档案与档案管理汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案与档案管理范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

篇（1）

现代科学技术水平得以提升，计算机技术与网络通信技术应用到各个领域。在传统方式下，档案管理工作面对较大压力，无法与现代技术实现有效融合。电子档案在使用与记录方式下，都能发挥较大意义，从而实现了纸质档案与电子档案的融合发展。因为档案中记载着变迁情况，具有原始性特征，也能形成不同的价值形态，纸质档案与电子档案存在较大共性，所以，在对其管理期间，实现两者的融合性，无论在信息整理、归档、收集等工作中，都需要促进其长期保存，基于现代化科学技术，维护其安全性，这样不仅保证了现代方法与现代技术的充分利用，也使档案管理工作更规范。

1电子档案与纸质档案

纸质档案具有较高的留念价值，将其保存后，当一些有意义的事物产生后，会对其有效利用，纸质档案也是人们比较熟悉的一种保存方式。一般情况下，纸质档案主要将纸张作为信息记录的一种形式。在事业单位中，使用的纸质档案都为公文图纸等，包括账目、工作记录等。但是，纸质档案不容易保存，容易被破坏，也无法实现良好的保密工作。所以，企业或者事业单位的领导、管理人员需要认识到纸质档案的重要性，以认真的态度对其处理。对于电子档案来说，本身具备一定的保存价值，是基于计算机软件、硬件以及数据库进行保存的，与人们生活存在密切关系[1]。纸质档案与电子档案的使用都存在一定特征。纸质档案需要保存的时间比较长，容易识别，在储存期间，存在一定的直观特点，是电子档案中不具备。但是，与纸质档案不同的，电子档案能够改变纸质档案中存在的缺陷，不仅能实现自由转换，还能对各个信息介质进行识别，对信息储存具备较高的容纳性，载体也更多样，能够促进信息资源的共享性发展。

2电子档案与纸质档案发挥的优势

在企业与事业单位中，对档案进行处理期间，要促进原始数据完整性。促进原始内容的完整性，保证其价值的充分发挥。当档案数据产生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于纸质档案与电子档案的对比分析，电子档案比较容易更改，但纸质档案更方便阅读。而且，纸质档案中的数据信息也更稳定。当单位、企业内领导签字、审核后，对其无法更改，其存在的真实性也比较强，具备一定的法律特征[2]。

3纸质档案管理与电子档案管理的融合策略

3.1档案管理模式

在新时期发展趋势下，档案管理技术还比较低下，纸质档案与电子档案存在的特点和优势都处于独立发展地位。电子档案在对信息进行传输、处理与开发过程中，实现了较大的便捷性和高效性，应用过程中，是各个媒体的集成化发展，具备全面性与直观性特点，与纸质档案相比，促进较大优势。如果电子档案无法得到安全保障，就要将纸质进行开发与备份保存。电子方式的实现是一个不断发展的过程，在该阶段，实现纸质档案与电子档案的融合，能够实现良好的发展需要。在目前建设与发展下，纸质档案与电子档案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括双套制与双轨制。双套制主要是实现文化归档的统一使用，该方式不仅能将电子档案制作成纸质进行备份，还能实现纸质档案的数字化发展，使纸质档案与电子档案的共同储存与使用。对于双轨制，主要是信息在生成、运转期间实现的相互依存，它们随着业务流程的改变而改变。该方式的使用在一定程序下能实现纸质档案与电子档案，工作人员对重复文件进行办理，促进了管理形式的全面化发展[3]。

3.2档案管理流程

在新时期不断进步与发展下，电子商务、电子政务得以有效开展，各个企业与事业单位在内部也建立了相关办公网络系统，促进了纸质档案与电子档案的结合使用，达到优势互补的作用。随着国家档案局对相关方法的推出，使纸质档案、电子档案在良好的环境下实现融合。在并存时期，档案管理工作流程也产生较大变化。对档案进行管理是，是档案整体周期中存在的管理活动过程，其中含有鉴定工作、整理工作、归档工作以及储存工作等。在传统方式下，基层档案都是从外部、自身内部引来的，其中，纸质档案比较多。所以，在对其管理期间，电子档案中也含有纸质档案。在现代档案管理中，需要实现电子档案与纸质档案的统一管理，在执行工作中，不仅在归档工作中更统一，在鉴定工作、整理工作以及储存工作中都为更一致[4]。

3.3工作人员的能力

在新时期发展趋势下，为了实现档案管理工作的有效实施，还需要提高工作人员的能力和自身素质。在对电子档案进行管理期间，需要基于纸质档案管理工作进行思考，保证能够实现电子档案的长期保存和使用。纸质档案与电子档案存在较大不同，其中，最为主要是就是电子档案管理工作中各个环节产生的技术含量比较高。因为电子档案自身一定的技术特点和系统特点，所以，其中的电子档案管理人员自身的专业性与自身素质都需要提升，他们不仅要掌握档案管理工作中相关的基础知识，还要学会计算机的应用，这样才能保证档案管理效率的提升[5]。

3.4管理制度与标准

在新时期发展趋势下，为了应用新型档案载体，实现与计算机技术的智能化管理，在对档案处理工作中，要求实现信息的规范性与标准化。档案信息系统的使用质量与数据信息质量存在紧密联系，所以，要为数据信息格式设定相关标准。在新型载体档案得以广泛应用后期，促进业务管理各个方面更标准十分重要。如：建立统计标准、规则标准等。还需要为计算机数据库建立相关标准，促进新型档案信息载体格式的转化标准，保证计算机硬件设备、多媒体设备都能充分利用。还需要为新型载体档案管理工作制定相关的实施制度以及法律制定等，其中，在电子档案的归档工作、整理工作以及储存工作等各个环节充分利用。但是，由于电子档案自身存在一定缺陷，导致电子档案的真实性存在较大限制，所以，需要建立相关的法律法规，确定出电子档案的法律地位。

结束语

电子档案成为当今发展的主要趋势，其含有的丰富内容能够为工作提供信息基础。对电子档案进行开发利用，实现长期的保存工作，需要在技术、使用方法以及标准等方面进行改变，还需要提高管理人员的综合素质，这样才能实现电子档案与纸质档案的充分融合。

参考文献

[1]纪晓群,江媛媛,柳萍等.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界,2013(29):15-16.

[2]吴雨珊.电子档案与纸质档案并存管理分析[J].商情,2016(28):144.

[3]赵晖.城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析[J].城建档案,2012(7):38-39.

篇（2）

一、正确认识文书处理与档案管理的关系

文书处理与档案管理是文档工作中紧密联系的两个阶段。正确认识和处理好两者关系，使之有机结合，对于做好文档工作及其重要。

（一）文书与档案管理工作职责与任务不同

文书处理工作的主要职责是文件材料的制作、传递、使用、督办、保存等。而档案管理工作的主要职责是收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、统计、利用和销毁等。

（二）文书与档案管理相辅相成

文书处理与档案管理虽属于文档工作中不同的工作和阶段，但两者却相辅相成、互为联系。档案工作是在文书工作的基础上，对有保存价值的各类文件载体进行归档、保管、利用，是文书处理工作的延伸。而通过归档工作可以发现平时文书处理中忽视的一些问题，如：文件材料是否完整、齐全、规范，系统，是否属于归档范围之内的，是否为同一年度的等，这些对各部门做好文书处理工作将会起到一定的促进作用。

（三）做好文书工作，是提高档案工作质量的前提

收集工作是档案工作的起点，一般由部门文秘人员承担。要做好档案工作就必须首先做好文件材料的收集工作，文书工作做好了，就能为档案工作提供良好的条件和基础。因此，做好文书工作，是提高?n案工作质量的前提。

二、文书与档案管理工作容易忽视的问题

（一）文件材料收集归档不完整齐全

归档材料不完整齐全。一是有些归档文件材料只有定稿，没有修改稿。造成定稿缺乏相应的依据，而这个依据就是领导修改的痕迹，是最有保存价值的东西。这样以来发文原始稿件的保存就出现了漏存的现象。有些归档文件只有文头，没有附件，而这些附件往往是文件的核心所在，造成归档文件不完整，没有查考的价值。二是由于文书人员工作的疏忽，造成文件重号、漏号等现象，给文件归档带来了一些麻烦和困扰。三是由于部分人员缺乏档案意识，为了完成任务而归档，仅仅只把手头一些普发性的文件整理上交，而把一些有价值的档案遗漏，如：部门领导的重要讲话、参加会议带回来的一些重要的文件资料，导致有的材料经久遗失，使文件材料无法实现集中统一管理。

（二）文秘与档案工作人员缺乏沟通，使档案收集渠道还不够畅通

文书工作与档案管理分属不同的主管部门管理，由于文秘人员在平时的工作中常常忙于本部门事务性工作，与档案馆（室）工作人员交集较少，很难做到相互沟通、步调一致，造成档案收集渠道不够畅通，以致运行过程中经常出现脱节现象，使档案材料得不到很好的收集。

（三）文秘人员归档意识淡薄

文书工作具有很高的时效性和很强的灵活性，职能部门工作人员往往面临工作头绪繁杂、任务重、压力大，且多数文秘人员常常是身兼数职。一方面是要把主要精力投入到完成本部门的主要工作任务上，没有把文件材料归档工作摆上议事日程中。另一方面是缺乏专业的档案管理知识的指导和培训，没有独立完成立卷归档的能力，甚至认为把文件放在自己手边使用起来更便捷，往往造成档案延误、遗漏或“玉”“石”不分，统统上交的现象。

三、加强文书处理与档案管理工作的措施

（一）把好文书工作的审核关，保证归档文件的质量

把好文书工作的审核关，是办公室工作的一项重要内容，也是保证文件质量的重要一环。2012年4月，中办和国办联合颁发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号），许多部门都认真执行，并按文件要求坚持公文的审核制度，即：职能部门拟写的文件，先由部门负责人核稿签字后交办公室审核，再送主管领导审核会签后交主管校领导签发，然后由办公室登记文号，打印。审核人员负责把好文件的政策关、格式关、文字关，杜绝不规范、不符合归档要求的文件流入档案，保证了归档文件的质量。

（二）强化文档人员的档案意识，保证归档文件的完整

文秘人员主要负责部门的文书处理工作，如文件的核发、会议记录的整理、各种信息的处理等文件材料的形成工作，文秘人员起着至关重要的作用。如文件编号不准确，会议记录不标议题，出席人员只记姓等，所有这些不规范，不仅影响今后的文书归档工作、归档文件质量，还大大影响归档工作效率。因此，作为文秘工作者，应该充分认识到档案管理不只是档案馆（室）的事，而是文书工作的一部分，主动把文件归档工作纳入到自己的工作范畴之内，积极支持并做好档案工作。

档案管理人员主要负责档案的日常管理工作，除此之外，还包括档案库房的温湿度、灯光、除尘等各种管理、档案管理系统的安全与维护、档案数据的各种备份等，不仅仅要有较强的档案意识，还需要具备一定的档案专业知识，熟练的档案管理工作的技能，才可能对兼职档案员的归档工作进行正确的指导，只有这样，文件材料的收集才会齐全、完整、系统。所以，档案工作的质量和管理水平的高低与文秘人员和档案人员的档案意识有着直接的关系。

篇（3）

关键词：

医院档案管理;档案管理;模式改革

随着我国经济水平的提高与医疗卫生事业的发展，医院的内外环境都发生了巨大变化。为了适应时展的需要，医院开始重视档案管理工作。和以往相比，医院档案管理水平有了显著提升，但是仍存在诸多问题，亟待改进。

一、医院档案管理现状

1.医院档案分类

在医院档案中，不仅涵盖医院的发展事件，还有诸多的研究成果记录，能够为医院的各项科研活动提供丰厚的数据。在医疗卫生事业改革工作稳步推进的过程中，构建一套行之有效的档案管理系统是非常有必要的。当前，我国医院档案主要涵盖文书档案、病历档案、人事档案这三种。从管理模式上来看，人力资源部门负责人事档案的管理，档案室负责文书档案的管理，而医务处则负责病历档案管理。从管理方式上来看，包括手工操作与人工检索，十分落手。除了这些档案之外，随着医院的发展，各种医疗活动增多，新增许多新的档案类别，比方说院校附属的教学医院，会增加诸多教学档案；与防疫部门联合，会增加新的病历档案；和法律部门共同推出医疗法检活动，会新增案件档案与诉讼档案等。这些新的档案出现，给医院的档案管理工作带来了新的挑战。医院必须加快档案管理工作改革的步伐，以适应发展的需要。

2.医院档案信息化建设中的问题分析

（1）标准体系建设较为落后。因为医院档案管理中所涉及到的内容非常多，所以医院档案信息化建设工作也面临着很多困难。很多医院还没有就信息化建设工作展开统一的规划，信息化建设缺乏标准化体系。当前，医院档案管理软件与档案管理信息系统非常多，但是其兼容性普遍较差。在医院的内部，各个部门往往运用独立的系统，信息共享程度非常低，各种信息资源的利用度不高。（2）档案信息化管理意识不强。随着职能部门分工地不断细化，各个部门在日常工作中会产生大量的电子文件，电子档案流失的现象非常严重。很多人简单地认为将档案资料输入电脑，能够被查询或者利用，档案管理就实现了信息化，甚至还有人认为传统档案被保管好就可以了，没有必要花费精力着手数字化信息处理工作。这些落后的思想观念均导致医院档案管理发展停滞不前，严重影响了档案管理的工作效率。（3）档案信息化建设匹配设施与人才配备不够。很多医院对于档案信息化建设方面的投入不够，电子档案生成部门的各种设备非常落后，为配置与电子档案管理相适应的软件与硬件。这导致电子档案难以被长期保存，丢失的现象非常严重，给医院带来了巨大损失。很多部门未配置扫描仪等翻拍设备，导致电子档案难以与纸质档案同步。与此同时，相关工作人员的年龄结构不合理，普遍偏大，信息技术操作水平不佳，知识结构未能够更新。对于医院来说，既具备档案管理知识，又拥有计算机操作能力的复合型人才太少，这些都导致医院档案管理水平低下。（4）电子档案归档管理模式落后。当前，医院中涉及到电子档案管理工作的部门非常多，但是各个部门还没有就档案管理出台统一的标准，未制定出有效的工作程序。各个部门在电子文件归档的时候，存在归档范围不清晰的问题，缺乏有效的分类方法及整理规则等。这些有可能导致部分非常重要的电子档案被破坏或遗失，这不仅影响了医院的工作效率，还有可能给医院带来巨大的损失。电子档案归档管理模式十分落实，必然会影响到医院档案信息化建设工作的稳步推进，导致医院的信息化水平低下，难以适应快速发展的时代。

3.云时代下医院档案信息化建设面临的挑战

随着云时代的到来，医院方面必须加快信息化建设工作。在多种新医改政策之下，医院以往信息孤岛的情况不再，其必须逐步构建起和社会与群众密切相关的“医疗云”，以满足广大患者及家属的需要。很多医院已将将信息化建设纳入到战略发展中，然而医院信息化建设与“医疗云”建设，不单单进行靠各种数字化的设备，并非是构建业务信息系统那么简单，必须将医院内部的各种档案进行数字化的处理，再和新的电子档案有效融合，逐步构建起庞大的档案信息库，并和其他内外系统有效地对接起来，如乡村社区卫生信息网、公共卫生信息系统等，使得信息实现共享，医院的信息资源能够充分发挥作用，实现经济价值与社会价值。

二、档案管理模式改革在医院档案管理中的应用

综合上文的有关内容，笔者就医院档案管理的现状展开了研究，汲取当前的实践经验，笔者认为可以从如下几方面入手，提升医院档案管理水平。

1.实行资源的整合

对于医院档案而言，资源整合是非常有必要的，能够提升各种信息资源的利用率，使之发挥更大的价值。针对医院档案管理的现实状况，相关部门应积极推出完善的档案管理制度，使得多个部门的档案能够有效汇总，实现统一管理。比方说医院病历档案，其在医院档案中占有重要比重，数量庞大，且新增速度非常快。病历档案具有一定的法律效力，其对医患双方都具有重大价值，其不单单是医院内部的资料，更是社会各界所共同监督的一种法律文书。在保护患者与医疗机构的合法权益时，病历档案发挥着重要作用。在病历档案中，医疗诊治的过程被详细记录，能够体现出医务人员的技术水平，也能够展现出医院的整体业务水准。在现代社会中，各种保险、伤害认定等对于病历档案的利用越来也高。为保障相关当事人的隐私，还要杜绝超范围使用。针对此，医院就病历档案进行统一管理是非常有必要的，这有助于病历档案的完整与安全，能够保障其凭证价值。

2.对体制进行创新

一是采用统一领导，分级负责的方式。针对医院的现实状况，应构建起档案管理办公室，全面负责档案管理工作。档案管理办公室对相关部门的档案管理工作进行监督与考核。针对特殊性的档案，其能够集中进行管理。部分与职能部门关系密切的档案，可以放置于本部门管理，比方说会计档案等。当技术力量不足的时候，可以将电子档案置于技术力量强的部门。二是配置兼职或专职的档案管理人员。档案管理对于管理人员的专业水平有着极高的要求。针对部分专业性强，或工作量大的部门，应配置专职的档案管理人员，确保责任到人，从而提升档案管理的准确度。

3.优化服务

在当前社会下，医护人员应积极转变思想，以适应时展的需要，档案部门也应如此。以往其为被动的提供查阅服务，当前是应积极主动地展开宣传工作。档案管理人员应充分发挥档案资料的教育与引导作用，使得档案能够在医院的文化建设中实现价值。医院的病历档案中蕴含大量的临床信息，能够为科研工作提供有利支持。医院档案管理部门可以积极与相关院校等科研机构取得联系，使得这些病历档案能够促进我国医疗卫生事业的发展，为医学研究做出贡献。

三、结束语

医院档案管理改革工作所涉及到的内容非常多，医院方面应发挥探索精神，积极总结经验，调整改革措施。针对医院档案管理工作的需要，医院可以组织人员参加外部的各种档案管理交流会，汲取有价值的部分，并与自身的实际状况结合起来，摸索出新的管理方法。随着现代信息技术水平的不断提高，电子化档案管理蕴含着巨大的价值。人们可以借助手机与互联网等多种路径来实现数据访问，医院档案信息管理统一化的优势将日益凸显。

参考文献

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关键词 电子档案 传统档案 档案管理 利弊

随着社会的发展，日常办公逐渐趋于自动化、网络化和标准化，日常办公几乎属于无纸化，不再需要纸和笔，而是直接在计算机上完成，所以，一般都是电子文件多于纸质文件。随着电子档案的增多，电子档案管理成为必然，如何加强电子档案管理以防文件的损坏和丢失，实现电子档案管理的高效、准确、安全是我们在档案管理工作中应该着重思考的问题。 电子档案的特点

电子档案管理不仅要管理电子信息，还要将电子信息与实体档案紧密联系起来，实现对电子档案的识别、处理，并要求能够在网络上传递。电子档案的特点主要有：第一、信息不能人工识别，传统纸质档案在记录时都是采用人工可识别的符号，而电子档案要通过计算机转换才能够被人识别;第二、信息的存储具有高密度性，节省了存储的空间;第三、信息管理具有方便快捷性，电子信息与载体之间无必然联系，随时可以分离，能够复制存储于不同介质之中，方便进行异地之间的传输和管理，节省时间;第四、方式多样性，电子档案与传统档案单一的文字记录不同，可以利用多媒体技术记录档案，保持了档案的生动性[1]。 电子档案管理与传统档案管理的相同之处

电子档案管理是在传统档案管理的基础上形成的，电子档案的记录必须要依附于传统档案的真实记录才能保证电子档案的真实可靠;电子档案管理的原理基本与传统档案管理相同，只不过是通过信息化的手段将其整合，提高了效率;电子档案管理与传统档案管理所包含的内容相同，电子档案管理是对传统档案的信息进行归纳，扩大了信息容量，实现了资源共享，能够快速读取信息。 电子档案管理与传统档案管理的不同之处 电子档案在归档时间上不同于传统档案

电子档案的管理能够根据文件完成的时间随时归档，而传统档案管理要在整个过程结束后制定一个标准的表格在规定的时间内归档，在时间上缺少灵活性。由此可见，电子档案随时归档的好处是可以避免因时间问题而造成的文件丢失，保证了归档的完整性。 电子档案在归档方式上不同于传统档案

电子档案都是采用编码对其管理，但是由于载体的不固定性和可修改性，很可能造成电子档案的准确性、真实性缺失，而传统档案都是按照一定的次序进行编目之后，人工归档，保证了文件的真实、安全和完整。因此，在进行电子归档时，必须要随时进行加密和认证，以保证其真实有效。 电子档案在保管方式上不同于传统档案

电子档案的保管主要是以光盘或磁盘为载体，但是这类载体易老化变质，而且在更换介质的过程中可能会影响文件的可读性，而传统档案的保管需要保证纸质文件不受损坏，在转移的过程中不丢失，对人工的要求比较高[2]。因此，在对电子档案进行保管时，要求有关部门使用统一的格式对档案进行存储和传输，必要的时候可以打印一份纸质档案作为备份。 电子档案的查询方式不同于传统档案

电子档案在查询使用过程中，可以在获得权限之后，登录档案管理中心查阅相关信息，而传统档案在查询过程中，需要先向上级申请，获得批准后通过档案号人工查找，浪费了大量时间，影响了工作效率。 电子档案管理与传统档案管理的利弊

采用电子档案管理节省了大量时间，可以有效提升档案管理的效率，方便不同地区和不同部门之间进行数据传输，而且在查询使用中更加方便快捷。除此之外，电子档案管理符合当今社会的低碳环保理念，无纸化办公在节约了资金的同时，减少了树木的采伐，保护了森林资源[3]。

然而，任何一种管理模式都存在着不同程度的弊端。由于我国电子档案管理起步晚，在法律监管上落后于一些发达国家，电子档案管理面临着很多挑战，如何保证电子档案的法律效应是一个重要的问题。电子档案还存在着易丢失或因时间问题无法读取的问题，所以在管理过程中要注意对文件予以保护和备份。此外，在信息技术如此发达的背景下，电子信息的安全性难以得到保障，各种病毒和黑客威胁着电子文件的安全，这就对管理人员的技术提出了较高要求，要对电子档案采取加密和设置防火墙等措施。

结束语：

综上所述，电子档案管理方式的出现大大提高了办公的效率，而且有效节约了森林资源，但是与传统的档案管理模式相比还有其不足之处，不能完全取代传统档案管理。因此，我们要加强对电子档案管理的研究，推进电子档案的标准化、安全化、准确化管理，使之更好地服务于社会。

参考文献：

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

当下正处于信息化时代，档案管理工作突破了传统形式的管理模式，即抛弃纸质管理方式应用信息化管理。虽然采用电子档案管理方式具有一定的优势，能够有效地提高管理的效率，满足现展的需求，但是其也存在着一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于现在越来越多的档案数据被建立起来，电子档案管理会被更加广泛的应用于管理工作中，所以对电子档案管理的安全加强重视具有重要的意义。

一、电子档案管理同传统档案管理的比较

电子档案管理充分的体现了现代化元素的应用，例如应用电子信息技术等形式对数据进行存储以及管理。在应用电子档案的过程中，不会再涉及到纸质档案资料的处理环节，可以利用网络系统和一些专门的管理软件进行数字化管理。电子档案管理同传统形式的档案管理相比，具有诸多方面的差异。

（一）归档时间不同。电子档案管理和传统档案管理具有归档时间的差异性。电子档案具有灵活的归档时间，可以随时随地进行归档工作，没有束缚。在此期间，文件的建立部门能够应用网络把文件向档案的管理部门进行传输，再利用电子数码签名认证，为文件的归类等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。对于传统形式的纸质档案管理，主要是通过档案管理部门进行统一方式资料收集以及做档案表格等工作提供给相关部门，这些工作都是具有周期性质的，必须要在实施前做好具有标准性的表格等材料，以方便各部门之间的发放工作以及回收。

（二）管理方式不同。电子档案管理应用电子编码的技术，将各个不同的档案文件贴上不同的标签进行专门归档，所以造成在程序上具有较复杂的特点。与电子档案管理方式不同，传统档案管理因为在进行归档中只要具有有效的证明就可以，所以具有便捷的归档程序。

（三）保存方式不同。电子档案的保存主要是以电子文件为主要载体，虽然保存较方便，但是利用电子文件的方式很容易发生老化以及变质的现象，一旦发生这些状况就会造成档案的可读性受到一定的影响。目前防止出现以上问题的主要措施就是应用安全备份等方式，并且联合形成专门的文件管理部门，转换文件的格式，将文件的格式统一转换后进行存储。而传统档案管理存储只需要保持纸质的完整性，令其不受破损即可，但是对于保护环境却提出了较高的要求。所以，传统档案管理对于档案的保存更具有困难性。

（四）查询方式不同。对于电子档案的查询，需要一定的条件，只有满足条件方可进行正常的查询。例如，查询者只有经过申请注册的方式，正式的成为档案馆或者一些电子中心的会员，才能被允许登陆查询自己想获得的各类信息。而传统档案管理要先向有关的档案管理部门提出申请，再由专门的管理人员查找所需的信息，所以工作效率较低。

二、电子档案管理的利与弊

（一）电子档案管理的优势。电子档案管理具有诸多的优势。首先，应用电子档案管理可以有效提高管理档案的效率。因为在归档的时间以及归档的方式都节省了大量的时间，并且提高了档案的保存以及查询的效率。通过应用现代科学技术，例如应用数据传输技术，减少了文件打印、传输以及张贴的大量时间，采用专门的软件对档案的数据做好归类管理，具有一定的便捷性。其次，采用电子档案管理的方式有效减少了对纸张的利用，所以在环保工作中具有突出的贡献。由于减少了对纸张的使用，不仅能够减少资金的投入，还能够减少对树木的砍伐，有效地保护了森林资源，具有更加重要的意义。同时，采用电子档案管理的方式能够降低对订书钉、印刷和笔墨等材料的应用。

（二）电子档案管理的弊端。采用电子档案管理，虽然应用了科学技术增添了现代的元素，提高了档案管理的效率，给档案管理工作带来一定的便捷。但是，不能忽略掉电子档案管理工作中的一些弊端。首先，目前我国虽然对于电子文件管理工作制订了有关的法律法规进行约束其工作行为，但是以现有的法律规定而言，并没有得到健全和完善，还存在较多的漏洞。所以，当下电子档案管理在法律规定上还有待得到全方位的保障，怎样令电子档案真正受到法律的保障，是目前应该深入的研究的内容。其次，电子档案管理具有的最严重的弊端就是文件载体容易老化以及变质。因为如果在长期使用的情况下其很可能会造成无法读取的状况。一旦发生这种现象，就会引发文件丢失等问题，给档案管理工作带来一定的麻烦。所以，当下有关的电子档案管理部门正在寻求各种方式的保护措施，防止或者避免文件载体发生老化或变质，造成无法读取的现象。例如应用安全备份或云技术等方式，获得了良好的保护效果。再次，电子档案数据在进行传输的过程中或在实施共享的时候，对于数据的安全保护问题也是一项要考虑的问题。当下信息技术正在高速发展，给数据信息的传送带来便利的同时，也产生了黑客以及各种病毒等不利的因素。在传输数据过程中很容易对其安全性产生威胁，所以应该引起有关的管理人员的重视，并且加强防范，例如应用加密措施或者防火墙等方式，保证电子档案的安全。最后，应用电子档案管理对于工作人员提出了较高的要求。因为在归档程序中具有较复杂的程序环节，并且工作繁琐，对于技术水平的要求较高，所以需要具备高素质能力的工作人员。

参考文献：

[1]李丹一.对比研究电子档案管理和传统档案管理利与弊[J].办公室业务，2014（21）.

[2]岳锐.电子档案管理与传统档案管理的区别[J].黑龙江科技信息，2011（01）.

[3]孙丽梅.电子档案与传统档案管理工作刍议[J].劳动保障世界（理论版），2012（01）.

[4]董利红.试析电子档案和传统档案管理的异同点[J].陕西档案，2015（02）.

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1.1 信息来源分散复杂

档案资料通常来源较为分散，难免出现各个相关单位或管理部门移交的档案文件出现重叠的情况，在同一主题下的资料整理出现大量无差异化的信息。因此，对于繁杂冗余的大量档案资料，进行科学的筛选、管理，合理的对具有重要价值的信息进行选择、发掘，就成为了一项重要课题。通常情况下，囿于传统档案人工处理方式的效率限制，档案信息的筛选和挖掘过程繁琐、主观性强，浪费大量人力物力。

1.2 档案管理模式陈旧滞后

随着经济社会的迅速发展，传统的档案管理模式已经不能满足信息化时代的需要。过去的档案管理制度对档案移交、文件信息汇集、资料报送等操作要求周期长、操作滞后，造成档案信息老化、价值缺失、资料不全甚至无据可查，难以保障当前对档案信息的现实需要。

近年来，国家大力推进信息化办公进程，然而在部分档案管理部门，仍然沿用传统的手工档案管理模式。档案管理软硬件设施不足，档案管理流程繁复，造成档案信息服务效率低下。

1.3 人员心态亟待转变

在大力推动档案信息化建设的新形势下，档案管理人员的心态亟待转变。传统档案管理工作中，档案管理单位主动性较低，部分管理人员服务意识差，工作缺乏热情和责任感，难以在实际工作中树立正确的工作态度，无法真正积极的投入到工作当中。很多档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，怠于紧跟政策步伐、积极学习新的技能。一些档案管理人员甚至在工作中逃避责任、消极工作，难以很好的端正服务心态。这些思想上、专业技能上出现的心态问题，影响了档案信息化建设和档案管理工作的顺利开展。

2 档案信息化建设的优势

2.1 提高资源利用率和工作效率

档案信息化建设是当今形势的需要，也是档案管理的必然趋势。档案资料涉及的所需信息来源广泛、文件内容复杂、档案管理过程复杂繁琐，建设信息化的档案管理系统能够节省大量的人力和物力资源。传统的档案收集、整理以及信息服务，都需要人工方式进行处理。在繁杂冗余的档案文件中，重叠文件、重复资源、需更新信息等等，时刻需要耗费人力进行及时处理，不仅工作量巨大，还极容易出现各种各样的疏漏或问题。将档案资料转化为电子数据，引入自动化办公流程，建立电子档案管理机制，能够弥传统人工档案管理方式的缺陷。所有档案资料录入至电子档案管理系统后，直接通过软件操作进行筛选、整理，档案管理工作完全可以依靠计算机进行操作，且归档清晰明确，整理方便快捷，大大的提高了资源利用率以及档案管理的工作效率。

2.2 简化操作环节，有利于服务质量的提升

信息化档案管理系统有助于简化传统档案信息服务的相关环节，为档案使用者提供便利，从而提升档案管理部门的服务质量。传统的档案借阅管理操作复杂、过程繁琐，往往造成档案使用者的种种不便，影响档案管理部门的服务质量。在信息化的档案管理背景下，档案使用者可以省却大量中间环节，无须各种手续、证明借阅所需电子档案，还可以通过网络档案管理系统对所需信息进行获取，极大的缩减了办事环节。

3 档案信息化管理方法

3.1 健全档案管理机制

档案管理工作机制的健全，是推进档案管理信息化建设的重中之重，决定着档案信息化建设的指导方向。首先，要保障档案管理制度与实际工作运行条例的建立和健全。档案管理部门应当在建设信息化管理系统的同时，制定相应的电子管理制度，与其他信息化管理条例共同执行，保障档案管理各个环节的政策落实。同时，档案管理机构应加强各部门的组织配合，形成部门之间的协调联动，积极应对电子档案管理的新形式，主动提出问题、发现问题，共同解决问题。对电子档案文件应制定新的政策细则，以解决可能出现的各种新情况。最后，有关档案管理信息化建设方面的绩效评估机制应当予以加强，有意识的提高信息化建设方面所占的绩效比例，以鼓励档案管理信息化建设的积极推进。

3.2 提高管理人员素质

档案管理信息化建设的推进，意味着对档案管理人员的专业素质与思想水平要求的提高。档案管理人员必须认清形势、摆正心态，夯实档案管理的专业知识。同时，信息化档案系统的建立，意味着需要管理人员具备对新设备、新技能掌握。档案人员应当积极学习相关的软硬件操作方式，熟练把握新的工作流程；深入钻研电子档案管理系统的各种操作和调试，为信息化建设的不断改革和提高提出建议；对管理制度和相关政策的建立和改革有所了解，将工作细则落实到切实操作中。

加强管理人员的思想教育，提高管理人员在工作中的责任感和服务热情。?魍车牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加侧重于档案的保管而非档案信息的服务。随着档案管理信息化的建设，在档案管理工作中的文件资料搜集、整理等工作量减轻，纸质档案资料的管理转变为电子档案资源的系统管理，档案信息的服务变得更加重要。档案管理人员应当转变传统的被动服务意识，加强自身思想水平的提高，培养主动热情的服务精神。

3.3 加快数字化建设进程

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长久以来，纸质档案一直是各单位存储相关信息不可或缺的手段。以纸张为载体的纸质档案，通过检索手段就可查询相应信息资料，无需使用科技设备，而且只要纸张防腐措施得当就能够实现长久保存，这点与电子档案存在较大的差异。地质单位的资料同样如此，通过建档相应地质资料，形成可供查询的地质资料信息库，能够为单位部门提供区域内各类地质资源信息。纸质档案具有可查询、可长久保存的特点，其管理特点也比较突出。纸质档案管理的特点具体可概括为三个方面：第一，纸质档案存储所需空间巨大，工作量大，管理难度高。纸质档案依托纸张的存储形式，决定了其需要投入相应数量的人力资源用以维持档案的日常维护。尤其是对于地质资源档案这类涉及信息门类复杂的档案来说，更加需要一定数量的工作人员保证各类资源档案的安全，同时，也需要保证相关地质资料信息能够被及时地获取。第二，纸质档案整理编修难度高，工作强度大。对于纸质档案管理者来说，最具挑战性的工作是整理和编修档案。从地质资料档案具体情况来看，当单位对某个区域的地质资料进行重新调研时，或者是勘探出新的资源储量、类型等信息之后，就需要对原有的纸质档案信息进行更新，这时就需要对档案进行重新整理乃至编修。由于纸质档案完全依托档案管理人员手动录入，在更新这些资料的时候也需要使用同样的手段，这时就必须根据新加入的地质资源信息资料的情况，对原存档的档案进行编修。第三，纸质档案管理涉及的预防性内容较多。例如，纸质档案涉及场所内防火、防腐、防盗等，在管理上都需要采取相应的措施，而这些也只是预防性基本措施，当不可抗力和意外事件发生时，对纸质档案造成的损害往往也是不可逆的，诸如地震、洪灾等都是无法采取有效措施的，只能在管理中设置相应预防性措施，这些都为纸质档案管理增添了难度。

电子档案管理

电子档案特点依托电子信息技术存在的电子档案，其本身的特点十分鲜明，一方面体现在内容的多样性，另一方面体现在存储空间的小型化。从内容上看，由于引入了电子信息技术，电子档案的内容存储不再局限于文字信息和纸质的图片信息，视频影像、音频成为电子档案存储信息的全新形式。全新的信息载体形式丰富了档案内容，让更多信息形式存入档案成为可能。以地质资料为例，过去纸质档案中收纳资源地貌、资源构成等方面的信息，只能通过文字和照片形式进行初步认识，要对地质信息进行深度了解，只能借助专家分析。而电子档案能够通过视频和音频形式存储当时专业的评价，这对获取地质信息之后对其进行二次加工具有重要帮助，增强了信息使用效率。而从存储空间上看，电子信息技术通过对信息的数字化，将占据大量空间的纸质资料信息转入磁盘中，极大地降低了存储空间，更降低了档案管理的难度。电子档案管理特点从电子档案的特点来看，电子档案的管理也具有一定的特色，可以从三个方面进行概括：第一，电子档案管理技术含量高，对管理人员素质有着一定要求。不同于纸质档案，电子档案管理除了要求具备档案管理基本职业能力之外，还需要有一定的信息技术使用能力。例如，地质资源电子档案在涉及相关地质资料更新时，需要管理人员具备对其中文字、图片、视频与音频的操作能力，以保障信息更新的准确性。第二，电子档案整理编修难度虽然降低，但工作量依然不小。由于电子档案涉及更多内容的承载形式，例如对文字图片与音视频信息的编修，不再是简单的文字编辑工作，涉及更多视频及音频的上传、下载、说明等编辑工作，这些在海量信息之下的工作依然是比较艰巨的。第三，电子档案管理涉及更多的是数据库的安全。尽管存储电子档案的数据库多是由专业技术人员指导，但档案管理人员也需要关注数据库安全问题，及时对存储档案数据库情况进行了解，检查是否存在漏洞乃至被入侵等问题。

纸质档案与电子档案管理比较

对纸质档案与电子档案的差异进行比较，有助于提高目前正处于纸质档案信息化阶段的各单位的风险意识，降低其存在问题带来的影响，从而更好地进行档案信息化工作。存储形式决定的管理环境的异同将纸质档案与电子档案差异置于同一视角进行比较，能够更加清楚地认识到两者之间的差异。从风险视角来看，纸质档案的存储是以实物空间实现的，这种存储形式受到纸张保存要求的限制，对其所在场所湿度、温度等都有一定要求，否则信息保存将面临很大的风险。电子档案尽管存储形式不同，不受限于物理空间，但同样面临这种风险，其内部的存储元器件对所处环境的尘埃、磁场等因素都有着要求，一旦存储元器件受到伤害，其保存的信息同样会面临巨大风险，这是两者在面临风险时的相似之处。而两者所面临风险的不同则较为直观，相对来说，纸质档案对物理环境的要求较高，需要在能够达到长久保存效果的物理场地进行持续的人为干预，即便采用某些设备进行温度和湿度控制，也依然需要人为的干预。而电子档案的存储元器件对防尘、防磁场等方面也有着一定要求，目前大部分场所基本都能够达到这种要求。也就是说，除了极端尘埃和磁场的场所外，电子档案存储元器件因受物理环境影响而消失的风险概率是很低的。从两者比较的结果来看，纸质档案对管理环境的要求更为严苛，而电子档案管理的要求则相对更为宽松。但同时必须注意到的一点是，传统纸质档案管理环境对纸张造成的影响是长时间的，不会瞬间导致信息湮灭，其发现问题是可以修复的，只是需要做大量的工作；但是电子档案如果受到极端环境影响，将会出现所有信息瞬间湮灭的可能，且难以修复。信息查询方式的异同从查询方式来看，纸质档案和电子档案的查询逻辑是一致的，两者都是通过一定的查询方式来定位信息所在存储位置，从而获取信息。区别在于纸质档案完全依靠人工的检索方式，需要耗费更多的时间和精力先定位信息位置，再获取信息。而电子档案依靠算力极高的计算机进行，其检索方式可以有多种，包括关键词、时间等定位信息的存储位置，进而获得所查询的信息。相较于纸质档案信息查询，电子档案信息查询能够短时间内定位到所需的信息，无疑是更为高效、精确的。当然，电子档案的这种高效、精准查询信息的优势也并非完全优于传统纸质档案的信息查询方式。这主要是因为传统纸质档案信息查询依靠人工实现，而人类具有机器所欠缺的“智慧”。以地质资源信息为例，若要查询“内蒙古地区”相关信息，计算机所定位的只是单纯的字段、指令，但是通过人工检索就能够甄别出信息中哪些更贴近查询者所想要了解的“内蒙古地区”的资料。

档案管理信息化对策

通过对纸质档案与电子档案管理的对比可以看到，对于当前事业单位进行档案管理信息化而言，要进行高效的档案信息化建设工作，不是简单地将信息化技术引入档案管理工作中，而是需要在明确两者异同的基础上，同时考虑到当前档案管理在制度、管理人才方面的不足。对此，提出几条纸质档案管理信息化的对策。强化档案管理信息化建设目前，事业单位纸质档案管理的模式已经十分成熟，但是档案管理信息化程度有限，纸质档案管理在转向电子档案管理的过程中存在一定风险，因而各事业单位需要强化档案管理信息化建设力度。通过对比纸质档案与电子档案，得知应当在梳理目前事业单位纸质档案管理现状的同时，加强对电子档案管理的深刻认识，以便能有效、有步骤地将信息化技术引入当前纸质档案管理中，使其为本单位档案管理工作改革助力，这是当前档案管理信息化建设的重点。基于这种观点，事业单位档案管理信息化建设强化工作不仅是对单一信息技术的使用，更追求传统与新型管理模式的有效对接。一方面，事业单位传统纸质档案管理模式不能被抛弃，在向电子档案转型的过程中要考虑两者并行。以地质资源档案管理为例，要选择性地对部分类型地质资源档案进行电子化，尤其是一些传统纸质档案管理模式下查询比较费时费力的内容，同时，对于一些比较重要的地质资源档案，还是应以安全性为第一要务。另一方面，事业单位强化档案管理信息化建设。在加强纸质档案信息化建设的过程中，必须使档案管理全方位覆盖到整个管理周期，要求传统纸质档案管理模式与电子档案管理模式实现有效对接，即不仅要涉及传统档案管理模式存储和使用这两个主要过程，还要在建档、存储、销毁等所有环节实现衔接，通过信息化手段让传统纸质档案在所有环节欠缺的部分得以完善，这样才能发挥出档案管理信息化的作用。

强化纸质档案管理与电子档案管理的依存性

在事业单位档案管理信息化过程中，纸质档案管理不能简单地被电子档案管理模完全取代。从另一个角度来看，这意味着在工作推进的过程中两者必然是共存的，且存在一定的影响。要规避这种影响带来的风险，并且最大程度地发挥出两者的作用，就必须强化纸质档案管理与电子档案管理的依存性。以地质资源档案为例，地质资源纸质档案在信息化过程中，对极为重要的地质资料档案采用传统纸质档案管理模式的同时，要对部分档案进行电子化，这并不意味着两者完全不相关，而是可以将重要的纸质档案电子化当作新增备份，同时电子化的部分地质资料也并不是从纸质档案中完全剔除，而是管理重点有所侧重。未被电子化的地质资料档案侧重于纸质档案管理模式，电子化的则侧重于电子档案管理模式。信息检索过程同样如此，检索复杂的地质资源信息档案依托电子档案优势，实现检索流程优化，同时纸质档案也能够发挥出电子档案目前难以实现的作用，即前文提到的人工检索所具备的“智慧”，弥补计算机检索信息匮乏的不足。强化两者的依存性，让档案管理逐渐从传统模式向新的电子信息模式过渡，可以避免不必要的风险。提高档案管理人员素养通过纸质档案和电子档案管理的对比发现，管理人员的素养在档案管理信息化过程中极为重要。事业单位要想更好地实现档案信息化，必须拥有除掌握传统纸质档案管理技术之外的信息化管理人才。对此，研究认为目前各事业单位在档案信息化推进过程中必须重视从传统纸质档案管理人才队伍中挑选出业务精通、学习能力强、善于钻研的人员进行信息化管理培养。研究通过对比传统纸质档案与电子档案管理，提出档案管理信息化的对策。当下事业单位对档案管理信息化的重视程度越来越高，在充分考虑传统纸质档案与电子档案管理各自存在的风险的基础上，对两者进行直观对比，能够相对客观地认识到这一过程中的重点工作，并最大程度地规避工作开展过程中的不利因素。基于这一观点，当前事业单位在实际档案管理信息化工作推进中，应兼顾传统纸质档案与电子档案两者，根据自身实际情况进行调整。

参考文献

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篇（8）

1.创新管理工作理念，提高城建档案管理发展水平。首先，合理，正确的给城建档案管理定位。城建档案馆一直是城市建设的记录者，城市建设技术作为创新信息技术的基础，为城建档案馆提供社会功能的服务。因此，必须对档案管理工作做出准确定位，把城建档案管理的创新置于我国的发展规划中，并为其制定合理的指导方法，并对档案管理工作做出明确的分工，进而完善城建档案管理的机制的相关措施，另外，还要加强城建档案管理创新意识，在管理机构和编制人员方面采取具体的分析方法，并做出适当扶持，进而促进城建档案管理的发展。而且，通过创新的管理理念和服务宗旨，对城建档案管理工作与社会发展情况相结合。然后，创新城建档案的工作机构。想要创新城建档案的工作机构，必须加强档案的收集与整理。当今这个信息时代，传统的城建档案馆已经不足以带来强大的吸引力，有特色的档案馆不但可以提高城建档案管理水平，还能促进城建档案的信息资源扩大发展。而且，还要推进城建档案管理工作的数字化进程，建立健全相关发展机制，促进数字化发展，工作重心转移到数字化上去，比如建立网上服务中心和查询系统，方便档案的查阅管理工作。最后，必须做好分类整理工作，加快档案的数字化管理，及时收集各类信息并进行整理，做好信息检索并合理利用相关信息。适时更新档案信息，对档案信息进行采集、整理与加工，对档案内容的规范有一定保障，给城市建设提供一些高效、优质的服务。

2.改革档案管理服务，推动城建档案的工作效率。首先，就是建立专属于城建档案管理的服务平台。信息技术不断发展，档案馆也成为一种局域网，相关部门通过建设网站对档案网页进行建设，将档案资源管理和实施单位结合起来，以期希望档案资源引起大家的重视，利用档案资源进行查找与阅读，提供人性的服务。当前的城建档案管理现状，大量档案馆在因特网开展了网页服务，服务模式逐渐成为主要形式。档案工作人员必须立足于网站服务，加快信息资源的建设力度，尤其是重要文件的资源建设，更需要用电子阅读的形式进行管理与运用，促进城建档案管理创新，加快城建档案管理的数字化进程，并朝着服务化的方向发展。其次，建立在线阅读城建档案的机构点。在馆内查阅资料显得落后而复杂，馆内档案的数量太多，检索时有一定难度，而且大部分资料都是原件，为了不损坏珍贵史料，应该尽量减少翻阅次数，延长资料的使用寿命。当今社会在获取信息是较为注重时间的，传统的档案馆已经根本不能满足人们的需求。所以，在信息时代，必须创新档案管理工作，将档案馆内的资料上传至网络，通过现代高科技手段的运用，使得城建档案为人们提供多方位，多层次新型服务。尤其是近期我国社会发展随之加速，在档案馆中查阅资料的人也逐渐增多，为了便利查阅工作，必须顺应时展的新形势，进而提高工作效率，并建立有关的服务系统，准确对在线信息进行更新和完善，给城建档案管理工作提供优质服务。

3.对资源进行补充，加强城建档案的管理建设与项目建设。第一，要注重城建档案的管理建设，将城建档案资源的地位进一步提升，为深化城建档案管理工程项目做基础，从根本抓起，积极做好监督工作，全面从城建项目建设和相关会议及科研问题做监督和管理，并分类进行归档，进而对珍贵档案实行数字化管理，还要将高效和不方便翻阅的档案做数字化管理。而且，积极开展城建档案管理工作的活动征集工作，进而推动城建档案的创新管理建设。第二，培养建设出一批高素质的人才队伍。城建档案管理不仅需要先进信息技术的支持，还需要高素质人才的配合。城市发展与人才培养是分不开的，城建档案也需要人才培养和支持。所以，必须具有打破传统观念的信心，改革创新管理方向，给城建档案管理扩展出一条崭新的道路，提高创新团队的管理意识，进而促进管理服务水平的提升。可以为员工提供一系列的实践机会，为员工进行培训，提高人们的创新意识。城建档案的管理工作人员不仅需要具备专业知识，还应该掌握现代的信息技术，强化为人民的观念，将服务程度与现代化建设相适应，进一步实现人才队伍的高素质建设，促进现代社会和谐发展。

二、创新城建档案管理工作的重要内容

城市建设的迅速发展，将城建档案管理工作的标准也随之提高，而且计算机与网络技术的广泛运用，涌现了一批电子文件和数字资料，导致新型的城建档案管理不能在传统的管理模式与创新手段中实现。因此，创新城建档案的管理与服务，应该建设现代化系统，可从以下几个方面入手：

1.促进城建档案管理的信息化基础设施建设。将城建档案馆进行数字化建设，需要从库房、馆藏、检索工具、规章制度、干部队伍建设和服务职能方面加强建设工作。而且，还应该把城建档案的现代化硬件与软件设施互相合理配合，并加强城建档案的信息系统建设。特别是推动网络管理的城建档案信息，提升信息的运用程度，进而提高城建档案的信息化。

2.强化城建档案的数字化资源。城建档案的数字化资源是城建档案建设信息化资源的重要部分，相关部门正在努力建设城建档案信息化。当前，网络的发展促进了电子文件在城建档案管理工作中的作用，及时对各类文件的整理和分类，并加强管理，实现城建档案的信息化储存。

3.强化城建档案的网络建设，努力实现城建档案数据库建设，推进网络信息资源，通过数字城建档案馆来加强数据库建设。按照软件系统将城建档案的资料进行收集与整理，并加以鉴定、检索、利用、编研和统计，实现计算机的多方位管理与控制，促进城建档案的管理工作，将城建档案馆为核心发展，进而覆盖馆内的应用系统。强化文件的数据库建设应该先要制定目录，并开展数字化建设，提高城建档案的创新质量，促进信息数据库的高效、高标准发展，扩大档案馆的信息数字化。因此，稳抓城建档案部门的信息化建设，在新时期的大好机遇下，将城建档案管理工作与当前社会相适应，彻底开发城建档案的信息化，与时俱进，积极探索适合城建档案管理工作的新道路，积极开创城建档案管理工作的新现象。

篇（9）

通常情况下，档案信息化建设便于档案管理的优势主要体现在以下几个方面：首先通过相关计算机网络技术建设的信息化档案，能够更加方便地保存档案资料。相较于以往的通过把档案资料记录在纸张上用于保存，信息化档案只需要占据计算机极小内存，就能够很好地把档案资料保存下来。以往的纸质档案管理方法可能受天气或时间的影响，记录档案资料的纸张很容易就会发霉变质，而档案资料的也会遭到损坏，档案资料也会因此失去价值。通过建设信息化档案完全不受此影响，能够非常长久有效的保存档案信息。其次，建设信息化档案能够在很大程度上满足阅读者查询档案资料。传统档案管理经过长时间的档案资料积累之后，档案资料会越来越多，在一定程度上加大阅读者查询档案资料的难度，而通过信息化档案阅读者，只需要通过搜索关键字就能够短时间内找到想要的资料，这也在很大程度上的提高档案使用率，发挥档案资料所存在价值。最后通过建设档案信息化彻底改变了传统档案管理模式，以往的档案管理模式大多数都需要通过人工手动完成，相关的资料收集、归类与保存都需要相关操作人员来进行。这种模式极其消耗工作人员的时间与精力，而且工作人员在进行相关工作时难免会出错，导致档案资料的准确性有所降低。通过建设信息化档案能够有效地防止这一问题的产生，相关技术人员只需将档案信息归来在网络平台的相关行列当中就可，这种模式在很大程度上方便了档案管理，确保档案资料的准确性。

2档案管理信息化建设现状

当前，档案信息化建设已经成为优化档案管理质量的最佳方法，但是，仍有有许多相关单位并没有对此非常重视，这也造成了在进行相关建设过程中，仍有些许地方不够完善。就当前所存在较为显而易见的操作人员技术问题而言，当前从事相关档案管理的操作人员有绝大部分的综合技术不能够满足建设档案信息化的需要，如操作人员对于电脑的使用方法不够了解，无法高效使用电脑来进行相关档案管理工作。另外，相关操作人员对管理工作不够严谨，没有足够重视自身工作。许多档案管理工作人员没有能够清楚自身职责所在，只注重档案的保管而忽视档案的利用价值。这些原因都会很大程度上降低档案信息化使用效率，从而使得这些档案资源不能够发挥价值。

3档案信息化建设相关介绍

档案信息化所包含的内容具有多样性，从大范围角度来说，档案信息化所指的是结合各个行业的档案资料通过准确合理的整合，从而形成信息化的档案。另外该档案的内容涵盖了经济、文化以及政治方面的资料。将各种资料进行准确合理的整合，有利于将其分享与使用。从小范围来说，档案信息化就是指通过计算机网络技术的参与使得档案原有的信息能够更好的归类，能够使阅读者在进行阅读档案资料的过程中更为方便，给阅读者带来更具真实性、多样性的档案资料。通过档案信息化建设利用计算机网络技术能够有效地把许多现代化的档案资源结合在一起，通过合理地归类能够使得阅读者极为方便查询最具现代化的档案信息，从而使得档案资源最大程度上发挥作用，服务社会以及大众。

4改进档案管理的建议与方法

4.1注重档案管理人员的服务意识与技术培养

优化档案管理的最终目的是为了能够把档案资料更方便、有效的提供给相关部门与相关人员参考。所以档案管理工作人员应当牢记档案信息化管理的最终目的，加强自身服务意识，坚持服务相关部门与人员使用档案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽视档案利用价值管理理念，在保证档案资料的安全有效的前提下最大程度上发挥出档案资料价值，使得档案资料能够更好的服务社会大众。档案管理工作人员需要在更正传统管理观念的同时加强自身专业素养，建设信息化档案需要相关工作人员具有足够的专业才能得以实现，信息化档案管理相关工作需要具有较高的专业素养的综合型人才，提高相关工作人员的专业素养加强对管理人员的技术培养，对档案信息化管理具有重大意义。

4.2提高档案信息管理水平

在先进科学技术的推动下，通过使用计算机相关软件能够加快信息化档案建设进程。通过相关计算机管理软件能够对信息化档案的管理工作起到积极作用。使得档案管理的核心内容朝档案信息化方向发展，另外应加大档案信息化所用设备的投入，搭建高效的档案信息化平台系统，从而为档案信息化管理活动的开展打下良好基础。建设电子档案是信息化档案建设的主要措施，电子档案虽不能够带来实际效益，但是能够在服务社会的同时发挥其潜在的经济效益。当越来越多的电子档案形成时，如何合理地管理这些电子档案成为了主要问题。通过合理地选择相关计算机管理软件，是电子档案得以有效利用的关键所在，但是也需要强化相关工作人员的专业素养，前后两者均对提高管理质量起到重要作用。

4.3加强档案信息管理

在进行档案信息化建设过程当中，应当提前制定好相关工作流程，在整个建设过程中都应保持认真严谨的态度。信息化档案建设应当结合当前社会需求进行规划，在构架档案管理网络平台时，应充分发挥网络平台所具有的扩展性、灵活性等特点，以结合社会需求，拓展开发相关功能，更新软件系统，保证档案信息化硬件设施和软件的有效配合，以此保证档案信息化的正常开展。信息化档案管理相关人员应从以往的实物档案管理向档案信息化管理模式转变。管理具有多样性、多渠道、实时性的档案信息化资料，另外应注重对专业人才的培养，同时逐步改革相关培训与考评，提高档案工作人员的专业素养与工作能力。另外充分结合计算机网络技术，通过相关管理软件提高档案管理效率。电脑的广泛使用以及网络管理技术发展给档案管理带来了巨大的便利。采用相关计算机网络技术所构建的网络平台，不仅能够使得档案资料更具真实性，还能够有效提高档案使用率，节约绝大多数人力资源。

5结语

通过建设信息化档案能在很大程度上提高档案管理水平，传统的方式通过纸张来进行档案相关资料的管理，已经满足不了当今社会的需求。因此，建设信息化档案已经成为优化档案管理质量的最佳方法，相关管理单位应从实际出发，结合社会需要，构建高效的档案信息化平台，实现档案信息化管理，全面提高档案管理水平。同时也要注重相关管理人员的专业素养，从而更好地推动档案信息化发展进程。

作者:兰志芳 单位:内蒙古乌兰察布市中心医院

参考文献:

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［2］赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考［J］.办公室业务,2014(23).

篇（10）

随着网络技术的发展，90%以上的文件产生方式均为电子化，电子档案的产生也变得更为普遍化。纸质文件和电子文件共存是同一份文件依托不同的载体而进行利用，纸质文件和电子文件是一对一存在的，想要实现纸质文件和电子文件可以通过以下2种方式来完成：（1）由计算机生成调子文件，然后通过打印形成纸质文件；（2）将纸质文件通过扫描手段之后再进行数字化处理，从而形成电子版本。1.1对电子档案认识不够充分，收集不够完整电子文件相对于纸质文件而言是一项新生的事物，人们对于电子文件的功能和作用没有得到充分的认识，尤其是先前比较熟悉传统纸质档案管理模式的管理者，没有及时准变好观念，继而将更多的精力和注意力放在纸质文件的管理上，对于电子文件的管理不够引起重视，最终造成文件资料收集不够完整情况出现。举例来说，各个档案形成部门从计算机形成电子文件，在归档时将电子文件打印成纸质文件之后移交给档案管理部门。但是，当档案部门归档之后，需要对纸质文件进行数字化处理，扫描之后将纸质文件转化为电子档案，此举不仅仅造成了人力物力财力等资源的浪费，还使得电子文件的使用被限制。1.2电子档案管理过程中存在一定风险电子档案是信息技术的产物，电子档案不断丰富了档案的表达结构和表达性能，而且也把安全性方面会出现的漏洞赋予在电子档案管理上面。电子档案在制作和传输中带来方便的同时，还带来了安全信息泄露的风险。

2.纸质档案、电子档案的基本特点

2.1纸质档案的基本特点（1）依附性。由于信息与遭踢之间的统一，构成了纸质档案原始记录性的特点，此种方式不仅仅体现在存储介质的原始真实性方面，而且还体现在原始依附性上面。在传统介质上，载体与信息之间是密不可分的，只有通过依附在纸张上的文字和形式等才能够了解承载到上面的信息；（2）耐久性。实践研究证明，纸张能够长期保存好档案文献。纸质具有很强的耐久性，在一定条件下发生水解反应时，不难发现纸质档案能够延长到上百年左右或者上千年的时间；（3）原始凭证性。从发展过程中来看，纸质档案是从当时使用的文件直接转化过来的，记录的历史情况和资料等比较客观，具有令人信服的凭证作用。2.2电子档案的基本特点（1）丰富性。电子档案信息存储具有丰富性特点，电子档案信息的存储介质主要是：①磁带；②光盘；③磁盘等。电子档案信息中的高密度性特点使得电子档案信息的存储量变得越来越丰富，相比起纸质媒体而言，存储的信息不仅仅能够简化各种信息档案管理环节，而且还能够保存大量的空间；（2）生动形象性。随着网路技术的发展，多媒体信息和电子档案互相融合之后，通过视频和数字代码等形式来存储信息的原来形态，不仅仅能够反映出信息的动态化，而且能够改变传统纸质档案的单一性；（3）准确性。由于电子计算机具有高效率的信息处理功能，通过记录代码或者数组等形式，对信息进行存储或者编辑处理，从计算机逐渐转换成可听或者可视信息，最终能够广泛提高档案信息开发工作中的各种处理能力；（4）共享性。网络和计算机技术的发展让档案的全方位建立成为可能，电子网络系统可以随时更换档案信息内容，继而得到最新的档案管理信息，与此同时摆脱空间和时间的制约，在不同的时间以及不同的地点进行共享成为可能，让人们能够从第一时间获得自己想要的文件资料信息。总而言之，电子档案有效缩短了查档案的管理实践，广泛提高工作效率，降低工作强度。

3.纸质档案和电子档案的主要缺点

纸质档案的主要缺点表现在：（1）同一实践和同一地点只允许一个人使用，而不能够将信息资源共享；（2）投入的人力比较多，工作量比较大且工作效率整体较为低下；（3）相同成果占用的空间比较大，给管理者带来很大不便，管理手段相对而言比较落后。电子档案的主要缺点表现在：（1）电子文件可以被修复，可以被复制，但是修复之后不会留下痕迹，也就意味着电子文件的原始性无法得到取证；（2）由于电子文件具有依赖性，所以导致电子档案不能够被之间进行观看和阅读等；（3）电子档案的共享性会造成档案信息的泄露，安全性也不够高；（4）电子档案对于环境的抗病毒和抗破坏要求比较高，电子档案中的存储介质寿命比不上纸质档案。