会计档案管理论文汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇会计档案管理论文范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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首先，人民银行总行制定的《中国人民银行会计档案管理规定》制定时间较早，内容滞后，对档案的立卷、保管和借阅、移交等程序规定得比较原则和笼统，随着会计集中核算ACS系统和国库会计TCBS系统的运行上线，形成的会计资料种类和形式发生了改变，要求对会计档案的归档范围、保管和交接等进一步明确化和规范化，原《档案管理规定》已不能适应新形势的需要。其次，一些基层央行对资金的管理比较重视，对会计档案管理重视度不够，没有建立起一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等制度，会计档案管理制度不健全。

（二）会计档案管理意识淡薄、会计资料归档不完整、不及时

但在实际工作中，存在重业务管理、轻档案管理的倾向，会计档案管理工作作为财务工作的最后环节，并未引起业务部门的足够重视，会计资料归档不完整、不及时的现象时有发生。

（三）会计档案管理分散，存放场所不当

目前基层央行会计档案多实行分散管理，营业部门会计、国库会计、县支行营业会计日常核算凭证、账簿由地市中心支行事后监督中心集中保管，定期移交本行档案管理部门管理，市县两级的财务开支档案由会计管理部门自行保管，发行库会计档案由其自行保管。大多数基层央行并未建立起统一集中存放本单位所有档案的综合档案室，档案存放场所分散，存在较大的安全隐患。有的虽有专门的档案室，但安全意识不强，没有安装防盗门窗设施等，防火、防潮、防虫等设施不齐全。

（四）档案管理电子化、网络化程度不高，档案利用率低

随着现代信息技术的迅猛发展，计算机技术和网络技术在中央银行会计核算领域已经得到广泛应用，电子信息正逐渐取代传统意义上的纸质信息，会计档案电子化、网络化管理已是信息化时展的客观需要。但是基层央行档案管理基础设施建设相对滞后，有的支行虽然有计算机和网络，但是使用的计算机机型不一，规格不齐，没有建立起一套既能检索文件又能管理档案信息的专门的档案管理软件系统，档案的管理与利用远远适应不了档案电子化、网络化发展的需要，影响了基层央行档案的利用效率。

二、强化基层央行会计档案管理工作的建议

（一）依据总行《会计档案管理规定》制定细化

办法，完善会计档案管理制度1.现行的《中国人民银行会计档案管理规定》内容滞后，对于会计档案的归档、保管、交接等规定得比较笼统，指导性、原则性较强，可操作性差。基层央行要根据本行的实际情况，根据新系统产生的资料种类和范围，制定适应现时需要的、统一的、细化的实施办法。2.整合现有会计档案管理的相关规定，完善会计档案管理制度。明确规定会计档案的立卷、归档、借阅、保管、移交、销毁等程序，统一指导营业会计、国库会计、货币金银会计资料等的收集、整理和归档，同时严格执行安全和保密制度，使会计档案工作有章可循。

（二）提高会计档案管理意识，及时整理档案资料

各业务部门的领导和档案管理人员，应提高会计档案管理意识，充分重视档案管理工作。会计核算业务完成后，要及时装订，保证会计资料完整。相关人员应及时按时间和流水号对会计资料进行整理、组卷，认真细致地检查原始会计凭证是否齐全、完整，装订粘贴是否规范、牢固，凭证封面要素填写是否准确全面，并确保会计资料的真实性，同时会计档案要体现一定的美观性。对于整理完后的会计档案，按照《会计档案管理办法》的规定：“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封包保存。档案管理部门必须按期点收，不得推诿拒绝”，各会计部门应及时移交档案管理部门，并认真办理移交手续。

（三）实施会计档案集中管理，加强硬件设施建设

会计档案是记录和反映基层央行经济业务的重要史料和证据，对基层央行会计工作的开展、工作方法的改进及相关审计审核工作都有着重要的意义。基层央行应克服办公经费、用房紧张的困难，成立综合档案室，集中统一管理单位营业部门会计、发行会计、国库会计和基建会计、机关文书等档案资料，组织和提供对档案资料的调阅、开发和利用。建立会计档案保管的专用库房，尽量做到防盗设施齐全，配备空调、灭火器、温湿度计等，防止档案损毁、丢失及泄露。严格档案借阅手续，对于归还的档案，要认真检查其完好性，看其有无涂改、损坏，防止会计档案散失、抽换或缺损，确保档案资料不丢失，不泄密。

（四）推进会计档案电子化建设，提高会计档案的利用效率

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当前，许多企业建立了局域网，实现了相关会计信息的无纸化传递。这些虽然利于会计档案资源共享，提高工作效率。但同时，会计工作人员只要获得相关职责权限就可进行会计信息修改，没有了纸质档案的修改痕迹，使得篡改会计档案简单化。

(二)网络系统存在安全隐患

目前通用网络财务的功能主要包括:远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上银行等。基于网络技术，企业提高了会计文档的多方位检索速度，可以进行网上远距离传送，使会计工作变得简单、快捷。但众所周知，网络病毒、黑客伺机而动，一旦计算机系统中病毒或被黑客攻击，不仅会造成会计档案的遗失、篡改，甚至会泄露企业的经济信息。

(三)会计软件升级与档案读取不兼容

在电子信息技术下，会计工作的录入需要相应的电算化软件予以支持。而会计软件的使用，又对计算机的硬件配置提出了一定的要求，不满足配置的计算机无法安装或运行软件。同时由于会计电算化的软件升级换代很快，在不同的版本下会计数据有可能不同，有的单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存，造成会计电算化档案不能被调阅。

二、完善会计档案管理的几点建议

(一)明确会计档案保管路径，设置会计档案管理专岗

鉴于目前纸质和电子会计档案并存的情况，企业应按会计期间、会计资料内容进行分类管理，明确保管路径及保管形式，如电子档案必须光盘和移动硬盘双重存储，以防损坏，不可读。同时，设置会计档案管理专岗并安排专人负责，建立会计档案管理路径查询手册，注明双重归档下的存放、存储路径。

(二)明确会计工作权限，建立电子信息修改的备查簿

建立完善的内部控制制度，严格实行岗位责任制。建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电子会计档案的各项内容要规定不同的使用权限，如：普通数据，可较大范围共享；机密的数据，仅供一定需要的人员使用。同时，要求会计软件开发商，但凡登陆软件进行操作，必留登陆痕迹，并选择登陆任务，比如是完成新会计事项的录入还是修改工作等。同时建立电子信息修改备查簿，对修改事项进行登记，以防私自篡改。

(三)建立内外网分级会计信息录入机制

将局域网和外网分级使用录入，分离授权。注重网络的管理，建立内外网的使用准入机制。尽量不要在网络上传递有关的财务数据。必须要通过网络传递的，应通过添加密码或其他加密措施保护数据的安全。

(四)注意会计软件供应商的选择，设置专门电子计算机维护岗

由于电子信息技术的不断更新，经济活动的高速发展，会计工作不是一成不变的，会计软件也是不断升级调整的。这就要企业在进行会计软件供应商选择的时候，要选择售后完善的，技术过硬的公司，保证会计软件在升级后，不仅能进行现有经济业务的处理，也能对以往的会计档案进行调取、读取，以防电子会计档案形同虚设，无法使用。

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二、对于医院经济管理中强化会计档案管理工作的建议

（一）医院领导要重视会计档案工作

医院领导要充分认识会计档案管理的价值，高度重视会计档案管理工作，将医院会计档案管理列入医院财务部门和档案室工作的重点来抓，经常深入进行督导检查。

（二）要健全并且推动会计档案管理

责任体制，按岗负责医院会计档案材料的存档工作，必须由医院的会计工作人员亲自进行，需要在医院财务部门合理设置一些专职或兼职的会计档案管理员，出纳人员不得越权或同时执行会计档案管理工作，对于会计档案要及时整理存档，集中管理保持，方便今后可以进行查询。

（三）完善补充会计档案管理制度

应完善医院会计档案查询、复制登记制度。首先必须坚强对会计档案的保密措施，一般情况会计档案在数量上为单份，故务必在会计档案的复制和相关的查询的过程中加强管理。当所被查询的会计档案查询完毕，必须及时进行收回存档，严格保证会计档案内容的严密。

（四）加强对会计档案销毁程序的监管

在会计档案的管理中，销毁工作绝对不可马虎，必须严格按照流程来，认真执行。对于会计档案的保管工作，一般按照时限确定分为永久性保存和规定最低保存期两类，只有未结清的债权债务原始凭证、其他未了事项的原始凭证这种情况除外，其余只要保存期满的会计档案可以让医院档案室和医院会计机构一起提出销毁意见，并且要进行销毁明细的编制，必须清晰的列出要进行销毁的会计档案的所有重要信息，其中包括要决定进行销毁的档案的名称、所在档案号，册数、起止日期、所属卷号、应保管和已保管时间、销毁日期等，在经单位领导审查并批准同意后按销毁流程严格执行。

（五）加强会计档案的安全性建设

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归档管理的会计档案材料是财务管理工作中直接产生的，具有原始性、唯一性的文件材料，按照法定程序收集整理归档以后，更具有系统性和连贯性，成为可以作为法庭证据的依据性材料。为了保证会计档案管理的合法有效，国家不仅在《会计法》中对会计档案的管理做出了明确规范，并且专门制定、颁布了《会计档案管理办法》予以规范，这在其他门类档案中是不多见的。在此基础上，各个大型国有企业包括我公司在内都制订了专门的会计档案管理制度，使会计档案成为企业档案管理中最为规范、明确、高效的门类之一。

(二)来源的特殊性

由于企业的自身特点，使档案管理的前期阶段，即归档材料的形成、积累，归档前整理和按时移交，成为档案管理中最难以规范化管理的阶段。因为归档材料的形成主体成分众多，素质参差不齐；归档材料产生的时间、处所及环境条件各异，所以归档材料质量的可控性较难提高，会计档案的来源同样存在这些问题。虽然会计档案归档材料是由专业的会计机构及会计人员移交给档案部门，而且在移交归档前进行过审查，但是会计凭证来源各异，数量繁多；会计账簿专业性强，分类严格；其他会计资料种类繁杂，难以准确分辨，这些特点在其它门类的档案中都是不多见的。此外，对于会计档案归档材料积累、整理方法、质量及归档时间界定等要素均有明确、严格的规定，同样也有别于其它门类档案。在归档时间上，当年的会计档案在会计年度终了后由财务部门自行保管一年，待下一个年度才移交归档；在整理方法上，会计档案归档材料是由会计人员而不是档案人员负责组卷及装订，以确保卷内文件材料的有机联系。

(三)管理的特殊性

会计档案是经济活动的直接凭证，与企业经济活动的联系非常紧密。因此，会计档案归档范围必须涵盖经济活动的全过程，必须如实反映经济活动各环节之间的客观联系，这就要求会计档案管理人员必须对企业财务部门和会计人员的业务工作有一定程度的了解并积极配合；会计档案归档材料种类多样，寿命周期长短各异，保管期限各不相同，有3年、5年、10年、15年、25年和永久等六个档次，这是会计档案独有的特点；由于会计档案数量多，特别是短期保存的数量大，需要经常进行价值鉴定和及时销毁。在我公司，只有会计档案能够做到定期组织进行鉴定、销毁。这些方面均与其他门类档案有明显区别。

(四)利用的特殊性

由于会计档案涉及企业的经济利益，具有明显的经济价值和严格的保密要求，必须依法依规严格管理，无关人员不应当接触。因此要求企业档案部门做出适应会计档案自身特点的专门规定，对利用会计档案的主体、时间、地点及管理要求做出明确、细致的要求。要对利用者的资格进行限制和审查，采取措施保证在利用会计档案的过程中不致造成失密、泄密，要规定明确的利用程序并对整个利用过程实行严格有效的监督管理，在确保馆藏会计档案完整与安全的前提下，积极开发馆藏会计档案信息资源。

(五)信息化管理的特殊性

自2005年我公司档案信息化建设起步以来，由于各门类档案信息化建设难度不一，因此进展步伐也各不相同，而会计档案信息化就是其点比较鲜明的一类。可以说，会计档案信息化建设的速度是最快的，又是最慢的。所谓进度最快，即会计档案是最先完成案卷目录数据库建设的门类；所谓进度最慢，即直到今天，我们也没有完成会计档案卷内目录数据库的建设，更不用说档案全文数据库建设了。事实上，会计档案本身的特点已经决定，后两个数据库的建设既没有必要性也没有可行性。这个特点与其它门类档案数据库建设工作日新月异的局面形成鲜明的对比。

二、企业会计档案管理的实用方法

(一)企业会计档案管理制度的建立和实施控制

会计档案和其它各门类档案一样，必须依法管理，坚持“照制度办事，按程序操作”的要求。

1.在制度建设方面应当抓好三个层次的工作：一是制订专门的会计档案管理制度；二是在国家相关法规修订、企业实际情况变化等情况下，应及时对会计档案管理制度进行修订；三是在实际工作中，应逐步建立健全会计档案接收、管理、利用和鉴定销毁的具体操作程序，使会计档案的管理真正处于有规可依、有章可循的良性环境。

2.在制度落实方面，要采取有力措施保证管理制度的有效实施和闭环控制，确保管理制度落到实处。应当做到三个纳入：一是将档案管理制度（包括会计档案管理制度）纳入企业的管理制度体系，确保档案管理制度的效力；二是将档案管理制度的内容纳入职工培训课程，确保档案管理制度的宣传贯彻；三是将档案管理制度的实施纳入企业的经济责任制考核范围，与各单位的工作绩效挂钩，这样才能确保档案管理制度的切实执行。

(二)企业会计档案材料的归档前控制

归档前控制是档案管理工作的一个重要环节，也是一个容易被忽视的环节，在会计档案管理工作中同样如此。因为会计档案在归档之前都是由专业会计人员管理，往往使档案人员产生“会计档案是归档前管理最规范的一类档案”的惯性思维，从而放松对会计档案材料的归档前控制。我们在长期的管理实践中认识到，会计档案管理人员必须提高对归档前控制这个环节重要性的认识，必须采取有效手段确保档案归档环节的质量和效率。会计档案材料的归档前控制主要包括三个方面的内容。首先是对归档材料进行现状调研，切实掌握归档单位分管领导及责任人是否有变化，弄清应归档材料的数量及保管现状，以及可能影响归档工作进度与质量的其它情况，做到心中有数；其次是要与归档单位的领导及责任人保持沟通，建立经常、及时、良性的信息交流；第三是针对调研中发现的问题进行有的放矢的业务指导，包括宣传会计档案管理法规与制度，传授归档材料组卷、装订及保管的方法与要求，共同商讨解决问题的思路与办法等等，特别是在归档单位责任人员发生变动后，这项工作的重要性更是不言而喻。一般来说，归档前管理工作越及时、主动、细致，会计档案材料的接收归档工作就会越顺利。

(三)企业会计档案材料的接收归档

会计档案的接收归档工作是会计档案规范化管理不可缺少的基础环节，必须按照“规范、明确、高效”的要求有序进行。从上世纪九十年代末期开始，我们就逐渐摸索出一套行之有效的工作程序。每年刚过春节，我们就开始与归档单位沟通，在充分协商的基础上制订印发当年的会计档案归档计划，确定各单位的归档次序、时间安排、归档材料内容、归档手续以及联系方式，当然每年都要不厌其烦地重申归档要求，以保证归档计划的可执行性。然后就是为归档材料的进馆做好必要的准备，包括柜架的规划安排、位置调整、装具准备等各项工作，在此期间往往还要关注与指导归档单位制作归档材料交接清单的进度与质量。会计档案归档材料的接收工作既是技术活也是体力活。按照交接清单逐卷清点，核对名称、编号、数量，精神高度集中，不敢稍有懈怠；一卷档案不过一两斤重，但是要连续将几千卷档案在短时间内进行清点、搬运、消毒、上架，不仅要求有较强的手脑协调能力，还要求有较好的身体素质。

(四)企业会计档案的安全保护

会计档案接收入库以后，虽然组卷、装订环节的工作已由会计人员完成，但是仍然有许多管理工作要做。首先是归档材料的清洁消毒就与其它档案不同，其它档案都是先消毒后装订，文件材料之间的间隙大而松散，臭氧气体容易进入，消毒时间不需要太长；而会计档案是已经装订完毕然后消毒，臭氧气体难以顺利进入纸张之间，不但要求档案在消毒柜中翻开摆放，还要适当降低档案的摆放密度，适当延长消毒时间，使消毒杀菌尽可能彻底。其次是会计档案的装具即卷盒种类多、规格多。会计凭证、会计账簿和会计报表的外形尺寸各不相同，因此除了会计报表与其它会计材料采用各门类档案通用的卷盒外，我们还专门为会计凭证与会计账簿量身定做了不同规格的卷盒。第三，会计档案的保护、保密管理要求高。我公司于2013年为会计档案库房安装了带指纹锁的门禁系统，改进了防盗实时监控系统，进一步提高了会计档案的安全防护水平。此外，还有会计档案案卷封面、脊背、卷内目录和备考表的制作；总账、分类账和检索工具的建立；由于档案鉴定、销毁而形成柜架空间，必须经常进行倒架调整，比其它档案管理频繁得多；会计档案的数量最多，库房面积最大，日常清洁卫生工作量也最大。这些工作看起来琐碎，但是缺一不可。

(五)企业会计档案的利用管理

利用会计档案最重要的就是要把握好开发档案信息资源与保障档案完整安全这两者之间的辩证关系。首先，利用会计档案的主体必须是持证上岗的专业会计人员，因此档案部门应当掌握本企业的持证会计人员名单，并且定期与财务管理部进行沟通，对名单进行更新；其次，利用会计档案必须事先经公司财务部领导书面批准，并有档案部门领导签字确认，以确保利用的目的是因工作需要；第三，利用会计档案必须在档案部门设置的专用阅档室内进行，必须有会计档案管理人员现场服务，阅档室内还应当配备监控摄像头、电话等必要设施；第四，如果需要复制档案，必须在审批手续中明确说明，并由会计档案管理人员在档案部门内部进行。

(六)企业会计档案的鉴定及销毁

到期会计档案的鉴定销毁是会计档案管理的最终环节，也是考验一个档案工作者素质的试金石。美国国家档案馆前馆长、著名档案学家巴克先生曾经告诫我们：“人类的档案遗产具有唯一性，不论由于何种原因失去其中任何一部分，都是整个人类的损失。”这句话成为我们每次鉴定销毁工作之前必须重温的信条。为了确保会计档案鉴定销毁工作的质量，首先必须组织鉴定工作小组，由企业总会计师担任组长，财务部门、档案部门领导及相关工作人员参加。其次应由档案人员制作案卷级鉴定清册，并确保清册的内容与提交鉴定的档案在顺序、数量、内容各方面准确对应。第三，采用逐卷鉴定的方法对到期的会计档案进行价值鉴定。在鉴定前，应要求参加鉴定的会计人员事先做好相应准备，对提交鉴定的档案是否涉及未办结的债权债务，是否涉及正在办理的违法违纪案件等内容要心中有数，以免造成珍贵证据的灭失。第四，鉴定工作结束后，档案管理人员要按照鉴定结论，将经过鉴定的档案分为两个部分，对应当继续保存的档案重新标识、消毒、回库；对应当销毁的档案建立销毁清册，办理审批手续后，送到有资质的销毁单位，采用化纸浆的方式进行销毁。最后，将销毁清册等鉴定工作资料完成签字手续后，及时归档，永久保存。

(七)企业会计档案信息化建设要点

我们必须清醒地认识到，无论会计档案有什么样的特殊性，信息化建设都是会计档案管理的必由之路，这是不以我们意志为转移的客观规律。首先，扎实的档案管理基础工作是信息化建设不可缺少的前提条件；其次，会计档案信息化建设应当是企业档案信息化建设的有机组成部分，并且应与整个企业的信息化建设同步进行；第三，会计档案信息化建设应当适应企业财务会计信息化建设的实际情况，遵循其自身的客观规律，实事求是地进行。我们的设想是，对于会计账簿类，数据库建设到案卷级；在其他三个类别中，对于已经归档的档案，数据库建设到案卷级，对于今后归档的档案，在财政部下发的《企业会计信息化工作方案》正式实施后，根据实际情况，可能直接建设全文数据库。因为这个方案将对现行的会计档案形成方式和载体形式做出重要调整：除会计凭证类继续采用纸质载体外，其它三类材料即会计账簿类、会计报表类和其它会计材料类都将可能全部或者大部分采用电子载体，不再采用纸质载体。这必将会使会计档案管理工作发生相当大的变革，我们应当尽早做好相关准备工作，以适应形势发展的需要。

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一、军队财务档案管理信息化的紧要性

在军队信息化建设的过程中以及未来的信息化战争中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要财务档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案，实现财务档案的网络化管理，是搞好军队财务档案管理的必然选择。

军队财务档案快速向信息量大、时效性强、查阅频繁的方向发展，对传统的财务档案管理手段和方法提出了严峻挑战。随着国家和军队财政经济工作的不断发展，财务法规、标准的变化越来越频繁，甚至某些科目的经费标准一年内进行几次调整；各种指标、标准，每年都可能变；各种会计帐簿、报表、决算每年都有不同的内容，同时要求不但反映当年度经费活动情况，并且可能反映上年、下年或若干年的经费活动情况；各种标准划分越来越细，项目越来越杂，如军队干部工资标准1980年前只有24个，而现在猛增了十几倍之多，各类补助项目也有数十个，信息采集的工作量日益增大。这些都给军队财务档案管理工作增加了难度。在财务档案的查阅方面，总部定期出版《财务标准制度汇编》和《财务文件汇编》，这确实解决了档案管理中的不少问题，但是，这些汇编资料缺乏全面性、连续性和时效性，一些标准或制度很快过时而又得不到及时刷新，重新整理出版的周期长，往往是计划赶不上变化，而且又要消耗大量人力和财力。

电子财务档案具有无可比拟的优点，能够很好地适应军队财务档案的发展需求。电子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案，电子财务档案有许多特点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；电子财务档案的存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中；电子财务档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。

正如上面所述，电子财务档案或财务档案信息化有很多优点，但也有不足的一面。如，具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点，因此，即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

二、军队财务档案管理信息化的主要内容

一是搞好数据的挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其他的一切工作都是建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上，必须建立军队财务档案数据库，可以按军队财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计帐簿、指标文件、工作资料等等，建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档案资料都录入计算机。转二是搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络，一方面可以将业务上级的文档，以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之，网络财务档案的在线管理和使用功能，可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理能力和质量。

三是搞好财务档案管理辅助决策系统建设，做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案。财务档案信息通过采集整理和网络传输，最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高，仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案，并对方案进行比较、分析和优化，最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。

三、军队财务档案管理信息化的基本措施

财务档案管理信息化是一项系统工程，涉及到管理、技术、人员、资金等多方面的问题，具有一定的复杂性，需要统筹考虑。

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会计档案数字化管理在实际使用中最为明显的优势，就是可以提高其管理效率和使用效率。由于它是利用计算机设备和各种网络技术进行数据录入、传送和存储的，所以，在数据信息的更改、修正、复制和重置等一系列相关处理问题上变得十分快捷和方便。同时，由于会计档案数字化存储磁介质自身的特点，使得会计数字化档案的体积尽管很小，但其数据容量却很大，存储空间也变得异常巨大，可以存储非常多的会计档案数据信息。会计数字化档案的这些突出特点，使得其在实际工作中的管理效率和使用效率大为提高，从而可以极大地节省管理和处理时间，从而非常明显地提高了管理和使用效率。

2.有利于实现会计档案信息资源的资源共享。

由于会计档案数字化管理是建立在会计档案的数字化建设、网络化建设基础之上的，强大的网络体系使得会计档案数字化管理很方便地就可以实现会计档案信息资源的共享共用。会计档案的各类、各级需求用户只需要根据系统所提供的用户权限，就可以通过网络顺利地直接访问会计档案数字化管理资源库。用户可以根据自己的需要进行会计档案信息资源的各种查询、调档、下载、获取、传送、存储和相关利用，从而实现了会计档案信息资源的共享共用。

二、会计档案数字化管理的措施

1.实现内部、外部、物流和资金流会计档案的数字化采集与处理。

对于单位内部会计档案的数字化采集和处理，由于仅限于单位内部数据的流通，因此相对比较简单，工作流程也一目了然，一般是通过相应的会计数字化管理软件进行原始单据和凭证的数字化收集与处理。对于单位外部会计档案的数字化采集和处理，由于涉及到单位与单位之间，以及单位与相关上级管理机关之间的会计数据信息交换与传送，因此，需要进行严格的会计档案数据信息数字化采集与处理，目的是为了实现会计档案数字化数据的顺利传送与交换。对于物流环节的会计档案数据，在数字化采集与处理过程中，可以充分利用先进的数字化识别技术，如OCR图像识别技术和RFID无线射频识别技术，以及物联网技术等现代化的技术方法，将其存储于会计档案数据库中。

2.建立会计档案数字化管理的标准和原则。

通过会计档案数字化管理信息系统对内部、外部、物流和资金流会计档案进行数字化采集与处理后，为保证会计档案数据信息统一规范，便于数字化管理，还需要制定统一的会计档案数字化数据标准，便于数字化会计档案数据信息的自由统一交换与和传递。会计档案数字化数据标准的基础是确保会计档案数据信息的真实性、原始性和实用性。真实性是要确保会计档案数据与内容的真实可靠，因为数字化档案仅是在档案处理方法和手段上进行了改变，它所反映的档案内容是不应有任何变化的。原始性是指有时用户需要具有原始性特征的会计档案，需要通过数字化手段保留下会计档案的原貌状况，确保会计档案数字化数据和信息经得起真伪辨识，以及对数据和文字信息的校勘，最终确保处理和存储的会计档案数字化数据信息内容与原件相互对应与吻合，防止出现数据信息和文件的不一致或损毁情况。

3.建立会计档案网络报销系统。

网上报销系统是基于互联网或各类单位内部网络的实时在线报销系统。这种系统的优势是将纸质的签字和审批形式转换为网络化的审核形式，它的最大优势，一则可以实现现代化管理。会计原始单据报销实现网络化管理，便于利用计算机和网络进行数字化数据采集和处理，便于进行数据统计与计算。二则可以提高工作效率。它可以简化会计报销流程，可以极大地节省报销人和各级相关审核领导用于报销流程的时间和精力，从而可以大大提高工作效率。三则快速查询。它不仅便于用户对于自己报销历史记录、借还款记录和工资信息等内容的快速查询，也便于相关管理人员对于会计报销流程、各单位资金使用情况，以及各类资金使用情况的快速查询。四则确保了会计档案数据的准确性。这是由于网上报销系统将所有已经通过审批的会计报销数据信息导入到财务处理模块，实现了与主流财务系统的无缝对接，因此，可以确保会计报销数据的准确性。

4.建立会计档案数字化管理系统。

会计档案数字化管理系统是由若干子系统组成的，包括会计档案管理子系统、智能核算信息转换子系统、数据光盘生成子系统和档案数据独立查询子系统，他们分别具有档案案卷管理、财务文档管理、财务数据转换、报表数据转换、固定资产数据转换、生成数据光盘、生成存储数据和档案查询等主要功能。通过核算数据转换和档案管理功能，可以有效地解决在不同的历史时期，以及采用不同的会计档案管理方式所带来的历史数据整合，从而保障各种会计档案数字化信息资源在系统中得以体现和反映。会计档案数字化信息数据库，可以将纸质的会计档案数据信息转化为会计档案数字化管理信息系统中的数据信息，并通过采用权限设置、密码保护和身份验证等保密措施加以利用。

5.实现会计档案数字化信息资源的区别共享。

会计档案的存在价值更多地要体现在利用上，这种利用不仅包括本单位用户的利用，还应该包括相关单位用户，甚至更大范围内的共享利用，这就需要实现会计档案数字化信息的资源共享。在互联网时代，无法实现资源共享的会计档案，其存在和利用价值将会大打折扣。当然，资源共享并非意味着可以任意地、无限制地滥用，而是在遵循相应的会计档案资源利用规定的前提下，合法、合理、有效地加以利用。如可以根据各单位的不同具体情况，对会计档案数字化资源实行分级、分网、分权限地共享利用。可以将可资源共享的用户划分为会计人员、会计档案管理人员、上级管理人员、财务部门主管、其他个人用户，他们根据自己所拥有的相应权限，可以利用相应的会计档案数字化信息资源。

三、会计档案数字化管理的安全保障

1.重视会计档案数字化系统的安全管理。

在实现会计档案数字化管理的工作过程和服务过程中，要将安全管理放在重要位置，强化安全意识，采取安全措施，进行安全风险评估，建立一整套安全标准体系。随着21世纪逐渐进入到信息时代、互联网时代、大数据时代、云计算时代，计算机技术、互联网技术、云存储技术、大数据挖掘技术的有机融合，都为会计档案数字化资源的获取、存储、传播和使用带来了巨大的便利。然而，科学技术是一把双刃剑，有一利必有一弊，在会计档案数字化资源巨大便利性的同时，随之而来的则是档案资源信息的安全患。因此，为了防患于未然，需要加强对会计档案数字化管理过程中的安全管理。当然，任何安全措施都具有相对性，绝对安全的防范措施是很难实现的，只有采取多重安全保护措施，才可以将会计档案数字化资源的安全性尽可能地提高。

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一电算化会计档案的特点

会计电算化就是以电子计算机为主的当代电子枝术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。其特点如下：

1、载体的变化。根据《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案。这就使得电算化会计档案拥有了双重的载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。

2、电子会计档案载体性质的特点。电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素影响。

3、电算化会计档案在工作中的特点。在传统的手工操作条件下，在工作中具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。实行会计电算化以后，财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后，才能借助计算机进行会计核算处理。这些程序文件、数据结构文件以及各种代码既是电算化会计运行的前提条件，又是保证电算化会计正常运转的查询资料，所以，必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。

4、电算化会计工作对工作人员素质的要求。电算化会计档案管理要求从事人员不仅要熟悉计算机操作和维护知识，同时，对个人安全操作使用提出了新的需要。

二、当前企业电算化会计档案管理中存在的问题

1、会计档案载体的双重性。企业领导和财会人对会计电算档案的组成内容不甚了解，一些企业只将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响了会计档案的完整性。

2、电算化会计档案性质延伸的问题。有的企业没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用；没有按照国家档案局规定的库房管理标准，建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。

3、管理制度不完善。没有完善的管理制度和工作人员的职责，会计档案的人为破坏和自然损坏现象可能会发生。

4、缺乏必要的计算机维护、网络安全人才。一般单位只注意到对会计人员的培训，忽视对计算机和网络的维护。

三、改善电算化会计档案管理的方法

1、完善硬件设施。提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，作为纸质会计档案的输出工具；选用功能符合本单位实际业务的电算会计软件，强化系统安全防护功能，如对联网电脑进行定期的补丁维护，避免会计档案泄密或被人为修改。

2、完善电算化会计档案管理制度。一是建立电算化会计档案归档制度。会计电算化工作开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应作为会计档案保管。会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并备份。二是建立电算化会计档案的保管制度。选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放。做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作。按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。三是建立严格的借阅制度。查阅会计档案，要严格办理借阅手续。四是建立定期备份制度。

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企业档案是企业发展的真实记录，它承载了一个企业的兴衰记忆和发展历程，是一项维护企业历史真实面貌的工作，是企业经济效益的需要，同时也是社会效益的需要。企业档案收集是企业档案的基石，它直接影响着档案的完整，并体现企业档案的管理水平。企业如果没有资料的收集，企业档案部门也就无所谓档案的整理、保管、鉴定、统计和开发利用工作。因此，档案收集工作，是档案部门开展一系列工作的前提。企业档案有文书档案、科技档案、会计档案和人事档案等部分组成。在这里我浅说化工企业科技档案方面的收集工作。一个企业如要更好完整、准确、系统地做好科技档案的收集工作，本人认为要做好如下几点：

一、积极开展各种形式的宣传活动，提高全员、特别是管理层的档案管理意识，取得管理层的高度重视和支持

为确保归档的顺利，各企业应根据《档案法》、《科技档案工作条例》等相关的法规、条例，制定企业相应的科技档案管理办法，明确岗位职责及相应的归档流程，规范科技档案的工作程序和管理要求。

企业科技档案是保存备查的直接记述和反映科技生产活动的科技文件，科技档案是直接反映企业生产、建设、科技和设计活动的直接记录，归档保存的科技文件材料，是把人们在生产、建设、科研和设计等工作中形成的科技文件材料通过各有关单位、生产技术部门集中收集而成的。然而企业科技档案所能产生的效益的隐蔽性很强，难以计量，不能为企业代来直接效益，也难以立刻见到效益，容易造成企业管理层对科技档案的收集忽略。这就要档案管理部门利用多种形式宣传档案法规、档案知识，增强档案意识，使全体员工都认识到档案的价值。使管理层懂得重视和做好企业科技档案管理工作，是对企业历史负责，为企业实现服务、替企业未来着想，才能更好的使企业得到发展，以得到管理层的更多的理解和重视。

二、档案部门对档案的收集要做到事前介入

生产设备档案是企业的生产的中枢，它记载了设备的结构、性能及其管理使用、维修过程的科技档案。设备是否能正常运行，在于设备的维护与管理，设备的维护与管理依赖于设备档案的准确数据。档案技术人员要参与生产管理，对进入企业的各种设备。档案管理人员要参加开箱验收，并做好验收和缺陷记录，收集原始资料。特别是对化工企业的锅、容、管、特设备及主要生产设备应根据设备开箱清单逐项进行验收。例如：锅炉设备开箱的验收主要有锅炉质量证明书、使用说明书、工业锅炉内部检验报告、锅炉外部检验报告、各种合格证、锅炉强度计算书、图纸、整（组）装锅炉安装监督检验报告、安全阀检验报告、锅炉安装质量证明书。压力容器设备主要有压力容器产品质量证明书、设备铭牌、锅炉压力容器产品安全性能监督检验证书、图纸等。都是企业申请使用登记的基础材料。企业管理论文如果收集的不全、不仔细，会给企业的办证使用代来很大的不便。

在参加设备开箱验收进行资料收集时，档案人员不仅要认真、仔细的收集，还要了解这些设备的性能，了解它们的原理，了解它们的用途。这样才能保证档案资料的齐全、完整、适应企业利用的需要。同时，根据生产技术人员的需要将设备说明书复印成册分发给生产部门和技术部门，供生产人员和技术人员参考。还要帮助、指导设备技术部门建立、建全设备技术档案。要做到专业管理与群众管理相结合。技术管理与经济管理相结合。

三、对企业科技档案的收集要做到事中控制

在各生产、技术部门的协助下，才能使收集资料的工作做到及时、准确、完整。平时的收集工作决定资料收集的完整性。生产技术部门不是专业的档案管理部门，平时往往不太重视归档材料的积累和保管，要归档时临时设派人员收集整理文件材料，造成一些需要收集的资料未能收集完整。企业在生产过程中检查、中修、大修、更换、改造中等都产生大量档案资料、图纸资料以及在工程施工过程中产生的施工记录、工程项目的报告等材料，这些都是反映企业发展状况的具体凭证和很有保存价值的原始记录，这都是靠工程技术人员平时的收集来完成；还有部分工程技术人员担心科技资料交接到档案局部门后，自己今后利用不方便或为了在工作中自己有的过人表现而封闭技术不愿交出某些关键性的技术材料。使得档案的完整性得不到保障。这要求档案技术人员在整个生产过程中定期对生产部门提供监督和帮助。宣传《中华人民共和国档案法》，强化部门和工程技术人员的档案意识，使每位技术人员把科技材料的归档看作自己的职责和义务。避免关键性技术资料由于保管不善和应归档而未归档造成档案资料缺失的现象发生。同时档案技术人员就必需了解工程的性质以及设备性能，掌握工程技术专业的相关基本知识。制定工程资料收集的大纲和具体范围，避免了移交单位人的主观移交，使接收的档案内容不全和形式单一的现象得到改善。

四、对企业科技档案的收集要做到事后核查和验收把关

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为确保归档的顺利,各企业应根据《档案法》、《科技档案工作条例》等相关的法规、条例,制定企业相应的科技档案管理办法,明确岗位职责及相应的归档流程,规范科技档案的工作程序和管理要求。

企业科技档案是保存备查的直接记述和反映科技生产活动的科技文件,科技档案是直接反映企业生产、建设、科技和设计活动的直接记录,归档保存的科技文件材料,是把人们在生产、建设、科研和设计等工作中形成的科技文件材料通过各有关单位、生产技术部门集中收集而成的。然而企业科技档案所能产生的效益的隐蔽性很强,难以计量,不能为企业代来直接效益,也难以立刻见到效益,容易造成企业管理层对科技档案的收集忽略。这就要档案管理部门利用多种形式宣传档案法规、档案知识,增强档案意识,使全体员工都认识到档案的价值。使管理层懂得重视和做好企业科技档案管理工作,是对企业历史负责,为企业实现服务、替企业未来着想,才能更好的使企业得到发展,以得到管理层的更多的理解和重视。

二、档案部门对档案的收集要做到事前介入

生产设备档案是企业的生产的中枢,它记载了设备的结构、性能及其管理使用、维修过程的科技档案。设备是否能正常运行,在于设备的维护与管理,设备的维护与管理依赖于设备档案的准确数据。档案技术人员要参与生产管理,对进入企业的各种设备。档案管理人员要参加开箱验收,并做好验收和缺陷记录,收集原始资料。特别是对化工企业的锅、容、管、特设备及主要生产设备应根据设备开箱清单逐项进行验收。例如:锅炉设备开箱的验收主要有锅炉质量证明书、使用说明书、工业锅炉内部检验报告、锅炉外部检验报告、各种合格证、锅炉强度计算书、图纸、整(组)装锅炉安装监督检验报告、安全阀检验报告、锅炉安装质量证明书。压力容器设备主要有压力容器产品质量证明书、设备铭牌、锅炉压力容器产品安全性能监督检验证书、图纸等。都是企业申请使用登记的基础材料。企业管理论文如果收集的不全、不仔细,会给企业的办证使用代来很大的不便。

在参加设备开箱验收进行资料收集时,档案人员不仅要认真、仔细的收集,还要了解这些设备的性能,了解它们的原理,了解它们的用途。这样才能保证档案资料的齐全、完整、适应企业利用的需要。同时,根据生产技术人员的需要将设备说明书复印成册分发给生产部门和技术部门,供生产人员和技术人员参考。还要帮助、指导设备技术部门建立、建全设备技术档案。要做到专业管理与群众管理相结合。技术管理与经济管理相结合。

三、对企业科技档案的收集要做到事中控制

在各生产、技术部门的协助下,才能使收集资料的工作做到及时、准确、完整。平时的收集工作决定资料收集的完整性。生产技术部门不是专业的档案管理部门,平时往往不太重视归档材料的积累和保管,要归档时临时设派人员收集整理文件材料,造成一些需要收集的资料未能收集完整。企业在生产过程中检查、中修、大修、更换、改造中等都产生大量档案资料、图纸资料以及在工程施工过程中产生的施工记录、工程项目的报告等材料,这些都是反映企业发展状况的具体凭证和很有保存价值的原始记录,这都是靠工程技术人员平时的收集来完成;还有部分工程技术人员担心科技资料交接到档案局部门后,自己今后利用不方便或为了在工作中自己有的过人表现而封闭技术不愿交出某些关键性的技术材料。使得档案的完整性得不到保障。这要求档案技术人员在整个生产过程中定期对生产部门提供监督和帮助。宣传《中华人民共和国档案法》,强化部门和工程技术人员的档案意识,使每位技术人员把科技材料的归档看作自己的职责和义务。避免关键性技术资料由于保管不善和应归档而未归档造成档案资料缺失的现象发生。同时档案技术人员就必需了解工程的性质以及设备性能,掌握工程技术专业的相关基本知识。制定工程资料收集的大纲和具体范围,避免了移交单位人的主观移交,使接收的档案内容不全和形式单一的现象得到改善。

四、对企业科技档案的收集要做到事后核查和验收把关

在收集过程中,不仅要收集主要档案,还要收集次要档案,从而保证档案的完整性。另外,在收集的过程中,还要注意收集的有效性,不是有文必档。做到精密、准确地收集每一份资料,体现收集档案的准确性。