档案管理具体流程汇总十篇

序论：好文章的创作是一个不断探索和完善的过程，我们为您推荐十篇档案管理具体流程范例，希望它们能助您一臂之力，提升您的阅读品质，带来更深刻的阅读感受。

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1.1 “互联网+”时代的档案管理机遇

1.1.1 技术手段不断丰富

在“互联网+”时代背景下，档案管理手段呈现出多元化特点，档案管理技术手段日渐丰富，档案管理信息系统作用下，大幅度降低了档案信息管理难度，也减少了档案管理人员工作量，提高了档案管理效率与质量。在日常工作中，档案管理人员可以借助检索功能，在最短时间内查找各类档案，分层管理档案信息，促使各类档案管理具有鲜明的关联性特点。同时，在“互?网+”时代下，档案存储形式也日渐多样化，比如，视频、音频，大幅度提高了档案管理质量，档案信息数据也更加准确，出现多样化的档案管理技术选择平台，各类管理机构、企业之间的合作、交流日渐增多，各类档案管理系统应运而生，电子档案管理系统具有鲜明的时效性特点。

1.1.2 服务空间不断拓展

在社会经济活动作用下，社会各类信息频繁出现，档案管理者借助互联网信息技术，构建出合理化的档案管理系统，有着较大的管理空间，档案管理呈现出数字信息化特点，在计算机系统中存储着海量档案信息，其存储成本并不高。在日常工作中，档案管理人员可以不受时空限制，查询各类档案数据信息，离线管理各类档案，能够为档案使用者提供优质的远程服务，档案服务空间进一步拓展。

1.1.3 档案时效不断提高

随着社会不断发展，档案种类日渐增多，具有鲜明的时效性特点，传统纸质档案管理已无法有效满足这方面的客观要求，必须对其加以优化完善。在“互联网+”时代下，时效性是互联网信息技术的显著特征，档案管理也具有较高的敏感度，可以动态跟踪各类档案信息，档案管理也具有较好的交互性、动态性。同时，所构建的档案管理系统可以有效整合大数据、数据挖掘技术等，不断开辟全新的档案管理空间，大幅度提高档案管理效率，档案时效不断提高。

1.2 “互联网+”时代的档案管理挑战

1.2.1 管理模式变革

站在客观角度来说，传统档案管理过分注重管理人员已有的经验，不注重档案科学化与系统化管理，和传统档案管理相比，以互联网信息技术为中心的档案管理系统有着明显的区别，急需要优化档案管理流程、管理模式，对档案管理人员也提出了新的更高要求。也就是说，在“互联网+”时代背景下，档案管理迎来发展机遇的同时，也需要更好地应对来自各方面的挑战，必须多层次优化变革档案管理模式，构建标准化的档案管理流程、档案管理模式，不能再采用传统单一化管理模式，才能有效满足“互联网+”时代下档案事业发展的客观要求，确保一系列档案管理工作有序开展。

1.2.2 档案管理意识落后

在“互联网+”时代背景下，档案管理人员构建档案管理系统中，需要构建合理化的档案管理体系，对档案管理人员也提出了更高的专业性要求。由于长期受到传统纸质档案管理的影响，档案管理人员并不具备互联网+时代下的档案管理意识，档案管理意识落后，对互联网信息技术作用下的档案管理系统流程缺乏正确的认识，不具备较高的职业道德素质，责任感不强，影响档案管理工作的顺利开展。同时，档案管理人员不具有较高的业务素质，档案管理操作能力不高，无法有效发挥互联网信息技术多样化作用。

1.3 档案管理难度不断增加

在“互联网+”时代下，传统档案受到巨大的冲击，要求加强档案标准化管理，加上档案信息自身具有鲜明的差异性、动态性，档案信息数据不断增加，档案管理难度也大幅度增加，还要对档案信息进行一系列操作，比如，记录、归档、查阅，档案管理人员必须注重自身专业技能的提高，才能更好地管理各类档案。同时，在互联网信息技术作用下，网络数据不具有较高的保密性，档案数据信息具有较高的泄露风险，一旦没有及时做好档案信息备份工作，相关档案信息丢失，会造成严重的经济损失。

2 “互联网+”时代的档案管理途径

2.1 强化档案管理意识，优化档案管理制度

在档案管理过程中，档案管理者必须与时俱进，转变自身传统观念，全方位正确认识档案管理，要多角度加强自身档案管理意识。档案管理者要多层次掌握各方面专业知识，比如，科技档案管理、企业档案管理、电子文件管理，将其灵活应用到档案管理中，科学管理各类档案。同时，档案管理者要增强自身责任感，具备终身学习意识，注重档案安全性以及准确性的提高，优化利用互联网信息技术，科学管理各类档案信息。此外，在日常运营中，档案管理者必须严格按照“互联网+”时代下档案管理具体要求，优化档案管理制度，明确档案管理一系列内容以及电子档案管理标准，全方位监督档案管理，提高档案管理整体质量。

2.2 优化档案管理模式与服务形式

在“互联网+”时代下，档案管理者必须优化利用互联网信息技术，结合其特点、性质，优化完善档案管理模式，科学管理海量档案信息数据。档案管理者要围绕网络，在最短的时间内有效组织网上海量信息数据，实现档案网上服务，为档案信息使用者提供更加优质的服务，借助互联网技术，构建合理化的档案管理数据库以及数据管理中心，科学管理档案的基础上，开展多样化档案管理工作，比如，查询、服务、利用，实现计算机检索，取代传统手工查询，便于档案管理者以及使用者更好地查询所需的档案信息数据。档案管理者要借助互联网信息技术，优化档案服务形式，比如，电子信箱服务、数据库查询服务、档案汇编专题服务，为档案信息使用者提供针对，有效满足他们各方面客观需求。

2.3 提高档案工作者综合素质

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1.1.1检索速度快。与传统的纸质档案管理相比，将信息技术应用到档案管理中，会显著提高档案管理的整体水平，在具体操作中，只需要将与档案有关的关键字、关键词放在检索栏中，就能在很短时间内检索到信息，这会为相关人员工作节约大量时间。

1.1.2存储量大。在信息技术的支撑下，档案管理工作内容已经得到了优化，不需要大量的纸张来记录信息，自然也不需要消耗大量的空间储存，保证了单位内部空间利用效率。而随着现代管理工作不断发展，档案管理已经由传统的文字档案发展为图片、文字、视频、语音多种形式于一体的档案，而这些档案内容也是纸质档案无法解决的，信息技术型档案的出现有效的解决了这个问题。

1.2在档案管理应用信息技术中存在的问题

1.2.1系统操作不熟练。对档案管理工作而言，实现信息技术与档案管理的融合虽然显著提高了档案管理水平，但在这种情况下，管理人员无法及时掌握有关档案管理的技术，不利于保证工作效率。同时，近几年信息技术的发展速度较快，信息化档案技术也迎来了几次更新，虽然进一步提高了档案管理系统质量，但工作人员必须要面对系统操作不熟练的问题。

1.2.2资金安全问题。在应用信息技术过程中，必须要面对互联网所带来的安全问题，包括漏洞、病毒入侵等，一旦上述问题发生，就可能導致系统数据库崩溃，一旦一些不可恢复的文件受到破坏，将会造成巨大的损失。

2、改进档案管理信息化的建议与方法

2.1注重档案管理人员的服务意识与技术培养

优化档案管理的最终目的是为了能够把档案资料更方便、有效的提供给相关部门与相关人员参考。所以档案管理工作人员应当牢记档案信息化管理的最终目的，加强自身服务意识，坚持服务相关部门与人员使用档案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽视档案利用价值管理理念，在保证档案资料的安全有效的前提下最大程度上发挥出档案资料价值，使得档案资料能够更好的服务社会大众。档案管理工作人员需要在更正传统管理观念的同时加强自身专业素养，建设信息化档案需要相关工作人员具有足够的专业才能得以实现，信息化档案管理相关工作需要具有较高的专业素养的综合型人才，提高相关工作人员的专业素养加强对管理人员的技术培养，对档案信息化管理具有重大意义。

2.2提高档案信息管理水平

在先进科学技术的推动下，通过使用计算机相关软件能够加快信息化档案建设进程。通过相关计算机管理软件能够对信息化档案的管理工作起到积极作用。使得档案管理的核心内容朝档案信息化方向发展，另外应加大档案信息化所用设备的投入，搭建高效的档案信息化平台系统，从而为档案信息化管理活动的开展打下良好基础。建设电子档案是信息化档案建设的主要措施，电子档案虽不能够带来实际效益，但是能够在服务社会的同时发挥其潜在的经济效益。当越来越多的电子档案形成时，如何合理地管理这些电子档案成为了主要问题。通过合理地选择相关计算机管理软件，是电子档案得以有效利用的关键所在，但是也需要强化相关工作人员的专业素养，前后两者均对提高管理质量起到重要作用。

2.3加强档案信息管理

在进行档案信息化建设过程当中，应当提前制定好相关工作流程，在整个建设过程中都应保持认真严谨的态度。信息化档案建设应当结合当前社会需求进行规划，在构架档案管理网络平台时，应充分发挥网络平台所具有的扩展性、灵活性等特点，以结合社会需求，拓展开发相关功能，更新软件系统，保证档案信息化硬件设施和软件的有效配合，以此保证档案信息化的正常开展。信息化档案管理相关人员应从以往的实物档案管理向档案信息化管理模式转变。管理具有多样性、多渠道、实时性的档案信息化资料，另外应注重对专业人才的培养，同时逐步改革相关培训与考评，提高档案工作人员的专业素养与工作能力。另外充分结合计算机网络技术，通过相关管理软件提高档案管理效率。电脑的广泛使用以及网络管理技术发展给档案管理带来了巨大的便利。采用相关计算机网络技术所构建的网络平台，不仅能够使得档案资料更具真实性，还能够有效提高档案使用率，节约绝大多数人力资源。

3、档案管理中信息技术应用的重要性

3.1应用信息技术是创新档案管理工作的必要条件

人们日益丰富和多样化的信息需求给新时期档案管理工作提出了新的要求，档案管理工作必须加大创新力度才能适应新的社会发展形势，满足人们的信息需求。在档案管理工作中应用现代化的电子信息技术，能够打破传统的档案管理工作中时空的限制，人们可以利用现代化的信息和网络技术进行档案信息资源的查阅和使用。同时档案管理人员也可以利用先进的电子信息技术和档案管理理念完善档案管理的工作模式，提高档案管理工作的效率，从而为人们提供更优质的档案信息资源服务，开创新的档案管理服务模式。

3.2有助于实现档案的精细化管理

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中图分类号： TV61 文献标识码： A 文章编号：

1 引言

1.1水利枢纽工程档案管理的内容

水利枢纽工程档案管理的内容是水利枢纽发电项目的全过程的记录，包括立项、可研、初设、施工、竣工验收以及试运行等各阶段的资料。水利工程档案的载体可以是文字文件、图表和声像资料等。

1.2水利枢纽工程档案管理的重要性

水利枢纽工程的档案管理为水利工程的建设施工提供决策资料，也为水利发电项目的正常运营安全提供保障。水利枢纽工程档案管理对我国水利工程建设的科学管理具有基础保障作用。要加强水利档案资料的收集和整理，做好水利工地竣工验收，这样才能有效提高水利工程档案的“归档率”、“完整率”和“准确率”。水利工程档案对工程施工的质量评定、事故原因分析、竣工验收以及水利工程项目以后的运行管理提供了必要的依据。

2大藤峡水利枢纽工程概况介绍

大藤峡水利枢纽工程的开发目标为防洪、航运、发电、水资源配置以及灌溉等综合利用。大藤峡水利枢纽坝址位于珠江流域西江水系黔江河段大藤峡峡谷出口的弩滩处，下距广西桂平市黔江彩虹桥6.6km，坝址控制流域面积为198612km2。枢纽建筑物主要包括挡水建筑物、泄水建筑物、发电建筑物、通航建筑物、过鱼建筑物和灌溉取水口建筑物。大藤峡水利枢纽库区淹没土地面积为283579.2亩（含水域122984.77亩），淹没区搬迁安置人口现状年（2011年）9757人。

3 大藤峡水利枢纽工程档案管理的特点分析

3.1水利枢纽工程档案管理种类繁多

由于大藤峡水利枢纽工程施工建设期较长，这样使得档案收集管理周期变长。水利工程档案覆盖了水利工程项目的整个过程和各个阶段的资料记录。大藤峡水利工程项目由多个单项工程组成，光可行性研究阶段就有二十多个专题项目，这样就使得水利工程档案种类繁多。

3.2 水利枢纽工程档案管理具有时效性和复杂性

大藤峡水利枢纽工程档案管理要反映项目施工建设的整个过程，并为工程竣工验收和日后的运营提供依据和参考，这些档案资料具有指导意义，需要长久妥善保管。另外，水利枢纽工程档案管理包括了建设项目的各个阶段，涉及众多部门和单位以及技术领域，具有设计内容和工程结构功能的复杂性。

4 水利枢纽工程档案管理存在的具体问题

4.1 水利工程档案管理制度不健全，导致档案管理质量低

水利工程的发展需要相应的档案管理制度，要创新档案管理的方式和载体。然而，由于水利工程档案管理制度不健全，造成了档案管理业务流程的不规范，如资料的收集整理不及时，归档不规范。这些导致档案管理质量低，表现为档案分类模糊，案卷形式不规范标准，部分文件内容缺失，档案检索功能较弱，限制了档案的使用。

4.2 缺乏水利工程档案管理的专业人员

水利工程档案管理需要专业性的人员，要懂水利施工工程、档案管理专业、以及信息技术的复合型人才。否则，就造成水利工程档案管理停留在表面，难以实现标准化和规范化的管理。非专业的档案管理人员容易造成档案资料的缺失，审核不清，整理不规范，交接手续不齐全，这样就降低了档案管理的质量。

4.3 水利工程档案管理意识较弱

由于一些水利项目对档案管理不够重视，缺乏对档案管理制度的落实和监督，对于档案管理部门也没有投入足够的软硬件设备设施和配备专业技术人才队伍，将档案管理作为了工程项目的附属工作，正是这种轻视档案管理的意识，使得档案资料的整理不及时，凌乱堆放，在水利建设项目后期收集整理资料中导致原件收集困难和缺失，无法体现档案管理的利用价值，影响了工程竣工验收。

5提高大藤峡水利枢纽工程档案管理的有效措施

要提高大藤峡水利枢纽工程档案管理质量，确保水利工程项目的顺利实施，应从以下几个方面进行改进。

5.1 健全水利工程档案管理制度，提高管理质量

要根据水利工程的特点不断健全水利工程档案管理制度，确保档案管理实现系统化和规范化。建立档案管理的监督机制，明确档案管理的责任，奖罚分明，将档案管理纳入项目管理的议事日程，为档案管理的开展创造制度保障，这样才能提高档案管理的质量和服务水平。

5.2 提高档案管理人员的专业素质

为了保障水利工程档案工作的效率和质量，应配备专业人员。要对档案管理人员进行业务培训，提高相关的技能和知识，培养复合型技术管理人才。要提高档案管理人员的业务能力，如分类、组卷等业务流程,并确保档案资料的紧密性、延续性和完整性。

5.3 增强档案管理的意识

领导应重视大藤峡水利枢纽工程档案管理，建立领导机构小组，落实领导责任制，对档案管理人员的工作进行考核，增强员工工作的责任意识。加强对档案管理方面的资源投入，购置先进的办公设备，提高工作效率。要制定员工的专业培训计划，提高员工的操作能力。要实时对档案管理工作进行检查和指导，对发现的问题要及时采取措施进行解决，使得全体员工都重视档案管理工作，各单位和工作人员献计献策，共同提高档案管理水平。

5.4 提高档案资源的开发利用水平

由于大藤峡水利枢纽工程档案管理具有复杂性，必须通过先进的技术和管理才能满足实际服务需要。要购置先进的设备、管理软件，以及引进专业人才。要提高档案资源的开发利用水平，通过数字化和网络化的档案管理，构建水利工程档案资源的网络共享平台，更好地收集整理和编制档案文件。创新档案编制方法，运用信息技术整编档案，科学地编排档案数据，建立全面详细的档案数据查询网络，为大藤峡水利枢纽工程提供数据依据和参考，实现经济效益和社会效益。

6 结论

通过对提高大藤峡水利枢纽工程档案管理的有效措施进行分析，得出水利枢纽工程档案管理能够为水利工程的建设和安全运营提供资料。它是一项基础性工作，对发展水利工程具有支持作用。要明确水利枢纽工程档案管理的职责，加强水利枢纽工程档案管理的标准化、信息化以及规范化，提高档案质量。因此，提高大藤峡水利枢纽工程档案管理质量，能够提高工程建设的安全性，确保工程施工的质量和进度，要优化档案结构、整合档案资源，创新档案资源的管理方式，促使档案管理的高效服务。

[参考文献]

[1] 姚彩霞.基层水利档案管理初探[J].资源环境与工程,2011,(05): 555-556+560.

[2] 龚瑞梅,杨英封,刘政,高红霞.加强信息系统开发 提升水利档案管理水平[J] 内蒙古水利,2010,(06): 149-150.

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（一）乡镇档案管理工作认识不足。受传统思维观念和我国现行档案管理四级体制的影响，多数乡镇对档案管理工作认识不足，未加强重视。乡镇档案管理在上级检查工作时往往被忽略，主要领导们如果不亲自遇到相关档案的问题，一般不会重视档案工作。有的档案工作人员想负起责任，也会被繁重的其他兼职工作磨掉积极性。再加上乡镇建设中通常不包括档案建设管理，导致档案管理工作备受冷落，难以受到乡镇领导重视。

（二）乡镇档案管理的法制意识淡薄。有的乡镇根本没有按照《中华人民共和国档案法》的相关规定来安排档案管理工作，出现了档案管理各自为政的情况，重要的档案资料有不少散存在个人或者是领导手里，给档案工作的收集整理及查阅利用造成了困扰，不仅影响了档案资料的完整性，同时给档案的有效性带来一定的影响。

（三）档案管理人员专业知识较欠缺。大多数乡镇档案管理人员专业知识、业务能力及综合素质都较为欠缺，在进行档案管理时存在诸多问题，难以高效完成档案管理的搜集、整理、归纳、入档等流程，致使乡镇档案管理工作质量和效率始终难以提升。此外，乡镇档案管理人员流动性较大，档案管理衔接工作存在??题，往往存在管理滞后的问题。

（四）乡镇档案管理信息化程度较低、配套设施不到位。受乡镇人力及技术条件限制，虽然所有乡镇已经使用计算机进行档案管理，但很多乡镇大部分的重要档案管理工作依旧为人工操作，没纳入单位综合档案室统一实行计算机全文数字化管理，不利于档案的日后使用。对档案的信息查询也只局限于本地，档案信息的共享程度较低。受乡镇经济条件限制，许多乡镇档案存储柜老化，档案资料容易受空气、雨水及鼠虫影响，致使档案资料发生破损。甚至还有些乡镇根本没有条件设立专门存储档案的档案室，档案文献随意堆放，档案管理难以有效进行。

二、加强乡镇档案管理的建议

（一）完善管理机制提升管理意识。要想做好乡镇档案管理工作，首先要制定完全的档案管理机制，落实档案管理工作内容，并进一步提升乡镇档案管理意识，重点在于加强乡镇领导干部对档案管理工作的重视度，比如可以将档案管理工作规划到乡镇工作质量和效率考评内容当中，以此来调动乡镇档案管理人员的工作主动性，并针对档案管理工作制定相关竞争和奖励制度，激发管理人员的积极性。对有关部门档案管理工作实行问责制度，建立起良好的档案工作环境，使档案管理工作有章可循，真正提高乡镇档案管理工作的质量和效率。

（二）提高法律意识坚持依法治档。我国1987年在遵照相关立法程序基础上制定并颁布了《中华人民共和国档案法》，其目的是为了更好地实现档案部门和其他相关使用部门的调整，确保社会、组织和公民三者在档案方面关系的法律规范。乡镇档案行政管理机构及其工作人员应当依据宪法和法律赋予的职权，在《档案法》等法律规定的职责范围内，按照法定程序，对乡镇各项档案事务实施管理，并对自身做出的档案行政行为后果依法承担相应责任。

（三）提升乡镇档案管理人员素养。要对乡镇档案管理人员进行专业培训，根据乡镇具体情况安排培训时间和培训方式。采用重点培训和轮流培训相结合的方的流程以及档案管理的工作内容。 其次，乡镇要增设专门的档案管理部门，切实加强对档案的管理工作，减少并逐步消除一人身兼数职的现象。

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档案的归档主要会分为纸质档案归档和电子档案的归档两部分。充分利用计算机网络平台实现档案归档工作，以实现信息化和现代网络化为目标，着眼于建立高标准、高性能的系统。利用计算机网络平台，归档工作需要对每一个环节都进行明确的规范，使各个层面达到一定的水平，这样才能提归档工作的综合能力，发挥出整体优势。

（二）医院部门之间的共同协作

在办公自动化的背景下，档案自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，医院的自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个档案管理部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案管理需要系统性的特点。

二、改善办公自动化环境下的医院档案管理工作的具体措施

（一）转变传统的方式，促进高效档案管理

在办公自动化的背景下，文件自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案档案管理需要系统性的特点。

（二）制定标准化、规范化的档案管理制度

办公自动化下的档案管理具有及时、方便、快捷等的优点，同时伴随着这些优点下的问题就是档案管理工作必须要标准，统一和规范化。第一，如果文件管理和档案管理是分离的，那么两者之间就会存在越权问题，尤其是文件归档的前期容易发生这样的情况。因此，单位必须制定一套标准，规范档案的管理工作。第二，在业务流程和技术操作过程中，文件处理、归档和一些著录中都应制定统一的格式和标准，同时确保不同的接口类型中的档案能顺利、安全归档。

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中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）009-00-01

医疗保险的档案材料是一种信息资源，是记录医疗保险发展的一手材料，是对医保经办部门日常工作记录下来的真实内容。医保档案材料作为我国基本医疗保险的一项无形资产，在社会保障管理、人力资源管理等多领域发挥十分重要的作用。因此如何做好医保的档案管理成为各地医保经办机构的一项重要工作环节。本文主要从我国医保档案的共性特点和完善我国医保档案管理提出以下几点思考。

一、我国医疗保险档案的特点

在我国，由于历史的原因，医疗保险工作起步较晚，且医保各环节的管理制度和法规均有待完善，再加上我国医保参保范围广和医疗服务领域的特殊性，决定了我国医保档案管理具有以下几方面特点：

第一，医保档案管理的内容丰富、复杂。主要包括“医、保、患、药”四大块内容。“医”，指医保定点医疗机构，具体包括医保经办机构与医保定点医疗机构签订的服务协议、住院费用结算清单、报销凭证、门诊慢性病、特殊病种的认定资料、转外治疗的审批备案表，等等。“患”，即参保患者，包括以下一方面内容：参保者基本信息、医保基金账户转移和关系转接、参保个人账户每月划入金额明细单据等。“保”即医保经办部门、医保管理机构。业务范围：参保患者的档案管理、参保单位基本情况、单位医保基金征缴详细情况以及医保基金的支付档案，等等。“药”指定点零售药房，包含与医保经办机构签订的医保服务协议、医保定点药店资格认证资料、结算费用清单和凭据，等等。由此可见，我国医保事业档案管理涉及面广，内容丰富，且专业性强。

第二，我国医保档案管理涉及面广、工作内容丰富、类别多。目前，职工医保的包括内容主要是城镇机关、企业和事业单位、民办非企业、单位里的社会团体，等等。职工医保辐射范围广、人员类别多，包括在职和退休人员、个体、建国前参加工作人员、离休干部、二级以上伤残军人、企业下岗工人等特殊人群均包含在内，涵盖范围较广。

第三，医保档案管理具有较强的实用性。医保经办机构保存的参保者医保档案是其享受医保报销待遇的唯一依据和凭证，医保参保患者享受医保报销主要经过以下几个环节：首先要办理医保参保手续，按时交纳医保费用，然后到定点医疗机构就诊（包括门诊和住院），发生治疗和药品等方面的费用，最后医保结算，享受医保报销待遇。操作过程中还包括调整缴费比例、缴费基数以及诊疗项目的报销范围和报销标准等。以上所述工作环节均需要依据参保患者详细、完整的个人信息资料，同时依据本地区所执行的医保政策才能完成。所以医保档案管理必须要做好详尽、准确，关系到广大参保患者的切身利益。如果医保档案资料管理不当，资料残缺或者不准确，将会引起诸多矛盾、纠纷，降低参保人员的满意度。

二、完善我国医保档案管理的建议

第一，用科学的管理方法和管理工具，丰富医保档案管理的内涵，强化监管力度，构建全民医保档案管理体系，并充分发挥其价值功能。各地医保经办机构要将工作职责落实到档案管理的具体部门和管理业务人员，要按照“收集―整理―归档”程序，保证医保文档资料的完整性，避免出现丢失、缺页等情形，要确保医保业务档案的完整率。

第二，要建立真实、可靠、可查询的工作体系。医保事业具有很强的政策性和专业性，当前，医保经办机构的各级负责人和业务人员均需加强管理意识，要从根源上解决问题，真正从思想上认识到档案管理工作重要性，为确保医保工作的有效推进奠定基础，对我国医保事业的发展具有十分重要的意义。医保档案管理人员要熟悉和了解各项方针政策、法律法规，结合当前我国医保管理的现状和存在问题，把医保档案管理纳入档案事业建设中，为全方位发展我国医保档案工作奠定政策上的基础。

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现在机关事业单位的人事档案由具有人事权利的单位自己管理，没有采用现在社会上普遍使用的人事方式，实现对人事档案的集中化、科学化、规范化的管理。但是这种老的人事档案管理方式也有着它自己的优势，对于人事的档案，很多单位没有掌控权，放在人才交流中心的人事档案具有流动性，对于相对比较固定的机关事业单位，需要这种单位自主管理员工人事档案的方式，这样很多不必要的人员流动才能进一步被控制。

一、人事档案管理存在的问题

（一）管理的方式相对落后。一些单位的人事档案管理制度相对比较松散，没有明确的专人管理，对于人事档案一般职工可以轻松看到，甚至自己能拿到自己档案。这就造成了很多管理方面的隐患，很多单位利用档案的管理阻碍正常的人才流动。例如，明文规定允许事业单位人员参加的正常的公开招聘，很多时候就是由于原单位扣着其档案不放，阻碍了优秀人才的正常流动，这就是一种管理理念存在落后思想所造成的。

（二）管理的手段相对单一。很多单位由于办公条件的影响，造成了很多地方的人事档案管理缺乏手段，没有专门的人事档案管理的场所，甚至没有专门的密码柜。严重影响了人事档案的严肃性和保密性，由于办公条件所限，很多单位人员的档案甚至出现了丢失，很多管理人事档案的人员不是专业人员，对人事档案的管理缺乏手段和方法，造成很多不必要的错误和问题。很多单位的人事档案没有相对应的电子化管理，需要大量的人工操作完成每年一次的人事档案的常规管理。

二、利用搬迁机会 进一步提升单位人事档案管理

档案室的搬迁是提高人事档案管理的好机会，需要进一步提高管理的理念和思想。档案室条件的改善有利于人事档案的有序管理，有利于人事档案调阅、增减的规范化，有利于避免因为人事档案造成的管理纠纷，进一步维护了人事档案管理工作的严肃性，保障了人事档案的真实性、可靠性。

（一）进一步加大培训力度，提高管理人员的业务水平。人事档案管理具有很强的专业性，对管理人员的要求十分严格，不仅是业务能力方面，更是管理人员的政治性、党性的体现，需要进一步加大对管理人才的政治思想教育，要求其以对党、对单位高度负责的态度管理人事档案，不能因为与谁的关系好，就私自给谁看档案，甚至篡改档案。政治立场在保持高度的坚定的基础上，要进一步增加业务技能的学习，一个有着高度思想觉悟的人没有专业的管理方法和手段，人事档案还是会出现不必要问题的，加强系统内部的人事档案管理的培训，组织专业的教师开展培训，进一步开展人事档案互查活动，实现兄弟单位之间的取长补短。

（二）进一步加强规范化管理，促进人事档案管理的有序进行。随着档案室的搬迁，管理条件的改善，可以进一步促进人事档案管理相应规章制度的完善，原来没有条件的，现在有条件了，可以实现有序管理了。因此，可以以此为机会，进一步规范人事档案调阅增减等操作的流程，对于需求调阅人事档案的，需要有专门的文件，需要调出档案的，需要有调档函。需要查阅相应档案信息的，要有两个人在场方可调阅，这些管理制度都可以借助档案室条件的改善，进一步规范起来，从而实现人事档案的有序管理。

（三）进一步拓展管理手段，实现电子管理的可能。档案室的搬迁是一种硬件大环境的改善，由此可以进一步提出电子化人事档案管理的可行性方案，实现管理手段的进一步拓展。因为很多单位人员众多，各种身份人员档案管理有着不同要求，人工管理人事档案的难度很大，一旦将主要的人员档案信息电子化，将有利于人事档案的调取和查阅，大大降低了人员的工作量。

三、结语

由于各种原因，有历史遗留的问题、有人员管理更替的问题等等，造成了一些机关事业单位的人事档案管理出现很多问题，埋下了很多不必要的隐患。以档案室的搬迁为机会，进一步提升人事档案管理人员的政治敏感性、专业素养，不断增加规范化操作流程，有效拓展电子检索管理，将有利于单位科学、合理地管理人事档案。

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1 关于企业行政机关电子文档一体化管理的含义

虽然说文件与档案是同一事物的两个不同发展阶段，但究其实质，二者同源一体。可以说没有文书工作就没有档案管理工作，文件是档案的基础，档案来源于文书，文书工作的质量决定着档案工作的质量，档案是文书的变体、精华以及归宿。因此，文件管理和档案管理的物质对象是一致的，也是统一的。

结合对企业行政机关文件、档案一体化管理的认识，综合多方对文档一体化的理解，电子文档一体化管理的含义概况言之，可以科学地定义为：为实现企业行政机关现行文件乃至馆藏档案管理的高效和优化，从系统论的角度出发，借助计算机及网络技术，在文件生命周期理论的指导下，对企业行政机关文书工作和档案工作进行统筹规划、科学管理，实现文档管理的系统化、规范化。

具体而言，这一含义包括四个方面的内容：系统思维是文档案一体化管理的科学指导思想，以计算机技术和网络技术为代表的信息技术可以从技术方面保障文件、档案一体化管理。

2 企业行政机关文档一体化管理的意义

在企业行政机关实现文档一体化管理有利于最大限度地开发文件和档案信息资源。通过文档一体化管理，人们不但可以通过办公自动化系统，了解到现行的文件信息，而且可以借助超文本的链接方式查询到相关的档案信息。如此一来，大大提高了企业行政机关信息的共享程度，也便于最大限度地开发和利用文件与档案信息资源。

文书工作与档案工作进行规范街接，这是企业行政机关办公室的主要工作之一，也是提高档案质量的基础工作。

随着企业行政机关向电子政务的迈进，电子公文在企业行政机关的管理中正发挥着日益重要的作用。相比于纸质文档，无论在形成过程、物理形式、还是存储特性等方面，电子文档的都与其有着本质的区别。所以，在当今网络时代，应及时、适时地建立起新型的文档管理规范。

企业行政机关文档一体化管理适应了文件和档案工作的改革要求和发展规律，有利于提高机关文件和档案管理的工作效率和管理水平。可以说，文档一体化体现了企业行政机关管理信息网络化程度及其行政管理水平。

3 企业行政机关文档一体化管理中存在的问题

虽然企业行政机关文档一体化管理具有重要的意义，但在其实际施行中，现状却不尽如人意，影响文档一体化管理的实施即其存在的主要问题有：

3.1 缺少统一的标准和制度

由于长期以来文件工作和档案工作沿用的一直都是文件和档案工作分开管理体制， 文书、 档案工作各自为阵，文件和档案部门在文档一体化管理问题上总是不一致。这种不一致及矛盾不但影响了文档一体化管理进程的实现，而且造成档案服务于社会工作职能滞后。

3.2 文档一体化管理软件具有局限性

目前已有的文档一体化管理软件中，有很大一部分还停留在模拟手工文件管理的水平上。这就导致了如今文档一体化管理软件出现了如下一些共性问题，如低水平重复，功能雷同；档号不统一，导致可读性差；通用智性差，且安全性低，科技含量少，检索质量也不高。

3.3 文档一体化管理队伍整体素质偏低

在文档一体化管理中，文档管理人员不但要精通文件及档案的管理业务，而且要能熟练操作计算机等现代办公设备。可是大多由职工家属或随调人员等组成的文档管理人员不仅缺乏文档管理的专业背景而且知识结构老化。不仅如此，文档管理人员还更换频繁。加之文档人员的学习培训、进修提高的机会又偏少，所以在企业行政机关的文档一体化管理中，两者都懂的专业人员寥寥无几。

3.4 企业文档一体化管理案例试析

随着中国海油信息化进程的持续推进，信息化手段在日常办公、行政管理、公文处理等领域的运用已经日渐深入。为了更好的提升海洋在文件处理方面的效率与规范性，进一步推动企业政务办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，海洋石油总公司于2009年启动文档一体化系统建设项目，并于2011年1月正式发文向二级单位推广系统。

2013年中海石油化学股份有限公司海南基地开展了文档一体化管理系统的建设工作，实现了体系化公文管理。该项目完成了服务器配置、系统搭建、系统配置等工作，实现与化学公司总部系统实现对接，实现了与兰台系统、OA系统进行集成，完成收发文件的实时归档及并在海南基地OA上集成系统入口。2013年8月30日系统正式上线运行。文档一体化系统的建设，有力的支持海南基地的办公现代化、信息资源化、传输网络化，实现海南基地文件处理的全面信息化。公司文件的收、发、归档等完全实现线上流转，真正实现了无纸化办公，并且可以即时发送文件到各所属单位，减少了中间传输环节的时间和成本。缩短了发文审核、会签、签发、排版、分发和收文登记、拟办、阅批时间，由原来的公文处理全流程办理时间2个工作日时缩短为现在半个工作日即可完成。海南基地全年大约收发文300余件，公司级会议纪要100余件，全年节约600个人天的工作量，可节省36万元的人工成本。

文档一体化管理系统实现了上级与下级单位、平行单位间的公文传输，大大提高了公文传输的效率。文档一体化管理系统使用流程图形化跟踪技术，实现审批流程操作过程的可追溯性。根据用户需求快速地对软件系统进行调整，降低了软件开发、部署实施和维护过程中的成本和风险。区别于以往公文系统与档案系统的割裂性，文档一体化管理系统实现了文档自动归档到档案管理子系统的功能，提供用户对档案进行著录、编研、销毁、借阅和查询等操作。

目前，文档一体化管理系统已在总公司及十四家二级单位获得良好运行并也同时得到了用户的充分认可，特别是在中海石油化学股份有限公司海南基地获得了良好应用。

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中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）18-0352-01

一、企业档案信息化管理的含义内容及必要性

1.企业的档案信息化管理内涵

什么是企业的档案信息化管理？通过字面理解很容易清除的知道，就是俗话说的电子存档，就是把企业的档案按照一定的分类，存在计算机中。传统的档案管理，就是讲纸质的档案，按照一定的内容，进行分门别类，然后把那些纸张放在特定的地方的一种管理方式。传统的管理方法，第一，需要大量的人力物力，浪费纸张；第二，不便于人们对资料的查询，想要从那么多资料中找到想到的内容，不是一件容易的事情；第三，储存效果不好。由于是纸质的档案，因此容易受房间温度湿度的影响，纸张腐烂，导致档案消失。因此，在高新科技发达的今天，特别是对于像哈尔滨热力公司那样的供热企业来说，企业档案管理的信息化非常必要，因为供热公司需要存储的信息量较其他类型的公司更多更复杂。

2.企业档案的信息化管理具体如何进行

档案的信息化管理具体是如何进行管理的呢？具体分三个步骤，第一步，进行资料数据的录入。要想规范化管理，首先要将收集到的档案信息数据，利用扫描仪，或者网络其他软件，把这些数据录入到电脑中，为后面的工作做好准备工作，需要值得注意的是，录入的过程要把控好准确性，这是管理做关键的步骤。第二步，通过专门的软件，对录好的数据进行分类和编排，这一步，要注意工作流程的规范，不能随意让外部人员进行干预和改动。为确保录入档案与现实记录的一致性，一定还要注意电脑的自动化系统与档案管理系统是兼容的；最后，为保证管理系统的应用能够准确无误的进行，要试用查询功能。

3.企业档案信息化管理存在的必要性

一个企业档案对于企业来说，是一项无形的资产，因此要做到很好管理，就需要运用科学方法，利用高新科技。因为企业档案的存在形式有很多种，有文字说明，图表描述，声像呈现等，他们是企业重要的信息和动力源泉，也是企业领导做各项重要决策时利用的依据，虽然对企业来说，这是一项服务性的工作，但是他的重要性是不可低估的，对档案保管的好坏决定了一个企业生存与灭忙的关键，他们对于企业的兴衰成败有着不可预计的重要意义，因此。企业档案的信息化管理工作时非常重要的。

二、供热企业档案信息化管理的现状及现存的问题

某热力公司是哈尔滨一家大型供热企业，公司有1个调度中心，1个物业公司，4个供热分公司，3个热力站及其他4个直属独立的基层机构，有员工798人，为10多万居民，30过万人口供热，面对如此纷繁复杂的数据，若用传统的档案管理方法，那得需要多大的房子才能装的下如此多的档案，因此，像哈尔滨热力公司的供热企业都有一套完整的信息化档案管理方案。但是不是所有的方法都占有绝对的优势，其实这种管理办法也存在许多现实问题.

1.档案管理设备的陈旧及基础设施的不完善

随着时间的流逝，企业内部许多设备老化陈旧，包括地下网管，计算机设备，存放档案的库房等，又因为大部分的供热企业都存在巨额欠费问题，企业流动资金不足，导致新设备更新的配给不及时，许多档案管理人员还在运用运行速度慢，内存很小的电脑，给档案管理的数据录入工作带来的麻烦，另又因为有些供热企业的网络系统的建设还没完全，因此，档案的信息化管理受到以上两个问题的影响，需要有待改善。

2.档案管理人员职业素养较低

在中国，有个不成文的规定，许多企业都爱用老职工或即将退休的员工，进档案管理部门，觉得档案管理工作时一项很清闲的工作，许多供热企业也不例外。这样的举动就会使得档案管理人员普遍业务素质降低。据调查数据显示，大部门档案管理员工文化程度较低，会计算机操作的的人很少，又由于部门人数少，因此，一部分员工身兼数职，导致档案的录入和分类不能及时的完成，还有一个更重要的原因，档案管理部门人员经常受到调动，总是出现新手，又不能及时的完成培训，对业务流程不熟，以上种种原因导致企业档案的信息化管理受到极为严重的影响。

3.企业缺乏健全的管理体系和保护政策

档案信息化管理的前提条件时必须有一套健全的管理体系，必须明确出台管理工作的标准化方针，另外还需要有政策的保护，比如相关的法律文件，用来保障电子文件的安全存在，虽然现在企业还缺乏相应的规范制度，也还没有出现信息安全技术的保障法律法规，但是，这些都是企业保障安全运营的必要工具。

三、企业面对档案信息化管理出现问题应采取的相应措施

1.加快硬件软件等设备的更新换代

企业基本设施的不完善表现在两个方面，一个硬件设施的不足，二是软件设施的更新不够及时。面对设备的陈旧老化，企业应第一时间应更换各种机器设备，该修的修，该换的换，该更新的更新，面对某些企业网络建设不完善的软件设施问题，企业应及时修整网络布置，确保信息的流畅，网络设备的安全到位。

2.加强档案管理部门人员的培训及人才的培养

其实档案的信息化管理牵涉的技术能力很强，它不仅需要懂得计算机的人员，而且还需要素质高的人员，在精通计算机和网络知识的同时，还需要懂得科学化的管理档案。企业既然需要这种复合型人才，就需要对档案管理部门的员工加强专业知识的培训，同时还要注意努力培养专业的人才。

3.健全企业的档案信息化管理体系增强保护措施

企业领导要足够重视到档案管理信息化的重要性，然后出台相应的政策来确保信息化管理的安全性，制定完善的管理工作流程，建立相应的规章制度，保证档案管理工作能够顺利安全的进行，其次，要加强员工对信息化安全性的意识的培训，只有法律法规的保障，才是信息化档案管理安全性保障的后备力量。这是企业安全生产，长久发展的必要条件。

四、总结

档案的信息化管理建立在高新科技发展的基础之上，社会在进步，计算机应用的技艺能力在进步，因此，总的来说，企业档案的信息化管理是社会发展的必然趋势，是档案管理工作的一场改革。对于企业来说，这场改革有利于企业自身的发展，它提高了企业员工工作的效率，保障了企业档案管理的有效性，面对这种新方法的出现，企业要做好准备，不论是在思想上还是在行动上，积极努力充分利用高新科技手段，整合资源的最优化配置，为企业的发展带来坚固的保障。因此，企业只有做好信息化的档案管理，才能保障企业的安全发展。

参考文献

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人事档案指的是现在及过去的各类事件直接产生的对个人具有保存价值的物体，具体包括文字、图片、录像等不同记录形式，可以详细再现个人的发展与经历。一套科学的档案管理系统对于公立医院的人才管理具有重要意义，但是目前大部分公立医院仍然保持着传统人事档案管理模式的使用习惯，这已经难以满足现代社会对于公立医院人事管理的要求了。

一、公立医院人事档案管理的现状

（一）档案内容陈旧

随着我国改革开放及人才化社会的不断进步与深化，计划经济时代中典型的“单位人”慢慢被市场经济时代中的“社会人”所代替，以预防员工自由流动为核心的人事档案管理制度也逐渐开始松懈了。公立医院中编内员工的人事档案管理制度虽然被纳入传统档案管理系统中，但其管理并不到位，很大程度上引起了档案材料的流失，降低了完整性。与此同时，随着公立医院人员流动性的与日俱增，其医务人员的聘用流程也逐渐被简化，对其档案审核的重点仅仅放在人员学历及职称等方面，对于其他档案内容并不严格要求。因此，公立医院中使用的传统人事档案管理方式并不能完全反应员工的真实情况，人事部门也无法根据档案内容对员工做出客观的评价。

（二）人事档案管理混乱

以“终身制”为核心思想的传统人事档案管理模式，是我国计划经济时代中最具特色的人事管理管理方式之一，是提高公立医院人员稳定性的保障制度，并有利于人事档案的完整性。但随着这种“终身制”模式被打破之后，公立医院逐渐出现了大批编外人员，人事管理的难度也日益增加，传统的人事档案管理模式已经不能满足复杂的人群管理需要，各种多样化的人事档案管理方式也层出不穷。在这种情况之下，正当的人事档案管理权并没有得到有效地维护，其管理权也被非法分散，人事档案管理陷入了混乱局面。

（三）人事档案管理缺乏专业性，无法满足信息化发展要求

人事档案管理人员是档案管理工作的主导者及操作者，其个人专业素质及素养都会直接对人事档案管理工作的质量造成影响。然而目前在大部分公立医院中，大部分医院并没有针对人事档案管理岗位设置专门的人员，大部分都是由人事部门进行兼任。有些公立医院虽然设置了专门的岗位用于进行人事档案管理，但其管理人员往往是从其他部门调配过来的，并没有接受过任何专业系统的培训，严重影响了其专业性。与此同时，一些在人事档案管理岗位从事管理工作且综合素质较高的人员，通常会认为该岗位发展前景较小，从而选择其他岗位，人员流动较大，管理人员在短时间内很难积累到相关工作经验，对人事档案管理工作也造成了一定影响。

二、完善公立医院人事管理创新与发展的对策

（一）规范建档制度，完善档案内容

强化公立医院人事档案的规范性，应根据公立医院不同人员类型来进行分类管理。对于公立医院来说，编内人员是目前最核心且最主要的群体，其稳定性较高，流动性较低。在对这类人员进行人事档案管理时，应按照国家干部人事档案管理的要求来进行规范操作，并确保原始档案材料的完整性及一致性，避免遗漏现象的发生。在对档案材料进行管理的过程中，一旦发现缺失的档案材料应及时想补充，扩大档案材料的覆盖领域，将所有能够反应员工经历、个性、特长及经验的原始材料进行存档。当然，公立医院也不可忽视编外人员的人事档案管理工作，在人才自由流动的大环境中，公立医院应将自身位置摆正，严格按照国家人才管理的要求，对于已辞职人员的档案进归档、管理及交接。公立医院在招聘大量人才的同时，首先应使用正确的渠道来查找到该人员的人事档案信息，并根据档案中的具体内容对该人员作出客观评价，为医院的人事决策提供合理的依据。成功聘用之后，人事档案管理人员应继续按照相关规定，对该人员档案材料缺失部分进行补充，完善内容。在档案托管过程中，应和托管机构保持联系，确保员工最新档案材料的移交工作得到及时开展。

（二）建立统一的社会化人事档案管理体系

现阶段我国公立医院所使用的人事档案管理模式沿用了内外有别的管理体系，编内人员对应的人事档案是由具备人事档案管理特权的行政组织或者人事单位，按照国家规定的干部人事档案管理要求，进行统一、集中的分类管理。县 （区） 及以上 （含县） 单位根据规定的人事档案管理权限，分别设立档案处、科、室等行政机构对编内人员的档案实施统一化管理；县 （区） 以下单位的人事档案工作是由县 （区）组织集中化管理，若不具有档案报关权利或档案较少的单位，其人事档案都是由上级单位进行统一管理的。公立医院编外人员的档案管理工作通常是由所在单位委托政府机构或人才交流中心来进行报关的。但笔者认为公立医院编外人员的人事档案应统一交由当地人才交流中心进行保管及归档，这种管理方式既可以充分发挥集中管理这一制度的优势，有可有效预防个别公立医院通过各种非法手段扣留编外人员人事档案，确保医疗人才人事档案的自由流动。当公立医院编内人员由于某些个人原因需要放弃编内工作时，其人事档案可以通过一定的流程转入人才交流中心。

参考文献：

[1]杨美玲.医院人事档案管理存在的问题和解决对策[J].山西医药杂志，2014