档案归纳方法汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案归纳方法范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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随着我国广播电视事业的不断发展，广播电视建设项目增加，为了配合工程建设顺利进行，及时有效的对于档案信息.浩大的工程资料进行收集，立卷，归档，保管，利用。根据多年来的工作经验，总结管理方法，以整体质量和效率为核心目标，不断探索广播电视工程档案收集归纳新思想和新方法，逐步形成一套先进科学的管理制度和管理方法。下面就来详细的来探究一下如何有效去实现电视工程档案管理工作。

1 工程档案的前期管理

1.1 档案制度是档案前期管理的基本保障

广播电视工程档案工作是基础性工作，确保工作的顺利开展，做到有章可查，有制度可寻，档案制度是必不可少的规范制度。各部门应该要有效的对信息和资料进行分类，统计，按照不同的生产活动类型来划分，同时需要把技术档案工作纳入到本单位的档案制度中，能够充分的发挥其应有的作用。达到了收集齐全，整理系统，并按制度及时归纳，方便工作人员工作顺利开展。值得注意的是为了确保归纳文件的安全性和管理程序严谨，保密工作要引起重视。

1.2 归纳文件材料的前期管理

工程档案是一项工程建设过程中反映各项活动指标的最重要的参考依据，它包括了项目工程的建设，处理，设备维护等各项活动所形成的研究结果和文件档案，一般多为原始文件，所以具备法律效应。每一个项目在完成和告一段落之后，都要认真负责的按照归纳范围和要求，将形成的文件和资料系统的管理和整理，最终由上级领导来归档。且移交文件或者资料过程中，接触人员必须要按规定办理交接手续，签字归档必查。凡不符合要求的文件，最高管理者有权拒绝接收。

2 工程档案的收集归纳

2.1 分类组卷

分类组卷的原则：档案分类组卷工作是一个专业性很强的工作，也是能够显示出工作人员的个人水平。有的档案管理人员实际上是没有参与到项目建设的各个环节，所以一定程度上出现了管理档案的问题和不通畅，这些都是对工程档案管理工作不全面性锁导致。我们需要从以下几个步骤来对档案管理中的分类组卷有较好的认知。

第一，立项和选项。从最简单的项目提出，批准，同时可行性报告到对当地环境，地理情况，气候方面调查研究。范围广至电力，城市规划等都可以组成一卷或者是多卷。第二，编制文件，是指工程建设初期形成的文件和图纸，以及各部门根据初步设计文件设计的施工图。第三，整理和归纳，这个阶段是最难控制的，因为全面工作量巨大，设计的资料和信息非常多，主要包括了项目开工之前的资料和原始文件：补偿协议书，电力供应协议，相关合同以及许可证。每一个文件都要仔细的去核对，仔细的去审查。然后可以组成一卷或者是多卷。第四，竣工验收阶段。整个的项目完成结束之后，最重要的凭证材料和相关的建设真实材料都是验收的必要选择。尤其是竣工图和竣工阶段的各种资料需要报送相关单位。第五，调试和试播。是指在设备安装，调试，试播等过程中形成的数据资料。第六，财务器材管理资料。主要包括了工程概算，预算，结算等数据报表。第七，主题部分，集中在日志，月报，监理通知单等各个资料。第八，涉外文件，一般是指相关的设备采购，合同，考察记录等。除了以上几大主要，还包括其他，可参阅相关书籍。

档案管理人员收集资料的时候，应该首先端正良好的作风态度，然后对各阶段锁形成的资料，文件内容来确定收集整理对象。有条件的情况下可以进行信息化处理。

2.2 组卷的质量要求

（1）组卷前要详细的检查基础文件，施工技术文件和图纸是否已经按照规定收集齐全，完整。做到不丢项，不漏项。（2）文字材料的抄写件书写要工整，清楚，禁止使用铅笔或者是圆珠笔来涂改，修改和批复。复印件要做到字迹清楚，牢固，能够长期得到良好保存。（3）建设的竣工图应该是新图，图面清洁，字迹工整。如果需要修稿，首先要保障图纸的清洁，反差明显，材料字迹清楚。（4）凡是归档的照片和图像资料，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确度高。

2.3 案卷排列和编目

案卷文件材料的排列时间必须要按照时间顺序排列，如果文字材料和图纸材料混在一起的时间，必须文字材料在前面，图纸在后面。编写页号以独立卷为单位，均已有书写内容为基准。每个保管单位必须要按照阿拉伯数字来进行统一编排。页号编写位置和单面书写的文字材料页号编在右下角。卷内的目录编写和卷盒内的文件一一对应。案卷的排列顺序按照工程阶段依次排列。案卷的封面，卷内目录，卷内背靠表，不编写页号。

2.4 工程档案检索目录的填写。

工程档案检索目录要利用信息软件来工作，分别建立相关的单元，统一对信息进行输入和保存，减少了不必要的时间和工作量。最终使得工程档案达到了目录管理。案卷目录的填写方式。工程档案形成是需要不同阶段，档案的立卷要以阶段顺序来组卷，为了方便管理和检索，相关的内容要书写的详细明了。制作规范化模版。模版文件是要对于信息具有专业性的格式，通常是文书格式，经过工作人员的技术性操作，最终形成了文书。读取的时候是非常的方便，简单。工程照片档案的管理。它主要管理是采用先进的计算机存贮方式来对相关的文件和资料来做好工作，优势是在于保质期长久，并且安全性很高。技术人员可以及时做好备份和刻录。声音档案的管理。声像档案管理需要在档案数据库里面建立起单元，对信息的输入要尽量详细。保存的时间段里面要经常性的去核对，检查，维护，才会让声像资料的质量长期的完好。让相关的工作开展的时候顺利，进程加快和效率提升。

3 结束语

工程档案管理是一项专业技术很强的工作，主要是保障广播电视台资源的保存和后期维护使用。每个阶段所形成的文件和资源都是具有效益，所以做好管理和归纳的工作重视程度要不断加强。需要档案管理人员在进行枯燥的工作过程中有细心，有耐心，有职业道德。根据文件的内容属性进行科学系统的分类和检索。为以后的验收和档案的再次利用提供方便快捷的服务。特别是针对办公人员，有效的提高了办公效率和水准。档案管理工作如今越来越信息化，专业化，逐渐的摆脱了传统工作模式的诟病，形成了一套管理有序的程序和方法，是社会发展前进的标志和象征。

参考文献

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1 电子档案特点

（一）是一种信息化的档案管理模式

随着科学技术的不断发展，档案管理工作逐渐脱离了传统的纸质时代，逐渐向信息化方向发展，电子档案是信息化时代的典型代表。与管理模式落后的纸质档案管理模式不同，电子档案管理拥有先进的设备。近几年，各单位的办公室都开始建立档案管理系统，档案管理工作不断向信息化方向转变。

（二）内容更加丰富，模式更加多样化

近年来，电子档案不断向多样化方向发展，档案管理的范围不断扩大，管理方式更加多样化。相对于传统的纸质档案管理，电子档案的内容和模式更加丰富和多样化，给办公室档案管理带来了便利。

（三）归档复杂，存储信息更加准确安全

3、传统的档案管理是靠纸张来记载和展现信息，存在管理繁琐，存储信息少等多方面弊端。虽然电子文件相较于纸质文件的归档比较复杂，即要经过数字签名、信息确认、身份验证以及加密保护等一系列操作。但是这却保证了电子文件的安全，从某种程度来说，防止了信息泄露事件的发生。

2 办公室电子档案管理中存在的问题

（一）办公室档案管理组织不健全

据调查，目前各单位办公室档案管理组织存在很多不足，原因在于各单位在建立档案管理组织和管理制度体系时没有根据本单位自己发展的独特优势和需求来建立档案管理体系，缺乏创新思维和独特性。在这种情况下，各单位想要做具有本单位特点的档案管理工作相当困难。众所周知，有很多单位都建立了档案管理体系，但这些单位只进行表面工作，缺乏内在管理，导致单位办公室档案管理组织不健全，集中体现在电子档案管理的保存不完整以及保密工作存在极大的安全问题，在应用档案时效率低下，给单位办公室人员带来极大的不便。因此，办公室档案管理组织不健全这方面的问题急需解决。

（二）办公室人员对档案信息的安全意识缺乏

随着科学技术的不断发展和完善，办公室的档案管理工作有了很大的突破，工作环境越来越透明，越来越公众化，档案工作在理念上实现了质的飞跃。正如人们所说，科技是把双刃剑，任何事物都具有双面性。积极方面，档案工作的快速发展给办公室工作人员工作的效率，激发了工作人员工作的积极性，节省了大量时间。但也有不利的一面，网络黑客猖狂，一些破坏分子对办公室档案管理蓄意破坏，给办公室档案管理工作带来了巨大隐患。这些档案都涉及本单位的一些重要信息，如果系统遭到破坏，信息泄露，将会对本单位造成巨大损失。但办公室里的监管人员，他们没有深刻认识档案信息泄露的严重性，缺乏专业知识以及安全意识，对档案信息管理这方面的安全很难顾及。因此各单位要十分重视，并加强对他们的专业培养。

3 做好办公室电子管理工作的措施

（一）电子档案收集方面

档案收集是一份巨大的工程，要从档案的内容，属性多方面进行分析。内容方面：根据内容的重要性来对他们进行时间的保存以及材料是否和内容一致来确定移交时间，电子档案的收集需要增加新的信息到数据库。电子档案信息存在丢失的隐患，工作者要熟悉档案信息的内容，计算机的特性，文档管理的操作，避免在收集过程中没有保存。

（二）电子档案整理和归纳方面

自动化的操作方法让档案的整理和归纳的方式发生了翻天覆地的变化，目前档案的整理与归纳大部分都使用计算机操作，档案的整理与归纳主要以电子文档的方式保存。档案管理的工作人员要有熟练的操作技巧，要学会使用新科技产品，在信息交换是避免发生丢失的意外。防止信息泄露，是每个工作人员做好电子档案整理和归纳的重中之重。

（三）电子档案管理方面

1、保障系统标准化

电子档案的管理系统必须标准化，为了确保管理系统的标准化，必须要规范计算机的应用，建设完善的数据库，确保各项设施使用的标准化，实现电子档案信息的共享，保证档案的监管质量，用极少的资金获得最大的利益。硬件设施是电子档案管理系统重要部分，要有极好的计算机硬件，较完善的档案库，于此同时，要制定统一的使用标准以及使用方式，能够及时对档案管理进行分类，尽早的实现档案管理系统的标准化。要针对软件使用统一标准和档案记录过程产生的信息，制定比较简单的管理程序，使档案管理内容实现最优化。提高电子档案管理系统的标准化信息。

2、加强保密工作

除了确保系统标准化之外，还要加强电子档案管理的保密工作。档案保密是档案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技术的发展让人们的保密意识不断增强，人们必须充分发挥信息技术的优势，增强档案管理的保密工作，确保档案的安全。在应用计算机对档案进行管理时，必须确保计算机相当安全，要创造安全的环境，避免一些主观原因造成档案信息的泄露。档案管理人员必须提高安全意识，小心使用外网，防止病毒的侵入造成档案信息的丢失。工作人员必须确保工作环境的安全，必须定期对计算机进行检查，重要的文档必须要进行多层保护，设置使用权限，强化安全监控，确保档案信息绝对安全。

3、进行数字化建设

电子档案管理也离不开数字化的建设。现在是一个网络技术时代，管理部门储存了众多的信息资源，计算机在有网环境中，档案的储存量越来越大，因此，管理部门必须加强数字化的建设，实现数字化管理和自动化管理。从而实现档案的分类以及归档，要不断完善管理信息的服务。在完善档案管理的过程中，管理部门必须遵循相关的法律，适当结合管理档案的要求，不断实现档案的规范化，在档案管理过程中，要确保信息的真实化，集体化和数字化，充分发挥其使用价值，建设数字化档案管理需要部门各部门人员的相互配合，相互合作。

4、进行标准化信息建设

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在不同的时代中，人们的理论思维也存在着一定的差异，因此我们在对档案信息开发人员科学思维进行构建的时候，就要以当前的时代背景为基础，从而对相应的理论思维进行控制研究。随着时代的不断变化，人们对档案信息开发人员的要求也在逐渐的提高，这也使得档案信息开发人员在工作中面对着许多的问题和挑战。因此，为了有效的提高档案信息开发人员的工作效率，解决在档案信息工作中存在的问题，人们就要对档案信息开发人员的思维模式进行科学性的培养，使得档案信息开发人员在工作中，有着一定的创新思维和科学理念，从而促进我国档案信息工作的发展。

一、由寻找问题原因思维方式向如何解决问题思维方式进行转变

1、寻找问题思维方式

所谓的寻找问题思维方法是指出现问题时，人们就对其问题产生的原因进行分析。但是在档案工作中，人们追求的是对工作中存在的问题进行快速的解决，降低这些问题对档案工作的影响，因此这种寻找问题的思维模式在档案信息管理工作中并不适合。这就需要人们在档案工作中，采用另一种全新的思维模式对其中存在的问题进行处理。

2、如何解决问题思维方式

目前在档案信息开发的过程中，经常会出现一些问题，这对档案工作有着严重的影响。因此为了很好解决在档案工作中存在的问题，人们就要对档案信息开发人员的思维模式进行培养，从而寻找到一种全新的思维模式，对档案信息开发中存在的问题进行有效的解决，如何解决问题思维方法就是其中的一种。如何解决问题思维方法是指在问题出现时，工作人员不对其问题发生的原因进行分析，而是寻找解决问题的方法，进而及时的解决问题。

3、由寻找问题原因思维向如何解决问题思维转变的必要性

在档案工作中，由于相关工作人员涉及到的工作量比较烦多，因此如果在工作中出现问题，工作人员考虑得更多的就是如何解决存在的问题，而不是对寻找问题产生的原因。这样不仅可以提高档案工作人员解决问题的效率，还有利于档案信息开发人员科学思维的构件。而且档案工作人员在工程的时候必须要求根据我国相关法律法规，对其工作内容以及程序进行严格的要求，这也使得人们在档案工作中，对档案收集整理的结果十分的重视，因此由寻找问题原因思维向如何解决问题思维是必然的。

二、由主观性思维向客观性思维转变

1、主观性思维

所谓的主观性思维是指人们在对当前信息进行接收的过程中，不是根据客观的内容进行研究，而是自身的经验、知识背景以及判断能力对其信息内容进行推动而得出结论，这就将原有信息的内容进行了改变。

2、客观性思维

客观性思维和主观性思维就存在着很大的不同，它主要是通过对信息自身的客观表现以及内容进行反映，没有在其中加入档案信息开发人员的主观判断。

3、强调客观性思维培养的必要性

档案管理实际工作中的收集、整理、鉴定、保管、统计检索、编研、利用等工作中的原则与判断标准都是非常客观的，档案信息开发人员必须从实际出发，客观的实事求是的对其进行判断，切勿加入个人的主观臆断。

另外，在实际的各项档案工作中，客观地表达档案信息和接受档案信息可以最大量的减少沟通障碍和对信息内容的误判。同时客观性思考问题比主观性思考问题更为合理，更为科学。所以说档案管理工作是一项客观性极强的工作，无论是档案管理人员之间， 还是档案管理人员与档案利用者之间在交流信息， 相互沟通的过程中，都必须客观的接受信息。另外，档案全宗构成的条件、判定档案所属的全宗、档案统计工作的步骤及档案真伪的鉴辨、 档案鉴定的程序等都需要做到客观。

三、演绎思维与归纳思维模式的训练

1、演绎思维与归纳思维定义

所谓演绎思维指以一个主题为中心，由这个中心主题思维层层向外辐射，思维不断深入，不断细致化，这符合人类大脑的思维模式，可以将人类的思维过程直观的呈现。而归纳思维指从部分到整体，从个别到一般的总结概括。

2、演绎思维与归纳思维在档案中的应用

全宗内文件的分类主要是从整体到部分，从一般到个别，偏重于分析的方法，偏重于演绎法，立卷主要从部分到整体，从个别到一般， 偏重于归纳法。因此，分类时要有一个整体设计方案，按着某种异同将全宗内的全部文件，统一分成若干部分或层次， 而且一分到底。

档案管理实际工作中的收集、整理、鉴定、保管、统计检索、 编研、利用本身就是一个相互影响相互制约的有机整体，需要从宏观整体去把握，才能使各项工作井然有序的进行。需要用到演绎的思维，而其中涉及到的具体过程是程序化，流程化的操作，需要归纳性的思维，档案人员只有灵活掌握这两种相辅相成的思维模式才能在档案信息的开发中熟练应用。这样才能提高档案信息开发的效率。

3、演绎思维与归纳思维的训练工具——思维导图

3.1 思维导图简介。

思维导图，又叫心智图，是表达发射性思维的有效的图形思维工具，它简单却又极其有效，是一种革命性的思维工具。思维导图运用图文并重的技巧，把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来，把主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接，思维导图充分运用左右脑的机能，利用记忆、阅读、思维的规律，协助人们在科学与艺术、逻辑与想象之间平衡发展，从而开启人类大脑的无限潜能。思维导图因此具有人类思维的强大功能。

3.2 思维导图在档案信息开发中的应用。

（1）如何制作档案信息的思维导图。档案信息开发中， 最大档案信息的主题 （ 档案信息的名称或书名）以图形的形式体现出来。把主题体现在整张纸的中心，并且以图形的形式体现出来中央图要以三种以上的颜色。一个主题一个大分。支每条分支要用不同的颜色题以大分支的形式体现出来，有多少个主要的主题，就会有多少条大的分支。每条分支用不同颜色可以对不同档案主题的相关信息一目了然。

（2）档案信息思维导图要求：1）运用代码小插图不但可以更强化档案信息每一个关键词的记忆，同时也突出关键词要表达的意思，而且还可以节省大量的记录空间。2） 箭头的连接在分析一些信息的时候，各主体之间会有信息相关联的地方，这时，可以把有关联的部分用箭头把他们连起来，这样就可以很直观地了解到信息之间的联系了。3）只写关键词，并且要写在线条的上方。思维导图的记录用的全都是关键词，这些关键词代表着信息的重点内容。一定要写在线条的上面。这样更有利于阅读。

四、结束语

总而言之，在对档案信息开发人员科学思维进行构建，不仅可以有效的提高档案工作的效率，还可以及时的解决在档案管理工作中存在的问题，从而促进我国的档案行业的发展。但是对档案信息开发人员的科学思维进行培养是一个漫长的过程，这不仅需要科学的指导思想，还要对档案信息开发人员的综合素质进行严格的要求，只有这样才能使得档案信息管理工作达到最大化的利用。

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针对以上这些问题，结合有效教学的理念，笔者对如何提高物理复习课的教学效率做如下思考：

在当前的课堂复习教学中，教师采用的复习方法一般是演绎法。所谓演绎的复习课，首先呈现相关知识、方法，或用课件演示，或借着问题逐步呈现，然后给出例题或练习，从一般到特殊，逐个或综合用呈现的方法，教师示范解决，或是学生动手解决，并加以小结或点评，最后安排相应的练习进行巩固。

演绎式的复习课，教师备课较为方便，一般有现成的材料可供参考，也有个体的教学经验支持，操作时，教师易于控制和把握，知识容量较大，完成预设的概率较高，因此，这类课是目前高三复习课的主流课，当然，也有其存在的必要。但这类课，学生学习被动，缺少尝试、探究的体验，缺少独立思考与相互交流的机会，效率往往较低。另外，演绎式的复习课促成学生形成了这样一种解决问题的方法：先回忆知识方法或回忆相似范例，套用已知解决问题，当问题与自己所知相近时，学生能较快地解决问题，而当问题与回忆所得不合拍或回忆空白时，则难以解决问题，甚至无从下手。

所谓归纳的复习课，首先给出一些特殊情况的问题，通过学生动手或思考解决问题，由学生或教师归纳出相应的知识、方法，并由教师加以概括或提升，最后也会配上一定的练习进行巩固。归纳式的复习课，学生先体验解题过程，能先独立思考、尝试探究，既提供了思考、实践的机会，也能形成反思、交流的可能。而且，归纳式的复习课促使学生形成的解题方法是：利用题目信息，联想知识方法，分析尝试解决问题。具有这类解题方法的学生，面对新颖问题，会带有成功的希望，有想法，也有事可做。

但这类课，需要教师能提供好的问题，以使学生的活动能有助于归纳、概括，提升出知识方法，或有助于学生利用所得进行交流，开拓思路。同时，学生获取的发现“歪正”并存，需要引导，也需要指正。

在第二轮复习中，教师都会对各个模块的物理知识进行整合，帮助学生构建起知识网络，归纳一些结论方法。然而，在教学实际中我们发现，老师给他们总结得再好，学生还是很难理解并运用，其实，要让学生经历自己归纳的过程，这样的结论才是属于他们自己的。

高三复习阶段，做一定的练习当然是必要的。但到了高考复习的后阶段，若还大搞题海战，使学生的大部分时间都用在反复的训练上，那么学生的思维和能力就得不到有效的提升。提高练习的有效性就是要充分了解学情，因学设计练习，让学生在训练中不断提高解题能力。编制后阶段的练习，有以下三条途径。

一、来源于教科书

高考复习到最后阶段，本应回归书本，在鼓励学生看书的同时，教师就要善于利用教科书编拟题目。比如，教材中“思考与讨论”“说一说”“做一做”“科学漫步”等都是可以编制题目的很好的生长点。其实，那些看起来深不可测的高考题很多就来源于我们的教材。所以，教材是我们教书时候的来源，如果离开教材，那我们的教学就会变成无源之本，所以在教学的过程中总会强调学生重视教科书。新课时候将它读薄，复习时候将它读厚，而在高考复习阶段，则要将他读出专题的味道来。

二、来源于各地高考题

每年全国各地有这么多套考题，这些题目都是经过精心编制的好题，是我们编制学生练习的很好的源头。但对这些高考真题，我们也应根据自己学生的实际情况加以汇编。例如可以就高考知识点进行整理，也可以分章节进行汇编。但是全国各地高考大纲不一，有些题目，或有些题目的某个小题，若不适合我们的学生，就可以删去，或进行修改。

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进行网络环境下的高职院校教学档案管理研究工作是当前高职院校管理的重要组成部分之一，与此同时，高职院校教学档案管理在网络背景下，也呈现出了很多新的特点，并体现出不同的管理形式。在这样的背景下，进行高职院校教学档案管理研究，就需要充分总结网络环境下的高职院校教学档案管理工作呈现出的不同特点，并有针对性地进行相应的管理工作形式的更新设计研究。

一、网络环境下高职院校教学档案管理研究现状

进行网络环境下高职院校教学档案管理研究过程中，首先要进行的就是高职院校教学档案管理的特点研究，进而对网络环境下的高职院校教学档案管理新内容进行分析研究。与此同时，还要对网络环境下新型高职院校教学档案管理内容的内部环境因素和外部环境因素进行分析评估，找寻出目前高职院校教学档案管理中的应用存在的不足，并通过利用先进的网络技术，进行网络环境下的高职院校教学档案管理分析研究工作：

首先，进行高职院校教学档案管理结合网络技术的应用经济适用性分析。使用F分析（即利用F统计检验方法，检验所应用的网络技术是否在显著可信的区域范围内，保证所进行的方案选择的显著性特点）的方法，对高职院校教学档案管理引进先进的信息管理系统进行经济价值分析。与此同时，主要是考虑到高职院校教学档案管理中引进相关软件的费用，所需要的系统的基本配置，并集合后续的教学档案管理实际需要，考虑到后续的高职院校教学档案管理系统维护可能带来的费用。

其次，进行先进的互联网技术在教学档案管理中的应用的技术分析工作。截至目前，大部分互联网信息技术在教学档案管理中的应用过程采用的是B/S模式（即依托于互联网，实现浏览器/服务器结构建设），在该模式下，有很多的高职院校教学档案管理案例可以作为参考依据，这也是网络信息技术在高职学校教学档案管理中的应用的技术基础。

最后，进行网络信息技术在教学档案管理中的应用的操作研究。使用正态分布检验的方法，进行高职院校教学档案管理的操作分析研究。网络信息技术在高职院校教学档案管理中的应用都是基于B/S模式架构，该模式在高职院校教学档案管理运用中的普及程度和操作难度都相对较低，与此同时，该系统具备较为完善的信息管理归纳功能，可以低成本操作运行，具有较高的操作使用性能，是高职院校教学档案管理工作可以放心引进的，对于提升高职院校教学档案管理效率有着很明显的促进作用。

二、网络环境下高职院校教学档案管理发展趋势探析

（一）结合网络技术整体规划高职院校教学档案管理过程。在高职院校教学档案管理中应用现代网络信息技术，首先要完成的是对现代网络信息技术在教学档案管理中的整体性应用研究。一般情况下，现代网络信息技术在教学档案管理中的应用主体结构包括设计多层档案管理过程，并系统性地对学生档案进行高效管理。

在进行现代网络信息技术在教学档案管理应用的设计过程中，为了完成教学档案管理流程的优化设计，所选用的设计应用方法采用 DIV+CSS 技术，并根据教学档案信息调用比较多的实际情况，可以使用Visual Studio2015进行开发设计，保证所制备的高职院校教学档案管理管理系统的完备性，提升高职院校教学档案管理系统的总体表现力。

在进行现代网络信息技术在高职院校教学档案管理中的逻辑架构建设过程中，为了完成教学档案管理使用的过程设计，在进行教学档案管理的逻辑体系优化过程中，要将高职院校教学档案管理的具体项目建设起来，并利用 构建相应的应用模式的优化，并利用 C#语言进行教学档案管理管理信息管理模式的优化，显示出不同层级的工作人员进行教学档案的调用效果。

在进行高职学校教学档案管理系统的数据管理部分建设过程中，为了完成对教学档案管理过程中信息的有效管理，以及对于教学档案管理工作人员的综合工作的统一归纳，进行对于相关数据信息的整理归纳，保证后续的教学档案提取过程的顺利完成。

（二）结合网络技术优化高职院校教学档案调取过程。在进行现代网络信息技术在高职学校教学档案管理中的调取流程优化应用过程中，主要利用结构化的理念优化现有的档案信息调取过程。具体来说，通过设计现代网络信息技术在教学档案管理中的应用途径模式，来完成对于教学档案的各种数据信息的处理。在后续的设计过程中，现代网络信息技术在教学档案管理中的流程优化过程中的应用还会进一步地实现优化完善。

在网络环境下教学档案管理技术使用的过程中，教学档案的管理工作人员所从事的管理工作都是依靠智能化的信息技术方法完成的。在信息技术方法的应用中，这些技术模式都是以不同的形式展现出来的，进而有效保证教学档案管理的安全性和可操作性。与此同时，在进行教学档案管理的（下转第146页）（上接第140页）智能化系统设计的过程中，可以按照不同类型的教学档案进行分类档案管理设计，给予不同的教学档案管理人员不同的权利管理范围，进而有效提升高职院校教学档案管理的针对性和有效性，提升高职院校教学档案管理效率。

（三）结合网络技术控制高职院校教学档案信息维护过程。进行现代网络信息技术在教学档案管理中的智能维护应用主要是依托于先进的互联网数据库技术完成的。在进行教学档案维护的优化设计过程中，就是首先按照教学档案管理过程的实际要求，持续性地进行汇总优化设计，控制好教学档案维护的流程需要，进而发挥出对于教学档案的维护作用。与此同时，在进行教学档案管理过程中，生成一个完善的维护管理模式，提升教学档案管理水平。

除此之外，在这个基本的教学档案管理系统的管理维护模式的应用基础上，按照教学档案管理工作的根本诉求，进行对于现代网络信息技术在教学档案管理中的维护的完善修饰。例如，本文中要重点解决的高职院校教学档案管理问题主要集中于：教学档案更新维护、教学档案类别精度控制。一般情况下，教学档案管理系统管理在以下几个层面发挥自身的智能控制作用：第一，进行对教学档案内容导入的监测维护；第二，进行对教学档案类别的控制调节；第三，进行对教学档案数据库信息的整理收集。

与此同时，将教学档案管理部门引进的新的管理信息技术进行归纳汇总，在进行归纳汇总的过程中，将基本的操作管理功能退出，并给予必要的备注声明。在进行教学档案的维护的过程中，使用Rapid Prototyping法（即快速成型法，保证所建设的模型的时效性）持续性地进行对教学档案管理系统的优化设计，保证其智能化控制管理作用。除此之外，如果研究院引进的新的教学档案信息输出不成功，就要根据教学档案管理过程中产生的具体信息，进行相应的教学档案信息的更新检查处理，保证整个控制过程的顺利进行。为了完善整个教学档案信息控制管理层面，要根据现代网络信息技术在教学档案管理中的应用管理人员的具体信息进行优化设计。

三、结语

综上所述，在网络环境下高职院校教学档案管理的研究过程中，可以通过对于现代网络信息技术的分析总结，完成对于教学档案管理各个层面的优化设计，高效地完成现代网络信息技术在教学档案管理中的档案类别分类、档案资源更新管理等操作，进而有效提升教学档案管理效率的提升。

【参考文献】

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【摘要】本文针对计算机数据挖掘技术应用在档案信息管理系统中的相关问题，做以下几方面论述。

关键词 计算机；数据挖掘技术；档案信息管理；形式分析；应用

Computer Data Mining Technology in Archives Management System

Wei Jun-qiang

(Handan City Ruijie Water Resources and Hydropower Engineering Co., Ltd河北邯郸056000)

【Abstract】In this paper, computer data mining technology-related issues in the file information management system, do the following aspects discussed.

【Key words】Computer;Data mining technology;Archives information management;Formal analysis;Application

在21世纪科技日益更新的年代，随着网络计算机的迅速普及、网络技术的发展以及数据库的日益成熟，人们在日常生活中收集数据的能力大幅度提高。随着行业的不同，大量的数据库被用于商业管理、政府办公、科学研究和工程开发等各个行业。在促进我国社会发展的同时，也在一定程度上给人们的日常生活带来了困扰。在这些困扰中，其核心在于数据丰富而知识贫乏。由此人们在分析数据的过程中，很难取得有价值的知识。随着数据挖掘技术的研究应用，在解决这一问题的同时，还在很大程度上推动了社会的发展，直接提高档案信息的管理效率。在此，本文从数据挖掘的概念与技术、数据挖掘的形式分析以及数据挖掘技术在档案信息数据处理中的应用等三个方面出发，针对档案信息管理系统中，计算机数据挖掘技术的应用，做以下分析。

1. 数据挖掘的概念与技术

随着社会的迅速发展，传统的数据收集模式已经无法适应现有的社会发展需求，而数据挖掘技术的应用，在提高数据收集质量的同时，还在一定程度上促进了社会的发展。而在数据挖掘的相关应用中，具体分析如下：

1.1数据挖掘的概念。 随着计算机的迅速发展，数据挖掘(DataMining,DM)，是一种决策支持过程，它主要基于人工智能、机器学习、统计学技术，高度自动化地分析企业原有的数据，做出归纳性的推理，从中挖掘出潜在的模式，帮助决策者做出正确的决策。一般认为数据挖掘是数据库中知识发现KDD的一个环节，是KDD中采用具体的数据挖掘算法从数据中自动高效地提取有用模式的最重要的步骤。然而，在产业界、媒体和数据库研究界，“数据挖掘”比“数据库中知识发现”更流行，由于DM的广泛使用，我们也对DM和KDD不作严格区分，而认为是等价的概念，在这种意义下它们的定义是一致的。KDD(DM)是从数据集中识别出有效的、新颖的、潜在有用的并最终易于被人们理解的模式的非平凡处理过程。

1.2数据挖掘的技术。 在数据挖掘技术运用的过程中，一般所采用的是数学方法，然而在情况特殊的状况下，也可以采用非数学的运用方法。除此之外，在整个数据挖掘技术运用的过程中，除了以上两种方法之外，还在一定程度上可以运用演绎与归纳的方法进行数据收集。数据挖掘技术在运用的过程中，通过对相关数据的挖掘、收集以及分析等得出一定的结果，而这一挖掘结果在某些状况下可以直接运用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制以及数据维护等多个方面。与此同时，数据挖掘技术在应用的过程中，鉴于数据挖掘技术特性，不仅涉及到多门学科，同时还涉及到数据库、人工智能、数理统计、机器学习、可视化、并行计算等领域。且在很大程度上，数据挖掘技术在使用的过程中，经常使用的技术主要包括人工神经网络、决策数、遗传算法、规则归纳以及可视化等相应的技术。

2. 数据挖掘的形式分析

数据挖掘在其使用的过程中，基于不同的数据收集，因而在使用的过程中需要使用与之相符的数据收集方法。在确保数据收集资质量的同时，还能确保计算机整个系统的顺利运行。而在数据挖掘形式分析的过程中，主要包括以下几种，具体分析如下：

2.1分类。 在计算机数据挖掘技术运用的过程中，分类作为计算机挖掘技术中的核心形式，不仅关系着数据收集的质量，同时还关系着数据的收集属性分析，因而在整个挖掘技术运用的过程中有着极其重要的作用。而分类作为整个数据挖掘技术中的核心部分，在其运用的过程中，主要是通过分析相关程序的数据库，将元组分为与之相对的几个小组。而在其划分的过程中，针对部分数据，则尤其根据相关人员的操作，对其进行集中处理划分，在系统程序对其分析之后，由相关程序对剩余的数据进行最终检测，在达到检测要求之后，按照相应的规则进行分类。在其具体分类的过程中，典型的分类过程包括了确定分类范围、选取目标属性、形成训练集、属性分析、选择算法、分类运算、显示结果、抽取测试集、验证分类规则、分类规则输出等10个步骤。

2.2相关规则。 在计算机数据挖掘技术运用的过程中，相关规则作为整个技术中既简单又实用的关联分析规则，不仅能将程序中产生的相关数据准确的描述出来，同时还能针对相关数据资料进行仔细的分析。而在其具体运用的过程中，主要是通过一个具体的事物描写，将同类事物中相同属性的事物结合在一起，然后通过归纳总结，得出他们共有的属性与模式。在关联规则使用的过程中，一般将其直接用在事物的数据库中，不同的事物在产生数据的过程中，都由同一个记录将其记录集合。而这种事物数据库通常被概括为庞大的数据。由此就需要关联规则在其使用的过程中，应恰当的进行数据记录，在减少数据占有空间的同时，还能在很大程度上完善整个系统的数据运行。

2.3粗糙集。 在整个计算机数据挖掘技术使用的过程中，粗糙集作为一种研究不精确、不确定性知识的数学工具，在整个系统使用的过程中有着极大的优势。主要包括以下几个方面：首先，在整个粗糙集运行的过程中，无需知道相应的信息，且在整个运算的过程中，算法简单且易于操作，因而在很大程度上受到计算机用户的青睐。其次，在整个数据挖掘研究的过程中，所面对的数据库多为一系列的型号数据库，而这种数据库在数据收集的过程中，粗糙集收集方法的使用，能够在最短的时间内发现所有数据库的规律，并通过相应的表格归纳，将其列为决策表，方便了计算机用户的查阅。最后，即使在现实世界，一些规则在使用的过程中也会发出不确定性，更何况虚拟的网络世界。而在数据库使用的过程中，也会发现一些不确定性的知识，而这些都需要粗糙集方法对其进行解决。

3. 数据挖掘技术在档案信息数据处理中的应用

档案信息在日常管理的过程中，不仅关系着相关人员的历史记录，同时还是相关人员智慧成果的最终反映。随着计算机网络技术的应用，在档案信息数据处理的过程中，数据挖掘技术的应用，不仅能从根本上提高档案信息数据的管理效果，同时还能在很大程度上创新档案管理模式。针对数据挖掘技术在档案信息数据处理中的应用，具体分析如下：

3.1计算机数据挖掘技术在档案信息管理系统中应用的重要性。

3.1.1增强了档案实体与内容的安全保护。 档案信息关系着当事人过去的劳动成果，同时还关系着相关人员的隐私信息，一旦泄露，不仅侵犯了相关人员的隐私权，同时还对其今后的生活造成极大的消极影响。而档案管理人员在工作的过程中，针对档案信息，除了保密性严之外，还应注重档案的长期保存质量。针对一些利用率较高的档案，寿命必然会在原有的基础上缩短，而针对档案资料中的相关信息，若缺乏完善的监控设备，将直接造成档案内容的泄密。将数据挖掘技术应用于档案信息效据管理，通过对异常借阅行为的分析统计，可以防范非正当的利用行为发生。从而更好地保护档案实体及档案信息内容。

3.1.2提高档案的利用服务水平。 档案工作人员在档案管理的过程中，针对档案的保密性，在其使用的过程中。其涉及的范围往往比较小。如果将数据挖掘技术应用于档案信息数据管理中，通过档案利用情况分析，就可以加强与利用者沟通，发现潜在的用户和利用方向。并通过针对性地提供档案、加强相关档案的收集、数字化和编研等形式，从而实现真正意义上的主动提供档案利用服务。

3.1.3加强档案鉴定工作的水平，降低档案的收集、保管成本在档案业务的整体工作环节中，档案鉴定不仅关系着档案的真实程度，同时还关系着档案管理工作的整体性。然而在我国档案鉴定中，所凭借的都是档案管理人员的相关业务经验来实现的，因而在很大程度上存在着主观因素。数据挖掘技术应用档案数据处理中后，通过对利用情况和档案情况的分析，了解各单位档案形成特点、规律和档案利用范围，从中发现档案收集工作的薰点。为档案鉴定工作提供了一种的定量化方法，使档案鉴定工作真正实现有据可依。

3.2计算机数据挖掘技术在档案信息管理中的应用。 数据挖掘(data mining)是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中提取隐含在其中的、潜在有用信息和知识的过程。在档案信息管理中，数据挖掘技术可以通过自身特有的信息分析能力，对档案信息的调阅以及操作等各个流程产生的数据进行仔细的分析，在充分掌握各单位档案形成的特点、规律以及档案利用范围之后，针对档案信息活动产生的数据进行收集，并将其中的重点进行集中归纳。而这些重点，都是档案鉴定的基本依据。另一方面，数据挖掘技术能够在档案信息管理的过程中，针对大量的有声信息、不完整信息、模糊信息以及随机信息中提取人们不知道的或者潜在有用的信息，并将这些信息及时的反馈到档案信息的整体管理系统中，使其在处理的过程中及时的采取措施，避免档案信息的流失而造成严重的影响。除此之外，计算机数据挖掘技术在运行的过程中，能够针对档案信息管理中出现的大量数据进行相应的管理以及维护，在确保档案信息数据顺利进行的同时，还能针对档案信息自身存在的管理系统进行整理，以便能及时的发现档案信息管理中存在的问题，从而能及时的采取相关措施，避免相关档案信息的流失。

4. 总结

综上所述，随着社会的发展以及科技的进步，计算机数据挖掘技术在使用的过程中，不仅促进了计算机行业的发展，同时还在很大程度上推动了社会的进步。档案信息管理中计算机数据挖掘技术的运用，在提高档案信息管理水平的同时，还在很大程度上完善了档案信息管理，方便了档案信息的保存。由此就需要相关人员在档案信息管理的过程中，能够准确的使用计算机数据挖掘技术，在确保档案信息管理质量的同时，还能创新档案信息的管理模式。

参考文献

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档案是指在社会实践中，由组织或个人所形成的有价值的、真实的、记录完整的、形式多样化的历史性信息资源。其最基本的内涵就是真实再现历史。学校档案管理是学校发展的重要宝库，档案管理的科学规范性、标准合理性可以有效提高学校的工作效率，完善学校的教学改革，促进学校的整体发展进步。老年大学的档案管理工作也是帮助学校实现规范性管理的重要衡量标准。做好档案管理工作，可以使领导决策更具科学性，学校教学更鲜明具体，具有一定的现实意义和将长久的深渊价值。因此，对老年大学的档案管理进行探讨研究很有必要。

一、正确认识老年大学档案管理

在对老年大学档案的管理工作中，首先我们要对档案工作有个明确的认识，档案工作与启迪决策、留档存史、有效进行管理休戚相关，是科学管理老年大学的重要方面之一。大学档案是随着大学创办的过程而产生的，不仅记录了个人的大学成长经历，也是对学校的教学活动、人动以及社会活动的真实再现，能保证真实性。大学档案是对历史活动的记录，在作为有效凭证的同时，还保存有各种录音、音像文件，部分重要的手稿、重要文件和印章等，这些重要文件的留档具有一定的凭证作用，且可靠真实。而且，契约、合同的本身就是做凭证使用，大学档案让其作用更加突出。档案，是学校从中总结教学规律，整理经验教训，为学校当前和未来更好的发展提供经验教训，促进学校实现更好的发展。由此可见，在学校工作中，档案管理是其重要的工作内容，需要得到一定的关注，因此要重视档案室的软硬件设备建设，要求档案记录管理员遵循实事求是的工作原则，对学校档案做好整理和保管工作，履行好自己的工作职责，让历史以最真实的样子展现给大家和后人。要培养档案管理者和学校教职工的档案意识，充分发挥档案在大学建设中的积极作用。

二、大学档案管理的注意事项

（一）资料收集积累要常态化

老年大学档案文件归档的创办，第一步骤要求有完善的资料收集系统。针对资料收集要进行一定时间的积累。针对学校教学的资料进行完整的资料整理。针对老年大学中的课程教学，教学视频，课件。在教学实践中的活动资料，进行按计划的归纳整理与总结。对活动中较小的细节与未来得及整理的在事后进行归纳总结。争取做到老年大学中的大小事务都要有明确记录。并且保证资料的完整性与安全性。老年大学的资料主要要遵循下列四个方面进行收集与整理。一是主要针对办学设施、办学内容进行统计整理，学校资产，设备数量，师资力量，资产总额。学校面向方向等。二是针对校内的管理措施进行系统统计，班级，课程，人员，校院领导，岗位职责等进行统计。针对各种文档与文件，进行安全的归纳与整理。对日常的学校简报等进行梳理记录，针对学校财务支出要进行专人专管，针对学生档案，教学课堂的教学视频进行录制整理。对校园文化的保护，教师资料的整理。学校特色课程的归纳等三是针对办学成果进行整理。针对各类事件进行总结，展示，获奖奖品，获奖感言等。针对课外学习的部分要认真收集整理，针对发生的突出表现，如好人好事，见义勇为等，进行详细记录。针对师资力量的展示。基层办学等项目进行归纳总结。四是针对示范指导的，校外拓展的事迹要进行跟踪记录。如宣传学校政策，办理教学观摩会。

（二）资料分类归档要标准化

档案分类管理可以为后续的档案管理工作提供很大的方便，具体的分类有：文字档案、图表档案、照片影像档案、电子档案等基本的分类。档案进行归档前，要对所收集的各项资料进行基本的价值判定，这个鉴定有利于档案的保存质量，对于今后工作中的档案查询等有着积极作用。档案的价值鉴定能够决定每一份档案文件的去留，从立案文书到后期管理，始终灌输在整个的档案管理的过程当中。档案工作管理人员，应当有着自觉、明确的档案管理意识，加强专业鉴赏能力，提高专业技能，掌握鉴定方法，更好地保证档案的质量。在进行档案分档管理的过程中，一定要有明确的工作目标，有计划、有层次、有主次顺序的开展档案整理工作。在学年末，要将前期的档案材料，严格按照国家或当地老年大学协会的“评估细则”和“指标要求”进行分类归档、装订、保存，建立有价值的档案管理资源库，从而更好的实现档案管理的价值和积极意义。

（三）资料编目管理要规范化

老年大学的档案要规范化，整理的便捷化，要让档案方便查阅。便捷调出其中的卷宗。要对整理的档案分期或不分期进行审查，对整理的档案进行编号整理，对不同类型的文件进行归类，针对上级下发的重要文件等，进行一定的特殊存放。对整理好的卷宗进行标示，如，讲档案表皮进行档案整理。针对卷内目录进行明确标示，做出内容相符的卷内目录。针对不同内容的文章进行装订。标明明确的日期，文件的大致内容等，对印刷进行一定格式的排版。对查阅人有一定的友好性。在档案管理上也要进行一定的安全责任制度，针对档案存放要做到专人专管，对档案室进行系统的，科学的存放布置。存放地点要注意防水，防潮，防盗，防虫等多项保护措施。对于有条件的，进行一定的电子排挡，进行电子目录存放。更加便于查阅者进行翻阅查找。

三、结语

在老年大学中，各项管理工作虽然琐碎却十分重要，特别是老年档案管理，在学校工作中占据着十分重要的地位。想要进一步提高老年大学的工作效率和管理成效，需要全校师生共同树立档案管理意识，重视档案管理工作，不断完善各项管理制度，并将现代信息化技术融入档案管理中，借助现代科技更好的实现档案管理，使其呈现更好的发展。总而言之，档案管理作为老年大学不可或缺的重要组成部分，只有不断的改进管理制度，提高管理人员的专业性和积极性，不断加强更新档案管理的方式，才能更好的提高档案的管理水平，更好的服务于老年大学发展。

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1.是提高企业效益的一个重要途径

企业文书档案的管理属于企业内部管理的一个重要组成部分。其本身对企业的众多信息，发展过程有着详尽的记录，对于企业各个方面也有着细致的了解。因此，文书档案对于企业内部人员对企业的了解，企业领导者根据企业发展史做出正确的决策都有着重要的意义。

文书档案管理本身是一项极其纷繁复杂的工作，其中涵盖了大量的数据、文献。若是缺乏良好的管理手段以及正确的管理方法，很容易造成文献的流失，企业信息的残缺，使得企业本身的内部呈现一种缺失的状态。而依据哲学“内因决定事物的发展变化”的原理来看，若是一个企业在内部信息的管理上呈现一种混乱的话，很容易使得企业在外部竞争中受挫。

因此，文书档案管理对于保证企业效益是有着极其重要的作用的。

2.是完善企业精神，丰富企业内涵的重要方法

随着社会经济的迅速发展，企业发展模式也早已脱离了以消耗资源为手段的粗放型发展。现今的企业竞争，多是依靠良好的企业形象与内涵。而对于煤炭企业，同样如此，正规、健康、科学的企业形象无疑会使其在国际国内竞争中占据优势。

而文书档案管理工作，涵盖了对企业种种发展阶段、企业活动、企业内涵的全方面的整理与归纳。这种活动，对于企业本身树立形象、丰富自身精神有着重要作用。

二、煤炭企业文书档案管理工作中的不足

1.企业本身没能引起足够的重视

不仅在煤炭企业，在当今很多的国内企业都存在着这种现象。这从根本上反映了企业本身对于档案管理并未引起足够的重视，在企业制度日益科学化的同时，文书档案管理依然是一种传统、老套的制度。甚至在很多企业，文书管理被视为一种赋闲职业，管理人员仅仅保持着一种收取文件，存放文件，看护文件的工作，而对于文件的分类，归纳，整理却常常忽视。

2.文书档案管理制度不够健全

企业文书档案的作用，在于企业内部人员随时可以方便调取，查阅企业发展信息。然而文书档案本身纷繁复杂，且颇为众多，而很多煤炭企业的档案管理制度都不够健全，依然采用传统的档案管理手段，不能够做到定期检查、监督，并且修补缺失文献，致使对企业内部信息流通造成了不便。

3.管理技术落后

在煤炭企业发展过程中，有众多视频资料、音频资料、电子文档、实物资料等，对于这些资料的保存，若是仍然依照旧的管理办法，必然会造成信息的大量流失，也会给信息的再次查阅造成极大的不便。

4.管理人员素质较低

现阶段，就整体来看，存在着文书档案管理人才严重缺失的现象，而大部分在职的档案管理人员，大多人员老化，对于电子技术了解较少，对于文书档案的管理方法也缺乏正确的认识，给文书档案管理工作造成了极大的不便，档案制度的创新也造成了阻碍。

三、优化文书档案管理工作的几个方法

1.加强宣传，提高认识

提高文书档案管理工作的首要措施是企业内部加强宣传，提高对档案管理重要性的认识。只有从心里提高了对其重要性的认识，才可能从根本上改善这种状态。如企业内部可以定期举行一些学习、辩论活动，学习一些档案管理促进企业发展的实例或者介绍一些国外的文书档案管理的工作，使企业本身能够重新对档案管理工作形成新的认识，提高重视程度。

2.完善档案管理制度

煤炭企业在使用科学的企业管理制度改造自身的同时，也应完善文书档案的管理制度。如定期进行检查，保证管理人员对于档案的定期整理，建立监察督促制度，避免一些重要文件因为种种原因没能及时归档，造成流失。

3.积极引进新技术

积极采用各种新的管理技术。如将文档收录电脑，进行编辑整理，刻盘收藏，同时，建立网络数据资源库，将文档进行编辑，归纳，分类，使得企业内部人员可以随是凭借账号身份对文档进行查阅，另一方面，完善企业内部网络，实现电子文档在线传递，提高效率。

4.提高管理人员素质

对于管理人员，可以积极吸纳档案管理专业的高校大学生，为企业档案管理注入新鲜的血液。另一方面，要加强对文档管理人员的素质培训，定期举行学习培训班，使之能够熟悉档案管理新技术，新思想，新方法，从而使档案管理工作能够与时俱进。

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[摘要]档案利用问题一直以来都是档案工作者探讨的问题，现如今，档案管理者都在研究如何能够让档案利用价值发挥到最大，如何能够实现档案的高效合理利用等。本文主要从几大方面探讨了档案利用存在的几种现象，希望能够为档案的合理、高效利用提供帮助。

[

关键词 ]档案利用；现象；归纳分析

我国档案利用现正处于改革时期，这种改革不仅包括设备方面的改革，也包括档案管理理念的转变。早期人们认为，档案利用的次数越多，档案利用价值就越高，但是实际上，并非如此，因为档案合理与不合理的利用，多用与少用、有用与无用等都会影响到档案实际的利用率。

1、有用档案与无用档案

档案利用的基础性原则，就是档案的有用性。一般情况下，评价一个档案是否具备有用性，主要有两点，一点为档案所具备的价值；另一点档案是不是已经被使用。档案的有用与无用是辩证的，站在长远角度来讲，如果档案有价值，未来一定有机会被利用，但是能够被利用的档案，并不代表现在就能够被应用，两者并不对等。也正是因为如此，档案利用现象需要进行归纳以及整理。现如今，档案利用越加频繁，从这一角度来讲，档案的有用性成逐渐上升的趋势，但是随着档案种类以及数量的增多，很多档案几乎没有被利用的机会，这就使得档案无用性增加。档案利用过程中，某些管理者通常是将档案的有用与无用绝对化，这显然不利于发挥档案的最大利用价值，而且很有可能会错过很多有价值的档案。管理者在进行档案管理时，功利心强，只考虑短期的档案价值，或者是看重当下的利用情况，这对档案管理的后续发展十分不利。为此，档案管理者在对待档案有用与无用的问题上，一定要立足当前的同时，考虑长远效益。

2、多用档案与少用档案

现阶段，档案管理工作者都认为档案应用率比较低，与十几、二十几年前相比利用率非常低，这会让现代档案管理工作者心理上产生比较大的落差。而十几、二十几年前的档案之所以利用率比较大，主要是因为我国的档案管理工作档案起步，一切都百废待兴，再加之，改革开放之后，要进行拨乱反正，必定需要档案，而现代处于正常时期，档案利用率自然下降。

从上述阐释中就可以看出，档案管理者将档案的利用情况作为评价档案利用率的主要指并完全具有合理性。通常而言，社会档案利用次数越多，利用率也就越高，所发挥的作用自然也就越大。但是这并不能作为档案利用率高低的全部方面。实际上，档案利用率高，并不代表档案效益高。比如档案馆藏数量少，也未做好收集整理工作，利用率也会提高，而且很多情况下，都是无效应用，因此档案利用效益却很低。而随着网络的普及，很多人都习惯通过网络来利用档案，档案利用率也会降低，但是档案利用效益却在提高。当然以档案利用率的高低来评价档案利用效益也同样具有一定的科学性，不能完全否则这一理论。

再加之，档案利用往往伴随着成本，利用越高，成本就会越高，而利用越低，成本则会降低，因此如何将档案利用与成本保持平衡，也是档案利用要考虑的一个问题。

3、合理运用档案与不合理运用档案

档案的用多与用少与档案的利用价值并不完全有关，档案用得多，但是应用不合理，也会拉低档案利用价值。不合理利用档案，主要是指没有任何正当的利用就随便的利用应用档案，或者是档案应用结束之后，并没有帮助利用者解决任何的问题，或者是档案应用之后，反而对档案管理造成了一定的损害。这样的档案利用都可以称之为不合理运用。一般情况下，档案管理人员也将档案合理运用称之为的档案真用，而不合理运用则称之为档案假用。

对档案利用进行优化控制，以保证利用的质量。首先，要对档案需求状态实行优化控制。档案需求是引发档案利用行为的直接动因，对档案需求状态的优化控制是档案利用优化控制的逻辑起点，它包括三个方面：一是对档案需求客观状态的优化控制，这种控制的重点在于分析客观的利用需求，找出档案需求的规律；二是对档案需求认识状态的优化控制，这种控制的重点在于通过引导使利用者处于主观愿望与客观需求相一致的最佳的档案需求的认识状态；三是对档案需求表达的优化控制，这种控制的重点在于规范利用者的需求表达，使其真正反映客观的档案需求。其次，要对档案利用过程实行优化控制。这是档案利用优化控制的核心所在，它也包括两个方面：一是对档案提供利用方式的优化控制，这种控制的主要目的是提高档案利用服务的质量，强化档案信息的传播功能并防止档案信息传递过程中的失真和量的损失；二是对供求双方吻合程度的优化控制，这种控制的主要目的是做到知己知彼，提高档案利用的查准率。

4、可用档案与不可用档案

多年前，业界曾有人提出要满足利用者的需求，现在又倡导“以人为本”，好像人人都应同等或平等地利用档案。事实上，这是做不到的。档案利用服务虽说要面向社会，但同时又是分层次的。在档案利用中，对不同的人，不同的档案，有一个可用与不可用的界线问题。有的档案对有的人来说从来都是可以用的；但对于另一些人来说则不然：也许过去不可以用，现在才可以用；也许现在不可以用，将来才可以用。由于档案利用有限制要求和保密规定，因此，利用档案不可能做到一视同仁，必须区别对待。当然，从长远来看，凡是档案都是可以利用的，所以，可用与不可用的区别只是在一个相对的时间段上的区别。在一定的时间内，不仅要分出什么人能用什么档案，什么人不能用什么档案来，还要分出谁先用谁后用的顺序来。这不能被视为利用歧视，更不能受一般意义上平等信息权的干预，这是社会整体利益最大化的需要。

部分档案涉及保密问题，需要限制利用，这是一种世界通行的现象。但讲到保密和限制利用，供求双方总会存在一些矛盾，这只能通过建立和健全保密、解密制度来调节，以便做到有章可循，有法可依。对于档案部门来说，既有保守档案机密的权力，同时也有依法解密和向社会开放档案的义务；对于利用者来说，既有利用已开放档案的权利，同时也有遵守保密法律和规定的义务。保密，说到底也是一种利用，只不过是一种限制了范围的特殊形式的利用。保密原则与制度，要体现的是局部利益服从整体利益这样一种关系。需要保密和限制利用的档案，通常都是具有涉及国家安全和社会秩序的内容。

5、结语

综上所述，可知由于档案管理者对档案利用现象并没有进行深入的分析，也未进行归纳总结，这使得我国这方面的研究文献比较少见，正是基于此，笔者对档案利用现象进行了归纳与总结，同时还研究了现如今档案利用过程中，存在的一些错误的看法以及评价方法。本文是笔者对档案利用现象研究经验的总结，仅供参考借鉴。

参考文献

[1]闫晓青.试论企业档案寄存[J].内蒙古科技与经济,2010(10)

[2]阚秀芬,黄东华.浅谈企业档案综合管理中的统一分类[J].一重技术,2006(04)

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（一）档案计算机管理的发展是计算机等新技术的社会化发展的一部分。计算机应用的普及给档案管理的基础工作和管理方法带来巨大影响。我们已经体会到，计算机在档案管理中的应用，不仅带来了高效率和高质量，而且也改变了档案工作的传统方式。

（二）电子计算机和网络技术的广泛应用，产生了大量的电子文件，这标志着人类记录信息、传达信息、留存信息的方式发生了革命，它直接影响着档案工作的运作方式，基本理论乃至思维观念。

（三）随着现代科学技术的不断提高，社会各界对各种信息的需求量越来越大，质量要求越来越高，用户对信息的需求是准确、及时、简捷、实用。用户希望提供的是经过加工后的综合信息，甚至于包含知识增值的产品。档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，从而满足社会各界的需求。

（四）实现手工检索向计算机检索的全面过渡。首先是完成三大目录体系的过渡：革命历史档案、旧政权档案、民国档案；把过去的案卷目录、全引目录、专题目录等等众多的目录，统一到用计算机编目的方法上来；建立科学的机读档案目录检索体系。

二、档案管理内容信息化。

（一）档案信息的数字化，它是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。

（二）档案网站建设，它是指档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。

（三）数字档案馆建设，它是指利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点：存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；功能定位上的特点，以存取为中心。

三、档案管理环节的信息化。

（一）档案信息化基本环节。

1.采集整理。信息的采集整理是档案信息化的基础。信息技术对档案的管理离不开档案资料的收集与整理。

2.归纳分类。Σ杉来的信息资料进行归纳分类是档案信息化的关键。只有做好这项工作，才能将收集到的资料分门别类录入到计算机管理系统中。

3.查询应用。方便快捷的查询提取让档案信息物尽其用是档案管理实现信息化的最终目的。

（二）多媒体技术。多媒体技术就是利用计算机综合处理图、文、声、像信息的技术，提供了人性化、交互式服务，利于对档案信息资源的开发利用。可以实现全文检索，提高了查询准确率；利于对音像档案信息的检索；利于对档案信息的编研和出版发行；提高了档案利用率。

（三）信息存贮技术。现代信息存储技术包括磁储存技术、缩微技术与光盘技术，不仅使信息存储高密度化，而且使信息存储与快速检索结合起来，已成为档案信息化管理的基础。磁存储具有频带宽广（可存储从直流到2兆赫以上的信号）信息能长久保持在磁带中等优点。磁存储技术为建立档案管理系统或中小文献信息机构建立较大的数据库提供了物质基础，为建立分布式微机信息网络创造了条件。