靠。
2.提高档案安全管理技术保障水平
对于档案安全管理技术保障水平的提升，重点应该针对当前信息化、数字化的特点，合理的确定各种安全管理方案。首先，在档案的安全管理的基础设施建设上，应该严格按照国家档案馆建设标准的要求，对档案馆的库房、机房等进行标准化的建设，避免档案资料受到各种物理、化学或者是生物灾害的影响。其次，重点加强对电子档案的安全保障管理，对于一些涉及保密需要的档案资料，必须采取防扩散加密技术进行处理，同时对于一些重要的数字档案必须建立自动备份以及异地备份技术，并加强对防火墙技术、安全检测技术、虚拟网络技术等网络安全技术的运用，以确保档案资料的安全可靠。第三，应该加强对档案安全修复技术的研究应用，对于一些有损坏的档案资料及时制定档案修复技术，或者是与外部修复服务商合作，提高企业的整体档案安全管理水平。
3.加强档案安全管理人才队伍的建设
在档案安全管理工作的实施上，一支合格的档案管理工作队伍是基本的要求。首先，在档案管理工作人员的引进选拔上，应该尽可能的引进高层次、创新能力强的人才充实到档案安全管理工作中。其次，应该重点加强对档案管理工作人员的综合能力教育培训，除了必要的档案管理知识以外，还应该加强档案安全管理理念以及计算机技术的教育培训，使其既可以准确的掌握档案管理工作的程序以及安全管理要求，同时也可以有效运用各种信息化手段提高档案管理工作效率。
4.提高档案资料的保密管理水平
在档案的安全管理工作中，保密工作是一项非常重要的安全管理要求。对于保密管理，首先应该根据档案资料的不同性质，准确的确定档案资料的保密等级以及使用权限，严格进行权限的控制管理。其次，在这些档案资料的管理过程中，应该严格控制档案资料的传输和复制，尤其是加强对各种照相机、录像机、智能手机使用的控制，以免资料泄露造成档案管理安全事故。
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1.1人事档案是组织人事工作的重要依据
新时期的高校人事制度要求组织及领导能够“知人善任”，这就要求组织在选拔人才的时候能够善于了解人、使用人和培育人，做到选贤举能。因此，在选拔人才的时候要全面了解其历史经历，以能够是学校的人事制度更加科学地制定。而人事档案中记载着一个人的政治思想、道德水平、政策水平、组织活动能力、学历知识水平、业务技术专长、家庭社会关系和身体健康状况等。查阅一个人的人事档案就能够对被查阅者有一个较为全面的认识。上级组织只有将一个人的现实表现与历史情况有机地结合在一起，才能全面的了解他，以能够在日后的任用中扬长避短，调动教职工的积极性，为学校的发展贡献自己的聪明才智并不断完善学校的人事制度。
1.2人事档案是维护个人权益和福利的法律信证
档案在当今社会中的作用越来越重要，在学校中也是一样，教职工如果没有档案，很多手续就无法办理。随着学校保障制度的建立与完善，在养老保险、医疗保险、生育保险、工伤保险、失业保险及退休后保险金的发放问题上，个人档案所记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都是最主要的依据，没有人事档案，社会保障与本人福利将受到影响。同时，在教职工的职称评定时，也需要档案作为信证，而职称的评定直接与教职工的收入挂钩。公平合理的分配制度能够激发教职工的工作热情，使他们更加积极地投身到学校的建设中去，为学校的发展服务。
2.文书档案对高校发展建设的服务作用
高校文书档案是高校管理的一个重要方面，是高校综合工作的重要组成部分。良好的文书档案管理，不仅能够有助于健全文书处理工工作制度，提高公文质量，更有助于高校作风建设，提高高校工作效率。
2.1文书档案在高校发展建设中的助手作用
文书档案是高校档案的集散地，无论是上级下达指示、下级请示工作，平行业务联系，还是各部门人员查找资料，都要首先使用文书档案。文书档案作为高校信息传递的窗口，对高校各种工作起到很大的辅助作用。既可以收集各个职能部门的信息，为行政领导和各职能部门提供及时、准确的信息及咨询服务，促进高校各项工作的顺利开展，又可以为各部门的人员起草文书、拟办、催办等工作提供资料和借鉴，提高工作人员的办事效率。
2.2文书档案在高校发展中的基础性作用
行政工作是学校工作的基础性工作，作为行政工作的记录者，文书档案记录着学校各种行政工作的通知、公告、文件等重要信息，对于日后开展行政工作具有很大的借鉴作用。行政人员可以通过查阅文书档案了解类似事件在历史中的处理方式，结合当前要求做出最佳的方案，提高行政管理水平。同时，文书档案的存在还可以对行政工作人员进行必要的约束，工作人员所做的任何工作都会在文书档案中有所记录，一旦出现违纪的现象便会在档案中有所记录，这样对工作人员的工作行为也是一种监督，促使工作人员自觉地遵守规则，有利于高校和谐有序的发展。
3.基建档案在高校发展建设中的作用
高校的基建档案是高校建筑规划、建设、管理；旧房改造、功能变化；校区开发、基础建设的改建等的历史档案。高校中的基建档案是指在高校基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的有保存价值的文件、图标及声像载体材料等。这些档案是高校工程项目的历史凭证，是各种工程建设、竣工验收、交付使用等工程的依据，对校园规划、施工管理以及解决产权、经济纠纷等都有重要意义。
3.1基建档案在高校建设中的可以多次利用
基建档案承载了高校建设的大量信息，这这些信息的是科技人员、工程技术人员用集体智慧在实践中不断创造的成果，其中含有大量十分有价值的信息。这些信息并不是一次性的，而是可以为以后的工作提供借鉴，重复利用的。例如：工程设计档案都是经过众多科技人员的设计，经过实际施工的考验，并在实践中得到检验的成果，在以后工程中有相似的设计时，重复利用可以减少成本，提高工作效率和经济效益，减少不必要的浪费，而且是提高设计质量的最佳途径。
3.2基建档案是高校建设的历史凭证
在众多的基建材料中有很多具有依据性的文件，例如基本建设工程项目任务书、建设书、批复报告、可行性研究、规划、征地、计划资料等，它们客观地记载了当时的事实情况。在对学校进行改造的时候，利用这些档案资料可以准确、迅速地完成改造任务，大量减少人力、物力的投入，既节省了时间又减少开支。如果施工单位与学校发生分歧，这些档案资料可以为学校提供强有力的证据，以维护学校的利益，减少不必要的损失。
4.设备档案在高校发展建设中的作用
在科学技术飞速发展的今天，国内外各种先进的教学仪器设备大批引进学校，尤其是教学实验设备更是教学活动中不可或缺的仪器。学校作为非营利性的事业单位，引进这些设备需要大量资金，因此，管好用好这些设备显得尤为重要。设备档案的存在就为这些设备的正常运行、维修、技术改造提供科学技术依据，减少因为档案缺失而造成的种种不便。设备档案可以为计划引进提供信息，为学校论证提供论据；为仪器设备使用把关，为领导决策当好参谋；为设备的维修、保养、技术改造提供有价值的技术依据，对学校的科学管理与发展起到巨大的促进作用。
5.教学档案在高校发展建设中的作用
