电子文档论文汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇电子文档论文范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

2基于电子化实施医院科研档案管理的重要性

在医院档案管理中，科研档案作为科研工作人员于科学研究期间所形成的，具备一定的保存价值的声像、文字、数据以及图表等科技资料，真实且准确地记录着科研活动的整个过程，为医院档案重要构成部分之一。一份完整的科研档案主要包含4个方面的内容：①科研项目的申报资料与审批资料；②科研过程的影像学资料、记录、实验数据以及实验图片等形式资料；③科研鉴定、总结以及验收资料；④科研成果（论文或者专利等）以及科研成果的转化应用等。每个科研项目自申报、课题立项、执行、成果鉴定、评奖以及到应用推广均离不开管理。不管是在医院社会服务上，还是在医院内部交流上，科研档案均有着非常重要的作用，能够最大程度满足医院管理和医务工作人员有关信息的需求。在档案管理中，科研档案可为职务聘任、科技决策、职称晋升、科学研究以及技术交流等提供比较可靠且真实的信息依据，具有参考以及凭证的功能。除此之外，还可提供相应的科研信息给医院领导，为其在选择科学建设内容和方向上提供合理的决策依据。加强医院科研档案的管理以及充分利用科研档案，对推动医院学科发展以及提高医院管理水平所具意义十分重要。近年来，伴随着医院科研水平的提高，医院科研项目的增多，档案的数量也相应的增多，而这也为科研档案管理增加了难度，为更有效且科学地对科研档案实施管理，需寻求一种现代化管理方式，即电子化管理。

3在电子化的基础上所实施的医院科研档案管理

3．1信息管理系统的开发以及应用

随着科研项目的增多，医院科研档案管理工作也变得越来越艰巨。为更好地管理以及利用科研档案，我院正在研发一种信息管理系统，这一系统具备录入以及查询科研项目有关信息的功能，不仅能进行科研项目有关信息的录入，同时还便于全院某学科或者某一位科研工作人员在研究中对科研经费、项目类别、研究时间以及成果水平等的查询。其主要功能如下：（1）录入功能。当科研项目立项以后，由科研部门管理工作人员把科研项目立项的有关文件交于档案管理人员，接着科研档案管理工作者把有关科研项目的信息录入至信息管理系统，比如科研项目编号、项目负责人、科研经费、项目名称、项目类别以及具体研究时间等，同时也可把电子文档中关于科研项目的信息导入系统中。此外，该系统还能随时增添数据模块，其操作简单且灵活，能够随时进行项目有关信息的录入。（2）查询功能。该功能主要包含3个方面的内容：①全院科研项目。针对科研项目研究时间长这一特点，为便于医院领导和有关管理人员及时了解到科研活动的实施情况，该系统设置了相应的查询功能。只要输入相应的时间就可进行有关信息的查询，生成为该时间段科研项目信息的报表，以电子表格的形式将报表导出来，并直接发送给需要的有关部门和领导，或者直接将其打印成报表；②学科科研项目。医院学科评估、建设以及重要学科的申报，一般需提供某学科科研项目实施情况的有关信息，该系统具有某时间段某学科科研项目有关信息资料的查询功能。基于要查询的学科，输入项目名称以及起止时间，接着点击学科项目查询就可得到该学科有关报表。此外，其还具备电子报表导出以及打印的功能；③科研工作人员科研项目。若需将医院职务评聘或者职称评审等相关情况提供给科研工作人员时，利用该系统能及时查询到某科研工作人员于某一段时间所开展的科研活动具体情况。

3．2科研档案的电子化分析

（1）实现科研档案电子化管理，必须要具备两个条件，即硬件条件和软件条件。

硬件条件就是要具备相应的计算机、照相机或者扫描仪。所用计算机其硬盘容量必须要大，若遇特殊资料，如胶片档案，则借助于负片扫描仪来进行扫描以得到电子化档案。若为纸质文件，且尺寸也比较大，则可借助于高清拍照等方式来获得相应的电子化档案；软件条件是指科研工作人员自身必须要具备电子化管理科研档案的意识，重视该项工作且积极配合，具备基本的档案管理知识，同时掌握相应的计算机操作技能。

（2）规范科研档案电子化。

结合本院实际情况和科研项目的具体情况，制定相应的档案管理规范准则和标准，若有必要可附上相应的说明。在管理中要求科研项目的实验数据、申报资料、实验过程记录情况、科研总结、实验图片以及验收鉴定等应以PDF、Word以及JPG等形式的电子文档提交以及保存。若很难用电子文档形式提交的科研资料，可将其提交给相应的科研档案管理者，接着由管理者采取扫描或者拍照等方式来获得该档案电子文档。此外，对科教部门所负责的科研立项相关文件、科研专利、获奖证书或者科研论文等均由科研管理者进行负责扫描，且借助于PDF的格式进行存档。

（3）归档。

由科研档案管理者对电子化科研档案实施归档，并制作相应的档案目录，规范电子科研档案文件名，以便于查找以及应用。除此之外，每天还需对科研档案实施备份，保障数据和档案的安全。

（4）宣传。

加强电子化科研档案管理重要性的宣传，积极开展各种知识讲座活动，或者借助于板报、网络平台等方式进行宣传，确保科研工作人员明白科研档案的重要性以及其归档范围。

篇（2）

一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。

与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

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一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。

与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和

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一、档案管理的转化与电子档案的优越

（一）档案管理的转变。

随着信息数字化的飞速发展，档案管理从旧有传统的分类如会计档案、人事档案、产品档案、科技档案等渐变为电子形式系统模式管理，且这种管理相较纸质档案管理显然更为详细、规范和科学。不同企业、行业、领域对于电子档案管理都有各自不同的管理系统与管理条例。虽然单位对电子档案的管理各有千秋，但可以肯定的是电子档案管理已被最广泛的使用。

（二）电子档案的优越性。

电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案。电子档案接收信息快捷方便，整理归档起来费时少又齐全，信息存储空间容量大、密度高，载体多元化，方便统一管理和实现信息共享等。

二、电子档案管理存在的问题

（一）电子档案保存的长久性问题。

计算机网络的普遍运用为我们的生活提供了很多的便利，大大提高了我们的工作效率，方便了我们的生活和工作。其中档案的管理尤为明显，在现代社会工作生活的中，电子档案的使用非常普遍，但是它的存储时间在相对程度上却是很难得以保证的，在电子档案带给我们方便、快捷、有效的查阅的同时，其中的数据、文字、影像也很容易被不正当操作更改；文档材料也容易因为病毒而被岁月篡改信息；或者磁盘、硬盘、U盘等存储设备不小心出现问题，直接导致电子档案中的数据信息丢失而无法打开等一系列安全问题[1]。再者作为新生事物，领导对其重视度不够，而基层工作人员误以为有了电子存储版本，纸质档案保存便已经失去意义，便对原始纸质做彻底销毁。然而一旦电脑遭遇“黑客”、“病毒”侵袭致使网络瘫痪，或者移动硬盘、U盘、云盘等载体在高温、潮湿一些不可预测的情况下出现故障而无法读取数据时，电子文件也将会随之消失殆尽，更可怕的是此时的纸质档案也被销毁，由此为企业造成的损失将是无法预计的。

（二）电子档案原件的真实可靠性。

随着各式制图软件被广泛熟知，想要修改图片、文件、文档上的任何一个地方都是很简单的一件事情，且电子文件被删改后不留一点痕迹，让人难辨真假；在运用计算机存储文档文件、图片的过程中，拟稿者无法留下自己的亲笔签字；企业负责人若想在已形成的文件备案磁盘上做签发也是件很难做到的事情；这样对所存储的电子档案材料的真实性和权威性将很难得到确认。而文件材料的失真势必让人们对该份文件持有的价值性加以疑问。虽然企业对文件的真实可靠一再保证绝对不会也不允许有任何人来随意篡改材料，但是在形成电子档案的过程中，使用的软件、方法、格式不同，信息的“被篡改”的概率却要比传统的纸质档案高。这些“错误”也极易使人们对该文件的信任度降低。

（三）电子档案内容的保密性。

电子档案在传输过程中，难保网络终端设备不被其他设备所干扰。随着网络科技的不断进步，想要得到存储在网络某一个设备上的电子文件，只需用专门的网络终端设备便可，并且此终端上的文件也会被传输到其他不同网络终端。长此以往，电子文件的内容难免不被泄漏出去，对企业内部信息的保密度产生很大的威胁。

（四）电子档案软件的统一性。

电子档案的存储在不同地区、不同领域所使用的软件有所不同。然而计算机软件的研发设计远远不及硬件，因此使用软件的不同性多少会对档案互相之间的利用以及全国的联网产生影响。

三、电子档案管理的相关措施

（一）加强电子档案的科目管理，制定合理健全的档案管理方案。

在将纸质档案合成电子档案的同时便对其进行分类整理。不同领域、不同科目、不同类型的文件分开做电子归档，然后将归档电子文件转存到不同光盘上，并对这些光盘进行分类编目、备份以便以后查找和使用。企业单位要在各方面加强对光盘保护措施。光盘相对于磁盘，其抗干扰能力良好且结构比较稳定。作为新型的存贮载体，光盘可在脱机下完好保存，且归档电子文件保存时间久、易携带。做完电子档案归档整理，制定相关管理规章制度必不可少，单位应根据本部门实际情况，建立健全的管理方法，从制度上约束电子档案的使用、归档、鉴定等一系列流程。

（二）对电子档案存储电脑的保护。

对专门存储电子档案的计算机应安装有效、强硬的杀毒软件，以免黑客、病毒入侵对文件造成不必要的损失。

（三）电子档案的利用。

传统文件的利用方式因电子信息技术的发展和运用而被改变，档案信息的利用的时间和空间也不再受到限制[5]。因此单位可利用这些优点将电子文件通过网络开放形式展现给外界。企业单位还可以利用计算机的全文数字化这一特点对电子档案进行多种形式的信息处理和分析，方便利用者随时进行原件阅读并对其分类、汇总、统计、复制、打印和编辑等。但也存在一个问题――电子档案对外界分享原件阅读的同时，极有可能被篡改、复制或被盗取，所以，档案的所属者需运用计算机的限读功能对文件进行更好的保护。

科技在不断进步，电子档案管理在各个行业的优越性越来越突出，其优越性随着计算机技术的发展而发展。电子档案对任何企业、单位都有着至关重要的作用。不仅档案所属企业或单位对电子档案要高度重视，社会各层级也应将电子档案跟自身联系起来，并从不同领域提取各自档案管理的好的、有效的措施并做一汇总，使电子档案管理更加完善。

参考文献：

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随着信息数字化的快速发展，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理重要形式，做好电子论文档案的管理工作，也已成为目前档案管理工作的重要内容。要做好电子档案的管理工作，首先必须解决好电子档案在接收管理上的几个关键问题。

(一)电子档案的接收格式问题2007年9月5日住房和城乡建设部的《建设电子文件与电子档案管理规范》中规定“列入城建档案馆(室接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆(室)移交工程纸质档案时，应当同时移交一套工程电子档案。”这就要求在纸质档案形成的同时，就必须形成电子档案。但由于档案形成单位的不同习惯，所采用的应用软件不同，同一项目所形成的电子档案格式不同。

(二)电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性问题对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可内容真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上

一、电子档案管理上的几个关键问题的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。

1、原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。

2、真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。

3、完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

4、安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。

(三)电子档案的存储载体的保护技术问题电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案的载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。

1、高温。有利于有害生物的繁殖，各种微生物在最适宜生长温度范围内,温每升高10℃,其生长速度可加快1-2倍，霉菌生长的最适温度一般为20-35℃。案害虫生长的最适温度为22℃-32℃。高温还可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1－2倍。

2、高湿。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。霉菌的生长湿度一般在75%以上，档案害虫体内正常含水量大约占体重的44%－67%，这些水分的获得和保持都和环境空气湿度有关。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。

3、光。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。

4、空气污染。有害气体常见的有，二氧化（SO2）、化氢（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯气（CL2）。在种种因素的作用下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。

5、灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。灰尘多是固体，多带有棱角，在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦，使其受到损伤；灰尘会增加酸、碱度。灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用；灰尘是传播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰尘上，随空气的流动而四处扩散。由于灰尘同时还具有酼酼吸湿性，所以也是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上，就有可能给电子文件保存载体带来霉变。

6、有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌。在档案库房中常见的霉菌约有50余种。霉菌可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加。

7、磁场和电场。电磁场的干扰，会使磁性物质退磁和消磁，损坏载体上记录的信息。

8、机械应力。电子档案保存载体容易受压力、扭力、冲击力等机械力的影响。

(四)电子档案的长期可读性问题电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。针对以上存在问题，借鉴其他地区档案工作的一些经验，提出以下一些对策建议：

(一)建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的城建档案整理著录软件推广城建档案整理著录软件，由城建档案馆建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班，对建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等档案形成单位的相关人员进行

二、对策建议培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。城建档案馆也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以方便城建档案馆的接收和管理。

(二)采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性

1、采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。

2、签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”。

3、消息认证。电子文件的使用者，非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度。

4、身份验证。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改，在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证，身份验证可使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的5、防火墙。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统，监测所有通过防火墙的数据流，凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有：数据包过滤、应用网关和服务等。

6、防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘（CD－ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。

(三)建立适合磁光介质保存环境，保证电子档案载体的安全

1、调节库内温湿度。采用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节库内温湿度。使环境温度保持在17℃～20℃；相对湿度保持在35%～45%。

2、防光。(1)改善档案库房建筑，设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内，库房尽量使用无紫外线灯光照明；(2)将电子档案避光保存，在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度；（3）定期净化空气。

3、防灰尘。电子档案要采用密封保存，以防灰尘落在载体上，如果发现载体灰尘，可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。

4、防治有害生物。(1)通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制；(2)采用防霉剂进行化学预防；（3）采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒：化学方法有：熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻－苯酚、环氧乙烷；物理方法有：真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60－γ射线辐射消毒。

5、避开磁场和电场。（1）电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具体退磁或消磁的设备；（2）可设置专用库房，或选用专门的防磁金属柜作为装具，但不能选用铁盒。

6、防机械应力。电子档案载体存放时应设法保持电子文件保存载体的平直度，防止电子档案保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响，以保证信息再现的准确性。

7、定期检测和拷贝。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，采用等距抽样或随机抽样和方式进行，样品数量以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位，先对外观进行检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等，然后酫进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。定期拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施，磁盘每2年应拷贝一次，光盘每5年应拷贝一次，拷贝后的载体与原载体同样编号保存。

8、将电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。

(四)采用通用、统一的文件格式，确保电子档案与计算机操作系统及应用软件的长期兼容在保存电子档案时，把电子档案格式保存为通用、统一的格式，为使现在的电子档案能够更好被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容，把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式。

(五)及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示的，可在保存电子档案的同时，保存相应的档案支持软件和整个操作系统，并与电子档案存储在一起，恢复时，连同操作系统一同恢复，使之按本来的面目进行显示。

参考文献：

[1]谭浩娟.中外图书馆学科馆员制度的比较[J].科技情报开发与经济,2006（1）.

[2]韩翠峰“.学科馆员”制度的管理模式探析[J].甘肃科技,2005（11）.

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（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性第一

提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性；第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况；第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。

（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展

建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用；其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性；再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。

（三）强化电子档案管理所需设备

提高对中专学校的软件、硬件管理电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式；另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。

（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平

中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。

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目前，电子档案已经得到了十分广泛的应用，相比于传统的纸质档案而言，具有快捷、方便的特点，其主要的利用途径为以下几种：拷贝、传输以及查询。

1.1拷贝

拷贝是利用电子档案的第一途径，其主要是向使用者提供档案原始状态。保证其使用过程中的权威性。当向使用者提供载体拷贝时，必须将文件转换成为通用标准文档存储格式，由使用者自行解决恢复与显示的软、硬件平台；若是使用者不具有利用电子文件的软、硬件平台，也可向其提供打印件或是缩微品。

1.2传输

传输主要是用于解决使用者无法到达档案所在地的这一难题，其能够大幅度地节省时间与财力。所谓通信传输，也就是利用网络传输电子档案，实现档案资源的互相交流，或是向相对固定的查档单位提供档案资料，可通过点对点转换数字通信或是互联网络实现。

1.3查询

查询即为利用档案部门或是另一检索机构的电脑，在档案部门网络上直接进行查询，其特点是能够为使用者提供技术支持，也可以使更多的使用者同时使用同一份电子档案。这一方法的可能性，主要是取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

2电子档案网络管理利弊分析

2.1电子档案管理的优势

2.1.1实现部门立卷部门的立卷是常见的问题，但是到了今天为止档案室替代部门立卷的现象依然很普遍，由于档案管理员对于该部门工作的不完全了解，所以没有办法断定材料的完整性，而在变换为电子档案网络化管理之后，档案部的工作人员能将文件材料输入于网络系统，由电子档案管理员负责统一卷编码进行保存，从根本上保证了档案的收齐和完整性。

2.1.2提高办公效率在传统的管理模式下，无论从管理还是利用都只是能安排在上班的时间内来进行，而工作环境是由管理人员、利用者以及办公用具在特定场合构成。而在实现电子档案的管理后，传统办公用具消失了，取而代之的是计算机系统、电脑工作台成为办公的主要用具。在企业部门中，大量的电子文件通过编码及解码的过程以存储在电子档案的硬盘里，还可以复制和存储不同的介质当中。而档案管理的效率也有了很大提高，立卷部门只要将文件材料输入于计算机中，然后送至档案室，档案的管理员则通过网络能够自动立卷，整个的过程既简单又快捷。

2.1.3促进档案管理的发展在传统管理模式中，只能对档案来进行分类的顺序整理及保证档案完整安全的保管和利用。而在进行电子档案管理之后，能将各类的档案中的电子文件都集中于计算机硬盘里，还能搜索同一问题的若干联系的电子文件，来帮助使用者深入的了解，并进行深层次的查询，能够有效提高档案管理的发展。

2.2电子档案管理的弊端

2.2.1电子档案具有不安全性档案是每个单位的宝贵财富，档案的真实性和保密性是档案管理工作的重中之重。由于办公自动化采用的都是统一的字体和标记，字迹不再因人而异，人们从字迹上已经无法分辨档案的原始性。同时，由于电子文件采用的是电子编码的技术，可编辑和不留痕迹，而鉴别文件原始凭证的重要信息也能更改，这就使电子文件原始凭证的辨别性变得困难起来。还有一些电子文件在传输的过程中会带来病毒，这就严重破坏了计算机的操作系统，也会文件残留不全。

2.2.2电子档案存储受载体制约档案的电子化管理主要依靠计算机来操作完成，从硬件方面来讲，计算机需要较高的配置；从网络方面来讲，需要网线、交换机、服务器等来支撑；从软件方面来讲要经过对档案工作进行深入细致的调研，开发出档案电子化管理软件系统，按照档案管理的要求完成档案的录入、生成、上传、查看、注销等一系列工作。这一工作只有非常专业的计算机软件开发人员才能完成。同时，我国对档案电子化管理还没有制定统一规则，无章可循。

2.2.3电子档案不具有法律效力众所周知，我们的纸质档案是经过单位领导签字、单位盖章的，从而具有合法的法律效力。而电子档案在签署技术尚未普及的情况下，不具有法律效力，不被人们认可。

3做好电子档案网络管理的措施

3.1完善电子档案管理体系

①建立健全电子档案管理体制。从电子文件的形成到电子档案的归档和管理，由专门的档案管理部门或档案管理人员负责，明确工作职责和工作权限。②建立电子档案管理业务系统。建立集中或集中与分布相结合的电子档案业务管理系统，对电子档案进行统一管理，确保其不散失、不损毁、不失真、不失密，从而保证电子档案的完整性、真实性和有效性。③建立档案管理人员培训制度。定期对档案管理人员进行培训，使之熟练地使用计算机系统和各种检索工具，遵守职业道德，积极主动提供服务。

3.2规范电子档案管理流程

①在电子档案的收集过程中，明确电子档案收集的范围和要求。例如在收集各部门年度工作总结时，要求在上报纸质文件签字确认的同时上报电子文档，格式统一先WORD文档。在传递过程中，采取安全措施，以防非正常改动，在收集过程中要及时制作电子文件备份，建立电子文件索引目录。②在电子档案的整理过程时，要对收集上来的各种电子文档进行整理、分类和检索。a.可先按照电子档案的种类进行分类，即按文本文件、图片文件、影音文件等进行一级分类，在文本文件里按照文种进行二级分类；b.按照本部门事件进行一级分类，再按照文本文件、图片文件、影音文件等进行二级分类；c.按照部门业务分类，如财务、生产等；d.综合运用以上多种分类方式。图1即为电子档案的存储结构示意图。（3）在电子档案的归档工作中，对收集、整理好的文档进行有效性和完整性鉴定。由电子档案形成部门进行审核签字，参照纸质档案保管期限，确定电子档案的保管期限。在归档时，填写登记表，将文件复制到耐久性的载体上，一式三份，一份用来查阅，一份用来封存，另一份异地备份，在载体的包装盒上贴标签，填写编号、保管期限、硬件及软件环境等。

3.3加强电子档案的安全维护

①保证电子档案载体物理上的安全。建立一个适合磁、光介质保存的环境，温度控制要适当，存放载体的柜、架及库房达到有关标准的要求，载体直立排放，满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。②要做到电子文件和纸质文件双套归档，因为目前电子档案的存储无法再高温、潮湿的环境下永久保存，而且在证据性、管理技术、网络安全控制等方面存在的问题还尚未解决的情况下，应把纸质档案和电子档案结合起来并存保管，在电子档案丢失或损毁的情况下可以进行电子档案的修复。③要保持计算机专机专用，通过设置指纹识别、身份认证、数字签名等方式来加以防范和控制档案存储设备，防止电子档案被更改、盗用，保证核心文件的安全。④要定期安全维护，充分运用可靠、先进的安全技术对计算机、网络进行维护，保障计算机及网络安全运行。坚持定期更新杀毒软件，进行全面病毒检测，有效阻止非法用户入侵、病毒破坏、黑客攻击，同时要对所有数据进行有效备份，确保信息安全。

3.4确认电子档案法律地位

各行各业要加强对对电子技术的认识，改变对电子档案的认识，立法部门要参考国外先进的经验，对我国电子档案的法律性给予明确，促进人们对电子档案的认可，最终实现档案管理的信息化、技术化、便利化。

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电子文件是按照确定的某种标准规则，记录在特定载体上的编码信息集合，需要特定的软硬件系统环境才能翻译阅读。脱离了这种特定环境，就根本无法看到电子文件的存在和记录的信息内容，所以电子文件对产生的标准规则及软硬件系统环境有极强的依赖性。随着信息技术的发展，原标准规则及计算机软硬件技术发展更新，就有可能导致原有电子档案信息无法读识。电子档案信息对软硬件系统的过度依赖性给今后的安全问题带来了很大的困难。

1.2存储的高密度性

电子信息的发展和数量，呈几何倍数增涨，海量的数据需要大容量的存储介质，随着记录技术的快速发展，数字信息由早期的纸带打孔到后来的磁带、磁盘再到现在的光盘等，存储密度不断提高。目前一块硬盘容量已达数个TB，一张蓝光光盘通过纳米级波长的蓝光激光光源及多层记录技术的应用，可以记录数百GB数据。光盘上构成0和1数据刻痕直径小于0.15μm，1张光盘可存数百万张打印在纸上的文字信息。电子档案的高密度，一方面对节约空间、拓展应用带来有利条件，另一方面却对电子档案的保护提出了严格的要求，任何一个小的失误或一条轻微的划痕都有可能导致数量巨大的档案信息遭到破坏。

1.3信息与载体之间的可分离性

传统档案是固化在某种载体上，不能分离，称之为档案实体，有明显的原始性特征，不易被复制加工。而电子档案，虽然依赖于软硬环境，但按一定的规则可以非常轻易地被复制、更改，传输，可以做到迅速而不留任何痕迹。因此电子档案的原始性、真实性、凭证作用就受到威胁和质疑。这种信息与载体之间的可分离性，给电子档案信息的安全提出了前所未有的挑战，档案管理人员不仅要保护电子档案实体不受破坏，同时也要保护信息内容不被人为篡改。

2档案信息的保护目标

电子文件技术随着整个计算机信息技术的发展而发展，电子文件的产生环境、文件格式、存储介质在不断更新，而作为档案的电子文件却需要长期或永久保存并被查询利用。因此，如何确保电子档案的长期可用性是保护电子档案安全的主要任务之一。同时，电子档案的真实性、完整性、安全保密性也是主要保护目标。

3电子档案保护的技术措施

3.1电子档案系统安全

电子档案系统安全，一般是由硬件系统和软件系统构成。硬件系统本身的安全称为物理安全，软件系统的安全主要有操作系统的安全、网络系统的安全、数据库系统安全及各种功能的应用软件系统安全等。因此，这种保护措施可分以下几类：1）设备层的安全管理。设备层的安全主要通过采用物理防范，解决机房场地的防灾保护，电源的稳定与净化，重要服务设备的冗余设计，安全可靠的存储，以及信息系统的异地存储保护，不低于3套的脱机光盘保存等，同时制定完整物理层面的管理规范和措施提供安全技术方案，使设备免受外来攻击造成意外损失。2）网络层的安全管理。网络层的安全任务主要是防止病毒、木马、黑客的攻击，防止档案数据被非法访问。最有效的办法就是运行档案信息系统的网络与外界实行物理隔离，但电子档案的最大优势，如远程查讯利用、共享资源等受到局限。而在公共网络上，资源虽可以得到充分利用，但安全问题又成为难题。近年来，随着政务信息的公开，档案资源的逐步开放，公共网上出现了越来越多的应用。外网的安全是必须面对并努力解决的问题，目前可以通过使用路由器及交换技术设置、防火墙、入侵防御系统等网络安全策略的制定提供相对安全的解决方案。3）应用层的安全管理。应用层的安全主要通过使用网络监控与恢复技术，防病毒、漏洞检测，入侵检测技术，上网行为管理等对网络安全进行扫描、实时监控、权限控制、自动报警，并对计算机信息网络系统的使用情况建立日志记录，及时发现系统中的异常情况。

3.2电子档案信息内容安全

确保电子档案真实性、完整性、长期可读性，是档案信息内容安全的基本要求。电子文件的存放寿命依赖于存储介质的寿命，理论上光盘的寿命可达百年，但实际上谁也不能保证该光盘数据10年后还能够完整读出。尤其文件格式技术上的发展与改进，软件环镜与硬件系统的更新，都需要档案人员对存档的电子文件进行备份转存、文件存储格式的转换等维护。这一过程，要建立制度，明确责任，严格审核、评估、管理，以延续电子档案保存期限，确保档案内容的安全。另外，应用软件系统中针对用户权限的管理；档案数据密级划分，目录和文件的读写权限，开放范围的划控等，是对在线档案信息内容安全管理的必要手段，是任何一个档案信息管理系统重点思考解决的问题。

4电子档案信息的灾难恢复

4.1灾难恢复含义

《信息安全技术信息系统灾难恢复规范》（GB/T20988—2007）中表述灾难恢复是指将信息系统从灾难造成的故障或瘫痪状态恢复到可正常运行状态，并将其支持的业务功能从灾难造成的不正常状态恢复到可接受状态。将灾难圈定为由于人为或自然灾害，技术风险、设备故障等原因，造成信息系统运行严重故障或瘫痪。主要涉及的技术和方案有数据的存储、备份和恢复；本地的高安全防护和远程异地防护方案等。

4.2灾难恢复前的存储备份方式

信息数据的存储、备份，是灾难恢复的前提，没有安全可靠的存储、备份，无从谈起恢复。备份的方式有多种多样，最常用的主要是全备份、增量备份、差分备份。全备份是将整个系统中相关软件、数据全部备份一遍；增量备份就是每次备份的数据只是相当于上一次备份后增加的和修改过的数据；差分备份就是备份上一次全备份之后新增加的和修改过的数据。全备份所需时间最长，占用的空间最大，但恢复操作最简单，当系统中数据量不大时，采用全备份是可行可靠的；增量备份恢复起来比较麻烦，但每次的备份任务少，系统资源占用最少；差分备份相对节省存储空间，恢复较方便，但备份时较麻烦。因此，在备份时要根据他们各自的特点灵活使用。在实际应用中，采用的备份方式常是以上几种的结合。

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使用电子档案，能够将大部分原始档案直接储存于计算机当中，利用互联网或数字通信技术，实现众多用户对档案的查询和筛选，便于拷贝和传输，为使用人员提供相对快捷而便利的档案服务，扩大社会影响，拓宽服务范围，提高服务水平和质量。

2．电子档案可以使档案信息顺利地与最新技术接轨，有利于顺应信息传播的时代要求。

现如今，人类正在进入一个“水平化”的信息高速扩散时代，对群众高度关注的重大突发事件信息及时进行公开透明的，不仅是破解各类不实谣言和不良信息“乘虚而入”的唯一药方，也是维护政府公信力、提升政府执政能力的重要体现。当前，我国正在大力推进“信息高速公路”建设，档案管理工作必须适应这一客观形势的变化和新时代的要求，实现档案信息电子化。

二、现实管理工作中存在的主要问题

1．电子档案管理存在认识上的局限性。

以往常常把档案贴上封条往档案室里一放了事，电子档案也只是在相关设备里一存便完事大吉，忽视了档案信息公布于社会、服务于大众的功能，更认识不到电子档案服务大众的方便、快捷优势，不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。更有少数极端者，认为档案是单位的私有财产，使电子档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上向公众公开了。

2．电子档案管理标准化的进展缓慢。

电子档案管理的标准化是实施计算机管理的前提和基础。现实中，许多单位和部门的电子档案管理业务基础较差，案卷质量不高，各类档案著录细则相容性不强，系统软件移植性差，各自为政，各行其事，妨碍了电子档案管理的标准化、规范化进程，制约了电子文件的整理、归档、利用。

3．电子档案管理存在安全患。

电子文件档案信息通过网络传送的过程中，容易被窃听、泄密、篡改和伪造，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒入侵，致使电子文件档案的原始性、真实性、完整性容易被破坏，电子文件档案信息的安全就会受到严重威胁。

三、对策探讨

1．组织教育培训，全面提高对电子档案管理的认识。

电子档案是指具有保存价值的已经归档和正在归档的电子文件及其相关资料。做好电子档案管理工作，必须对管理人员开展系统的宣传、教育和培训，使其深刻领会开展电子档案管理工作的重要意义，充分认识电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法的差异和不同，发挥好电子档案管理的社会效益和经济效益。

2．加强制度建设，建立规范的电子档案管理机制。

一是健全和完善电子档案管理业务流程和技术规范，细化工作环节和步骤，明确归档方式、归档范围、归档制度和归档时间；二是建立必要的安全保障制度，确保电子档案的安全性、完整性与真实性；三是建立一级抓一级的层级检查制度，强化对电子档案管理的监督检查；四是建立服务形式、服务内容、服务水平、服务方法和服务费用相统一的高效服务制度——集成服务，让用户满意。

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档案部门要充分利用档案信息资源优势，加强馆际合作，利用信息技术，走出去为社会提供优质服务;要走市场化的道路，在服务形式和途径上进行创新，如:开展网上档案信息查阅，提供网上档案信息咨询服务，提高档案信息服务的质量和效率。档案工作人员要提高认识，转变思想观念，积极参加业务培训工作，增强档案信息安全意识和责任心，增强保密观念和意识。

建立健全各项档案管理制度

为确保电子档案信息的安全，必须建立一整套科学、合理、严密的保管、保密和利用制度。

1建立电子档案归档管理制度，推行双套归档制

实行双套归档制，即所有的档案文件通过电子档案和纸质档案两种形式同时进行保存，电子档案文件存档时必须进行安全检查，两种档案要保持一致。另，在对电子档案内容更改的同时注意电子档案和纸质档案的相符。

2建立严格的保管、保密制度

所有归档的电子档案文件都要进行保护处理。作为存储介质的光盘、硬盘等，应处于只读状态，用户只能从计算机上读取信息，不能做任何修改，确保电子档案信息的原始性。电子档案文件要定期进行安全性、有效性检查，一旦发现存储介质或信息有损坏，应及时进行修复或拷贝。存储设备更新时也必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。

3加强电子档案的提供利用管理

建立便于电子档案利用的管理系统，同时加强电子档案利用人权限的管理。电子档案文件在提供利用时，要防止利用过程中的信息泄密和信息损坏。此外，在向公众网上传档案信息时，要提高安全意识，防止失密、篡改事件的发生。

加强基础设施建设，保障计算机网络的安全运行

电子档案信息安全是以与现代化技术相结合的软硬件基础设施来保证的，高质量的电子档案信息管理平台，与办公自动化、政府网、互联网等系统连通，连接计算机网络、数据库管理系统，以实现电子档案信息管理系统的优化。

1保证载体物理上的安全

电子档案载体主要有磁带、磁盘、光盘等。由于这些载体自身的脆弱性，决定了其对保管环境的高要求。所以，我们要为其提供适合的、严格的保管环境:将电子档案存放在无磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀性气体和温湿度适中的环境中;存放要避光;做好卫生工作，定期除尘;存放时不要大量堆积、应在盒中直立存放，以防被压坏，避免磨擦和划痕;避开磁场和电场、防止有害生物、防止机械震动等。

2做好数据备份和数据恢复工作

备份技术是一种数据安全策略，是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段。一旦原始数据丢失或遭到破坏，可以利用备份数据把原始数据恢复出来，使系统能够正常工作，这样就可避免因文件被毁所带来的重大损失。数据备份对象为:各类档案资料目录数据库、系统数据。为确保电子档案的存储安全，要严格执行双备份制度，即:一套封存，另一套提供借阅。必要时可封存两套。针对网络系统的不安全性，要建立数据备份与恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复。

采用先进技术，确保电子档案信息的安全

我国数据信息安全的保障主要依靠技术的不断升级，如加密技术、身份认证、防火墙、网络隔离技术等。

1加密技术

由于电子档案信息具有的可复制性和部分文档的性，可采用加密签署技术，不仅可以避免因电子档案信息被复制而带来的危险因素，也可以确保电子档案信息的原始性，还可以保证性电子档案信息不被公开，以确保电子档案信息的真实性。

2防火墙技术

通过在互联网网关上安置用于阻挡外部不安全因素影响的内部网络屏障，并分别进行分组过滤与IP伪装，监视整个网络内外通信，以阻止黑客访问网络，实现内部网的保护功能。

3网络隔离技术

利用网络隔离技术就是通过专用的通信设备、专有的安全协议及加密验证机制和应用底层技术提取并鉴别认证技术，用于隔离有害信息的攻击。在确立网络可信度之外及保证网络内部信息不被泄露的情况下，从而在各级安全网络间进行数据交换。网络隔离技术确保了网络之间数据交换的安全性和可控性，杜绝计算机操作系统与网络协议的自身漏洞导致的安全风险。