学校档案管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇学校档案管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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学校档案是学校办学历史和全校师生员工的德、能、勤、绩等的真实、全面的反映,是彰显和维护学校自身权益的重要工具。因此,各类学校必须加强档案管理工作,让学校档案管理工作为学校的成长发挥它特有的功效和作用。笔者认为,加强学校档案管理工作需要解决的核心问题如下。

一、深化认识,高度重视

学校是人类文明的摇篮,是思想文化的圣地。学校的自身形象、价值观念、学校精神、学校先进人物榜样力量的延绵不断地传承,学校档案起到了重要的载体作用。为此,学校领导要从讲政治中的实践“三个代表”和“科学发展观”重要思想的高度,认识学校档案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,组织学习,广为宣传,并把档案管理工作纳入学校发展的长效机制之中,努力让全体教职工增强建档意识,形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。

二、完善制度,加强管理

制定和完善档案管理制度,是逐步规范档案管理工作的有力措施和可靠保证。学校领导要牵头负责,根据本校校情,针对学校档案的收集整理、有效管理、合理利用等环节,认真制定和落实各项制度,如《档案室工作职责》、《档案室管理制度》、《档案人员工作职责》、《档案资料收集员工作职责》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等制度,并责成学校办公室主任具体负责组织和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。同时要求各处室档案资料收集员负责本处室档案资料收集,做到职责明确,整理有序,归档及时,确保学校档案整理工作的顺利开展。

三、精通业务,爱岗敬业

要提高学校档案管理的水平和质量,不仅要有一批政治素养高、理论知识广、业务能力强、工作作风正的档案管理人员,而且要求他们忠于职守,遵纪守法,确保档案的绝对安全。因此,学校必须重视档案管理人员的综合素质的提高。学校办公室要至少配备一名专职档案管理员,各处室要至少配备一名专职(或兼职)档案资料收集员,办公室与各处室形成工作网络辐射,齐抓共管,团结协作,保证学校各种档案资料整理的齐全、完整和及时。对于年轻、熟悉计算机操作且热中于档案管理工作的教师要选拔重用,并逐步培养成学校档案管理工作的骨干。此外,对档案管理人员要适时进行培训学习,让他们的思想意识、专业知识和专业技能等与时俱进。努力打造一支爱岗敬业、乐于奉献的档案管理队伍,让他们每个人都能在自己平凡的工作岗位上创绩立功,尽快成长为档案管理的行家里手,为学校教育事业的发展作出积极贡献。四、设施齐备,操作规范

要搞好学校档案管理工作,设备设施建设尤为关键。学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容,根据学校规模和经济状况设置档案管理办公室、档案借阅室、库房以及管理过程中所需的防盗、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、调温和通风等设施,尽可能做到“三室分开”,即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开,至少要做到档案库房独立。对于音像、实物、电子材料等特殊而有长期保存价值的档案,要设立专门库房,确保它们的保存质量。此外,如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄象机等设施已是当今社会档案管理工作中必备的工作工具。

在具体操作中,档案室对已收集回来的各种档案资料要做好以下几项工作:(1)按学校档案保管的规定,对各处室档案资料收集员送回的档案资料整理立卷,然后登记入库。(2)档案室要定期全面检查,并做好检查记录,发现问题要及时采取补救措施,并报告分管领导,确保档案安全。(3)重视电子文件的归档工作,归档时,还应归档相同的纸质文件,即“双套归档制”。要求归档的电子文件做到:一是齐全完整;二是真实有效;三是格式规范;四是一式两(三)套;五是经过整理,要附《归档电子文件登记表》。(4)认真做好档案统计、补充、销毁等工作。

五、挖掘潜能,保障服务

学校档案管理的初衷和归宿是它的服务价值,利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。因此,在档案管理过程中,切不可流于形式,整理一些毫无价值的劣质档案,也不能将大批优质档案资料尘封在档案库中。为了充分发挥档案的服务作用,学校领导要高度重视教职工用档意识的培养,让大家认识到,正确用档就是在提升自我素质和提高工作效益,就是在为学校的进步发展做贡献。其次,为了更好地开发学校档案的服务潜能,必须健全和完善档案的检索工具,如汇编《学校档案检索目录》等。有条件的学校可开通校园网,这样既方便了教职工对所需档案资料的查寻,也为社会各界了解认识学校建立了“绿色窗口”。

参考文献:

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学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容。目前，中职学校正面临着重大的变革，作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战，那么，如何适应新形势，加快中职学校档案工作发展的步伐呢？笔者根据《档案法》的要求，结合自身的学习和工作体会，就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。

1.中等专业学校档案管理工作现状分析

1.1领导不够重视

就目前的学校档案管理现状来看，大部分学校的领导对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对教育事业的促进作用，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。

1.2档案管理人员缺乏，素质较低

专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。

1.3档案信息载体结构单一

目前中等专业学校档案馆（室）的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。

1.4收集资料不够完整

外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。

1.5硬件设施不达标

有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。

2．加强中等专业学校档案管理工作的对策

2.1提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和职能管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。

2.2加强人员配备，搞好档案实施建设

为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱，配备六防（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬）实施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。2.3加强档案信息化建设，提高现代化管理水平

档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。

2.4加强档案的收集和整理

学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。

建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。

参考文献：

[1]王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003,16(4).

[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育2005（17）.

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一、综合档案管理及其功用

近几年来，高等学校普遍加大了档案工作力度，改革了旧的档案分级管理模式，成立了综合档案室，实现了高校档案的集中统一。高校档案综合管理就是将高校的文书档案、教学档案、科技档案、房产档案、声像档案、照片档案等作为一个整体实行集中统一管理。

高校档案管理综合档案管理可以统筹安排各门类的档案工作，有利于高校档案管理的发展。它将各业务部门的资料文献进行集中，形成立档单位各种档案资料的信息中心，实现档案信息资源共享，方便了查找与使用，扩大档案的利用面。同时，实行综合管理，使学校可以将其作为一个专门部门，配备具有专业素质的专门人员进行工作与管理，为查找利用档案提供了方便条件。

二、高校综合档案管理的问题

高校综合档案室的建立以及高校档案的综合管理，使高校档案工作在学校体制改革、教学、科学研究、评定职称、落实政策和编史修志等方面的作用越来越突出，成为学校管理工作中不可缺少的重要环节。但也应当看到目前高校综合档案室建设还存在一些问题和不足,无论是档案意识、服务观念上还是人员素质、环境建设等方面，都不能满足新形势下的档案工作需要，也越来越不适应知识经济时代的发展和现实的需要。

1.领导重视不足

由于档案的价值不能立即显现，具有滞后性，使得“档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要”成了目前一部分高校领导对高校档案工作的态度，这反映了领导层对学校档案工作的重要性认识不足，普遍将高校档案工作附属化、淡化、甚至置之不理，没有真正认识到做好档案工作会更好地促进全校各项工作，致使学校的档案工作长期以来进展缓慢，资金、设备不足，如办公条件得不到改善，档案现代化及档案保护设备配置不全。这严重影响了档案管理、保护及服务工作的正常开展，制约着档案价值的体现。

2.工作人员自身观念保守，重管轻用。

目前高校档案信息资源的开发和利用还处在一种封闭和半封闭状态，档案利用范围主要局限于高校内部，这很大程度上是由于传统的重保管、轻利用的观念的体现。这种长期以来封闭保守、墨守成规的保守观念，造成了档案部门只注重于档案的收集、归档、保管，过分强调保密，束缚了档案工作者的开拓和创新精神，抑制了档案信息资源的流通。

3.人员整体素质不高

知识经济时代对档案工作者的素质提出了较高的要求，而在现阶段的档案工作者中，还有相当一部分人在工作素质上不能适应档案事业发展的要求，档案人员综合素质低下，将严重影响档案管理工作的水平。这主要表现在：不少档案人员缺乏专业知识的理论功底，在收集工作中不知该收什么，影响了归档齐全率；整理时颠倒卷内文件的先后顺序；案卷标题拟写不准确；案卷之间问题交叉等等；缺乏研究能力，对学术成果与史料无法进行深加工；缺乏运用现代技术手段进行档案管理的能力，等等。档案人员的理论水平、业务水平亟待提高。

4.管理手段落后，对档案信息开发利用率低下。

由于经费不足、人员素质低等原因，档案管理中对于现代技术手段的运用程度显低。计算机在现代社会已成为信息传递的主要载体，但档案部门对计算机的利用方面，在很大程度上仍只是用于目录的存储与检索，部分的管理工作还是传统的手工操作。

目录的存储与检索在目前来看，是一种对档案信息资源低层次开发。社会发展需要我们把目光放到更高层次的信息开发上，对档案馆（室）藏的科技成果、教学成果、人才档案等资源进行创造性的加工与浓缩，这需要充分运用现代技术手段，改善档案管理手段落后的局面。

三、高校综合档案管理的开发利用

1.更新思想，转变观念，树立主动服务的意识

更新思想，转变观念，是目前档案工作者首先要解决的问题。这是对档案的开发利用提出新方案、新举措的前提和保障。从学校领导层面来说，要充分认识视档案工作的重要性，转变过去认为档案工作可有可无的思想，将档案工作纳入学校整体管理的必要组成部分，在观念与行动上双双进行落实，这是档案管理得以发展的关键。从档案管理者层面来说，要改变过去消极被动等待的思想，转变重保管轻利用的思想，树立主动服务的意识，切实加强档案的开发利用，发挥档案的应有作用与价值。

2.提高档案人员的素质

要使档案最大程度地得到开发利用，人是其中最不可或缺的因素。随着科学技术的发展和档案管理工作向深层次发展的要求，档案工作人员只具有单一的业务知识已远远不能适应发展的需要。传统档案管理一般是对资料的收集、归档以及保管，而对档案的开发利用，则要求将档案资料看成一种活的信息，不仅需要档案人员进行档案信息的采集、组织和储存，而且要求档案管理人员有市场经济环境下所具备的观念与能力，能对档案信息进行研究、开发与运营，对档案人员的工作要求非常高。简言之就是既要求档案管理者有过硬专业素质，又要会运用现代科学技术工具，既要有分析与研究能力，还要有敏锐的市场判断力。因此，作为新时期的档案工作人员，就要积极调整知识结构，不断更新观念，学习新知识，提高自身素质，这样才能更好地发掘档案的价值，更好地为高校的教学、科研、管理等工作和社会发展服务。而从学校层面来说，也要重视档案人员的配备，真正选用专业扎实，业务精湛的人员来从事档案管理工作。

3.运用现代技术手段，做好档案开发，提高利用率。

要发挥档案的作用，开发档案信息资源，就要善于运用现代技术手段。对于计算机的应用，不能只满足于单机的信息存贮与查寻，要充分发挥网络的优势，扩大档案的应用价值。

计算机技术的发展为档案信息事业奠定了必要的技术基础，我们可以用支持档案信息共享的网络体系建立高校档案网络。在网络技术、特色服务、网上档案资源开发、网上档案室形象等方面实实在在下工夫。通过扩大上网档案资料的数量，建立一个统一的全国高校档案网络，充分利用高校资源优势，全面实现资源共享，为高校及社会提供优质高效的档案服务。

4.完善档案管理制度，引入竞争机制，为档案开发利用提供保障

档案管理状况与档案管理制度密切相关。从完善制度入手，引入竞争机制，是档案工作改革和发展的催化剂。在档案管理中引入竞争机制，把岗位职责、工作实绩与经济利益结合起来，改变干与不干一个样、干好干坏一个样的传统管理体制，代之以竞争上岗、能者多得的激励机制，从而充分调动每一个人的工作积极性，促使人员想方设法提高服务意识，增加服务热情，提高档案的开发利用率，促进档案部门服务高校与社会的效益

高校档案管理中问题的解决与提高档案的开发利用率，是现代社会对高校档案工作提出的必然要求，但这是一个系统工程，需要学校在意识与行动层面均将档案管理纳入学校管理之中。

参考文献：

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      一、中职学校档案管理工作存在的问题及成因

      1.领导重视不够，思想认识不到位。档案管理是学校管理的基础性工作，是制定决策的依据。很多同志认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，存在“重教学、轻档案”的思想认识，一部分同志对档案管理的认识较为肤浅，总认为学校档案管理没必要要求得那么严格，甚至有人认为档案工作可有可无。有的学校领导对档案工作不重视，表现为对档案工作不理不问，或对加强档案管理的重要性认识不足的问题，上述对档案管理不够重视的思想认识，导致了工作中档案人员归档意识不强、收集档案证据不足，造成了许多资料丢失，或者找不到。

    2.档案管理人员缺乏，素质较低。档案管理的专业人员缺乏，业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中职学校无专职档案管理人员，有的是临时配备的。因此，既有理论知识，又有丰富实践经验的档案技术人员实在是凤毛麟角。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务素质。档案管理人员业务水平不高，缺乏系统培训，尤其是档案保管技术专题的培训。档案管理人员对分类、归档、整理、保管、利用等知识未能很好掌握，这就很难使档案工作走上规范化。以上问题的存在，明显制约了档案管理的专业性。

    3档案资料不够完整，档案管理方法陈旧落后。思想上的不重视，人员素质的低下，导致档案资料收集不够完整。科室工作人员的档案意识谈薄，除个别重要文件归档外，很多基础性文件却随意处理。

    目前，中等职业学校档案工作的管理方法陈旧落后。文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用，而且因管理方式落后，导致在查阅档案时速度慢、准确率低。同时，很多中等职业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。中等职业学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中等职业学校工作发展的关键。

    4.档案立卷工作不规范，档案载体结构单一。目前，档案立卷工作不规范主要表现在:领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系，比如:教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录入不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的挂接不全，特别是对教学档案的收集、整理、录人、有些学校还未进行这些问题的存在，极大地影响了档案工作的质量和利用效果。

  二、加强中等职业学校档案管理工作的对策

1.提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制。提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深人进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为，树立“档案就是资源”的理念，扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加强对档案工作的领导。主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当前新形势下教育教学改革的步伐。再次，要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。

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(1)抓好学生档案资料的收集工作。必须做到档案资料收集的齐全、完整,它是学生档案管理的基础环节,是集中统一管理学生档案的重要内容和首要措施,学校各职能部门要积极配合。过去,我们由于归档制度的不健全及其它原因,部分学生档案资料不按照规定及时归档、移交而散失在个人手中,而职能部门的人员又在不断变动,造成一部分学生档案资料的遗失和损坏。针对这些情况,学校制定了切实可行的工作目标以及完成目标的措施并落实到人,对那些在日常工作中形成的学生档案资料不保存、不移交的个人及职能部门与学校年终评比表彰,年度考核挂起钩来。由于目标明确,措施得力,责任分明,各职能部门认真对待,学生档案资料的收集工作收效显著,确保了学生档案资料的信息完整。

(2)认真审定收集到的档案资料的质量。无论是纸质的还是电子的档案资料,要严把档案的书写质量关。对移交的档案资料看是否按要求书写;认真检查档案资料的完整情况;查归档的资料是否缺少附件;查照片、声像档案是否有文字说明;查注重批示的是否有领导签名;查各种呈报审批表是否有审批机关签字盖章等,杜绝把不符合要求的档案资料归入档案室。

(3)切实做好档案资料的保密工作。做到不随意堆放,随意乱借。只有做好了学生档案资料的收集、整理、编研工作,才能查找方便,进一步提高档案资料的利用率,提高工作效率,更好的为学校的学生管理工作服务,为教学工作服务。

2学生档案整理的思路和方法

作为中职教育学校,要根据中等职业教育的特点的要求,在做好学生档案资料收集工作的基础上,按照一定的原则和方法,将处于零散和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列与编目,组成有序体系的过程,是档案整理工作中的一个重要而且相对独立的工作环节,不经过整理,任何档案都无法进行有效的保管,更无法进行有效的利用。它还包括对档案文件的内容真伪的鉴别,对档案内容客观性的考证。通过档案的整理,可以进一步了解的检查档案收集工作的质量,促进档案的收集工作;才能便于档案的保管,便于维护档案的完整与安全。只有把档案组成条理化的系统,才能客观地反映出各种活动的本来面貌,便于开发利用档案的信息资源,发挥档案的利用价值。

3学生档案分类的模式

中职教育学校的特点构成了内容丰富、形式多样、价值珍贵的学生档案内容。现将我校的学生档案分类作如下介绍。

3.1学籍档案类

学生学籍档案是学校在招生录取工作中,经过市教育局职业教育和成人教育科、市招生委员会办公室和湖北省教育厅职业教育与成人教育处、湖北省高等学校招生委员会办公室审核,具有法律效力。它包括学生的姓名、性别、身份证号、出生年月、毕业学校、报名号、考试成绩、学号、所学专业、学制、籍贯、入学年月等。

3.2学生基本信息档案

学生信息档案是指通过招生录取工作学生入校后,按照学生在校期间管理的要求,依据招生录取名册上学生的信息资料,制作学生卡片并填写相关的基本信息。除招生录取名册上的信息外,它还包括家长姓名、详细通讯地址、民族、文化程度、政治面貌、所在班级、本人学习及工作经历、家庭经济状况、联系电话等。

3.3学生学习成绩档案

它包括学生在校期间的各学科专业理论学习考试成绩、社会实践及实习成绩、专业实验课成绩、专业技能操作成绩及年度“三好学生”、“学习标兵”、“学习积极分子”表彰的文件等。

3.4贫困生、中职生资助档案

包括政府关于贫困生、中职生资助的有关文件,国家助学金个人申请表,身份证及户口簿复印件,学生公示资料,公式结果汇报材料,助学金发放签名名册等。

3.5学生考勤管理档案

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1教学档案保管工作的重要性

档案保管工作的重要性，是由档案本身的作用决定的。档案是历史的记录，档案工作是维护党和国家历史面貌的重要事业。而学校教学档案则是指学校在教育教学过程中形成的，具有保存价值的文字、数据、声像、图表、软盘等各种载体，并按照一定的归档制度集中起来保管的文件材料。教学档案管理是学校管理工作的重要组成部分，是提高学校教学质量的重要保证。维护教学档案的完整和安全，便于学校各项工作的利用，是档案工作的重要任务。

2教学档案的特点及作用

教学档案是在学校的教学技术和应用中产生的，它不仅真实记录和反映了学校的教学活动，而且，能够真实地说明学校教学活动的历史过程。是在学校科研活动中，经过收集、分类、鉴定等科学方法形成的具有内在联系的有价值的文件体系，以保证在人们需要时提供查阅和参考。对某些有特殊价值的教学档案，要根据国家保密法确定其保密等级，并正确处理好利用和保密的关系。教学档案是在学校科研活动中形成的，因此，也要求从事教学档案管理的工作者具有较高的专业技术知识。教学档案真实地记载了人们的教学思想、教学方法和教学经验，是广大教师劳动的结晶，它能为科研管理机构和教学人员在进行科研管理、教学决策、科学研究、技术交流、经验总结等方面提供信息和依据，起到凭证和参考作用。

3教学档案库房分类的管理

库房管理是档案保管工作的主要内容和经常任务，也是科学性、技术性较强的工作。教学档案的管理要根据其性质、内容、特点和相互之间联系，将其划分成一定的类别，即教务类、学籍管理类、学生奖惩类等三大类。然后，根据实际情况，在大类的基础上进行小分类，使之能正确反映出产生这些档案的历史条件和工作活动的真实面貌，达到便于保管和充分利用教学档案的目的。更好地服务于学校管理、科研、教学等工作，把“死”材料变成“活”材料，最大限度地发挥档案工作的价值。

4加强教学档案的收集归档工作

档案的收集工作是一项艰苦细致的工作，有些教学人员因为图个人工作上的方便自己保存，或因工作不慎而使材料丢失和泄密。针对这些情况，档案管理部门要根据党和国家的有关规定，对档案不仅是学校更是党和国家的宝贵财富，应该集中统一管理，不得由任何单位和承办人保存的情况进行解释。教学档案部门还应根据档案工作的特点，制定出相关的规章制度、归档范围、归档时间等，使教学人员在教学活动过程中自觉地配合做好各种材料的收集与归档工作。保证教学档案收集质量的关键在于教学材料的完整性和准确性。

5教学档案的保管鉴定

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前言

经济的发展带动了科技的发展，加快了学校的行政改革，学校为了更好的生存下去，更好的发展下去，应该建立一个比较民主、科学的体制。学校的高效运行与档案的科学有效管理有着十分密切的联系。所以学校应该高度重视档案管理的创新。为了便于事业单位的评价，使自身的档案制度更加科学更加规范，进而提高档案管理的效率。

1.档案管理现状

学校的档案管理现状不容乐观，在很大程度上阻碍了学校的发展，而且影响了学校在社会和经济中起的作用。

1.1不平衡的重视程度

学校对档案管理的重视度不高，不同的机构对档案管理的重视程度不同，严重的时候，有些学校完全忽视了学校的档案管理，不能保证档案归档的时间、需要的资金、人力、财力，而且不能起到很好的监督作用。目前来说，有些学校逐步将档案管理作为本单位的工作计划，而且安排了相应的人员去付诸实施，然而在实际工作中，档案管理的机制还是存在很多问题的。

1.2较差的保管条件

由于档案管理刚刚引起相关部门的重视，有的学校的档案管理成了摆放任何东西的储存室，而且档案管理的基础设施不完善，n案管理基础设施存在很大的漏洞，严重损坏了部分档案。

2.档案管理的创新

2.1健全制度

学校的档案管理制度应该有所完善，所以在建立时应该遵循相应的原则。首先，档案管理的相关制度的建立应该遵循科学性和合理性的原则，建立的制度应该从自身单位的实际情况出发，满足自身单位的档案管理特点，进而更好的进行本单位的档案管理的相关工作。第二，学校档案管理制度应该秉承实用简明的原则，管理制度的建立应该将可操作性作为最终的目标，进而使得档案管理制度能够更好的发挥其规范和指导性的作用。其次，档案管理制度的建立应该能够约束教师也能够约束领导，这种双向的约束性可以较好的发挥档案管理制度的管理性，学校中领导起着引导和榜样的作用，可以促进档案制度的实施。最后，档案管理制度的建立中应该将严肃性作为原则。为了更好的执行档案管理制度，在档案管理的执行中应该将其权威性作为制度的最重要的原则，在制度的施行过程中，应该做到奖罚分明。

2.2加强组织领导

学校要提高对档案管理工作的重视程度，将其纳入议事日程，首先要建立档案管理工作的领导机构，定期对档案管理工作进行检查和指导、督促；其次要结合本单位档案管理工作实际，建立起档案管理达标升级考核机制，对档案工作实行定性、定量考核，可按照分级分类指导的原则，通过等级升降来实施动态管理；同时应参考国家档案建设的有关标准，建立和完善质量管理体系，结合本单位具体情况，研究制定本单位档案各项工作的质量评价标准，并积极组织实施，从而推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。

2.3开展现代化和信息化建设，提高档案利用效率

实现档案管理现代化，是档案服务于学校制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。首先，学校档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存；其三，要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享。

2.4增强档案人员综合素质

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（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性第一

提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性；第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况；第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。

（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展

建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用；其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性；再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。

（三）强化电子档案管理所需设备

提高对中专学校的软件、硬件管理电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式；另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。

（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平

中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。

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3.健全和完善档案管理制度。档案资料的收集、整理、保管和移交，是做好档案工作的重点，建立学校档案管理制度是做好档案工作的保证。首先进行登记制度，为了避免归档资料的遗失、落漏，应及时做好资料的登记工作，并形成制度化。限时收集档案资料，及时查对，对于归档资料心中有数，发现材料不全、短缺的，要及时向有关部门收集，对于错装、错收的材料及时查收并予以纠正。归档完备的档案资料及时向上级档案部门移交，并办理档案移交手续，特别是学校人事档案更要及时移交管理部门，避免丢失。对于未能及时归档的重要档案资料要及时补充移交档案部门存档。

4.档案管理人员要努力提高自身素质。组织档案人员不断进行《档案法》学习，提高档案人员依法制档的责任感和法律意识，依法履行法定职责，树立坚定的政治信念，胜任新形势下的档案工作需要，真正为学校理好档、管好档。

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人事档案是人事管理实践活动的产物，是客观事物的原始记录，其内容主要是记述和反映个人的自然情况、社会经历、思想品德、业务能力和工作学习状况等材料，并以此来服务于组织人事工作。随着高校的经济地位和社会地位的提高，各类人才集聚高校，因此人事档案管理的侧重点和归档内容顺序需作相应的调整。

1.高校人事档案管理存在的问题

（1）材料利用分散。组织人事部门只掌握个人履历、政治面貌、学历、职称评定、工资等方面的材料，而教师的教学科研情况材料则比较分散，一部分由各个系室收集，一部分由教学科研处掌握，要了解一个教师的综合情况，就必须到几个部门去了解、去统计。这种分散管理破坏了人事档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映教职工的真实面貌。

（2）材料内容过于形式化，空洞无物。比如每年一次的鉴定考核内容基本都是相同的，评语都基本上是“坚持四项基本原则、拥护党的领导”，“努力钻研业务”，“科研能力较强”之类的话语，很难反映一个人的特点和全貌，体现不出个性特色。

（3）部分材料不规范、不完整。应该归档的材料档案里没有，不应该归档的材料却出现在档案里，还有的归档材料书写不规范，形式不统一，有的材料还是复印件，归档纸张大小不一，有的考核材料没有本人签名，部分档案材料中有些人的出生年月，加入党团的时间、学历，以及参加工作时间等前后记载不一致，出现年龄越填越小，工作时间越填越早，学历越填越高等现象，使档案材料的真实性大大降低。

（4）制度不健全，管理方法落后。从收集、鉴别、归档整理、保管保密到转递、查（借）阅利用等人事档案管理的各个环节缺乏一整套系统的规章制度。档案材料的鉴别、编排、装订、查阅检索等一系列环节均为手工操作，工作效率低下，准确性较差，利用率较低，与科学化、现代化的要求差距甚大，计算机、光盘、扫描仪、缩微设备等现代信息技术手段尚未在学院人事档案管理中广泛应用，难以适应现代社会发展的需要。

（5）缺乏深入精神。长期以来，档案室只求看好大门、守好小摊，档案不丢便可万事大吉，在思想上形成看家守业的“保管型”思维方式，开拓创新意识欠缺，思路比较狭窄，视野不开阔，仍处于“被动服务”的局面。干部人事档案日常的大量的传统的利用工作是接待利用者的查阅，办理档案借出手续，为个人因办理入党、升学、深造、提干等事宜出具有关证明材料，而很少对档案材料进行进一步的分析研究、再加工或开发汇编，将档案信息转化成可被利用的档案信息。

2.高校人事管理的特点

（1）人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。

（2）利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员，以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。由于利用者类型、利用用途的多样性，他们对人事档案内容、载体、传递方式等方面的需求存在多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

（3）人事档案管理方式和服务方式的开放性。市场经济的建立，降低了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

3.高校人事管理新模式的探索

（1）抓好队伍建设，提高人员素质。人事档案管理工作是一项专业性、技术性、政策性极强的工作，既涉及国家，又涉及个人的切身利益，对档案管理人员在政治素质、专业文化知识、科学技术知识方面提出了很高的要求。在选配档案管理工作人员时，首先要注重选拔具有高度的责任心、强烈的事业心、爱岗敬业和默默无闻、无私奉献精神、党性好、作风正、守纪律、保守机密、具有一定工作能力和文字水平，且熟悉计算机操作技术的党员干部从事档案工作。其次要经常进行业务培训，使其掌握科学的管理方法和手段，探索人事档案管理的规律性和科学性。最后，各级领导要关心档案管理人员的思想、学习和工作，努力解决他们工作生活中的实际困难，充分调动各部门及兼职档案员的工作热情和积极性，使人事档案管理迈上一个新的台阶。

（2）健全工作制度，加强科学管理。建立健全各项干部人事档案管理制度是做好工作的前提和保证，干部人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的规章制度来制约，就会无章可循、无所适从。因此，应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并坚持执行，使其真正落到实处。尤其要建立应用计算机管理人事档案的各项制度，特别是对档案材料收集归档、转递、查阅、保管制度要进一步严格要求，阻止虚假材料进档，避免出现无头档案及死档弃档，完善人事档案整理工作细则，使档案的整理更加科学全面完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。同时，强化安全保密管理，杜绝泄密、失密、窃密现象，使档案工作逐步达到规范化、标准化、制度化和科学化，为高校干部人才队伍建设提供更好的服务。

（3）档案客观真实，突出个性特色。学校人事档案工作除具有一般档案工作的共同属性和特点外，还具有自身的个性特点和特殊性。一是管理范围较广，形成档案材料的部门较多；二是建档对象文化层次较高；三是档案的利用率较高。为确保档案材料及时更新和完整齐全，首先，应补充新时期形成的材料，例如将人事调动、养老保险、医疗保险、失业保险、公积金等与个人利益密切相关的材料纳入个人档案之中。其次，应以收集客观材料为主，如教师教学、科研、学术研究和反映教师思想品德、敬业精神、业务水平、技术专长、工作能力、成就贡献等方面的评价材料，即能真正反映个性特征的内容材料。人事档案收集的渠道不应是单一的，而是多方面的；不仅要通过组织、人事部门收集干部管理活动中形成的资料，还要通过学校机关各相应管理部门收集当事人的教学情况、科研成果及其他业务方面的材料。通过这样的拓宽渠道来收集材料，才能全方位地立体地反映职工的整体面貌。

（4）人事档案的科学化、信息化和网络化。人事档案管理要把人才档案信息化，把人事档案中的现实记录转化为“活”信息，建立一个丰富强大的数据库，利用计算机技术对人才队伍进行统计和定量分析，为组织人事部门提供人才信息，为领导决策提供依据。人事档案信息化管理系统最主要的部分是人事信息数据库，它主要包括人员的基本情况、人员的职务和职称情况、人员学习培训情况、表现情况及其他情况。它集中了组织、人事部门管理工作所需要的全部基础数据，不仅能够重复使用，提高数据的利用率，而且能够消除重复的数据收集存储，减少数据的冗余，是一个结构比较合理，功能比较完善，可以共享的人才信息资源，可以随时为学校各部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。同时，档案管理人员还可以针对本校人事档案管理的实际利用情况，以现实需要为前提，对一些重要、利用频率高的档案原件逐步实现数字化，例如学历、学位证书，近期的干部履历，干部职务任免、职称审批表，各种资格证书，等等。

完整、真实的人事档案才能全面、准确地反映人的德、能、勤、绩，才能更好地为组织人事及学校各项工作服务。因此，学校人事档案工作必须积极探索、大胆实践，不断创新，把工作推上新的台阶。

参考文献：

［1］黄小斯.高校人事档案的价值及其管理.集美航海学院学报，1998，（4）.