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2.施工准备的审计没有受到重视当前我国的基建项目审计工作的重点往往在于施工单位的选择、监理工作、项目法人质量控制等方面。而施工准备阶段却没有得到审计人员的重视。作为基建项目审计中的一项关键内容,施工准备阶段的审计非常重要。施工准备阶段要查看各种合同、勘察监理、设计、施工等单位的资质证书等等,这也是基建项目审计过程中一个容易被忽略的部分,很容易造成审计质量的下降。
二、提高基建项目审计质量的措施
1.建立一支高素质的审计工作团队基建项目审计质量的高低与审计组人员的素质有着重要的关系,要提高基建项目审计质量就要从提高审计组人员的素质开始。审计组包括法律人员、工程人员、财会人员等等,要选派经验丰富、富有责任心的人员来参与审计工作。切实提高审计组人员的专业水平和敬业精神,使审计组人员的综合素质提高。避免发生由于专业水准不足、审计程序失误而造成审计证据不足的现象,与此同时,必须要严抓审计组内部的腐败现象。
2.对基建项目审计实施的过程进行严格的控制要建立科学、规范、严密的基建项目审计实施过程。第一,建立审计复核制度,对审计人员的审计责任进行明确规范。第二,确保审计程序的执行,在审计的过程中要严格按照国家的法律法规和政策要求,取得确凿有力的审计证据。要确保审计证据的真实有效,能够作为审计处理处罚的依据。以审计证据为基础进行审计工作底稿和审计日记的编制和记录,审计工作底稿必须格式规范、条理清晰,能够真实的反映审计过程。审计人员要做好审计日记的记录工作。
3.实施全过程的、动态化的审计审计工作应该贯穿于整个基建项目之中,因此必须要实施全过程的、动态化的审计工作。要结合事后审计、事中审计和事前审计,确保审计工作能够囊括基建项目的每一个环节和内容。事后审计主要针对的是基建项目施工过程中的一些问题,对其进行审计并采取措施;事中审计主要针对基建项目施工管理过程中管理人员的责任履行情况,并对每个阶段的效益进行审计。事前审计主要是风险审计,审计资金来源、合同评审和签订中可能存在的风险[3]。
4.提高审计人员的职业敏感度审计人员在对基建项目进行审计的过程中绝不能带有任何主观情绪和个人情感色彩,只有这样才能够确保审计工作的公正性和科学性。要提高审计组人员的职业敏感度,在每个审计环节中都要保持客观公正的立场。每一个审计环节都要有相应的法律依据或者经过全审计组讨论,审计人员绝不能凭空臆测、贸然行事。审计人员要注意审计工作底稿的保存工作,审计工作底稿是重要的法庭证据,绝不能因为人为疏漏而出现遗失、错漏的情况。审计人员要能够识别审计过程中出现的风险,保持高度的政治敏感性,及时发现并拒绝不规范的行为,严格杜绝审计过程中的贿赂行为。在审计工作结束后,审计组人员要对审计工作进行及时的总结,总结经验教训,不断降低审计风险,促进审计质量的提高。
我国很多企业基建工程的岗位职责和流程制度不完善,各部门之间缺少沟通和交流,导致重复工作或接不上档的情况时常发生。此外,在基建工程中,还存在财务审计力度不足、参与度不强,无法全方位、全过程跟踪审计的问题,无法高效完成工作。
1.2工程概算精细化不足
我国大部分基建工程的工程概算由施工单位包干。财务部门工作人员按照合同、工程部门和监督部门核定的工程进度表拨款。但由于工程概算的精细化程度不高,概算细项的控制流程和标准也不明确,所以,财务部门容易与审计部门、工程部门产生分歧,从而影响了基建工程工作的正常开展,进而影响工程款的结算进度。
1.3信息化水平比较低
基建工程财务审计管理的信息量较大,内容覆盖面积较广,数据较多,环节烦琐。因此,财务审计对信息化的管理水平要求较高。但目前,我国基建工程财务部门信息化的管理水平普遍较低,工程管理、资金管理与结算管理的衔接性较差,无法实现项目的全过程、全方位跟踪。这些问题不利于基建工程项目成本的监督和控制,不利于高效展开工作,也不利于提高基建工程的投资效益。
2完善基建工程财务审计的措施
基建工程财务审计大多为事后审计,在财务审计过程中可能会出现一些问题,为了减少这些问题的出现,就要明确各项费用的情况。大致可从以下5方面入手:①明确基建工程的资金来源。基建工程的项目资金除了本金外,还有各个银行的贷款。基建工程财务审计要明确各项资金的来源,审核清楚各项资金的来源是否正当,在使用过程中是否出现资金漏洞,是否能切实保证在后续过程中资金可及时到位,审计工程后期的投资情况。②资金的使用状况。财务审计要将资金的使用情况落实清楚,实行资金统一管理,避免多头采购,使每一项资金都用到实处;审计资金的使用是否严格按照预算进行,与预算有哪些出入,能否在预算范围内使用。③明确债权、债务关系。在施工过程中,要做好对财务往来的审计工作。只有对每个环节的各种资金都做好审计工作,才能减少甚至避免差错的产生。④打好基建工程财务管理的基础。具体而言,要建立健全基建工程财务管理制度,财务管理部门的相关负责人在遵循我国政策法规的前提下,适当完善和改进现有的财务管理制度,对所有模糊的问题进行明确说明,以保证基建工程建设所需的项目资金都可用在实处,做到有据可依,从而保证资金安全。⑤培养工作人员按照规章制度工作的意识。
2.1做好财务审计
项目的成本审计对基建工程的投资效益有着很大的影响。做好基建工程的项目成本审计工作,可以制止施工单位随意抬高造价、变更建设内容,也可以检测施工单位有无虚报款项,落实工程进度表,按照进度表结算,从而提高投资效益。通过审计基建工程的成本,还可以检测基建工程的项目成本是否符合会计制度中的规定,同时,还可以审核基建工程的成本是否真实、有效、合法,从而使基建工程的项目成本控制在预算中。
2.2提高基建财务管理人员的专业素养
基建工程财务管理工作具有环环相扣的业务特点,需要工作人员保持衔接性,不能发生中间断层,否则就会影响其他人员的工作。因此,基建工程的财务部门应专门培养一些人作为储备人才,以备不时之需。但就我国目前的状况而言,基建工程财务管理人员储备不足,很可能会出现人才中间断层的情况。此外,我国基建工程财务管理的系统性不强,工作人员仅是每日按部就班地进行各种审计核验,团队意识较差,没有树立基建工程项目全方位、全过程的管理理念;财务部门、工程部门和审计部门在工程造价、工程管理和结算等方面的专业知识和能力相对缺乏,因此,时常发生分歧,这不利于控制基建工程建设中的成本、合理使用资金和提高投资效益。
2.3增强基建工程物资管理
应提高物资会计核算的管理水平,及时跟踪物资情况,系统分类基建工程物资。物资管理部门应定期进行实物盘点,并组织不定期的抽查活动,从而确保基建工程物资不丢失。应增强物资采购和出入库管理,保证基建工程物资的购买数量、领用数量与预算数量相同。在采买时,应与商家签订好采购合同,准确记录购买物品的种类、数量和单价,以便核对时一目了然、真实有效,并及时与财务部门沟通,办理物资结算;出入库时,应严格依照规章制度进行,凭证领取,避免工程物资丢失。此外,还应加强对包工头的监管,施工单位应严格按照工程的实际用料办理领、退料。应遵循“零库存”的原则,做好工程物资的采购计划。工程物资的采购计划通常由设计单位提出、计划和核验。当出现施工单位以次充好、高估冒算造成物资剩余或工程残次的情况时,应由施工单位承担责任。当施工单位与设计单位发生冲突时,双方应通过协商达成共识,从而确保工程物资及时到位,保证施工进度。
基建投资审计是国家审计的一个重要领域,而基建工程决算审计又是基建投资审计的关键。如何采取行之有效的技术方法,对于提高基建投资审计的质量和效率极为重要。根据本人20多年的工程审计的工作实践,对基建工程决算审计的程序和方法总结如下:
一、做好审前的准备工作
1.对该工程项目进行详细的审前调查,要收集与该工程造价有关的文件资料和建设程序。招投标文件、标底、施工合同,设计、施工、竣工图纸,变更设计通知书,监理签证资料、设备、材料的招标采购合同,隐蔽工程签证单及各种材料单价的签证单等工程相关资料,施工单位工程结算书,在进行工程结算审计工作之前,必须对其进行整理、归集和分析。
2.要熟悉设计施工和竣工图纸。竣工图是审计结算分项数量的重要依据,必须全面熟悉了解,核对所有图纸,清点无误后依次识读。竣工图纸必须由设计、建设或者施工单位加盖公章。
3.了解工程结算包括的范围。根据结算编制说明,了解工程结算包括的工程内容。
4.要弄清楚采用的单位估价表。任何单位估价表或预算定额都有一定的适用范围,应根据工程性质,收集熟悉相应的单价及定额资料。
二、建设程序的审核
审查工程项目的审批手续是否真实完备。尤其是在建设项目前期工作阶段,必须严格按照现行建设程序执行。现行基本建设前期工作程序包括:项目建议书、可行性研究报告、初步设计及批复、水土、环境保护及批复、开工报告等工作环节。只有在完成上一环节工作后方可转入下一环节。除国家特别批准外,各地方、部门和企业不得简化项目建设程序。
三、招投标情况的审查
根据有关要求,对50万元以上的工程勘察、设计、施工、采购、监理必须进行招投标。并依法审查施工单位有没有中标通知书。进一步审查专家组成员组成是否合理,有无串标、漏标情况。同时对该招标的工程建设项目,是否具备下列条件进行招标:
1.招标人已经依法成立;
2.按照国家有关规定应当履行项目审批、核准或者备案手续的,已经审批、核准或者备案;
3.有相应资金或者资金来源已经落实;
4.能够提出货物的使用与技术要求。依法必须对招标的工程建设项目,按国家有关投资项目审批管理规定,凡应报送项目审批部门审批的,招标人应当在报送的可行性研究报告中将货物招标范围、招标方式(公开招标或邀请招标)、招标组织形式(自行招标或委托招标)等有关招标内容报项目审批部门核准。项目审批部门应当将核准招标内容的意见抄送有关行政监督部门。
四、合同情况的审查
认真做好施工合同审查,是工程项目竣工决算(结算)的必要前期工作。施工单位为获取高额利润,不按合同规定的内容施工,少做或不做工程量。施工合同包括协议书、通用条款、专用条款三个主要部分组成。由于每个工程项目的特殊性,所以在协议书和专用条款中的内容不尽相同。审计中要对协议书中的重点条款重点把关。主要了解施工企业的资质等级,工程类别、承包方式、结算方式、工期状况、优惠让利、奖罚协议、相互责任等,在审阅施工合同时,应注意施工条款的合法性;其次应熟悉建设项目经批准的施工组织设计。在审计合同价中要搞清楚其价格是中标价,还是中标后的让利价。
五、工程结算的审查
1.工程量审核。计算工程量耗用时间长、工作量大,是确定工程造价的重要环节。对工程量的复核,主要包括下列内容:(1)工程内容是否与图纸、设计变更和现场签证相符;(2)工程量计算是否符合定额及工程量计算规则;(3)工程量单位是否与定额单位一致;(4)工程量计算公式是否清晰明了,是否注明了工程部位(层次、轴线、标高);(5)工程量计算精确度是否符合规定;(6)工程量计算顺序是否按施工顺序或定额上的顺序。2.定额套用和费用计取审核。套项是确定工程造价的另一重要环节,定额的使用是否存在高套、错套情况。主要应对下列几项进行复核:(1)分步分项工程的施工工序、材料耗用与所选定额子目一致的,复核其单价、人工、材料用量是否正确;(2)不能完全套用定额子目,定额调整换算是否符合规定;(3)项目工程内容与定额规定工程内容完全不一致的,补充定额编制是否合理;(4)人工、材料、机械单价是否按合同约定或市场价格;(5)材料采购发票、构配件购销合同是否真实。
费用计取程序和标准是否合规,是否存在高套取费系数。在不同地区、不同类别的工程取费标准都有所不同,对项目费率的复核主要是检查是否符合政策规定,具体内容如下:(1)工程类别确定是否与工程实际相符;(2)工程费用项目组成是否符合规定,没有发生的费用项目是否已剔除;(3)取费基数是否正确;(4)各项费率是否符合规定或协议;(5)计价程序是否符合规定;(6)甲方供材料、设备是否在税后扣除。同时要了解建筑物结构、施工方法、施工条件、机械选用的型号和台数;最后应仔细研究费用定额及相关取费文件。明确各项费用的计取条件、适用范围、计算基数并结合实际情况加以审查,对适用不同费用政策的同一工程,通常情况下应按工程量划分分别计取相应的费用。
3.单价套用审核。单位造价与同类工程平均单价是否存在重大差异;定额单价确定了定额子项工程的单位价值,这是合理耗用人力、物力的指令性指标。开展这项工作通常会遇到两种情况:直接套用和换算套用。对直接套用一般通过对比实际工作内容与定额工作内容是否相符加以审查,着重对比主要材料、主要机械、工艺及工作深度;对换算套用除完成对直接套用的审查工作外,还要审查换算是否定额允许的以及换算方法是否正确,尽量做到切合实际。
4.材料、机械用量审核。掌握的材料市场价格信息,准确地核定材料价差的调增或调减金额。严格控制材料价格,防止施工中偷工减料、以次冲好。依据掌握的材料市场价格信息,准确地核定材料价差的调增或调减金额。机械数量、规格、台班的正确性,其主要复核内容如下:(1)各分步分项工程量计算是否正确;(2)各分步分项工程量与相应单价乘积计算是否正确;(3)各分步分项直接费、人工费竖向加总是否正确;(4)计算程序中直接费、人工费是否与各分步分项工程直接费、人工费合计数一致;(5)计算程序中各费用项目计算是否正确;(6)工程总造价计算是否正确。
5.变更设计签证单审核。首先查看变更联系单手续是否完备,是否都有签字承认,严禁先施工后补签工程设计变更联系单现象。其次要审核工程数量的真实性,防止四位一体(建设单位、施工单位、监理单位、中介机构)合伙共同造假欺骗审计,再次查看变更联系单签字的时间和工程施工时间是否一致。严格区分设计变更和工程签证。根据我国的现行规定,设计变更和工程签证费用都属于预备费的范畴,但是设计变更与工程签证是有严格的区别和划分的。属于设计变更范畴的就应该设计单位下发设计变更通知单,所发生的费用按设计变更处理。属于工程签证的由现场施工人员签发,所发生费用按发生原因处理。
开展基建工程决算审计,是贯彻治理、整顿、全面深化改革的重要内容,它既是一项较艰巨的审计查证工作,也是社会审计较有前景的业务领域。
参考文献:
2基建工程审计中存在的问题
基建工程审计人员整体素质差。基建工程的审计工作是一项技术性很强的工作,涉及面广,专业性强,对审计人员的要求非常高。当前企业缺乏综合性的审计工作人才,人员素质和职业技能良莠不齐,工作人员的工作知识单一,缺乏专业的工程技术知识和审计能力,无法深入的了解工程建设过程中的问题,严重影响了工程的建设和审计工作的质量。基建工程审计工作做不到位。目前很多建设单位的审计工作人员配给不到位,对于一些小的工程项目,经常性的不配给审计人员。而一些较为重要的项目则是直接由领导或者领导指定人员负责的。审计工作人员不足,常常顾此失彼,无法把审计工作的监督做到位,给审计工作带来了很大困难。基建工程的审计工作监督力度不足。基建工程一般建设项目都比较大,涉及面广,若审计工作人员不足便容易顾此失彼,无法对项目的审计工作覆盖到位。这样的现状下,一些人员便胆大妄为的,损害企业的利益。最近几年基建项目的增多,导致审计人员的工作忙不过来,无暇顾及小项目的工作,更是导致了这种情况愈演愈烈,给企业和国家带来了非常重大的损失。
3当前基建工程审计中问题的解决策略
发挥政府在投资方面的作用。基建工程的主要投资方是政府,政府应该发挥出在投资方面地宏观调控作用。基建工程的审计工作部门加强对公共项目、高新技术、农业和支柱产业的审查力度,组织好对基建工程的建设设计工作,克服困难,充分的提高资金使用率。建立完善的政府资金投资管理模式,明确各项资金的使用调度[4]。建立健全、严格的基建工程审计制度。建立健全、严格的审查制度可以有效地控制建筑工程的成本造价,有计划地进行物资采购、资金管理。明确的划分出各部分的责任人,促使其积极的参与到基建工程的建设中去,和各部门相互合作,对出现的问题及时、有效的进行处理和解决,若是出现了严重的问题便要对相关负责人进行责任追究,督促其紧抓工作[5]。加强基建工程审计工作和财务工作之间的联系。基建工程的审计工作和财务之间是有密切联系的,加强两者之间的联系,在工作中互相合作,对基建工程的财务支出进行核对检查,减少失误的产生。对工程所需的设备和材料的采购,要事无巨细的仔细核对配件、设备安装得费用支出,明确资金的使用和投资单位。
二、高校基建工程审计的风险识别
1.高校内部审计人员技能缺乏
审计过程涉及到的部门、信息十分广泛,业务量非常大。在审计人员配备上,首先要做到按照工程规模进行匹配,如总投资在8000万以上的基建工程,审计人员要在两人以上。一些大规模的基建工程只凭借原来的内部审计部门,而没有增派审计人员,使繁重的工作与实际需求不匹配。同时,内部审计人员存在专业知识缺乏、知识结构不全面、工作方法落后以及跨专业审计等现象。目前有的高校还存在由财务人员从事工程审计工作的情况,严重影响了工程审计的效率和质量。此外,内部审计人员不仅要具备一定的审计知识和经验,熟悉工程造价方面的业务,还要对建筑物结构、建筑材料性能、施工方案、施工特点等都有一定的了解,要熟悉基本建设项目的整个流程,以上任何一方面的知识和能力的缺失,都会对工程审计质量产生影响。
2.审计外包单位选择不当
目前因为高校内部工程审计人员力量不足,将超过一定额度以上的基建工程结算审计业务委托给有实力的造价咨询机构,已成为一种趋势。由于外审单位派出的审计人员与高校只有短期的合约关系,其在组织上、经济上、精神上均独立于高校,不受高校的行政约束,不用担心与施工单位串通舞弊行为会给自己造成长期影响。在个人收受好处后,做出损害学校利益的事情。在审计过程中,外部审计人员责任心缺失,对施工单位无原则让步,抱着“多一事不如少一事”的态度,得过且过,没有严格按照相关的审计程序进行,这就严重影响了工程审计的效果。同时,我国《工程造价咨询单位管理办法》(建设部令第74号)第三十三条规定:因工程造价咨询单位的过失,给委托方造成经济损失的,工程造价咨询单位应当依法赔偿。但由于该规定缺乏具体措施和衡量标准而实际难以实施。这些都造成了外委审计风险的大大增加。
3.工程审计信息不准确
信息资料在工程审计中占据十分重要的地位,掌握并充分利用信息资料,可以减少工程审计中的盲目性,提高工程审计水平。工程监理制度是建设项目的重要管理制度。由于监理机构的独立性和专业性,基建管理人员和审计人员会过分信任和依赖监理机构,从而忽略对监理数据的审核。监理单位缺乏专业知识和责任心,对现场签证不实、材料不符的现象就无法真正监管。如某学生宿舍楼的消防工程,施工单位报审单上标明阀门品牌为上海冠龙,材质为铜质阀门,直径DN100,监理人员在报审单上笼统签上“情况属实”。而实际施工现场采用的品牌是上海沪龙,钢质阀门,直径仅为DN50,如果基建管理人员或审计人员不现场复核,就可能花较高的价格买到相对较低品质的产品。工程造价中主要材料费用占总造价的60%~80%。目前市场上的建筑工程材料品种繁多,优劣混杂,主要材料价格往往存在巨大的差异。面对建筑材料品牌价格差异大、价格浮动明显等不利因素,处于办公室内的审计人员若无丰富的工程用料知识和对材料市场价格的准确了解,只凭借以往的资料和网络询价拼凑出的数据,就有可能造成工程价格不实,使工程材料的审核无法达到最大化节约的效果。
4.工程审计范围片面
在基建工程审计中,很多高校采用事后审计的办法,对于事前招投标过程、合同签订过程以及工程施工过程中的设计变更、现场签证等没有引起足够的重视。高校基建工程涉及到的内容非常复杂,在工程准备期与施工期环节非常多,每一个环节都需要重视,一旦出现疏忽,都将会造成严重的经济损失。比如招标阶段。目前高校大型国有资金投资建设的基建工程招标工作,往往委托有资质的招标实施。招标文件中工程量清单、招标控制价以及合同专用条款等重要内容一般由招标拟定初稿,如果基建管理部门对以上内容不进行认真审核,就会造成工程量清单数量不准、项目缺漏、招标控制价偏高、合同条款表述不清等问题,为以后的工程结算审计工作埋下隐患。比如施工阶段,若内部审计人员不深入现场,对签证、变更尤其对隐蔽工程资料的真实性就会缺乏准确把握。例如某个教学楼新建工程,基础施工时施工单位按照规范要求邀请专家对深基坑支护方案进行了论证及确认。实际施工时,施工单位并没有按照施工方案进行锚杆支护,仅在四周壁简单进行喷浆挂网。监理人员和基建管理人员对这现象也没及时拍照存档或书面备注。工程竣工结算时,施工单位按照经专家评审的施工方案进入结算,从而引起了造价争议。
5.外部人为干预存在
部分高校基建工程审计过程中,经常受到外部因素的干扰。大型基建工程往往历时2至3年,施工单位不择手段利用机会与相关领导套近乎、攀人情。竣工决算时,“领导打招呼”、“递条子”等不合理现象就时有发生。工程结算审计时,高校内部审计部门需要与工程相关的其他部门配合,为了保持密切的联系,对于发现的问题打折扣处理,或一些部门的不协助、不配合,都导致了工程审计结果受到影响。外部各种关系的干扰,造成了审计机构的公正性和独立性难以保证。
三、高校基建工程审计的风险管控
1.完善基建工程审计的制度建设
高校基建工程审计工作的政策性非常强,一定要通过相关的管理制度进行约束与规范。完善的造价审计制度的建立是现代审计管理中必不可少的基础保障,高校组织与专业人员都需要学习制度内容,按照规定执行。造价审计制度的完善不仅应对操作流程进行明确,而且对于违反规定内容的行为应进行明确的处罚规定。高校通过制度把监督权充分下放到内部的审计部门,使基建审计工作有序、规范化进行,使所有的审计工作都能够做到有法可依。
2.加强内部审计人员的能力培养
高校内部审计部门在工程结算审计外委的同时,应注意对内部审计人员的能力培养。通过外审项目的全程参与,学习外审人员先进的审计技术手段和审计方法,不断提高自身的业务水平。内审人员在熟悉各种工程造价计价方法的同时,也应熟练掌握合同法及其它相关法律法规。另一方面,内审部门也要鼓励内审人员积极参与注册造价师、注册建造师之类的专业资格考试,有效提高内在专业的胜任能力。
3.合理选择外审单位,加强监督控制
高校应该通过公开招标的方式确定工程结算的外审单位,评标标准应该客观公正、科学合理,这不仅有利于选择业务水平、职业道德俱佳的外审单位,还可以防止一些人为因素的干扰,确保外审单位独立客观地展开工作,从而使工程结算获得高水准的审计服务质量保证。高校与外审单位签订的合同,应该详细约定外审业务的服务范围、控制措施、审计条款、报告制度、争议解决、违约责任及其处罚措施等主要内容,只有明确约定双方的责权利,才能有效避免合同纠纷,确保外委审计合同的顺利履行。外委审计过程中,高校内部审计部门应对外审项目实行监督和控制。例如陪同外审人员到施工现场查证,参与外审单位与施工单位之间结算差异问题的讨论。但也应该注意方式方法,程度适当,充分尊重外审单位在实质上和形式上的独立性。高校内部审计部门应该建立审计复核制度。审计复核是在外审单位和施工单位就外审项目基本意见一致后,在对审计报告最终定案前,邀请第三方造价咨询机构对拟定的审计报告进行复核和检查。前提是与外审单位的合同中首先明确高校内部审计部门有进行复核的权利,并约定外审单位的结算结果允许一定额度的审计误差率存在。复核时为了提高工作效率,可采用重点抽查审计法、分析对比审计法等。复核制度可以及时发现拟定的审计报告中可能存在的错误,同时也是对外审单位的一种监督。
4.拓宽审计范围,实行全过程审计
高校内部审计部门应该从基本建设项目的建设初期,即投资决策阶段开始介入,到项目竣工并办理完结算为止。自始至终地对基建工程的造价审计进行管理。具体分为事前审计、事中审计、事后审计。只有内审单位全程参与,才能形成科学合理的造价审计控制体系。事前审计主要在基本建设项目的立项阶段、设计阶段、招标阶段,对有关造价进行把控。其中包括工程量清单、招标控制价、合同专用条款等重要内容的复核;事中审计要通过签证制度的完善进行合理审计。内审人员要经常深入到施工现场,对施工技术工艺、方法等进行察看,了解最新的工程进度与质量。只有掌握好现场第一手资料,才能为工程结算审计打下坚实的基础;事后审计主要是对合同履行、工程结算等各个环节的真实性、合法性和效益性进行审查。具体包括工程结算的计算方法与合同约定是否一致,工程量是否超算,定额是否高套、错套,设计变更和工程签证的结算单价是否准确,材料与现场是否一致,材料价格是否不实等。
5.加强廉政建设,确保审计机构的独立性
高校需积极开展廉政建设,优化审计机制,只有充分展现出内部审计部门的独立性,才能真正发挥其审计作用与效果。高校内审工作应独立于其他的工程管理部门,在工作中不断创新,敢于监督揭发违规问题。独立的内审团队更能够发现审计过程中存在的问题,能够为工程决策管理者提供有效的依据与参考,更能够进一步实现高校基建工程的健康发展。充分独立的内审部门可以有效降低目前在监督过程中面临的风险,促进审计工作有序、持续、良好地发展。
1、机构。IMF审计局现有16名职员,包括审计师、经济学家、人力资源方面的专家和工作流程检查设计方面的专家。这些职员都拥有专业资格的认证,其中注册内部审计师7名;注册信息审计师3名;注册会计师4名。每个审计师平均审计的IMF财产约为180亿美元。
2、定位。IMF审计局的审计工作定位与国际内部审计师协会的内审准则相一致。其审计定位为:“是为增加价值和提高组织机构运作水平,独立的、客观的保证活动和顾问咨询活动。它采用系统的、专业的方法进行评估、改进风险管理控制和管理过程的有效性,从而帮助组织机构完成其目标。”
3、职责。IMF审计局职责主要分为三方面:一是独立检查和评估IMF业务运行的控制过程和运作的效果和效率,为决策者进一步改进工作提供分析和建议;二是帮助确认IMF的工作流程以有效和高效的方式构建和运作,能够很好地完成IMF的目标;三是帮助董事会和管理层对项目建议、运转、执行等情况进行评估,确保该项目按照董事会的意志进行。
二、IMF内审主要业务
1、业务审计。业务审计是评估组织机构在管理控制下业务运作的效果、效率和经济性,并将评估结果和改进建议提交给适合对象的系统化过程。业务审计目标:一是进行评估,二是提出改进建议。业务审计是现代审计中具有代表性的3E(Effectiveness有效性、效果;Efficiency效率;Economy经济性)审计。
业务审计着重于管理计划和控制系统,要求衡量实际的工作和标准之间是否达成一致,达到一致的程度;对管理计划和控制系统的充足性以及既定政策和程序的遵循情况进行评估。
IMF审计局的业务审计主要涵盖以下八方面:人力资源;安全;技术支持;信息管理;基建;服务体系;差旅预算过程;退休计划投资管理。
IMF审计局进行的业务审计具有四个特征:一是审计目标导向的未来性。业务审计关心的是提高未来的工作绩效,着眼于管理政策、计划和控制系统以及决策形成过程,通过对管理系统的各个方面加以确认,提出改进的建议,帮助各个层次的管理者改进计划和控制;二是审计方面的系统性。包括对审计环境的深刻理解、建立目标、决定哪些事实来满足这些目标、收集和评估事实、作出结论、向管理层汇报、审计报告、后续审计等一系列的方法和步骤;三是审计标准的主客观双重性。业务审计标准开始通常是管理层建立的工作标准或一些外部类似机构的标准,但主观判断不能绝对避免;四是审计报告和建议的创造性。成功的业务审计不仅在于确切地发现问题,找出原因,而且更在于针对问题提出有效的建议。
2、信息技术审计。信息技术审计是对计算机化的系统进行的审计,它不仅包括现有信息系统的控制和程序,而且包括对系统建立过程、计算机设备管理的控制、安全等方面。信息技术审计要求信息技术审计师能够在信息系统仍然安全运行的时候,发现信息系统中潜在的风险。
3、工作流程检查设计。工作流程检查设计是从根本上重新思考和重新设计业务流程以期在成本、质量、服务、速度等方面采用当代的工作方法,取得根本性的改进。工作流程检查设计,是一个新兴起的、管理咨询范畴内的工作。工作流程检查设计已经被国际内部审计师协会接受、吸收,成为不少大型组织机构内部审计的一项工作,具有管理咨询的性质。
流程设计围绕四个基本问题进行:做什么;为什么做;能否做得更有效率;能否做得更有效。流程检查设计主要包括四个方面的核心内容:一是“现在的流程”;二是“设计的流程”;三是“效益分析”;四是“怎么实行”。涉及到:流程、人员、技术、组织体系等四方面的资源。IMF认为,流程检查设计就是要使:合适的人用合适的工具,在合适的地点,合适的时间做合适的工作。
4、风险导向的审计。审计师要对风险进行评估,以便在审计过程中,将审计资源最大限度地用在最重要的领域。审计不仅对组织机构内部的业务进行风险分类,而且在每一个具体的审计项目中,同样要进行风险评估。
审计局结合IMF的具体情况,对风险因素进行综合考虑,设立了标准,对IMF涉及业务的风险进行衡量和排序。将业务分为高风险业务、中风险业务和低风险业务。对于处于高、中风险的业务流程或项目,进一步划分为更具体的业务流程或业务活动,进一步采取附加的标准,找出风险点,将其包含进审计计划中,作为审计重点。
审计局参考风险评估的结果,制定长期审计计划和年度审计计划。IMF审计局的长期审计计划是3年一个周期,每3年基本对所有的业务领域和风险因素进行一次彻底的审计。年度审计计
划是长期审计计划的一个组成部分,代表当年审计局的资源在特定的目标、特定的审计意向、审计项目上的分配。年度审计计划确保80%的工作根据对审计领域的风险评估来确定。
三、借鉴IMF审计经验,加强审计监督
1、管理层高度重视审计工作,审计工作为管理服务。IMF审计局的工作受到管理层的高度重视,审计局是总裁直管的三个部门之一(其他两个为:投资办公室,职员退休计划、预算和计划办公室)。IMF审计局的职能现经历了三次大的调整,职能逐步加强。IMF管理层制定的目标是否达到,IMF如何管理组织,效率如何,员工是否满意,管理层必须透过审计来了解。审计是管理层特别是最高管理者了解IMF运行情况的“窗口”。
2、IMF审计工作有一部分具有管理咨询的性质。这一点在业务审计中和工作流程检查设计方面体现更多。如:对IMF人事管理的审计,总的来看,并不是一个检查,更类似于一个调研、分析。再如:对IMF欧洲部、非洲部的审计,包括:管理和组织、员工情况、工作负担、管理等方面的情况,是对一个部门全面的审计,在取得事实、资料的基础上进行分析、对比、评估。IMF审计开展此项业务,对IMF加强管理、提高工作效率、节约资源起到了积极的作用。
3、审计工作高度专业化。IMF审计没有自己独立的审计标准,审计标准与国际内部审计师协会的界定完全接轨,内审业务全部遵循国际内部审计师协会的内审操作规程,因此IMF审计工作及结果能够得到外部的认可。IMF的审计师既高度专业化,又一专多能。每个审计师都有自己最擅长和主要从事的审计业务,有的侧重财务审计,有的侧重业务审计,有的是人事管理方面的专家。但每个审计师同时还具备其他技能,可以从事其他方面的审计。这使得审计局容易进行业务安排,审计师的业务能力也可以得到全面发展,并减少审计师工作的枯燥性。
(一)独立性原则
这是设立内部审计组织机构最重要的原则。在这个原则指导下,内审组织机构在组织人员、工作和经费等方面应独立于被审计单位,独立行使审计职权,不受股东、总经理、其他职能部门和个人的干预,以体现审计的客观性、公正性和有效性。如果将内审机构隶属或合并于本单位的其他部门,就会使内部审计失去其应有的独立性。国际内部审计师协会在《内部审计实务准则》开始就强调:内部审计师“必须独立于他们所审核的活动”,“独立性可使内部审计师提出公正的、不偏不倚的建议和评价,这对于正确的审计工作实施是必不可少的”,而这一点要通过“组织状况和客观性来获得”。
(二)权威性原则
这是内审工作充分发挥作用的另一个关键因素,主要体现在内审组织机构的地位和设置层次上。内审组织机构的组织地位和设置层次越高,权威性越大,内审的作用就发挥得越充分。美国的内部审计实践也表明,内审的组织地位和作用的发挥是相辅相成的。一方面,内审作用的扩大为内部审计赢得较高的组织地位创造了机会;另一方面,组织地位的提高,独立性增强,又为内部审计人员卓有成效地履行其职责,发挥内部审计的职能作用提供了条件。另外,内部审计要有一定的处罚权,这样才能充分体现内部审计的权威性。
从内审机构设置的原则上看,科学、有效的内部审计组织机构应是:在董事会下设审计委员会,在行政系统——经营管理系统设置审计机构。内审机构,作为审计业务,要向审计委员会负责并报告工作;作为行政内容,要向总经理负责并报告工作;审计委员会成员由董事长、非执行董事、总审计师和非公司董事(外聘)等组成。这种组织模式是现代企业制度下内审组织机构的最佳模式,其理由如下:
1.能够最大限度地体现内审的独立性和权威性。现代企业制度强调内审机构的独立性和权威性,而独立性和权威性的强弱取决于内审机构的隶属关系和领导层次的高低。领导层次越高,独立性和权威性越高,反之越弱。董事会和经营管理机构是企业的主要领导机构,故在其领导下的内审机构能够较好体现它的相对独立性和权威性,从而为内审工作顺利开展奠定良好的基础。
2.这种双向负责、双轨报告,保持双重关系的组织形式,与国际内部审计师协会的《内部审计实务准则》的要求相一致。该准则在绪言部分指出,“内部审计的目的是协助该组织的管理成员有效地履行他们的职责”,而内审所要协助本组织的“管理成员”,是“包括管理人员和董事会成员”两方面的成员的;内审机构是“根据高级管理层和董事会所规定的政策来执行其职能”的,其宗旨、权力和责任的说明(章程)是“由高级管理层批准并得到董事会认可的”。
3.这种内审组织机构模式有利于保证现代企业制度下内审职能的发挥。传统审计多强调和偏重于内审的监督职能,忽视了内审的评价、鉴证和服务职能。从西方现代内部审计工作的发展来看,其重心已转移到评价、鉴证和建设的发挥上,这同样也是我国内审的发展趋势。在这种组织模式下,内审机构作为审计业务,主要发挥监督职能;作为行政内容,则承担评价、服务等职能,更好地实现内部审计促进“改善经营管理、提高经济效益”职能的发挥。
二、内审人员的配备
素质良好的内部审计人员是内部审计有效发挥作用的关键因素。在西方发达国家,公司内部审计工作成功的一条最重要的经验就是:要使内部审计工作顺利开展并卓有成效,需任用能胜任的人员。为此在欧美国家,为了物色一个合格的内部审计人员,公司之间经常开展挖人才的竞争活动,通过优厚的聘用条件来吸引优秀的人才。
建立高效的内部审计部门,首先要物色一名出色的内部审计主管,在招聘内部审计主管的过程中,公司的财务主管、人力资源部门和董事会都要参与进来。一名出色的内部审计主管应具备以下素质:会计、审计或相关专业(MBA更好)学士学位;有审计工作经验、财务和会计背景的注册会计师;5年以上的内部审计工作经验;拥有注册内部审计师(CIA),注册会计师(CPA),注册税务师(CTA)、注册资产评估师(CPV)等专业资格;过硬的计算机技能,精通会计和审计计算机软件;与上层管理者、董事会及其审计委员会相互沟通的经验;较高的个人和职业道德水平;管理和激励审计专业人员的能力;可靠的分析和解决问题的技能;强有力的文字和口头表达能力;较强的社交能力。候选人可能不具备所有这些素质,但应该具备尽可能多的素质。在招聘普通工作人员时,不仅需要通晓财务会计知识的人才,而且需要经济、法律、金融、税收、统计及计算机等专业人才,应选择那些具有高等学历的、有工作经验的、年富力强的专业人才,这样才能使内部审计部门胜任所有的审计工作,更有效地保护所有者利益。对已有的内部审计人员,要不断提高他们的素质,教育培训是十分必要的,应该规定一段时期进行集中培训,让内部审计人员充分提高、更新知识,培训的内容不应仅限于传统的财务知识和财务收支审计技术,还要有统计、经济、法律、工程技术、计算机等方面的知识。三、工作的开展
为顺利开展工作,内部审计部门要摸清每个部门的经营和财务状况,了解生产过程的各个环节,并为每个部门建立审计档案,做到对审计对象了如指掌。内部审计机构的负责人应当列席股东大会,了解股东的各项决议与意志。平时内部审计人员不应坐在办公室里评价外面的一切,而是要深入到每个部门、每个生产环节中去,了解他们平时的工作情况,参加每个部门的全体人员会议,与他们进行交流。沟通技巧对内部审计人员很重要,通过有效的沟通,使他们切身感受到内部审计的积极作用,把内部审计人员看成他们的合作伙伴,使内部审计成为受欢迎的事。
内审工作应以经营风险为导向,以内部控制和风险评估作为内审工作的重点,以确保审计资源重点用于存在重大经营风险的地方,这比传统的全面审计更符合成本效益原则。从成本效益原则出发,内审人员应当首先关注高风险的领域。良好的控制可以降低损失的可能性,从而降低风险。因此,内部审计人员应当通过检查、评价高风险领域的内部控制系统,识别高风险点,并提出富有建设性的、符合成本效益原则的改进措施和方案,将风险控制在企业可以接受的、与设定目标相当的水平。关于内部审计的方法,可以采用风险审计法和风险控制自我评价法,这两种方法审计面广,有重点,节省时间、人员和费用,审计效果可以达到甚至超过最高管理层的期望。
内部审计机构的日常工作要围绕董事会、审计委员会以及员工关注的重点和热点问题展开。当董事会的决策体现了股东会意志时,内部审计应当作为董事会的执行机构,为保障所有者权益,在董事会领导和指导下开展工作。事实上,在所有者制定出合理的激励约束机制,加强对董事会和高层经理控制环境完善的条件下,内部审计更侧重于对高层经理及其下属各职能部门工作的监督的评价,并提出建设性建议。可
以预见,在一个高效运营的公司中,所有者和管理者目标一致,内部审计监督评价职能的发挥逐渐寓于其对管理者的服务职能中,这种认识的不断升华,将大大提高内审部门在企业中的地位,并促进其发挥更大的作用。
四、对内部审计机构的评价
内部审计机构,首先要符合成本效益原则,内部审计作为一项价值审计,不在于产生的总收益的最大化,而应是总收益扣除总成本后的差额最大化。一方面,在保证正常工作的情况下,内部审计机构应将规模控制在适当的范围内;另一方面,内审部门对每个审计项目都要进行单独评价,在制定每个审计项目的审计计划时要确保其收益大于成本;否则,在耗费了一定的人力、财务、物力后,收效却不是很大,审计工作就失去了意义。
其次,是对内部审计人员的评价。主要看内部审计人员是否熟悉业务及其风险控制;是否了解和掌握机构的整体运作情况;是否熟悉会计业务;是否了解和掌握新技术的运用;是否具备与各部门不同层次人员交流和沟通的能力等。
2013年的22份审计报告中有10份是由于注册会计师无法采取适当的审计程序以获取充分、适当的证据而出具了保留意见报告,2012年的15份保留意见中有10家、2011年有19份中有12家。由此可见,注册会计师无法实施函证或其他审计程序以获取充分的审计证据是造成上市公司被出具保留意见的主要原因。除了这个原因,注册会计师未收到证监会或其他监管部门的调查结果导致无法确定影响、无法确定交易事项的合理性,注册会计师对公司的持续经营能力存在重大疑虑,诉讼结果存在重大不确定性等原因都可能导致注册会计师出具保留意见。另外,我们应该注意到,在出具的保留意见的审计报告中,有部分公司并不是只存在上述问题中的一个,而是同时存在两个及更多的问题。
2.无法表示意见报告
相比带强调事项的无保留意见和保留意见来说,出具无法表示意见意味着公司出现的问题已经相当严重。2011年有5家企业被出具无法表示意见,分别是中科健、*ST中华、*ST广夏、石岘纸业、阳煤化工,有两家是*ST企业;2012年只有3家被出具无法表示意见审计报告,*ST中华A、*ST贤成和九龙山,两家是*ST企业;而2013年有5家被出具无法表示审计报告,*ST新都、*ST霞客、*ST超日、*ST长油、*ST国创,全部为*ST企业。其中*ST长油最引起人们注意,它是第一家退市的国企。从这三年出具的无法表示审计意见的上市公司来看,大部分出具无法表示审计意见的都是*ST企业,ST类的企业都意味着公司的经营状况已经出现了很严重的状况,出现了连续几年亏损的状况,公司的持续经营能力也存在着重大的不确定性,此外,大量的负债、借款金额、关联交易、对外担保等事项的披露不合理以及破产重整方案还未实施等也是无法表示意见的原因。
审计文化要在“免疫系统”的审计核心价值观的指导下进行研究、规划、培育、建设。
以思想建设为起点,以能力建设为基础,以廉政建设为动力,努力造就一支政治过硬、业务精湛的高素质审计人才队伍,实现由传统审计向现代审计、文明审计的转变。
文明审计是审计文化建设的核心,促进和谐是文明审计的根本追求,要大力推进文明审计,要强化以“责任、忠诚、清廉、依法、独立、奉献”为核心的审计理念教育,积极开展思想品德、职业道德、社会公德的“三德”教育,不断增强审计人员党员意识、公务员意识和审计人员意识;始终坚持“权为民所用、情为民所系、利为民所谋”,用先进的文化净化心灵,以良好的精神状态和饱满的工作热情做好本职工作;引导审计干部牢固树立崇高的事业心和强烈的使命感、责任感,依法文明廉洁审计,在勤奋奉献中享受“为民而审、为国而计”的愉悦。
审计机关要解放思想、转变观念,从内敛走向开放,积极主动地宣传审计职能作用、工作开展情况和先进典型,将审计机关“依法审计,科学审计,文明审计,廉洁审计”的实绩,审计干部“创业创新创优”的风采,充分展现在各级领导和社会公众面前,使审计影响力和权威进一步得到社会认可,又调动审计人员的积极性主动性,营造一种专业、文明、廉洁、和谐、严格、奉献、奋进和包容的文化氛围,为推动审计事业发展创造良好外部环境。
二、监理履职的审计
我国在实行监理制度之前,监理的职能是由建设单位行使的,监理制度的实施改变了单纯由建设单位对工程项目进行监督管理的状况,它是通过引入独立的第三方“监理”来对工程项目进行专业的监督管理,监理的职责则通过合同及相关法律法规予以明确。但在现实中,由于对监理的不信任以及旧有模式的惯性等各种原因,建设单位往往不会““放权”,这时,监理通常也会顺手推舟,“睁只眼闭只眼”,做个老好人,成为建设单位的附庸,而不会去独立履行第三方监督管理的职责,但是监理的不积极作为往往又是致命的,他不仅可能会造成权利的失控、监督的真空,更是容易滋生腐败,从而引发各种工程事故,给国家、社会和人民带来不可挽回的损失。更有甚者,有的监理单位和人员为了能从相关利益中分一杯羹,就会利用建设单位在专业管理上的不足和漏洞,伙同施工单位一起欺瞒建设单位,从而获取非法利益。除此之外,监理在履职上的公平公开公正也是十分重要的,在实践中,监理是需要对施工单位的违规操作进行处理处罚的,而此时,监理就往往会利用自己的职权随意处罚乃至不处罚,或者对不同施工单位出现的同样问题处罚标准不统一,等等。
审计时应区分监理“不作为”和“滥作为”这两种情况有重点的进行审计。“不作为”的审计重点是监理是否按照合同及相关法律法规履职,是否主动履职而不是被动签字,审计时可以通过查阅合同及相关法律法规中的有关条款,结合监理行为,审查监理是否“不作为”。“滥作为”的审计重点是监理是否、处理处罚是否公平,审计时可以分析比对同一问题在不同施工单位处理处罚的标准和处理处罚的幅度,重点关注应处理处罚未应处理处罚或减轻处理处罚的情形。