电子档案信息汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇电子档案信息范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。

一、城建档案信息电子化数字化的现状

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。

4.城建档案信息网络技术有待提高

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。

7.城建档案网络建设资金缺乏

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。

二、城建档案信息电子化的发展趋势

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。

三、城建档案信息电子化数字化的作用

所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

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中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）37-0219-01

随着国家《档案法》实施和教育管理科学化、规范化的进程和需要，各级教育、人事部门对人事档案管理工作越发重视。如何提高人事档案信息的管理与利用水平，更好地发挥档案信息资源作用，把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来，尽快提高工作质量，其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化。目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为工作人员办公带来了巨大的变革，使办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对教育在高科技方面的创新发展意义重大。

1.实现档案信息化建设的优点

1.1 传统的教育人事档案管理模式，往往会在档案利用中出现“死档案”的现象，也就是我们在利用档案的时候，明明知道档案室（柜）保存着自己所需的档案资料，但是查找时却因为检索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪费大量的时间与人力去找文件甚至无从查找。使用计算机管理的人事档案就不同了，由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误，又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来，节省时间，提高工作效益，对数据查询又快又准。

1.2 利用计算机管理人事档案，有利于材料的完整保存，除了在信息输入时需要用档案原件外，很少再接触原件，延长了档案的寿命。

1.3 利用计算机管理人事档案，可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上，大大节省了资源。按传统的和理模式，要全面完整地保存好档案资料，仍需要改建的库房，增添大量的设备，这样不仅要投入大量的资金并增加人力，而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。

电子信息档案改变了传统纸质档案的弊端，给人类带来了很大的便利，也其自身也存在着一些不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致数据被盗，所以，在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

2.规避电子信息档案风险的措施

2.1 引进新技术

计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2.2 建立健全管理制度

为了保证信息资源的安全性，那么管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

2.3 及时消除潜在的风险

为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

2.4 加强电子信息档案的安全防护

为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

3.分散风险的措施

在电子信息档案管理中，另外一种常用的规避风险的措施是转移策略。转移策略实质上是分散风险，即把风险转到其他的地方，希望这样将存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

4.评估风险的措施

当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。

5.结束语

综上所述，电子信息档案优于传统的纸质媒介，但其自身也存在着一些风险，而且这种风险是客观存在和不确定的，还有可能造成很大的风险，因此增强警觉意识，做好风险的防范工作，这样才能提高电子信息档案的管理水平，有效规避风险，最大程度地减少风险造成的损失。

参考文献

[1] 沈彦：《浅议电子文件及电子档案管理》[J]，《企业导报》，2010（4）。

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2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

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2 电子档案带来的机遇与挑战

首先由于电子文件的载体是计算机 ，电子档案具有以下优势：信息的非人工识读性;信息存储的高密度性;信息与载体之间的可分离性;多种信息媒体的继承性;但是也存在一定的缺点，比如非人工识读型，就是要通过计算机特定的系统运行程序解码后人工才能识读它 ，系统依赖性，信息可更改性，载体计算机不稳定，并且信息和载体可分离性，造成数据丢失。

存储类型

目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，以产品竞争力第一的协达软件为例，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间。

3 电子档案的管理

电子档案区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。因此，电子档案管理的管理就是重中之重。

3.1 电子档案的整理归档

首先，需要将所有的带有标识的电子文档规整，同时将其统一的制成归档数据集。然后将其拷贝到具有永久性的存储的载体之上，对该载体至少要保存2套及其以上，一套其主要做封存的保管，而另外的一套则主要提供给用户作为查阅。在必要的时候，可以采用三套的方法对其进行异地的保存。对加密的电子文档，则应该进行解密，在解密后再将其归档。而在实践的应用当中，我们通常采取的载体首先选择只读;其次为一次写光盘;再次则为可擦写光盘;最后为磁带。在存储当中，不能应用软磁盘作为归档的电子文档的处理。

在电子文件的载体上面，要贴好相关的标签，在标签的上面还必须要有名称、保管期限、密级等各方面的信息。同时将与其对应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。其中如果需要进行长期保管和存储的文档，则需要将电子文件与相应的机读目录都全部存到同一个电子载体的上面，而如果是自行开发的软件，则也需要将其存到一个载体上面。在这个载体上保存的文章至少在1年的时间。

3.2 电子档案的鉴定。

电子文件归档的鉴定，则主要是在对文档进行存储之前。电子文件在档案部门和形成部门的共同努力下，对电子文档进行一定的鉴定。在鉴别其价值的同时，对其记录的载体等进行检查，同时对其硬件、软件等进行寿命，从而结合其价值划分其保管的年限。

当前对电子文件的技术方面的鉴定通常包括以下内容：对于归档的电子文件内容的真实性与完整性，电子文件的特性决定了它的版本繁多性，最后归档的最终版本，需要鉴定，才会同时具有价值和意义。

文件完整性鉴定。电子文件的完整性鉴定有两种方法，要确定好两种方法的区别，适当的运用。

电子文件的可读性有效性检测。鉴定的内容主要包括信息的可识别性和利用性，这就需要，无差错读取技术检测，存储介质（载体）的物理扫描以及规格、质量检测等等都是电子文件能否被有行之有效运用的关键。

文件的安全鉴定。安全鉴定主要是检测电子文这方面主要是检测电子文件是否受到病毒感染，档案管理部门要对接受进来的电子文件进行排毒检查，日常中工作管理中也要对查毒、杀毒软件要进行不定期的升级。关于对档案管理权限和利用权限的鉴定问题，主要有密码鉴定或指纹鉴定等方法，以确保电子文件的安全性。

销毁文件的鉴定。电子文件的“销毁”不同于纸质文件，只需要在电脑中删除文件即可。但是要标注好销毁日期以备日后整理。

4 电子文件的归档方式和途径

首先，要有一支专业化高素质的档案管理队伍，并且对电子档案要定期整理，根据存储环境、存储介质如光盘等质量和寿命等因素进行归档。对归档的电子文档进行按分类编号，以便于查找和管理。在最终的档案版本在入档后，对其进行脱机，并放置到相应的位置。同时采用数据压缩的方式对网络上面的电子文件进行压缩，最后统一将其刻入到相应的磁、光介质上面。同时对存档的文件进行一次备份的操作，一方放置放置丢失，而对文件的备份则通常在局域网或者是安全的网络上进行操作;在归档方面，采用“双套制”的方式。也就是同时采用电子和纸质的文档。对这种文档的保存其通常适用于长期的文档的保存。

5 安全

人人都为自身的一言一行负责的态度、杜绝一切不良隐患安全就是消除工作中一切不安全因素，杜绝一切不安全现象。要建立健全各项安全管理制度，排除隐患，确保档案安全。要保障最基本的档案保管设施，认真落实“八防”措施.

6 节约

就是对时间、空间、能源等方面合理利用作为社会资源消费系统的档案部门，档案的目录制作、档案的整理与装具、档案的保管柜架、档案的保护技术设备与技术手段的投入，相应的都要消费一定的资源。在建设资源节约型社会的今天，作为档案工作人员有责任也有义务增强资源意识和节约意识，将有限的档案经费用到“刀刃”（比如档案信息化、数字化、登记备份等关键项目）上，要用较少的投入获得更多的产出或效益，用既规范又简易的整理方式整理各类档案，用较少的档案盒、装具保存更多的有价值的档案，用较少的物质资源科学地规范地整理、保管、管理更多的档案。

总之，对电子文档的保存应该做到通过对价值的判断，从而多方式、多渠道的对其进行保存，从而提高对文档保护的质量和安全度，更好的方便对今后数据的查询和参考。

【参考文献】

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电子档案信息是信息的一个重要类型。广义上，是指来源于电子档案的能消除人们不确定性的，反映已经发生的各种事物运行状态、方式及其规律的征象或知识。它包含三层内容：其一，指关于电子档案的信息，如电子档案的载体信息、支持软件及相关软、硬件说明等；其二，指电子档案内容信息；其三，指电子档案目录、索引等电子档案再生信息。狭义上，电子档案信息是指电子档案所包含的内容信息。本文讨论的电子档案信息指的是广义上的概念，并对其具备的特征加以重点阐述。电子档案信息属于档案信息，除具有流动性、共享性等信息通性外，还具有以下档案信息的基本特征：

一是本源性特征。电子档案信息来源于电子档案，是人类社会生产、生活等各项活动的真实原始记录，具有鲜明的本源性，这也是电子档案信息和其他非档案信息的根本区别。尽管档案界对电子档案的原始性众说纷纭，但笔者认为电子档案是具有原始性特征的，只是电子档案的原始性和真实性保障在后续的保管和利用过程中容易受到各方面的威胁。

二是回溯性特征。电子档案记录和反映的是已经发生的活动、事件及其过程。因此，作为一种历史的记录电子档案信息具有典型的回溯性。

三是联系性特征。电子档案是以文件单体的形式陆续形成的，而以文件组合体的形式持久地存在和运动。因此，电子档案信息具有明显的联系性，表现为来源、时间、内容和形式4方面的联系。这种联系性，使电子档案信息为人们历史地、全面地研究事物发展的规律性以及为多方面的信息需求提供了优越的条件。

四是分散性特征。与电子档案信息的联系性特点相对的是电子档案信息的非系统性，即分散性。宏观上，电子档案形成者数量众多，类型多样，层次不一，职能和活动的内容千差万别，档案形成者的这种广泛性和分散性决定了电子档案信息内容的广泛性和分散性；微观上，由于电子档案形成者的社会活动的过程性、阶段性特点，有关形成者某一活动的电子档案在时间上被分割，在内容上被分散，在整体上变得零散杂乱。另外，由于电子文件数量急剧增长，导致电子文件数量失控，质量下降，电子档案中掺杂了大量的没有价值或价值很小的电子文件，从而加剧了电子档案信息的分散性。

五是社会性特征。电子档案是人类社会的产物，具有广泛的社会性。首先，档案的形成者具有广泛性；其次，档案的内容具有广泛性；再次，电子档案对整个社会具有长远的历史价值；最后，电子档案管理系统受社会大环境的影响和制约，同时也反作用于社会大环境。电子档案信息的这种社会性使得档案工作具有广泛、坚实的社会基础，既有巨大的社会力量来源，又能产生巨大的社会效应。

电子档案信息作为新生事物，除具有以上档案信息的基本特征外，还具有以下区别于传统档案信息的特点：

（1）对软硬件系统的依赖性

电子档案信息是以数字编码的形式记录于电子载体上，有别于传统档案信息以人工可识别的记录符号直接记录于纸张等载体上。有时为了安全保密等因素的考虑，还往往进行压缩编码、加密等处理，肉眼根本无法识读，即使在高倍显微镜下也只能看见记录的痕迹而无法读懂它们的含义。只有在配合了相应的软硬件及解密的情况下，人们才可以从机器的输出系统上窥得电子档案信息的全貌。同时，对机器设备的依赖性还表现为另一个方面，即技术的更新、软硬件设备的升级也会导致原有的信息无法识别。电子档案信息对软硬件的依赖性给安全管理带来了很大的困难。

（2）存储的高密度性

电子档案信息无论是以磁盘、磁带还是以光盘进行存储，其存储密度都大大高于过去的各种信息介质。一张容量可达600MB～4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。电子档案信息存储的高密度性一方面为节约馆藏空间，扩大馆藏容量带来了有利条件，另一方面也对载体的保护提出了更严格的要求。

（3）信息与载体之间的可分离性

传统的档案，信息被固化在某一载体上，成为一个不可分离的“实体”，使之具有明显的原始性特征。而电子档案信息则可以以非实体形式进行加工和管理，这种可分离性造成电子档案信息易于更改，且不留痕迹、易于复制，而且分不出原件和复制件；同时，也使得电子档案信息能够在网络环境下自由流动，易于传输，读者可以通过通讯线路在异地调阅或形成文件。信息与载体之间的这种可分离性，给电子档案信息的安全提出了前所未有的挑战，人们在保护电子档案实体不受破坏、信息内容不受更改的同时，还必须保障网络通信的安全，因为在网络环境下，信息在任意一个节点都有可能被截取、中断、篡改和伪造，如何保障电子档案信息的安全成为摆在我们面前亟待解决的课题。

（4）信息构成的复杂性

多媒体的集成性是信息构成复杂性的表现之一。传统档案信息一般只拥有一到两种的信息媒体形式，而如今，电子档案信息可以以多媒体的形式集中在同一份文件上，声像并茂，以最生动的方式再现当时的活动情况。另外，信息与载体的可分离性也导致了信息构成的复杂性。传统档案信息，在文件最初形成时的标记被固定在某一实体上，原始性易于确认，而电子档案信息为了保证其原始性及今后使用的方便，往往还必须收集除电子档案信息内容之外的背景信息、元数据信息、相应的软硬件信息及说明信息等，大大增加了电子档案信息构成的复杂性。

（5）传输的广域性

电子档案的处理环境是计算机及网络技术，如果没有特意采取措施，则可以做到在网络的任何终端上去读取存于网络某一设备上的电子档案，一个终端上的电子档案也可以同时发给若干个网络终端。电子档案由于不受载体传递的限制，所以对其信息获得者来说，可以产生一种共享的感觉，从而摆脱了时间和空间的制约。用户调看或利用的档案资源，可能存储在本地、本国，也可能存储在异地、异国。

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一、电子档案载体

目前电子档案保存的载体，涉及最多的有四大类，即硬盘、移动硬盘与U盘、光盘。这四类相对于其它类型更为稳定与普及，我们依次根据这几类的情况分别做详细介绍。

（一）硬盘载体的保护

硬盘是电子档案存储中非常重要的一部分，电子档案的大部分基础数据都保存在硬盘中，所以做好硬盘保护是电子档案保存的重点。

硬盘的损坏原因很多，如存放环境的温度与湿度不合理都可造成硬盘发生损坏；另外，供电系统的不稳定也极其容易造成硬盘短路，数据丢失；当然，最直接的损坏即为人为操作不当造成的损坏。

基于以上原因，我们总结，要想将信息保护得更好，在硬盘使用时，应注意认真维护。

1、保持良好的环境。注意控制存放硬盘的环境温度与湿度，在存放室中放一块温湿度计，注意观察其指标的变化，如湿度过大，要及时通风。也要注意一些极端天气变化所带来的不利影响，如冬季室内温度可能会较干；而夏季多雨，连雨过后要降低屋内湿度等。

2、保持供电稳定性。硬盘非常忌讳供电系统的不稳定，这会造成数据的丢失，由于硬盘工作与运转存在周期性，所以如果供电忽然切断时，硬盘可能还未将一些数据进行周期性存储，数据即丢失；更严重者，可能供电的切断会将造成硬盘的短路。

3、防止人为操作不当。在平时使用时，要注意尽量减少频繁进行开关机的操作，避免产生过度消耗；在摆放机箱时，根据要求与位置合理摆放，要在其周围留有空间，同时注意远离强电源电压等，防止驱动与机箱会产生振动。

（二）移动硬盘与U盘载体的保护

移动硬盘与U盘相对于原始的电子档案载体中的软盘，已经可以算得上相当稳定了。移动硬盘的特点是可以存储大量的数据与文件，其容量基本接近硬盘，但比硬盘体积小，对环境要求不高，极具便利性；U盘与移动硬盘相似，只是数据容量较小些，但稳定性也非常高。

1、保护移动硬盘与U盘时，要注意尽量不要反复地进行读写，因为任何一种电子载体都有其读写的极值，无谓的随意读写，对移动硬盘与U盘本身是一种消耗。

2、携带时，请给移动硬盘套上保护套，因为通常移动硬盘的损坏，都是由于外力撞击或磕碰造成的，一旦过力，可能会造成无法挽回的重大损失。

3、防止病毒的入侵，不要随便将存有重要资料的移动硬盘与U盘在公共使用的电脑上使用，这样可能会遇到病毒危害，除了损坏设施以外，数据可能会外泄，导致更严重的事件。

（三）光盘载体的保护

光盘的保护要求与硬盘相似，它对于环境温湿度要求较高，如果保护不好，可能会造成光盘镭射面的损伤，数据无法读取。

1、光盘也应尽量减少读取次数，因为每一次读取，都是一种自然消耗的过程，使用时，会受到热力、摩擦力影响，累计到一定的使用次数，光盘可能就会导致变形、分解等，它的寿命即会终止。

2、由于光盘的镭射面外露，所以要严格控制空气中的温度与湿度，不当的存放，会加速其表面性质的改变，尤其是会改变光盘入射与反射光波场分布规律，造成信噪比下降的后果，直接威胁光盘使用寿命。

3、由于光盘表面需要做一些记录，所以可能会或贴或写标签于光盘正面。但光盘正面的涂层也较薄，反复涂写依然会造成光盘的损坏，所以要尽量一次性完成标记工作，不可反复涂改。

4、保护套必须要柔软。一定要给光盘配以合适的保护套，这样才能减少光盘与外界的摩擦，光盘由于较薄，镭射面又面积大，很容易摩擦刮花，这种情况一定会造成数据无法读取，往往是丢失数据的根源。

二、电子档案信息保护

电子档案的信息保护具有非常重要的意义，因为随着电子化与信息化，档案资料已经经由各种载体被保存成电子格式，这种格式虽然在保存与查阅方面为我们带来了极大的便利，但仍存在许多不足，一旦信息丢失，将会造成无法弥补的损失，所以，做好电子档案的信息保护工作，是目前的最要课题。

（一）严防病毒

病毒是一种在信息时代最有威胁与无处不在的产物。它的存在可能会导致电子档案载体的损坏，甚至严重者可能会窃取重要信息，导致高保密文件与数据的流失。

要想防止病毒危害电子档案，应首先在硬件中安装防火墙软件，为电子档案信息设置第一层屏障；同时，可携带设备也应尽量减少在公共计算机中读写与使用，防止病毒趁机入侵；最后，要定期查毒与更新防火墙工具，保证电子档案信息的安全。

（二）注意系统及时升级

为了防止数据与载体的匹配度，应注意及时更新系统，只有完善的系统才是信息保护的基础，可以为信息带来更高效的处理速度与保存方法。

（三）备份是电子档案信息保护基础

多做备份永远没有错。备份可以为电子档案信息带来可靠的信心保证，提供安全感。即使一部分设备由于不可抗力原因受到损害，也不会造成巨大的损失，所以，电子档案信息必须要做好基础备份工作。

三、结束语

电子档案载体与信息保护是档案目前面临的重要问题。但做好提前预防，就不会出现数据无法读取或丢失以及泄密的问题，防患于未燃，是电子档案信息保护的重要手段。

参考文献：

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所谓档案电子化，就是用微机对档案文献进行筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献供人们利用的过程。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件具有以下特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、档案信息电子化的益处

从长远看，档案信息电子化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案电子化的益处主要有以下方面：可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率，减少人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用；缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性，档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献；档案信息电子化，还可实现一次投入，多次产出，信息成果可多份拷贝，这样就扩大了档案信息的社会影响，拓宽了服务范围。

三、档案信息电子化的必然性

档案信息的电子化建设是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。

第一，档案电子化，可改善档案管理工作。只有实现档案电子化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

第二，形势发展的需求。21世纪是信息化的时代，一般档案馆都藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，就失去了档案留存的意义。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案信息的电子化建设。

第三，社会强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，那么要了解这些详细内容恰恰只有档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

四、积极应对档案信息电子化带来的影响

电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：

第一，做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

第二，解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始的长期保存问题是有待档案工进行深入研究和探讨的重要课。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止损失。

第三，档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应电子化建设的发展，适应新技术的需要，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接技术革命最根本的对策。

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一、长期内电子档案与纸质档案必将处于并存状态的必然性分析

（一）从两种类型档案的优缺点来看。特点区别如下：1.电子档案。硬盘、光盘、磁盘等都可以成为信息的存储介质和载体，且可以储存文字、影音和图像等多种类型和形式的信息。相较于纸质档案，电子档案在信息存储上具有密度性高的优势，极大地节省了存储空间。同时，与多媒体信息技术结合在一起的电子档案可以把本来单一形态的信息转换成音频、视频等多种生动形象的信息类型，且具有极高的信息处理速度、能够随时对档案信息内容进行更新，突破时间和空间限制，实现资源的共享。另一方面，电子档案也存在很多弊端，一是不同于纸质档案信息与纸质载体的不可分离性，电子档案中的信息和载体可以被分离开来，并且能够实现在不同介质之间的重复拷贝，这种完全与载体和记录方式脱离的档案信息存储形式一方面让档案信息的形成和调用不再受空间限制，一方面又使得电子档案内的信息很容易被不留痕迹地篡改或复制传输。2.纸质档案。以纸张为信息记录载体的纸质档案中信息与载体是一个共同体，一方面，彰显了纸质档案信息的原始性与真实性；一方面，又暴露了信息与载体之间存在依附性这个弊端。一旦纸质档案完成，就很难将信息与载体这二者分离开来，同时，纸张等载体上所记录和承载的文字、图形等信息是人们获取档案信息的唯一方式和途径。另外，当时使用的文件可以直接留存，转化成纸质档案，对以往历史情况进行了客观的记录，属于容易让人信服的一种原始凭证。从保存角度出发，纸张和胶片形式的档案是最适宜长期保存的，只要在保存过程中注意避免给水解反应和氧化反应提供必要的产生条件，就可以将纸质档案的保存寿命延长，最长时间可达上百年，甚至是更长的时间。另一方面，相对于电子档案，纸质档案又存在工作量大、耗费大量人力、物力资源和存储空间以及效率低、受时间和空间限制，无法实现信息资源共享、管理困难等缺点。

（二）从档案管理方面来看。电子档案作为新时期发展起来的一种新事物，大多数人并不是很了解和熟悉它所具有的功能与作用，尤其是已经习惯于以往纸质档案管理的工作人员。在工作中他们很容易因为未能及时转变观念而忽视电子文件的收集和整理，导致电子文件的收集缺乏规范性，无法保证电子档案的完整性。另外，因为纸质档案存在时间比较久远，所以已经形成了较为系统和完善的管理体系，但并不适用于电子档案的管理，故在电子档案的收集、归档等方面仍缺少相应的管理制度。同时，鉴于电子档案对计算机和信息网络技术的依赖性，负责电子档案管理的工作人员必须掌握相关方面的知识和技能，比如，电子档案管理软件的管理、数据库信息录入、调用等。纸质档案管理涉及收集、整理和鉴定、保管以及统计、检索、开发利用等多个程序和环节，且各环节之间联系紧密，再加上纸质档案所具有的唯一性、易损性、客观性等特点，使得纸质档案管理很容易出现各种问题，造成纸质档案的损坏或丢失。比如，归档环节出现个别工作人员将档案私自留用现象，引发档案流失或泄密问题。

二、信息化时代实现电子档案与纸质档案长期并存科学性、合理性的有效措施

（一）逐步完善各项管理制度和标准。面对档案的数字化、电子化发展趋势，应针对电子档案同纸质档案的转化问题、对接问题以及管理问题制定相应保障制度。比如，电子数据格式标准以及电子档案著录和标引规则的制定等。

（二）保证二者归档的同步性。鉴于种种原因，短期内电子档案与信息档案并存的状态是不会被打破的，所以，为保证档案信息的安全性，方便档案的管理和利用，要记录下各种类型有价值的档案信息，然后对它们进行集中处理，这样可以实现两种类型档案之间的优势互补。在同步归档的过程中要逐步、有序地实现纸质档案与电子档案的相互转化，加强两者之间的关联性，以免原始数据丢失后延误使用。

（三）注重档案管理设施建设。在档案的保管问题上，不管是电子档案，还是纸质档案，都需要具备一定的保存条件、空间和保管设施，这样才能够为实现档案信息的完整性与安全性提供有力保障。对于把“件”当作最小保管单位的纸质档案来说，单个的纸质档案并没有很大的信息存储量，但会形成很多的案卷，并且案卷数量会随着时间的推移越积越多，会需要大面积的存储空间；对于以光盘等为存储载体的电子档案来说，并不需要很多的存放空间，但却对电子系统、保管设施等有更高的要求。这样来看，就应该对电子档案与纸质档案并存状态下的保管设施建设加强重视。比如，统一安排满足防潮、防火、防尘和防盗需求的库房；配备符合国标的档案密集架等保险设施，以及复印机、扫描仪、去湿机以及刻录盘等现代化设备。

【参考文献】

[1]邓辉.浅析信息化时代电子档案的保障问题.中国新技术新产品,2009（10）.

篇（9）

伴随着企业电子商务时代的到来，企业档案管理也伴随着企业信息资源的交流和互换进入到社会信息网络的新天地。企业档案工作者对电子档案的来源与形成的关注由原来的企业内部网而扩展到地区、国内及至国际范围内的整个网络。在这一新的网络环境下，档案人员除了继续做好企业档案信息资源的收集和保管，更多的要了解企业需求，扩大服务内容。一方面配合现代企业的营销手段，档案人员应同企业领导及专业人员一道，建立企业信息资料库，选取最能体现企业优势、树立企业良好形象的信息资源上网，宣传自己和展示自己。吸引客户和占领市场；另一方面从网上获取有效信息为企业领导经营决策、为企业生产建设发展提供服务，主动的、全过程地提、供、销、科技、质量、资金、政策等多层次的信息，建立起一套科学的、多功能的、高效的、灵活的紧盯市场的企业档案信息管理体系。这的确给企业档案工作者提出又一次挑战。

二、企业信息集成系统下的档案工作

现代企业的社会化大生产逐步由过去的劳动密集型走向自动化、程序化。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面。计算机进行产品的辅助设计(CAD)、辅助制造(CAM)和辅助数控编程(CAPP)，计算机参与企业管理系统的制作文件、统计和数据处理，进而发展到把集合3C的产品数据管理系统(PDM)与有关人、财、物、产、供、销的管理信息系统(MIS)和制造资源计划系统(MRP)等组合在一起的企业信息集成系统。

置身于企业信息集成系统中，企业档案工作者将发现企业档案发生了巨大变化。

首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。

其次是企业档案的分类变化。旧有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。

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当前，院信息管理系统（HIS）是国内综合性医院电子档案信息传送的主要方式，它涵盖医院各类业务与业务全过程如影像存档和通讯系统(PACS)、放射科信息系统(RIS)、实验室信息系统(LIS)等医院信息管理系统。它是通过医院建立的大数据库，利用电子计算机与现代信息通设技术装备，对医院各类电子医疗数据信息进行收集、存储、处理、提取和数据交换，满足用户预约挂号、诊疗信息查询、费用结算等功能需求平台。当前电子档案信息管理有以下原则。

（一）真实完整性原则

完整性指的是电子档案信息文件件数、数量，以及相关的背景信息、数据不存在受损、篡改和丢失，使档案信息真实、完整。然而，医院档案管理，一般都是集中在院办中的综合档案室，电子档案实行的是全程管理，基本上各科室部门办理完毕需要归档的档案资料就需要向档案部门移交，但一般的科室部门都设有自己的档案资料室，为了工作方便，并没有完全移交本部门的病历医疗档案，这些会影响电子档案信息的完整性，导致电子档案的价值受到影响。

（二）全程管理原则

当前，我国对电子档案实行的是全过程管理，即对电子文件从形成到销毁或是作为档案永久保存下来的的整个生命同期中，在每一个阶段与每一个时期，都确保电子文件或是电子档案信息内容的一致性，不可以更改。确保电子档案信息从一开始到结束生命周期中内容的一致性。全程管理通过对电子档案在每个阶段如流转、利用、保管全程的控制与监控，从而确保电子档案信息的完整性。然而，由于医院档案信息资料文件来源广泛，种类多样，而从事档案管理的工作人员人手不足，或是素质高低不一，很难现实对电子档案全程管理，这必将影响到电子档案信息的真实性与完整性。

（三）前段控制原则

前段控制是基于文件生命周期的反映，将档案的形成、保存、销毁等阶段视为完整过程，具体通过对电子档案管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把文件形成阶段的所需要的管理功能尽可能在前端实现，它主要作用在于减少滞后与重复作业，提高工作效率从而确保电子档案的真实可靠性、完整安全性以及长期可读性。

二、影响医院电子档案信息管理的安全因素

当前，影响到电子档案信息真实完整性的安全因素主要表现如下。

（一）环境安全因素

我们都知道，对纸质档案来说，确保纸质档案信息的安全主要是防火、防光、防湿、防尘、防虫咬等。而电子档案信息是以电信号和磁介质为媒价的数据信息存储载体，要确保磁介质中的数据信息安全，就要远离磁场的干扰，磁场的干扰会使电信号与磁介质数据发生破坏，使数据失真，从而使电子档案信息丢去真实性。同时，电源供给系统故障，也会造成电子档案信息损坏，如发突发性的断电，可能会损坏在硬盘或存储设备上的数据。

（二）来自网络安全因素

当前，互联网信息安全是一个全球性的问题，对电子档案信息安全影响的主要是来是互联网威胁。医院电子档案信息并非是封闭的、不开放的信息孤岛，它也是信息资源的重要组成部份，对于非机密的电子档案信息，对社会公众开放提供利用服务。另外，医院电子档案系统始终是处于联机的状态，这使医院电子档案信息有被计算机病毒、特洛伊木马、恶意代码和电脑黑客攻击的风险，从而造成医院电子档案信息数据文件破坏、信息被篡改，使电子文件失去了历史真实性与完整性，失去了档案的原始价值，而敏感数据信息被盗窃，将使医院机密与病人私隐被泄漏，造成不可挽回的损失与影响。因此，来自网络的威胁是医院电子档案信息最大的安全因素，这需要特别注意与认真对待。

（三）人为因素

医院电子档案信息建设是最近这几年才发展起来了，是一个较为崭新的管理课题，很多医院的规章制度还不够健全，操作还不够规范。管理者综合素质的高低直接影响医院电子档案信息管理水平。医院电子档案信息档案管理者非档案学专业的，不懂得电子档案全程管理原则、前段控制原则，就会对电子档案信息管理中随意处理，将对电子档案信息产生安全隐患；不懂得医学知识，就不知道该案卷的档案的数量、数据的份数是否准确；不懂得计算机、网络技术、数据库知识，就不能规范操作，也就不会对电子档案信息备份、对计算机硬软件杀毒，修补漏洞，医院电子档案信息的真实性、完整性与网络的安全将得不到保障。

三、医院电子档案信息安全管理对策

面对层出不穷的信息安全问题，那么怎么样才能确保电子档案信息安全呢？这需要我们从环境因素、网络安全因素、人为因素上加以解决。

（一）维护安全稳定的数据库环境

解决影响电子档案信息安全的环境，首先建设独立储存电子档案信息数据库室，把数据库室设置为暗室，避光，防尘，室内除了独立的18T的光纤通道存储设备、数据核心交换机、高性能刀片服务器，并配除湿机、恒温机，以确保室内湿度与温度保持在适度的范围，并远离磁场，防止磁干扰。同时，在电源保护方面，数据库配置独立的电源室，配有交流电源，即便突然断电，交流电源可维持一段时间，使管理者能够手动关闭数据库，避免突然断电造成的数据损坏。

（二）做好网络上信息技术安全保障

确保医院电子档案信息网络上的安全，首先是备份，备份是确保即便电子档案信息受到攻击导致数据毁失还可以对数据进行恢复，是电子档案信息安全的基本保障方法。备份按地理不同可分为本地备份与异地备份，按备分的方式可分为在线备份和离线备份，按备份的略策又可分为增量备份与差分备分。在备份的储存方面上，当前，由于备份电子档案信息数据量巨大，一般都是在磁盘阵列式储存。其次是对档案信息进行加密，防止黑客与病毒入侵，对电子档案信息实行加密技术，从而防止电子档案信息的被篡改与泄密，一般加密的方法有软件加密、硬件加密与混合加密，具体来说软件加密就是利用计算机程序对电子档案生成不可读的格式，需要用专门软件才能读取，硬件加密是通过TPM加密硬件对硬件进行加密以保护电子档案数据；混合加密是通过用户认证、身份密码、权限分配等进对电子档案数据保护。再次是设置高级别的防火墙，对档案用户采取限制访问级别的限制，对于非机密档案信息，可以对社会开放，对于限制用户数量密级的档案，按全程管理原则与前段控制原则，在电子信息形成时涉及到哪一个用户，为用户授权的访问级别，未经授权的无权访问，确保电子档案信息在合法用户范围内利用，从而防止人为对电子档案信息篡改，维护电子档案信息的真实完整。