档案管理概述汇总十篇

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电力工程建设中的资料和数据都比较庞大，档案管理具有非常重要的作用。新形势下的电力工程建设日益增加，电力工程所担负的供电任务越来越艰巨，能否科学地管理好档案直接关系到电力工程建设能否顺利进行。如何归集种类繁多的电力工程档案，提升电力工程成果应用水平，这对电力工程档案的管理提出了新的要求。新形势下，科学合理地划分电力工程档案的类别，建立标准一致的电力工程档案模板以及规范电力工程档案管理流程，是做好电力工程档案管理的关键。

2.电力工程档案管理实施

电力工程档案主要对各类电力工程项目的实施过程、电力工程成果、存在问题及改进意见进行记录，使电力工程的各环节信息记录在案，电力工程项目的质量及效果有据可查，以达到电力工程质量管理、持续改进、扩大电力工程成果应用的目的。科学规范地做好电力工程档案管理工作具有重要的现实意义，而随着计算机技术的快速发展，电力工程档案的信息化管理也被赋予了新的历史使命。做好电力工程档案管理工作应该从规范化管理流程、档案类别的划分、标准统一的档案管理三个方面着手。

(1)规范电力工程档案管理流程

由于传统的电力工程档案随意不规范归档的模式已经不能适应现代企业的电力工程管理机制，也不能适应信息化形势下电子档案查询的要求。因此，需要根据企业文化及特点，在传统的电力工程档案归档的基础上，引入现代档案管理理念和标准化管理方式，使电力工程档案管理更加符合企业需要。在企业内部建立标准化的流程及归档时限实现整个电力工程资料归档的规范化管理，通过创建纸质及电子档案两种方式，真实有效地记载电力工程的信息，通过信息手段为企业工程管理决策提供有效信息。

(2)科学合理地划分电力工程档案的类别

包括电力工程设计过程、电力工程施工过程、验收过程。电力工程档案应按照“分门别类”进行存储及管理，便于保存、统计及查询。基于这一目标并结合供电企业当前开展的电力工程，将电力工程各类档案分别进行登记、编目、分类整理、保管，便于查找、统计和分析。

(3)建立标准一致的电力工程档案

电力工程档案的规范统一对于电力工程档案归档、后续查询及成果应用等有着极为重要的作用。建立标准一致的系统化电力工程档案模板以及电力工程档案装订顺序对于了解电力工程进度、电力工程效果及电力工程评估、改进意见都具有直观性及针对性。电力工程档案应根据电力工程类别分别制定各类标准化、系统化的档案。

3.电力工程档案管理的激励机制

在企业内部通过电力工程档案管理评选的办法，实现“鼓励先进，鞭策落后”，提升电力工程档案的管理水平。开展电力工程档案的评先评优，通过“五个方面”进行评比，如电力工程档案的标准性、完整性、分类的准确性、信息的丰富性，进行年度综合评选。对于优秀员工进行表彰，同时作为电力工程档案范例进行公开展览并组织学习，促使各电力工程负责部门按照电力工程档案管理规范的要求，督促按时保质地完成电力工程档案工作。另外，对于未按标准、未按要求时限对电力工程档案进行整理的，将列入绩效考核指标对电力工程项目负责人进行考核。

4.电力工程档案管理的意义

电力工程档案的精细化管理是电力企业不断加强电力工程过程精益化管理的一个重要环节。通过对电力工程档案及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用，促进各电力工程项目的实施严谨有序，注重实效，具有很强的现实意义。第一，电力工程档案记载着电力企业发展过程中的各类电力工程情况，对管理人员研究、了解电力企业整体员工队伍素质及电力工程情况，以及为经营决策提供了支持性证据数据，同时有利于确认企业取得的经营成果。第二，档案是企业的无形资产，是企业在各项电力工程工作中真实的历史记录，电力工程档案本身就是一种重要的资源。过往的一个个电力工程案例、一份份电力工程评估表及改进意见书可以为今后的电力工程提供借鉴，从而可以提升电力工程建设的效率和效果。第三，实行集中管理，统一标准，规范管理，有力保证案卷质量，为电力工程档案的借阅、复印及以后工作的顺利开展奠定了坚实的基础。

二、电力工程档案管理中存在的主要问题

1.重视度不够，信息化意识不强

信息化建设尤其是电力工程档案信息化建设没有受到足够重视，信息化意识不强是影响档案信息化的关键因素。一些电力企业没有意识到电力工程档案信息化建设的重要性，对其信息化建设以及信息技术的管理应用缺乏全面深入的研究。只注重刻意追求档案数字化，而忽略了相关发展配套技术，这种信息化建设只是流于形式的存在，不能适应电力企业工程建设的需要。

2.专业人才不足

在电力工程档案信息化建设过程中，档案管理人员缺少专业化训练，不具备专业的信息化知识，在实践操作过程中对信息的采集、开发与利用缺乏实践经验，从而使档案信息化建设无法理论联系实际，影响了信息化的建设进程。

3.缺乏信息化系统标准，信息基础设施和信息技术开发利用不足

我国档案信息化技术处于较低发展阶段，在实现信息资源数字化、信息化的同时，因缺乏相应的配套服务平台和科学完善的检索工具，从而使档案信息化的建设与利用受到限制。目前要实现电力工程档案信息资源在企业内部共享，必须要统一档案信息系统设计和应用软件的管理标准，同时也要统一电子文件的管理标准和纸质档案的信息化建设及资源共享。

4.设备落后，资金投入不足

由于许多电力企业对档案工作不重视，加之档案管理的经费有限，导致没有足够的资金投入到档案信息化建设中，这成为阻碍档案信息化建设以及普及利用的关键性因素。缺乏信息化建设的必备基础设施，技术得不到提升，系统更新缓慢，影响了电力工程档案信息化工作的发展。

三、新时期电力工程档案信息化建设的策略

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中图分类号：G264 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）18-0349-01

一、理解人事档案管理的内涵

人事档案管理，是人事管理工作的一项重要内容。人事档案的管理者，既不能单纯地理解为人员的一些就职的基本信息做好记录，更不能理解为特别复杂、琐碎的人事管理工作。其实，所谓人事档案管理，广义来讲，就是将人事档案的收集、整理、鉴定、统计、保管和提供利用的平台。这个平台是一个整合完善的过程，需要不停的补充新的内容。同时，人事档案管理者，还要在今后的日常工作中，随时随地对工作人员的实际工作情况进行考核，当然，这里面也包括业绩效益、奖惩情况和德才表现等，以此作为以后人事调动的根本依据。

不难发现，人事档案管理，涵盖了材料归档制度；材料统计制度，材料转递制度，材料检查核对制度，材料保卫保密制度等内容。

二、信息化建设的深远意义

（1）充分地发挥人才优势，实现效益最大化

作为一个，选人用人是一门很深的大学问，员工在没有好坏之分，更没有高低之别，存在的只有适合与不适合。身为的管理者，就像教学中的“因材施教”一样，充分发挥人力资源的串通优势，关键在于鼓励员工找到自己的长处，找到属于他们自己的岗位。要想达到这些内容，就必须参考一定的材料信息，而的人事档案管理信息化建设，就可以满足这个要求，提供这方面的相关依据，实现员工的效益最大化。当然，的人事调动更需要参考人事档案管理，只有这样，才能选拔出真正有能力的人，也更会让员工心悦诚服。

（2）能够调动员工的积极性

要想提高的经济效益的，很大程度上取决于员工再日常工作中国的状态、归属感和积极性。要想让员工保持良好的精神风貌，就需要设置一定奖罚机制。这个奖罚机制的实施，最关键的地方就是的人事档案记录的管理。只要加强信息化的建设，就能更加科学地记录员工的奖罚情况和绩效考核，并且以保密或者公开公示的形式让员工知道，并安于接受。员工通过自己和别人的绩效对比，无形中心里就有一定的压力，有了压力，才会转变成前进的动力。同时，通过人事档案管理信息化建设，就可以充分调动员工的工作积极性，充分发挥激励的作用。与此同时，良好的经济效益自然就会产生。

（3）提高档案管理的效率

在日常的工作中，传统意义上的人事档案管理，很难适应当前信息时代的不断变化。工作不能落后，所以要加强的人事档案管理信息化建设。正因为以前的档案管理管理落后，没有像现在的信息技术提供全面支持，一方面导致了其档案管理的效率低下，质量不高，不能及时地更新；另一方面，由于传统意义上的档案管理，都是通过人工来实行操作的，苦于认识有限，很多单位往往只是做到了表面文章，即仅仅只是记录，很少整理，更没有专业的人来对此进行分析、对比，归档。当然，管理者，也很容易疏忽人事档案管理的重要作用，正是由于多方面的原因，导致没能充分地发挥人事档案管理的作用。

三、当前存在的一些问题

（1）人事档案管理的模式过于单一

在一些单位中，虽然管理者已经认识到了人事管理信息化建设的重要性，也积极组织员工进行信息化建设，但由于管理的模式过于单一，缺少创新性，更没有根据自身的情况来进行量体裁衣。当前，我国的个别虽然运用了先进的信息化技术，但却没能建设处统一的人事管理系统。所为的信息化管理，也仅是跟个部门内部的合作，并且与职工层次的多样性很难适应，更不要所相得益彰。有些的部门众多，每个科室都有自己的人事档案管理，但没有统一的模式，更没有专门的人事管理部门来打理。这样的情况，既容易造成混乱，降低效率，还容易诱发不公，不能为员工心悦诚服。

（2）不够灵活，太过僵硬化

人事档案管理工作，归根结底还是要为的经济效益和社会效益服务的。相比之下，市场经济活动往往比较多变、灵活，这就需要的人正确决策，做出恰当的人事安排提供依据。

理想很丰满，现实却很骨干。个别的人事档案管理与灵活的用人制度并不是特别适应，不但不能为的用人提供必要的参考依据，甚至有时还因为其僵硬的档案管理制度，拖了的后腿，从而进一步影响了的用人制度和管理制度。在有些单位，因为要临时地调用某一部门的一名员工，但是由于人事档案管理要通过繁琐的登记、审查等步骤，双方都嫌麻烦，结果也没征调成功。

（3）内容还不够丰富

在日常的工作中，人事档案管理工作的负责人，心理很清楚加强人事档案管理信息化建设的重要性，也组织本单位的员工积极进行建设，但是，一阵风似的普及，追求到的只是一个形式。老话说的好，画虎画皮难画骨，他们虽然开展了信息化建设，但没有丰富档案管理的内容，记录、整理的信息内容大多照本宣科，成分单一，很难得出合理的结果，参考价值并不是太大，甚至有的就直接按照别的的档案管理模式来进行，没有自身的特色，还容易落下东施效颦的把柄。

四、人事档案管理信息化建设的推进探索

（1）需要引进一批高素质的人事档案管理者

要想建立健全科学合理的信息化人事档案管理系统，就需要引进一批有高素质的人事档案管理者。人才在市场经济中发挥着至关重要的作用，在现代化程度较高的今天，人事档案管理者，同时也要求引进高素质的现代人才，才会加快推进信息化建设。

（2）提高档案的使用价值

之所以需要建设人事档案管理信息化系统，就是为了充分利用档案的价值体系，来实现经济效益的稳步提高。与此同时，提高档案的利用价值，也能真正地发挥档案的关键作用，更能加快人事档案管理信息化系统的建设进程。

（3）要增强服务水平

档案管理工作者，要充分利用信息技术的作用，提高人事档案的信息服务水平，同时还要建立人事档案的网络化管理模式，通过不断的改革与创新形式，不断加强人事档案的信息服务，确保的运营步入健康的轨道。

参考文献：

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通常在实际的工作当中，文书工作与档案工作两者是存在区别的，有其统一性也有分工明确性，那么在衔接的过程中两者相互配合形成一个分体式的管理系统。在工作中文书与档案实行的是分块模式管理，是一种科学有效的管理制度，但是在某种程度上来说是有前提的。文书人员档案意识薄弱，那么档案人员也很少顾及文秘工作，导致两者在联系的过程中出现很多的问题，使之脱节，这是很多单位和企业在档案管理方面存在的问题。那么，目前在文书档案工作当中，公文的格式以及处理的方法出现了很多的不规范性，例如：办公用纸不达标、档案文件装订的不够规范、版记不全、相应的附件不明确、编号和原稿不全或者不规范等等。

（二）一人多职

为了减少资金的开支，又想工作全面到位，很多的单位实行一人多职，缺乏专职的档案人员，于是就出现了档案人员兼职文秘工作或者说文秘工作人员兼职档案管理工作，他们不仅要负责办公室文件的收发，文字的综合、信息的宣传以外，还要对档案文件的管理工作负责，投入到档案管理工作当中去，出现了范围不明确、收集工作不及时、材料不充沛等问题，还有一些档案人员对档案资料不重视对存储不细心，导致的资料不完整错乱等现象。就使很多的单位文书档案存在很大的漏洞。

（三）领导片面思维不重视档案管理

档案管理工作在一般的单位中不受重视地位比较低，在领导的心中对档案管理工作认为是无关紧要的事情，可做可不做的小事，一般的领导认为是一件很简单的不过的事，也就是收集资料管理资料不需要大脑的思考的事，看不见明显的经济效益，只是觉得要求在单位文件库里存放好就可以了，工作需要的时候拿出来参考。

（四）单位其余部门对档案工作不配合

在单位的归档工作需要从各个部门收集资料和文件，很多的部门存在着瞧不起档案部门的人员，只是图自己工作方便找借口推脱，总觉得自己工作很忙，什么时候有时间什么时候在交就可以，也有些人不愿意将档案资料交到档案部门进行统一管理，导致档案管理工作进行缓慢，使档案管理人员感到心有余而力不足，这些因素都制约了档案管理的工作水平。

二、文书档案的管理特点及趋势分析

（一）文书档案丰富多彩

文书档案是各个单位各个方面真实的记录与记载，涉及很多行政方面、会计和科技管理方面、党群管理方面等多种载体。由于文书档案中包括了很多单位和有关部门印发的各种文件、各种民主选举选民登记和选票以及各种签订的合同和附件，形成了文件档案内容的多种多样，丰富多彩。

（二）档案与文书工作相联系

文书工作从开始到结束的整个过程也是档案的形成，包括：收集、办理、登记、运行、承办以及文件的收集、统计、入档等程序，档案工作是文书工作的前提条件下进行完成的，文件和档案的优劣关系到档案的优劣和档案工作的好坏有着很大的影响。

（三）文书档案最重要的两点：收集、保存文书档案就是利用纸张实质性的记载，是一种管理手段，并且分类的存放在档案室，这个管理的过程最重要的是收集和保存，同时强调资料的完整性和存放的安全性，便于后人引用和借鉴和阅读资料，这样才能充分发挥档案的真正作用。

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随着信息技术不断的发展，信息化的管理也在各个行业得到了广泛的应用。档案管理和电子病历作为医院工作的一个重要组成部分，在医院的工作中发挥了重要的作用。对于医院本身的医学教育、科研管理等都有很重要的作用。随着医学的体制慢慢的改革，并且信息技术不断的进步，档案管理的信息化也成为了大势所趋。逐渐的向着科学化和规范化的方向发展。但是，档案管理的信息化管理本身的过程中也出现了很多的问题。这就导致了医院的档案管理信息化水平和效率都不高。对于如何提高档案管理信息化管理以及信息化进程，促进电子病历的规范化就成为了当前医院档案管理需要面对的一个问题。

一、医院档案信息化环境下档案管理工作人员的素质要求

（一）要有一定的专业基础。在当前信息化的管理环境下，档案的管理不仅仅是从工作的方式上有别于传统的管理手段，在管理的思维上也是需要进行改进的。这主要体现在，在结合传统的医院档案管理理论标准基础上，通过信息化的管理手段和技术，提高医院的档案管理水平。随着信息基础的不断发展，信息的更新速度也在不断的加快，对于医院本身来讲，立足于传统管理方式的档案管理工作已经不能够适合现代化的管理要求，这就需要我们立足于传统的管理方式与现代化的管理手段相结合。所以，相关的档案管理人员不仅仅需要有一定的档案管理经验，还需要有相对完善的医学方面知识，这对于档案的管理工作者来讲是必备的条件。

（二）扎实的信息技术知识。在信息化的环境下，医院的档案管理工作本身是需要相关的管理人员具备比较强的专业素质。这样的专业素质首先就是要求档案的管理人员具备一定的医学方面专业基础知识，同时，随着现代化的管理手段不断的被引入，医院的档案管理人员对于计算机的操作以及相关知识也需要不断完善，在计算机的工作环境下，不管是在医院本身档案的分类、管理方面还是在信息的收集和提供方面，都是要在计算机的基础上进行操作。网络在这样的背景下发挥了重要的作用。医院的档案管理人员不仅仅要掌握计算机的很多基础知识，还要具备比较强的计算机操作能力。所以，在医院的档案管理过程中，相关的管理人员就必须要具备一定的新观念和创新意识，在比较复杂的信息面前要通过不断的思考，勇敢的进行创新。这将有利于现有的资源进行加工和整合，实现信息化管理手段下的最大价值。

二、信息化环境下的医院档案管理策略

（一）改革管理体制，激发档案管理人员的工作积极性。对于档案的管理工作来讲，传统的档案管理工作本身不能够适应现代化的档案管理信息化要求。所以，在信息化的背景下，档案的管理工作就是要从制度的层面入手，以制度的创新带动档案管理工作本身的创新，从医院的角度来考虑，档案的管理工作本身是随着人事制度的改革而进行的。要不断的适应在信息化背景下的知识经济时代要求。改革传统的医院档案管理规定和体制，其最关键的就是要对人事管理制度进行改革。传统的医院档案管理中，人事制度仅仅重视物质的奖励等静态的激励制度，实际的效果却不是很好。所以，我们要营造出比较好的外部环境和外部环境，寻找比较有效的精神刺激，以此带动人事管理工作的效果。医院的档案管理制度要充分的体现出以人为本的思想来，满足人的最基本要求，实现人的价值，追求人的发展，体系出人文的关怀。

（二）创新管理手段，促进医院档案管理的信息化管理。现阶段，通过应用新的基础，实现医院信息管理的智能化要求。传统的检索系统本身只是通过一定的检索工具来实现检索所需求的信息。计算机的检索本身要比手工的检索更加的灵活和快速，所能够满足的功能也是比较多的。但是由于其检索的途径和方法有比较多的限制。这就为很多的工作带来了极大的不便。医院的档案管理工作本身作为医院的发展历史、成果等的方面一个重要的记载载体，已经成为了医院的事业发展过程中一个重要的环节，其有效的推动了医院的医疗制度改革和创新。随着现代化的技术以及信息技术不断的发展，在医院档案管理中的应用已经相对比较广泛。并且随着时间的发展，医院的档案数量也呈现出了几何数量的增长，在网络上的共享技术也支持了网络远程的资源共享。所以，我们结合了医院的实际情况，要针对医生、护士等的查阅要求和查阅习惯等，创新管理的手段，通过现代化技术的应用，实现基于各种习惯的检索，基于内容分析的多方面检索技术，可以有效的满足客户的要求。

（三）创新服务方式，提高服务的质量。服务的方式决定了被接受的程度，而服务的质量将是服务最终目的所在。所以，对于医院的档案管理工作本身来讲，实现服务方式的创新将是能够实现推动医院服务质量发展的重要举措。由于医院的档案管理工作本身的管理内容就是实现档案的查询和使用。在现代的网络环境下，以信息基础作为支撑的信息交互方式已经成为了实现信息查询和交换的主要方式。这就使得我们能够通过医院档案资源的有效整合，实现有序的查询，所以，在医院内部来讲，就要求能够通过档案本身的特点，结合使用者的服务要求，创新使用方式，同时也就为了推动医院本身档案化管理的信息化发展提供了重要的内容。

三、结语

随着信息化技术的发展，医院的档案管理工作效率和评价已经不是单纯的从收藏量以规模的角度出发，而是如何实现有效的信息处理加工以及信息的共享来判断。这就为我们提出了一个比较严峻课题，那就是如何利用现代化技术，开发信息化资源，这也成为了医院的档案管理发展的一个方向。所以，通过积极的探讨信息化在医院档案管理中的应用，推动医院档案管理的发展，提高医院档案管理工作的水平，是十分必要的。

参考文献

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体现在人事档案保管的硬件条件不能完全符合人事档案安全保管的要求，如档案库房多是普通的办公用房，没有配置档案保管所需的“八防”设施，与档案安全保管差距甚大。

（二）人员配备不足，素质不高

档案室很少设有专职的档案管理人员；从事档案工作的人员多数没有经过档案专业知识和技术培训的，且变更比较频繁；兼职人员无法保证有充足的时间和精力对人事档案进行管理，从而导致学校人事档案管理建设滞后，档案管理工作只能在低水平的层面上进行。

二、改进中小学校人事档案管理工作的建议

（一）提高档案意识，建立健全各项制度

制度建设是做好工作的前提和保障。要充分认识到人事档案在学校管理工作中的作用，从档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、保密和利用等各个方面都要得到各级领导和具体工作人员的重视，形成上上下下都有档案意识的工作氛围。当然，这必须进一步完善各项管理制度，并在落实上下功夫。因此，要建立健全学校人事档案的收集补充制度、转递制度、移交制度、检查核对制度、保管保密制度、查(借）阅制度、档案人员管理职责等。做到制度造册上墙，簿册与日常管理工作同步，人事档案工作做到有法可依，有章可循，台账清楚，责任分明。

（二）加强队伍建设，提高档案人员素质

做好中小学校的人事档案管理工作必须要有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过得硬的人事档案工作队伍。首先，要有较高的政治素质。要重视和加强理论学习，特别是要重视对新《条例》的学习。要通过学习使自身有较高的综合素质，有严格的组织纪律，有良好的职业道德。同时要求淡泊名利，忠于职守，踏实工作，提高为档案事业建功的责任心，要具有吃苦耐劳的精神。其次，要有较强的业务能力。要加大对人事档案管理人员的培训力度，满足人事工作的需要。在培训形式上采取集中培训与以会代训相结合，也可安排外出参观学习，拓宽视野，增长见识。第三，要有较强的服务观念。人事档案工作的宗旨就是服从和服务于学校的人事管理工作，因此说人事档案工作服务性较强。这就要求人事档案的工作人员树立服务意识，增强服务观念，时刻从大局出发，为全校的管理工作做好服务。

（三）加大经费投入，改善档案保管条件

档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案库房的维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算，各个学校要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、防光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的学校还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备及档案管理系统软件，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

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在进行档案管理的过程中，这是一种最原始的记录，其中蕴含着丰富的资源信息，在人类不断发展以及实践活动开展的过程中，其作用是十分主要的，尤其是信息化的技术手段的发展过程中，档案是一门综合性的学科，在各个工作岗位中都具有重要的影响。传统的档案管理手段对于档案的发展情况会带来一定的制约，因此必须要对档案管理进行变革，应用现代化的档案管理手段就要保证档案朝着一体化的方向发展，积极的采用计算机以及电子文件等相关技术。新的管理方式可以说更加科学化，并且具有组织性的特点，所以值得在今后的工作中得到进一步的推广，更好的完善档案管理的工作效率以及工作质量。

2 档案一体化管理基础

在进行档案一体化管理的过程中，在理论以及实践方面都具有一定的基础，在理论基础方面，因为当前的档案管理正处在电子文件的发展时期，所以生命周期理论以及前端控制思想等都是主要的理论。而在实践基础中，应该为档案的一体化实现提供一定的物质帮助，信息化与网络化的发展趋势是档案实现一体化管理的首要前提，只有将理论基础以及实践基础有机的结合在一起，才能促进档案一体化更好的发展。为今后的档案管理水平的提升带来一定的帮助。

3 文档一体化管理思路

3.1 文档应用系统设计思路

在进行文档一体化管理的过程中，首先应该对应用系统进行设计，其主要的思路是应用网络服务器以及数据管理平台等方式对档案进行一体化的管理。在信息系统中，操作人员具有不同的操作权限，以处理阶段为例，这一阶段主要是进行文档的删减以及审批等工作，所以工作人员只具备对文件进行修改、删除或者增加等操作权限，档案工作者在这一过程中只具备查看以及浏览的权限，而在进入到档案归档以后，这一阶段的工作人员主要负责的任务是对电子档案进行整理以及进一步的筛选，选出有价值的档案资源进行保管。档案管理者的主要工作任务就是加以必要的指导。在生成电子档案文件以后，档案工作者的主要工作就是对这些档案加以进一步的保管，并且档案的使用者可以应用这些档案。整个过程中，档案具有完整性以及真实性的特点，减轻了工作人员的负担，降低错误的发生。

3.2 文档一体化管理的互动要求

在档案工作中，文书工作是最基础的环节，可以说档案工作是文书工作的进一步延伸，所以需要进一步加强二者之间的关联性，使其紧密的结合在一起，以促进档案管理工作水平的提高，保障档案管理的质量提升。在档案一体化的实现过程中，其中有一个最主要的特点就是可以将档案工作和业务系统有机的交叉在一起，这样可以对档案工作者带来重要的帮助，对社会积累财富执行力的强化起到积极的作用，同时也可以提高对档案的认知程度，让档案变得更加具有价值。只有将有价值的文件完整归档并移交给档案部门进行保管才能算相应的工作真正结束，同时还要意识到，在开展现行业务系统的过程中，要责任明确、注意积累，记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息，确保电子文件的真实性和完整性。

3.3 工作流程的集成性

在传统的文件管理过程中，文件的形式、归档和作为档案保管与提供利用等关节，都将文件生命周期清除地划分为三个相对独立的过程，即现行期、半现行期和非现行期，并通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个物理位置不同的部门分别完成各自的工作。而文档一体化则将文件、档案的管理流程实现了集成，要求在一个统一的系统内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的且各有特点的又互相衔接的工作程序，将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、移交、保存或销毁等各个环节，实现各个过程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能够根据不同的文件与处理要求定义特定的工作流程，实现流程的优化和个性化处理，提高了工作效率，降低了档案接收和保管的复杂性，避免了信息的多次录入和产生不一致信息的可能性。

3.4 业务处理的自动性

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随着计算机信息技术的高速发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，档案信息电子化是档案管理规范化、现代化发展的必然趋势。

一、档案管理信息电子化的内容

计算机档案管理系统的功能：主要是对各种电子文档和实物档案进行管理，对各种借阅要求进行控制。档案管理主页面由四部分组成：搜索引擎、最新开放档案列表、用户已经借阅到的档案列表、用户已填写借阅单，正等待档案管理员批准的档案列表。

1.档案查询。档案查询有简单的标题查询和高级查询，在标题查询中，通过关键字，可以查询所有档案标题中包含此关键字的档案；点击高级查询，在查询条件录入窗口，按照查询者的要求将各种查询条件任意组合，并且支持模糊查询。

2.查看最新开放档案。在最新开放档案里能够找到所有开放和内部传阅的档案的标题，如果用户有权限，还可以找到保密档案的标题，而绝密档案只有档案管理员才有权利对档案的标题进行查询。

3.档案维护。档案管理员可以通过系统中一些功能执行 “档案维护”。档案使用者（任意用户）也可以通过“档案上传”的超链接，上传自己认为值得存档的资料。由用户上传的资料由档案管理员进行审核后可正式存档。

4.分类管理。对该分类进行四项操作：删除、添加新类、改名、转移。

5.录入档案。档案管理员可以手工录入电子档案和实体档案，标清楚标题和档案分类号，还可根据用户单位的需要填入其他信息。

6.待归档案列表。把从“公文流转”模块归档过来的文件和用户上传的档案正式入档。用户（有相应的管理权限）可以在档案录入界面根据需要填写相应选项。

7.借阅单列表。用户借阅须填写“等批借阅单”，管理员可以对借阅期限进行修改，然后可进行“批准”或“拒绝”操作。

8.实物领取管理。在用户的某一实物档案借阅申请被批准后，可以进行以“借阅人”和“档案标题”为查询条件的实物领取查询，当用户来领取实物时，可选择“已领取”，或者“删除”来对其进行取缔。

9.档案使用列表。显示所有处于借阅中的档案，可以通过以“借阅人”和“档案标题”为条件的查询了解档案的归还情况。当用户来归还档案时，点击相应的“已归还”，或者单击“删除”来对其档案进行取缔销毁。

10.借阅记录。显示所有历史借阅记录，便于以后进行查询。

11.档案查找。显示所有保密级别的档案（包括绝密级别）。管理员可以在档案列表中，进行修改或删除操作。

二、电子文件档案管理中存在的问题

1.在电子档案使用中出现的问题。电子文件的生存基础是网络，同时它也是引起管理问题的根源。与手工处理方式相比，计算机网络在保密防护方面有三个弱点：一是数据因可访问性而容易被终端用户拷贝下来，不留任何痕迹。二是信息因聚生性而出现弊端。当信息以零散形式存在时，其价值往往不大，一旦网络将大量关联信息聚集在一起时，其价值就不可估量了。三是网络因病毒和黑客的存在而难以设防。给保密工作带来极大的困难。

2.电子档案的对档案的原始性、真实性能以保证。传统的纸质文件一旦形成，在保管好的情况下，原件中所包含的内容和形式不会再发生变化，其原始性和真实性很容易保证。电子文件建立后，其内容和形式是相对独立的，存在很多可变化的因素，人们无法从其所包含的内容、形式和载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及是否完整。

3.电子文件的法律效力难以界定。通常文件如纸质文件、文件的缩微品等的法律效力都是与其载体相关来确定的。光盘、磁盘，磁带及其他多种新型材料为载体的电子文件由于没有固定的载体，制定相应的法律认定条文就遇到很大困难，目前国家尚未出台法律明确电子文件的法律效力。

三、电子档案管理的发展思路

1.随着软件供应商开发出“大规模图文资料数字化”的系统，可以对以往所有的档案进行电子化处理。把纸质文件扫描后压缩为光盘存储，且可以通过关键字、词或逻辑检索。并且做好备份，分开异地保存，这样既方便档案的查阅和使用，又可以大大提高档案的安全性。

2.电子档案极易受到保存环境的影响，要加强对电子档案进行归档保护的措施。档案管理者要对所保存的电子档案，每年进行一次定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。进行严格管理，建立相应的维护管理档案机制，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

3.实现档案信息电子化，对档案信息管理人员的素质有很大的要求，只有运用好现代化设备，才能充分发挥作用。管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。要培养和发现现代高技术人才，尤其是档案、信息处理复合型人才，为档案信息电子化的发展提供更大的空间。

参考文献：

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一、电子病历档案的规范管理

针对目前电子病历档案管理的状况，阐述了病历档案管理规范和开发利用的必要性，提出了病历档案管理模式和开发利用工作，为医院病案管理工作、提高病历质量和医疗质量起到很好的促进作用。

病历档案的规范管理与监控是病历管理中最重要的一环，它能及时发现和纠正医疗运行中环节病历存在的问题，最大限度地减少医疗缺陷的发生，提高医疗安全。医院质控部门应按《执业医师法》、《医疗机构管理条例实施细则》、《医疗事故处理条例》、《病历书写规范》等相关法律中，规定的三级查房制度、术前讨论制度、疑难病例和死亡病例讨论记录、手术分级管理制度等去审核和抽查各科在院病人的环节病历质量。检查病历书写的及时性、准确性、医疗质量、上级医师审检病历等情况。发现有医疗缺陷的病历及时纠正，有效地提高了医疗安全，保证病历质量。

病历是医务人员对病人诊治过程结束后的归档病历，使病历质量监控由事后检查向事前预防的方向转化。终末病历质量监控是对归档病历认真履行职责，严把入库关工作。对病历中存在的缺陷，及时给科室反馈信息，对所发现的病历书写缺陷，必须在不影响病历资料的原始性、真实性的情况下进行选择性的补充和完善。监控措施分两步：①各科室主任全面负责本科室已完成归档前的电子病历的质检、评分、签署等质量管理。②归档后由医院病案统计室的质控部门对终末病历分病案首页、病历记录、病程记录和其他四个方面，按《病历书写规范》和各种法规进行全面质检，对于病历存在不足之处督促书写人及时整改，并将在病历中反映出的医疗或管理中的缺陷及时反馈给科室，提高临床医生“记录所做的事，做所记录的事”的意识，提高各种记录的有效价值；杜绝和预防丙级病历的存在。

病历书写及时性的规范管理是病历质量符合客观、真实、准确的要求。住院、入院记录应当于病人入院后24小时内完成；首次病程记录应当在病人入院8小时内完成；抢救记录，抢救结束后6小时内完成；手术记录术后24小时内完成；出院记录，患者出院后24小时内完成；死亡记录应当在病人死亡后24小时内完成；出院病历档案72小时内完成和归档等；这些对病历书写时限的具体规定是病历书写时必须遵守的。但在临床医疗过程中，由于受繁琐的医疗工作和教学任务的冲击，有些医务人员也重治疗而没有及时书写病历，事后凭印象去补写，有可能造成记忆的遗漏或混淆，影响其真实性和可信度；病历书写按时限完成是保证病历质量的重要一举。

二、电子病历档案的开发利用

设计医院电子病历（EMR）与病案统计模块进行数据交换的网络接口，从EMR提取病历档案信息内容到病案统计系统，病历内容就是医院业务统计重要的原始资料，是医疗业务活动数量和质量统计的可靠依据。经过编辑、整理、分析的病历档案资料：①可为医院管理和上级部门提供报表服务；为临床业务开展、专科的建设、病床的分布、人员的安排等制订切实可行的工作计划，改善管理方式，提高工作效率提供依据。②与医院信息管理系统衔接，可在医院的局域网内查询到医疗动态、临床经验、病人诊疗过程及病人基本情况等资料，为医院管理和临床诊疗提供了必要的内容。③据病历资料可筛选病种输出至Excel表中进行量化后，入SPSS中分析某疾病的发生发展、变化趋势、密切关系、危险因素的相关关系、设计某疾病的诊疗模型和鉴别诊断服务于临床。

在临床教学中，需要利用大量病历档案作为生动的示范教材，通过各种形式的病例讨论如疑难病例、术前病例、死亡病例讨论等，使学生们理论联系实际，提高感性认识，巩固理论知识。特别是对典型病例或罕见病例的讨论，一份科学的、完整的病历档案往往起着教科书无法替代的作用。

电子病历档案是病人接受医疗诊治过程中的详细记载，它不仅是病人住院期间疾病诊疗的真实反映，还是确立疾病诊断和拟定治疗方案必不可少的依据。尤其对再次入院病人的诊治，病情的追踪，更要参考以往的病历档案。它还可成为诊断疑难病症、抢救危重病症的重要参考资料。也是临床实践最直接的记录，通过分析、总结，对提高医疗质量和技术水平，评价医疗业务能力、发展医疗卫生事业起到极其重要的作用。有些在治疗过程中还可发现某些特殊的规律，从而提示医务人员及时修正治疗方案，使治疗更趋正确、合理，缩短病程，提高治愈率，为医学研究提供可靠依据，推动医学的发展。

随着社会医疗保障体制改革的深化，法律制度的不断完善和人民法律意识的增强，病历档案的使用范围日益扩大，社会化的利用比例日趋上升。在解决医疗纠纷中，病历档案作为真实有效的凭证和判定责任的重要依据，处理各类肇事、事故、伤残等刑事、民事案件，司法机构往往是根据病历档案的原始记录来处理或判明责任。随着人们思想观念的改变和医疗制度改革的深化，大病保险和其他商业性的疾病保险，病历档案为医疗保险、保险公司补偿或理赔提供真实信息。故病案档案还是一份具有法律效用的原始材料或作为证明案件真实情况的证据和重要依据。

参考文献：

[1]王进.论病历档案的依法管理与利用[J].中国医学伦理学，2004，17（1）：39.

[2]方晓俭.浅谈数字化档案的技术及应用[J].计算机时代，2002（6）：19.

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信息化档案管理能否成功地应用在学校档案管理中，关键在于学校领导的支持和各部门主管的积极参与，尤其是领导思想认识的提高。要让学校领导充分认识档案信息化的重要性，认识到档案信息化对学校各项事业创新与发展的重要性，切实将档案信息化提高到学校发展与改革的高度来对待。将档案工作落实到实处，切实将档案工作纳入学校主要领导的议事日程，纳入部门的考核，纳入档案人员的职责范围，使档案管理有领导保证、人员保证、时间保证、经费保证。这是加快学校档案信息化的关键，也是学校档案事业生存与发展的根本保证。

档案标准化、规范化是实现档案信息化管理的第一步。信息化档案管理要符合档案管理的各项标准，包括检索语言、目录著录、名词术语、信息代码、技术设备、档案载体、档案分类整理、档案统计等方面都要标准化和规范化。档案管理的各个环节、步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入计算机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的记载内容，系统而正确无误地记录、存档。

信息化档案管理的前提是实现档案系统的办公自动化，只有建立具有高效管理和开发利用档案信息资源能力的档案网络管理系统，才能够实现档案信息从接受、整理、归档、著录、存储到开发利用的信息化管理。目前，档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。要实现档案信息化，必须从文件材料产生开始就运用统一的计算机管理系统，完成撰写、检索、借阅、编研等文件处理和档案管理的全过程，使文件材料的公文处理与档案管理紧密结合起来，这样学校各部门就可以通过网络实现对这些档案信息资料的共享。

档案信息化建设依靠的主要是高素质的档案工作者。从目前学校实际情况来看，大部分档案工作人员都是一兼多职，对档案管理信息化十分不利。要改变这种状况，最简捷的办法就是改变队伍素质结构，适应新的工作需要，要加大档案管理人员的业务培训，使其领会现代化科学管理档案的内涵和特点，使档案工作人员具备以下五种能力，即档案信息真实性的维护能力、档案信息的获取能力、档案信息的鉴定和评估能力、档案信息的加工与提炼能力、档案信息的交流与传播能力，从而提高档案管理效能。

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一、档案管理

近年来的社会发展中，随着各种科学技术、经济结构的出现，传统的单纯以手工检索、人工调卷为主的档案管理方式逐步无法满足社会发展和经济建设要求，更是无法适应时展要求，形成了一套以档案管理理念、信息观念和现代化社会发展观念为主的工作方式。这种档案管理措施和方法是变传统的静态档案为动态档案、变纸质档案为电子档案的一种管理模式，也是搞好和促进社会发展的一种新型、现代化管理模式。截至目前的社会发展中，档案管理事业和管理工作人员为了能够顺应时展潮流，在社会发展中逐步形成了以多个方向去进行教学和归纳，形成了一批有一拼的复合型人才，也是一个坚持不断创新、用于探索和实践的现代化档案管理措施。档案在目前的社会发展中越来越发挥出其重要性作用，是社会各行业在发展中都不可缺少和忽略的工作环节，也是目前社会发展中最值得我们关注和重视的工作环节。截至目前，档案管理工作中逐步形成了一套综合化、系统化、全面化和合理化的发展流程和发展体系，更是实现了以适应时展和社会经济要求为一体的综合性发展模式。尤其是在近年来，随着电子档案的出现与完善，以电子计算机为主的档案管理越来越受到人们的重视与关注，并形成了一套综合性的发展模式和发展趋势，成为目前社会发展中人们关注的重点话题。

二、电子档案的管理原则

（1）规范性原则。规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。规范性原则的要求是：所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样做，不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。

（2）效率原则。档案信息的电子化工作面广量大，耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。首先，应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案，包括最优化的工作流程、最合理的技术模式（信息存储格式、信息组织模式）和最适宜、先进、高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键；而优良的电子化加工系统，则是档案信息电子化工程的助推器。尽管电子化加工系统的建设配置可能需要较大的投入，但它具有一次性投入而长期受益的特点。构建良好的档案信息电子化加工系统，将极大地提高档案信息电子化加工的速度，加快电子化的发展进程。

三、档案管理工作中存在的问题

档案管理作为当前社会发展中最为关键和重要的环节，其不仅在企业经营和工作中受到了人们的关注和重视，同时在国家政府工作中更是得到了人们的高度重视和关注，成为了整个社会发展中最为关键和重要的环节。就目前的档案管理工作进行总结和归纳，其中还存在着诸多的缺陷和问题，对其进行研究和探索发现，其主要问题表现在以下方面：一是档案管理缺乏系统的管理，并且在工作之中对管理人员专业知识和工作素质不够重视，造成管理工作的松懈和不够完善。在档案管理中由于缺乏系统化的管理方式，通过相关的科学技术成果促进企业工作方式的转变，档案作为企业工作的重点方式，其在管理和工作中通过信息技术的完善来促使档案工作合理进行，并且形成系统化的工作模式和方法。二是管理人T的素质较低，导致管理力量薄弱。这是目前档案工作中存在的主要问题，同时也是目前档案管理工作中的重大缺陷。在档案管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的管理制度和检查、考核方案。三是档案管理中配套设施不够齐全。力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命和保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。是档案管理必备的条件，由于，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、等设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

三、应对和研究措施

（1）档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。

（2）增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。从开发利用上突破，就是要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。

（3）加速观念更新步伐。高新技术推动下的档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，还要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度和追求真理的强烈欲望以及朴实的工作作风，也要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。