档案管理的成果汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案管理的成果范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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中图分类号：G271文献标识码： A

一、科技成果档案管理工作的意义：

在新兴科技飞速发展的特殊时期，科技档案工作者面临着新的形势，肩负着新的任务，科技档案工作也具有新的特点。目前，一个重要的新情况是企业管理部门对情报（新技术、新工艺、新材料）的需求聚增，为科学管理的调研，日益受到人们的重视，被看成是前进的向导、发展的阶梯、竞争的工具、突破的钥匙，随着经济改革的深入，企业部门迫于产品竞争，要依靠先进技术，着眼新产品开发，他们急于得到新技术、新工艺、新样本、专利等适合于本企业的科技资料。各级管理机构随着由简单的行政管理转向科学管理，越来越依靠技术资料提供科学依据。

科技成果档案资料也是科技档案工作的基本建设中的一个项目，在工厂企业中科研成果资料的收集是科技档案工作收集的主要对象，对发展生产具有一定的经济价值。

我国是个发展中的大国，在实现科技现代化的进程中迫切需要开发利用科研成果这个“第二资源”。

这是一门学问，它的影响将是很大的，它关系到我国社会主义物质文明和社会主义精神文明建设。

科技档案工作决不只是对档案资料进行保管的管理水平上，应在提高科技档案资料的目的上，积极地在进行收集先进的科技资料上下功夫。尤其是对科研成果的收集，管理就更具有一定的意义。从现代化科学技术发展的特点来看，由于科研组织、规模和队伍不断扩大，科研成果日益增多。因此各级档案管理部门，对科研成果必须加强收集和管理，科学技术彼此渗透，科研成果互相交叉，科研成果必须集中集中管理，才可以互相参照使用。此外，知识更新的速度加快，科研成果利用的周期缩短，要求我们自觉地加强对科研成果的宣传、交流，采取各种必要措施促进科研成果尽早的在生产上推广应用，变为直接生产力。

二、科研成果的分类

这个问题要从科研的体系说起，目前，多数科技人员认为：把科研体系分为基础研究、应用研究和开放研究三大环节较为恰当。

基础研究又分纯基础理论研究与应用基础理论研究，纯基础理论研究属于基础科学的范畴。它的任务是探索自然界各种物质运动的基本规律，揭示各种自然现象之间的关系，以便发现新原理，提出新方向。

应用基础理论研究属于技术科学的范畴。它的任务是针对生产中提出的科学技术问题进行理论探索，目的在于为解决实际问题提供理论依据。

应用研究也分两类：一类是应用技术研究，一类是产品试制研究。目的都是为了直接解决生产中的实际问题，在基础研究与开放研究之间起桥梁作用。以便把理论成果转化为技术与生产力。又将生产中提出的问题反馈给科学，从而推动科学理论的发展。

开发研究同样可以分为两类：一类是试生产研究。一类是推广应用研究，目的都是为使科研成果在实际生产中得到应用。

三、科研成果档案管理方法：

综上所述，各类科研虽然任务目的不同，要求也不一样，但是如同接力赛跑一样，哪一环节也不可缺少。作为科研成果，有它的共性，就是都必须有创造性、科学性和价值（包括学术价值、使用价值和经济价值）。这几类成果由于各有不同特点，管理方法也各有不同，可采用三种分类管理方法。

1、按成果所属的科学行业分类管理

主要用于成果的鉴定，奖励等项目管理与成果资料的检索。它的分类原则是由部门的专业管理范围或分类法确定的。其特点是符合实际与使用习惯，便于成果的管理与资料的查找。

2、按成果的科学技术水平与重要意义分类管理。主要划分为重要成果与大量的一般性成果二类。所谓重要成果是指成果的技术在国内有首创性，属于国内先进水平。在全国有推广应用价值，这类成果主要是由国家集中管理的，也是各部门、各地区管理的重点。至于大量的一般性成果，是指达到国内较先进水平或本地区先进水平，具有行业和地方特色，在本行业或本地区有推广应用价值的项目，这类成果档案应由各地方、各部门集中管理，详细成果档案可由成果完成单位集中管理。

3、按成果的应用推广意义分类管理。可分为理论性成果和应用性成果。理论性成果的表现形式主要为论文，主要由各专门学会对其进行评价和交流。应用性成果包括应用研究与开发研究两类成果。其特点是强调成果的经济价值或使用价值。这类成果在管理上还可以根据其是否已在生产上实际应用和推广的情况分为两类，一般地说，开发研究成果属于已在一定范围内应用和推广的；而应用研究成果通常只具备了应用和推广的条件，还要再做些研究工作，才能在生产上推广应用。对于前者，管理工作的重点是加强宣传和交流，使其在更大的范围内应用和推广。对于后者，重点则在于创造条件，使其进一步完善化，尽快地在生产上得到应用和推广。

篇（2）

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

【正文】工程档案资料是指工程项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的工程文件，主要由施工文件、竣工图和监理文件组成。工程档案资料管理是工程管理的一部分，工程档案资料管理的过程控制是非常重要的，在档案管理中起着重要的基础作用。

工程项目档案资料的概念和热点

工程项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建设单位在上述项目建设全过程中形成并收集整理的具有归档保存价值的文书档案和各种形式与载体的记录。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。

工程项目档案是一个有机载体，其特点主要有三：

（1）成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果，与总体的基建程序和专业内容衔接，构成项目完整的成套性整体；

（2）专业性。不论是生产性建设项目档案，还是国防性建设项目档案还是民用工程，它都是专业技术活动的真实记录，包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成使用的全过程；

（3）现实性。它具有较强的现实使用性，是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节，是竣工验收的依据，是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。

二、工程项目档案资料管理的过程控制的三部曲

1. 工程档案资料管理的事前控制

事前控制，是指工程档案资料的质量管理关口前移，建立工程档案资料质量控制机制。要从工程档案资料材料形成开始，把好档案档案资料来源即档案资料的质量关。把好档案资料材料的质量关，其关键是建立健全质量控制机制，从组织上保证工程档案管理工作的顺利进行。

加强工程档案资料的前期管理控制

（1）首先要做好工程项目编码的划分和编码系统编制，确定本合同工程项目中单位工程、分部工程、单元工程的划分。

（2）编制统一的工程质量验收及评定有关信息记录表格，工程信息记录表格格式一经确定，就不要轻易更改，以免给工作造成不必要的麻烦。

（3）编制工程项目档案资料归档范围、要求、以及档案资料的收集与整理办法。

建立档案管理机构和工作制度

（1）建立档案管理机构，即档案管理工作领导小组，制定档案管理工作制度，加强对工程档案业务工作的统一领导和管理。

（2）建立档案管理网络。明确专兼职档案管理人员，并将工程文件材料、档案资料质量管理纳入相关人员的岗位职责，明确工程档案管理工作程序和各部门在档案资料收集、整理、立卷、审核、归档、移交过程中的工作职责，并建立考核奖罚制度。

（3）建立岗前培训制度，将工程档案资料管理技能培训作为档案人员上岗前的必修课。

2．工程档案资料管理的事中控制

事中控制，是指对工程正在进行过程中的档案资料的形成进行同步检查，实施工程档案资料质量的全过程跟踪管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设过程中，依据前期制定的各项档案管理标准对相关单位的档案形成、积累、整理归档工作进行监督指导。

施工档案资料是施工过程的记录，是每一工序、单元工程、分部工程的实体质量合格的档案资料。事中控制就是要根据工程实际进度对工程项目资料进行同步检查和经常检查。

所谓同步检查就是要求档案资料检查与工程建设同步，尤其要抓住工程建设的几个重要环节和阶段，如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等等，检查工程原始资料是否真实、齐全、完整、准确、系统，质量是否规范，满足业主要求。

所谓经常检查就是工程档案资料质量检查要进行经常性检查。每周或每月检查一次，能够及时发现问题，进行及时纠正。

3．工程档案资料管理的事后控制

事后控制，是指在工程建设完工后，对工程竣工档案资料的整理、组卷、移交进行同步检查，实施工程档案资料质量的最终管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设结束后，依据前期制定的档案整理细则对承包商的工程档案整理、归档、移交工作进行监督指导。

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在我国的档案管理工作过程中，需要各方面的权利配合和帮助。在管理过程中需要每个环节的相关管理部门对于档案管理工作的重要性充分认识。在档案管理的日常工作过程重要不断的强化档案管理的工作力度，充分研究档案管理过程中出现的主要问题，面对问题要在各个方面给予大力支持。作为信息资源的重要载体，档案对于企业以及事业单位来讲都非常的重要，因此我国相关部门或者相关企业要对档案管理工作给予重视，将档案管理工作切实的落实好，这样对于信息资源的利用以及在开发有着非常深远的影响。但是在我国目前的档案管理工作过程中，由于我国档案管理工作的起步较晚，难免会存在很多不足之处。出现问题我们要及时给予分析和改正。我国现在的管理已经是系统管理，科学管理以及民主管理三位一体，这样就要求我国的档案管理工作更加的细致以及到位，档案管理工作的好坏直接影响着单位或者企业的发展以及运行，因此我国在档案管理工作过程中要充分重视。文章主要阐述档案管理工作过程中出现的主要问题，通过阐述来找出相应的处理办法，进一步完善我国的档案管理工作。

1 我国档案管理工作过程中出现的主要问题

关于我国档案管理工作过程中出现的问题，文章主要从三个角度来具体分析。第一个是在档案管理工作过程中对于档案没有足够程度的重视。第二个是在档案管理工作过程中相关的管理力量较为薄弱。第三个是在档案管理工作过程中存在档案室环境设施以及硬件不全的问题。下面进行详细的分析和阐述。

1.1 在档案管理工作过程中对于档案没有足够程度的重视

在我国档案管理工作过程中，有相当大的一部分管理工作人员以及相关领导没有充分的认识到档案管理工作的重要性，认识存在一定的误区。档案管理工作并不是抄抄写写或者单纯的进行档案的保管。很多单位没有认识到档案管理工作的重要性，同时也没有意识到档案管理工作能够直接的到来客观的经济效益，因此很多的单位要求档案管理不要丢失档案，不要将档案资料外泄，能够应付上级相关部门的检查即可。这样的态度主要的原因就是对于档案管理工作没有充分的认识，对工作重要性没有深刻的了解，忽视了档案管理工作对于企业管理以及发展的作用。

1.2 在档案管理工作过程中相关的管理力量较为薄弱

现阶段我国很多的档案管理工作人员并没有专业的档案管理知识储备，管理的方法过于落后。很多的工作人员对于档案管理工作的工作流程没有详细的了解和认识，档案管理工作的要求很多时候满足不了。管理工作的业务不熟练是一个问题，对于档案资料信息的有效收集力度不足也是一个问题。在很多的企事业单位中，并没有专门的档案管理工作人员，兼职人员占了大多数，这样就导致了工作人员的工作投入力度不足。很多的档案管理就是将档案信息放置到固定的位置，并没有对档案信息进行及时的整理和归类，这样就严重的影响了档案管理的工作水平提升。需要注意的是很多档案的信息正确与否工作人员并没有严格的落实和求证。

1.3 在档案管理工作过程中存在档案室环境设施以及硬件不全的问题

我国的档案管理工作需要一定的工作配置来辅助档案的管理工作顺利进行。但是我国很多企事业单位并没有很好的对档案管理工作的环境设施以及硬件设施进行落实。很多的单位并没有专门的档案室来进行档案信息的保管。同时即使单位专门设立的档案室，档案室的环境也没有达到相应的标准，由于档案管理工作的特殊性，六防设备一定的配置齐全，这样才能够有效的保障档案不发生霉变或者虫蛀。但是很多单位并没有严格的落实六防设备，这样就严重的影响了档案管理工作的美观度以及完整度。硬件设施以及办公环境的不具备，会直接影响档案管理工作的顺利进行。

2 改善我国档案管理工作过程中出现问题的相应对策

2.1 在档案管理的过程中要不断的提升相关工作人员的综合素质

在档案管理工作过程中，我们要有意识的强化管理工作的梯队建设，在管理人员的选择过程重要优先选择政治可靠，责任心较强，作风较正的人员来进行档案管理工作，在日常的工作过程中，要不断的进行相关的业务培训，强化档案管理工作人员的工作素质。同时还要对工作人员的生活以及工作给予关系，这样才能够让档案管理工作人员全身心的投入到档案管理工作中来，提升档案管理的工作效率。

2.2 在档案管理的过程中要不断的建立健全档案管理的规章制度

管理工作必须有一套管理规章制度，档案管理工作也是一样，要不断的建立健全相应的管理制度和规章。但是需要指出的是规章的建立要遵循四个原则。第一个是要保障规章制度的科学性以及合理性。第二个是保障规章制度的简明实用，有现实可操作性；第三个是要保障规章制度的双向约束性；第四个是要保障规章制度在领导层面以及工作人员层面有严格的落实和执行。

2.3 在档案管理的过程中要不断的完善并且改进档案的实际功能

档案管理工作的最终目的是要充分的发挥档案的实际功能，为企事业单位争取利益。在档案管理过程中要进行全面，动态以及客观的档案记录，对档案管理的实际功能重新定位，对于需要保留的优质功能要进一步的发挥；对于档案的功能要不断的进行延伸和丰富，让档案管理满足企事业单位不断发展的需求。

2.4 在档案管理的过程中要对档案工作的服务服务意识以及服务水平进行针对性提升

档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

2.5 在档案管理的过程中要不断提升信息化的管理水平

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时展要求，要从观念上采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。

参考文献

[1]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008（24）.

[2]李春雨，王伟杰.浅议如何做好档案管理工作[J].中外企业家，2009（22）.

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档案展览作为传统的档案利用服务方式，以其独特的优势——易于操作，受众面广，方式新颖，社会效应好——赢得了档案部门的青睐。特别是在全国各档案馆争建“五位一体”档案馆——融档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的档案馆——的今天，档案展览已成为各档案馆提供利用服务的主流方式之一。然而，在档案展览过程中，由于保护意思淡薄、管理不当、条件设备落后等原因而造成的档案损坏、丢失、寿命缩短等情况仍然大量存在。档案作为原始的信息记录和珍贵的历史记忆，是国家和社会的宝贵财富，档案部门作为档案的管理机构，理应做好档案的保护工作，捍卫国家的利益。

档案展览是一项长期而系统的工作，包含着若干个环节，而且各环节相互影响、相互制约，具有密切的联系。以往我们在展览过程中考虑档案的保护问题，往往只注重了其中的几个环节，如档案运输、展览中的保护，或其中几项重要的工作，如防光、防潮、防盗、防有害气体等，而缺乏通盘考虑，将保护工作看成一个系统性的活动，将之贯穿于展览过程的始终。所以，笔者提出在档案的展览过程中要融入全程管理的思想，实行全程保护。要从展览工作的全局考虑，将展览工作看成一个动态性的过程，注重过程中的各个环节及其各环节间的衔结，系统而全面地把握整个展览过程，建立一个完善的保护体系，即展览前做到统筹规划、防范未然;展览时做到实时保护、全程监控;展览后做到检测修复、及时补救。

一、展览前——统筹规划、防范未然

从全程保护的角度出发，首先，在展览前，要统筹规划，做到防范于未然。从以往的情况来看，人们往往只注重展览过程中的保护措施，而在展览前却缺乏保护意识和统筹规划。其实，保护工作在档案展览的前期就要意识到，并有序地展开，这样才能做到防范于未然。总体来讲，展览前主要有如下几点值得考虑:

第一，有必要在展览的前期规划中设立一个单独的档案保护模块，将展览过程中可能会出现的、导致档案损坏的因素罗列出来，并通过合理分析和借鉴前人经验，拟出合理的解决方案，以备不时之需。这样的档案保护模块应包括展品的选用，展品的进、出馆管理，展品的安全检测以及展区的布置等各方面的规划，以为档案展览提供全方位的保护。它对于整个展览过程中的保护工作而言具有极其重要的指导意义，是以后档案保护工作开展的依据。

第二，档案馆要对档案展品自身状况做好检验，要对展出品的现状有一个清晰而全面的认识，对那些易损、脆弱的档案实施重点防护，提前拟好保护方案，要确保展品在展出前就处于良好的状态，无损坏、遗失，并及时做好登记，以备查考。同时，要提前对展区的环境进行考察，了解展区的环境情况，并根据展品的具体情况提前对展区进行调整、布置，必要的时候对其进行改装，以满足保护档案展品的需要。

第三，档案馆要对展出档案进行价值评估，并根据评估结果对不同的档案进行分级保护。将那些珍贵、稀有的孤本档案作为重点，采取最高级的保护，尽可能地使用复制品或是仿真品而不使用原件。如不能使用复制品，在展出过程中就要对其进行重点保护，并单独拟好防护方案，在有条件的情况下，可采取一些特殊方式对其进行保护，如对珍品档案进行投保，借助商业手段对珍品档案进行保护，这种方式，不仅能够集合社会上广泛的资源，而且能够引进商业合作，促进档案和社会的更多接触，扩大档案的影响力。①同时，对于那些次重要的档案展品，可以采取较低等级的保护措施。采取这种评估再分级的保护模式，不仅可以利用档案馆有限的资源更大程度地保护展品，而且可以在分级的过程中对档案展品进行再认识，为其他的展览工作——如展馆的布置、展品主题的选定等做好铺垫，使整个展览做到有重点、有层次，突显专业特色。

第四，要对相关展览作好制度上的规范，在制度上保障档案展品的安全。所谓制度的规范，是指对档案在展览过程中的各种保护条款进行明确化、制度化，以规范展览过程中的保护工作。这些保护条款包括档案展品的直接负责制、档案损毁的处罚制度、展览馆的安全细则、参观者的行为规范制度等。此外，除了这些对档案本身或是档案馆实体进行保护的制度规范外，还需要对档案展品内容进行保护，以真正做到制度保障。这些制度包括展区拍照许可相关规定、展品内容利用细则等，其中最重要的是关于档案内容知识产权所属问题的相关制度规定，要注意对档案展品内容进行保护，以杜绝他人在未经许可的情况下擅自剽窃档案内容从事谋利甚至不法行为。

二、展览时——实时保护、全程监控

档案展览最关键也是最重要的环节在于展览之时，这个阶段是外界与档案展品接触最广泛，也可能是事态变化最急速，造成损失最大的时候，所以，此阶段档案展品的保护工作一直受到人们的关注，引起了人们的重视。同样，从全程保护的角度来看，此时的保护工作也是至关重要的。笔者认为，应该做到实时保护、全程监控，以达到档案保护的目的。所谓实时保护、全程监控，就是指在展览的过程中要注重展品的动态变化，密切关注其在展览过程中的状况，并根据其自身状况对其进行无间断保护，以控制其健康状况，达到保护的最终目的。具体来说，在展览之时，应重点注意以下几方面的保护工作:

第一，要特别注意做好展览过程中的防光工作。从传统的档案保护技术学的角度来看，光照是对档案造成损坏最大的因素之一，而在档案展览过程中，由于展览的需要，往往需要一些特殊的照明支持，才能达到展览的效果，所以，光照几乎不可避免。这就形成了一大矛盾。因此我们应采取一些相应的措施来弱化光照对档案展品的破坏。首先，在光源的选择上，我们可以对展区的照明设备做特殊处理，尽量采用那些不含或少含紫外线的、对档案损坏较小的光源，或是在灯具上涂上特殊的防护性材料，以减少光照损坏的影响;其次，在光照强度的控制上，我们可以采用一些相应的措施，对其进行弱化，如采用感应灯具，当有游客参观时就亮灯，其余时间闭灯，这样会减少光照强度，减轻光照对档案的破坏。最后是光的照射角度，相对而言，直射光比折射或反射光对档案有更大的杀伤力，所以，在照明设备的布局上要多加考虑，尽量避免光照直射展品，以减弱光照的破坏。

第二，要注意在展览过程中的温、湿度变化，做好温、湿度的调节工作。众所周知，温、湿度对于档案载体的健康寿命有着重大的影响，不适宜的温、湿度环境不仅能够单独作用于档案本身，引起档案载体的损坏，而且还可能与其他因素相结合，加速档案载体的老化、损坏。但是展区的温、湿度变化受到展区所处地理位置、展区的物理构造、展览所处的季节、观展者的人数等各方面因素的影响。所以，相比于其他因素而言，温、湿度是变化最快、调节难度系数最大、可控性最差的因素之一。因此，做好温、湿度的调度工作显得尤为重要，特别是要做到实时保护。所以，要对展区的温、湿度状况进行实时监控，将之控制在适宜的范围之内，一旦出现异常状况，要及时采取措施进行调节。

第三，要做好展览过程中对有害气体的防治工作。一般来说，有害气体主要是指空气中的微生物、粉尘以及含量较多的二氧化硫、硫化氢、臭氧、氮氧化物等， 它们都是严重威胁档案安全的不利因素。特别是一些酸性气体，它们能够导致纸制档案的酸度增大，从而加速其损坏。②因此，做好有害气体的防治工作至关重要。从这一点出发，首先，在展区选址时，我们就要考虑到，尽量选择那些远离高污染的地区，避免空气中的有害气体对档案本身造成损坏。其次，在展览的过程中，我们应该注意做好展柜的密闭工作，以防止有害气体的侵入。同时，我们也要做好对展区环境的监测，特别是对展区空气质量的监测，当展区空气质量不达标时，应该及时采取措施，如开启展区空调设备、添加空气清新剂等，做好展区的空气流通工作，以保证展区空气质量。

最后，要加强展览过程中的安保工作。展览是面向公众开放的，面临的人群混乱而复杂。由于个人素质的差异，可能会出现参观者有意或无意中对展品档案的损害，甚至是窃取。因此，要加强展览过程中的安保工作。而在安保工作中，首先要注重制度保障，要有明确成文的规章制度加以规定;其次，要在展区设置足够的安保人员和安保设备;最后要做好定期检查工作，时刻关注展品的状况，确保展品的安全。③

三、展览后——检测修复、及时补救

展览的结束并不意味着保护工作的结束，相反，由于其容易被档案管理人员忽视，这时的保护工作就显得更为重要。一般而言，经过一次展览之后，展品由于从库房的适宜环境转移到一个相对不适宜的环境，或多或少都会受到一些不同程度上的损坏，而这种损伤有些是显而易见的，而有些却是隐性的，是不容易被注意到的。因此，用全程保护的思想来看，这时候的档案保护工作的重点在于对展品档案进行全面检测，并对有所损坏的档案采取及时的修复，以及时抢救档案财富。

首先，对于展览结束后的展品，应对其进行全面检测，并对照展览前所作的检测登记中的各项指标，找出损伤较为严重的档案，并随之做好展览后的检测登记。

其次，应对损伤的档案进行修复，尽可能地使其恢复到展出前的状态，并撰写修复档案以记录损伤档案的修复情况。对于那些实在不能修复的档案或是丢失的档案，要做好登记，并根据之前制定的责任制度追究个人及单位的责任，并作出相应处罚。

最后，要对此次展览的保护工作进行总结，找出工作中的经验与教训，为以后的展览提供借鉴。

展览后的检测修复是保护工作的最后一环，但也是下一次展览保护工作的起点，起到承前启后的作用。我们应该把展览工作看成一个系统性的工作，而不是孤立地看作单一的一次性活动。因此，展览后的检测工作，不是档案保护工作的终结，而是新一轮保护工作的开始。将全程保护的思想运用于展览中，最重要的一点是不仅要注重展览中各环节及其环节间的衔结，而且还要注重各展览之间的联系，将整个展览活动看成一个动态的、联系的、相互影响的过程，然后融入系统论的思想，全盘考虑，综合布署，切实做好展览过程中的安保工作。

随着档案展览过程中的保护工作日益受到业界的关注，业界人士也开始着手解决这一问题。但是研究大多集中在档案保护技术方面，而没有从理念上做出相应的研究。笔者用文件与档案管理中的全程管理思想来思考档案保护问题，也是一种新的尝试。展览过程中的档案全程保护思想，旨在用全程保护的理念去指导展览过程中的保护工作，以系统、动态、全面的观点去看待展览中的档案保护，以建立相对完整的保护体系，以求达到标本兼治，切实保护档案的目的。

注 释:

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档案是党和国家的宝贵财富, 也是信息资源的重要组成部分。开发档案信息资源是档案工作为现代化建设服务的重要途径, 是档案工作自我完善的重要内容。随着科学技术的进步和社会经济的发展, 以计算机技术为核心的现代化信息处理技术正在逐渐深入到城建档案管理之中。怎样有效开发档案信息资源、以怎样的方式实现工作管理的创新,运用现代化的管理技术最大限度地服务于社会等,已经成为各级城建档案管理部门面临的问题。

一、城建档案管理面临的新形势

（一）世界经济一体化下与国际惯例接轨的要求

世界经济一体化的形势在不断地变化，对城建档案管理工作来说，至少提出了两点新要求，一是要求档案管理工作要更加规范，要尽可能缩短与世界发达国家档案管理水平之间的距离，满足与国际惯例接轨的要求。二是要求档案管理要发挥为社会经济发展提供支撑和依据作用，随时为城市规划与建设、招商引资等提供“全、新、准”的信息。

（二）我国加快现代化与城市化进程的形势

对于城镇特别是大城市来说，加快现代化与城市化进程的一个重要变化，就是城市快速、不断地向横向拓展和纵深发展。老城由于空间有限，更新改造往往采用立体化方式向空中和地下纵深发展，为更好地解决老城问题，很多城市特别是大城市还将向新区拓展。城建档案管理面临的将是信息量加大和信息更新速度加快带来的工作量的加大，这对管理手段和管理效益提出了新要求。

（三）我国加快法制建设和公民法律意识加强的形势

随着我国市场经济体系的逐步完善，体制和制度改革力度的加大，我国加快了立法的速度，公民的法制意识也进一步加强。

二、城建档案管理的特点

（一）复杂性

城市作为功能多元的综合体特征，决定了城市档案管理的复杂性。城建档案涉及城市规划、城市建设管理、城市环境保护、抗震防灾、城市规划管理政策法规等数十个方面或专业，包含城市空中、地面、地下的各种建筑物、构筑物、管线、设施等各种类型，以及文字、图表、声像、电子数据等不同形式的记录，其复杂性可想而知。

（二）动态性

城市无论是兴旺还是衰落，都在时刻经历着不断变化的过程，而作为真实记录城市发展变化过程的城市建设档案，其保管的城建信息具有动态性的特征。动态性就是要求档案管理能够及时提供真实反映城市建设管理现状的最新信息。

（三）准确性

大到与城市相关的系统性基础设施的改扩建、尤其是地下系统的建设，中到某一个建设工程的改扩建，小到一套房子的法律纠纷，城建档案作为历史性记录，都将成为重要的建设和法律依据，如果不能保证其准确性和可靠性，将会给国家、企业、个人造成重大经济损失，甚至引起灾害性事故。

三、城建档案管理问题的具体对策分析

（一）以创新的工作管理模式逐步实现现代化管理

创新是一个民族进步的灵魂, 是一个国家兴旺发达的不竭动力,也是一个政党永葆生机的源泉。当前，我国经济迅猛发展，改革开放深入进行，城市化步伐加快， 城市建设日新月异，这些对新时期城建档案工作提出了新的要求，传统的档案观念和老的做法已经难以适应新的形势。所以，如何创新性地开展城建档案工作，逐步实现工作的现代化是城建档案工作者着重思考的问题。城建档案管理现代化其实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案数字化收集、存储、转送等转变, 以信息化形式为社会提供服务。因此，只有创新工作管理模式才能逐步实现现代化管理。

第一，档案载体不断发展导致管理载体方式的创新。档案载体是档案信息存储的介质, 它与社会发展阶段相适应，具有鲜明的时代特征。档案的载体从古代的甲骨、金石、简牍、纸张逐渐发展到现在的以胶片、光盘、磁带等为代表的影像技术载体。尤其是随着计算机技术应用的不断深入，计算机系统所需的信息载体越来越成为现代档案的主要载体，电子文件、电子档案也会越来越多地出现在我们的工作和生活中。新型载体档案需要特定的保管条件、技术和利用手段，这些都是传统档案管理方式所不能胜任的。另外，岁月的流失使得古老档案逐渐自然老化，也需要采用先进的技术手段进行抢救。档案载体的现代化必然导致档案管理现代化。

第二，现代化城市建设发展是实现创新管理的主体。城建档案是城市规划、建设和管理工作的真实记录，是城市建设发展的重要依据和城市管理科学化的窗口。与一般档案相比，城建档案有其独特性：真实性、广泛性、系统性和依据性。随着我国城建开发事业的蒸蒸日上，城建档案数量剧增，工作量不断增加，利用率越来越高，城建档案的管理难度也将日益增大。原始的手工管理模式已经不适应现代化城建档案管理的需求，城建档案管理工作正在逐步从原始的手工管理向采用现代化技术手段过渡，由实体化管理向信息化管理发展。

（二）以创新的服务理念逐步实现管理现代化

为经济建设服务、为城市建设服务是城建档案工作的根本目的。城建档案工作必须紧紧围绕这个中心。必须关注社会变化、跟踪经济全球化的趋势，紧随城市化的潮流，适应经济建设、城市建设和社会各项事业的潜在需求，注重服务观念、方式、手段的不断创新, 实现传统型服务向新型服务的转变，实现城建档案事业的可持续发展。

（三）在创新工作中随时发现和关注现代化建设中出现的问题信息化发展参差不齐

目前，我国各地城建档案信息化水平发展参差不齐，经济发达地区和大城市档案管理部门信息化水平相对较高，在管理模式、手段和方法上大多比较规范，而中小城市由于经济发展水平和业务发展水平的不同，有些信息化程度比较高，管理比较规范，有些就远远不够。因此制定全国统一的、科学的档案管理规范和技术规则，即档案管理模式，是档案电子化和网络化的需要，也是我国城建档案管理事业发展的需要。档案管理模式的规范化，便于以计算机为核心的信息技术在城建档案管理中的应用，没有规范化的模式就没有档案管理的现代化。只有实现档案管理现代化，提高档案管理的质量和效率, 才能更好地为城市建设和经济发展服务。

不断加强档案人员队伍建设。实现城建档案管理现代化离不开高素质、多元化的复合型档案管理人才。城建档案的内涵十分广泛，涉及城市规划、城市勘测、城市建设、土地管理、建筑管理等多个专业部门的档案，具有涉及面广、环节众多、内容复杂、综合性和整理性强的特点。因此，城建档案管理人员不但要有一定的城建档案专业知识，同时又要熟练掌握计算机系统管理、计算机数据库、硬件管理、程序管理和信息系统管理技术等现代化管理技术手段，以适应信息化建设时代的发展要求，最大程度地发挥好城建档案作用。新型载体档案的安全性问题。电子文件、电子档案给人类的工作、生活和学习带来方便、快捷的同时，也带来了一定的麻烦和不安全因素。它与传统的纸质文件相比，有着本质的不同：如电子文件的数字化信息形态、信息与载体的可分离性、读写信息的系统依赖性、信息的易修改、易丢失和共享性等特点，存在严重不安全性。因此，档案管理系统必须采取一定的安全防范措施，提高信息系统的安全性，保护系统硬件和软件免受自然灾害和人为的破坏，确保档案信息的安全。

参考文献

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创新管理方法。注重可操作性。落实项目档案管理体系全过程管理

在固定资产投资项目档案管理工作中，仅靠制度和计划是远远不够的，再完美的制度和周密的计划也必须能够执行下去才能体现其完美和周密，才能发挥他们的作用。必须通过具有实际操作性的方法和手段，才能将制度和计划真正落到实处。经过不断的摸索和尝试，总结经验教训，工厂创新了多种管理方法和措施，初步实现了项目的全过程管理控制，将项目档案管理体系真正落到实处。具体管理流程见图。

方法一：工厂在进行新项目报告申报、编写等工作时，档案部门要协助进行相关报告的准备工作，借此档案部门在项目立项之初就能及时掌握项目整体情况，做到提前介入。

方法二：在固定资产投资项目(含项目可研、初设，安全、环保、职业病、消防等“三同时”办理，设备购置，土建工程，信息化工程，设备及房屋大修等技改及自筹项目)进行招标方案评审必须通知档案部门人员参加；如不开会，采取招标文件(方案)评审表会签形式，则必须送交档案部门会签，否则该文件(方案)项目主管部门不予通过。档案部门在进行招标文件评审或会签时，从项目档案管理角度对招标方案提出意见和建议，确保招投标文件符合归档要求。

方法三：在进行固定资产投资项目工程及设备仪器开标日寸，档案部门人员必须到现场参与，在知悉开标过程和结果的同时'及时收集、整理、登记相关招投标文俄

方法四：在固定资产投资项目(含项目可研、初设，安全、环保、职业病、消防等“三同时”办理，设备购置，土建工程，信息化工程，设备及房屋大修等)合同审查会签过程中，必须送交档案部门审查会签，否则财务部门不予支付首款。通过参与合同审查，档案部门的文件归档要求在合同条款中得到了合理的体现，使文件资料的归档具有了法律效力，为后续文件资料的收集归档工作打下了良好的基础。如在与施工方、设备供应商、监理方签订的合同条款中明确要求文件资料移交归档完毕后才能支付尾款(该项费用比例一般占总款的10％～20％)。

方法五：在进行工程技术交底时，档案部门参与并将文件归档要求和归档范围对施工方进行交底，使施工方能够从一开始就对工厂的文件归档要求有一个详细的了解和掌握，确保施工文件资料归档的完整、准确、系统、有效。

方法六：项目工程中施工方向工厂提供的施工图统一交档案部门，档案部门对施工图进行建账、登记和更换，并通知相关部门进行签字领用，避免了因管理不统一而造成的各部门使用施工图不一致，进而影响施工工程决策的问题。

方法七：项目工程的基础、主体及竣工验收，档案部门均参与其中，―方面及时掌握工程进度，另―方面对施工方文件资料的收集、整理工作及时进行指导、检查。

方法八：工厂要求工程监理方除履行正常的工程监理外，还必须对施工方的文件资料进行监督检查，工程完工后，除了监理总结报告外，还需撰写工程文件资料评估报告，促使施工过程中监理方担负起对施工方文件资料的监督、检查工作，在提高施工方文件资料质量的同时减少档案部门工作量。

方法九：设备仪器到厂开箱验收时，档案部门必须到场参与，清理并记录随机文件数量和种类，做到心中有数。

方法十：在进行包括基建工程和设备仪器在内的所有固定资产投资项目尾款支付时，移交归档的文件资料必须经档案部门检查认可合格并签字后，工厂财务部门才能支付尾款，这一管理措施的执行，将档案部门追档案转变为施工方及设备仪器供应商主动归档的良好局面。

通过以上在项目档案管理工作中逐步摸索、积累、总结出来的、行之有效的方法和措施，工厂项目档案管理制度和计划在项目实施过程中得到了有效落实，实现了从项目立项到结束的项副当案全过程管理控制，将项目档案管理体系真正落到实处。

加强工作协调，充分重视沟通，为

项目档案管理体系提供有效补充

制度、计划和方法都是相对固定的，而实际工作中面对的情况千变万化，制度、计划和方法不可能做到包治百病，解决实际工作中的一切问题，且制度、计划和方法在某些情况下显得过于刚性，不利于工作的长期开展。针对实际问题，及时沟通、耐心协调是制度、计划和方法的必不可少的重要补充和。

对规章制度中未明确、未涉及的内容辅以各种协调纪要、会议纪要加以明确规定，作为规章制度和工作计划的有效补充。为保证文件资料的及时归档，及时解决文件归档过程中的各种具体问题，档案部门采取开会集中协调，面对面交流，电话沟通等多种方式与各相关部门进行及时的沟通协调，齐心协力，共同努力，确保文件资料归档的完整、准确、及H寸、有效。

为保证文件资料的及时归档，档案部门定期与规划部门进行沟通，确保文件资料归档计划的及时准确列入工厂固定资产投资项目执行计划和落实考核；档案人员经常到相关业务部门协调、指导工作；档案部门、基建管理部门、设备采购部门和宣传部相关人员全程参加项目竣工验收和设备仪器开箱，确保了材料的完整性；档案部门与环境安全管理部门、保卫部门共同努力，开展项目“三同时”文件办理；档案部门与财务审计，监察等部门共同参与，认真进行项目财务决算和审计。

沟通、协调作为制度、计划和方法的有效补充和强力，进一步充实、完善了固定资产投资项目档案管理体系。

以员工为根本，培训自学相结合，提升项目档案管理体系执行人员能力和素养

人是固定资产投资项目档案管理体系的执行主体，再好的制度、计划、方法和协调沟通工作也必须要人来执行，执行人的工作能力和水平直接制约着固定资产投资项目档案管理体系的执行效果。因此，员工职业能力和素养的提升就十分重要，为此，工厂采取派出去、请进来和组织自学相结合的方法，努力提升员工能力和素养。

一方面，工厂积极派员参加固定资产投资项目档案及固定资产投资项目相关内容的业务培训，提升专业知识；同时定期引导、组织员工学习基建工程、设备仪器、安全、环保、职业病等国家地方政府相关法律法规，不放松相关专业知识的掌握。

另一方面，积极联系、组织员工到固定资产投资项目档案工作水平较高的其他企事业单位进行实地考察，与他们进行面对面的讨论和交流，学习他们的先进工作方法和经验；此外还直接邀请固定资产投资项目档案工作方面的专家对员工进行有针对性的专门讲座。

执行人员的能力和水平的不断提升，从根本上确保了固定资产投资项目档案管理体系的良性运转。

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部队的基础在士兵，士兵的基础在新兵。为此，做好预定新兵的档案管理工作，既关系士兵切身利益，也是在军队新时期建设过程中坚持以人为本的实际举措，具有很强的现实意义。

2 新兵档案管理的重要意义

士兵档案是新兵入伍后个人经历的记录，是部队对新兵考察和培养的一种重要的参考依据，更是士兵在服役结束后安置的凭证。而要对士兵档案进行有效的管理，首先要做好新兵档案的管理工作。新兵档案是士兵档案的基础，主要包括入伍材料及新训材料等内容。对新兵档案的有效管理是十分重要，其意义主要体现在以下几点：

（1）新兵档案管理工作是士兵权益的保障。新兵档案管理工作如果不到位将会影响士兵在部队的发展、晋升以及退伍后的安置等问题，为士兵带来巨大的精神损失和经济损失。例如，士兵档案中的名字与真实名字不符，政审表中的年龄和学历有涂改等等，这些都会反映出新兵档案管理工作存在问题，如果士兵要参加全军统考，则会因此而被取消考试资格，这为士兵带来巨大的损失。如果在新兵入伍时，对新兵档案管理过程中重视档案的审核，那么将会避免此类问题的发生。

（2）新兵档案管理为部队管理工作提供支持。在对部队的管理过程中，新兵档案也起到一定的支持作用。例如，在对士兵的提干过程中，部队会审阅士兵在入伍后的表现，作为提拔士兵的依据。如果档案管理工作不到位，会为部队的管理带来许多负面影响。

3 新兵档案管理存在的问题

目前，各级征兵主管部门对预定新兵的档案管理工作都非常重视，管理工作比起以往有了较大的改善和提高，但是仍然存在一些问题，总结来看，主要有以下几点：思想重视程度不高、入伍前材料填写不规范、审核材料不细致及方案保管不正规。

3.1 思想重视程度不高

预定新兵的档案材料主要由县区征兵办公室负责整理归档，主要来自于三个部门：一是医院，二是派出所，三是学校。由于部分档案管理干部的事业心和责任感不强，对新兵档案的认识程度不高，认为档案材料作用不大，只要在退役之后能够找到一份好工作即可，因此在填写材料时不够认真、规范。同时由于标准不统一，档案材料在收集过程中容易经常出现填写不规范、信息不全面等现象，对新兵档案管理工作造成非常大的阻碍。相关单位之间的沟通不到位，对档案材料的思想重视程度不高，出现问题各单位之间互相推诿，为后期的档案管理工作以及士兵退伍后的退伍安置埋下隐患。

3.2 入伍前材料填写不规范

新兵在入伍前需要准备的档案材料有以下内容：《应征公民体格检查表》、《应征公民政治考核表》、《应征公民入伍批准书》、党团材料以及学生档案等。由于新兵入伍时间比较紧张，且需要准备的材料比较多，这样便导致入伍前的新兵需要在各个部门之间奔波。在材料准备过程中，由于涉及到的部门比较多，一些部门如果不按照国家规定的程序进行，会导致士兵在入伍档案中的个人信息与士兵的实际情况不相符的现象，或者出现各材料之间相关信息不一致的?F象。入伍前材料填写不规范会为后续新兵档案管理工作带来许多麻烦和挑战，也会为部队的管理工作和士兵自身带来不便。

3.3 审核材料不细致

新兵入伍材料上交之后，部队接兵干部需要对每一个新兵的档案材料进行认真细致的审核。由于材料比较多，接兵干部在资料审核过程中一旦发生懈怠，没有按照要求对新兵档案材料进行认真的审核，很容易出现材料所填写的内容，例如：姓名、出生日期、入党入团时间发生错误或涂改问题以及档案缺件问题。因此，要求档案材料审核人员对待工作要认真负责，把好材料审核关。

3.4 档案整理不规范

档案管理人员应当对新兵档案材料的真实性进行鉴定，使新兵档案能够真实地反映出士兵的真实情况。新兵档案材料不能什么资料都存，要将那些有保存价值的真实资料进行保存。现在由于档案管理人员对新兵档案缺乏鉴定意识，造成新兵档案出现真、假资料同时存在的现象。对新兵档案进行鉴定之后，需要对档案进行整理。有的部门没有严格遵循《士兵档案管理规定》去做，导致新兵档案的收集、书写 、编目等工作不规范。

3.5 档案保管不正规

在新兵训练期间，一些单位为了更加方便地使用新兵档案，将新兵档案留在训练中队中，而没有将新兵档案上交到部队档案管理部门进行新兵档案的统一管理。这种新兵档案管理方法很容易造成新兵档案材料的遗失，或者出现档案随意查阅、私自装入档案材料等问题。档案的保管应由上级单位进行统一保管，防止出现新兵档案材料的遗失或者篡改等问题，为新兵档案管理工作带来不便。

4 加强新兵档案管理对策

加强新兵档案管理工作需要各方的共同努力。针对目前新兵档案管理中所存在的一些问题，从以下几个角度提出相应的改善建议及对策。

一是把好培训选拔关。将富有工作责任心并且具有一定经验的人员安排到征兵办公室，并加强对工作人员的培训工作。各地征兵办公室工作人员组织学习与军队档案管理、兵役等相关的法律法规，提高对档案管理工作的认识，增强自身的责任高和使命感。并通过对档案管理的培训学习，提高业务水平和业务能力，确保新兵档案管理的工作质量。

二是严格建档程序。要想提高档案管理工作的质量，必须从源头上把好关，严格建档程序。（1）在征兵工作之初，保证对每一个士兵都进行登记建档，使每一个应征对象都在管理范围之中。（2）对体检应征对象重点建档，全程跟踪，保证档案的连续性和完整性。（3）对于体检和政审都合格的人员，及时收集好他们的资料，并且整理注册之后录入数据库。（4）对档案材料的真实性进行严格审核，确保档案材料全部真实有效。

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信息技术融入到社会企业档案管理系统中，是显示时展与进步的一个重要指标。但是互联网本身作为一个网络用户交流体验平台，是开放式的交流系统，本身的安全防护系统很薄弱，对现有的互联网威胁很难起到根除的作用，所以需要社会企业档案管理方面进行网络防护与监督。互联网的网络协议在设计时的目的只是为了进行更方便的用户体验，而对互联网本身的安全方面考虑不全面。随着网络技术的快速发展，网络协议的漏洞也随之显现出来，互联网的用户急剧增加，导致对互联网用户本身的身份难以确定，逐渐暴露的漏洞使得一些黑客与不法分子对网络信息进行窃取与攻击，导致互联网的信息丢失，严重的还造成了经济损失。

1.2社会企业本身的档案管理系统存在不健全的问题

在我国社会企业的档案管理体系中，档案管理人员不重视档案管理工作，认为档案管理工作只是抄写信息的简单工作，导致社会企业档案的安全制度混乱，社会企业对于档案管理人员的防护意识也没有进行十足的培训，管理人员对档案安全意识的淡薄造成了在社会企业在档案管理上出现了问题，进而引发一系列严重的问题。在我国社会企业中档案管理出现制度方面的问题主要有两点，一是档案安全管理体系不健全，就算安全防护技术过硬，如果企业缺乏对档案的防护制度，那样的档案管理依然是有问题的。二是对社会企业下属档案员工缺少安全意识的教育，每家社会企业的档案库都是珍贵的资料，要注意在员工工作的过程中，定期进行员工的档案安全意识教育，保证社会企业的档案安全性。

2.探究加强档案管理及档案使用过程中的保护手段

2.1要强化社会企业网络档案库的安全防护技术与档案人员的防护意识

现如今我国的社会企业基本上统一使用网络档案存储系统，所以要求档案管理人员的技术水平过硬，对信息的防护意识过硬。强化安全意识一直以来都是安全建设数据库的重要手段与步骤，社会企业的档案数据库记录着社会企业的经济及人员记录，以及各种各样的档案卷宗，强大有力的网络安全防护技术是保护网络社会企业档案库的重要手段，但是也需要档案管理人员具有敏锐的安全意识来配合使用，所以社会企业应该对下属的档案管理人员进行定期的安全意识培训工作，提高社会企业管理人员的安全意识，最大程度的保护社会企业的档案系统健全。

2.2完善社会企业的档案库系统与档案库保护系统

社会企业利用信息技术进行档案管理，是档案管理工作的一大进步，大大减轻了档案管理员的工作量，数据库一旦成型，对社会企业来说是永久性的好处，所以保护数据库信息的实时更新是很重要的，需要逐步完善档案数据库的档案，并对其进行防护与加密，并利用网络安全防护技术来进行档案库的安全防护。反毒防火墙技术，这是在网络安全最常用的防护系统，社会企业要定时定期对档案库系统内部进行病毒扫描与查杀，安全管理人员对可能出现病毒的软件进行清理与删除，避免病毒对社会企业档案库系统内部的信息造成破坏，保证社会企业的数据库长久安全。还有防火墙系统，这是真正将社会企业数据库系统与外部互联网分割的网关，是防范黑客攻击的重要手段，能够时刻监控越过防火墙的不法用户，可以说反毒与防火墙技术是保护社会企业档案核心系统的重要技术，安全管理人员要时刻注意其正常运转情况，保证社会企业档案库系统的完好。

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（一）电子文件：电子文件又可以被称之为数字文件，具体指的是由电子计算机计算和生成的一种电子信息，其主要用二进制的数位进行记录和保存。电子文件与安全管理相关的特性主要具有以下几点，首先，电子文件信息与保存的载体具有相分离性，这是影响电子文件安全管理的最基本的特性;其次，电子文件的信息是数据化的显示形式;最后，电子文件对于电子设备有着严重的依赖性，离开了相应的设备，这些电子信息就会变得无法使用。

（二）电子档案：电子档案的定义方式有很多，但是业界对于其统一的认识基本达成一致，指的是那些保存在电子计算机内的用作档案保管的电子文件的统称。

二、影响电子档案安全性的相关因素

（一）自然因素。各种自然的不可抗因素是影响电子档案安全性主要自然因素。例如水灾、地震、台风等这些自然因素能够直接的影响电子档案的安全。而风、雪、雷雨等自然因素会影响电子档案的湿度温度的变化等，使得电子档案的光盘或者是其他载体变质或者是消磁，进而使得电子档案的安全性受到严重的影响甚至是遭到破坏。

（二）环境因素。电子档案的安全管理离不开环境因素的稳定，这里所指的环境具体包括硬件的环境和软件的环境。硬件的环境指的是保存电子档案的载体、相应的网络共享联系等，而软件环境则包括一个国家的政治、经济、文化等方面的环境。只有当二者的环境达到稳定状态，才能有效的保证电子档案的安全性。

（三）人为因素。电子档案安全管理的人为因素主要包括人为的蓄意破坏、人为的管理疏忽和人为的不当操作。这三类人为因素都能够使得电子档案的安全性受到影响甚至是遭到破坏。

三、电子档案风险管理的必要性

（一）信息技术存在巨大的安全风险。现如今，电子计算机的广泛使用很大程度上改变了人们的生产生活方式。但是由于人们过分的依赖这些电子设备也使得人们的生活存在着很大的风险，这个对于电子档案的安全管理也不例外。计算机系统的软硬件系统的不断更新升级，也在一定程度上加大了电子档案安全管理的风险性。

（二）电子档案的特性使得其容易产生风险。电子档案与传统的档案相比具有很大的优势，但是电子档案其也存在着一些新型风险模式。例如，电子档案具有真实性受损或者是具有不可读取性的一些新型的风险，这种风险并不是传统风险的叠加，而是风险的扩大化。因此，这充分说明电子档案其实就是一把双刃剑，在给档案管理带来便利的同时，也给档案的安全管理带来了不少的风险性。

四、电子档案管理过程中的风险控制措施

（一）在电子档案管理过程中进行有效的风险规避，减少风险带来的损失。在进行电子档案管理的过程中，首先应该建立起一整套的风险规避制度来进行相应的风险防范。例如，管理人员可以制定一项要求所有的IT系统都必须使用密码的一个制度来进行风险的规避;其次，在进行电子档案管理的过程中，还应该对管理人员实施有效的培训和教育，让他们在以后的工作中有意识的进行风险的规避;再次，还应该加强对于技术的开发和应用。通过制定更新的技术规范来确保风险的减少;最后，要实施相应的安全控制防护，安全控制防护的有效使用，能够有效的将系统漏洞或者是黑客的攻击的可能性降到最低。

（二）在电子档案管理过程中进行有效的风险转移，减少风险带来的损失。在进行电子档案安全管理过程中，进行有效的风险转移也是一种极其有效的方式之一。风险转移就是档案安全管理过程中管理人员试图使用一切的手段将各种威胁转移到其他的方面或者其他的过程。这样的风险转移方式主要通过重新考虑提供服务、修改相应的装配模式、为重要的电子档案购买保险等，旨在通过这些方式有效的将风险进行转移，保证电子档案的安全，减少相应的风险。

（三）在电子档案管理过程中进行有效的风险缓解，减少风险带来的损失。在进行电子档案管理的过程中，风险可以采取规避或者转移的方式，对于那些既不能规避也不能转移的风险可以采取一定的风险缓解的方式。这种缓解方式主要是采取事前和事后措施。事前措施指的是在损失发生前采取一定的措施，减少损失的发生。事后措施指的是在损失发生后集中精力减轻紧急情况带来的损失，以此降低风险带来的各类损失。

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摘要：干部人事档案是记录干部成长的重要史料，确保干部档案信息客观、准确、齐整是干部档案工作人员整理档案工作的重点。而近年来，我们在整理干部档案的过程中过分追求档案的整齐、美观，过多地进行“裁”、“补”、“拆”、“托”、“折”，从而导致对档案的破坏性巨大。如何才能既保持档案的美观大方，又不伤害档案材料的原始性，是值得我们思考的重点问题。

关键词 ：干部档案；裁剪；目录；整理时间；公开

DOI：10.16083/j.cnki.-1296/G4.2015.02.063

中图分类号：G962文献标识码：A文章编号：1671—1580（2015）02—0144—02

收稿日期：2014—09—25

作者简介：张卫军（1981— ），男，江苏南通人。南京艺术学院人事处，助理研究员，博士研究生，研究方向：人事档案管理。

干部档案是组织人事等有关部门按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察、了解和正确选拔、任用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。因此，管理好人事档案，确保档案内容的客观、准确、真实就起着至关重要的作用。

一、档案该如何整理

近年来，不少组织人事部门按照上级的要求，纷纷将使用多年的档案袋更新换代成档案盒，所有档案材料必须统一裁剪成固定尺寸。档案统一尺寸有其自身的优点，所有材料标准统一，配以目录和封面，宛如漂亮的书籍，排列整齐，美观大方，赏心悦目。而为了追求整齐划一的效果，必须对档案进行“修饰”，主要包括“裁”、“补”、“拆”、“托”、“折”等五种做法。“裁”，档案纸张超过规定尺寸的标准要裁切；“补”，纸张小于规定尺寸的，要补大；“拆”，原有装订好的要拆开；“托”，原有档案纸张太薄的要附纸衬托；“折”，档案纸张超过标准而又无法裁剪的只能折。不过，这些都是其外在的表现形式，万物存在都有其自身的价值，档案也不例外。档案作为一种文件材料，有其自身的特殊性，它是历史性、真实性、科学性的集合。保存好档案是一件非常重要而有意义的事情，而近年来对档案的整理提出了新的要求，所有档案一律统一标准，统一尺寸、统一打孔、统一装订、统一装盒，而档案的整齐划一往往是以牺牲档案的原始性为前提的。所有档案的大小是固定的，而“裁”、“补”、“拆”、“托”、“折”对档案造成的损伤非常大，原始档案的材料一经剪切、拆粘、补边、衬纸、折叠，档案材料的真实性和可靠性便大大降低，“原汁原味”没了，档案存在的价值就随之消失了。档案的整理是必须的，但是，为了片面追求档案的美观和整齐划一而牺牲档案的珍贵价值是不科学的，也是不可取的。

二、档案中要不要加目录

档案是一系列珍贵史料的集合，将档案材料统一排序、编排目录后可以给人清楚明了的感觉，也为我们查阅资料提供了一定的方便，有其合理性，但是，目录存在的弊端也是很明显的。做一份漂亮的档案目录所需耗费的时间相当长。正常情况下，一本干部的档案材料从分类到编码，再到录入、装订，至少需要4个小时的时间，每所高校以新进50份档案计算，每年人事部门光花在编排目录上的时间就是200个小时，每天按6个小时计算，就是33天。而根据每两年归档一次的要求，每两年所有人员的档案就得重新更新，以1000份档案为例，每份档案花费一个小时，平均一年就需要500个小时，每天按6个小时计算，就是83天，加上前面的33天，就是一年要有116天花在录入目录上，而按照一年大约250个工作日计算，约有46%的时间花在录入使用效率不高的目录上，而在高校，去除寒暑假，这一比例竟达到58%，接近6成。可想而知，录入目录几乎占据了档案管理员绝大部分的工作时间，而由此产生的效率和价值却微乎其微。

三、档案的负重问题

随着年代的递增，干部档案中的材料会逐年增加，干部档案有时也会“不堪重负”。最明显的就是人事干部的年度考核表以及工资变动审批表，年度考核表每年一份，每年3～4张纸，以工作30年计算，就是120页左右；工资变动审批表每年至少一张，就有30张；再加上专业技术职务评审表，动辄20多页，评3次就有60多页，仅这3项加起来就差不多有200多页，足有一本书的厚度。这还不算每年新添加的其他材料，这3项信息也仅仅是提供干部年度考核、工资和职称变化的信息，而为了储存这3项信息，却要保存200多页纸张一辈子，多少有点“不划算”。档案盒不是个储物箱，对所有东西来者不拒，档案管理人员首先要学会甄别，其次要学会变通。像年度考核表除了记录年度考核结果外，还记录了一个人一年的工作总结，有存储的价值，那就应该精简纸张内容，采用双面印刷，这样既可节省空间，又清楚明白。专业技术职务评审表也是一样，能简化就简化。而工资表仅仅是记录工资的变化，并无其他价值，像这一类材料，完全可以做一张登记表，把每年变化的信息登记在案即可，30年的变化一两页纸就可以记录下来，这样既保持了考核、工资变动表原有的本质含义，符合档案管理的要求，清楚明了地知道人事干部每年的工作变动情况，又节省了很大的人力、物力，大大减轻了档案的负担。

四、人事档案能否对本人公开

在我国，人事档案是个神秘的东西，人人都有，却人人都见不着。至于为何如此神秘，却没人能解释清楚，说得明白，唯一的解释就是上级的规定、法律的规定。根据材料形成的主体，可以将材料分成如下几类：第一类是来源于当事人；第二类是来源于当事人和材料形成的主管部门，这些材料是当事人填写、主管部门审核鉴定的，主管部门有鉴定的结论或鉴定的结果；第三类是上级或组织部门直接形成的材料，这一类材料的形成往往是当事人不曾了解的，也是档案中最神秘的部分。而要公开档案，问题主要集中在第二类和第三类材料上。第一类材料是由当事人填写的，本身没有秘密可言。而针对第二类由个人填写、主管部门鉴定的材料，早在20世纪七八十年代，国家就有明确的规定，凡是组织上鉴定的材料，组织在鉴定完给出明确结论后，必须交由当事人签字确认，当事人审阅后签字确认，再交组织存入个人档案，当事人没有签字或拒绝签字的材料，组织部门是不能私自存入本人档案的。因此，对行为的结果是有预知的，并不存在太大的神秘性。而真正具有神秘性的材料是当事人所不知情的，也就是第三类材料。比如，干部考察材料、政审材料，这一类材料往往都是组织部门形成的，具有一定的保密性和严肃性，一旦公开，有可能会给当事人或者组织造成不良的影响。但是，从另外一个角度来说，为了干部的长远发展，组织考察干部的信息也应该向当事人予以通报，组织获得综合反映干部表现的材料，如能及时向当事人通报，将能起到很好的激励和监督作用。群众反映好的，可以继续加强；群众反映不好的，应该及时予以改正，而不是不闻不问，任其发展，这不是正确的组织原则。因此，从这个角度来说，这类信息不是不能公开，而是可以以适当的形式、适当的方式公开，这既有利于干部的成长，同时，也实现了组织考察干部的价值和意义。

人事档案作为一个特殊的东西，有其自身的特殊性，其价值不在于本身包装得有多么漂亮、多么美观，而是其原始的真实性、可靠性，其存在的价值就在于此。如果片面地追求档案的美观性，加强包装，而忽视对档案材料本身的要求，则毫无意义可言。当然，我们也不能因噎废食，对档案“不修边幅”，而应在保证档案原始真实、准确、可靠的基础上，及时对档案的材料进行整理。总之，一切工作都要围绕档案本身来开展，一切以档案的价值为中心，任何离开档案本身价值的形式主义的事情都要及时予以制止，从而保证以有限的时间和精力创造出最大的价值。

［

参考文献］

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［2］张雯.新形势下干部人事档案的管理［J］.浙江档案，2004（10）.