单位档案管理论文汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇单位档案管理论文范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

流动人员人事档案具有地域分散、流转性强的特征，管理难度相对较大，在档案形成过程中，由于经手人多变，管理区域跨度大等原因，往往存在着手续不全、内容不完整等问题，对个人信息量的反映不足，无法全面详实地体现个人情况；此外，在具体的档案管理、整合工作中，字迹模糊、以讹传讹等情况也时有发生，这些都影响了档案的准确性和凭证价值。例如，在个人的年度考核资料中，加盖公章不清楚、有关的个人签字和评价空缺；许多时间较长的资料字迹退化模糊，难以辨认；有些档案资料残缺不全，连续性不够等，这些问题都是目前流动人员人事档案管理中存在的问题。

（二）档案管理人员缺乏专业素养，档案利用程度不高

许多用人单位往往只注重档案的管理和保密工作，却忽略了人事档案的功能使用。个人的档案在许多单位看来是个人私密的象征，因而进行严格的保密。但是，由于只注重保密而不注重根据情况变化及时更新、补充和完善，加之严格的档案信息采集制度，使流动人员的人事档案利用程度不足。

（三）流动人员人事档案受地区发展差异影响

受到地区发展程度影响，各地对流动人员人事档案的重视程度参差不齐。在东部沿海和经济较发达的地区，信息流通渠道通畅多元，对流动人员人事档案管理工作重视，更有关于档案管理的完善制度。但在诸如我们阳泉这样的一些欠发达的内陆地区，经济基础薄弱，信息较为闭塞，对人才的吸引力不足，人员流动本身较少，对流动人员人事档案管理工作不重视，缺乏科学管理流动人员人事档案的意识。

（四）流动人员档案管理配置薄弱

档案管理配置的薄弱也是影响流动人员人事档案管理工作的一个重要因素。首先，体现在管理队伍素质不高、能力不强。对档案管理人员的录用上标准过低，使得流动人员人事档案管理队伍缺乏专业知识，科学的档案管理便无从谈起。另外，档案管理器材和制度的陈旧、落后也是普遍存在的现象和问题。许多单位的档案管理设施过于陈旧，有的甚至已经不能达到使用标准，致使流动人员人事档案存在安全隐患。管理制度不够健全，容易出现管理漏洞和盲区。

二、如何做好传媒单位流动人员人事档案管理工作

流动人员人事档案管理工作关系到劳动者的切身利益，关系到人事档案工作体系的完整。我们必须高度重视起来，积极做好传媒单位流动人员人事档案管理工作。

（一）从思想和制度上重视流动人员人事档案管理工作

面对传媒单位人员、部门较多，人员流动频繁的基本特点，要从思想上和行动上重视流动人员人事档案管理工作。要成立流动人员人事档案管理的职能科室，对流动人员档案进行统一、集中、高效管理。对流动人员的人事档案要按照其社会经历进行分类管理。例如，可以分为本科毕业、研究生毕业、博士研究生毕业、部队转业、地方借调等等。并划分相应的区域，建立健全分类目录，进行严格管理。要注重流动人员人事档案信息的准确性，档案管理人员要增强责任心，把好收集关，出现差错及时更改，并加强与人事部门的联系、沟通，及时补充完善流动人员档案管理信息。同时要根据上级档案管理的要求建立健全流动人员档案管理的收集、整理、鉴定等制度。

（二）加强档案管理队伍建设，提高档案管理利用率

在档案管理工作中，档案管理员的素质直接影响了流动人员人事档案管理的质量水平。对于参与到档案管理的人员，首先，要严格把关，挑选具有相关专业知识、有责任心、品德良好的档案管理人员。其次，要加强有关人员的业务培训，将传媒单位流动人员档案管理工作与其他单位的区别和特殊性讲清楚，提高管理队伍对流动人员人事档案的认识水平。最后，单位领导要进行不定时抽查，督促工作人员将工作做细做好。

（三）不同地区根据具体情况区别对待

不同地区的经济、政治、文化发展状况不一，对待流动人员档案管理的认识及措施也就不同。为此，传媒单位内部人事档案管理尤其是流动人员的人事档案管理要根据当地的不同实况区别对待和发展。具体说来，像我们阳泉这样的欠发达的内陆地区，一定要从思想上高度重视起来，在本地区本单位内部形成重视档案管理的良好氛围，而对于信息渠道较为畅通的经济发达地区，则要进一步思考流动人员档案管理中存在的问题，并根据当地实际情况查找解决对策。

（四）建立电子档案，促进流动人员档案管理的电子化进程

随着信息社会的发展，电子档案越来越成为档案管理的一个未来趋势。其具有突出的便捷性和实用性。要建立专门的电子档案室，并且寻求用人单位、社会机构等多个网络平台的共享，提高流动人员人事档案的利用率。就拿我们传媒单位来说吧，我们单位的流动工作人员，有记者，也有主持人，还有很多从事其他工作的人员，为了避免部分流动人员在此锻炼几年后就跳槽的现象，可以将每位流动人员进入我台后的成长路程记录下来，制作成电子档案，增强流动人员的归属感，还可建立奖励机制，对认真负责的好的流动人员进行转正待遇，留住人才。

篇（2）

外事档案是事业单位对外交流与合作中各项活动的详实记录，是珍贵的信息资源，应该尽可能地保证其完整性。然而在实际工作中，由于外事档案管理人员缺乏管理意识，对外事档案管理的重要性认识不足，以致经常把注意力集中在外事活动的最终结果上，而对于外事档案材料的收集只是走一个过程而已，造成外事档案材料收集出现不完整的现象。事业单位对外事档案管理的重视程度不够，管理意识淡薄，工作效率低，因而不能充分发挥外事档案的作用。同时，事业单位人员的综合素质与工作态度也决定着事业单位的发展高度。若工作人员在外事档案管理过程中缺乏积极性和责任心，延后更新档案内容，不能做好外事档案工作，必将给事业单位的档案管理工作带来消极影响。

2.不重视外事档案管理工作，没有健全的外事档案管理制度

许多事业单位的领导对档案管理不重视，没有配置较好的档案硬件设施，也忽视对外事档案工作人员的培养。档案管理人员没有经过定期系统的培训，缺乏理论知识，管理水平欠缺，难以保持较高的综合素质，无法满足现阶段的社会需要。在信息化飞速发展的当今社会，事业单位外事档案管理工作存在的诸多问题使档案管理日趋落后，缺少信息化的管理手段，阻碍了外事档案管理工作的稳定发展和进步。外事档案的检索有两种形式，分别是计算机检索和手工检索。计算机检索的效率明显高于手工检索，但是事业单位对硬件设施投入资金不够，使得大部分事业单位仍在采用手工检索的方式工作，工作效率难以提高。

3.外事档案管理工作和事业单位改革未能同步进行

外事档案既是外事活动的历史记录，更属于信息资源。随着市场经济体制的进一步发展完善，单位的各项体制、机制、机构都出现了一定的变革。在整个变革的过程中，由于薄弱的档案管理意识，单位只对最为直接的经济效益给予关注，对生产经营直接相关的部门或机构的工作进行重点落实，往往忽视文件收集、归档及利用工作，随着变革中的人员流动，一些技术资料及文件资料流失的现象也会发生。

4.外事档案利用水平较低

外事档案的作用还没有得到充分发挥，对于外事档案管理人员来说，其服务意识淡薄，还没有完全意识到对外事档案材料的收集、整理、保管和鉴别目的都是为了外事档案利用。外事档案内容包括所有外事活动中产生的全部数据、材料及信息资源，应用应该极其广泛。可现阶段的外事档案管理普遍存在轻利用的现象，外事档案管理只是处于进行档案材料的收集、整理以及保管的简单模式上，工作上是“你调我查”，呈现一种消极、被动的状态，就算是利用外事档案，也是在有限的范围内利用，只有当需要的时候，才找上门利用档案，外事档案利用工作一直处于被动状态，降低了外事档案的利用价值。

二、加强外事档案管理的措施

1.提高外事档案管理意识，健全外事档案管理

制度(1)选准、用好外事档案管理人员。将那些细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到外事档案管理员的岗位上来，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持外事档案管理人员队伍稳定的重要性，确保该队伍的专业性。(2)与单位外事工作实际相结合，建立完善的外事档案管理制度。外事档案来源比较复杂，种类也不少，要根据外事工作的特点，结合档案管理的规章制度，制定完善的《外事档案管理办法及归档范围》，并严格执行，让外事档案管理工作能够有章可循，这是外事档案工作规范化管理的核心所在。(3)强化外事档案业务培训。要积极选派外事档案管理员参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学外事档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高外事档案管理员的实际操作技能和业务指导能力。(4)强化外事档案保密制度。外事档案有它的特殊性，保密性比其他类档案要求更高，因此在执行一般档案的保密制度时还必须对外事档案的保密制度进行强化。对密级的外事档案要进行单独保管，明确开放利用范围，严格把关查阅审批，使保密工作万无一失。

2.制定外事档案材料收集程序，确保材料收集完整

档案管理部门应该根据各项外事活动的特点，制定相应的外事档案材料收集程序，并严格监督其执行过程。比如要举办一场国际间的学术交流会，邀请大批各国学术专家，那么外事档案文件材料的收集就可以先进行会议现场的视频录像，以记录整个会场的真实原貌，此外收集会议现场发放的各项文稿、图表等有关资料，最后对参与会议的各国专家进行专访，以建立完整的外事档案资料体系。

3.重视声像档案的收集

外事档案材料中占重要部分的是声像档案，主要包括照片、录音及录像等。外事声像档案由于其固有的特性，在进行收集管理上需要注意以下几点：一是建立合理的声像档案管理制度，明确归档范围，并落实责任。将声像档案需具备的六要素制成表格，让摄录像人员完成时进行填写，避免声像档案残缺不全。对现行的报销制度进行修改，使归档管理能够前置，即摄录像工作人员在进行照片冲洗后要向档案部门登记归档，合格后才能够报销，杜绝收集上出现的遗漏。二是为有外事活动的部门配备必要的数码摄录像设备和储存设备，以保证外事声像档案的质量。

4.创造性地开展外事档案管理工作

日益活跃的外事工作对外事档案的管理提出了更高的要求。在进行外事档案管理时，一方面应当认真、切实做好原有的工作；另一方面还应该发挥创新能力，开拓进取，在工作中融入创造性思维。对于相关的档案材料，应当有计划、有目的、有针对性地对其进行有效的整理，以提高档案的时效性以及档案的质量。除此之外，还要不断深化延伸服务，创新服务形式，促进外事档案管理工作的新发展。对于外事档案来说，与普通档案既存在着相似之处，又具备自己的个性特征。外事活动内容广泛、形式多样，会形成如外事文件、计划安排、总结汇报、会议纪要、合作协议、来往信件、照片录像及纪念品等材料。对于这些档案材料，应当定期对其进行有效的整理，并装订成册，然后对其进行有效的分类与保管。5.运用现代计算机信息管理平台外事档案材料的收集与管理属于信息资源的处理，现代计算机信息处理技术的发展给外事档案管理带来了很大便利，尤其是计算机网络技术，可以迅速地将一个单位收集的有关档案文件材料传递到另一个单位，也可以迅速地从海量的档案中找到所需的资料。可见运用现代计算机信息处理技术，对打造信息时代的外事档案管理平台有着很大的优势。

篇（3）

二、农业科研单位人事管理改革与人事档案管理改革思路

1.农业科研单位人事管理改革与人事档案管理改革要遵循

的主要原则为了保证整个农业科研单位的正常秩序，保证农业科研单位的市场竞争能力，必须要遵循一些基本的农业科研单位人事管理制度原则，并在整个过程之中，受到这些基本原则的约束。因此，在进行农业科研单位人事管理制度设计的时候，要遵循以下几个方面的设计原则。第一个要考虑的原则是对农业科研单位工作人员的物质性人事管理和档案管理原则。农业科研单位工作人员在基本职位相差无几的情况下，所获得的基本工资数目也是相差无几的，那么农业科研单位人事管理制度所能够提供给的工作效率高的工作人员的额外金钱就成为了农业科研单位工作人员追逐的方向，是可以极大促进农业科研单位工作人员的工作效率的。因此，要进行考虑的首要原则是农业科研单位工作人员的物质性人事管理原则。第二个要考虑的是对农业科研单位工作人员的地位性人事管理和档案管理原则。农业科研单位工作人员在获得职位的晋升之后，不仅仅可以获得更加多的物质性收益，还可以收获来自各方的尊敬，这也是促进农业科研单位工作人员积极工作的源动力之一。但是，由于农业科研单位的管理职位毕竟有限，没有物质性的人事管理的使用广泛。因此，其次考虑的是原则是农业科研单位工作人员的地位性人事管理原则。第三个要考虑的是对农业科研单位工作人员公平性的人事管理和档案管理原则。农业科研单位工作人员在农业科研单位之中，因为种种原因，总是难以得到自己应有的人事管理。除此之外，在竞争之中，农业科研单位工作人员也难以避免拉客等恶意竞争行为的出现。例如在家族性农业科研单位之中，就很少有工作人员能够真正地晋升到管理层之中去，这就极大地限制了农业科研单位人事管理机制的运行，农业科研单位的人事管理机制也难以激发出农业科研单位工作人员的积极性。因此，在进行农业科研单位人事管理制度设计的时候，要注重对农业科研单位工作人员公平性的人事管理原则。

2.农业科研单位人事管理改革与人事档案管理改革思路

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人事档案改革工作中人事档案内容较广泛主要包括人员的经历、社会关系、个人学历、工作经验、思想道德以及奖励过失处罚等，对于档案人员之后的工作学习等的未来发展起到非常重要的作用。人事档案管理的改革工作是一项持续性较强的工作，现阶段法制化程度较低，在实际工作中存在较多问题，应该在现代化经济体系改革的基础上，逐渐实现人事档案管理的法制化，从而确保其具有法律效益。此外，随着现代化智能化信息网络技术的发展，人事档案的管理改革工作要不断借助信息网络技术，强化管理。但是，目前我国企事业的人事档案管理改革工作没有建立信息化管理体系。在评选优秀工作者的过程中，需要人为的将个人之前的工作经历、学历以及奖励情况等进行分类归档，对比分析，在这个查询过程中，耗费的人力物力相对较大。若建立信息化档案管理模式，可以将人员的各种信息资料直接导入电子系统中，查阅过程中方便快捷，与纸质版的人事档案资料的查询整理相比，具有绝对优势。可以在一定程度上填补目前人事档案管理工作的不足，影响着档案管理的未来发展趋势。

二、人事档案管理改革工作的管理措施

1.强化人事档案管理改革工作的队伍建设。在人事档案管理改革工作过程中，需要加强人事档案改革管理人员的综合素质，树立良好的管理工作榜样，充分调动整个人事档案管理改革工作队伍的积极性与主动性。提高人事档案管理改革相关工作人员的工作热情，正确对待在人事档案改革工作中所担任的责任角色，及时分析工作期间出现的突发性难点问题，制定出科学合理的解决方案，从而提高人事档案改革工作的工作效率。在实际工作中，人事档案改革管理的相关管理人员要定期组织培训学习，在人事档案工作人员的技能水平以及职业道德素质上进行教育培训，可以通过聘请专家开展专题讲座的形式提高人员综合素质。人事档案管理的相关负责人要与时俱进，不断转变落后的管理理念，更新档案管理技术，促进人事档案管理制度体系的改革创新。熟悉掌握先进的计算机网络技术以及信息化管理技术，将这些先进技术广泛应用于日常档案管理工作中，提高人事档案管理质量水平。2.增强人事档案管理改革工作的管理意识。为了保证人事档案改革工作综合管理水平的提高，要在思想意识上，增强管理人员的管理意识以及转变档案管理工作人员的传统观念。首先，人事档案管理工作的管理单位需要重视档案管理工作，加大管理资金的供应力度，科学安排人事档案工作人员。改革人事档案管理制度，在满足档案管理物质需求的基础上，确保人事档案管理改革工作的顺利开展。其次，增强人事档案管理人员对于工作的管理意识，认识到改革工作的重要性，从而提高档案管理改革工作的效率，形成系统化的人事档案管理平台，方便人员信息档案的查询使用。最后，转变人事档案管理改革工作人员的错误理念，使其认识到人事档案工作的管理专业性、系统性、全面性以及细致性特点。增强对管理工作的认知能力，使其更好的胜任人事档案管理工作，熟练掌握必要的人事档案管理办公软件，学习新知识新方法。3.人事档案管理改革工作提高信息化管理水平。随着人事档案管理要求的不断提高，纸质版的人事档案逐渐出现诸多问题和弊端。因此，要在人事档案改革工作中，增强档案管理的信息化水平，在专业化人事档案管理理论知识以及丰富实践经验的基础上，运用科学的管理方法，实现人事档案管理工作的信息化与规范化。第一，在原有的纸质版人事档案前提下，建立人事电子档案，将不同地区的以及不同载体的档案通过数字化的形式进行存储管理。第二，按照已经建立好的人事电子档案，形成企事业各单位的人员档案数据库，满足单位以及个人查阅信息资料的个性化需求。将单位的人事档案软件进行统一管理，查阅软件与管理软件相结合，定期更新人员档案信息。

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一、事业单位档案管理中存在的问题

（一）对档案管理工作的认识不足。受传统理念的影响，当前我国事业单位领导者对档案管理工作的内涵与重要性认识不足，将档案管理工作简单看作一个储存性质的工作，资金投入较少，管理方式与管理理念较为落后，相关设备不够齐全，档案管理制度流于形式，或过分依赖信息技术，无法正确处理人工管理与信息化管理之间的关系，从而导致事业单位档案管理效率低下。（二）相关管理人员素质较低。随着社会的不断发展，事业单位档案管理逐渐向着规范化、科学性和信息化的方向发展，对相关管理人员的要求越来越高。但是，我国当前事业单位档案管理人员的专业知识与业务素质较差，缺乏档案意识，服务意识较低，责任感较差，管理方法与管理理念陈旧落后，无法满足当前档案管理的需要。（三）档案管理的规范化程度较低。据了解，虽然我国当前已经建立了档案管理制度，但是相关制度还不够完善健全，未对档案管理程序等进行具体明确的要求，某些归档材料不够准确，档案的考核与鉴定无法反映相关人员的真实情况，档案管理的规范化程度较低。此外，电子档案的出现为传统的档案管理工作带来了一定的挑战，但是我国当前现代化设施还较为落后，现代化管理手段的应用水平较低。

二、提高事业单位档案规范化管理的对策与措施

（一）加强对档案规范化管理重要性的重视，加大投资力度。单位领导者应当注意提高自身的思想认识，加强对档案规范化管理的重视，充分认识档案规范化管理在事业单位发展中的重要作用，加大对档案规范化管理的宣传力度，营造档案管理重要性的宣传氛围，加强督导与检查，提高相关负责人员的档案意识与责任感，更新相关管理人员对档案管理工作的定位与认识，提高事业单位档案管理的效率。相关单位应当注意加大投资力度，按照档案管理规范化的标准来进行基础设施建设，完善档案柜、阅览室、陈列室、档案微机室以及电脑、打印机装订机等相关设备，添置灭火器、防潮箱、除湿机等相关设备，尽可能地改善事业单位档案管理的工作条件，加强档案的开发与研究，真正解决档案管理中存在的问题，促进我国事业单位档案规范化管理。（二）创新档案规范化管理方法，完善档案规范化管理体制。相关管理人员应当注意创新档案规范化管理方法，建立科学完善的档案管理网络，严格档案管理制度，明确档案管理工作人员的职、责、权，科学制定档案管理计划，做好档案分类工作，严格档案整理工作，充分运用现代化的管理手段，认真分析当前档案管理工作中存在的问题，采用更加科学的管理方式，提高档案管理的质量。相关单位应当注意完善事业单位档案规范化管理体制，从管理机制规范化、工作程序规范化和工作交接规范化三个方面入手，加强规章制度建设，建立科学合理的档案管理制度，统一档案工作标准，坚持档案管理的基本原则，有计划地开展档案管理工作，尽可能地保证档案的安全与完整。此外，相关管理人员在离岗和离职时应当注意最后按照企业的相应程序做好移交准备工作，明确相关责任。（三）提高档案管理人员素质，转变档案管理模式。事业单位档案管理工作具有一定的保密性，对相关工作人员的要求较高。因此，相关企业应当注意加强培训工作，通过开展学习与培训工作来提高相关管理人员的专业知识与业务技能，增强相关工作人员对档案管理规范重要性的认识；相关管理人员应当注意树立终身学习的理念，不断优化自身的知识结构，改变自身的工作方式，提高自身的责任感，以满足新时期事业单位档案管理工作的需要。随着信息技术的不断发展，电子档案发展迅速，传统的纸质档案已经无法满足当前社会发展的需要，事业单位档案管理工作的内容与范围发生了很大的改变。因此，相关管理人员应当注意依据当前实际情况调整档案管理的工作重心与管理模式，树立服务意识，开发多种服务渠道和服务方式，尽可能地满足不同群体的需要，促进我国事业单位档案管理的规范化。

三、结语

当前我国事业单位档案管理中还存在对档案管理工作的认识不足、相关管理人员素质较低以及档案管理的规范化程度较低等问题。因此，相关单位应当注意加强对事业单位档案规范化管理重要性的认识，加大投资力度，创新档案规范化管理方法，完善档案规范化管理体制，提高档案管理人员素质，转变档案管理模式，提高我国事业单位档案规范化管理水平。

作者:王秋菊 单位:黑龙江省农业机械试验鉴定站

【参考文献】

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前言：

建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。

一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备

1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。

2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。

3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。

三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。

4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。

信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。

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2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。

3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

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（一）规范与灵活相统一的原则。在事业单位档案管理中，需要严格按照相关规定来实施，以达到制度的规范化和标准化。由于不同的单位有着不同的规模，工作特点也不尽相同。因此，其管理制度与制度规范没有统一要求。各个事业行政单位的档案管理部门要按照相关部门的特点进行不断的总结。逐步建立起一套全面、完善且符合本单位实际情况的制度管理体系。

（二）权益与职责兼容的原则。在事业单位档案管理制定时，要分工明确且规定工作范围及权限。如事业行政单位档案管理部门的领导可根据目标的制定、档案管理工作任务对其进行不定期检查和相关指导等。另一方面，如果忽略工作人员相关权益就会极大的影响工作人员的工作热情，进而影响整个事业单位的发展。建立行政事业单位档案管理制度时需要在明确相关责任的同时，也要注重保护相关工作人员的合法权益。因此，在建设事业单位档案管理的职责与权益，做到两者兼顾。

（三）制定与执行相互并重原则。按照有关部门自身特点进行不断探索、总结，形成一套科学、合理、系统的档案管理制度尤为重要。例如，在检验档案管理制度是否符合本单位发展需求，是否能够高效的调动工作人员积极性等，最关键的就是考察制度执行情况。因此，在事业行政单位进行管理时，在实践的基础上不断改进，使制度更加合理化、人性化、规范化。

（四）动静结合原则。现如今，随着社会改革不断深入，事业行政单位的各项管理制度也应该顺应时代潮流，学习先进管理经验，结合自身情况不断完善改进现行档案管理制度，使我国各项事业逐步与世界接轨的同时，行政化事业也逐步走上国际化道路。

二、当前事业单位档案管理时存在的相关问题及其原因

（一）档案管理重视程度不够。由于有些事业单位对于档案管理制度的相关法律法规贯彻力度不足，存在认识缺陷，使单位对档案管理工作缺乏重视，造成了工作混乱状态。

（二）档案管理的基础业务相对薄弱。目前，相关事业单位档案管理制度仍然存在不够完善、监督不到位、管理不规范、组卷不符合要求等问题，造成了严重的工作混乱状况。例如，有些单位没有开展档案建立工作或着没有按照法律程序就擅自销毁应该分类、归档、保存的文件资料。

（三）设备落后。由于单位对相关管理制度重视程度不够、缺乏资金使许多单位档案管理部门设备落后、办公条件较差、档案管理现代化落实不到位。例如，个别单位存在档案室和库房简陋，办公条件差，未实现档案室、接待室和办公室的三分开，很多单位的档案保护设备配置严重缺乏等问题。

（四）管理人员不稳定业务素质不够。很多单位对于档案管理的重要性和专业性认识不到位，使人员变动频繁，难以形成真正的专业能手。例如，有些档案管理部门，搞月月培训，而相关档案人员却一直是新手，在档案管理岗位上，缺乏固定人员进行管理。

（五）档案资源利用不完善。由于事业单位对于档案管理的整理、收集、保管工作过于注重，忽略了档案资源的开发利用。因此，相关部门应该充分的利用这一宝贵资源，使之发挥最大作用。

三、事业单位档案管理创新之路与相关方法

（一）建立健全档案管理制度。第一，科学合理的建立档案管理制度，使各种规章制度切实符合本单位档案管理工作的实际需求；第二，建立档案管理制度时，要求相关制度简明扼要、具有良好的可操作性、简单实用，才能更好的发挥规章制度的规范和指导作用；第三，要求制度约束时具有地位的平等性，建立的相关制度，要能约束各个层次的成员即包括职工、领导等，同时作为制度的主要执行者和制定者的职工和领导，坚持制度约束的平等性是制度顺利实施的重要保证；第四，奖罚分明，档案部门是各种规章制度的管理者和执行者，在规章制度执行时，要保障制度执行的公平性、合法性、严肃性，切实做到有过必纠、有功必奖、奖罚分明。

（二）深化改革提升管理水平。事业单位要定期组织学习档案管理制度、加强宣传、提高重视程度。相关领导应加强检查与指导，建立一套切实可行的考核制度及质量评价标准，推动管理制度的规范化、科学化发展。

（三）加强信息化建设提高工作质量。档案管理改革创新的首要目的是合理开发资源、提高工作效率、延长档案使用寿命，为了满足新时代下档案管理的相关要求，使先进的科学技术手段运用于档案管理建设中显得尤为重要。第一，相关事业单位要加强信息化管理，及时准确的传递信息，保证档案管理的时效性；第二，相关管理部门利用扫描仪、计算机等新型设备对相关档案资料进行精确保存，进行相关技术处理，使相关资料转化为数据资料，从而切实保证档案的备份；第三，充分利用网络技术进行管理创新，提供持续高效的档案管理服务，以达到档案信息资源的有效共享，既提高了工作效率与质量，又方便了广大民众的需求。

篇（9）

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-0278(2012)04-179-01

一、引言

当前，社会信息化加速发展，企事业单位的科研、生产与管理活动也进入了信息化建设时期。网络化和信息化已然成了社会发展的重要趋势，也是企业事业单位实行现代化管理的方向。在这种形势背景下，事业单位档案管理信息化建设则成了顺应时展的必然选择。本文主要以此为主题展开探讨，具有一定的参考意义和启发意义。

二、事业单位档案管理信息化建设的现状

具体而言，事业单位档案管理信息化建设存在的问题主要表现在以下几点：

（一）对档案管理信息化建设工作不够重视

从目前来看，事业单位的领导层不够重视档案管理的信息化建设，没有意识到它的重要性。于是出现了在实际工作中疏于管理和指导档案管理的现象。人员缺乏和经费投入不足等问题也普遍存在。对于事业单位自身发展所形成的真正有价值的档案也不够重视，开发利用度不高，这些现状都导致事业单位档案管理信息化建设的进程。

（二）档案管理信息化建设缺乏针对性

现阶段，不少事业单位是聘请软件公司来从事本单位内部的档案管理信息化建设，但是这些软件公司不熟悉事业单位的特点、管理特色和业务流程，所以他们采用拿来主义，照搬套用同一种模式来建设档案管理信息化，这样的现状就导致软件公司所设计的信息化系统缺乏实用性和针对性，使用效果不是非常理想，有碍于档案管理信息化进程的顺利推进。

（三）档案管理人员跟不上信息化建设的进程

我们都知道档案管理工作是一个专业性很强的工作，要求档案工作人员要具备系统的档案管理专业知识，还要了解本单位生产产品技术方面的知识。另外，随着计算机的日益普及，这对事业单位档案人员的业务素质也提出了很高的要求。然而，目前事业单位的档案管理人员一般以兼居多，他们的档案知识不够全面，对计算机技能也不甚了解，这样的情况使得他们远远跟不上档案管理信息化建设的进程。

三、如何推进事业单位档案管理信息化建设

（一）事业单位领导层要充分重视档案管理信息化建设

企业发展首先靠领导，所以事业单位的领导层首先就要从意识上重视档案管理信息化建设。首先，要投入足够的资金支持这项建设，为信息化建设保障物质基础。其次，要树立事业单位信息化的理念。虽然档案信息化建设需要比较大的投入，从计算机、扫描仪、打印机到复印机以及网络系统等设备都需要一一配备，但其能促进事业单位的可持续发展。所以，事业单位领导要放远眼光，积极促进档案管理信息化建设。

（二）加强各类档案信息化设备的添置

档案管理信息化建设工作是一项复杂的系统工程。所以事业单位的档案装备要齐全，不同载体、不同门类的档案都要科学、有序的摆放。此外，还要积极推进档案全文数据库的建设，有条件的单位要对各种类型的档案进行数字化录入和管理，尽快实现档案的电子化查询，提高利用效率。

（三）完善电子档案的有序管理

作为事业单位档案管理信息化建设的核心要素，确保档案信息的完整性和安全性必须引起档案管理人员的重视。所以，事业单位要制定有关电子档案的管理规范，要求所有员工严格遵循，保障档案信息的安全性。对于有保存价值的电子档案，还要保存相应的纸质文件。双管齐下，确保档案信息的保密性和安全性。

总之，事业单位档案管理信息化建设是一项系统工程，档案管理人员还要不断提高自身的管理素质，一方面，要学习有关档案管理的理论知识和技能，增强理论素养，另一方面，还要学习有关计算机、网络等方面的知识，调整心态，与时俱进，并使事业单位的档案信息得到最大的开发与利用价值，以满足事业单位可持续发展的最大需求。

参考文献：

[1]李华春.档案信息化是档案管理的发展趋势[J].中国科技财富,2010(18) .

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企业档案是企业发展的真实记录，它承载了一个企业的兴衰记忆和发展历程，是一项维护企业历史真实面貌的工作，是企业经济效益的需要，同时也是社会效益的需要。企业档案收集是企业档案的基石，它直接影响着档案的完整，并体现企业档案的管理水平。企业如果没有资料的收集，企业档案部门也就无所谓档案的整理、保管、鉴定、统计和开发利用工作。因此，档案收集工作，是档案部门开展一系列工作的前提。企业档案有文书档案、科技档案、会计档案和人事档案等部分组成。在这里我浅说化工企业科技档案方面的收集工作。一个企业如要更好完整、准确、系统地做好科技档案的收集工作，本人认为要做好如下几点：

一、积极开展各种形式的宣传活动，提高全员、特别是管理层的档案管理意识，取得管理层的高度重视和支持

为确保归档的顺利，各企业应根据《档案法》、《科技档案工作条例》等相关的法规、条例，制定企业相应的科技档案管理办法，明确岗位职责及相应的归档流程，规范科技档案的工作程序和管理要求。

企业科技档案是保存备查的直接记述和反映科技生产活动的科技文件，科技档案是直接反映企业生产、建设、科技和设计活动的直接记录，归档保存的科技文件材料，是把人们在生产、建设、科研和设计等工作中形成的科技文件材料通过各有关单位、生产技术部门集中收集而成的。然而企业科技档案所能产生的效益的隐蔽性很强，难以计量，不能为企业代来直接效益，也难以立刻见到效益，容易造成企业管理层对科技档案的收集忽略。这就要档案管理部门利用多种形式宣传档案法规、档案知识，增强档案意识，使全体员工都认识到档案的价值。使管理层懂得重视和做好企业科技档案管理工作，是对企业历史负责，为企业实现服务、替企业未来着想，才能更好的使企业得到发展，以得到管理层的更多的理解和重视。

二、档案部门对档案的收集要做到事前介入

生产设备档案是企业的生产的中枢，它记载了设备的结构、性能及其管理使用、维修过程的科技档案。设备是否能正常运行，在于设备的维护与管理，设备的维护与管理依赖于设备档案的准确数据。档案技术人员要参与生产管理，对进入企业的各种设备。档案管理人员要参加开箱验收，并做好验收和缺陷记录，收集原始资料。特别是对化工企业的锅、容、管、特设备及主要生产设备应根据设备开箱清单逐项进行验收。例如：锅炉设备开箱的验收主要有锅炉质量证明书、使用说明书、工业锅炉内部检验报告、锅炉外部检验报告、各种合格证、锅炉强度计算书、图纸、整（组）装锅炉安装监督检验报告、安全阀检验报告、锅炉安装质量证明书。压力容器设备主要有压力容器产品质量证明书、设备铭牌、锅炉压力容器产品安全性能监督检验证书、图纸等。都是企业申请使用登记的基础材料。企业管理论文如果收集的不全、不仔细，会给企业的办证使用代来很大的不便。

在参加设备开箱验收进行资料收集时，档案人员不仅要认真、仔细的收集，还要了解这些设备的性能，了解它们的原理，了解它们的用途。这样才能保证档案资料的齐全、完整、适应企业利用的需要。同时，根据生产技术人员的需要将设备说明书复印成册分发给生产部门和技术部门，供生产人员和技术人员参考。还要帮助、指导设备技术部门建立、建全设备技术档案。要做到专业管理与群众管理相结合。技术管理与经济管理相结合。

三、对企业科技档案的收集要做到事中控制

在各生产、技术部门的协助下，才能使收集资料的工作做到及时、准确、完整。平时的收集工作决定资料收集的完整性。生产技术部门不是专业的档案管理部门，平时往往不太重视归档材料的积累和保管，要归档时临时设派人员收集整理文件材料，造成一些需要收集的资料未能收集完整。企业在生产过程中检查、中修、大修、更换、改造中等都产生大量档案资料、图纸资料以及在工程施工过程中产生的施工记录、工程项目的报告等材料，这些都是反映企业发展状况的具体凭证和很有保存价值的原始记录，这都是靠工程技术人员平时的收集来完成；还有部分工程技术人员担心科技资料交接到档案局部门后，自己今后利用不方便或为了在工作中自己有的过人表现而封闭技术不愿交出某些关键性的技术材料。使得档案的完整性得不到保障。这要求档案技术人员在整个生产过程中定期对生产部门提供监督和帮助。宣传《中华人民共和国档案法》，强化部门和工程技术人员的档案意识，使每位技术人员把科技材料的归档看作自己的职责和义务。避免关键性技术资料由于保管不善和应归档而未归档造成档案资料缺失的现象发生。同时档案技术人员就必需了解工程的性质以及设备性能，掌握工程技术专业的相关基本知识。制定工程资料收集的大纲和具体范围，避免了移交单位人的主观移交，使接收的档案内容不全和形式单一的现象得到改善。

四、对企业科技档案的收集要做到事后核查和验收把关